Guia per al tràmit de presentació de la declaració anual d estupefaents

Transcripción

1 Guia per al tràmit de presentació de la declaració anual d estupefaents Any 2016 Desembre de 34

2 Autors o redactors: Direcció General d Ordenació i Regulació Sanitàries i Direcció de Serveis del Departament de Salut Alguns drets reservats 2016, Generalitat de Catalunya. Departament de Salut. Els continguts d aquesta obra estan subjectes a una llicència de Reconeixement-NoComercial- SenseObresDerivades 4.0 Internacional. La llicència es pot consultar a: Edita: Direcció General d Ordenació i Regulació Sanitàries 2ona edició: Barcelona, desembre de 2016 Assessorament lingüístic: Servei de Planificació Lingüística del Departament de Salut URL: Presentació de la declaració anual d estupefaents 2 de 34

3 Sumari 1 Introducció Normativa reguladora Termini per presentar la declaració Obtenció del formulari i informació sobre el tràmit Portals de tramitació de la Generalitat: Tràmits gencat i Canal Empresa Condicions tècniques necessàries per fer la tramitació electrònica Emplenament del formulari Dades de l oficina de farmàcia o el servei de farmàcia Codi de l oficina de farmàcia Codi del centre sanitari on s ubica el servei de farmàcia Adreça de l oficina / el servei de farmàcia Dades de la persona titular o de qui la representa Moviments d especialitats i substàncies Catàlegs d especialitats i substàncies i moviments que s han de consignar Unitats de mesura en els moviments d especialitats: envasos o unidosis Unitat de mesura en els moviments de substàncies: grams Signatura i presentació de la declaració Persona que fa la declaració i la signa Signatura electrònica o manuscrita i presentació de la declaració Certificats digitals admesos per a la signatura electrònica Tràmit de presentació de la declaració Presentació telemàtica a través dels portals de tramitació de la Generalitat en tots els casos Presentació presencial posterior, en el cas de signatura manuscrita Dades de l expedient de tramitació Pàgina web Correu de comunicació Consulta de les dades de l expedient de 34

4 5.8.1 La meva carpeta Estat de les meves gestions Suport als usuaris Annex de 34

5 1 Introducció La declaració anual d estupefaents que presenten les farmàcies i els serveis de farmàcia hospitalària permet, a partir de la posterior explotació de les dades declarades, disposar d informació de les compres, existències i vendes dels medicaments estupefaents tant d ús humà com veterinari a Catalunya. Totes les oficines de farmàcia i els serveis de farmàcia hospitalària han de presentar la declaració anual d estupefaents respecte a l any Normativa reguladora Reial decret 1675/2012, de 14 de desembre, pel qual es regulen les receptes oficials i els requisits especials de prescripció i dispensació d estupefaents per a ús humà i veterinari (BOE núm. 313 publicat el 29/12/2012). La declaració anual del moviment d estupefaents és obligatòria per a totes les oficines de farmàcia i els serveis de farmàcia hospitalària. L article 17.4 de l esmentat Reial decret estableix que durant el mes de gener de cada any les oficines i els serveis de farmàcia han d enviar a la seva comunitat autònoma una relació de tots els moviments d estupefaents que hagin tingut durant l any anterior. Els dipòsits de medicaments no han de fer la declaració, sinó que estan obligats a fer aquesta declaració les oficines o serveis de farmàcia que els subministren els medicaments. 3 Termini per presentar la declaració De l 1 al 31 de gener de 2017, inclosos tots dos dies. 5 de 34

6 4 Obtenció del formulari i informació sobre el tràmit 4.1 Portals de tramitació de la Generalitat: Tràmits gencat i Canal Empresa Als portals de tramitació de la Generalitat Tràmits gencat i Canal Empresa podeu accedir a aquest tràmit clicant a l enllaç respectiu i hi trobareu la fitxa corresponent amb tota la informació que hi fa referència i us podreu descarregar el formulari per fer la declaració, i també hi trobareu documentació relacionada. És obligatori fer servir aquest formulari per presentar la declaració. Us recomanem que sempre us descarregueu la darrera versió del formulari que es troba publicada a la fitxa del tràmit. Per emplenar correctament els formularis cal que els deseu, en format PDF, al vostre ordinador amb el nom que vulgueu i que els obriu amb una versió actualitzada del programa Adobe Reader (versió 9.1 o superior). És important que recordeu la carpeta on heu desat els fitxers. 4.2 Condicions tècniques necessàries per fer la tramitació electrònica A l apartat Tràmits de gencat.cat podeu trobar informació relativa a les condicions tècniques necessàries per fer la tramitació electrònica, que pot ser útil per resoldre possibles problemes en l ús del formulari (configuració de l Adobe Reader, certificats digitals acceptats, signatura electrònica, entre altres). En cas de dubte sobre la tramitació en línia, consulteu Com tramitar en línia i les recomanacions de Privacitat i seguretat disponibles a l apartat Tràmits de gencat.cat 6 de 34

7 5 Emplenament del formulari 5.1 Dades de l oficina de farmàcia o el servei de farmàcia Codi de l oficina de farmàcia Per identificar unívocament l oficina de farmàcia a què fa referència la declaració, s ha de consignar al formulari aquest codi identificatiu. Per facilitar l obtenció d aquest codi, per al cas que la persona declarant no el conegui, cal saber que el codi es compon de les parts següents: La primera casella corresponent a la província del camp sempre té el valor F, i s emplena automàticament amb el codi amb els valors F + codi de la província. Aquest camp s emplena a partir del valor seleccionat en el camp Província de l apartat Adreça de l oficina / el servei de farmàcia. L equivalència és la següent: 7 de 34

8 Província Codi Barcelona 08 Girona 17 Lleida 25 Tarragona 43 Per exemple: si la farmàcia està ubicada a Barcelona, quan es consigna la província de Barcelona a l apartat Adreça de l oficina / el servei de farmàcia, automàticament s omplen les tres primeres caselles del codi, és a dir, que hi surt reflectit F08. Els cinc següents dígits heu d escriure el número de farmàcia que ja coneixeu, i el dígit de control l heu de consignar a la última casella. Automàticament els números es traslladen cap a la dreta fins a la darrera casella i les caselles centrals s omplen amb ceros fins a completar els dígits que formen el codi. En l exemple: si el codi de la farmàcia és el 360 i el dígit de control el 9, heu de posar-hi Automàticament, s afegeixen dos ceros a l esquerra i el codi de la farmàcia complet és F Atenció: si no coneixeu el dígit de control i només hi poseu el número de la farmàcia, automàticament els números es traslladen cap a la dreta fins a la darrera casella i llavors el codi de l oficina de farmàcia no és el correcte. En l exemple: el codi de la farmàcia resultant és F , que no és pas el codi correcte. A l enllaç Codi de l oficina de farmàcia podeu consultar-ne el codi, per al cas que no el conegueu, o bé podeu trucar per demanar-lo als punts de suport a l usuari (vegeu l apartat 6. Suport als usuaris). 8 de 34

9 5.1.2 Codi del centre sanitari on s ubica el servei de farmàcia Per identificar unívocament el servei de farmàcia a què fa referència la declaració, cal consignar el codi identificatiu del centre sanitari a què pertany. A l enllaç Codi del centre sanitari a què pertany podeu consultar el codi del centre a què pertany el servei de farmàcia, per al cas que no el conegueu. 5.2 Adreça de l oficina / el servei de farmàcia L adreça que cal indicar és la de l oficina o del servei de farmàcia, no pas la de la persona signatària de la declaració. 5.3 Dades de la persona titular o de qui la representa Al bloc Dades de la persona titular o de qui la representa heu de triar en nom de qui presenteu la declaració, és a dir: - En el cas de les oficines de farmàcia: com a titular de l oficina farmàcia, o bé com qui el representa (regent o substitut). - En el cas dels serveis de farmàcia d un centre sanitari: com a titular del càrrec de cap del servei de farmàcia. 9 de 34

10 En el cas que presenteu la declaració com a representant d una oficina de farmàcia, heu d indicar les dades del titular, o d un dels titulars, si és el cas: nom i cognoms. I, a continuació, les dades del representant (regent o substitut): nom i cognoms, tipus de document (DNI o passaport), número d identificació i dades de contacte (telèfons i adreça de correu electrònic). Tant en un cas com en l altre, és important que hi indiqueu una adreça de correu electrònic que estigui operativa a efectes de contacte per rebre les comunicacions que puguin ser necessàries durant la tramitació i un cop finalitzada. 5.4 Moviments d especialitats i substàncies Catàlegs d especialitats i substàncies i moviments que s han de consignar Cal consignar tots els moviments que s hagin produït durant l any 2016 en l oficina o el servei de farmàcia d alguna de les especialitats i substàncies incloses en els catàlegs que el 10 de 34

11 formulari incorpora. Aquests catàlegs són els de l Agència Espanyola de Medicaments i Productes Sanitaris, en la darrera versió publicada. Totes les oficines de farmàcia i els serveis de farmàcia hospitalària han de presentar la declaració anual d estupefaents respecte a l any En el cas que no hagin tingut cap moviment, la declaració s ha de presentar igualment però sense indicar cap moviment als apartats Moviments d especialitats i Moviments de substàncies. Però, en aquesta situació, sí que cal consignar el nombre d existències inicials en estoc. Així mateix, en el cas que, com a conseqüència dels moviments, es deixi l estoc final a cero o bé amb el mateix valor que l estoc inicial, sí que s han de consignar totes les dades. Es pot fer la cerca pel codi: També es pot fer la cerca pel nom de l especialitat i la substància: 11 de 34

12 Cal que cerqueu el producte al desplegable on figuren per ordre alfabètic els noms comercials utilitzant la barra i la fletxa de desplaçament. També podeu fer la cerca marcant la primera lletra del nom del producte i continuant el desplaçament pel desplegable. No es poden consignar moviments d altres especialitats ni substàncies no incloses en aquests catàlegs. D un any per a l altre el catàleg d especialitats i substàncies pot variar. En el cas que respecte a altres anys hi hagi una discordança entre el codi i la descripció, cal tenir en compte que preval la descripció Unitats de mesura en els moviments d especialitats: envasos o unidosis Per facilitar la notificació dels moviments per part de l oficina o el servei de farmàcia que registra les sortides per unitats i no per envasos complets, a la taula d especialitats s han inclòs dues opcions, una per a cadascuna de les presentacions. La que es dispensa per envàs. La que es dispensa per unitats: és el mateix nom però afegint-hi l expressió UNIDOSIS. Per exemple: L oficina de farmàcia o el servei de farmàcia ha de fer la declaració sobre la dispensació del producte ACTIQ 400 microgramos, comprimidos para chupar con aplicador bucal integrado. L ha de cercar per ordre alfabètic del nom comercial del producte utilitzant la barra i la fletxa de desplaçament. Apareixen dues opcions, una per al cas de dispensació per envàs i una altra per al cas de dispensació en unitats, aquesta amb l expressió UNIDOSIS / 1 comprimido (UNIDOSIS) : 12 de 34

13 ACTIQ 400 microgramos, comprimidos para chupar con aplicador bucal integrado ; 3 comprimidos ACTIQ 400 microgramos, comprimidos para chupar con aplicador bucal integrado ; 3 comprimidos UNIDOSIS / 1 COMPRIMIDO (UNIDOSIS) Cal emprar la primera presentació, ACTIQ 400 microgramos, comprimidos para chupar con aplicador bucal integrado ; 3 comprimidos (900837), per notificar-ne el moviment en nombre d envasos, i cal emprar la segona, ACTIQ 400 microgramos, comprimidos para chupar con aplicador bucal integrado ; 3 comprimidos UNIDOSIS /1 COMPRIMIDO (UNIDOSIS) ( UNIDOSIS), per notificar-ne el moviment en unitats. Per al primer cas: 1r. Seleccioneu l especialitat: 13 de 34

14 2n. Ompliu les dades dels moviments: 3r. Donar-li al botó d Afegir a la llista: I per a les unidosis: És molt important tenir en compte que per poder notificar les sortides en unidosis l estoc inicial i les entrades també s han d introduir com a unidosis (expressió UNIDOSIS ). Per exemple: 14 de 34

15 L oficina de farmàcia o el servei de farmàcia ha de fer la declaració sobre la dispensació del producte METASEDIN 30 mg COMPRIMIDOS, 800 comprimidos per unitats. L ha de cercar per ordre alfabètic del nom comercial del producte utilitzant la barra i la fletxa de desplaçament. Apareixeran dues opcions, una per al cas de dispensació per envàs i una altra per al cas de dispensació en unitats, aquesta amb l expressió UNIDOSIS / 1 comprimido : METASEDIN 30 mg COMPRIMIDOS, 800 comprimidos METASEDIN 30 mg COMPRIMIDOS, 800 comprimidos UNIDOSIS / 1 COMPRIMIDO (UNIDOSIS) Cal emprar la primera presentació, METASEDIN 30 mg COMPRIMIDOS, 800 comprimidos (741249), per notificar-ne el moviment en nombre d envasos, i cal emprar la segona, METASEDIN 30 mg COMPRIMIDOS, 800 comprimidos UNIDOSIS / 1 COMPRIMIDO (UNIDOSIS) ( UNIDOSIS), per notificar-ne el moviment en unitats. L entrada d un envàs de 800 comprimits s ha d introduir com una entrada de 800 unitats del format de dosi única ( UNIDOSIS ) i no com una entrada d 1 únic envàs de 800 comprimits. 1r. Seleccioneu l especialitat: 15 de 34

16 2n. Ompliu les dades dels moviments: 3r. Donar-li al botó d Afegir a la llista: Unitat de mesura en els moviments de substàncies: grams Els moviments de substàncies s han de consignar sempre en grams i amb una precisió de tres dígits decimals. 16 de 34

17 Per exemple: L oficina de farmàcia o el servei de farmàcia ha de fer la declaració sobre la dispensació de la substància metadona. L ha de cercar pel codi de substància (1922A) o bé per ordre alfabètic del nom de la substància metadona utilitzant la barra i la fletxa de desplaçament. 1r. Seleccioneu la substància pel codi: O bé seleccioneu la substància pel nom: 2n. Ompliu les dades dels moviments: 17 de 34

18 3r. Donar-li al botó d Afegir a la llista: I cal fer-ho així amb la resta de les substàncies que s hagin d incloure a la declaració. 5.5 Signatura i presentació de la declaració Persona que fa la declaració i la signa La persona que signa la declaració, ja sigui amb un certificat digital ja sigui de manera manuscrita, ha de ser la mateixa que s ha identificat com a titular, o bé com a representant, en l apartat corresponent del formulari, és a dir: 18 de 34

19 - En el cas de les oficines de farmàcia: com a titular de l oficina farmàcia, o bé com qui el representa (regent o substitut). - En el cas dels serveis de farmàcia d un centre sanitari: com a titular del càrrec de cap del servei de farmàcia Signatura electrònica o manuscrita i presentació de la declaració La declaració s ha de signar electrònicament. No obstant això, les persones que no disposin d un certificat digital, o bé no el tinguin vigent (perquè està caducat o revocat), també la poden presentar amb signatura manuscrita. En qualsevol cas, però, cal presentar el formulari per la via telemàtica Certificats digitals admesos per a la signatura electrònica El certificat ha d haver estat emès per a la persona signatària i ha de ser un dels admesos en la Seu electrònica de la Generalitat. Vegeu l apartat Certificació digital de Com tramitar en línia de l apartat Tràmits de gencat.cat. 5.6 Tràmit de presentació de la declaració Presentació telemàtica a través dels portals de tramitació de la Generalitat en tots els casos Tant si la signatura del formulari és electrònica com si és manuscrita, el formulari, un cop emplenat, s ha de presentar per la via telemàtica a través dels portals de tramitació Tràmits gencat o Canal Empresa, en la pàgina corresponent a aquest tràmit Presentació presencial posterior, en el cas de signatura manuscrita En el cas que la signatura del formulari sigui manuscrita, i un cop presentada la declaració per via telemàtica en els portals Tràmits gencat o Canal Empresa, cal: 1. Imprimir l acusament de rebuda de la declaració, que es rep en el moment de presentar-la telemàticament. 2. Signar de forma manuscrita la còpia de la declaració inclosa en l acusament de rebuda. 3. Presentar-la presencialment en el termini màxim de 10 dies hàbils a la Subdirecció General d Avaluació i Inspecció Sanitàries i Farmacèutiques, del Departament de Salut, en alguna de les adreces següents: o Servei d Inspecció de Farmàcia (Barcelona) 19 de 34

20 Travessera de les Corts, , Barcelona. Tel i o Servei d Inspecció de Farmàcia (Girona) Pl. Pompeu Fabra, 1, Girona. Tel o Servei d Inspecció de Farmàcia (Lleida) Av. de l Alcalde Rovira Roure, 2, Lleida Tel o Servei d Inspecció de Farmàcia (Tarragona) Av. Maria Cristina, 54, Tarragona Tel La persona interessada, per fer aquesta presentació presencial de l acusament de rebuda signat de forma manuscrita o de qualsevol altre documentació per part de, cal que utilitzi el model de presentació de documents. D acord amb el que disposa l article 25 de la Llei 26/2010, del 3 d agost, de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques de Catalunya, també es pot presentar a qualsevol registre de l Administració de la Generalitat i dels organismes i les entitats públiques vinculats o que en depenen. Podeu informar-vos de les oficines de registre pròpies i de les concertades de la Generalitat de Catalunya trucant al 012 o bé consultant la pàgina web Cercador d oficines de registre. Així mateix, també es pot presentar a través de la resta dels mitjans que preveu l article 16 de la Llei 39/2015, d 1 d octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques. 5.7 Dades de l expedient de tramitació Durant la tramitació podeu accedir a les dades de l expedient mitjançant les diferents vies que es detallen tot seguit. 20 de 34

21 5.7.1 Pàgina web Quan feu la tramitació telemàtica, rebreu un avís a la pantalla amb les dades del codi del tràmit (Id) i del registre electrònic de la presentació i podreu descarregar l acusament de rebuda de l enviament. 21 de 34

22 5.7.2 Correu de comunicació Paral lelament, a l adreça de correu electrònic que heu consignat a l apartat de Dades de la persona titular o de qui la representa, rebreu un correu amb el codi del tràmit (Id) i un enllaç mitjançant el qual arribareu al lloc on trobareu totes les dades del tràmit i podreu descarregar el document de la presentació així com l acusament de rebuda. Mitjançant aquest enllaç accedireu a l espai Estat de les meves gestions. 22 de 34

23 Aquí podreu accedir a la informació sobre el tràmit. Hi heu d introduir el NIF de la persona que ha signat la declaració: I podreu accedir a les dades del tràmit, on podreu descarregar el document presentat i l acusament de rebuda de la tramesa de presentació: 23 de 34

24 Llavors, tal com podreu veure, l estat del tràmit consta com a Finalitzat, ja que, d acord amb el que diu el missatge que trobareu a la pàgina web: Aquesta declaració no produeix cap resposta per part de l Administració. Si no l heu signada electrònicament, disposeu de 10 dies per presentar-la signada manuscritament juntament amb l acusament de rebuda a qualsevol dels punts de tramitació. 24 de 34

25 5.8 Consulta de les dades de l expedient En qualsevol moment, podeu consultar l estat del vostre tràmit a través de Tràmits gencat, accedint a l espai La meva carpeta, mitjançant signatura electrònica, o bé a l espai Estat de les meves gestions, sense signatura electrònica La meva carpeta Per accedir a la La meva carpeta necessiteu el certificat digital. Heu de seleccionar la opció del certificat digital: 25 de 34

26 I heu de seleccionar si el certificat digital és d una persona física o d una persona jurídica: Després, heu de seleccionar el tràmit cercant a la columna del codi del tràmit (ID): Arribareu al mateix lloc on trobareu totes les dades del tràmit i podreu descarregar el document de la presentació així com l acusament de rebuda. 26 de 34

27 5.8.2 Estat de les meves gestions Per accedir a Estat de les meves gestions no necessiteu el certificat digital. Heu de consignar el codi del tràmit (ID) i, a continuació, el NIF de la persona que hagi presentat i signat la presentació de la declaració. Arribareu al mateix lloc on trobareu totes les dades del tràmit i podreu descarregar el document de la presentació així com l acusament de rebuda. 27 de 34

28 6 Suport als usuaris Durant el termini de presentació de les declaracions, de l 1 al 31 de gener de 2017, hi ha els següents punts de suport als usuaris: Col legis oficials de farmacèutics: de dilluns a divendres, de 9 a 14 i de 17 a 19 h o Col legi Oficial de Farmacèutics de Barcelona C. Girona, 64, Barcelona Tel o Col legi Oficial de Farmacèutics de Girona C. Ultònia, 12, 2n, Girona. Tel o Col legi Oficial de Farmacèutics de Lleida Pl. Ramon Berenguer IV, 9, 2a planta, Lleida Tel o Col legi Oficial de Farmacèutics de Tarragona C. Enric d Ossó, 1, Tarragona Tel Departament de Salut: de dilluns a divendres, de 9 a 15h o Servei d Inspecció de Farmàcia (Barcelona) Travessera de les Corts, , Barcelona Tel i o Servei d Inspecció de Farmàcia (Girona) Pl. Pompeu Fabra, 1, Girona Tel o Servei d Inspecció de Farmàcia (Lleida) Av. de l Alcalde Rovira Roure, 2, Lleida Tel o Servei d Inspecció de Farmàcia (Tarragona) Av. Maria Cristina, 54, Tarragona Tel CatSalut Respon: fora dels horaris esmentats. 28 de 34