PLIEGO DE CONDICIONES EUOSHA/2016/OP/F/SE/0001

Transcripción

1 PLIEGO DE CONDICIONES EUOSHA/2016/OP/F/SE/0001 Prestación de servicios de telefonía (fija y móvil) Tipo de procedimiento: abierto Tipo de contrato: contrato marco OJ Notice number: 2016/S Los documentos de la licitación están disponibles para su descarga en: Contracting authority: European Agency for Safety and Health at Work (Edificio Miribilla), 5th Floor - Santiago de Compostela,12 E Bilbao Spain cft001@osha.europa.eu EU-OSHA European Agency for Safety and Health at Work 1

2 Tabla de Contenidos 1 Introducción Agencia Europea para la Seguridad y la Salud en el Trabajo Antecedentes específicos de la presente licitación Calendario de la presente convocatoria Volumen estimado Descripción de las tareas y los servicios solicitados Lote 1 Telefonía fija y servicios de conectividad asociados Servicios actualmente activos en EU-OSHA (Lote 1) Servicios requeridos de los operadores (Lote 1) Inicio y finalización de los servicios (Lote 1) Facturación e informes (Lote 1) Gestión de proyectos (Lote 1) Protección de los datos personales (Lote 1) Estimación de necesidades (Lote 1) Lote 2 Telefonía móvil y servicios de datos Servicios actualmente activos en EU-OSHA (Lote 2) Servicios requeridos de los operadores (Lote 2) Inicio y finalización de los servicios (Lote 2) Facturación e informes (Lote 2) Gestión de proyectos (Lote 2) Protección de los datos personales (Lote 2) Estimación de necesidades (Lote 2) Orientaciones generales Consideraciones sociales, laborales y humanas Consideraciones medioambientales Participación en la presente convocatoria de licitación Enfoque contractual de la presente licitación Ejecución del contrato marco Condiciones de pago Contactos entre EU-OSHA y el licitador Presentación de una oferta por un consorcio de empresas Subcontratación Confidencialidad y acceso del público a los documentos Precios

3 3.12 Información adicional importante Contenido y presentación de las ofertas Parte A Parte administrativa y documentación justificativa Común a los dos lotes Por cada lote Parte B - Propuesta técnica (para cada lote) Servicios requeridos de los operadores Plan de Migración (inicio y finalización de servicios) Facturación e informes Gestión de proyectos Protección de los datos personales Escenarios de evaluación Acuerdo de nivel de servicio (SLA) Parte C Propuesta financiera (para cada lote) Escenarios de evaluación Sistema de doble plica Dirección postal y electrónica Fecha de presentación Evaluación y adjudicación del contrato Sesión de apertura de ofertas Sesión de evaluación de las ofertas Evaluación técnica Evaluación financiera Fase de exclusión Fase de selección Adjudicación

4 1 Introducción 1.1 Agencia Europea para la Seguridad y la Salud en el Trabajo La Agencia Europea para la Seguridad y la Salud en el Trabajo (EU-OSHA) es una agencia de la Unión Europea (UE) y constituye uno de los órganos comunitarios descentralizados. Su cometido principal consiste en contribuir a promover puestos de trabajo más seguros, más sanos y más productivos mediante el análisis y la divulgación de información sobre la seguridad y la salud en el trabajo (SST). Por tratarse de una organización tripartita, EU-OSHA trabaja en estrecha colaboración con los gobiernos, la patronal y los representantes de los trabajadores a fin de compartir buenas prácticas y llegar a los trabajadores y los lugares de trabajo en toda Europa. Con sede en Bilbao, España, EU-OSHA cuenta con un personal especializado en seguridad y salud en el trabajo y con una red de socios en todos los Estados miembros y también en países no comunitarios. Además de realizar campañas informativas a escala europea, la Agencia publica estudios científicos a través de medios impresos y electrónicos. La red principal de información sobre salud y seguridad de EU-OSHA está conformada por centros de referencia en todos los Estados miembros de la UE, en los países candidatos y candidatos potenciales y en la Asociación Europea de Libre Comercio (AELC). Los centros de referencia son normalmente las autoridades nacionales en materia de SST que representan a EU-OSHA y apoyan sus actividades, como es el caso de la campaña «Trabajos saludables». La información en poder de EU-OSHA será tratada de conformidad con los principios que regulan la protección de datos en la Unión Europea. En el sitio web de EU-OSHA se puede encontrar más información sobre la Agencia y su trabajo: Antecedentes específicos de la presente licitación Disponer de unos servicios de telecomunicaciones de alta calidad, permanentes, disponibles en todo el mundo y con una buena relación calidad-precio es de máxima importancia para dar apoyo a las actividades y operaciones de EU-OSHA. Por este motivo, EU-OSHA ha buscado siempre obtener los mejores servicios de telecomunicaciones a través de contratos con aquellos operadores que mejores propuestas técnicas ofrecían en unas condiciones económicamente ventajosas. En lo referente a los servicios de telefonía, tanto fija como móvil, EU-OSHA dispone en la actualidad para cada uno de estos de dos Contratos Marcos firmados en el año 2012 por un periodo máximo de 4 años de duración. Por ello, y ante la próxima finalización de los mismos, se inicia el presente procedimiento de contratación. 4

5 1.3 Calendario de la presente convocatoria Tarea Fecha Comentarios Fecha de la convocatoria 03/05/2016 Publicación del anuncio de contratación en el Diario Oficial Plazo para solicitar aclaraciones a EU- OSHA 07/06/2016 Fecha límite para envío de ofertas 15/06/2016 Sesión de apertura (pública) 23/06/2016 Ver los detalles en la invitación a licitar horas, hora local en las dependencias de EU-OSHA Fecha de evaluación de las ofertas 01/07/2016 Aproximada Notificación de la adjudicación al licitador seleccionado 15/07/2016 Aproximada Firma del (de los) contrato(s) marco 29/07/2016 Aproximada 1.4 Volumen estimado El volumen estimado por cada lote: Lotes Volumen anual estimado Volumen total estimado Lote 1: Telefonía fija y servicios de conectividad asociados Lote 2: Telefonía móvil y servicios de datos

6 2 Descripción de las tareas y los servicios solicitados El objetivo de la presente licitación es dar apoyo a las actividades y operaciones de la Agencia mediante la prestación de servicios de telecomunicaciones de alta calidad, permanentes, disponibles en todo el mundo y con una buena relación calidad-precio. Los servicios requeridos se agrupan en dos (2) lotes diferentes. Los licitadores pueden presentar su oferta para uno o más lotes. Lote 1 Telefonía fija y servicios de conectividad asociados Lote 2 Telefonía móvil y servicios de datos 2.1 Lote 1 Telefonía fija y servicios de conectividad asociados Servicios actualmente activos en EU-OSHA (Lote 1) EU-OSHA dispone en la actualidad de un contrato marco para la provisión de los servicios de telefonía fija externa (fijo a fijo y fijo a móvil). En la actualidad, EU-OSHA dispone de un equipo PBX interno basado en el modelo SIEMENS HiPath La red telefónica interna está constituida por 96 teléfonos digitales, 8 analógicos y 3 faxes. Este equipamiento podrá ser sustituido durante el periodo de validez del contrato marco resultante del presente procedimiento. El mantenimiento y gestión de este equipo no son objeto del presente proceso de licitación. La configuración de la conectividad de voz externa actual se compone varios servicios, como son: Conectividad RDSI: 1 acceso primario (PRI - ISDN30 /RDSI30) con 10 canales activos, proporcionando 10 canales externos simultáneos para la centralita. 250 números de teléfono (DDIs) asociados a este primario. Estos DDIs están agrupados en dos grandes bloques: o o 150 DDIs consecutivos 100 DDIs (distribuidos en 5 bloques no consecutivos) 3 accesos básicos (BRI - ISDN2 /RDSI2), proporcionando conectividad al sistema de videoconferencia. Conectividad analógica: 5 líneas analógicas (pares de cobre) para usos especiales (1 de estas líneas analógicas proporciona asimismo conectividad de Banda Ancha). Año 2015 Telefonía Fija 1 acceso primario - PRI (10 canales) 250 números 3 accesos básicos - BRI 5 líneas analógicas (5 pares de cobre, proporcionando una de ellas de Banda Ancha) Ambos servicios, analógico y digital, permiten el acceso no restringido a marcación nacional e internacional. En estas líneas se puede bloquear (bajo demanda) el acceso a los números de tarificación especial. En la actualidad, y en lo referente a la telefonía fija, el tráfico telefónico originado desde las oficinas de EU-OSHA en Bilbao (España) se puede estimar aproximadamente en una media mensual de: 6

7 DESTINO DE LA LLAMADA Porcentaje Duración Llamadas a teléfonos móviles españoles 29% 490 h Llamadas a teléfonos fijos españoles 46% 770 h Llamadas a destinos de EU28 21% 350 h Llamadas a destinos del resto del mundo 1% 15 h Otros 3% 50 h Las cifras mencionadas en este pliego de condiciones son una estimación y no representan un compromiso por parte de EU-OSHA. Las necesidades reales que vayan surgiendo a lo largo del tiempo pueden arrojar otras cifras Servicios requeridos de los operadores (Lote 1) El contrato resultante del presente procedimiento deberá permitir a EU-OSHA el acceso al menos a las siguientes opciones de conectividad fija externa de voz y datos: Provisión de un acceso Primario PRI (ISDN30 / RDSI30) Provisión de numeración telefónica (DDIs) asociada al acceso primario Provisión de acceso Básico BRI (ISDN2 / RDSI2) Provisión de líneas analógicas (sobre par de cobre) para usos especiales Provisión de líneas analógicas (sobre fibra óptica - FTTH) para usos especiales Provisión de servicios de conectividad a Internet (Banda Ancha) Servicios de voz y datos en ubicaciones distintas de las oficinas centrales de EU-OSHA Servicios de pasarela ISDN / RDSI IP para las conexiones de videoconferencia Traslado de las líneas contratadas Servicio de asistencia y soporte con línea directa 24h/7d Zonas de tarificación El servicio de voz deberá incluir el tráfico saliente tanto nacional como internacional, fijo-a-fijo y fijo-amóvil, así como acceso a los servicios de numeración especial (80X, 90X). La Agencia deberá disponer de la posibilidad de solicitar el bloqueo del acceso a cualquiera de esos números de tarificación especial. EU-OSHA no desea que un posible cambio de operador telefónico afecte en manera alguna a su funcionamiento diario por motivo de un cambio de numeración telefónica y precisa por tanto mantener su numeración actual independientemente del contratista que resulte adjudicatario del contrato marco resultante del presente procedimiento por medio de la portabilidad de la numeración fija actualmente en servicio. EU-OSHA no prevé un cambio destacable (al alza o a la baja) en los planes de numeración a lo largo de la validez del contrato marco resultante del presente procedimiento. A pesar de ello, el contratista deberá asegurar la disponibilidad de numeración contigua suficiente para atender las posibles demandas de EU- OSHA. Además, los licitadores deberán tener en cuenta que: Para cada uno de los servicios, los licitadores deberán indicar la tecnología de conexión a utilizar (fibra o cobre) Para cada uno de los servicios, los licitadores deberán indicar el tiempo requerido para su instalación desde la fecha de contratación (tiempo de pre-aviso) La instalación de una nueva línea o la retirada de la misma no supondrá coste alguno para EU-OSHA, ya sea una línea temporal o permanente. 7

8 La contratación de líneas de comunicaciones no estará sujeta a ningún tipo de permanencia. Las líneas temporales estarán sujetas al mismo precio que las permanentes. EU-OSHA se compromete a fijar un periodo minino de tres meses de duración para cualquiera de las líneas contratadas. La solución técnica presentada en la oferta deberá permitir a EU-OSHA mantener el equipamiento que utiliza en la actualidad si así lo deseara Provisión de un acceso Primario PRI (ISDN30 / RDSI30) EU-OSHA desea disponer del servicio de un Acceso Primario RDSI (PRI-ISDN) de hasta 30 canales, en el cual se pueda limitar el número de canales activos. Los licitadores deberán proporcionar los distintos tramos de canales activos disponibles para su contratación (por ejemplo, 10/20/30) De esta forma EU-OSHA podrá elegir el número de canales activos a contratar para la provisión del servicio de acceso primario. Dicho acceso primario será conectado a la estructura PBX de EU-OSHA, para lo cual se deberá trabajar en coordinación con la empresa mantenedora de la centralita de EU-OSHA Provisión de numeración telefónica (DDIs) asociada al acceso primario EU-OSHA dispone en la actualidad de 250 números de teléfono asociados al acceso primario. EU-OSHA desea mantener dichos números incluso en el caso de un cambio de operador telefónico a fin de minimizar la afección de dicho posible cambio a su funcionamiento diario. Igualmente, EU-OSHA desea que en caso de necesitar nuevas numeraciones, el contratista adjudicatario del contrato resultante del presente procedimiento sea capaz de proveer rangos de numeración correlativa suficientes Provisión de acceso Básico BRI (ISDN2 / RDSI2) EU-OSHA desea disponer del servicio de un Acceso Básico RDSI (BRI-ISDN). Dicho acceso básico podrá ser utilizado bien para ser conectado a la estructura PBX de EU-OSHA (para lo cual el contratista adjudicatario del contrato resultante del presente procedimiento deberá trabajar en coordinación con la empresa mantenedora de la centralita de EU-OSHA), o bien para otros usos especiales (videoconferencia, etc) Provisión de líneas analógicas (sobre par de cobre) para usos especiales EU-OSHA desea disponer del servicio de líneas analógicas a través de par de cobre (o similar), a través del cual pueda hacer uso de líneas analógicas no dependientes de su PBX para ciertos usos especiales. Para este caso, se desea que la línea analógica a instalar funcione sin necesidad de dispositivo electrónico intermedio (conversor de medios) alguno, a fin de que en el eventual caso de un corte eléctrico en las instalaciones de EU-OSHA la línea mantenga su funcionamiento normal Provisión de líneas analógicas (sobre fibra óptica - FTTH) para usos especiales EU-OSHA desea disponer del servicio de líneas analógicas a través de fibra óptica-ftth (o similar), a través del cual pueda dar acceso a líneas analógicas no dependientes de su PBX para ciertos usos especiales. Para este caso, no será requisito imprescindible que la línea analógica funcione sin necesidad de dispositivo electrónico intermedio (conversor de medios) alguno Provisión de servicios de conectividad a Internet (Banda Ancha) EU-OSHA desea disponer del servicio de conectividad a Internet (Banda Ancha) tanto a través de las líneas de par de cobre como de fibra óptica antes mencionadas. Los licitadores deberán indicar para cada uno de los medios (cobre/fibra óptica) antes mencionados las distintas modalidades de conexión. Se deberán indicar claramente las diferencias entre ellas, 8

9 principalmente en lo que respecta a las velocidades de conexión (bajada/subida) disponibles. Todas las modalidades de banda ancha, deberán cumplir con el siguiente perfil: Sin límite en el número de PCs conectados. Todos los dispositivos y cables de conexión y alimentación de longitud estándar estarán incluidos en el precio. Se podrán incluir como opción tanto enrutadores inalámbricos como no-inalámbricos. Volumen ilimitado de datos. Se deberá tener acceso bajo demanda a los servicios de registro de DNS y direcciones IP fija. Opcionalmente se podrá solicitar la instalación in-situ, y libre de cargos, de cualquiera de los productos. La instalación in-situ conlleva la realización por parte del adjudicatario de las siguientes actividades: Concertación de una cita para la instalación. Entrega de los dispositivos y cables necesarios para la instalación. Conexión de todos los dispositivos con al menos un equipo de EU-OSHA y la RTB/fibra óptica. Prueba documentada y con éxito de la conexión de Banda Ancha y, si es necesario, continuidad del funcionamiento de la línea de telefonía RTB/Fibra óptica Servicios de voz y datos en ubicaciones distintas de las oficinas centrales de EU-OSHA Algunos empleados de la Agencia trabajan, de acuerdo a la política de teletrabajo, de forma remota desde ubicaciones distintas de las oficinas centrales. A fin de asegurarles una conectividad adecuada, la Agencia desea disponer de la opción de solicitar la instalación en emplazamientos distintos a sus oficinas centrales de líneas de voz y los servicios asociados de conectividad Banda Ancha mencionados en los apartados anteriores (tanto par de cobre como fibra óptica). Los cargos relativos a dichas líneas serán incluidos en la factura global de EU-OSHA, identificando claramente la ubicación de cada una de las líneas Servicios de pasarela ISDN / RDSI IP para las conexiones de videoconferencia EU-OSHA dispone en la actualidad de un dispositivo de videoconferencia cuya capacidad de conectividad está limitada al uso de líneas RDSI. EU-OSHA desearía disponer del servicio de pasarela RDSI IP, el cual le permitiera dar solución a los siguientes escenarios de conexión: Conexión del equipo RDSI de EU-OSHA a un equipo de videoconferencia IP remoto a través del servicio de pasarela Conexión desde un equipo de videoconferencia IP remoto al equipo RDSI local de EU- OSHA a través del servicio de pasarela. Igualmente, y para el hipotético caso de que EU-OSHA substituyese su dispositivo de videoconferencia por uno con conectividad IP, el servicio de pasarela RDSI IP deberá ser capaz de dar solución a los siguientes escenarios de conexión: Conexión desde un equipo de videoconferencia IP de EU-OSHA a un equipo de videoconferencia RDSI remoto a través del servicio de pasarela Conexión desde un equipo de videoconferencia RDSI remoto a un equipo de videoconferencia IP local de EU-OSHA a través del servicio de pasarela Traslado de las líneas contratadas Para el caso de un hipotético cambio de ubicación de las instalaciones de EU-OSHA (o cualquiera otra circunstancia que así lo requiera), los licitadores deberán indicar para todos y cada uno de los servicios ofertados en este lote, toda la información que consideren relevante en lo que respecta al traslado de las 9

10 líneas contratadas, incluyendo (pero no limitado a): Tiempo de pre-aviso requerido para cada uno de los tipos de línea. Tiempo de corte del servicio estimado en el servicio durante el traslado. Solución propuesta para asegurar la máxima disponibilidad del servicio. Propuesta para la gestión del proyecto de traslado de conectividad Servicio de asistencia y soporte con línea directa 24h/7d EU-OSHA desea disponer de un servicio de asistencia y soporte a fin de poder solucionar cualquier incidencia que pudiera surgir con el servicio prestado. El licitador deberá indicar los medios de contacto que pondrá a disposición de EU-OSHA para acceder a dicho servicio de asistencia y soporte. Los licitadores deberán incluir en su oferta el soporte técnico y línea directa con las siguientes características: Prestación de un servicio telefónico las 24 horas del día y los 7 días de la semana accesible desde cualquier parte del mundo y al menos en inglés y español Soporte técnico de apoyo proporcionado por un representante (preferiblemente en Bilbao) en horario de trabajo de 9h00 a 17h00. Se podrá definir una (1) hora para el almuerzo (por ejemplo de 13h00 a 14h00) Zonas de tarificación EU-OSHA desea disponer de un plan de tarifas flexible y en evolución basado en un enfoque de anillos concéntricos. España (Bilbao, sede principal) EU28 + Otros Resto del Mundo Fig. 1 - Zonas de tarificación Tal y como muestra la Fig. 1 - Zonas de tarificación, EU-OSHA considera tres (3) áreas de tarificación: La sede central representa la sede principal de EU-OSHA y su entorno, abarcando España. Dentro de la sede central, el tráfico deberá adaptarse al plan de tarifas más simple La zona de preferencia está compuesta al menos por los 28 países de la zona EU, si bien los licitadores podrán incluir en dicha zona otros países Dentro de la zona de preferencia, las tarifas deberán ser lo más uniforme posible, las mismas tarifas para todos los países y las mismas tarifas para cualquier hora del día 10

11 La zona resto del mundo abarca países que no están en ninguna de las zonas mencionadas. Los licitadores podrán a su vez subdividir esta zona en varias sub-zonas de acuerdo a su tarificación Inicio y finalización de los servicios (Lote 1) EU-OSHA tiene actualmente un contrato en vigor para la prestación de los servicios de telefonía fija. Con el fin de garantizar una migración perfecta de estos servicios desde el proveedor actual al licitador elegido, los licitadores deberán detallar en su oferta los planes de migración tanto para las fases de inicio como de finalización del contrato. Sin interrumpir en modo alguno los servicios de telefonía en EU-OSHA durante la puesta en marcha de los planes de migración, el licitador que resulte adjudicatario del servicio deberá, Para la fase de inicio: Garantizará una migración eficaz y fluida de todas las configuraciones realizadas por el proveedor actual (conectividad, numeración, hardware, etc.) al nuevo contratista entrante. Garantizará una colaboración efectiva con la empresa encargada del mantenimiento de la centralita de EU-OSHA para su configuración/adaptación. Garantizará la migración de la numeración vigente. Para la fase de finalización: Garantizará migración eficaz y fluida de todas las configuraciones realizadas durante la vigencia de su contrato (conectividad, numeración, hardware, etc.) al posible nuevo contratista. Garantizará la migración de la numeración vigente. Para dichos planes de migración entre operadores, serán de aplicación las condiciones establecidas en el Acuerdo de Servicios (SLA) en lo correspondiente a la disponibilidad y las paradas de servicio programadas. Los licitadores deberán indicar claramente en su oferta que la aplicación de los planes de migración no implicará ningún coste adicional para EU-OSHA Facturación e informes (Lote 1) La facturación de los servicios prestados se hará exclusivamente a mes vencido, no pudiendo incluir el pago de ningún tipo de servicio por adelantado. Las facturas resumen deberán ser enviadas por correo ordinario y/o por correo electrónico (se podrán proponer otros medios) con una periodicidad mensual. Así como los informes serán mensuales, la facturación podrá ser trimestral. En caso de recibir facturas poco claras o de producirse algún error en la facturación o algún conflicto en relación con el objeto de la factura, el proceso de pago se suspenderá hasta que se hayan clarificado todos los errores o controversia suscitada sin que esto suponga un corte en el servicio. Asimismo, se deberá poner al mismo tiempo a disposición de EU-OSHA un informe detallado de facturación en formato electrónico, conteniendo todos los detalles del consumo y una clara indicación de los elementos y los precios unitarios y las unidades de tarificación. Los costes de voz y datos deberán estar claramente indicados en secciones distintas de la factura. El contratista deberá proporcionar a EU-OSHA una versión electrónica del informe detallado de uso que permita a EU-OSHA extraer información con herramientas estándar de software (Excel, CSV u otro formato editable). El contratista deberá proporcionar una herramienta on-line para la gestión de los servicios descritos en la sección Servicios requeridos de los operadores. 11

12 2.1.5 Gestión de proyectos (Lote 1) EU-OSHA desea que el servicio objeto de la presente licitación sea prestado en condiciones óptimas. Por ello es necesario que el contratista que resulte adjudicatario del servicio posea la capacidad suficiente para la gestión del servicio a prestar. Los licitadores deberán nombrar al menos a dos personas dentro de su organización como personas únicas de contacto (principal y secundario) para cada uno de los siguientes perfiles: Gerente de Cuenta Será el responsable e interlocutor para todos los aspectos comerciales del contrato. Gerente de Operaciones Sera el responsable e interlocutor para todos los aspectos técnicos del contrato Los licitadores deberán incluir en su oferta una propuesta detallada para la coordinación y organización del servicio, que incluya como mínimo: Realización de al menos una reunión anual de coordinación y seguimiento. Procedimiento para la convocatoria por cualquiera de las partes de una reunión ad-hoc para el tratamiento de cualquier cuestión del servicio Procedimiento para la gestión de situaciones de crisis en los referentes al servicio prestado a EU-OSHA. Procedimiento para la gestión de reclamaciones. Los licitadores deberán indicar que medidas aplicarán en las áreas de control de calidad, gestión del riesgo y gestión del cambio a fin de asegurar la continuidad del servicio prestado a EU-OSHA. Finalmente, los licitadores deberán regularmente (de acuerdo a la periodicidad que se establezca entre ambas partes) y ante un requerimiento específico de EU-OSHA, remitir a EU-OSHA una serie de informes, como son: Informe de Servicio Informe de Incidencias Informe de Calidad Técnica Protección de los datos personales (Lote 1) El licitador debe garantizar la protección de los datos personales con arreglo a la Directiva 45/2001/CE. 12

13 2.1.7 Estimación de necesidades (Lote 1) A modo de ejemplo, a continuación se indica una lista de los requerimientos estimados para los próximos cuatro años. Estas estimaciones no son vinculantes, y podrán cambiar a lo largo del periodo de vigencia del contrato marco: Año Telefonía Fija 1 acceso primario - PRI (10 canales) 250 números 3 accesos básicos - BRI 5 líneas analógicas (3 pares de cobre y 2 FTTH, proporcionando una de ellas Banda Ancha) Pasarela RDSI IP 1 acceso primario - PRI (10 canales) 250 números 3 accesos básicos - BRI 5 líneas analógicas (3 pares de cobre y 2 FTTH, proporcionando una de ellas Banda Ancha) Pasarela RDSI IP 1 acceso primario - PRI (10 canales) 150 números 3 accesos básicos - BRI 5 líneas analógicas (3 pares de cobre y 2 FTTH, proporcionando una de ellas Banda Ancha) Pasarela RDSI IP 1 acceso primario - PRI (10 canales) 150 números 3 accesos básicos - BRI 5 líneas analógicas (3 pares de cobre y 2 FTTH, proporcionando una de ellas Banda Ancha) Pasarela RDSI IP 13

14 2.2 Lote 2 Telefonía móvil y servicios de datos Servicios actualmente activos en EU-OSHA (Lote 2) En lo que respecta a la telefonía móvil, EU-OSHA dispone en la actualidad de 20 tarjetas SIM: 11 tarjetas SIM que las utilizan los empleados cuando están de viaje. 9 tarjetas SIM con contratos de voz y tarifas planas de datos, utilizadas por el Director y Jefes de Unidad y utilizadas en móviles, en tablets y/u ordenadores portátiles. En la actualidad, y en lo referente a la telefonía móvil, el tráfico de voz y datos agregado para todas las líneas se puede estimar aproximadamente en una media mensual de: Llamadas en España VOZ Porcentaje Duración Otro operador móvil 4% 30 min Mismo operador móvil 1% 10 min Fijos nacionales 4% 35 min Destinos EU28 18% 150 min Destinos resto del mundo 1% 10 min Llamadas en itinerancia en EU28 Llamadas recibidas 48% 400 min Llamadas realizadas 22% 185 min Llamadas en itinerancia en el resto del mundo Llamadas recibidas 1% 10 min Llamadas realizadas 1% 10 min DATOS Porcentaje Volumen Internet nacional 76% 10 GB Internet itinerancia en EU28 23% 3 GB Internet itinerancia en el resto del mundo 1% 0.1 GB Las cifras mencionadas en este pliego de condiciones son una estimación y no representan un compromiso por parte de EU-OSHA. Las necesidades reales que vayan surgiendo a lo largo del tiempo pueden arrojar otras cifras. 14

15 2.2.2 Servicios requeridos de los operadores (Lote 2) El personal de EU-OSHA que viaja al extranjero (principalmente a Europa) necesita estar en contacto regular con la sede de EU-OSHA y demás compañeros que están en el extranjero. Para ello se desea disponer de soluciones móviles de comunicaciones de voz y datos. La cobertura de red móvil y la disponibilidad del servicio de itinerancia de datos, con aspectos como el control y la relación calidadprecio, son factores clave en la calidad de los servicios prestados. En el ámbito de servicios incluidos en este lote, EU-OSHA tiene como objetivo la formalización de un contrato para la prestación de servicios de telefonía móvil, que cubra como requisitos mínimos: Servicios de voz móviles Servicios de datos móviles / Internet Móvil Servicio de envío masivo de SMS Zonas de Tráfico (servicios móviles de voz y datos) Tarifa plana Manipulación y servicios asociados para tarjetas SIM Servicios de Tarjeta multi-sim Servicio de asistencia y soporte con línea directa 24h/7d Y como requisitos opcionales: Programa de fidelización de clientes Servicios de voz móviles Los licitadores deberán presentar su oferta sobre la base de la siguiente descripción del tráfico: Tráfico Nacional (España) o o Llamadas de móvil a fijo realizadas desde los teléfonos móviles de EU-OSHA a cualquier número fijo nacional. Llamadas de móvil a móvil realizadas desde los teléfonos móviles de EU-OSHA a cualquier número móvil nacional. Tráfico Internacional (otros países) o o Llamadas de móvil a fijo realizadas desde teléfonos móviles de EU-OSHA a cualquier número fijo de otro país. Llamadas de móvil a móvil realizadas desde teléfonos móviles de EU-OSHA a cualquier número móvil de otro país. Ver más detalle en Zonas de tráfico (servicios móviles de voz y datos) Tráfico entrante en itinerancia o Llamadas recibidas en teléfonos móviles de EU-OSHA cuando están en el extranjero. Tráfico saliente en itinerancia o Llamadas realizadas desde los teléfonos móviles de EU-OSHA mientras están en el extranjero Servicios de datos móviles / Internet Móvil La conexión de datos 4G resulta crucial para el personal de la Agencia cuando están fuera de las oficinas centrales. Al mismo tiempo que se usan los móviles para comprobar el correo electrónico y enviar/recibir documentos anexos, el personal de EU-OSHA deberá poder utilizar la conexión de datos 4G en una tablet, un módem USB o un modem integrado en un ordenador portátil utilizando su tarjeta SIM, de datos para poder conectarse a internet y /o a la VPN corporativa. 15

16 También deberá disponer de la posibilidad de navegar de forma gratuita en las zonas de cobertura WiFi del operador desde el móvil con máxima seguridad y fiabilidad. La oferta deberá detallar la disponibilidad de la red y la cobertura geográfica (España, Europa ) Servicio de envío masivo de SMS Dentro de los nuevos proyectos en los que está trabajando EU-OSHA se prevé la necesidad de uso de un servicio de envío de mensajes cortos a móviles (SMS) de forma automatizada tanto desde sistemas propios de EU-OSHA como de terceros. El servicio deberá permitir tanto el envío puntual como masivo de SMSs, tanto a teléfonos móviles de operadores españoles como de otros países. EU-OSHA busca disponer de una interfaz de gestión del servicio que le permita una fácil configuración de las distintas APIs (medios de envió) permitidas por el servicio. Entre dichas APIs deberán incluir al menos aquellas que permitan el envío de SMSs a través de conexiones SMTP, FTP y HTTP, si bien los operadores podrán ofrecer otras APIs adicionales a las indicadas. El uso de este servicio de envío de SMSs se encuentra actualmente en proceso de evaluación interna dentro de EU-OSHA, y por ello no se dispone de una estimación de uso del mismo Zonas de Tráfico (servicios móviles de voz y datos) EU-OSHA desea disponer de un plan de tarifas flexible y en evolución basado en un enfoque de anillos concéntricos. España (Bilbao, sede principal) Parque móvil EU-OSHA EU28 + Otros Resto del Mundo Fig. 2 - Zonas de tráfico Servicio móvil de voz Tal y como muestra la Fig. 2 - Zonas de tráfico, EU-OSHA considera cuatro (4) áreas de tráfico: La sede central representa la sede principal de todas las tarjetas SIM y abarca España. Dentro de la sede central, el tráfico deberá adaptarse al plan de tarifas más simple y preferiblemente con una tarifa plana. La zona de preferencia está compuesta al menos por los 28 países de la zona EU, si bien los licitadores podrán incluir en dicha zona otros países. Dentro de la zona de preferencia, las tarifas deberán ser lo más uniforme posible, las mismas tarifas para todos los países y las mismas tarifas para cualquier hora del día. 16

17 La zona resto del mundo abarca países que no están en ninguna de las zonas mencionadas. Los licitadores podrán a su vez subdividir esta zona en varias sub-zonas de acuerdo a su tarificación. La zona Parque móvil EU-OSHA : en todos los casos, los licitadores deberán proponer un descuento especial o un plan de tarifas diferente para llamadas de móvil a móvil entre dos teléfonos GSM del parque móvil de EU-OSHA, independientemente de donde se encuentren en el momento de la llamada ( sede central, zona de preferencia o resto del mundo ). Servicio móvil de datos La zona sede central abarca España. Dentro de esta zona deben aplicarse tarifas uniformes: las mismas tarifas para las 24 horas y la misma granularidad (tamaño mínimo de paquete tenido en cuenta para facturar). Preferencia por la tarifa plana (precio fijo para un volumen ilimitado de tráfico). La zona de preferencia está compuesta al menos por los 28 países de la zona EU, si bien los licitadores podrán incluir en dicha zona otros países. Dentro de la zona de preferencia, las tarifas deberán ser uniformes: las mismas tarifas para todos los países, las mismas tarifas las 24 horas y la misma granularidad (el tamaño mínimo de paquete tenido en cuenta para facturar). El resto del mundo comprende países que no están dentro de ninguna de las zonas mencionadas anteriormente. Volumen agregado. En todos los casos ( zona de preferencia, o resto del mundo ), los licitadores deberán proponer un plan de tarifas de volumen agregado o una tarifa plana Tarifa plana En base al uso actual de los dispositivos móviles de EU-OSHA, se espera tener la necesidad de al menos los siguientes servicios de tarifa plana o una combinación de ellos: VOZ Contrato de servicios Contrato de servicios Tarifa plana mensual Contrato de servicios Itinerancia Contrato de servicios Tarifa plana en itinerancia El servicio se paga en base al uso Precio fijo mensual, indicando el número de minutos incluidos (podría ser ilimitado) El servicio se paga en base al uso Precio fijo mensual, indicando el número de minutos incluidos (podrá ser ilimitado) DATOS Contrato de servicios Contrato de servicios Tarifa plana diaria Contrato de servicios Tarifa plana mensual Contrato de servicios Itinerancia El servicio se paga en base al uso Precio fijo diario, indicando el volumen de datos incluido (podrá ser ilimitado) Precio fijo mensual, indicando el volumen de datos incluido (podrá ser ilimitado) El servicio se paga en base al uso 17

18 Contrato de servicios tarifa plana diaria en itinerancia (para cada una de las zonas indicadas anteriormente) Contrato de servicios tarifa plana mensual en itinerancia (para cada una de las zonas indicadas anteriormente) Precio fijo diario, indicando el volumen de datos incluido (podrá ser ilimitado) Precio fijo mensual, indicando el volumen de datos incluido (podrá ser ilimitado) Manipulación y servicios asociados para tarjetas SIM En lo que respecta a las tarjetas SIM necesarias para la provisión del servicio de telefonía móvil, el operador adjudicatario del servicio deberá incluir en su oferta: El suministro de tarjetas SIM genéricas no activadas (estándar, micro, nano y cualquier otro futuro modelo). Un medio de gestión y administración de las tarjetas SIM que permita a EU-OSHA activar/desactivar tarjetas genéricas de forma autónoma sin necesidad de la intervención de ningún operador de la compañía. Este servicio deberá estar disponible 24h/7d Servicios de Tarjeta multi-sim EU-OSHA desea disponer de la posibilidad de activación de tarjetas multi-sim que se puedan usar indistintamente en teléfonos móviles y/u otros dispositivos. Las tarjetas multi-sim deberán estar asociadas a las tarifas de voz y datos de una tarjeta SIM Maestra. La tarjeta adicional podrá compartir la tarifa de voz y datos con el número principal. Con la tarjeta adicional se podrá navegar en una tablet, módem y/u otro dispositivo compartiendo la misma tarifa de datos. Las líneas multi-sim podrán hacer y recibir llamadas, enviar SMS, hacer video-llamadas, mantener una multiconferencia, enviar un fax con cualquiera de las dos tarjetas. Ambas tarjetas compartirán el mismo contestador Servicio de asistencia y soporte con línea directa 24h/7d EU-OSHA desea disponer de un servicio de asistencia y soporte a fin de poder solucionar cualquier incidencia que pudiera surgir con el servicio prestado. El licitador deberá indicar los medios de contacto que pondrá a disposición de EU-OSHA para acceder a dicho servicio de asistencia y soporte. Los licitadores deberán incluir en su oferta el soporte técnico y línea directa con las siguientes características: Prestación de un servicio telefónico las 24 horas del día y los 7 días de la semana accesible desde cualquier parte del mundo y al menos en inglés y español. Soporte técnico de apoyo proporcionado por un representante (preferiblemente en Bilbao) en horario de trabajo de 9h00 a 17h00. Se podrá definir una (1) hora para el almuerzo (por ejemplo de 13h00 a 14h00) Programa de fidelización de clientes Los licitadores podrán incluir una descripción de su programa de fidelización (si existe), indicando al menos: Descripción del funcionamiento del Programa de fidelización de clientes Beneficios disponibles en el programa (dispositivos, descuentos, ) Forma de solicitud de beneficios disponibles (internet, teléfono, ) Forma de entrega para los dispositivos y otros elementos obtenidos a través del programa de fidelización (preferiblemente a través de servicios de mensajería) Los licitadores podrán ofrecer a EU-OSHA un catálogo de dispositivos móviles (preferiblemente online) que le permita renovar los mismos a través del programa de fidelización. Este catálogo deberá ser 18

19 actualizado regularmente. Una lista no exhaustiva de los tipos de dispositivos que podrán formar parte de dicho catálogo sería la siguiente: Teléfonos de solo voz (no smartphones) Smartphones (ios, Android, Windows, etc.) Tablets (ios, Android, Windows, etc.) Dispositivos Modem Wifi móviles Inicio y finalización de los servicios (Lote 2) EU-OSHA tiene actualmente un contrato en vigor para la prestación de los servicios de telefonía móvil. Con el fin de garantizar una migración perfecta de estos servicios desde el proveedor actual al licitador elegido, los licitadores deberán detallar en su oferta los planes de migración tanto para las fases de inicio como de finalización del contrato. Sin interrumpir en modo alguno los servicios de telefonía móvil provistos a EU-OSHA durante la puesta en marcha de los planes de migración, el licitador que resulte adjudicatario del servicio deberá, Para la fase de inicio: garantizará una migración eficaz y fluida de todas las configuraciones realizadas por el proveedor actual (conectividad, numeración, etc.) al nuevo contratista entrante. garantizará la migración de la numeración vigente. Para la fase de finalización: garantizará migración eficaz y fluida de todas las configuraciones realizadas durante la vigencia de su contrato (conectividad, numeración, etc.) al posible nuevo contratista. garantizará la migración de la numeración vigente. Los licitadores deberán indicar claramente en su oferta que la aplicación de los planes de migración no implicará ningún coste adicional para EU-OSHA Facturación e informes (Lote 2) La facturación de los servicios prestados se hará exclusivamente a mes vencido, no pudiendo incluir el pago de ningún tipo de servicio por adelantado. Las facturas resumen deberán ser enviadas por correo ordinario y por correo electrónico (se podrán proponer otros medios) con una periodicidad mensual. Así como los informes serán mensuales, la facturación podrá ser trimestral. En caso de recibir facturas poco claras o de producirse algún error en la facturación o algún conflicto en relación con el objeto de la factura, el proceso de pago se suspenderá hasta que se hayan clarificado todos los errores o controversia suscitada sin que esto suponga un corte en el servicio. Además, se deberá poner al mismo tiempo a disposición de EU-OSHA un informe detallado de facturación en formato electrónico, conteniendo todos los detalles del consumo y una clara indicación de los elementos y los precios unitarios y las unidades de tarificación. Los costes de voz y datos deberán estar claramente indicados en secciones distintas de la factura. El contratista deberá proporcionar a EU-OSHA una versión electrónica del informe detallado de uso que permita a EU-OSHA extraer información con herramientas estándar de software (Excel, CSV u otro formato editable). El contratista deberá proporcionar una herramienta on-line para la gestión de los servicios descritos en la sección Servicios requeridos de los operadores. 19

20 2.2.5 Gestión de proyectos (Lote 2) EU-OSHA desea que el servicio objeto de la presente licitación sea prestado en condiciones óptimas. Por ello es necesario que el contratista que resulte adjudicatario del servicio posea la capacidad suficiente para la gestión del servicio a prestar. Los licitadores deberán nombrar a dos personas dentro de su organización como personas únicas de contacto de acuerdo con los siguientes perfiles: Gerente de Cuenta Será el responsable e interlocutor para todos los aspectos comerciales del contrato Gerente de Operaciones Sera el responsable e interlocutor para todos los aspectos técnicos del contrato Los licitadores deberán incluir en su oferta una propuesta detallada para la coordinación y organización del servicio, que incluya como mínimo: Realización de al menos una reunión anual de coordinación y seguimiento Procedimiento para la convocatoria por cualquiera de las partes de una reunión ad-hoc para el tratamiento de cualquier cuestión del servicio Procedimiento para la gestión de situaciones de crisis en los referente al servicio prestado a EU-OSHA Procedimiento para la gestión de reclamaciones Los licitadores deberán indicar qué medidas aplicarán en las áreas de control de calidad, gestión del riesgo y gestión del cambio a fin de asegurar la continuidad del servicio prestado a EU-OSHA. Finalmente, los licitadores deberán regularmente (de acuerdo a la periodicidad que se establezca entre ambas partes) y tras un requerimiento específico de EU-OSHA, remitir a EU-OSHA una serie de informes, como son: Informe de Servicio Informe de Incidencias Informe de Calidad Técnica Protección de los datos personales (Lote 2) El licitador debe garantizar la protección de los datos personales con arreglo a la Directiva 45/2001/CE. 20

21 2.2.7 Estimación de necesidades (Lote 2) A modo de ejemplo, a continuación se indica una lista de los requerimientos estimados para los próximos cuatro años. Estas estimaciones no son vinculantes, y podrán cambiar a lo largo del periodo de vigencia del contrato marco: Año Telefonía Móvil 4 líneas Multi-SIM 4 SIMs para solo datos 7 SIMs para voz / datos 4 líneas Multi-SIM 4 SIMs para solo datos 7 SIMs para voz / datos 4 líneas Multi-SIM 4 SIMs para solo datos 7 SIMs para voz / datos 4 líneas Multi-SIM 4 SIMs para solo datos 7 SIMs para voz / datos Como se ha indicado más arriba en este mismo documento, no se dispone de una estimación de uso para el servicio de envío de SMSs, si bien se prevé que el volumen de dicho servicio sea marginal en comparación con el volumen principal del contrato. 21

22 3 Orientaciones generales La Agencia requiere de manera continuada el suministro de bienes y servicios para su organización y funcionamiento. La convocatoria de licitación es el procedimiento estructurado mediante el cual se sondea el mercado para la adquisición de dichos bienes y servicios. Con el empleo de una convocatoria de licitación para la adjudicación de los contratos se persigue un doble objetivo: garantizar la transparencia de las operaciones. obtener la calidad deseada y el mejor precio posible para los servicios, suministros y obras. En virtud de las disposiciones aplicables, a saber, la Directiva 2014/24/EU y los Reglamentos n 966/2012 (del Parlamento Europeo y del Consejo) y nº 1268/2012 de la Comisión Europea, en sus versiones modificadas, EU-OSHA está obligada a garantizar una participación lo más nutrida posible y en términos de igualdad en los procedimientos de licitación y en los contratos. 3.1 Consideraciones sociales, laborales y humanas EU-OSHA, en su calidad de institución pública europea, presta especial atención a la protección de los derechos sociales, laborales y humanos. En este contexto, la(s) empresa(s) adjudicataria(s) deberá(n) cumplir con la normativa europea y/o nacional en vigor en esas materias las cuales abarcan, entre otras, la igualdad de oportunidades laborales, la integración laboral de las personas discapacitadas, la prohibición del trabajo infantil y la protección del trabajo de los jóvenes. 3.2 Consideraciones medioambientales EU-OSHA, por su compromiso con la salud y la seguridad en general y en el trabajo en particular, presta especial atención tanto a la protección del medioambiente como a la salud y seguridad de las personas. Para ello, EU-OSHA tiene como objetivo la adquisición de bienes, servicios y obras con un impacto medioambiental reducido durante su ciclo de vida, en comparación con el de otros bienes, servicios y obras con la misma función primaria que se adquirirían en su lugar. En este contexto y en el marco de esta convocatoria de licitación, la empresa adjudicataria deberá cumplir con la normativa europea y/o nacional en vigor en esas materias. 3.3 Participación en la presente convocatoria de licitación La participación en el presente procedimiento de licitación está abierta, en igualdad de condiciones, a todas las personas físicas o jurídicas establecidas en el ámbito de aplicación de los tratados europeos. 3.4 Enfoque contractual de la presente licitación Mediante esta licitación, EU-OSHA pretende establecer un contrato marco por cada uno de los lotes con un contratista especializado durante un período de cuatro años. Los contratos marcos se formalizaran entre EU-OSHA y el licitador adjudicatario de cada lote con un período de vigencia inicial de un año a partir de la fecha de su firma por EU-OSHA y podrán renovarse hasta tres veces, por un período adicional de un año. Salvo resolución por una de las partes, comunicada por carta certificada al menos dos meses antes de su vencimiento, el contrato marco se podrá prorrogar automáticamente durante tres periodos sucesivos de un año, entendiéndose que no será posible ninguna otra prórroga automática. La presentación de una oferta supone la aceptación de las condiciones especificadas en el proyecto de contrato, incluidos el «pliego de condiciones generales aplicables a los contratos» y todas las disposiciones establecidas en el pliego de condiciones, los anexos y, en su caso, los documentos complementarios. 22

23 3.5 Ejecución del contrato marco Un contrato marco impone obligaciones recíprocas a ambas partes en relación con aquellos aspectos inalterables e inequívocamente establecidos al celebrarse el contrato marco, como el precio, el objeto, las condiciones básicas de rendimiento y la duración. Este contrato marco contendrá las disposiciones jurídicas, económicas (incluidas las relativas a la revisión de los precios), administrativas y técnicas que se aplicarán durante el período de vigencia del mismo. El contrato marco incluirá las tareas y servicios descritos en el pliego de condiciones de la licitación. La oferta formará parte del contrato marco, al igual que el presente pliego. Todos los resultados o derechos sobre los mismos, incluidos los derechos de autor y otros derechos de propiedad intelectual o industrial, que pudieran derivarse de la ejecución del contrato marco, pertenecerán exclusivamente a EU-OSHA, que podrá utilizarlos, publicarlos o cederlos como considere oportuno y sin restricciones territoriales o de otro tipo, a excepción de los derechos que estuvieran vigentes antes del contrato marco (artículo I.10). El contratista deberá velar por que todos los servicios prestados se encuentren libres de derechos, incluidos los de autor y demás derechos de propiedad intelectual o industrial (véase ANEXO XIV Modelo de contrato marco). Durante todo el período de vigencia del contrato marco, el contratista deberá disponer de los recursos suficientes para garantizar la estabilidad del servicio ofrecido y la calidad de los servicios necesarios para la adecuada ejecución de los formularios de pedido. El contrato marco no obligará a EU-OSHA a recurrir a los servicios del contratista. Únicamente la ejecución del contrato marco a través de contratos específicos tendrá carácter vinculante para EU-OSHA. Ante la imposibilidad de determinar por adelantado la cantidad y frecuencia exactas de los suministros o servicios necesarios, las tareas se llevarán a cabo mediante contratos específicos que preparará EU- OSHA previa consulta al contratista y que deberán ajustarse a la propuesta financiera del licitador. En un plazo de diez días laborables a partir de la fecha en que EU-OSHA envíe al contratista un contrato especifico, éste deberá ser devuelto debidamente firmado y fechado. El período de ejecución de la tarea comenzará a contarse desde la fecha en que la última parte haya firmado el contrato específico. Con arreglo al artículo II, apartado 24, del proyecto de contrato marco, al final del contrato marco EU- OSHA podrá efectuar una auditoría del cumplimiento por el contratista de sus obligaciones contractuales. En el ANEXO XIV Modelo de contrato marco se incluye un modelo de contrato específico, a título informativo. Tras la firma del contrato marco, se celebrará una reunión de arranque del servicio entre el contratista y EU-OSHA en las oficinas de esta última. Todos los gastos en los que se incurra correrán a cargo del licitador (incluidos los gastos de desplazamiento, alojamiento, dietas y tarifas del personal). 3.6 Condiciones de pago En relación con los contratos específicos firmados y con arreglo al contrato marco, los pagos se abonarán previa aceptación por EU-OSHA de los suministros y servicios acordados, y la presentación de los informes y la documentación justificativa necesaria, como se indica en el artículo I, apartado 6, del modelo de contrato marco. Las facturas se abonarán mensualmente/trimestralmente y de conformidad con los formularios de pedido/contratos específicos pertinentes. No se realizará ningún pago anticipado y por lo tanto no se requerirá ninguna garantía financiera. 3.7 Contactos entre EU-OSHA y el licitador Durante todo el procedimiento, los contactos entre el Órgano de Contratación y los licitadores o candidatos se autorizarán solamente con carácter excepcional y únicamente en las condiciones indicadas en la invitación a licitar (apartado 9). 23