SERVICIO DE PROTECCIÓN DE DATOS ADAPTADO PARA OFICINAS DE FARMACIA

Transcripción

1 SERVICIO DE PROTECCIÓN DE DATOS ADAPTADO PARA OFICINAS DE FARMACIA Por todos es conocido que la farmacia maneja datos de protección alta, que necesita de medidas de seguridad específicas y que, además, debe velar para que su documento de seguridad esté actualizado con toda la documentación relevante incorporada. La Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre de Protección de Datos de Carácter Personal, exige el cumplimiento de una serie de obligaciones legales. La gestión de estas obligaciones de la oficina de farmacia en materia de protección de datos debe realizarse teniendo en cuenta varios aspectos: 1. No todos los datos que recoge la farmacia pueden hacerse sin consentimiento expreso, bajo el paraguas de la atención farmacéutica. Deberá analizarse qué datos se recogen para finalmente discernir cuáles precisan de consentimiento y cuáles no. 2. Aunque la ley obligue a recoger algunos datos e incorporarlos a libros oficiales, la farmacia debe dar de alta los ficheros en la AGPD y tener su documento de seguridad actualizado. 3. En la farmacia cada vez más hay sociedades. No debe olvidarse que ellas también tienen sus ficheros y por tanto su protección de datos. Debe saberse que si esos datos son de la sociedad no son de la farmacia y viceversa. No se debe y ni se puede mezclar. 1

2 4. Hay farmacias que piensan que sólo ha de darse de alta lo que está en el ordenador. Se trata de un craso error. También han de darse de alta los ficheros en papel y en esa categoría entran por ejemplo, los cuadernos que el farmacéutico tiene con datos de clientes y los medicamentos que toman. También estos ficheros deben de estar en el documento de seguridad con todas las políticas de acceso necesarias. 5. Hoy en día son más las farmacias que tienen datos en tablets o smartphones y ahí también entra la protección de datos. Al hacer la protección de datos y redactar el documento de seguridad hay que tener en cuenta todo tipo de hardware, todo tipo de soportes. 6. Cada vez se habla más de la cartera de servicios en la farmacia. Pues bien, la apertura de la farmacia a nuevos servicios suele implicar nuevos datos y nuevos ficheros, por tanto una modificación de lo que ya se haya hecho en la farmacia. Si la farmacia hace SPD, por ejemplo, deberá tener su fichero declarado en la AGPD y, además, figurar en su documento de seguridad. 7. Una cosa cada vez más implantada es la tarjeta de fidelidad. Aquí hay que prestar gran atención porque los datos que recoge el farmacéutico, en algunas ocasiones no son del farmacéutico, no los puede usar y tratar para su uso en la farmacia como propios. Son de la sociedad que gestiona la tarjeta. Hay que ser conscientes de qué es de la farmacia y qué no es, de qué datos es responsable la farmacia y de cuáles es encargada de tratamiento, así como de las obligaciones que tiene respecto de esos datos. 8. El responsable del fichero debe saber dónde tiene el documento de seguridad y debe estar en la farmacia. Por otro lado el documento de seguridad es algo vivo, debe ir actualizándose. En nuestro caso, afecta especialmente al estar obligadas las Oficinas de Farmacia, además de por la propia Ley Orgánica de Protección de Datos, la Ley de Autonomía del Paciente, Decreto de Receta Médica, Receta Electrónica, en lo referente al tratamiento de datos de salud. 2

3 La protección de datos es un tema importante y su elaboración debe confiarse a un profesional, a quien pueda acudirse en caso de duda, que sea accesible y que sepa explicar bien lo que pasa en la farmacia. Además de la declaración de Ficheros en el Registro de la Agencia Española de Protección de Datos y la elaboración del Documento de Seguridad, para los ficheros de nivel alto de seguridad la Ley Orgánica obliga a realizar auditorías cada dos años de forma ordinaria y si hubiera cambios sensibles en el tratamiento de los datos de forma extraordinaria. El incumplimiento legal puede acarrear la imposición de sanciones económicas por la Agencia y responsabilidades derivadas. Para mitigar estos riesgos, el Colegio Oficial de Farmacéuticos de Teruel, ha trabajado durante estos últimos meses llegando a un acuerdo con tres empresas especializadas y líderes en el sector farmacéutico, a unos precios especiales. A continuación se detallan las tres empresas con sus respectivas propuestas de presupuesto individualizado para que de manera clara, resumida y concisa, se tenga información de primera mano. En todos y cada uno de ellos, la primera vez que se contrata el Servicio,el coste se corresponde a lo que se denomina Adaptación Inicial (contratación y mantenimiento durante dos años) y la renovación a los dos años se denomina Auditoría. (Ejemplo: 2013 supone un coste correspondiente a la adaptación inicial y en 2015 supone un coste correspondiente sólo a la Auditoría ) Además cada oficina de farmacia tiene que obtener la formación adecuada en materia de Lopd, así como aportar a sus empleados la formación necesaria para garantizar que se trabaja con la información sensible de manera responsable. 3

4 1.- PRESUPUESTO A TRAVÉS DE UMBRA- CONSULTING 1- ADAPTACION INICIAL A LA LOPD: Notificación de ficheros en el Registro de la Agencia Española de Protección de Datos a través de nuestro Software LOPD. Elaboración un Documento de Seguridad actualizado y personalizado. Redacción de cláusulas de información y consentimiento para atención farmacéutica, atención sanitaria, copago, solicitud de Vacunas, fidelización de clientes, facturas, correos electrónicos, proveedores, carteles informativos, entre otros. Redacción de contratos para firmar con empresas externas que presten servicios y de cláusulas de confidencialidad y secreto para los trabajadores. Orientación de medidas de seguridad personalizadas proteger los datos tratados en la empresa. Revisión de las iniciativas comerciales de la empresa para determinar si se ajustan a la legalidad LOPD y LSSICE, tales como campaña de mailing, tarjetas de fidelización, etc. Protección de la Web corporativa, si existiese Conferencias anuales en la provincia, para informar sobre cambios normativos que afecten a los sectores sanitario y farmacéutico. 4

5 AUDITORIA obligatoria cada dos años: Revisión de la documentación Actualización de modelos, documentos y de los fichero en la AGPD Evaluación del cumplimiento orientado con la Adaptación inicial. Redacción del informe de auditoría bienal Cofares Servicios igualmente cuenta con un amplio catálogo formativo, especialmente con cursos de formación en materia de LOPD. La realización de cursos LOPD permite acreditar el conocimiento de los trabajadores de la farmacia de las medidas de seguridad a implantar para proteger los datos de pacientes/clientes. Como Entidad Organizadora ante la Fundación Tripartita, Cofares gestiona la formación ante este organismo para que los clientes puedan descontar el importe de los cursos de los créditos formativos de la Farmacia (Formación Bonificada). Los cursos en su mayoría son a distancia, y el alumno cuenta con tutor personal para el seguimiento. Precio de los Servicios: La Adaptación Inicial o Auditoria Bienal, según corresponda, tiene un precio de IVA, precio único cada dos años. Los cursos de formación de hasta 77 horas,tienen un precio de 420 +IVA ( Opcional ) 5

6 En 2013, Cofares tiene disponible una oferta que permite combinar los servicios de Adaptación LOPD/Auditoria LOPD con la Formación Bonificada a trabajadores, realizando en este caso un 80% de descuento en el servicio de LOPD. Por lo que de la oferta resultaría: LOPD Formación Descuentos Coste Real para Farmacia IVA IVA 80% en LOPD 50 + IVA* Bonificables *Nota: El importe de los cursos (420 ) es bonificable, El coste real para la Farmacia cada dos años seria de 50 + Iva A través de las gestiones realizadas desde el Cofte se ha llegado a un acuerdo haciendo extensible las mismas condiciones para aquellas oficinas de farmacia que no sean socios de COFARES En resumen: 1º OPCIÓN: ADAPTACIÓN INICIAL: 125 Euros + Iva ( al año) NO SE CONTRATA FORMACIÓN AUDITORÍA : 125+ Iva ( a los dos años) 2ª OPCIÓN: ADAPTACIÓN INICIAL: 125 Euros + Iva (al año) + FORMACIÓN: 420 Euros +Iva AUDITORÍA : 125+ Iva ( a los dos años) Combinando ambos servicios ( adaptación inicial + formación ) se ejecuta un descuento del 80% quedándose un importe de 50 Euros + Iva cada dos años ( siempre y cuando no se haya utilizado el crédito correspondiente a la formación del que dispone la oficina de farmacia), por tanto el importe anual sería de 25 Euros + Iva al año. A partir de este momento, Cofares se pondrá en contacto con las oficinas de farmacia para explicar el servicio más detalladamente. 6

7 2.- PRESUPUESTO A TRAVÉS DE GRACIAS AL CONVENIO ENTRE DURAN-SINDREU Y CRUZFARMA. Servicio de adaptación a la LOPD o auditoria (bienal) tiene un coste para los socios de CRUZFARMA de iva (este importe cubre a la farmacia dos años hasta la siguiente auditoria obligatoria cada 2 años) A través de las gestiones realizadas desde el Cofte se ha llegado a un acuerdo haciendo extensible las mismas condiciones para aquellas oficinas de farmacia que no sean socios de CRUZFARMA. ( ARAGOFAR) En resumen: ADAPTACIÓN INICIAL: 75 Euros + Iva ( al año), incluye formación AUDITORÍA: 150 Euros + Iva ( A los dos años) La formación se relizará vía telemática con tutelaje a través de página web. En este servicio se incluye la correspondiente documentación que se entrega en una carpeta personalizada a través de la cooperativa correspondiente, pudiéndose entregar en formato electrónico (CD). En caso de estar interesados, la farmacia solo tiene que darse de alta en la web seleccionando la cooperativa a la que pertenece y contestar una serie de cuestionarios que no le llevaran más de 20 minutos. Además, disponen de soporte telefónico a la oficina de farmacia a través del telf (Isabel dept. Farmasesor) para resolver cualquier duda que se le pueda plantear mientras contesta a las preguntas y puede almacenar los datos introducidos en caso de querer continuar con el cuestionario en otro momento. 7

8 3.- PRESUPUESTO A TRAVÉS DE PREVISIÓN SANITARIA, SERVICIOS Y CONSULTORÍA. Este importe cubre a la farmacia dos años hasta la siguiente auditoria, obligatoria cada 2 años con un importe por auditoría aproximado de 275 euros + iva En resumen: ADAPTACIÓN INICIAL: Euros + IVA ( Al año) Incluye formación AUDITORÍA: IVA ( A los dos años) LA FORMACIÓN SE REALIZARÁ PERSONALIZADA EN CADA OFICINA DE FARMACIA (consultar precios especiales para mutualistas de Previsión Sanitaria Nacional) En caso de estar interesados, se puede contactar telefónicamente con la Secretaría de PSN SERCON a través del Extensión , mediante un correo electrónico dirigido a protecciondedatos@psnsercon.com, o a través de la oficina de Previsión Sanitaria Nacional en Teruel en la Calle Joaquín Arnau, 2 (Telf ), posteriormente el Consultor Jurídico asignado a la zona se pondrá en contacto con la persona interesada. Teruel, 13 de Diciembre de 2013 Colegio Oficial de Farmacéuticos de Teruel 8