Procedimiento de denuncia para públicos de interés

Transcripción

1 Procedimiento de denuncia para públicos de interés 1

2 1. Introducción 1.1. Es importante para Nidera B.V. y sus filiales («Nidera») que cualquier incumplimiento, fraude o conducta irregular producto de la actividad comercial o del desempeño de empleados o contratistas de Nidera sea denunciado y tratado debidamente Para ello, Nidera ha elaborado este Procedimiento de denuncia para los públicos de interés, el cual manifiesta el compromiso de Nidera para satisfacer los criterios esenciales de legitimidad, accesibilidad, previsibilidad, equidad, compatibilidad y transparencia, establecidos en los Lineamientos de la OCDE para Empresas Multinacionales. Este Procedimiento tiene la intención, a su vez, de cumplir las Normas de desempeño de la Corporación Financiera Internacional (IFC, por sus siglas en inglés) sobre sustentabilidad ambiental y social Nidera se compromete a mantener los más altos estándares de conducta. Este compromiso se ve reflejado en el Código de Conducta de la compañía y en cada una de sus políticas relacionadas, que se pueden encontrar en NuestrasPoliticas. 2. Alcance del Procedimiento 2.1. Este Procedimiento de denuncia se aplica a todos los públicos de interés externos («Públicos de Interés») que vivan en el área donde Nidera tiene operaciones o que estén directa o indirectamente afectadas por las actividades comerciales de la compañía. Estos públicos de interés pueden tratar cualquier inquietud (como se define en el punto 3, a continuación) respecto de Nidera conforme a este Procedimiento. Para mayor claridad, se recuerda que este Procedimiento de no aplica a los empleados de Nidera, incluidos los trabajadores y contratistas temporarios («Empleados»). Nidera posee un procedimiento de denuncia global, a ese efecto, Concerns@Work (Inquietudes en el trabajo) para tratar las inquietudes planteadas por los empleados El Procedimiento de denuncia para públicos de interés está supervisado por el Comité Corporativo del Código de Nidera, formado por el Director global de Riesgos, el Director global de Legales, el Coordinador global de Recursos Humanos. y el Auditor Jefe («Comité Corporativo del Código») La función del Comité Corporativo del Código es asegurar que (i) exista un canal independiente para efectuar denunciar, (ii) las denuncias tengan el seguimiento correspondiente, (iii) las personas que denuncian reciban una respuesta apropiada y 2

3 (iv) se hagan las recomendaciones al Comité Ejecutivo de Nidera para tomar medidas de seguimiento (en caso de haberlas) Este Procedimiento se añade a los procedimientos locales preexistentes relacionados con denuncias de inquietudes. Asimismo, se identificarán personas de contacto en cada una de las localidades donde Nidera tiene instalaciones, a fin de brindar más información acerca del Procedimiento y sus implicancias. 3. Definición de «inquietudes» A los efectos de este Procedimiento, el término «Inquietud» se refiere a: preocupaciones acerca de las actividades comerciales de Nidera, relacionadas con presuntas(i) violaciones de leyes y reglamentaciones, (ii) conducta sancionada penalmente, (iii) violaciones de cualquier aspecto del Código de conducta o políticas relacionadas, (iv) riesgos presuntos y efectos adversos, posibles o reales, asociados con o que surjan de las actividades de Nidera y/o de cualquiera de sus empleados, (v) la supresión, destrucción o manipulación de información respecto de (i)-(iv). 4. Cómo reportar denuncias 4.1. Nidera reconoce que cualquier inquietud presentada por públicos de interés debe resolverse en tiempo y forma de manera apropiada y ser respaldada por un sistema que sea abierto y transparente para cualquier público de interés Este Procedimiento brinda a los públicos de interés dos formas distintas de denunciar inquietudes: i. Canal de denuncias «Stakeholderconcerns@Nidera» Nidera ha contratado a un proveedor de servicios externo, independiente y reconocido internacionalmente («Proveedor externo») con el fin de crear un canal de comunicación externo denominado Canal de denuncias «Stakeholderconcerns@Nidera» (Inquietudes de públicos de interés de Nidera). Este Canal de denuncias es manejado por expertos profesionales de todo el mundo en idiomas locales y permite a los públicos de interés denunciar sus inquietudes (de forma anónima). El Canal de denuncias ofrece una línea telefónica gratuita y un sitio web exclusivos. Además, las inquietudes se pueden denunciar a través de una dirección de correo electrónico creada para ese fin. Todos los datos de contacto necesarios para permitir a los públicos de interés realizar (de forma anónima) sus denuncias se proporcionan en el Anexo I. 3

4 ii. Presentación de denuncias de manera presencial Además del Canal de denuncias «Inquietudes de públicos de interés de Nidera», los públicos de interés siempre pueden presentar sus Inquietudes por escrito en el Libro de denuncias de la oficina de Nidera más cercana. 5. Confidencialidad de las denuncias 5.1. Las denuncias pueden ser presentadas en cualquier idioma y se garantiza un tratamiento de confidencialidad estricta. La identidad del denunciante se mantendrá confidencial siempre que sea posible y bajo ninguna circunstancia podrá ser comunicada sin su permiso Si bien se permite realizar denuncias anónimas en todo momento, se recomienda siempre que sea posible revelar la identidad al presentar una inquietud. Las denuncias anónimas, por lo general, son menos creíbles, más difíciles de investigar y, por lo tanto, menos efectivas. Asimismo, cuando se revela la identidad del denunciante, el Comité Corporativo del Código puede ayudar a protegerlo contra posibles represalias y mantener su identidad confidencial. Si el denunciante insiste en permanecer en el anonimato, es posible solicitar al Proveedor externo del Canal de denuncias que mantenga su identidad en forma confidencial Toda la información obtenida mediante la denuncia de una inquietud y en el curso de una investigación posterior sólo podrá ser revelada en forma confidencial a otras personas involucradas en la investigación (p. ej., miembros de Auditoría Interna, Legales, RR. HH., asesores legales y auditores forenses externos, según sea el caso) si es necesario para el normal desempeño de la compañía. 6. Confirmación y seguimiento de denuncias recibidas 6.1. Si se conocen los datos de contacto del denunciante, Nidera se compromete a confirmar la recepción de la denuncia en un plazo de 7 días. Todo contacto posterior se llevará a cabo mediante el Comité Corporativo del Código o el proveedor externo, a menos que se acuerde lo contrario entre Nidera y quien realiza la denuncia o a menos 4

5 que este último elija permanecer en el anonimato o no mantener más contacto La investigación de la denuncia se llevará a cabo de manera imparcial, responsable y con respeto hacia todas las partes involucradas. Cualquier denuncia planteada conforme a este Procedimiento será estudiada por el equipo más adecuado a fin de garantizar una revisión independiente, según lo designe el Comité Corporativo del Código (el «Equipo de investigación»). El auditor jefe y el Country Manager siempre serán parte del Equipo de investigación, a menos que la naturaleza de la denuncia requiera lo contrario. Si la denuncia se refiriera a uno de los miembros del Comité Corporativo del Código, la investigación será realizada por profesionales externos El Equipo de investigación evaluará el tipo de seguimiento adecuado. Se podrá solicitar más información a los públicos de interés externos que presenten una denuncia a fin de colaborar con la investigación Toda persona implicada en la denuncia de una inquietud será debidamente notificada de esa denuncia por el Comité del Código Corporativo, sin revelar la identidad del denunciante. En caso de que exista un riesgo significativo de que dicha notificación pueda comprometer o perjudicar la investigación u obstaculizar la recopilación de pruebas relacionadas, el Comité Corporativo del Código, podrá decidir postergar la notificación de la persona involucrada en la denuncia, hasta que estos riesgos sean tratados de forma adecuada. La notificación incluirá un resumen de los supuestos hechos y la aplicabilidad de este Procedimiento (incluso su confidencialidad y aspectos relacionados con la protección de datos). La persona involucrada tendrá la oportunidad de presentar su opinión acerca de la denuncia y de los datos presentados para ser investigados La información obtenida mediante la denuncia de una inquietud o en el curso de una investigación posterior también podrá ser presentada ante autoridades competentes o judiciales, de ser necesario o exigido por las leyes y reglamentaciones aplicables. 7. Comentarios relacionados con la investigación de una denuncia 7.1. Después de que el Equipo de investigación haya finalizado su investigación de la denuncia y entregado su informe al Comité Corporativo del Código, hará sus recomendaciones al Comité Ejecutivo de Nidera, que tomará la decisión final sobre cualquier medida a ser tomada. 5

6 7.2. Se mantendrá al denunciante informado del progreso y resultado de la investigación, mediante actualizaciones mensuales Una vez finalizada la investigación, su resultado será comunicado a las personas involucradas y al denunciante a la brevedad Cualquier público de interés que haya denunciado una inquietud y no esté satisfecho con el resultado de la investigación puede comunicarse con el Comité Corporativo del Código, e identificar y explicar qué cuestiones considera que no se han tenido en cuenta en el resultado de la investigación. En este sentido, el Comité Corporativo del Código puede decidir a su entera discreción tomar la(s) siguiente(s) medida(s): i. invitar al denunciante a justificar los reclamos sobre el resultado de la investigación o solicitarle que responda preguntas relacionadas al caso; o ii. evaluar las opciones que puedan tomarse para resolver o tratar de manera más adecuada la denuncia. 8. Protección para públicos de interés que efectúan una denuncia 8.1. Nidera toma seriamente en consideración cualquier caso que involucre una conducta irregular y todos deben sentirse libres de denunciar cualquier inquietud como se describe en el punto 3 de este documento. Nidera no tomará represalias, como ser la recisión contractual u otras medidas sancionatorias en caso de guardar con ese público un vínculo comercial si este hubiera actuado de buena fe y haya cooperado del mismo modo con la investigación, incluso si la misma no confirma la inquietud planteada. Las represalias contra quienes hayan presentado o estén involucrados en una denuncia o su investigación también serán consideradas una violación a este Procedimiento. Toda acción de este tipo de parte de cualquier empleado de Nidera puede llevar a una medida disciplinaria o judicial (incluido el cese de la relación laboral) No obstante, el derecho de protección contra represalias no conlleva automáticamente a la inmunidad en caso de que quien denunció la inquietud también sea (potencialmente) responsable de la conducta con la cual se relaciona la misma. Los públicos de interés no gozan automáticamente del derecho a protección contra represalias si no se denuncia una inquietud de buena fe o si esta no se encuentra en línea con el Procedimiento. Hacer acusaciones falsas maliciosamente será considerado una violación a este Procedimiento. 6

7 9. Protección de datos 9.1. Además de las leyes de protección de datos vigentes, Nidera garantizará el uso adecuado de datos desprendidos de una denuncia y su posterior investigación, resguardando la información personal obtenida de este procedimiento Todos los datos personales obtenidos a partir de denuncias sólo serán procesados para darle curso a las investigaciones, para tomar posibles medidas disciplinarias y de seguimiento y para recopilar, reunir y distribuir información gerencial acerca de las inquietudes denunciadas. Asimismo, cualquier dato personal obtenido a partir de dichas acciones será mantenido en forma separada de los sistemas y archivos tanto como sea posible, salvo que la ley exija lo contrario y/o resulte necesario a fin de tomar medidas disciplinarias, si se justifica y cuando se justifique. Procedimiento de denuncia para públicos de interés Público principal Públicos de interés Visite nuestras políticas en Fecha de publicación inicial Octubre 2015 Última publicación Octubre 2015 Administración de documentos Este documento se encuentra disponible en varios idiomas y podrá ser actualizado oportunamente. Por lo tanto, para evitar dudas se establece expresamente que siempre prevalecerá la versión en inglés. Para asegurarse que esté leyendo la última versión, puede verificarlo en la página web de Nidera. 7

8 Anexo I: Datos de contacto, Canal de denuncias «Inquietudes de públicos de interés externos de Nidera» Posibilidad de denunciar Inquietudes de forma anónima (si se desea) Página web Números de teléfono locales gratuitos País Idioma de la operadora que recibe la llamada Número por marcar; primer paso Segundo paso (de ser necesario) Argentina Español/inglés Australia Inglés Brasil Portugués/inglés China Mandarín/inglés/cantonés Francia Francés/inglés (Telecom) (Telecom Development) (Hoteles, solo en París) (Hoteles 1) (Hoteles 2) (Hoteles 3) Hungría Húngaro/inglés India Inglés/hindi/maratí/guyaratí Italia Italiano/inglés Kazajistán Kazajo/ruso/inglés 8^ Países Bajos Neerlandés/inglés Paraguay Español/inglés Rumanía Rumano/inglés

9 Anexo I: Datos de contacto, Canal de denuncias «Inquietudes de públicos de interés externos de Nidera» País Idioma de la operadora que recibe la llamada Número por marcar; primer paso Segundo paso (de ser necesario) Rusia Ruso/inglés 8^ (Moscú) 8^ (fuera de Moscú) (San Petersburgo) 8^ (fuera de San Petersburgo) Singapur Inglés/mandarín/malayo (no segundo paso) (SingTel) (StarHub) España Español/inglés RU e Irlanda del Norte Inglés Ucrania Ucraniano/ruso/inglés Estados Unidos Inglés/español Uruguay Español/inglés Denuncia anónima de inquietudes Dirección de correo electrónico concerns@nidera.com 9