CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISiÓN DE INFRAESTRUCTURA Y REGULACiÓN SUBDIVISiÓN DE AUDITORíA. SANTIAGO, Z4. NDV Zo1O.

Transcripción

1 CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISiÓN DE INFRAESTRUCTURA Y REGULACiÓN DIR: 1.227/10 i' HORA:REeI BID o 3o NOV 2010 REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO DE LAS OBSERVACIONES CONTENIDAS EN INFORME FINAL N 62, DE 2009, DE LA SUPERINTENDENCIA DE SERVICIOS SANITARIOS. SANTIAGO, Z4. NDV Zo1O.07 () 619 Se remite a esa entidad, para su conocimiento y fines pertinentes, informe sobre seguimiento de las observaciones contenidas en el informe final de auditoría efectuada a la Superintendencia de Servicios Sanitarios, remitido al servicio por oficio N , de Sobre el particular, corresponde que esa autoridad adopte las medidas pertinentes con el objeto de superar las observaciones que se mantienen, cuya efectividad se comprobará en futuras fiscalizaciones que se programen. Transcríbase a la Subsecretaría de Obras Públicas y al Auditor Ministerial, del Ministerio de Obras Públicas. Saluda atentamente a Ud., if~"~- { POR ORDEN DEL CONTRALOR GENERAL DE LA REPúBUCA DIVISION DE INfRAESlRUCTURA YREGUlACIóN SUBJEFE DMSlóN A LA SEÑORA SUPERINTENDENTE DE SERVICIOS SANITARIOS PRESENTE KVB/CDJ

2 CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISiÓN DE INFRAESTRUCTURA Y REGULACiÓN DIR PMET 1.227/ /10 INFORMA SEGUIMIENTO DE LAS OBSERVACIONES CONTENIDAS EN INFORME FINAL N 62, DE 2009, REFERIDO A AUDITORíA DE TRANSACCIONES, EFECTUADA EN la SUPERINTENDENCIA DE SERVICIOS SANITARIOS. SANTIAGO, 24 NOV Z@ThID En cumplimiento del programa anual de fiscalización, aprobado para el presente año por esta Contraloría General, se procedió a efectuar un seguimiento a las observaciones formuladas en el informe final N 62, de 2009, sobre Auditoría de Transacciones realizada a los subtítulos 22 "Bienes y Servicios de Consumo" y 29 "Adquisición de Activos no Financieros", en la Superintendencia de Servicios Sanitarios, teniendo presente los oficios N S 3.907, de 2009 y 2.336, de 2010, ambos de la citada Superintendencia, mediante los cuales se indican las medidas a adoptar para superarlas, de cuyo análisis se emitió el precitado informe final. Respecto a las objeciones que en esa ocasión se mantuvieron, verificadas en terreno las acciones arbitradas para resolverlas, cabe informar lo siguiente: 1 DEL SUBTíTULO 22: ítem "Bienes y Servicios". 1.1 Improcedencia en el arriendo de vehículos. En lo que atañe a la falta de autorización previa del Ministerio de Hacienda para el arriendo de vehículos, en esta oportunidad, se constató que el servicio fiscalizado, a la data del presente seguimiento, había arrendado un solo vehículo, ajustándose a los procedimientos establecidos en el artículo 13, de la ley de Presupuestos N , del presente año. Por lo tanto, se levanta la observación planteada. 1.2 Falta de documentación de respaldo de los gastos incurridos en la reparación de edificaciones del nivel central. En cuanto a la falta de documentación de respaldo del egreso N 781, de 2009, correspondiente a gastos efectuados en la reparación de servicios higiénicos en las oficinas centrales de la Superintendencia; se verificó en el presente seguimiento, la incorporación de los documentos de respaldo y la instrucción, a través del Manual de Procedimientos de Adquisiciones, del detalle de documentos que se deben adjuntar a los egresos. Por ende, se levanta la objeción precitada. A la SEÑORA MARíA ISABEL CARRil CABAllERO SUBJEFA DIVISiÓN DE INFRAESTRUCTURA Y REGULACiÓN, PRESENTE KVB/CDJ

3 1.3. Irregularidades en la "cuenta imprevistos". En lo referente al incumplimiento de las disposiciones sobre rendición de cuentas, contenidas en la resolución N 759, de 2003, de esta Contraloría General, sobre transferencias a otros servicios públicos; la entidad examinada informó que solicitó a las municipalidades y Gobernaciones respectivas, la remisión, en forma permanente, de los comprobantes de ingresos que respalden la recepción de los recursos transferidos durante el presente año y de los informes mensuales de gastos efectuados con cargo a dichos recursos. Sobre el particular, se constató que, a la data del presente seguimiento, las referidas entidades han remitido los informes mensuales del gasto efectuado, con cargo a los recursos transferidos, para que, basada en dichas rendiciones, la superintendencia auditada entregue los recursos comprometidos para el periodo siguiente. Por tanto, en razón de lo expuesto, se levanta la observación formulada en la especie; y, se hace presente que, en lo sucesivo, la entidad fiscalizada deberá arbitrar las medidas tendientes a que los servicios mencionados, cumplan también con remitir los comprobantes de ingresos de los recursos percibidos, conforme a lo señalado en la referida resolución N 759, de Irregularidades en la recepción y entrega de artículos de vestuario. En lo concerniente a la falta de un procedimiento formal de recepción conforme de los artículos de vestuario, se constató en el seguimiento que la superintendencia auditada implementó los controles correspond ientes. A su vez, en lo que atañe a la diferencia en los saldos físicos, se verificó mediante la revisión del inventario del mes de octubre del año en curso, que dicho registro no presenta diferencias con los artículos custodiados en la bodega de la entidad fiscalizada. Atendida la validación de los antecedentes aportados en esta ocasión, se levantan las observaciones formuladas. 1.5 Falta de control en las adquisiciones de materiales de oficina. En lo atingente a la falta de actualización del registro de control de existencias de bodega de los citados materiales; se verificó, en esta oportunidad, que con fecha 15 de abril y 15 de julio del año en curso, se realizó un inventario de existencias de los materiales mencionados, con su respectiva valorización, conforme a lo estipulado en el numeral 4, del Manual de Procedimiento de Control de Bienes de Bodega, de esa Superintendencia. Atendido por subsanada la observación planteada. lo precedentemente expuesto, se da 1.6 Uso indebido de telefonía móvil. k 1/ En cuanto al uso indebido de telefonía celular, la entidad examinada informó la existencia de un nuevo plan y distribución de minutos, vigente a partir del mes de abril del año en curso, determinándose los casos que requirieren reasignación, lo cual acredita con la dictación del instructivo "Uso de 2

4 telefonía celular y responsabilidades de funcionarios a cargo". Agrega que en los numerales 5 y 10 de dicho instructivo, se establece que todo exceso en el consumo debe informarse oportunamente a la jefatura, y que aquellos casos que no sean justificados, deberán ser reintegrados a la Superintendencia, de acuerdo al requerimiento mensual que realizará la Unidad de Administración y Finanzas. Asimismo, del total de los reintegros por concepto de excesos de minutos en telefonía celular, que ascienden a la suma de $ para el presente año, durante el seguimiento se examinó una muestra de $ , que corresponde al 87,6%. En consideración a que se verificó que el servicio ha implementado las medidas comprometidas, se levanta esta observación. 1.7 Error en imputación contable y presupuestaria. En relación al error en la imputación presupuestaria del comprobante contable N 7.226, de 2008, contabilizado en la cuenta , "gastos de representación", en circunstancias que correspondía a "gastos menores"; la superintendencia fiscalizada indica que dicha objeción no ha sido subsanada, toda vez que el aludido documento concierne a una transacción realizada el año En consideración a que a la data del presente seguimiento, el servrcio examinado aún no ha regularizado contablemente la imputación referida, se mantiene la objeción. 2. DEL SUBTíTULO 22: ítem "Estudios e investigaciones". 2.1 Sobre la ley N , Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios Incumplimiento de requisitos exigidos para la contratación por trato directo. En relación al citado incumplimiento; en el presente seguimiento, se verificó la actualización del Manual de Adquisiciones de esa Superintendencia, el que en sus numerales 2.3 y 2.6, establece los requisitos y el procedimiento a seguir para la contratación bajo dicha modalidad, ajustándose a lo señalado en la ley N , sobre la materia. En consideración a que se comprobó que el servicio examinado ha adoptado las medidas requeridas para ajustar sus contrataciones a la normativa precitada, se levanta la objeción formulada Falta de publicación en el sistema de compras públicas. x En lo que atañe a la falta de publicación en el Sistema de Compras y Contratación Pública de las resoluciones que autoricen la contratación por trato directo o la licitación privada de los estudios de control paralelo; se constató, en el presente seguimiento, que aquellos convenidos con las empresas "laboratorios GCl" y "DGPROYES Ltda.", sancionados mediante las resoluciones N S 817 Y 67, del año en curso, de la Superintendencia auditada, no cumplieron con dicho procedimiento, conforme a lo establecido en artículo N 8, de la ley N Por lo tanto, se mantiene la observación planteada. 3

5 2.1.3 Inobservancia en las garantías de fiel cumplimiento de los contratos de estudios. En cuanto a la boleta de garantía de fiel cumplimiento del contrato "Percepción de Clientes de la Calidad de Servicio de las Empresas Sanitarias", que se extendió por un porcentaje menor al exigido por la ley N Y su reglamento; se verificó, en el presente seguimiento, la actualización del Manual de Adquisiciones de la Superintendencia auditada, el que en el numeral 4.2.1, artículo 17, referido a las cláusulas generales para todas las bases administrativas, establece los nuevos requisitos a exigir en las garantías de los futuros contratos de estudios. En atención a lo expuesto y en consideración a las acciones correctivas implementadas por el servicio, este Organismo Contralor levanta la observación formulada, sin perjuicio de comprobar su efectividad en futuras auditorías. 2.2 Controles deficientes en la recepción de los informes de estudios de los consultores. En lo que atañe a la falta de entrega formal de los informes por parte de los consultores; la superintendencia auditada informa que en el numeral 4.7.1, Control de plazos y entregas, del Manual de Procedimientos de Adquisiciones, se instruyó dar cumplimiento a los plazos para las entregas de los informes, registrando su ingreso en la Oficina de Partes del servicio. En base a lo anteriormente expuesto, y de la validación de lo argumentado en esta oportunidad, por la entidad aludida, se levanta la observación. 2.3 Multas no aplicadas. Respecto a la falta de aplicación de multas por atrasos en la entrega de informes; el servicio auditado indica, en esta ocasión, que se instruyó acerca de esa materia en el numeral del precitado Manual de Adquisiciones; agregando que, precisamente, en el numeral 4.7.5, de dicho instructivo, se consigna la aplicación de multas por parte del inspector fiscal, en el evento que el contratista retarde la entrega del bien o servicio contratado, o incurra en incumplimiento de las bases. Conforme a lo argumentado, en esta oportunidad, se levanta la observación formulada; y, se hace presente que, en lo sucesivo, la entidad examinada deberá dar cumplimiento estricto a lo establecido en el Manual aludido, respecto de la aplicación de multas por atraso en la entrega de los informes, lo que será verificado en futuras auditorías sobre la materia. 2.4 Irregularidades en la formulación de estados de pago. ir ;1 En lo que concierne a la autorización por parte del inspector fiscal del estado de pago N 1 del estudio "Percepción de Clientes de la Calidad de Servicio de las Empresas Sanitarias", sin que el consultor haya entregado el primer informe; la superintendencia auditada reitera que, el numeral 4.7.1, del Manual de Adquisiciones, ya mencionado, regula actualmente esas materias; añadiendo que, a través de la cartilla "Guía para Inspectores Fiscales", también se regulariza la situación objetada. 4

6 Por lo tanto, conforme a lo expuesto y de la validación de los antecedentes aportados, en esta ocasión, por la entidad examinada, se levanta la observación precitada; y se reitera que, en lo sucesivo, el servicio deberá arbitrar las medidas tendientes a que el inspector fiscal de cumplimiento estricto a lo consignado en el numeral del Manual precitado, en cuanto al plazo de entrega de los informes y la aprobación de los estados de pago correspondientes. 3. DEL SUBTíTULO 29: ítem "Activos no Financieros". 3.1 Errores en la imputación contable. En lo que respecta a los errores en la imputación contable de 20 nuevas líneas de telefonía móvil y sus correspondientes equipos, entregados en comodato a los respectivos asignatarios, a la data del presente seguimiento, se constató que la entidad fiscalizada aún no ha regularizado dicha situación, por lo que se mantiene la objeción señalada. 3.2 Errores en los registros para el cálculo de corrección monetaria. En relación al calculó de la corrección monetaria, sobre la base de saldos iniciales de activos fijos que no concuerdan con lo consignado en el libro mayor de dicha cuenta; se verificó durante el seguimiento, que el servicio examinado ajustó dicho movimiento contablemente, razón por la que se levanta la observación formulada. CONCLUSIONES: En mérito de lo expuesto, se concluye que, en general, las medidas de control y regularización adoptadas por la Superintendencia de Servicios Sanitarios, subsanan las observaciones contenidas en el informe final N 62, de 2009, de esta Contraloría General, encontrándose en la actualidad, algunas acciones en plena ejecución o implementación, cuya total aplicación será verificada por este Organismo de Control en próximas fiscalizaciones al mencionado servicio. Saluda atentamente a Ud., --u.~oo DE INFRAES1RIJC1IJRA YREGUlACION JEFE SUBDIVISION DE AUDITORIA SUBROGANTE /1 I 5