PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ PRIVIND ANGAJAREA, LICHIDAREA, ORDONANŢAREA ŞI PLATA

Transcripción

1 APROBAT, RECTOR, Prof. Dr. DORU PAMFIL LICHIDAREA, ORDONANŢAREA COD PO 68 EDIŢIA : 1 STANDARDE DE REFERINŢĂ: SR EN ISO 9001:2008 DIFUZAT ÎN REGIM CONTROLAT. EXEMPLAR NR. 1 ELABORATĂ VERIFICATĂ VIZATĂ Direcția Financiar Contabilă Director economic Ec. Marian Aurelia Prorectoratul pentru Asigurarea Calităţii şi Resursa Umană (PACRU) Prorector ACRU Conf. Dr. Pop Ioana Delia SENATUL USAMV CLUJ-NAPOCA Preşedinte Senat Prof. Dr. Mărghitaş Liviu Alexandru VALABILĂ DIN DATA DE Avertisment: Documentul de faţă este proprietatea USAMV Cluj-Napoca Reproducerea şi difuzarea documentului sunt în exclusivitate dreptul Organizatiei Copiile sunt numerotate şi ţinute sub control.

2 PAG. 2 din 25 INDICATORUL REVIZIILOR Nr. crt. Ediţia/ revizia/ data 1. Ed.1 Rev.1/ Conţinut sumar sau identificare modificare/analiză Elaborare procedură operationala PO 68. Ed.1 Rev.1/ Elaborat Verificat Aprobat Funcţie, nume, prenume şi semnătură Direcția Financiar Contabilă Prorectoratul pentru Asigurarea Calităţii şi Resursa Umană (PACRU) RECTOR USAMV Cluj-Napoca Director economic Ec. Marian Aurelia Prorector ACRU Conf. Dr. Pop Ioana Delia Prof.Dr. Pamfil Doru Cod F-PS-01-03, ed.1 rev. 1 Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia/revizia procedurii operaţionale

3 PAG. 3 din 25 Scopul difuzării Exem plar nr. Compartiment/ Direcție Funcţia Numele şi prenumele Data primirii Semnătura 3.1. Aplicare 1 Achiziții Şef. serv. Lung Dan Aplicare 2 Administrativ DGA Porutiu Viorel Aplicare 3 Cămine/ cantină Adm. financiar Bordea Constantin Aplicare 4 Financiar Contabil Adm. financiar Pop Ioana Loredana Aplicare 5 Financiar Contabil Adm. financiar Neamțu Roxana Aplicare 6 Tehnic Adm. financiar Tiucă Adrian Aplicare 7 Tehnic Adm. financiar Marian Florin Informare 8 Gestiuni facultăți Informare 9 Resurse umane Şef. serv. Mureșan Dana Informare 10 Secretariate Arhivă Secr. șef. Morar Maria Evidenţă 1 Achiziții Şef. serv. Lung Dan Evidenţă 2 Administrativ DGA Porutiu Viorel Evidență 3 Cămine/ cantină Adm. financiar Bordea Constantin Evidenţă 4 Financiar Contabil Adm. financiar Pop Ioana Loredana Evidenţă 5 Financiar Contabil Adm. financiar Neamțu Roxana Evidență 6 Tehnic Adm. financiar Tiucă Adrian Evidență 7 Tehnic Adm. financiar Marian Florin Arhivare 1 Achiziții Şef. serv. Lung Dan Arhivare 2 Administrativ DGA Porutiu Viorel Arhivare 3 Cămine/ cantină Adm. financiar Bordea Constantin Arhivare 4 Financiar Contabil Adm. financiar Pop Ioana Loredana Arhivare 5 Financiar Contabil Adm. financiar Neamțu Roxana Arhivare 6 Tehnic Adm. financiar Tiucă Adrian Arhivare 7 Tehnic Adm. financiar Marian Florin

4 PAG. 4 din Scopul procedurii 2. Domeniul de aplicare al procedurii 3. Documente de referinţă 4. Responsabilităţi 5. Descrierea activităţii 6. Înregistrări/Documente/Formulare 7. Diagrama de flux a procesului 8. Anexe 1. Scopul procedurii De a stabili un set de reguli şi operaţiuni unitare pentru parcurgerea celor patru faze ale execuţiei bugetare a cheltuielilor, respectiv angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata. 2. Domeniul de aplicare al procedurii Se aplică tuturor persoanelor care sunt implicate, prin atribuţiile stabilite în fişa de post, în parcurgerea celor patru faze ale execuţiei bugetare a cheltuielilor din cadrul Universității de Științe Agricole și Medicină Veterinară Cluj - Napoca 3. Documente de referinţă, definiţii şi presurtări 3.1. MSMC- Manualul de management al calitatii 3.2. SR EN ISO 9001: Sisteme de management al calităţii. Cerinţe; 3.3. SR EN ISO 9000: Sisteme de management al calităţii. Principii fundamentale şi vocabular; 3.4. Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările şi completările ulterioare; 3.5. Ordinul Ministrului Finanţelor Publice nr /2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor instituţiilor publice, precum şi organizarea, evidenţa şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale, cu modificările şi completările ulterioare; 3.6. Ordonanţa Guvernului nr. 119/999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare; 3.7. Ordinul Ministrului Finanţelor Publice nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, cu modificările şi completările ulterioare Definiţii: Termenii utilizaţi şi definirea acestora sunt în conformitate cu SR EN ISO 9000:2006 şi MSMC. Pentru o mai bună înţelegere a textului prezentei proceduri se reţin următorii termeni: Document - informaţia împreună cu mediul său suport (SR EN ISO 9000:2006). Sistem de management - sistem prin care se stabilesc politica şi obiectivele prin care se realizează acestea Procedură - mod specificat de efectuare a unei activităţi sau a unui proces procedurile pot fi documentate (scrise) sau nu. Procedură de lucru/operaţională - document care descrie modul de desfăşurare detaliată a unor procese specifice activităţii din cadrul USAMV Cluj-Napoca

5 PAG. 5 din 25 Angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata sunt cele patru faze ale execuţiei bugetare a cheltuielilor, conform prevederilor Legii nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările şi completările ulterioare, care sunt definite astfel: Angajamentul bugetar reprezintă orice act prin care o autoritate competentă, potrivit legii, afectează fonduri publice unei anumite destinaţii, în limita creditelor bugetare aprobate; Angajamentul legal este prima fază în procesul execuţiei bugetare reprezentând orice act juridic din care rezultă sau ar putea rezulta o obligaţie pe seama fondurilor publice; Lichidarea cheltuielilor este a doua fază în procesul execuţiei bugetare în care se verifică existenţa angajamentelor, se determină sau se verifică realitatea sumei datorate, se verifică condiţiile de exigibilitate ale angajamentului, pe baza documentelor justificative care să ateste operaţiunile respective; Ordonanţarea cheltuielilor este a treia fază în procesul execuţiei bugetare în care se confirmă că livrările de bunuri şi de servicii au fost efectuate sau alte creanţe au fost verificate şi că plata poate fi realizată; Plata cheltuielilor este a patra fază în procesul execuţiei bugetare reprezentând actul final prin care instituţia publică achită obligaţiile sale faţă de terţi. Ordonator de credite - persoană împuternicită prin lege sau prin delegare să dispună, să aprobe și să răspundă, potrivit legii, de utilizarea creditelor bugetare, de realizarea veniturilor, de folosirea eficientă a sumelor de bani primite de la bugetul de stat, de la bugetul asigurărilor sociale de stat sau de da bugetul fondurilor speciale, de integritatea bunurilor încredințate unității pe care o conduce, de organizarea și ținerea la zi a contabilității și prezentarea la termen a dărilor de seamă contabile asupra execuției bugetare. Ordonatorul de credite poate fi: principal (conducătorul unei autorități publice, ministrul, conducătorul celorlalte organe de specialitate ale administrației publice centrale) și secundar ori terțiar (conducătorul instituției publice cu personalitate juridică din subordinea ordonatorului principal de credite, după caz). Contabil este denumirea generică pentru persoana şi/sau persoanele care lucrează în direcția financiar-contabilă, care verifică documentele justificative şi întocmesc instrumentele de plată a cheltuielilor efectuate pe seama fondurilor publice Prescurtări: R USAMV Cluj-Napoca Rectorul Universităţii de Ştiinţe Agricole şi Medicinǎ Veterinarǎ Cluj-Napoca S USAMV Cluj-Napoca Senatul Universităţii de Ştiinţe Agricole şi Medicinǎ Veterinarǎ Cluj-Napoca USAMV Cluj-Napoca Universitatea de Ştiinţe Agricole şi Medicinǎ Veterinarǎ Cluj-Napoca MSMC- Manualul Sistemului pemtru Managementul Calitǎţii FAADC Fişă Autoevaluare Activitate Didactică A şi B PO- Procedura operatională PV- Proces Verbal Adm. Financiar Administrator financiar DGA Director General Administrativ

6 PAG. 6 din 25 Şef. serv. - Șef serviciu Secr. șef. Secretar șef 4. Responsabilităţi Execuţia bugetară se bazează pe principiul separării atribuţiilor persoanelor care au calitatea de ordonator de credite de atribuţiile persoanelor care au calitatea de contabil. Ordonatorul de credite al bugetului este autorizat să angajeze, să lichideze şi să ordonanţeze cheltuieli pe parcursul exerciţiului bugetar, în limita creditelor bugetare aprobate, iar plata cheltuielilor se efectuează de contabil. Ordonatorul de credite poate delega această calitate înlocuitorilor de drept sau altor persoane împuternicite în acest scop, printr-un act de delegare a atribuţiilor prin care desemnează persoanele din cadrul instituţiei publice împuternicite să semneze pentru şi în numele ordonatorului de credite. În actul de delegare trebuie să se specifice limitele şi condiţiile delegării, respectiv atribuţiile persoanelor delegate să semneze documentele de angajare, lichidare şi ordonanţare a cheltuielilor, precum şi subdiviziunile clasificaţiei bugetului aprobat pentru care au fost împuternicite să efectueze aceste operaţiuni şi termenul de valabilitate al împuternicirii. Actul de delegare, însoţit de specimenele de semnături ale persoanelor care au fost împuternicite, trebuie comunicate: persoanelor împuternicite; conducătorului direcției financiare (financiar-contabile) care nu poate efectua nicio plată ordonanţată de o persoană care nu a fost împuternicită în acest sens; persoanei desemnate să exercite controlul financiar preventiv propriu. 5. Descrierea activităţii Angajarea cheltuielilor Angajarea oricărei cheltuieli din fonduri publice îmbracă două forme de angajamente: angajamentul legal şi angajamentul bugetar. Angajamentul legal trebuie să se prezinte sub formă scrisă şi să fie semnat de ordonatorul de credite. Angajamentul legal ia forma unui contract de achiziţie publică, comandă, convenţie, contract de muncă, acte de control, acord de împrumut etc. După semnarea angajamentului legal de către ordonatorul de credite, acesta se transmite compartimentului de contabilitate pentru înregistrare în evidenţa cheltuielilor angajate. Angajamentul bugetar este etapa prin care se rezervă fondurile publice pentru destinaţiile stabilite prin angajamente legale, în limita creditelor bugetare aprobate.

7 PAG. 7 din 25 Prin urmare, angajamentul bugetar precede angajamentul legal, pentru a rezerva creditele necesare plăţii angajamentului legal. În aceste condiţii, valoarea angajamentului legal nu poate depăşi valoarea angajamentului bugetar şi, respectiv, a creditelor bugetare aprobate. Fac excepţie angajamentele legale aferente acţiunilor multianuale care nu pot depăşi creditele de angajament aprobate în buget. Angajamentele bugetare pot fi angajamente bugetare individuale şi angajamente bugetare globale. Lichidarea cheltuielilor Este a doua fază în procesul execuţiei bugetare, în care: se verifică existenţa angajamentelor; se determină realitatea sumei datorate; se verifică condiţiile de exigibilitate ale angajamentului legal pe baza documentelor justificative care să ateste operaţiunile respective. Documentele care atestă bunurile livrate, lucrările executate şi serviciile prestate sau din care reies obligaţiile de plată certe se vizează pentru Bun de plată de persoana delegată cu aceste atribuţii (Compartimentele: Achiziții, Tehnic și Social), prin care se confirmă că: bunurile furnizate au fost recepţionate, cu specificarea datei şi a locului primirii; lucrările au fost executate şi serviciile prestate; bunurile furnizate au fost înregistrate în gestiune şi în contabilitate, cu specificarea gestiunii şi a notei contabile de înregistrare; condiţiile cu privire la legalitatea efectuării rambursărilor de rate sau a plăţilor de dobânzi la credite ori împrumuturi contractate/garantate sunt îndeplinite. Prin acordarea semnăturii şi menţiunii Bun de plată pe factură, se atestă că serviciul a fost efectuat corespunzător de către furnizor şi că toate poziţiile din factură au fost verificate Ordonanţarea cheltuielilor Ordonanţarea de plată este documentul intern prin care ordonatorul de credite dă dispoziţie conducătorului Direcţiei financiar-contabilitate să întocmească instrumentele de plată a cheltuielilor. Ordonanţarea de plată trebuie să conţină date cu privire la: exerciţiul bugetar în care se înregistrează plata; subdiviziunea bugetară la care se înregistrează plata; suma de plată (în cifre şi litere) exprimată în monedă naţională sau în monedă străină, după caz; datele de identificare ale beneficiarului plăţii; natura cheltuielilor; modalitatea de plată. Ordonanţarea de plată este datată şi semnată de ordonatorul de credite sau de persoana delegată cu aceste atribuţii şi trebuie să fie însoţită de documentele justificative în original şi va purta viza persoanelor

8 PAG. 8 din 25 autorizate din compartimentele de specialitate, care să confirme corectitudinea sumelor de plată, livrarea şi recepţionarea bunurilor, executarea lucrărilor şi prestarea serviciilor, existenţa unui alt titlu care să justifice plata, precum şi, după caz, înregistrarea bunurilor în gestiunea instituţiei şi în contabilitatea acesteia. Facturile în original sau alte documente întocmite în vederea plăţii cheltuielilor vor purta obligatoriu numărul, data notei contabile şi semnătura persoanei care a înregistrat în contabilitate lichidarea cheltuielilor. Înainte de a fi transmisă Direcţiei financiar-contabilitate pentru plată, ordonanţarea de plată se supune controlului financiar preventiv propriu, cu scopul de a stabili că: ordonanţarea de plată a fost emisă corect; ordonanţarea de plată corespunde cu cheltuielile angajate şi suma respectivă este exactă; cheltuiala este înscrisă la subdiviziunea corespunzătoare din bugetul aprobat; există credite bugetare disponibile; documentele justificative sunt în conformitate cu reglementările în vigoare; numele şi datele de identificare ale creditorului sunt corecte. Plata cheltuielilor Plata cheltuielilor este faza finală a execuţiei bugetare, prin care instituţia publică este eliberată de obligaţiile sale faţă de terţii-creditori. Plata cheltuielilor se efectuează de către contabil, în limita creditelor bugetare şi a destinaţiilor aprobate, prin unităţile de trezorerie şi contabilitate publică la care Universitatea de Științe Agricole și Medicină Veterinară Cluj - Napoca are conturile deschise, cu excepţia plăţilor în valută, care se efectuează prin bănci, sau a altor plăţi prevăzute de lege să se efectueze prin bănci. Instrumentele de plată utilizate de Universitatea de Științe Agricole și Medicină Veterinară Cluj - Napoca, respectiv cecul de numerar şi ordinul de plată pentru trezoreria statului, se semnează de două persoane autorizate în acest sens, dintre care prima semnătură este cea a conducătorului Direcţiei financiarcontabile, iar a doua, a persoanei cu atribuţii în efectuarea plăţii. Plata se efectuează de conducătorul Direcţiei financiar-contabile numai dacă sunt îndeplinite următoarele condiţii: cheltuielile care urmează să fie plătite au fost angajate, lichidate şi ordonanţate; există credite bugetare deschise/repartizate sau disponibilităţi în conturi de disponibil; subdiviziunea bugetului aprobat de la care se efectuează plata este cea corectă şi corespunde naturii cheltuielilor respective; există toate documentele justificative care să justifice plata; semnăturile de pe documentele justificative aparţin ordonatorului de credite sau persoanelor desemnate de acesta să exercite atribuţii ce decurg din procesul executării cheltuielilor bugetare, potrivit legii; beneficiarul sumelor este cel îndreptăţit potrivit documentelor care atestă serviciul efectuat; suma datorată beneficiarului este corectă; documentele de angajare şi ordonanţare au primit viza de control financiar preventiv propriu;

9 PAG. 9 din 25 documentele sunt întocmite cu toate datele cerute de formular; alte condiţii prevăzute de lege. Nu se poate efectua plata: în cazul în care nu există credite bugetare deschise şi/sau repartizate ori disponibilităţile sunt insuficiente; când nu există confirmarea serviciului efectuat şi documentele nu sunt vizate pentru Bun de plată ; când beneficiarul nu este cel faţă de care instituţia are obligaţii; când nu există viza de control financiar preventiv propriu pe ordonanţarea de plată şi nici autorizarea prevăzută de lege. 6. Înregistrări/Documente/Formulare FORMULARE care se întocmesc Anexa 1 Actul de delegare a persoanelor împuternicite cu atribuţii în angajare, lichidare, ordonanţare şi plată Referatul de necesitate Anexa 2 Propunerea de angajare a unei cheltuieli Anexa 3 Angajamentul bugetar individual/global Anexa 4 Ordonanţarea de plată Anexa 5 Ordin de plată Denumire document Angajament bugetar individual/global Angajament legal Propunere de angajare Ordonaţare de plată Ordin de plată Elaborator Direcția financiar contabilă Direcția financiar contabilă Direcția financiar contabilă Direcția financiar contabilă Direcția financiar contabilă Perioada de Locul de Cod formular Suport Pastrare (ani) Arhivare (ani) Pastrare Arhivare Per. 10 Contabil Arhivă tipizat hârtie valabilit. itate Per. valabilit. Per. valabilit. Per. valabilit. Per. valabilit. 10 Contabil itate 10 Contabil itate 10 Contabil itate 10 Contabil itate Arhivă tipizat hârtie Arhivă tipizat hârtie Arhivă tipizat hârtie Arhivă tipizat hârtie

10 PAG. 10 din PROCEDURA 7. Diagrama de flux a procesului de evaluare a activităţii didactice şi de cercetare Pas Responsabil(i) Descriere Timp alocat* Termen** Riscuri I. ANGAJAREA CHELTUIELILOR 1. Compartimentul de specialitate Întocmeşte Referatul de necesitate privind oportunitatea şi necesitatea efectuării angajamentului legal (contract de achiziţie publică, comandă, convenţie, contract de muncă, act administrativ de numire într-o funcţie publică etc.). Solicitările depăşesc bugetul aprobat. 2. Conducătorul instituţiei publice 3. Direcția financiar - contabilă 4. Compartimentele achiziții, tehnic și social 5. Compartimentul resurse-umane Se înaintează ordonatorului de credite. Avizează Referatul de necesitate. Verifică dacă proiectul de angajament legal respectă principiile unei bune gestiuni financiare, ale unui management financiar sănătos, în special ale economiei şi eficienţei cheltuielilor şi dacă rezultatele ce se doresc a fi obţinute sunt corespunzătoare resurselor utilizate. Vizează propunerea de angajament dacă achiziţionarea de bunuri, servicii şi lucrări solicitate în Referatul de necesitate se încadrează în Programul de achiziţii publice aprobat; avizează şi propune modalitatea de realizare a achiziţiei. În cazul în care propunerea de angajament vizează angajări de personal sau acordarea de drepturi salariale, verifică dacă Nu avizează referatul deoarece achiziţia nu a fost prevăzută în Programul anual al achiziţiilor publice. Proiectul de angajament legal nu respectă principiile unei bune gestiuni financiare. Bunurile, serviciile şi lucrările solicitate în Referatul de necesitate nu se încadrează în Programul de achiziţii publice aprobat. Posturile nu sunt finanţate.

11 PAG. 11 din 25 Pas Responsabil(i) Descriere Timp alocat* Termen** Riscuri posturile respective sunt finanţate. 6. Direcția financiarcontabilă Avizează proiectul de angajament legal. Nu avizează proiectul de angajament legal, deoarece nu există prevedere bugetară. 7. Persoana desemnată cu întocmirea documentelor pentru ALOP din cadrul Direcției financiarcontabile și a Direcției general administrative (compartimentele: achiziții, tehnic și social) 8. Persoana desemnată să exercite controlul financiar preventiv propriu Verifică existenţa prevederilor bugetare şi a creditelor bugetare deschise pentru această destinaţie şi întocmeşte propunerea de angajare a cheltuielii. Verifică dacă bunurile, serviciile şi lucrările care fac obiectul angajamentelor vor fi livrate, prestate, respectiv executate şi se vor plăti în exerciţiul bugetar respectiv. Prezintă pentru viza de control financiar preventiv: Propunerea de angajament legal/referatul de necesitate avizat de compartimentul intern specializat în atribuirea contractelor de achiziţie publică, de direcția financiarcontabilă şi compartimentul contencios; Propunerea de angajare a unei cheltuieli semnată şi completată cu datele privind subdiviziunea clasificaţiei bugetare şi creditele disponibile; Angajamentul bugetar individual/global. Verifică dacă: proiectul de angajament legal a fost prezentat în conformitate cu norme metodologice reglementate în O.M.F.P. nr /2002; există credite bugetare disponibile la subdiviziunea corespunzătoare din bugetul aprobat; Bunurile nu au fost livrate. Propunerea de angajare a unei cheltuieli nu este semnată şi nu este completată cu datele privind subdiviziunea clasificaţiei bugetare şi creditele disponibile. Nu există credite bugetare disponibile la subdiviziunea corespunzătoare din bugetul aprobat.

12 PAG. 12 din 25 Pas Responsabil(i) Descriere Timp alocat* Termen** Riscuri proiectul de angajament legal se încadrează în limitele angajamentului bugetar, stabilite potrivit legii; proiectul de angajament legal respectă toate prevederile legale care îi sunt aplicabile, în vigoare la data efectuării sale (controlul de legalitate); proiectul de angajament legal respectă sub toate aspectele ansamblul principiilor şi regulilor procedurale şi metodologice care sunt aplicabile categoriei de cheltuieli din care fac parte (controlul de regularitate). 9. Conducătorul instituţiei publice 10. Persoana desemnată cu întocmirea documentelor pentru ALOP din cadrul Direcției financiarcontabile II. LICHIDAREA CHELTUIELILOR În cazul în care sunt îndeplinite condiţiile, acordă viza de control financiar preventiv şi înregistrează operaţiunea în Registrul privind operaţiunile prezentate la viza de control financiar preventiv. Aprobă angajamentul legal şi angajamentul bugetar individual/global şi transmite documentele Direcției financiarcontabile. Primeşte Angajamentul bugetar individual/global şi rezervă fondurile publice pentru această destinaţie. În situaţia în care ordonatorul de credite a respins proiectul de angajament al cheltuielii, rezervarea fondurilor se anulează. Refuza aprobarea derulării operaţiunii şi solicita informaţii suplimentare. Omisiunea rezervării fondurilor publice pentru această destinaţie

13 PAG. 13 din 25 Pas Responsabil(i) Descriere Timp alocat* Termen** Riscuri 1. Comisia de recepţie (Compartimentele achiziții și tehnic) 2. Persoana desemnată să efectueze lichidarea cheltuielilor din cadrul compartimentelor: achiziții, ethnic și social În cazul angajamentului legal care vizează achiziţionarea de bunuri, servicii şi lucrări, comisia de recepţie procedează la verificarea concordanţei între datele înscrise în Factura fiscală şi cantităţile primite şi întocmeşte: Nota de recepţie şi constatare de diferenţe, în cazul bunurilor materiale, altele decât mijloacele fixe sau Proces-verbal de recepţie, în cazul mijloacelor fixe, servicii sau lucrări. Transmite persoanei responsabile să dea Bun de Plată : factura fiscală şi documentul de recepţie. Verifică documentele justificative şi existenţa obligaţiei de plată din care rezultă pretenţia (bunurile au fost livrate, lucrările executate şi serviciile prestate sau, după caz, existenţa unui titlu care să justifice plata: titlu executoriu, acord de împrumut, acord de grant etc.). Vizează documentele justificative cu Bun de plata, confirmând că: bunurile furnizate au fost recepţionate, cu specificarea datei şi a locului primirii; lucrările au fost executate şi serviciile prestate; bunurile furnizate au fost înregistrate în gestiune cu specificarea gestiunii. Transmite Direcției financiar-contabile factura fiscală vizată cu bun de plată şi documentele de recepţie. Nu se efectuează recepţia bunurilor, serviciilor sau lucrărilor. Întârzieri cauzate de constatarea unor neconcordanţe între datele înscrise în documentele justificative şi angajamentul legal şi, în consecinţă, de solicitarea unor informaţii suplimentare

14 PAG. 14 din 25 Pas Responsabil(i) Descriere Timp alocat* Termen** Riscuri 3. Direcția financiarcontabilă III. ORDONANŢAREA CHELTUIELILOR 1. Persoana desemnată cu întocmirea documentelor pentru ALOP din cadrul Direcției financiarcontabile 2. Persoana desemnată să exercite controlul financiar preventiv propriu Înregistrează în contabilitatea sintetică şi analitică bunurile furnizate, serviciile prestate sau lucrările executate şi obligaţia faţă de furnizor, pe baza facturii şi a documentului de recepţie. Pe baza documentelor justificative, întocmeşte Ordonanţarea de plată, care este însoţită de documentele justificative în original, respectiv Factura fiscală şi documentul de recepţie, cu care se atestă parcurgerea fazei de lichidare (viza Bun de Plată ). Prezintă persoanei desemnate să exercite controlul financiar preventiv ordonanţarea de plată, semnată după caz de compartimentul de specialitate care a iniţiat operaţiunea, împreună cu documentele justificative în original. Verifică dacă pentru ordonanţările de plată supuse vizei au fost întocmite angajamente şi dacă sunt îndeplinite condiţiile de lichidare a angajamentelor. Verifică dacă: ordonanţarea de plata a fost emisă corect; ordonanţarea de plata corespunde cu cheltuielile angajate şi cu suma respectivă; cheltuiala este înscrisă la subdiviziunea corespunzătoare din bugetul aprobat; există credite bugetare disponibile; documentele justificative sunt în conformitate cu prevederile Omisiunea înregistrării bunurilor furnizate, serviciilor prestate sau lucrărilor executate în contabilitate Întocmirea Ordonanţărilor de plată fără să existe documente justificative Nu se acordă viza deoarece nu sunt îndeplinite condiţiile de legalitate şi regularitate.

15 PAG. 15 din 25 Pas Responsabil(i) Descriere Timp alocat* Termen** Riscuri legale; numele şi datele de identificare ale creditorului sunt corecte. 3. Conducătorul instituţiei publice Dacă sunt îndeplinite toate condiţiile, acordă viza de control financiar preventiv şi înregistrează operaţiunea în Registrul privind operaţiunile prezentate la viza de control financiar preventiv. Semnează Ordonanţarea de plată. Transmite Direcției financiar-contabile Ordonanţarea de plată pentru a întocmi instrumentele de plată a cheltuielilor. IV. PLATA CHELTUIELILOR 1. Direcția financiarcontabilă Verifică dacă sunt îndeplinite următoarele condiţii: cheltuielile care urmează să fie plătite au fost angajate, lichidate şi ordonanţate; există credite bugetare deschise/repartizate sau disponibilităţi în conturi de disponibil; subdiviziunea bugetului aprobat de la care se efectuează plata este cea corectă şi corespunde naturii cheltuielilor respective; există toate documentele care să justifice plata; semnăturile de pe documentele justificative aparţin ordonatorului de credite sau persoanelor desemnate de acesta pentru procesul executării cheltuielilor bugetare, Omite să transmită Ordonanţarea de plată pentru a întocmi instrumentele de plată a cheltuielilor. Suspendarea plăţii dacă nu exista credite bugetare deschise şi/sau repartizate ori dacă disponibilităţile sunt insuficiente.

16 PAG. 16 din Pas Responsabil(i) Descriere Timp alocat* Termen** Riscuri potrivit legii; beneficiarul sumelor este cel îndreptăţit potrivit documentelor care atestă serviciul efectuat; suma datorată beneficiarului este corectă; documentele de angajare şi ordonanţare au primit viza de control financiar preventiv propriu; documentele sunt întocmite cu toate datele cerute de formular. Întocmeşte instrumentele de plată pentru stingerea obligaţiei faţă de creditor (Ordin de plată de trezorerie, Dispoziţie de plată către casierie). 2. Persoanele care au dreptul să dispună de existentul din conturile deschise la trezorerie sau bănci Semnează instrumentele de plată. 3. Direcția financiarcontabilă Înregistrează în contabilitate operaţiunea. * Timpul alocat operaţiunii îl stabileşte fiecare instituţie publică în funcţie de specificul instituţiei. ** Termenul pentru realizarea operaţiunii se stabileşte de fiecare instituţie publică, în funcţie de specificul instituţiei. Suspendarea plăţii din cauza constatării unei erori în legătură cu plata ce urmează să fie efectuată. Omite să înregistreze în contabilitate operaţiunea.

17 PAG. 17 din Anexe 8.1. Anexa 1: Formular F-PO- Actul de delegare a persoanelor împuternicite cu atribuţii în angajare, lichidare, ordonanţare şi plată Instituţia publică: Universitatea de Științe Agricole și Medicină Veterinară Cluj - Napoca DECIZIA Nr. 1 Universitatea de Științe Agricole și Medicină Veterinară Cluj Napoca, Ordonator de credite prof.dr.ing. Doru Pamfil. Având în vedere prevederile art. 5 din Regulamentul Consiliului de Administrație privind atribuțiile rectorului (Legea nr. 84/1995 a Învățământului cu modificările și completările ulterioare); Ţinând seama de prevederile alin. (2) art. 17 din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare; În temeiul prevederilor art. 19 lit. (d) din Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările şi completările ulterioare; Potrivit prevederilor O.M.F.P. nr /2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor instituţiilor publice, precum şi organizarea, evidenţa şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale; În conformitate cu prevederile O.G. nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv, republicat, cu modificările şi completările ulterioare, şi ale O.M.F.P. nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv; Emite următoarea: DECIZIE: Art. 1 Se aprobă Procedura privind angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor, care are ca obiect stabilirea persoanelor implicate şi a documentelor privind execuţia cheltuielilor bugetare care se efectuează pentru toate sursele de finanțare. Art. 2 Începând cu data de , calitatea de ordonator secundar de credite o au următoarele persoane: dr.ing.prof.pamfil Doru rector pe toată structura bugetului şi fără limită de sumă; Specimenul de semnătură al persoanelor desemnate cu atribuţii de ordonator credite sunt prevăzute în Anexa 1 la prezenta decizie. Art. 3 Angajarea cheltuielilor pe durata exerciţiului bugetar se face numai în limita prevederilor şi destinaţiilor aprobate şi se exercită de ordonatorul de credite, potrivit dispoziţiilor art. 2, în baza propunerilor serviciilor/birourilor, propuneri ce vor fi avizate de coordonatorul acestora (directorul/şeful serviciului/şeful biroului etc.). Referatele de necesitate vor fi avizate de către coordonatorul direcţiilor/serviciilor/birourilor după care vor fi supuse avizării directorului direcției financiar-contabile, ulterior fiind înaintat spre aprobare ordonatorului de credite, potrivit dispoziţiilor art. 2.

18 PAG. 18 din 25 Art. 4 Lichidarea cheltuielilor va fi realizată de către conducătorii compartimentelor de specialitate, prin aplicarea amprentei ştampilei Bun de plată şi a semnăturii, pe documentele justificative (factură fiscală etc.). Specimenul de semnătură al persoanelor împuternicite să acorde viza de,,bun de plată este prevăzut în Anexa 2 la prezenta decizie. Art. 5 Ordonanţarea de plată a cheltuielilor va fi aprobată de ordonatorul de credite stabilit, conform prevederilor art. 2., numai dacă a fost avizată de: direcția financiar-contabilă, în privinţa existenţei creditelor bugetare; compartimentul de specialitate, prin aplicarea amprentei ştampilei,,certificat în privinţa realităţii, regularităţii şi legalităţii şi a semnăturii, de către conducătorii compartimentelor de specialitate care au solicitat angajarea cheltuielilor; persoana desemnată să acorde viza de,,bun de plată în etapa de lichidare a cheltuielii; viza de control financiar preventiv propriu, prin aplicarea sigiliului şi a semnăturii persoanei împuternicite în acest sens. Specimenul de semnătură al persoanelor împuternicite cu acordarea vizei de,,certificat în privinţa realităţii, regularităţii şi legalităţii sunt în Anexa 3 la prezenta decizie. Art. 6 Plăţile efectuate prin trezoreria statului sau prin bănci, după caz, precum şi plăţile şi încasările efectuate prin casieria instituţiei se semnează de către persoane desemnate din cadrul direcției financiar-contabile, după cum urmează: Prima semnătură: - Ec. Marian Aurelia director economic prima semnătură; - Ec. Rusu Adriana șef serviciu înlocuitor prima semnătură; - Ec. Incze Annamaria administrator financiar a doua semnătură; - Contab. Moldovanu Ana administrator financiar înlocuitor pentru a doua semnătură; Specimenul de semnătură al persoanelor împuternicite cu efectuarea plăţilor sunt în Anexa 4 la prezenta decizie. Art. 7 Anexele 1-4 fac parte integrantă din prezenta decizie. Art. 8 Prezenta decizie este valabilă pe perioada mandatului conducătorului instituţiei publice şi va fi comunicat, sub semnătură, la Direcția financiar-contabilă, persoanelor responsabile cu exercitarea controlului financiar preventiv propriu şi persoanelor împuternicite cu angajare, lichidarea, ordonanţarea şi plata. Art. 9 Direcția financiar-contabilă, persoanele responsabile cu exercitarea controlului financiar preventiv propriu şi persoanelor împuternicite cu angajare, lichidarea, ordonanţarea şi plata vor duce la îndeplinire dispoziţiile prezentei decizii. Cluj - Napoca Data: Rector, Prenume Nume

19 PAG. 19 din 25 ANEXA 1 la DECIZIA nr.1. Specimenul de semnătură al persoanelor delegate cu calitatea de ordonator de credite Specimenul Numele şi prenumele Calitatea Calitatea delegată de semnătură Prof.dr.ing. Pamfil Doru Ordonator de credite - ANEXA 2 la DECIZIA nr. 1 Specimenul de semnătură al persoanelor împuternicite cu acordarea vizei de Bun de plată Persoana Specimenul de împuternicită Funcţia Ştampila semnătură Nume şi prenume Ing. Lung Dan Șef serviciu Toboși Mirela Oltean Alina Potra Sorin Bia Dorin Bordea Constantin Administrator financiar Administrator financiar Administrator financiar Administrator financiar Administrator financiar ANEXA 3 la DECIZIA nr. 1 Specimenul de semnătură al conducătorilor direcţie/serviciu şi înlocuitorii acestora, care vor aviza documentele cu privire la realitatea, regularitatea si legalitatea acestora Direcţia Numele şi prenumele Funcţia Calitatea Direcția generaladministrativă Ec. Poruțiu Viorel Director general adm. Titular Ec. Marian Aurelia Director economic Titular Specimenul de semnătură Direcţia financiarcontabilitate Ec. Rusu Adriana Administrator financiar Înlocuitor Ec. Incze Annamaria Administrator financiar Titular Contab. Moldovanu Ana Administrator financiar Înlocuitor

20 PAG. 20 din 25 ANEXA 4 la DECIZIA nr. 1 Specimenul de semnătură al persoanelor împuternicite cu efectuarea plăţilor prin trezoreria statului sau prin bănci, după caz, precum şi plăţile şi încasările efectuate prin casieria instituţiei publice Persoana împuternicită Numele şi prenumele Funcţia Calitatea delegată Specimen semnătură Ec. Marian Aurelia Director economic Prima semnătură Ec. Rusu Adriana Administrator financiar Prima semnătură (înlocuitor) Ec. Incze Annamaria Administrator financiar A doua semnătură Contab. Moldovanu Ana Administrator financiar A doua semnătură (înlocuitor)

21 PAG. 21 din Anexa 2: Formular F-PO- Propunerea de angajare a unei cheltuieli Data emiterii... Departamentul economico-financiar şi administrativ Nr.... PROPUNERE DE ANGAJARE A UNEI CHELTUIELI Scopul:... Beneficiar:... Calculul disponibilului de credite bugetare Subdiviziunea clasificaţiei bugetului aprobat cap.... subcap.... titlu... art.... alin.... Credite bugetare aprobate (ct. 8060) Credite bugetare angajate (ct. 8066) Disponibil de credite ce mai poate fi angajat 3 = col. 1 2 felul Suma angajată valuta suma Curs valutar lei Disponibil de credite rămas de angajat 8 = col lei Compartimentul de specialitate TOTAL... Compartimentul de contabilitate*) Data... Data... CFPP Data... Viza Control financiar preventiv CFPD Data... Viza Semnătura... Semnătura... Semnătura... Semnătura... *) = răspunde de datele înscrise în col. 1, 2 şi 3 CFPP = control financiar preventiv propriu CFPD = control financiar preventiv delegat

22 PAG. 22 din 25 Data: Ordonator de credite, Semnătura:

23 PAG. 23 din Anexa 3: Formular F-PO- Angajamentul bugetar individual/global Data emiterii... Departamentul economico-financiar şi administrativ Nr.... ANGAJAMENT BUGETAR INDIVIDUAL/GLOBAL Beneficiar:... - lei - Înregistrarea bugetară Suma cap.... subcap.... titlu... art.... alin Suma totală... Tipul angajamentului: individual (global)... Spaţiu rezervat CFPP - Viza - Refuz de viză - Înregistrare individuală Spaţiu rezervat CFPD - Viza - Intenţia de refuz de viză - Înregistrare individuală Data: Semnătura: Nr.... Data... Data: Semnătura: Nr.... Data... Ordonator de credite, Data: Semnătura:

24 PAG. 24 din Anexa 4: Formular F-PO- Ordonanţarea de plată Data emiterii... Departamentul economico-financiar şi administrativ Nr.... Natura cheltuielii... Lista documentelor justificative: Nr./data angajamentului legal... Modul de plată (virament/numerar)... Lei/Valută... Suma datorată beneficiarului... Avansuri acordate şi reţinute beneficiarului... Suma de plată (lei)... Suma de plată (valută) - felul valutei... - suma în valută... - cursul valutar... - suma în lei... ORDONANŢARE DE PLATĂ Calculul disponibilului din contul de angajamente bugetare Subdiviziunea clasificaţiei bugetare Cap....subcap... titlu...art.... alin.... Disponibil înaintea efectuării plăţii (ct. 8060) Suma de plată - lei - Disponibil după efectuarea plăţii = col. 1 2 Numele şi adresa Numărul de beneficiarului cont Trezoreria... (Banca) Cod... Compartimentul de specialitate Compartimentul de contabilitate*) Data... Data... CFPP: Data... Viza Control financiar preventiv CFPD: Data... Viza Semnătura... Semnătura... Semnătura... Semnătura... *) = răspunde de datele înscrise în col. 1 Ordonator de credite,

25 PAG. 25 din 25 Data: Semnătura: 85. Anexa 5: Formular F-PO- Ordin de plată