Transcripción

1 BOLETIN INFORMATIVO 1º

2 Hermanos y Hermanas Scouts: Dos meses, tan sólo, nos quedan para el inicio una de las mayores aventuras de Scouts de España, una aventura que durante muchos años nos gustaba soñar y que ahora está a puntito de ser una realidad, no sin dificultades y problemas, pero ya sabes dónde acaba el IM cuando se cruza con un Scout, lejos, muy lejos para dejar paso a lo posible. Pero mira por dónde, en este caso lo posible es lo que para muchos se va lejos, a Canarias, tierra hospitalaria que se ha volcado con nuestro ESJAMBOREE. Les supongo ya a todos, con cierto gusanillo en el cuerpo, con esos nervios previos a los grandes momentos, con el miedo escénico de todo actor ante una velada especial, y supongo nerviosos y con muchas dudas, a los Scouters, más aún a los que asumen esa tarea de organizar el campamento, el viaje, la aventura. Esperamos con este documento poder calmarles los nervios, aclarando que esta es tan solo una información inicial sobre el EsJamboree para calmar esos nervios, tener respuestas a cuestiones que te pueden ayudar a organizar mejor tus preparativos, tu viaje y tu campamento. Debes tener en cuenta, que acabamos de cerrar la inscripción, y es a partir de ahora cuando tendremos una comunicación mucho más directa con los Grupos y Organizaciones participantes. Necesitamos tu ayuda para tener todo a tiempo y así, poder atender adecuadamente tus necesidades. Tu colaboración es ahora lo más importante, tanto en la comunicación con la Comisión del EsJamboree, como con la Comisión de Hospitalidad de Scouts de Canarias. Será muy importante que leas con mucha atención la información que se te aporta, que pongas el máximo interés en cumplimentar la documentación que se te pide (sabemos que son muchos datos, pero te aseguramos que todos necesarios) y que seas diligente en recabar los documentos (todos son importantes) que los participantes de tu Grupo u Organización deben aportarnos, todo ello conforme a los modelos, formatos, condiciones y plazos que se piden. Aconsejable será, que vayas chequeando la documentación a aportar, y muy importante que te pongas manos a la obra lo antes posible, pues los plazos deben respetarse y ya sabemos que son siempre cortos, pero a ellos debemos amoldarnos. Los documentos que debes rellenar o aportar para completar correctamente la inscripción son los siguientes (en la documentación tienes instrucciones sobre estos documentos): Cuestionarios a cumplimentar: C1.- Datos del Grupo* C2.- Datos de los Responsables* Responsable de Contingente Responsable Médico Responsable de Alimentación Responsables de Secciones Responsable de Festival (sólo si actúan) C3.- Datos de los Participantes* C4.- Datos del Festival (sólo si actúan)* C5.- Datos de Hospitalidad Scout (sólo si la solicitan)* C6.- Datos complementarios adultos (solo IST y organización; cuestionario on-line) * Todos estos en una sola tabla de datos (descarar fichero Excel) BOLETÍN DE INSCRIPCIÓN 2

3 Documentos personales a aportar: D1.- Autorización: Menores o Adultos (> 18 años) (según modelo que se aporta) D2.- Autorización Cesión de Imagen: Menores o Adultos (según modelos que se aportan) D3.- Certificado de Residencia (sólo residentes canarios o menores sin DNI) D4.- Ficha Médica (sólo si hay dato a comunicar, según modelo que se aporta) D5.- Ficha de Alimentación (sólo si hay dato a comunicar, según modelo que se aporta) D6.- Informes complementarios (solo si son de interés): Informe médico Informe facultativo o técnico de alimentación Informe sobre Movilidad Reducida Informe sobre Necesidades Especiales Informe sobre Limitaciones para Actividades D7.- Compromiso de Confidencialidad (solo IST y organización) D8.- Certificado personal de Delitos Sexuales (sólo adultos > 18 años) Documentos de Grupo/Organización a aportar: G1.- Declaración responsable Delitos Sexuales (según modelo que se aporta) Además, ningún participante a tu cargo debe olvidar traer: P1.- DNI o Documento Oficial de Identificación en vigor P2.- Caso de no disponer de DNI o DOI, certificado de residencia y permiso de salida de menores (se emite a favor de persona concreta que viaje con el menor, < 14 años) P3.- Las personas adultas (> 18 años) deben traer copia impresa del Certificado de Delitos Sexuales No dudes en consultarnos tus dudas, estamos a tu servicio y para facilitarte en todo lo que podamos tu inscripción, tus traslados y tu estancia. Tratamos de que tengan las menos dudas e inconvenientes posibles, rogamos de antemano que disculpen nuestros errores y les rogamos nos los hagan saber. Queremos que disfruten de la aventura, que gocen del EsJamboree y de Canarias, ya solo quedan dos meses, empezamos la cuenta atrás, te esperamos. Luis Fernando Martín Rodríguez Coordinador EsJamboree BOLETÍN DE INSCRIPCIÓN 3

4 INFORMACIÓN GENERAL Qué es EsJamboree? Un campamento nacional de gran dimensión, el tercero en celebrarse y el primero bajo el modelo de los Jamboree mundiales, lo que hará del mismo una experiencia única e inolvidable para todos los participantes. Jamboree es el nombre que reciben los encuentros mundiales de scouts que se organizan cada cuatro años y es por eso por lo que hemos elegido ese nombre. EsJamboree es el Jamboree de Scouts de España, un evento en el que esperamos que también podamos contar con participantes de otros países. Un proyecto que ya ha dado grandes resultados en los campamentos nacionales scouts celebrados: Tenerife 79 y Gran Canaria (Osorio-Teror) 99, y con unas amplias expectativas de mejora en base al amplio aprendizaje adquirido, tanto en Scouts de España como en Scouts-Exploradores de Canarias, en los últimos años, por ejemplo Camporee Esculta La Laguna (Tenerife). Para quién es? Una actividad ideada para reunir a Scouts de toda España, y también de otros países, adquiriendo una dimensión internacional. Participarán Scouts desde los seis a los veintiún años, además de Scouters, equipo de voluntariado y la coordinación de una amplia comisión organizativa, formada por personas voluntarias de distintas organizaciones autonómicas, con el apoyo de ASDE Scouts de España y de Scouts-Exploradores de Canarias. Esperamos a unos participantes. Cuándo será? Del 18 al 28 de julio de 2017, aunque será posible acogerse al programa de hospitalidad organizado por Scouts-Exploradores de Canarias, y estar unos días más visitando las islas. Dónde? La aventura será en las Islas Canarias, con un campamento base en Gran Canaria, zona de medianías del norte de la isla, concretamente en el lugar llamado La Laguna del municipio de Valleseco ( También se realizarán actividades en varios municipios de esa isla y de la isla de Tenerife. Quién lo organiza? La organización del evento corresponde a la Federación Scouts-Exploradores de España ASDE, CIF: G , con el apoyo de su organización federada Federación Scouts- Exploradores de Canarias, CIF: G , siendo el domicilio a los efectos de la organización en C/ Toledo nº 8 Planta 1 Sala 4, Las Palmas de Gran Canaria. BOLETÍN DE INSCRIPCIÓN 4

5 Cronograma general Las actividades generales quedan recogidas en el cronograma siguiente: CRONOGRAMA BASE ESJAMBOREE 2017 ASDE S D L M X J V S D L M X J V S D Locales Colegios - Institutos Locales Colegios - Institutos Locales Colegios - Institutos Campamento Acampada Colonia Acampada Colonia Campamento Campamento Campamento Acampada Colonia Acampada Colonia Campamento Campamento Locales Colegios - Institutos Locales Colegios - Institutos Locales Colegios - Institutos Hospitalidad Scout Hospitalidad Scout Hospitalidad Scout Llegada Canarias Llegdas Inauguración (Teror) Salidas Rutas 1 Rutas 1 Llegadas Rutas 1 Festival de la Canción (tarde-noche) Visita LPGC Salidas Rutas 2 Rutas 2 Llegadas Rutas 2 Clausura Salidas Hospitalidad Scout Hospitalidad Scout Hospitalidad Scout Gran Canaria Tenerife Gran Canaria Gran Canaria Gran Canaria Tenerife Gran Canaria Contacto e información Mayor información o consulta específica, a través de: secretaria.esjamboree@scout.es BOLETÍN DE INSCRIPCIÓN 5

6 INFORMACIÓN DE LA ACTIVIDAD Como nos organizaremos El EsJamboree es un evento con múltiples actividades, variadas en su duración, contenidos y medio. Todas las actividades se desarrollarán por Ramas Educativas (Castores, Lobatos, Scouts, Escultas/Pioneros y Rovers/Compañeros). Esto significa que los participantes de cada Rama convivirán durante todo el evento como una única unidad o sección, si bien en muchos casos se dividirán en grupos operativos, y esto afecta tanto a la acampada como a las actividades, de forma que el Grupo u Organización no estará ubicado en una misma parcela, sino que la sección de Lobatos, por ejemplo, estará en el subcampo de Lobatos y así cada sección del Grupo en el subcampo correspondiente. Habrá 5 subcampos de Ramas Educativas y un subcampo de IST/Organización. Y los Scouters? Los Scouters estarán ubicados con su unidad o sección, en el subcampo correspondiente de la Rama, con su propia tienda o en su caso en tienda compartida con otros Scouters de la misma Rama. Los Scouters sin sección o unidad (representante de Grupo u OF) tendrá el espacio para su tienda en la zona destinada a IST y organización. IMPORTANTE. El día 22 de julio, sábado, todas las actividades, desde el desayuno hasta la cena, se realizarán por Grupos Scouts, pues es el día del Festival y debemos dar tiempo para ensayar en la mañana y hasta la hora del mismo, a los grupos participantes. Todos los Scouters y personas adultas en el EsJamboree, tendrán funciones y responsabilidades definidas, y se espera su colaboración y participación para lograr una actividad inolvidable. El Viaje Para el viaje, debes tener en cuenta que si vienes en avión los bultos o mochilas deben ser compactos, no deben exceder peso ni tamaño permitido (puede variar según compañías) y no pueden tener productos con riesgo de explosión por presión. Te aconsejamos que revises bien las mochilas, bien cerradas, sin cosas por fuera (todo debe ir dentro, no colgando), marcadas con nombre y dirección, así evitarás problemas al facturar y perdidas de equipaje, en su medida. Ten en cuenta que los grupos deben estar como mínimo dos horas antes de la salida del vuelo, para facturar y posterior embarque. Pon especial atención a recopilar los comprobantes de cada bulto que factures, son imprescindibles para reclamar en caso de pérdida. Cada pasajero con su DNI y su tarjeta de embarque, tanto para facturar como para embarcar, mucho ojo para que no se pierdan mientras están esperando. Para tratar de agilizar facturación dirígete al mostrador con antelación suficiente (> 2 horas) para que te asignen cintas para tu Grupo. A la llegada al aeropuerto de Gran Canaria, en la terminal de llegada habrá un punto de reunión del EsJamboree, allí te podrán ayudar con los posibles temas de recogida de equipaje y reclamación en caso de pérdidas, y te orientarán para coger la guagua que te llevará al Campamento, o en su caso, al punto de hospitalidad fijado. En vuelos nacionales no es preciso seguro específico alguno y en principio no es necesario el permiso de salida de menores. BOLETÍN DE INSCRIPCIÓN 6

7 Cualquier cambio sobre los datos aportados o incidencia en tu desplazamiento, debes comunicarla a la organización en cuanto tengas conocimiento de ello. Recordar que los transportes ente isla y en la isla de las actividades están incluidos, así como un solo traslado aeropuerto/puerto a campamento o en su caso aeropuerto/puerto a lugar de hospitalidad (a elegir uno u otro), y a la vuelta igual. Los traslados que quieras realizar durante la hospitalidad (visitas o traslados complementarios de llegada o regreso, en su caso) serán por cuenta del Grupo, si bien desde Scouts de Canarias (en adelante SEC) te podrán gestionar los mismos a precios especiales para el EsJamboree, pero en relación de pago directa con empresa de transporte. El Equipaje de Grupo Básicamente para el EsJamboree, el único material que debes traer son las tiendas, además de la mochila de cada participante, claro está. Eso sí tener acordaos de informar de cuántas traéis, tipo, dimensiones y plazas, considerando para ello como ya indicamos en el primer apartado, que en la acampada, cada sección va a su subcampo, y que los Scouters de esa sección no duermen con los educandos, aunque si en el mismo subcampo. No es necesario traer ningún otro material, si bien en el concepto de tienda debes incluir clavijas o piquetas, mazo, útiles para limpiarla, o lo que estimes para tu tienda. El terreno donde vas a montar es una tierra compacta. Uds. son expertos en estas actividades y saben lo que precisan, pero en esta ocasión de verdad, poco más de lo indicado se va a necesitar. Caso de duda, realicen la consulta que estimen oportuna. Si precisan algún tipo de transporte especial de equipaje desde SEC podremos ayudarles a gestionar. El Tiempo El tiempo en la zona de campamento, La Laguna de Valleseco, será de verano, con medias de 23-26º, pero refresca por las noches y hay bastante humedad. No se esperan lluvias pero si las hay, serán de poca o media intensidad y corta duración. El resto no difiere mucho, pero varía según lugares a visitar. Caso de que se prevea tiempo adverso, frio o calor fuera de lo normal se informará puntualmente y se adoptarán, de ser necesarias las medidas pertinentes. Equipo individual El EsJamboree dura sólo 10 días, incluida llegada y salida, si bien el ritmo de actividad es alto, esto supone que los tiempos para colada serán en general escasos, lo cual debes tener presente aconsejar a tus Scouts a la hora de preparar la mochila, lo que deben incluir en ella. Ventaja: no necesitamos mucho abrigo, ni muchos accesorios. Sí necesitaremos buen calzado para las rutas, bañador para la playa, elementos de aseo personal, ropa ligera y sobre todo no olvidarse del uniforme scout (conforme al reglamento de uniformidad de Scouts de España). BOLETÍN DE INSCRIPCIÓN 7

8 Debe evitarse traer cuchillos, navajas, objetos de valor no controlados por los Scouters (relojes, móviles, equipos reproducción, cámaras de fotos-video ), mecheros, chisperos, punteros láser, o cualquier otro elemento que pueda generar algún tipo de riesgo para terceros o para el entorno. Si es importante, en caso de no incluirse finalmente en el kit de participante, traer cantimplora (de al menos 1 litro), chanclas o zapato de agua, toalla, mochila de ataque pequeña, linterna. Como indicamos estamos tratando que estos elementos se incluyan en el kit de participante, de forma que iremos informándoles oportunamente si finalmente no es necesario que los traigan. No deben traer una segunda mochila, mediana o grande, es más deben evitar por tema de traslados en avión, evitarla. Sólo si no incluimos el kit de participante, sería necesaria una mochila de ataque pequeña. Tampoco son necesarios platos ni cubiertos para comer, no se podrán usar los personales aunque los traiga. El vaso no será necesario en las comidas, y no se podrá usar el personal en ellas, pero será una opción traerlo para beber agua por ejemplo. Muy importante traer ropa y material marcado con tus datos, para evitar pérdidas. Kit de participantes Estamos trabajando para poder incluir el kit más completo posible, algunas cosas ya están pero otras estamos pendientes de algunos patrocinadores. Los participantes tendrán gorra, protección solar y after sun, insignia, pañoleta y camiseta del EsJamboree, libreta de notas y bolígrafo, mochila de ataque y estamos por confirmar toalla y chanclas de playa, cantimplora y linterna. El kit se les entregará a su llegada y acreditación, y se informará con detalle su composición final a efectos de que no dupliquen cosas en sus equipajes. Estamos tratando de que solo se usen productos de baño y aseo biodegradables, en ducha y lavaderos, de forma que es posible que no sea preciso traer jabones o champús, excepto si es por prescripción facultativa. Informaremos sobre esto oportunamente. Hospitalidad Scout La hospitalidad Scout corre a cargo de Scouts de Canarias, como servicio adicional para facilitar la estancia a aquellos Grupos que opten por venir días antes o quedarse días después del EsJamboree. Indicar que el precio de inscripción del EsJamboree sólo cubre la alimentación desde almuerzo del día 18 de julio hasta el almuerzo (picnic) del día 28 de julio, fuera de esto, los Grupos podrán optar por gestionarse su alimentación o bien contratarla a través de la organización con el catering que nos servirá en el evento, y al mismo precio. Señalar que difícilmente podrán hacer de comer en colegios o locales, y queda prohibido hacerlo en zonas de campamento, por riesgo de incendios. Reiteramos, en cuanto al transporte, el EsJamboree incluye traslado aeropuerto/puerto a campamento o a lugar de hospitalidad, según elijan uno u otro, y campamento a lugar de hospitalidad o de lugar de hospitalidad a aeropuerto/puerto, elección al regreso, de tal forma que los desplazamientos extras que quiera realizar fuera de las fechas EsJamboree o los BOLETÍN DE INSCRIPCIÓN 8

9 traslados complementarios en llegada o regreso si se acogen a Hospitalidad, no están incluidos, si bien se les podrá gestionar desde la Comisión de Hospitalidad de SEC los transportes necesarios, ya que se ha acordado con las empresas iguales precios a los conseguidos para el EsJamboree, mucho más ventajosos. Respecto al alojamiento, este se realizará en colegios, locales scouts o en régimen de acampada, según las preferencias que indiquéis y las posibilidades en base a las peticiones registradas de Hospitalidad. Será posible elegir entre régimen de campamento o estancia en ciudad/pueblo (bien en colegios o locales scouts). Desde la Comisión de Scouts de Canarias para la Hospitalidad se contactar con los grupos que la soliciten y cumplimenten el cuestionario correspondiente, para ayudarles a planificar toda su estancia, asignando Grupo y Scouters guías, asignando alojamiento, y ayudándoles para planificar alimentación, transporte, visitas, y lo que se les ofrezca y podamos ayudar. Existirá la posibilidad, limitada a familias de acogida, de que algunos de los chicos convivan con familias scouts durante la Hospitalidad. Esta acción está pensada sobre todo para los Grupos de los que vienen pocos educandos por sección. Ejemplo Scout Más allá de las normas que en todo campamento scout son habituales y que ya en general conocemos, esta actividad requiere una especial sensibilidad en nuestro comportamiento, imagen y actuación, ya que seremos muy visibles y visitaremos multitud de lugares, de forma que claramente quien nos vea valorará a los Scouts por su actuación. Pediremos especial atención a la uniformidad, no tanto el usarla en los momentos que se designen, sino más en el uso correcto de la misma. En el EsJamboree la pañoleta a utilizar será la de la actividad y solo esa. Seguridad El EsJamboree se regirá por un Plan de Autoprotección en el cual se han valorado todas las cuestiones relativas a la seguridad de los participantes, en todas y cada una de las actividades, eventos o acciones. Este Plan, está en fase de redacción final y aprobación por parte de los 17 ayuntamientos y los 2 Cabildos implicados, además de la aprobación de la Dirección General de Seguridad y Emergencias del Gobierno de Canarias y el visto bueno de la Delegación del Gobierno en Canarias. Además, el Plan implica a otras entidades públicas y privadas que harán posible garantizar la seguridad del EsJamboree, pero esto, en gran medida dependerá de nosotros, de asumir los principios y normas de seguridad, y de ser convenientemente prudentes y consecuentes en todas nuestras actuaciones. Muy importante será la prevención y el control previo, no debes olvidar tener en tu poder todas las fichas médicas, de alimentación, autorizaciones, certificados de delitos sexuales de los adultos participantes, y demás, que te indicamos a continuación. En la zona de campamento tendremos un centro de control, y en cada actividad los elementos necesarios y apoyos precisos. Para garantizar la correcta atención a cualquier contingencia tendremos un teléfono de emergencia único y cada participante tendrá una pulsera de control e identificación, de ahí que sea muy importante poner atención para que los datos que nos remitas de los participantes de tu Grupo u OF, sean todos los pedidos y sean correctos. BOLETÍN DE INSCRIPCIÓN 9

10 Dispondremos de taquillas para que aquellos Grupos que así lo deseen, puedan guardar documentación u objetos, si bien no supone la custodia, en sentido estricto, de dichos elementos aun cuando estarán controlados y bajo llave. Funciones de los Scouters Los Scouters asignados a unidades o secciones educativas en cada Rama, además de las funciones propias con su unidad, serán parte muy importante en el desarrollo de las actividades de la Rama correspondiente, a cuyo objeto la organización les informará oportunamente de las tareas y funciones asignadas, acciones a desarrollar y detalles a considerar para cada día. Igualmente esperamos de los Scouters, su ayuda para la evaluación, corrección de errores y mejora continuada de las actividades, la organización de la Rama y en general del campamento. Estos Scouters estarán vinculados al coordinador de Rama designado por la organización, el cual será su enlace para cualquier cuestión relativa a la actividad de la Rama o de su unidad dentro de la Rama. Los Scouters que sólo tengan responsabilidad de Grupo, sin unidad, tendrán un programa diferenciado y deberán colaborar con los aspectos generales de la actividad, siempre anteponiendo los aspectos de control y coordinación de su contingente. Todos los Scouters y voluntarios en el EsJamboree tienen asignadas funciones y responsabilidades, debiendo ser conscientes que del buen desarrollo personal de las mismas depende el éxito de la actividad. La falta de atención a las funciones y responsabilidades asignadas podrá suponer la invitación para abandonar la actividad, tras valoración conjunta entre la Organización y el responsable de contingente. Bebidas alcohólicas y consumo de tabaco En todos los recintos o entornos de actividad del EsJamboree tener o beber bebidas alcohólicas no será una opción posible, tampoco lo será tener tabaco o fumar (en cualquier variedad o tipo). La organización y todos los Scouters o voluntarios participantes en el evento, deben velar por esta premisa básica de salud y de seguridad, haciendo cumplir la misma y siendo ejemplo en su cumplimiento. Evidentemente, la tenencia o consumo de sustancias ilegales o prohibidas legalmente no tienen cabida en el EsJamboree, bajo ningún concepto ni circunstancia. El incumplimiento de estas directrices podrá suponer la invitación para abandonar la actividad, tras valoración conjunta entre la Organización y el Responsable de Contingente. Acceso a recintos y actividades La participación en las actividades solo es posible si se ha formalizado la inscripción en el EsJamboree, esto es, en todas las actividades incluidas en el mismo. Las actividades estarán plenamente planificadas y bajo control de seguridad, con los participantes en ellas plenamente definidos para cada una, siendo imposible incorporaciones puntuales o inesperadas a actividades o el abandono sin causa justificada de las mismas. La participación en las actividades programadas es obligatoria para los inscritos, excepción hecha de causas justificadas por los equipos médicos o la organización del EsJamboree. BOLETÍN DE INSCRIPCIÓN 1 0

11 El acceso a la zona de campamento o el lugar del Festival, así como a otras zonas o recintos de actividades, será restringido a participantes y personal de servicios ajenos acreditados. Para el acceso de padres/madres/tutores/familiares o amigos se establecerá la necesidad de invitación, de lo cual se informará oportunamente. BOLETÍN DE INSCRIPCIÓN 1 1

12 INSTRUCCIONES PARA CUESTIONARIOS Y DOCUMENTOS A continuación te comentamos algunas cuestiones importantes a tener en cuenta para cumplimentar correctamente los cuestionarios o documentos a aportar. A.- Trata de verificar que cumplimentas todos los datos pedidos, aun cuando te parezcan irrelevantes, ridículos, obvios o te den risa, si están es porque pueden ser importante para algo en concreto. B.- Cumplimenta los datos en los formatos que se te piden, en general con letra inicial en mayúscula Apellidos, Nombre, formatos de fecha , formatos DNI A, correos electrónicos en minúsculas y sin acentos ni espacios en blanco. C.- Los documentos a rellenar y firmar por los padres, pide que sean legibles, que estén todos los datos y que estén debidamente firmados por uno o dos tutores, si es preciso. Comprueba que se han insertado los documentos que se piden y en su caso que se acompañan los informes que se señalan. D.- Chequea las veces que estimes necesarias la documentación de cada participante y la del Grupo, y no te olvides de chequear también la de los Scouters. E.- Antes de partir verifica, que todos llevan los documentos personales necesarios, y que están en vigor a la ida y lo estarán a la vuelta. Ahora te comentaremos algunas cuestiones específicas de temas que pueden generar dudas al rellenar cuestionarios o documentos: 1.- Organización Scout Nacional/Organización Federada (ASDE): La identificación de tu OSN o de tu OF según el caso, dato que se pide en cuestionarios, fichas y otros documentos, será según la clave asignada: Clave AN AR AS BA CB CE CL CM CN CT CV EU EX GA LR MA ME MU Clave OOFF SCOUTS DE ANDALUCIA SCOUTS DE ARAGON EXPLORADORES DEL PRINCIPADO DE ASTURIAS SCOUTS BALEARS SCOUTS DE CANTABRIA SCOUTS DE CEUTA EXPLORADORES DE CASTILLA Y LEON SCOUTS DE CASTILLA-LA MANCHA SCOUTS-EXPLORADORES DE CANARIAS ACCIÓ ESCOLTA DE CATALUNYA SCOUTS VALENCIANS EUSKADIKO ESPLORATZAILEAK SCOUTS DE EXTREMADURA SCOUTS DE GALICIA SCOUTS DE LA RIOJA EXPLORADORES DE MADRID SCOUTS DE MELILLA EXPLORADORES DE MURCIA OSN BOLETÍN DE INSCRIPCIÓN 1 2

13 RU FR HU HO PE AG MX Reino Unido Francia Hungría Holanda Perú Argentina México Esta clave se incluye en el número de identificación, el cual es importante por seguridad e irá impreso en la pulsera de cada participante en el EsJamboree. 2.- Grupo Scout: El Grupo Scout (GS) quedará identificado por su nombre, y principalmente por los tres dígitos de su número, que será la clave a utilizar con mayor frecuencia. A modo de ejemplo: Grupo Scout Bentaya 105. El día 22 de julio, será el único en el cual el Grupo Scout desarrollará actividades con todos sus miembros juntos. Es el día del Festival. 3.- Rama Educativa: Para evitar confusiones, convendremos para el EsJamboree que Rama Educativa (RE) es el conjunto de todos los participantes en el EsJamboree de una misma sección, así tendremos: Rama Castores CAS Rama Lobatos LOB Rama Scouts SCO Rama Escultas/Pioneros ESC Rama Rovers/Compañeros ROV La Rama Educativa incluirá a los educandos, a los Scouters y a los IST asignados en cada momento a esa Rama. Excepto el día 22 de julio, todas las actividades del EsJamboree se realizarán por Ramas Educativas, no por Grupos Scouts. Cada Rama se distinguirá por el color de su pañoleta, el color propio de la Rama, y los Scouters (SCT) se distinguirán de los educandos pues los logos en su pañoleta serán de color negro, en contraste con el color blanco de los educandos. Los staff (IST) llevará pañoleta verde pistacho y blanco, y la organización (ORG) pañoleta naranja y negra. 4.- Unidad o Sección Educativa: la unidad o sección educativa (UE) será la propia de cada Grupo. Así cada unidad o sección del Grupo se integrará en una de las cinco Ramas Educativas según corresponda. Las unidades o secciones educativas acamparán en el subcampo de su Rama, en la parcela asignada a la misma, y por separado dormirán Scouters (adultos) y Educandos (menores). Es importante esto, a efectos de las tiendas a traer. 5.- Censo o Registro EsJamboree: Es un código muy importante, sobre todo por temas de seguridad y salud, pero también por temas de alimentación. El código se base en el número de censo o registro de ASDE, al cual añadimos la clave de dos letras de la OSN u OF según el caso. Como es posible que desconozcas con exactitud cómo se configura realmente el número BOLETÍN DE INSCRIPCIÓN 1 3

14 de censo o registro de ASDE, vamos a desglosar por completo la configuración del Censo o Registro de un participante del EsJamboree: AA Dónde: AA Es la clave de 2 letras, que identifica la OSN o la OF. 99 Identifica la provincia para el caso de ASDE, coincide con los dos primeros dígitos del código postal del Grupo. Para otras OSN, identificará un número secuencial de OSN participantes. 999 Identifica al Grupo Scout por los tres dígitos de su número, en el caso de ASDE. Para otras OSN, identificara un número secuencial de Grupos de esa OSN que participan Identifica el número de asociado que ha asignado el Grupo Scouts a cada uno de sus miembros, coincide en el caso de ASDE con el censo o registro dado en el CRM. Para otras OSN, se dará a cada participante de un Grupo Scout, un número secuencial por centenas para cada Grupo. RU Reino Unido 01 FR Francia 02 HU Hungría 03 HO Holanda 04 PE Perú 05 AG Argentina 06 MX México 07 A modo de ejemplo, mi censo o registro EsJamboree sería: CN Esto identifica que soy de Scouts de Canarias, de Las Palmas, del Grupo 105 Bentaya y soy el asociado 0082 de ese Grupo, pudiendo localizar rápidamente mis datos. 6.- Nombre y Apellidos de los participantes: Es MUY IMPORTANTE que el nombre y apellidos que se reflejen en las inscripciones y demás documentos a aportar, sea exactamente tal cual aparece en el DNI o en su caso en el Documento Oficial de Identificación, Pasaporte o Certificado de Residencia. De no ser así podemos tener problemas con billetes de barco u otros. 7.- Documentos en vigor: deben revisar que los documentos de identificación y los certificados a aportar, estén en vigor, no solo en el momento de entrega, sino en el momento de la actividad, tanto al inicio como al final de la misma, en traslados de ida y de vuelta. 8.- Tallaje de los participantes: como hemos indicado en el kit de participante se incluye una camiseta, y si es posible se incluirán unas chanclas de playa, de forma que precisamos que incluyas el tallaje y número de calzado de cada participante en el cuestionario de Datos de los Participantes, bajo el siguiente criterio: Tallaje camiseta: 9-10; 11-12; 13-14; 15-16; S; M; L; XL; XXL Número de calzado: Europeo. 9.- Inscripción-Autorización: Debes obtener una Inscripción-Autorización de por cada persona menor de edad a tu cargo. Hay un modelo para menores y otro para adultos. Las Inscripciones- Autorizaciones, una vez debidamente cumplimentadas y firmadas, debes remitirlas BOLETÍN DE INSCRIPCIÓN 1 4

15 escaneadas en formato PDF a la organización, y el representante del Grupo debe traer y custodiar los originales consigo. Marcar con X en listado y aportar Autorización. Importante la firma e incluir los DNI/DOI de los tutores legales. Ver que documentos de identificación estén en vigor. Recomendamos la inclusión en el documento y fotocopia aparte del SS o Seguro privado (carnet o cartilla) y del DNI o DOI del participante Ficha Médica: Recopila una Ficha de Médica por cada persona a tu cargo con alguna prescripción, dolencia o tratamiento médico. Las Fichas, una vez debidamente cumplimentadas y firmadas, debes remitirlas escaneadas en formato PDF a la organización, y el responsable médico traer y custodiar originales consigo. Marcar con X en listado y aportar Ficha. Se recomienda adjuntar, en su caso, informe médico, receta o aquello que consideréis necesario para atender lo mejor posible al afectado, remitirlos junto a la Ficha Médica, en formato PDF. Evita la automedicación de las personas a tu cargo o la medicación no prescrita por facultativo competente Ficha de Alimentación: Recopila una Ficha de Alimentación por cada persona a tu cargo con necesidades alimenticias especiales, alergias o intolerancias, señalando por separado la necesidad individual de cada participante. Las Fichas, una vez debidamente cumplimentadas y firmadas, debes remitirlas escaneadas en formato PDF a la organización, y el responsable de alimentación traer y custodiar originales consigo. Marcar con X en listado y aportar Ficha. En el caso de necesitar algún informe médico o aquello que consideréis necesario para atender lo mejor posible al afectado, remitirlos junto a la Ficha de Alimentación, en formato PDF Informes adicionales: Si es el caso, aportar informes adicionales sobre Movilidad Reducida, Necesidades Especiales, Limitaciones para actividades u otros que estimen pertinentes. Escaneados en formato PDF. Marcar en listado con X y aportar informe. Envío de datos y documentos a aportar Los datos a remitir son de tres tipos fundamentalmente: 1. Datos en cuestionarios 2. Datos en Documentos personales por cada participante, IST u organización 3. Datos en Documentos de grupo (Certificación delitos sexuales G1) En los segundos, distinguiremos entre obligatorios en general: D1.- Autorización: Menores o Adultos (> 18 años) (según modelo que se aporta) D2.- Autorización Cesión de Imagen: Menores o Adultos (según modelos que se aportan) Obligatorio solo para afectados: D3.- Certificado de Residencia (sólo residentes canarios o menores sin DNI) D4.- Ficha Médica (sólo si hay dato a comunicar, según modelo que se aporta) D5.- Ficha de Alimentación (sólo si hay dato a comunicar, según modelo que se aporta) D6.- Informes complementarios (solo si son de interés) BOLETÍN DE INSCRIPCIÓN 1 5

16 Informe médico Informe sobre Movilidad Reducida Informe sobre Limitaciones para Actividades Informe facultativo o técnico de alimentación Informe sobre Necesidades Especiales Obligatorios sólo para adultos (> 18 años): D7.- Compromiso de Confidencialidad (solo IST y organización) D8.- Certificado personal de Delitos Sexuales (sólo adultos > 18 años) Para remitir estos documentos, se remitirán en formato PDF, escaneados. El fichero lo generaremos de la siguiente forma: una vez tenga todos los documentos de las personas obligadas a aportarlos, los ordenaré alfabéticamente por primer apellido, luego segundo apellido y luego nombre. En caso de aportar informe de Movilidad, Limitaciones, Necesidades especiales u otros no médicos o de alimentación, lo coloco detrás de su autorización. Informes médicos irán detrás de la ficha médica e informes de alimentación detrás de la Ficha de alimentación. De esta forma tendremos los siguientes archivos pdf a enviar: 1. AUT-Grupo-nºGrupo: Autorizaciones-inscripciones + informes detrás de cada una, ordenados alfabéticamente por apellidos, nombre 2. IMA-Grupo-nºGrupo: Autorizaciones de cesión de imagen, ordenados alfabéticamente por apellidos, nombre 3. CR-Grupo-nºGrupo: Certificados de residencia, ordenados alfabéticamente por apellidos, nombre (solo residentes canarios o si tienen menores 14 años sin DNI) 4. FM-Grupo-nºGrupo: Fichas médicas + informes detrás de cada una, ordenados alfabéticamente por apellidos, nombre 5. AL-Grupo-nºGrupo: Ficha de alimentación + informes detrás de cada una, ordenados alfabéticamente por apellidos, nombre 6. DS-Grupo-nºGrupo: Certificación Delitos Sexuales del Grupo (G1) + Certificados Delitos Sexuales adultos del Grupo, ordenados alfabéticamente por apellidos, nombre Ejemplos de los nombres que debes dar a cada fichero: AUT-Bentaya-105.pdf IMA-Bentaya-105.pdf CR-Bentaya-105.pdf FM-Bentaya-105.pdf AL-bentaya-105.pdf DS-Bentaya-105.pdf BOLETÍN DE INSCRIPCIÓN 1 6

17 Por su parte, IST y organización, remitirán un solo fichero PDF, incluyendo Autorización inscripción, Autorización de Cesión de Imagen, Compromiso de Confidencialidad, Certificado de Delitos Sexuales, y en su caso: Certificado de Residencia, Ficha Médica, Ficha de Alimentación e Informes complementarios. Dicho fichero se nombrará según el caso como: IST-Apellidos-OF/OSN ORG- Apellidos-OF/OSN IST-Moreno Blanco-CN.pdf ORG-Moreno Blanco-CN.pdf Además de remitir al EsJamboree los ficheros indicados, aportando toda la documentación necesaria por cada participante del Grupo, y cumplimentar los cuestionarios con todos los datos solicitados, los responsables del Grupo deben traer consigo todos los documentos incluidos en los 6 ficheros reseñados. Estos documentos estarán bajo la custodia de los responsables del Grupo y podrán ser requeridos dichos originales tanto por la organización, como por las autoridades o por personal de la naviera (se detallará oportunamente en este caso). IST y miembros del equipo de organización, deberán igualmente traer consigo y custodiar los documentos incluidos en el fichero remitido, e igualmente podrán ser requeridos dichos originales tanto por la organización, como por las autoridades o por personal de la naviera (se detallará oportunamente en este caso). En cuanto a los cuestionarios, los datos C1, C2, C3, C4 y C5 (Cuestionario Grupos) deberás cumplimentarlos en el modelo de tabla de datos que se adjunta (fichero formato Excel), rogándote pongas la máxima atención en que estén todos los datos pedidos y en los formatos pedidos. En la primera pestaña algunas instrucciones que básicamente se incluye también en este documento informativo. Una vez cumplimentado, guarda el archivo con el nombre DAT- Grupo-nºGrupo en formato Excel (ejemplo DAT-Bentaya-105.xlsx). PLAZO DE ENVÍO DE DATOS Y DOCUMENTOS A APORTAR Finalizado el último plazo de inscripción, se remite la presente información a los Grupos, IST y miembros de Organización, acompañada de los modelos indicados en la misma, para que se remitan datos y documentos solicitados, desde los Grupos/OOFF/OSN antes del 31 de mayo, a las 14:00 h. Debes comprobar, insistimos una vez más, que están todos los documentos de todos los participantes, y que cada uno de los documentos están correctamente cumplimentados (todos los datos solicitados) y firmados. Esto es muy importante. El cuestionario C6 Datos complementarios adultos (solo IST y organización), es un cuestionario on-line y estará disponibles en igual plazo, esto es, hasta el 31 de mayo, a las 14:00 h, y lo puedes cumplimentar en el siguiente formulario on-line que también estará disponible en BOLETÍN DE INSCRIPCIÓN 1 7