Resumen de la Norma de Cadena de Custodia Marzo 2014

Transcripción

1 Resumen de la Norma de Cadena de Custodia Marzo 2014 Para mayor información puede comunicarse a los siguientes contactos: certificacion@sustentables.org gestiondeservicios@sustentables.org Avenida Miguel Hidalgo 19-A Barrio de Santa Lucia CP San Cristóbal de Las Casas, Chiapas, México

2 INTRODUCCIÓN GENERALIDADES DE LA CERTIFICACIÓN La Red de Agricultura Sostenible (RAS) es una coalición de organizaciones conservacionistas independientes sin fines de lucro que promueve la sostenibilidad social y ambiental de actividades agrícolas y pecuarias mediante el desarrollo de normas. La Norma de Cadena de Custodia (CdC) tiene como objetivo asegurar la trazabilidad de los productos Rainforest Alliance CertifiedTM a lo largo de la cadena de suministro y transformación. La norma esta compuesta por 4 principios y 20 criterios aplicables de acuerdo al tipo de Operador Participante. 1. Sistema de gestión de Cadena de Custodia (7 criterios) Operador Individual: Entidad que administra un sitio Administradores de grupos certificados que manipulan, compran o mezclan producto procedente de fincas no certificadas en instalaciones propias o arrendadas. Operadores que procesan, empacan y/o venden productos con declaración Rainforest Alliance Certified en sus propias instalaciones o en instalaciones contratadas 2. Trazabilidad (7 criterios) 3. Uso de las marcas registradas Rainforest Alliance (3 criterios) Operador Multisitio: Entidad que administra dos o mas sitios El alcance de la certificación aplica para: 4. Sistema de gestión para operadores multisitio (3 criterios) Un operador Participante obtiene la certificación cuando no presenta una No Conformidad Mayor (NCM) y cumpla con más del 50% de criterios aplicables Operadores que realizan una declaracion promocional en productos o declaraciones en ventas respecto al estatus certificado de estos productos.

3 GENERALIDADES DE LA CERTIFICACIÓN El ciclo de certificación consta de tres años en los que se pueden realizar diferentes tipos de auditorias: Certificación: al inicio del Anual 1 y 2: evaluación de ciclo con una evaluación no conformidades menores total del sistema y criterios 2.3, 2.4, 2.6 y 2.7 de la norma 1. SISTEMA DE GESTIÓN DE CADENA DE CUSTODIA El Operador Participante debe implementar un sistema de gestión para el producto certificado Rainforest Alliance conformado por planes, procedimientos, monitoreo y registros, tales como: Sistema de control para la integridad del producto *Procedimientos documentados *Diagrama de flujo del proceso con identificación de puntos críticos *Registros para el control del producto *Documento de responsabilidades del personal involucrado en el sistema Verificación: solventar una o mas NCM o más del 50% de ncm en los criterios aplicables Auditoria no programada y de investigación: en cualquier momento, por seguimiento a la implementación de acuerdo al sistema de CdC Para los casos anteriores, existen dos modalidades de auditoría: Auditoria en sitio: se realiza en las instalaciones del operador participante para auditorías del ciclo de certificación o después de haber recibido una notificación de cancelación. Auditoría de escritorio: se realiza en auditorías anuales 1 y 2 para los OP que no presentaron no conformidades en una auditoría previa. Competencia del personal involucrado en el sistema de CdC *Registro de capacitaciones *El personal demuestra tener habilidades para el manejo del producto certificado Implementación de leyes ambientales, sociales y de seguridad laboral (Equipos de protección, sistemas de tratamiento, medidas de seguridad, estudios de impacto ambiental, etc)

4 1. SISTEMA DE GESTIÓN DE CADENA DE CUSTODIA Implementar procedimientos internas al sistema CdC de inspección *Inspecciones una vez al año *Auditorias en sitio para subcontratistas que manipulan producto certificado *Plan de acciones correctivas 2. TRAZABILIDAD Se debe implementar un sistema basado en procedimientos que identifiquen el historial, ubicación y movimiento de los productos en todas las etapas de procesamiento. Procedimientos operativos para preservar la integridad del producto certificado *Implementación de procedimientos para segregar el producto certificado en todas las etapas de manejo *Manejo de registros y formatos para la segregación del producto certificado Acuerdo con subcontratistas que manipulan producto certificado, incluyendo el derecho a ser auditado Resguardar los documentos generados por el sistema de Cadena de Custodia de los últimos 3 años a partir de la certificación Identificación física y visual de los productos: *Implementación de un sistema de identificación física o visual del producto certificado durante el manejo *Uso de formatos, rótulos, letreros, colores, cintas, demarcaciones, entre otros. Sistema de resolución de quejas *Procedimiento de recepción y solución de quejas sobre el sistema de CdC *Registros de quejas atendidas y su seguimiento Registros de certificados de transacción emitidos para compras y/o ventas de producto RA

5 2. TRAZABILIDAD 3. USO DE LAS MARCAS REGISTRADAS RAINFOREST ALLIAN- Registros de producto certificado *Cantidad de producto RAC comprado como insumo *Cantidad de producto RAC en existencia *Cantidad de producto RAC vendido Calculo de factores de conversión y nivel de mezcla en el producto Los operadores participantes que hacen uso del sello de las marcas registradas Rainforest Alliance deben estar en cumplimiento de acuerdo a los reglamentos establecidos como: Acuerdo firmado con Rainforest Alliance para uso de sello en producto certificado y materiales promocionales *Procedimiento para determinar factores de conversión *Procedimientos de conversión para mezcla de producto *Registros de volumenes de mezcla Documentos de compra de producto certificado *Certificados de transacción *Contratos *Facturas *Notas de envio Documentos de venta de producto certificado RA *Certificados de transacción *Contratos *Facturas *Notas de envio Registro de aprobaciones otorgadas por Rainforest Alliance para uso de marca o sello en materiales de comunicación y mercadeo El producto certificado final cumple con el porcentaje mínimo de contenido declarado

6 4. SISTEMA DE GESTIÓN PARA OPERADORES MULTI-SITIO DOCUMENTOS NORMATIVOS El administrador de operadores multi-sitio implementa un Sistema Interno de Control (SIC) para todos los sitios que se encuentran dentro del alcance de certificación. Para ello debe desarrollar: *Organigrama de relación con los sitios *Procedimiento de inspecciones internas *Registros de inspecciónes anuales *Plan de mejora continua *Inspecciones internas previas a sitios *NORMA DE CADENA DE CUSTODIA MARZO DE 2014 nuevos *Convenio con sitios sobre participación en el sistema Disponer de los siguientes registros: *Sitios incluidos en el alcance (nombre, dirección, ubicación, tipo de proceso, etc.) *Nivel de cumplimiento de los sitios con el sistema de CdC (inspección interna y auditoría externa) *Sitios sancionados Sanciones para sitios que incumplan el SIC: *Procedimientos de sanción *Notificaciones a sitios sistema de sanciones *Sanciones progresivas que sobre incluyan la exclusión del alcance del certificado de CdC *POLÍTICA DE CADENA DE CUSTODIA MARZO DE 2014 *GLOSARIO DE CADENA DE CUSTODIA MARZO DE 2014 *GUIA DE USO DE SELLO RAINFOREST ALLIANCE CERTIFIEDTM Para operaciones certificadas bajo las normas de la Red de Agricultura Sostenible