Reglamento de Comité de Auditoria

Transcripción

1 1. CONTENIDO CAPÍTULO I ALCANCE ARTÍCULO 1: ALCANCE El presente reglamento tiene como propósito servir como órgano apoyo para el control y seguimiento las políticas, procedimientos y controles que se establezcan en el Grupo Financiero Mercado Valores y sus subsidiarias, lo anterior en cumplimiento l Reglamento Gobierno Corporativo En cumplimiento lo anterior, toda modificación al presente documento berá ser aprobado en y publicado en la página web la entidad. CAPÍTULO II DE LA INTEGRACIÓN DEL COMITÉ ARTÍCULO 2: INTEGRACIÓN DEL COMITÉ El Comité estará constituido por dos los miembros la y el Fiscal l Grupo Financiero Mercado Valores Costa Rica, S.A., los cuales representan las entidas que constituyen el Grupo. El Comité be contar al menos con un miembro especializado en el área financiero-contable, que posea como mínimo un grado académico en administración negocios o contaduría pública y experiencia mínima cinco años en labores afines y quien podrá ser un miembro externo a la organización. Este Comité también podrá contar con miembros externos a la organización, si la lo consira necesario. ARTÍCULO 3: PLAZOS DE NOMBRAMIENTOS El nombramiento los miembros la que formen parte l Comité, serán nombrados y ratificados por la cada 2 años. Al cabo dicho plazo, los nombramientos se puen renovar. Uso Exclusivo GC Formato Reglamento V2 Pag 1 V:1 / SC: 134

2 CAPÍTULO III OBLIGACIONES Y RESPONSABILIDADES DEL COMITÉ ARTÍCULO 4: FUNCIONES DEL COMITÉ El Comité tendrá las siguientes funciones: a) Propiciar la comunicación entre los miembros la, el Gerente General, la Interna, la externa y los entes supervisores. b) Conocer y analizar los informes sobre las evaluaciones la efectividad y confiabilidad los sistemas información y procedimientos control interno. c) Cuando exista la función interna, proponer a la u órgano equivalente los candidatos para auditor interno. d) Dar seguimiento al cumplimiento l programa anual trabajo la Interna, conforme con los diagramas flujo o procedimientos establecidos para dicho proceso. e) Proponer a la la signación los auditores externos y las condiciones contratación, una vez verificado el cumplimiento los requisitos establecidos en el Reglamento sobre Auditores Externos aplicable a los sujetos fiscalizados por la SUGEF, SUGEVAL, SUPEN Y SUGESE. f) Revisar la información financiera anual y trimestral antes su remisión a la Junta Directiva u órgano equivalente, poniendo énfasis en cambios contables, estimaciones contables, ajustes importantes como resultado l proceso, evaluación la continuidad l negocio y el cumplimiento leyes y regulaciones vigentes que afecten a la entidad. g) Revisar y trasladar a la, los estados financieros anuales auditados, el informe l auditor externo, los informes complementarios y la carta gerencia. h) En caso que no se realicen los ajustes propuestos en los estados financieros auditados por el auditor externo, trasladar a la u órgano equivalente un informe sobre las razones y fundamentos para no realizar tales ajustes. Este informe be remitirse conjuntamente con los estados financieros auditados, asimismo be presentarse firmado por el contador general y el gerente general o representante legal. i) Dar seguimiento a la implementación las acciones correctivas que formulen el Uso Exclusivo GC Formato Reglamento V2 Pag 2 V:1 / SC: 134

3 auditor externo, el auditor interno, la SUGEVAL y otros. j) Proponer a la u órgano equivalente el procedimiento revisión y aprobación los estados financieros internos y auditados, s su origen hasta la aprobación por parte los miembros l respectivo cuerpo colegiado. k) Velar porque se cumpla el procedimiento aprobación estados financieros internos y auditados. l) Evitar los conflictos interés que pudiesen presentarse con el profesional o la firma contadores públicos que se sempeñan como auditores externos al contratarles para que realicen otros servicios para la empresa. m) Amás los informes particulares que se requieran para dar cumplimiento a las funciones aquí señaladas, el Comité berá rendir un informe semestral sobre sus actividas a la. n) El Comité, con el apoyo la Administración, fijará la remuneración l Auditor Interno. o) Deberá examinar y reevaluar anualmente la idoneidad este Reglamento y recomendará a la cualquier cambio que ba hacérsele. ARTÍCULO 5: VERIFICACIÓN DE FUNCIONES DEL COMITÉ El Comité a través su Presinte presentará a la l Grupo Financiero Mercado Valores un informe semestral el cual berá informar sobre el cumplimiento las funciones los miembros l Comité y en aquellos casos que se presente un incumplimiento berá indicarse las razones l mismo y el correspondiente plan acción. Los insumos para la verificación las funciones los miembros l Comité serán obtenidos las siguientes fuentes: Del para el cumplimiento los incisos a, b, d, e, f, g, h, i, j, k, l. Del proceso Gestión Talento para el cumplimiento l inciso c y n. Para el caso los incisos m y o, penn directamente los miembros l Comité su cumplimiento. Uso Exclusivo GC Formato Reglamento V2 Pag 3 V:1 / SC: 134

4 CAPÍTULO IV: FUNCIONAMIENTO Y LINEAMIENTOS DE TRABAJO DEL COMITÉ ARTÍCULO : DE LA PERIODICIDAD Y CONVOCATORIA El Comité se reunirá al menos cada tres meses forma ordinaria o cuando sea requerido forma extraordinaria, en ambos casos puen participar sin recho a voto, el gerente general, el auditor interno, y los funcionarios que el Comité consire necesarios, así como el auditor externo cuando así lo requiera dicho comité. Adicionalmente para documentar la realización l Comité se procerá a firmar por parte los presentes el R02- Control Asistencia Comité. El se encargará convocar las sesiones Comité y para tal efecto berá enviar el R01- Agenda l Comité y documentos adjuntos por correo electrónico 2 días hábiles antes la realización l mismo. El coordinador l Comité se encargará presidir las reuniones, en caso ausencia lo sustituirá el Secretario. ARTÍCULO 7: FUNCIONES DEL COORDINADOR DEL COMITE Debe nombrarse un Coordinador l Comité, preferiblemente berán tener formación en el área financiera o contaduría pública y experiencia mínima 5 años. El Corporativo, será el responsable l libro actas, don se transcribirán los acuerdos tomados por el Comité. Este libro actas berá cumplir con los requisitos establecidos por la SUGEVAL y berá estar a disposición este en el momento que lo requieran. ARTÍCULO 8: DE LA CELEBRACIÓN DE LAS SESIONES Para la valiz los acuerdos l Comité, berán estar reunidos tres los miembros con recho a voto. Los acuerdos se constituirán por la mayoría los votos presentes en la reunión. Los acuerdos l Comité serán lectura en el R03- Acta l Comité y ben ser enviadas por el para revisión y conocimiento los directores l Comité en un plazo máximo días hábiles, posteriormente se proce a la firma las actas en el siguiente Comité. El Corporativo participará en las reuniones l Comité, con recho a voz, pero sin recho a voto. Bajo las mismas condiciones antes mencionadas, el Uso Exclusivo GC Formato Reglamento V2 Pag 4 V:1 / SC: 134

5 Comité podrá invitar a sus reuniones a cualquier funcionario interno o externo cuando lo consire necesario para la ejecución acuada sus funciones. ARTÍCULO 9: CONTROL DE ACUERDOS DE COMITÉ DE AUDITORIA El seguimiento los acuerdos l Comité serán llevados según el R04-RG- AI-01 Matriz seguimiento acuerdos l Comité y será responsabilidad l presentarlo en las sesiones l Comité forma permanente. 2. DOCUMENTOS RELACIONADOS CODIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO TIPO DE DOCUMENTO (INTERNO/EXTERNO) n/a Reglamento Gobierno Externo Corporativo EMISOR (SOLO PARA DOCUMENTOS EXTERNOS) CONASSIF 3. CONTROL DE LOS REGISTROS DEL SISTEMA CÓDIGO Y NOMBRE DEL REGISTRO R01- Agenda Comité R02- Control Asistencia Comité RESPONSAB LE DE SU ARCHIVO Auditor Interno Auditor Interno MODO DE INDIZACIÓN Y ARCHIVO Electrónicamente: en C:\ Documents and Settings\ gcoto \ Mis documentos\ AIMV\ Actas Comité \ Año \Comité No. físicamente: en un ampo llamado Comité, el cual se encuentra en la oficina l auditor junto con la evincia correspondiente ACCESO AUTORIZADO Personal l Proceso Interna y miembros l Comité Personal l Proceso Interna y miembros l Comité TIEMPO CONSERVACIÓN Permanente Permanente R03- Auditor físicamente: en un ampo Personal l Permanente Uso Exclusivo GC Formato Reglamento V2 Pag 5 V:1 / SC: 134

6 CÓDIGO Y RESPONSAB MODO DE INDIZACIÓN ACCESO TIEMPO NOMBRE DEL LE DE SU Y ARCHIVO AUTORIZADO CONSERVACIÓN REGISTRO ARCHIVO Acta l Comité Interno llamado Comité, el cual se encuentra en la oficina l auditor junto con la evincia correspondiente Proceso Interna miembros Comité y l R04- Matriz Seguimiento Acuerdos Auditor Interno Electrónicamente: en C:\ Documents and Settings\ gcoto \ Mis documentos\ AIMV\ Actas Comité \ Año \Comité No. Personal Proceso Interna miembros Comité l y l Permanente 4. ANEXOS CÓDIGO NOMBRE n/a n/a 5. CAMBIOS EN EL DOCUMENTO REFERENCIA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO VERSION MODIFICADA Artículo 3 Se elimina la figura Presinte. 5 Artículo 5 Se cambia posición Jefe Recursos Humanos a 5 Gestión Talento. Artículo 3 Se modifica la política rotación los miembros l 5 Comité. Artículo 3 Se elimina la figura l Presinte. 5 Artículo 5 Se cambia Jefe Recursos Humanos a proceso Gestión Talento. 5 Uso Exclusivo GC Formato Reglamento V2 Pag V:1 / SC: 134