EL COLEGIO DE VERACRUZ SISTEMA DE DATOS PERSONALES C O N S I D E R A N D O

Transcripción

1 EL COLEGIO DE VERACRUZ SISTEMA DE DATOS PERSONALES La Junta de Gobierno de El Colegio de Veracruz (COLVER), en cumplimiento de los artículos 6 párrafo cuarto inciso A) fracción II y 16 párrafos primero y segundo de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos; artículo 6 de la Constitución Política del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave; de los artículos 1, 3, 6 fracción XII, 7, 10 y 40 de la Ley para la Tutela de los Datos Personales en el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave; y de los artículos 6 y 7 de los lineamientos para la Tutela de Datos Personales en el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave; así como de las atribuciones que le confiere el artículo 18 fracción II de la Ley Número 906 Orgánica de El Colegio de Veracruz, publicada en Gaceta Oficial del Estado con número extraordinario 304 de fecha 1 de agosto de 2016, tiene a bien aprobar el siguiente Acuerdo de Creación de los Sistemas de Datos Personales de El Colegio de Veracruz: C O N S I D E R A N D O I. Que mediante la Ley Número 906 Orgánica de El Colegio de Veracruz, publicada en Gaceta Oficial del Estado con número extraordinario 304 de fecha 1 de agosto de 2016, el COLVER se constituye administrativamente como Organismo Público Descentralizado, con autonomía académica y de gestión. II. Que Tiene como fines gobernarse a sí mismo; educar, investigar y difundir la cultura; garantizar la libertad de cátedra e investigación y de libre examen y discusión de las ideas; determinar sus planes y programas de estudios de licenciatura, maestría y doctorado, con el propósito de formar profesionistas, investigadores y profesores universitarios, así como los de educación continua, con sujeción a criterios de calidad y excelencia académica; así como expedir certificados de estudios y otorgar diplomas, constancias, títulos o grados académicos; organizar y realizar investigación científica en el ámbito de las ciencias sociales y las humanidades, así como en los campos de especialidad de los centros o academias que lo integran, para contribuir al desarrollo político, económico, social y cultural de Veracruz y de la Nación; producir, innovar y difundir el conocimiento en los temas de ciencia política, políticas públicas, administración pública, desarrollo regional sustentable, estudios, relaciones y negocios internacionales, educación, derecho, economía y en los demás que determinen sus órganos técnicos y de dirección; acopiar, procesar, sistematizar y difundir información acerca de las actividades de investigación científica e innovación que se realicen en el país y en el extranjero; impartir programas educativos de extensión académica y educación a distancia; así como realizar estudios e investigaciones para los sectores público, social o privado, o proporcionarles la asesoría que le requieran; editar libros, revistas y material audiovisual diverso, en forma escrita o electrónica, relacionados con los ámbitos, campos y temas de su competencia, así como realizar acciones de colaboración y 1

2 cooperación con instituciones nacionales o extranjeras, públicas o privadas, para la realización de objetivos comunes; administrar libremente su patrimonio; fijar los términos de ingreso, promoción y permanencia de su personal académico; otorgar a las labores académicas la consideración de trabajo especial; y tutelar sus relaciones laborales con su personal académico y administrativo. III. IV. Que el artículo 1 de Ley para la Tutela de Datos de Personales del Estado de Veracruz, expresa que el objeto de la misma, es establecer los principios, derechos, obligaciones y procedimientos que regulan la protección y tratamiento de los datos personales en posesión de los entes públicos. Que el artículo 3 de la Ley para la Tutela de Datos Personales del Estado, dispone que los entes públicos, en el ámbito de su competencia, deberán promover, respetar, proteger y garantizar la seguridad de los datos personales que obren en su poder. V. Que con base el artículo 10 de la Ley para la Tutela de Datos Personales del Estado, el COLVER integra sus sistemas de datos personales, entendiendo éstos como todo conjunto organizado de archivos, registros, ficheros, bases o banco de datos personales, cualquiera que sea la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso. VI. Que el presente acuerdo de creación del sistema de datos personales del COLVER, en términos el artículo 10 de la Ley para la Tutela de Datos Personales del Estado contiene: a) La finalidad del sistema de datos personales y los usos previstos para el mismo; b) El origen de los datos y el grupo de interesados al que va dirigido; c) Las personas o grupos de personas sobre los que se pretenda obtener datos de carácter personal o que resulten obligados a suministrarlos; d) El procedimiento de recopilación de los datos de carácter personal; e) La estructura básica del sistema de datos personales y la descripción de los tipos de datos incluidos en el mismo; f) La cesión de la que puedan ser objeto los datos; g) Las instancias responsables del tratamiento del sistema de datos personales; h) La unidad administrativa ante la que podrán ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición; i) El plazo de conservación de los datos; y j) El nivel de protección exigible. VII. Que el numeral 7 de los Lineamientos para la Tutela de Datos Personales en el Estado de Veracruz, establece que los sistemas de datos personales deben identificarse de los archivo, registros, ficheros o bancos de datos que son producto de las actividades sustanciales que señale la normatividad interna aplicable, por lo que al revisar la organización documental, trámites y procedimientos que desarrollan, implementan o ejecutan las áreas administrativas del COLVER se 2

3 detectaron diez (11) sistemas de datos personales que contempla el artículo 6 fracción XII de la Ley para la Tutela de Datos Personales del Estado, y son: 1) Sistemas de datos personales del registro de participantes a eventos, cursos, talleres, diplomados o capacitaciones del COLVER a través de la Coordinación de Educación Continua y a Distancia, realiza actividades de capacitación por las que se recopilan datos personales de los asistentes o capacitados para efecto de registro, control y entrega de constancias, con fundamento en el artículo 8 fracción II de la Ley Número 906 Orgánica de El Colegio de Veracruz. 2) Sistema de datos personales de los expedientes de alumnos prestadores de servicio social en cumplimiento al programa académico de licenciatura, a cargo de la Coordinación Académica a través de la Supervisión de Servicios Escolares para efectos de control y seguimiento, con fundamento en los artículos 43, 44, 45, 46 y 51 de la Ley del Ejercicio Profesional para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. 3) Sistema de datos personales del registro ante Instituto Nacional del Derecho de Autor, que lleva a cabo el Departamento de Publicación y Divulgación Científica para el cumplimiento de los requisitos de registro que exige la Ley Federal de Derechos de Autor, de las obras o publicaciones que realiza EL COLVER, se recopilan datos identificativos de autores, ya sean investigadores o particulares que requieren su inclusión como sistema de conformidad con la legislación aplicable y con fundamento en el artículo 2 fracciones IV y VIII, 3 fracciones IX y XII y 21 fracción XI de la Ley Número 906 Orgánica de El Colegio de Veracruz. 4) Sistema de datos personales de los expedientes del programa de capacitación al personal del COLVER que lleva a cabo la Coordinación Administrativa a través del Departamento de Recursos Humanos, a favor del personal administrativo, docente y de investigación, con fundamento en el artículo 2 fracciones II, IV y VIII, 3 fracciones II, IX, X y XII de la Ley Número 906 Orgánica de El Colegio de Veracruz. 5) Sistema de datos personales de recursos humanos del COLVER, que lleva a cabo la Coordinación Administrativa a través del Departamento Recursos Humanos, para la contratación, ingreso, designación, pago de nómina, cumplimiento de obligaciones fiscales y patronales, integración de expediente del personal que labora o laboró en el COLVER, registro de asistencia, se recopilan datos personales identificativos, electrónicos, patrimoniales, laborales, de salud, biométricos e incluso datos sensibles, cuyo soporte jurídico se establece en diversos ordenamientos administrativos, contables y fiscales aplicables al COLVER, por lo que constituye un sistema de datos personales en términos del artículo 6 fracción XII de la Ley de Tutela de Datos Personales del Estado. 3

4 6) Sistema de datos personales del padrón proveedores y prestadores de servicios del COLVER, a través de la Coordinación Administrativa está obligado a elaborar el catálogo de proveedores, por lo que se recolectan datos personales que se inscriben en el mencionado catálogo, lo que constituye un banco de datos personales que es sujeto de tratamiento y protección de este acuerdo, con fundamento en el artículo 21 fracciones XVI de la Ley Número 906 Orgánica de El Colegio de Veracruz y del artículo 6 fracción XII de la Ley de Tutela de Datos Personales del Estado. 7) Sistema de datos personales del fichero de control de acceso a las instalaciones del COLVER, a cargo de la Coordinación Administrativa por medio del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, como medida de seguridad interna y administrativa, los particulares y servidores públicos externos registran su entrada y salida de las instalaciones del Instituto, en el que se recopilan datos identificativos como el nombre, lugar de procedencia y firma. 8) Sistema de datos personales del control de expedientes y asistencia escolar de profesores de asignatura COLVER, que realiza la Coordinación Académica por medio del Departamento de Docencia, mediante el cual se verifica asistencia puntual, teléfonos, domicilio y expediente curricular del docente, con fundamento en los artículos 2 fracción IV, 21 fracciones XIII y 3 fr4accioens I y II de la Ley Número 906 Orgánica de El Colegio de Veracruz y del artículo 6 fracción XII de la Ley de Tutela de Datos Personales del Estado. 9) Sistema de datos personales del control de expedientes de ingreso, permanencia y acreditación de estudios de alumnos a los programas académicos de COLVER, que lleva a cabo la Supervisión de Servicios Escolares, para efectos de inscripción y formación de expediente académico y titulación, con fundamento en los artículos 1, 2, 7 y 60 de la Ley General de Educación; de los artículos 1, 2, 7, 8 y 27 de la Ley de Educación del Estado de Veracruz; y en los artículos 2 fracción IV, 21 fracciones XIII y 3 fr4accioens I y II de la Ley Número 906 Orgánica de El Colegio de Veracruz y del artículo 6 fracción XII de la Ley de Tutela de Datos Personales del Estado. 10) Sistema de datos personales de recepción de documentos en la Rectoría del COLVER, en el libro de registro se almacena los datos del nombre y procedencia de los particulares que presentan promociones para su atención o trámite. 11) Sistema de datos personales para la expedición de facturas por servicios diversos que oferta COLVER, particularmente estudios, investigaciones, asesorías, consultorías, incorporaciones de planes y programas académicos y programas de extensión académica, en beneficio de personas físicas o morales, públicas y privadas, nacionales o extranjeras, que lleva a cabo la Coordinación Administrativa por conducto del Departamento de 4

5 Contabilidad, Control Presupuestal y Recursos Financieros, con fundamento en el artículo 21 fracciones XVI de la Ley Número 906 Orgánica de El Colegio de Veracruz y del artículo 6 fracción XII de la Ley de Tutela de Datos Personales del Estado. VIII. Que en el Anexo a este documento, se describe los elementos y características de cada sistema de datos personales que son objeto de manejo y tratamiento del COLVER, a los que se aplicará las medidas de seguridad y protección que señala la ley de la materia. Por las consideraciones y fundamentos anteriormente expuestos, se crean como Sistemas de Datos Personales de El Colegio de Veracruz, los siguientes: 1) Sistemas de datos personales del registro de participantes a eventos, cursos, talleres, diplomados o capacitaciones. 2) Sistema de datos personales de los expedientes de alumnos prestadores de servicio social. 3) Sistema de datos personales del registro ante Instituto Nacional del Derecho de Autor. 4) Sistema de datos personales de los expedientes del programa de capacitación al personal. 5) Sistema de datos personales de recursos humanos. 6) Sistema de datos personales del padrón proveedores y prestadores de servicios. 7) Sistema de datos personales del fichero de control de acceso a las instalaciones. 8) Sistema de datos personales del control de expedientes y asistencia escolar de profesores de asignatura. 9) Sistema de datos personales del control de expedientes de ingreso, permanencia, acreditación de estudios de alumnos a los programas académicos de COLVER. 10) Sistema de datos personales de recepción de documentos en la Dirección General. 11) Sistema de datos personales para la expedición de facturas por servicios diversos. 5

6 Lo anterior, en los términos del anexo que forma parte del presente acuerdo. IX. Remítase el presente Acuerdo de Creación de los Sistemas de Datos Personales de El Colegio de Veracruz a la Gaceta Oficial del Estado de Veracruz para su publicación correspondiente; notifíquese al Instituto Veracruzano de Acceso a la Información el presente acuerdo; y publíquese en la página de internet de El Colegio de Veracruz, en términos del artículo 10 y del artículo transitorio cuarto de la Ley Número 581 para la Tutela de los Datos Personales en el Estado de Veracruz. SIENDO EL DÍA DE DEL AÑO DOS MIL DIECISIETE, SE FIRMA EN LA CIUDAD DE XALAPA-ENRÍQUEZ, VERACRUZ, POR LOS INTEGRANTES DE LA JUNTA DE GOBIERNO DE EL COLEGIO DE VERACRUZ, EN SU PRIMERA SESIÓN ORDINARIA DEL AÑO EN CURSO. FIRMAN Mtro. Eugenio A. Vásquez Muñoz Rector y Presidente de la Junta de Gobierno de El Colegio de Veracruz Dr. Salvador Valencia Carmona Vicepresidente de la Junta de Gobierno de El Colegio de Veracruz xxxxxxxxx Vocal Ejecutivo de la Junta de Gobierno de El Colegio de Veracruz Dr. Gerardo Escobar Galindo Vocal Académico de la Junta de Gobierno de El Colegio de Veracruz Dr. Salvador Díaz Huitrón Vocal Académico de la Junta de Gobierno de El Colegio de Veracruz C.P. Yuliana Bautista Gutiérrez Titular de Órgano Interno de Control de El Colegio de Veracru Mtra. María del Carmen Célis Pérez Secretaria Técnica de la Junta de Gobierno de 6

7 El Colegio de Veracruz Esta hoja de firmas forma parte del Acuerdo de Creación de los Sistemas de Datos Personales de El Colegio de Veracruz, aprobado por la Junta de Gobierno de Colver, con fecha de de

8 ANEXO SISTEMAS DE DATOS PERSONALES DE EL COLEGIO DE VERACRUZ (COLVER) 1) SISTEMA DE DATOS PERSONALES DEL REGISTRO DE PARTICIPANTES A EVENTOS, CURSOS, TALLERES, DIPLOMADOS O CAPACITACIONES DE COLVER. I. Finalidad y uso previsto. La finalidad es el control de asistencia de los participantes a los distintos cursos de capacitación que realiza el COLVER, independientemente, o en coordinación con alguna otra institución. El uso de los datos personales es para la emisión y registro de estadísticas, informes, entrega de constancia, diploma o reconocimiento de participación, y en su caso, para la invitación a futuros eventos. II. Origen de los datos y grupo de interesados al que va dirigido. La procedencia de los datos personales es del interesado y el grupo es la sociedad en general y servidores públicos que solicitan, asisten y/o participan en los eventos de capacitación. III. Personas o grupo de personas de quien se obtienen los datos: La sociedad en general y servidores públicos a quienes se les imparte capacitación en cualquier modalidad y forma de transmisión de conocimiento en la materia. IV. Procedimiento de recopilación de los datos personales Los datos personales se obtienen de las solicitudes de capacitación, de las hojas de registro de asistencia y libro de entrega de constancias, de forma física. 8

9 V. Estructura básica de los sistemas de datos personales y descripción de los tipos de datos: Categoría Datos identificativos Datos electrónicos Datos laborales Tipo de datos personales Nombre Teléfono Particular Teléfono celular Lugar de procedencia Ocupación Firma Correo electrónico Dependencia Cargo El modo de tratamiento es físico. VI. Cesión de la que puedan ser objeto Otras instituciones con las que, en coordinación se haya llevado a cabo el evento, curso o capacitación. VII. Instancias Responsables del tratamiento de datos personales Área administrativa: Coordinación de Educación Continua y a Distancia Cargo del responsable: Coordinador de Educación Continua y a Distancia VIII. Unidad Administrativa ante la cual se puede ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición. Unidad de Acceso a la Información Pública de COLVER Domicilio: Carrillo Puerto 26, Zona Centro, Xalapa, Ver., C.P Correo electrónico: colver@colver.edu.mx IX. Plazo de Conservación. 9

10 Datos personales de registro un año de archivo en trámite y datos personales de cursos, talleres y diplomados, así como emisión de sus constancias se conservan de manera permanente. X. Nivel de protección exigible. Básico. 2) SISTEMA DE DATOS PERSONALES DE LOS EXPEDIENTES DE ALUMNOS PRESTADORES DE SERVICIO SOCIAL I. Finalidad y uso previsto. La finalidad es la de integrar los expedientes de cada alumno que prestará servicio social en el alguna dependencia de gobierno y registro general de inicio y conclusión de la prestación del servicio, así como la emisión de la constancia de liberación. El uso de los datos personales es exclusivamente para verificar que cumpla con los requisitos establecidos en el programa y, la identificación del prestador del servicio social II. Origen de los datos y grupo de interesados al que va dirigido. La procedencia de los datos personales son del estudiante o pasante de las licenciaturas que imparte el COLVER. III. Personas o grupo de personas de quien se obtienen los datos: Estudiantes o pasantes de las licenciaturas que imparte el COLVER. IV. Procedimiento de recopilación de los datos personales Los datos personales se obtienen de los formatos de ingreso y registro como aspirantes, prestador del servicio social o practicante de forma física y de los documentos expedidos por la institución en la que se prestará el servicio social. V. Estructura básica de los sistemas de datos personales y descripción de los tipos de datos Categoría Tipo de datos personales 10

11 Datos identificativos Datos electrónicos Datos Académicos Nombre Domicilio Teléfono Particular, Teléfono celular Credencial de elector Firma Correo electrónico Constancia de estudios El modo de tratamiento es físico. VI. Cesión de la que puedan ser objeto A la Coordinación Académica de COLVER, para efectos de titulación. VII. Instancias Responsables del tratamiento de datos personales Área administrativa: Supervisión de Servicios Escolares Cargo del responsable: Jefe de Oficina de la Supervisión de Servicios Escolares VIII. Unidad Administrativa ante la cual se puede ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición. Unidad de Acceso a la Información Pública de COLVER Domicilio: Carrillo Puerto 26, Zona Centro, Xalapa, Ver., C.P Correo electrónico: colver@colver.edu.mx IX. Plazo de Conservación. Permanente. X. Nivel de protección exigible. Básico. 3) SISTEMA DE DATOS PERSONALES DEL REGISTRO ANTE INSTITUTO NACIONAL DEL DERECHO DE AUTOR 11

12 I. Finalidad y uso previsto. La finalidad es la de llevar a cabo el trámite y gestión administrativa correspondiente ante el Instituto Nacional del Derecho de Autor (INDAUTOR), para registrar las investigaciones, revista o publicaciones que edite el COLVER, que se encuentran reguladas por la Ley Federal de Derechos de Autor y obtener el Registro de Derecho de Autor del investigador y el derecho patrimonial de explotación de la obra para COLVER. El uso de los datos personales que se recaban es exclusivamente para la identificación de los titulares de los derechos morales de obra. II. Origen de los datos y grupo de interesados al que va dirigido. De los cedentes de los derechos patrimoniales que se registran ante la autoridad competente. III. Personas o grupo de personas de quien se obtienen los datos: Los cedentes de los derechos patrimoniales que se registran ante la autoridad competente IV. Procedimiento de recopilación de los datos personales Se recopila de forma física de conformidad los formatos y procedimientos para el registro ante la autoridad competente. V. Estructura básica de los sistemas de datos personales y descripción de los tipos de datos: Categoría Datos identificativos Datos electrónicos Tipo de datos personales Nombre Domicilio Firma RFC Correo electrónico El modo de tratamiento es físico. VI. Cesión de la que puedan ser objeto 12

13 Los datos personales se transfieren al Instituto Nacional de Derechos de Autor, a través de la Delegación de la Secretaría de Educación Pública con la cual se realiza el trámite correspondiente. VII. Instancias Responsables del tratamiento de datos personales Área administrativa: Departamento de Publicación y Divulgación Científica Cargo del responsable: Jefe del Departamento de Publicación y Divulgación Científica VIII. Unidad Administrativa ante la cual se puede ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición. Unidad de Acceso a la Información Pública de COLVER Domicilio: Carrillo Puerto 26, Zona Centro, Xalapa, Ver., C.P Correo electrónico: colver@colver.edu.mx IX. Plazo de Conservación. De acuerdo al valor documental administrativo y legal. La cesión del derecho patrimonial de la obra se mantendrá de manera permanente. X. Nivel de protección exigible. Básico. 4) SISTEMA DE DATOS PERSONALES DE LOS EXPEDIENTES DEL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN AL PERSONAL DE COLVER I. Finalidad y uso previsto. La finalidad es el de documentar e integrar la de datos personales y académicos de los servidores públicos que aspiren a ser beneficiarios del programa de capacitación. El uso de los datos personales es para verificar que cumplan con los requisitos del programa y la identificación del beneficiario. II. Origen de los datos y grupo de interesados al que va dirigido. 13

14 La procedencia de los datos personales es del interesado en su calidad de servidor público del COLVER y de las instituciones educativas que lo capacita. III. Personas o grupo de personas de quien se obtienen los datos: Servidores públicos del COLVER. IV. Procedimiento de recopilación de los datos personales Se recopila de forma física de conformidad los formatos y procedimientos para el registro del servidor público ante la instancia académica en la que será capacitado. V. Estructura básica de los sistemas de datos personales y descripción de los tipos de datos: Categoría Datos identificativos Datos electrónicos Datos académicos Tipo de datos personales Nombre Teléfono Particular Teléfono celular Domicilio Firma Correo electrónico Constancia de estudios Constancia de calificaciones Constancia de terminación de estudios Comprobante de pago de inscripción y de colegiaturas El modo de tratamiento es físico. VI. Cesión de la que puedan ser objeto A la institución académica en la que el servidor público realice los cursos o programas académicos de capacitación. VII. Instancias Responsables del tratamiento de datos personales Área administrativa: Departamento de Recursos Humanos Cargo del responsable: Jefe del Departamento de Recursos Humanos 14

15 VIII. Unidad Administrativa ante la cual se puede ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición. Unidad de Acceso a la Información Pública de COLVER Domicilio: Carrillo Puerto 26, Zona Centro, Xalapa, Ver., C.P Correo electrónico: colver@colver.edu.mx IX. Plazo de Conservación. De acuerdo al valor documental administrativo y legal. Se conservará en archivo de trámite durante dos años y cinco en el archivo de concentración. X. Nivel de protección exigible. Básico. 5) SISTEMA DE DATOS PERSONALES DE RECURSOS HUMANOS DEL COLVER I. Finalidad y uso previsto. La finalidad es la de realizar los trámites de contratación y generación de identificación de personal, así como lo necesario para la administración de nómina, otorgamiento de las prestaciones y movimientos de personal. El uso de los datos personales que se recaban es exclusivamente para cumplimiento de requisitos de contratación, obligaciones patronales y prestaciones laborales. II. Origen de los datos y grupo de interesados al que va dirigido. Del interesado como aspirante o trabajador del COLVER, y el grupo se refiere a los servidores públicos del El Colegio de Veracruz. III. Personas o grupo de personas de quien se obtienen los datos: Servidores públicos de El Colegio de Veracruz. 15

16 IV. Procedimiento de recopilación de los datos personales Se recopila de forma física de conformidad con los formatos de ingreso y contratos de personal. V. Estructura básica de los sistemas de datos personales y descripción de los tipos de datos: Categoría Datos identificativos electrónicos Datos académicos Datos de salud Datos laborales Datos patrimoniales Datos biométricos Datos personales de naturaleza pública Tipo de datos personales Nombre Domicilio Teléfono particular Teléfono celular Estado civil Firma RFC CURP Nombres de familiares, dependientes y beneficiarios Fecha de nacimiento Lugar de nacimiento Correo electrónico Trayectoria educativa (curriculums) Títulos Cédula profesional Certificados Reconocimientos Constancias Diplomas Incapacidades médicas Padecimientos Enfermedades Solicitud de empleo Nombramientos Contratos Número de seguridad social Número afiliación al IPE Constancia de No inhabilitación Constancia de No antecedentes penales Cuenta bancaria Información fiscal Seguros Descuentos por orden judicial Créditos Huella dactilar Resumen currícular de los servidores públicos del COLVER hasta el nivel de Jefe de Departamento 16

17 El modo de tratamiento es físico y automatizado. VI. Cesión de la que puedan ser objeto Los datos personales se ceden con el objeto de cumplimiento de obligaciones fiscales, laborales, administrativas o de auditoría, a las siguientes dependencias: Servicio de Administración Tributaria de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público Instituto Mexicano del Seguro Social Instituto de Pensiones del Estado Contraloría General del Estado de Veracruz Secretaría de Finanzas y Planeación Banco contratado para el pago de nómina. Autoridades judiciales previo requerimiento para juicio laboral o pensión alimenticia. VII. Instancias Responsables del tratamiento de datos personales Área administrativa: Departamento de Recursos Humanos Cargo del responsable: Jefe del Departamento de Recursos Humanos VIII. Unidad Administrativa ante la cual se puede ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición. Unidad de Acceso a la Información Pública de COLVER Domicilio: Carrillo Puerto 26, Zona Centro, Xalapa, Ver., C.P Correo electrónico: colver@colver.edu.mx IX. Plazo de Conservación. De acuerdo al valor documental administrativo, legal, contable y fiscal, se conservará en archivo de trámite durante dos años y cinco en el archivo de concentración. X. Nivel de protección exigible. Alto. 6) SISTEMA DE DATOS PERSONALES DEL PADRÓN PROVEEDORES Y PRESTADORES DE SERVICIOS DE COLVER 17

18 I. Finalidad y uso previsto. La finalidad es la de realizar los trámites de contratación de proveedores y prestadores de servicio de El Colegio de Veracruz. El uso de los datos personales que se recaban es exclusivamente para cumplimiento de requisitos de contratación y prestaciones servicios. II. Origen de los datos y grupo de interesados al que va dirigido. La procedencia de los datos personales es de los proveedores de El Colegio de Veracruz. III. Personas o grupo de personas de quien se obtienen los datos. Proveedores y prestadores de servicios de El Colegio de Veracruz. IV. Procedimiento de recopilación de los datos personales Se recopila de forma física. V. Estructura básica de los sistemas de datos personales y descripción de los tipos de datos: Categoría Datos identificativos Datos electrónicos Datos patrimoniales El modo de tratamiento es físico. Tipo de datos personales Credencial del elector Domicilio Teléfono particular Teléfono celular RFC Alta en la SHCP Último pago provisional Última declaración anual Cédula de la Secretaría de Finanzas y Planeación. Correo electrónico Acta constitutiva en caso de persona moral VI. Cesión de la que puedan ser objeto Servicio de Administración Tributaria de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. 18

19 Contraloría General del Estado Órgano de Fiscalización del Estado Secretaría de Finanzas y Planeación. Despachos auditores externos asignados por la Contraloría General del Estado o el Órgano de Fiscalización del Estado. VII. Instancias Responsables del tratamiento de datos personales Área administrativa: Coordinación Administrativa Cargo del responsable: Coordinador Administrativo VIII. Unidad Administrativa ante la cual se puede ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición. Unidad de Acceso a la Información Pública de COLVER Domicilio: Carrillo Puerto 26, Zona Centro, Xalapa, Ver., C.P Correo electrónico: colver@colver.edu.mx IX. Plazo de Conservación. De acuerdo al valor documental administrativo, se conservará en archivo de trámite durante dos años y cinco en el archivo de concentración. X. Nivel de protección exigible. Medio. 7) SISTEMA DE DATOS PERSONALES DEL FICHERO DE CONTROL DE ACCESO A LAS INSTALACIONES DEL COLVER I. Finalidad y uso previsto. La finalidad es registrar el acceso y visitas a las instalaciones por la ciudadanía en general o servidores públicos de otras dependencias públicas, y su uso es para medida de seguridad interna. 19

20 II. Origen de los datos y grupo de interesados al que va dirigido. El origen de los datos es de la(s) persona(s) y/o servidores públicos que visitan las instalaciones del COLVER, y se dirige al mismo sector de interesados. III. Personas o grupo de personas de quien se obtienen los datos: Personas y/o servidores públicos que visitan las instalaciones del COLVER IV. Procedimiento de recopilación de los datos personales Se recopila de forma física cuando el visitante se anota sus datos en el libro de registro de visitas. V. Estructura básica de los sistemas de datos personales y descripción de los tipos de datos: Categoría Datos de identificación Datos electrónicos Tipo de datos personales Nombre Lugar de procedencia Firma Correo electrónico VI. Cesión de la que puedan ser objeto Órgano Interno de Control de Colver Autoridades policiales, de procuración de justicia o judiciales VII. Instancias Responsables del tratamiento de datos personales Área administrativa: Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales Cargo del responsable: Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales VIII. Unidad Administrativa ante la cual se puede ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición. Unidad de Acceso a la Información Pública de COLVER 20

21 Domicilio: Carrillo Puerto 26, Zona Centro, Xalapa, Ver., C.P Correo electrónico: IX. Plazo de Conservación. De acuerdo al valor documental administrativo y legal, por lo que se conservará en archivo de trámite durante dos años y cinco en el archivo de concentración. X. Nivel de protección exigible. Básico. 8) SISTEMA DE DATOS PERSONALES DEL CONTROL DE EXPEDIENTES Y ASISTENCIA ESCOLAR DE PROFESORES DE ASIGNATURA COLVER I. Finalidad y uso previsto. La finalidad es mantener un registro de cumplimiento de las horas de trabajo de los profesores de asignatura y su uso para efectos de evaluación del desempeño académico y contacto para cualquier asunto académico relacionado con sus alumnos y la asignatura que imparte. II. Origen de los datos y grupo de interesados al que va dirigido. El origen de los datos es de los profesores de asignatura del COLVER, y se dirige al mismo sector de interesados. III. Personas o grupo de personas de quien se obtienen los datos: De los profesores de asignatura del COLVER IV. Procedimiento de recopilación de los datos personales Se recopila de forma física mediante una ficha a llenar al inicio del ciclo escolar. V. Estructura básica de los sistemas de datos personales y descripción de los tipos de datos: 21

22 Categoría Tipo de datos personales Datos de identificación Nombre Domicilio Teléfono Currículum Procedencia Firma Académico Evaluación del desempeño académico Datos electrónicos Correo electrónico El modo de tratamiento es físico. VI. Cesión de la que puedan ser objeto A la Coordinación Académica de COLVER, para efectos de evaluación del desempeño académico. VII. Instancias Responsables del tratamiento de datos personales Área administrativa: Departamento de Docencia Cargo del responsable: Jefe del Departamento de Docencia VIII. Unidad Administrativa ante la cual se puede ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición. Unidad de Acceso a la Información Pública de COLVER Domicilio: Carrillo Puerto 26, Zona Centro, Xalapa, Ver., C.P Correo electrónico: colver@colver.edu.mx IX. Plazo de Conservación. De acuerdo al valor documental administrativo y legal, por lo que se conservará en archivo de trámite durante dos años y cinco en el archivo de concentración. X. Nivel de protección exigible. 22

23 Básico. 9) SISTEMA DE DATOS PERSONALES DEL CONTROL DE EXPEDIENTES DE INGRESO, PERMANENCIA Y ACREDITACIÓN DE ESTUDIOS DE ALUMNOS A LOS PROGRAMAS ACADÉMICOS REGULARES DE COLVER I. Finalidad y uso previsto. La finalidad es integrar un expediente académico de cada alumno integrado por la documentación de identificación, estudios previos realizados, situación académica vigente, calificaciones y comprobación de servicio social, para determinar si el alumno es regular o irregular y para trámites de titulación. II. Origen de los datos y grupo de interesados al que va dirigido. El origen de los datos es de los alumnos de licenciatura y posgrado del COLVER, y se dirige al mismo sector de interesados. III. Personas o grupo de personas de quien se obtienen los datos: De los alumnos de licenciatura y posgrado del COLVER IV. Procedimiento de recopilación de los datos personales Se recopila de forma física mediante una ficha a llenar al inicio del ciclo escolar y se captura en una base de datos informática. V. Estructura básica de los sistemas de datos personales y descripción de los tipos de datos: Categoría Tipo de datos personales Datos de identificación Nombre Fecha de nacimiento Edad Lugar de nacimiento CURP Domicilio Ciudad 23

24 Teléfono de casa Teléfono celular Currículum Vitae Académico Perfil Ultimo grado de estudios Escuela de egreso Ciudad Promedio Carta exposición de motivos Anteproyecto de investigación Laboral Centro de trabajo Datos electrónicos Correo electrónico El modo de tratamiento es físico y electrónico. VI. Cesión de la que puedan ser objeto Secretaría de Educación de Veracruz. Secretaría de Educación Pública federal. VII. Instancias Responsables del tratamiento de datos personales Área administrativa: Supervisión de Servicios Escolares Cargo del responsable: Supervisor(a) de Servicios Escolares VIII. Unidad Administrativa ante la cual se puede ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición. Unidad de Acceso a la Información Pública de COLVER Domicilio: Carrillo Puerto 26, Zona Centro, Xalapa, Ver., C.P Correo electrónico: colver@colver.edu.mx IX. Plazo de Conservación. 24

25 De acuerdo al valor documental administrativo y legal, por lo que se conservará en archivo de trámite durante cuatro años y diez en el archivo de concentración, para ser remitido posteriormente a archivo histórico. X. Nivel de protección exigible. Básico. 10) SISTEMA DE DATOS PERSONALES DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS EN LA DIRECCIÓN GENERAL DEL COLVER I. Finalidad y uso previsto. Registrar y gestionar la información de las personas externas que acuden a entregar documentación a la Dirección General de COLVER. II. Origen de los datos y grupo de interesados al que va dirigido. La información proviene de los usuarios externos que acuden III. Personas o grupo de personas de quien se obtienen los datos. Usuarios externos que acuden a El Colegio de Veracruz. IV. Procedimiento de recopilación de los datos personales Se recopila de forma verbal, se anota en una libreta de registro, para capturarse posteriormente en un archivo informático. El encargado de la Secretaría Ejecutiva de la Dirección General ingresa los datos solicitados de toda aquella persona que venga a entregar documentación o solicite una audiencia y que de manera voluntaria acceda a dar sus datos. V. Estructura básica de los sistemas de datos personales y descripción de los tipos de datos: Categoría Datos identificativos Datos electrónicos Tipo de datos personales Nombre Procedencia Teléfono Correo electrónico 25

26 El modo de tratamiento es físico y electrónico. VI. Cesión de la que puedan ser objeto Al Rector de El Colegio de Veracruz VII. Instancias Responsables del tratamiento de datos personales Área administrativa: Secretaría de la Rectoría de COLVER. Cargo del responsable: Secretaria Ejecutiva del Director General de COLVER. VIII. Unidad Administrativa ante la cual se puede ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición. Unidad de Acceso a la Información Pública de COLVER Domicilio: Carrillo Puerto 26, Zona Centro, Xalapa, Ver., C.P Correo electrónico: colver@colver.edu.mx IX. Plazo de Conservación. De acuerdo al valor documental administrativo y legal, se sujeta al plazo de conservación y vigencia señalado en el Catálogo de Disposición Documental, por lo que se conservará en archivo de trámite durante dos años y cinco en el archivo de concentración. X. Nivel de protección exigible. Básico 11) SISTEMA DE DATOS PERSONALES PARA LA EXPEDICIÓN DE FACTURAS POR SERVICIOS DIVERSOS. I. Finalidad y uso previsto. La finalidad es la de recabar los datos necesarios para la expedición de facturas relacionadas con la contratación de estudios, investigaciones, asesorías, consultorías, incorporaciones de 26

27 planes y programas académicos y programas de extensión académica, en beneficio de personas físicas o morales, públicas y privadas, nacionales o extranjeras. El uso de los datos personales que se recaban es exclusivamente para cumplimiento de requisitos de contratación, prestaciones servicios y elaboración de la factura correspondiente. II. Origen de los datos y grupo de interesados al que va dirigido. La procedencia de los datos personales es de los contratantes de servicios del El Colegio de Veracruz, como persona física o del representante legal, si es persona moral. III. Personas o grupo de personas de quien se obtienen los datos. Contratantes de servicios de El Colegio de Veracruz. IV. Procedimiento de recopilación de los datos personales Se recopila de forma física. V. Estructura básica de los sistemas de datos personales y descripción de los tipos de datos: Categoría Datos identificativos Datos electrónicos Datos patrimoniales Tipo de datos personales Credencial del elector Domicilio Teléfono particular Teléfono celular RFC Alta en la SHCP Correo electrónico Acta constitutiva en caso de persona moral El modo de tratamiento es físico. VI. Cesión de la que puedan ser objeto Servicio de Administración Tributaria de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. Contraloría General del Estado Órgano de Fiscalización del Estado Órgano de Fiscalización Federal Secretaría de Finanzas y Planeación. 27

28 Despachos auditores externos asignados por la Contraloría General del Estado o el Órgano de Fiscalización del Estado. Tribunales VII. Instancias Responsables del tratamiento de datos personales Área administrativa: Departamento de Contabilidad, Control Presupuestal y Recursos Financieros Cargo del responsable: Jefe del Departamento de Contabilidad, Control Presupuestal y Recursos Financieros VIII. Unidad Administrativa ante la cual se puede ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición. Unidad de Acceso a la Información Pública de COLVER Domicilio: Carrillo Puerto 26, Zona Centro, Xalapa, Ver., C.P Correo electrónico: colver@colver.edu.mx IX. Plazo de Conservación. De acuerdo al valor documental administrativo, se conservará en archivo de trámite durante dos años y cinco en el archivo de concentración. X. Nivel de protección exigible. Medio. 28