El Projecte 3 en 1: digitalitzar, autenticar, conservar

Transcripción

1 El Projecte 3 en 1: digitalitzar, autenticar, conservar Roser Latorre Tafanell Departament d Arxiu i Documentació Ajuntament de Sant Boi de Llobregat VI Jornades de Signatura electrònica Barcelona, 10 i 11 de novembre de 2009 Barcelona, 10-11/11/ d 13

2 El Projecte 3 en 1: 3 funcions: Digitalitzar Autenticar Conservar 3 actors: Agència Catalana de Certificació CATCert Empresa prestadora de serveis Ajuntament de Sant Boi de Llobregat 1 objectiu: Aconseguir còpies electròniques autèntiques de documents emesos originalment en suport paper, de forma automatitzada, i conservar-les en un repositori segur. Barcelona, 10-11/11/ d 13

3 Les tres funcions: 1. Digitalitzar Preservació Accessibilitat Informació 2. Autenticar Autenticitat Validesa legal Validesa administrativa Seguretat de la informació 3. Conservar Conservació permanent Perdurabilitat Control d accessos / Identificació d usuaris Processos de migració Barcelona, 10-11/11/ d 13

4 Marc normatiu Llei 30/1992, de 26 de novembre, de Règim jurídic de les Administracions Públiques i del procediment administratiu comú, art. 45 i 46. Llei 10/2001, de 13 de juliol, d'arxius i documents, art. 5. Llei 59/2003, de 19 de desembre, de signatura electrònica. BOP 03/02/2007: Anunci de l Organisme de Gestió Tributària -tramitació electrònica-. Ordenances municipals per a l impuls de l administració electrònica Localret i ajuntaments-. Llei 11/2007,de 22 de juny, d accés electrònic dels ciutadans als Serveis Públics. Guia de digitalització segura, Agència Catalana de Certificació, 30/06/2008. Aprovació del SGD, Ajuntament de Sant Boi de Llobregat, Ple de 21/07/2008. Ordenança reguladora del procediment i l'aplicació informàtica per a la producció de còpies electròniques autèntiques mitjançant procediments de digitalització i autenticació segurs", Ple de l Ajuntament, 20/10/2008. Barcelona, 10-11/11/ d 13

5 Ordenança digitalització/autenticació Preàmbul: expressa la voluntat d impulsar l administració electrònica Objecte: aprovació de les aplicacions i dels procediments per a la producció de còpies electròniques autèntiques de documents en suport paper. Àmbit d aplicació: tots els documents, segons SGD Programes i aplicacions informàtiques: aprovació de l aplicació, elements, signatura Procediment individualitzat: captura per operador, repositori provisional, signatura i autenticació per funcionari públic. Procediment automatitzat: captura i certificat digital d aplicació, mòduls signats, control de qualitat; tractament de les imatges, validació de certificat, correccions, pista d auditoria, autenticació amb el segell d òrgan amb data i hora. Arxivatge i conservació eliminació- Barcelona, 10-11/11/ d 13

6 Procés de digitalització i autenticació Procés individualitzat: Captura per operador, repositori provisional, signatura i autenticació per funcionari. Procés automatitzat: Preparació de documents: estudi, depuració, integració SGD. Captura de documents amb certificat digital d aplicació 2 objectes digitals-: imatges originals. Control de qualitat i tractament de la imatge: imatges finals signades sense segell de temps. Validació de signatura i procés d imatges i documentació. Sistema d agrupació d imatges i control de qualitat. Segell d òrgan amb data i hora. PDF signats, amb segell de temps i pista d auditoria. Barcelona, 10-11/11/ d 13

7 Barcelona, 10-11/11/ d 13

8 Barcelona, 10-11/11/ d 13

9 Cronologia del Projecte 3 en 1: Inici: 1a reunió plenària el 26/04/2007 Reunions plenàries, total: 5 Reunions tècniques, CATCert i empresa: 3 Reunions Ajuntament: 6 Presentació del Projecte a les IV Jornades de Signatura electrònica, 29/10/2007. Ordenança: Aprovació del Ple el 20/10/2008 Publicació de l ordenança: BOP del 18/03/2009 Procés de digitalització: desembre gener 2009 Tractament, controls i autenticació dels documents: març/juny 2009 Primer document digitalitzat/autenticat: 23/06/2009 Barcelona, 10-11/11/ d 13

10 Documents tractats: Llibres d actes de Plens Municipals Llibres d actes de les Juntes de Govern i Comissions Municipals Llicències d Obres Fulls de Renovació Padronal Altes i Canvis de domicili al Padró Municipal d Habitants Barcelona, 10-11/11/ d 13

11 Guanys colaterals i properes actuacions: L Arxiu s ha potenciat com a Servei per a la gestió L Arxiu, impulsor de processos i projectes de millora relacionats directament amb l administració electrònica i les noves tecnologies. Hem parlat més d administració electrònica. Procés de conservació de documents electrònics: iarxiu i repositori segur de documents electrònics. Possibilitat d eliminar documents en paper i això interessa. Procés d eliminació de documents originals emesos en suport tradicional. Ara cal una integració: al final i a l inici del procés Barcelona, 10-11/11/ d 13

12 Productes lliurats: Barcelona, 10-11/11/ d 13

13 Moltes gràcies per la vostra atenció Roser Latorre Tafanell / Ajuntament / Arxiu administratiu arxiu@santboi.cat Ajuntament de Sant Boi de Llobregat Barcelona, 10 de novembre 2009 Barcelona, 10-11/11/ d 13