MEMORIA DE ACTIVIDADES

Transcripción

1 Unidade de estudos e programas 2011 MEMORIA DE ACTIVIDADES Unidade de Estudos e Programas Edificio C.A.C.T.I. 2º andar Campus Lagoas-Marcosende VIGO (Pontevedra) negociado.estudoseprogramas@uvigo.es

2 1. ESTATÍSTICAS A principios do ano 2011 a Unidade de estudos e programas deseña un procedemento de recollida sistemática, xestión e análise de datos en materias relacionadas coa actividade da Universidade. O obxectivo do novo procedemento é dotar á institución dun procedemento fluído e sinxelo de obtención de indicadores de actividade e de resultados que permite responder as necesidades de información externas e internas. Como consecuencia disto a Unidade de estudos e programas centraliza boa parte das solicitudes de datos estatísticos que se producen tanto no seo da propia institución como desde entes externos. No procedemento se establece a sistemática a seguir, as responsabilidades, os tipos de datos, fontes fiables, usos aos que están destinados, periodicidade e procedementos de validación, na procura de datos coherentes e fiables. Durante o ano 2011 respóndense 38 solicitudes de datos das que 15 son de demandantes externos (Plan estatístico nacional, AGE, Plan de financiamento do SUG, Universia, ), e 23 de orixe interno (gabinete de prensa, vicerreitorías, ). O 45% son respondidas en 24 horas. 2 Tipo de usuario % 61% Externo Interno Tipo de demandante Nº Externo 15 Interno 23 Total 38 Tempo de resposta No mesmo día ou ao seguinte 11% Nunha semana ou menos 10% 13% 45% De tres a catro semanas Dúas semanas ou menos 21% Máis dun mes Tempo de resposta Días No mesmo día ou ao seguinte 17 Nunha semana 8 Dúas semanas 4 Tres ou catro semanas 5 Máis dun mes 4 Tipo Nº Estatística 26 Indicadores 1 Informe 9 Memoria 2 Área Nº Académica 20 Económica 5 Investigación 1 Persoal 5 Profesorado 1 Xeral 6

3 2. SISTEMA DE INFORMACIÓN Á DIRECCIÓN Ao longo do ano 2011 se levan a cabo, en colaboración co persoal dos servizos informáticos, tarefas de implantación e revisión do Sistema de información á dirección (Data Ware House) co obxectivo de garantir a fiabilidade e utilidade da información subministrada polo soporte informático. Entre outras tarefas de revisión, a unidade revisa e verifica os datos de xestión académica que serven de base para o cálculo de indicadores académicos dos programas de Seguimento de titulacións oficiais. Elabóranse, co mesmo fin, os cadros de mando de indicadores de centros universitarios, nos que se recompilan cada trimestre os datos máis relevantes dos centros en materia académica, económica, de persoal e de infraestruturas SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN UNIVERSITARIA O sistema integrado de información universitaria nace auspiciado polo Ministerio de educación para cubrir as necesidades de información do sistema universitario español. O proxecto, no que participan as comunidades autónomas, as universidades, e as axencias de calidade, permitirá dispor de indicadores fiables e contrastados para fomentar o análise, planificación e toma de decisións no ámbito universitario español, así como a transparencia e a rendición de contas á sociedade. A UEP coordina, en colaboración cos servizos informáticos, as tarefas encomendadas no sistema á Universidade de Vigo. Durante o ano 2011, e seguindo o calendario previsto, a UEP realiza tarefas de supervisión, contraste cos datos propios, e validación dos ficheiros auxiliares e de datos do módulo académico e de recursos humanos, correspondentes ao curso 2009/2010 e 2010/2011. Para tal fin a coordinadora da unidade asiste no Ministerio de Educación as xuntanzas de coordinación do sistema.

4 4. CALIDADE E ESTRATEXIA A UEP coordina, organiza e avalía as tarefas previstas no Plan Avante - Plan de calidade no ámbito de xestión da Uvigo, para o desenvolvemento dos programas de calidade e as correspondentes actividades de apoio. A partir do 2º semestre do ano 2010 se atribúen á Unidade de estudos e programas, en colaboración directa co Comisionado de Plans estratéxicos, novas funcións en materia de estatísticas do Plan estatística nacional, seguimento e medición de indicadores, e sistema de información á dirección. Estas novas circunstancias producen unha importante mingua de recursos dedicados á implantación do Plan Avante, cun resultado moi inferior ao esperado en canto ás actividades previstas e as metas deseñadas para o ano PROGRAMAS DE CALIDADE Programa de cartas de servizos No ano 2011 as unidades afectadas, coordinadas pola UEP, elaboran as cartas de servizo da ORI e de Administracións de centros. Esta última, dada a complexidade que supón elaborar unha única carta para todos os centros da Universidade, faise a través dun equipo de traballo xeral e outro por cada administración de centro, o que permite que o proceso sexa extraordinariamente participativo e dinámico. A finais do ano 2011 están implantadas ou pendentes de aprobación 16 das 20 cartas previstas no Plan Avante. Programa de xestión e mellora de procesos A UEP coordina e asesora aos grupos de traballo das distintas unidades que están a definir os procesos e procedementos das distintas áreas de xestión. 1) Área de investigación.- a través de 7 grupos de traballo nos que estaba presente persoal do servizo de apoio á investigación, da OTRI e do servizo de contabilidade se identificaron e diagramaron 22 procedementos da área. 2) Área de xestión académica.- a través de 4 grupos de traballo nos que estaba presente persoal do servizo de alumnado, das secretarías dos centros e da ORI se identificaron e diagramaron 59 procedementos da área. 3) Área de xestión económica.- constitúese no 2011 un grupo de traballo xeral da área económica con presenza do servizo de xestión económica, servizo de contabilidade, servizo de control interno e áreas de xestión económica. Programa de queixas, suxestións e parabéns Con respecto ao Sistema de queixas, suxestións e parabéns, implantouse no 2º semestre do ano 2010 a fase do procedemento relacionada coa propia presentación das queixas, suxestións e parabéns, quedando a fase de control, seguimento e medición pendente do deseño e implantación dunha ferramenta informática. Ao longo de 2011 se realizan en colaboración cos servizos informáticos da universidade, tarefas de deseño,

5 asesoramento e coordinación coa empresa adxudicataria do desenvolvemento da aplicación. Con respecto as queixas presentadas ao longo de 2011 recolléronse 247 queixas, das que 47 (19%) foron redirixidas pola UEP ao servizo correspondente: SERVIZO Instalacións Persoas Prestacións Procesos Non clasificable Total Alumnado Asesoría Xurídica ATIC Biblioteca Calidade 1 1 Centros ciencias 1 1 Contabilidade Control Interno Dpto. de obras E.E. Industriais 1 1 Extensión Gabinete de prensa 1 1 ORI OTRI 2 2 PAS PDI Prevención de riscos 1 1 Profesorado 1 1 Secretaría Xeal SIOPE Xerencia Xestión Económica 1 1 Total Programa de avaliación da satisfacción dos usuarios e usuarias No último trimestre do ano 2010 implántase o procedemento de Avaliación de satisfacción co obxectivo de definir unha sistemática común que cubra as necesidades do Plan estratéxico e do sistema de calidade da xestión da Universidade, que dea homoxeneidade e consistencia as medicións, que minimice o consumo de recursos, e que evite a reiteración e o abuso sobre o usuario/a. Entre decembro de 2010 e xaneiro de 2011 a unidade realiza as enquisas previstas no plan anual (elaborado pola propia unidade e aprobado polo comité técnico de calidade): - Avaliación de satisfacción co clima laboral do persoal de administración e servizos - Avaliación co servizo prestado polo Servizo de alumnado - Avaliación co servizo prestado polo Servizo de apoio á investigación - Avaliación co servizo prestado polo Servizo de PAS - Avaliación co servizo prestado polo Servizo de PDI - Avaliación co servizo prestado polo Servizo de retribucións e seguros sociais - Avaliación co servizo prestado polo Servizo de xestión económica e contratación - Avaliación co servizo prestado polo Servizo de contabilidade En xuño de 2011 a UEP elabora, publica e difunde o informe de resultados das enquisas realizadas.

6 Programa de implantación do Sistema de xestión de calidade No ano 2011 se inicia a implantación dalgúns dos procesos estratéxicos e soporte que documentan o sistema de xestión de calidade aprobados no ano anterior: - MC08 Avaliación de satisfacción das persoas usuarias, coa realización das actividades aprobadas no plan anual do FO01 Xestión de competencias, formación e sensibilización (excepto a fase de detección de necesidades formativas): a UEP realiza as actividades previstas no procedemento previas á revisión pola Comisión de formación CAPACITACIÓN DO PERSOAL Formación A unidade programa e coordina a formación en materia de calidade no ámbito de xestión. No ano 2011 celebrouse 1 curso básico de calidade, coa asistencia de 20 persoas, e unha avaliación de 4,32. O curso foi impartido por primeira vez por persoal técnico de calidade da Universidade cun importante aforro económico e un grao de satisfacción moi superior ás edicións anteriores. Adestramento (coaching) de grupos O obxectivo era que todos os grupos de traballo tiveran un experto en calidade e en traballo en equipo que os asesorara e apoiase no desenvolvemento do seu traballo. O resultado final foi que o 100% dos grupos recibiron coaching. Desenvolvemento profesional As actuacións de desenvolvemento profesional pretenden que a UVigo dispoña de persoas capacitadas en calidade para dar formación, participar en xornadas, publicar traballos,... Neste senso a Universidade de Vigo estivo presente nas V Jornadas de Excelencia en la Gestión Universitaria celebradas na Universidade de Cádiz, o 2 e 3 de decembro de 2011 onde persoal da UEP e da área de calidade presentan o póster: Gestión y mejora de los procesos de gestión económica y contratación: Manual de tramitación de expedientes de contratación de obras, suministros y servicios en procedimiento abierto elaborado en colaboración co Servizo de xestión económica e contratación.

7 5. OUTRAS ACTIVIDADES 1. Memoria do plan de formación do persoal de administración e servizos A UEP encárgase da elaboración e publicación da memoria do ano 2010 das actividades de formación do persoal de administración e servizos. A memoria é realizada en base aos datos dos programas formativos realizados (orzamento, duración, tipo, matriculación, número de edicións, horas, asistentes, campus, queixas, suxestións, etc.), e informe de avaliación dos mesmos mediante a recompilación da información dos cuestionarios de recollida de opinión cumprimentados polas persoas que asistiron a os cursos Plan de formación en calidade No último trimestre de 2011 a UEP planifica, elabora e coordina a programación de cursos en materia de calidade a realizar no ano 2012, programándose 12 cursos con 240 asistentes previstos. 3. Guía de acollida do novo persoal de administración e servizos Mediante a realización en Xuño e Xullo de 2011 do "Manual de acollida ao PAS", creouse unha ferramenta onde se recompilan os datos mínimos básicos da Universidade de Vigo dando unha visión xenérica e práctica sobre a organización institucional (equipo de goberno, centros e departamentos), organización administrativa (servizos, áreas e unidades de xestión), así como outros datos de interese (tarxeta universitaria, comedores, residencias, DUVI, tribunal de garantías, intercambio de vacacións, campus camp, transportes, exención de prezos) que facilitan a integración e facilitan o traballo do novo persoal de administración e servizos, e de todo o persoal que xa conforma a institución. A guía atópase publicada na web e foi entregada ao persoal de nova incorporación.