MANUAL DE INTEGRACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LA UNIDAD DE PROTECCIÓN CIVIL

Transcripción

1 MANUAL DE INTEGRACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LA UNIDAD DE PROTECCIÓN CIVIL 1

2 Contenido 2

3 Introducción El Instituto Nacional de Medicina Genómica, es un organismo público descentralizado de la Administración Publica Federal, creado el 20 de Julio de 2004 por decreto del Presidente de la República. Es el décimo primer Instituto Nacional de Salud y con base en sus artículos 4 fracción VI, inciso a del Estatuto Orgánico se establece la Unidad de Protección Civil, cuyo propósito es ser el órgano colegiado responsable de diseñar, coordinar, ordenar y dirigir los esfuerzos tanto internos como externos, de acuerdo con los objetivos institucionales. Con ese fin, el Inmegen estableció entre sus estrategias, promover la participación y cumplir con las disposiciones en materia de protección civil con el fin de concientizar al personal para salvaguardar la integridad física y psicológica de los investigadores, trabajadores, estudiantes y visitantes en general que acuden al Inmegen, así como proteger las instalaciones, bienes muebles, informáticos y medio ambiente, ante la ocurrencia de un riesgo, emergencia, siniestro o desastre. Finalmente, cabe señalar que debido a la naturaleza dinámica de este manual, es menester enriquecerlo periódicamente mediante la conformación de procedimientos, estándares y otras herramientas de apoyo. 3

4 MARCO JURÍDICO Ø Ley General de Protección Civil Diario Oficial de la Federación, 2 de febrero de 1996, Reformas y Adiciones. Artículos 3, fracción XXII, 4, 36, 37, 38 y 39. Ø Reglamento de la Ley de Protección Civil para el D.F. Diario oficial de la federación, 21 de octubre de 1996, Reformas y Adiciones. Artículos 7, 24, 25, 26, 27, 29, 30 y 50. Ø Términos de referencia para la elaboración de programas internos de protección civil, TRPC Diario Oficial de la Federación, 09 de septiembre de 1998, Reformas y Adiciones. Ø Estatuto orgánico del Instituto Nacional de Medicina Genómica Articulo 4, fracción VI, y 36. Ø Acta de instalación de la Unidad de Protección Civil del Instituto Nacional de Medicina Genómica. Acta de sesión de fecha 15 de agosto del 2013 (En proceso) 4

5 CAPÍTULO I Disposiciones Generales Articulo 1. El presente manual tiene por objeto regular la organización y funcionamiento de la Unidad de Protección Civil del Inmegen, el cual es el órgano colegiado responsable de definir, implementar y tomar decisiones respecto de las medidas de Protección Civil que requiera el Instituto. Articulo 2. El presente manual se aplicara a todas las áreas internas del Inmegen que requieran algún tipo de Protección Civil. Articulo 3. Para efectos del presente Manual, se entenderá por: Protección Civil, la implementación, coordinación y operación del programa interno de Protección Civil y sus correspondientes programas de prevención, auxilio y restablecimiento, con el objeto de prevenir y mitigar los daños que puedan ocasionar los desastres o siniestros en el personal, patrimonio y/o entorno dentro de las instalaciones del instituto. CAPÍTULO II Integrantes de la Unidad Articulo 4. La Unidad de Protección Civil estará conformado de la siguiente manera: I.- Presidente o Coordinador General: a) Director General II.- Subcoordinador General: a) Director de Administración III.- Secretario Ejecutivo: a) Subdirector de Recursos Materiales y Servicios IV.- Jefes de Edificio: α) Edificio Principal; β) Biblioteca y Unidad de congresos, y χ) Residencia de Obra. 5

6 V.- Jefes de Piso: a) Seis; b) Cinco; c) Cuatro; d) Tres; e) Dos; f) Biblioteca; g) Unidad de Congresos; h) Residencia de Obra, y i) Sótano 1. V.- Brigadas: a) Primeros Auxilios; b) Combate Contra Incendios; c) Búsqueda y Rescate; d) Evacuación. CAPÍTULO III Funciones y responsabilidades de los integrantes de la Unidad Articulo 5- El Presidente o Coordinador General tendrán las siguientes funciones y responsabilidades: I. Formular los lineamientos generales a los que se sujetan las actividades de la Unidad; II. III. IV. Asumir la representación de la unidad con derecho a voz y voto; Proponer y designar a los miembros de la unidad; Convocar a través del Secretario Ejecutivo, a sesiones ordinarias y extraordinarias; V. Dirigir los debates; VI. VII. VIII. IX. Someter a votación los asuntos tratados en las sesiones; Emitir voto de calidad en caso de empate en las votaciones; Vigilar la ejecución de los acuerdos de la unidad; Proponer grupos de trabajo que apoyen las actividades de la unidad; X. Informar sobre las actividades efectuadas por la unidad, en forma anual, o cuando lo requieran las instancias superiores; XI. XII. XIII. Invitar a las sesiones de la unidad a representantes de los sectores públicos, sociales y privado; Supervisar las actividades del Secretario Ejecutivo la unidad; Aquellas conferidas por los términos de referencia para la elaboración de Programas Internos de Protección 6

7 Civil; XIV. XV. XVI. XVII. XVIII. XIX. XX. XXI. XXII. XXIII. XXIV. XXV. Dictar las condiciones preventivas a seguir, para evitar la ocurrencia de una situación de alto riesgo; Pedir informes de desarrollo de las brigadas; Pedir a las coordinaciones los avances del Programa de Mantenimiento; Recibir informe periódico de las condiciones del inmueble; Recibir avances de capacitaciones de las brigadas con propuestas de programas de los simulacros; Estar presente en los simulacros a fin de evaluar el desarrollo del mismo. Recibir avances de capacitaciones de las brigadas con propuestas de programas de los simulacros; Estar presente en los simulacros a fin de evaluar el desarrollo del mismo; Coordinar a la unidad en su conjunto en caso de una emergencia; Convocar a una reunión extraordinaria para evaluar la situación después de una emergencia; Si el inmueble queda dañado después de una, proceder a dispersar en orden al personal, dando indicaciones de como podrá estar enlazado para la comunicación de las labores; Recibir el informe de muertos, heridos y extraviados, para que la brigada de comunicación, de informe a los familiares y lleve el seguimiento hasta el fin. Articulo 6. El Subcoordinador General tendrá las siguientes funciones y responsabilidades: I. Coordinar las actividades que se deriven de los programas de trabajo; II. III. IV. Suplir al Presidente en sus ausencias a las sesiones; Convocar en nombre del Presidente a las sesiones ordinarias y extraordinarias de la unidad; Mantener, custodiar y enriquecer el acervo documental de la unidad y actualizar el directorio de los integrantes de la unidad; V. Preparar las sesiones de la unidad; VI. VII. VIII. IX. Integrar la carpeta de sesión, la cual deberá contener la convocatoria, orden del día, acta y acuerdos de la sesión anterior; Asistir a las sesiones de la unidad con derecho a voz y voto; Redactar e integrar el acta de la sesión de la unidad; Considerar los acuerdos emitidos durante la sesión y registrarlos que incluya a los responsables de su cumplimiento y el plazo señalado para su ejecución, y X. Rendir informe anual de sus labores en sesión ordinaria. Articulo 7. El Secretario Ejecutivo tendrá las siguientes funciones y responsabilidades: I. Asistir a las sesiones a que sea convocado. II. III. Proponer asuntos que deban formar parte del Orden del Día. Participar con voz y voto en el análisis y discusión de los asuntos a tratar en las sesiones. 7

8 IV. Proveer la información que se genera en su servicio en relación con el objetivo de la unidad. V. Dar cumplimiento a los acuerdos y recomendaciones de la unidad. VI. VII. VIII. IX. Promover la ejecución de los asuntos en su servicio y en los servicios con quien interactúa. Proponer al Subcordinador General, los asuntos que consideren deban incluirse en el orden del día. Integrar, en su caso, los diferentes grupos de trabajo o comisiones que se constituyan para la realización de tareas específicas. Participar activamente en la difusión y promoción de los programas entre los diversos servicios del Instituto, conforme a los acuerdos que establezca la unidad, y X. Dictar las indicaciones de las acciones preventivas a seguir, para evitar que ocurra una situación de alto riesgo e informar los resultados al Subcoordinador General. Articulo 8. Los Jefes de Edificio tendrán las siguientes funciones y responsabilidades: I. Evaluar la situación prevaleciente y saber si es necesario evacuar y/o realizar un repliegue en el edificio, informándolo de inmediato a la Coordinación General, para su conocimiento y/o autorización. II. Pedir informes de la situación del edificio, a los jefes de los mismos para conocer los avances del Programa de Mantenimiento. III. Realizar informe periódico de las condiciones del inmueble a la unidad. IV. Solicitar y apoyar la capacitación de brigadas, fomentando programas de capacitación permanentes. V. Estar presente en las sesiones periódicas de la unidad. VI. Informar de los resultados de las aplicaciones de los programas de atenciones en conjunto con el Secretario Ejecutivo. VII. Coordinar y fomentar la realización de campañas de sensibilización al personal para la realización de los simulacros. VIII. Estar presente en todos los simulacros a fin de evaluar y coordinar el desarrollo de los mismos. IX. Coordinar en su conjunto al grupo de su competencia en caso de una emergencia. X. Después de una emergencia realizar un informe al Coordinador General para evaluar la situación. XI. Si el inmueble queda dañado, enviar informe al Coordinador General para la continuación de las labores, y XII. Recibir informes de muertos, heridos y extraviados, para que la brigada de comunicación, les informe a los familiares y a la Coordinación General. Articulo 9. Los Jefes de Piso tendrán las siguientes funciones y responsabilidades: I. Identificar los riesgos a los que esta expuesto el Instituto. II. Elaborar los croquis del inmueble necesarios para identificar la ubicación de riesgo y características del mismo. III. Diseñar los escenarios probables para el simulacro de gabinete y campo. IV. Sugerir señalización de Protección Civil en todo el edificio de su competencia. 8

9 V. Establecer el puesto de control del desarrollo del simulacro. VI. Determinar y verificar la ubicación de los observadores y evaluadores antes de la realización de un simulacro. VII. Promover la participación de los grupos de apoyo externo en el desarrollo del simulacro. VIII. Verificar y dar seguimiento a las acciones comprendidas en el simulacro. IX. Comunicar constantemente a los brigadistas. X. Convocar la reunión para evaluar los simulacros realizados. XI. Elaborar el informe relativo a la ejecución de los simulacros, con base en el reporte de los brigadistas y de los evacuadores. XII. Recorrer las instalaciones que les competa para la identificación de riesgos con los brigadistas. XIII. Reportar las necesidades de los equipos de seguridad. XIV. Presentar un programa de Mantenimiento de extintores, hidrantes, equipo y herramientas. XV. Reportar la necesidad de uniformes, brazaletes, cascos, fajas, identificaciones, altavoces, etcetera. XVI. Recabar los resultados del censo de población fija y flotante del edificio de su competencia, y XVII. Actualizar los registros de los brigadistas y su capacitación. CAPÍTULO IV Funciones de la Unidad de Protección Civil. Articulo 10. Las Funciones y responsabilidades de la Unidad de Protección Civil son las siguientes: I. Integrar y formalizar la Unidad Interna de Protección Civil; II. III. IV. Integrar las brigadas internas de Protección Civil. Asignar a los brigadistas tareas específicas y capacitarlos; Diseñar y promover la importancia de cursos de capacitación a los integrantes de brigadas internas de protección civil y a todo el personal del Instituto; V. Consignar tareas a observarse por la población del inmueble antes, durante y después de una emergencia; VI. Elaborar el diagnostico de riesgos externos e internos a los que está expuesto el Instituto Nacional de Medicina Genómica; VII. Elaborar e implementar medidas de prevención para cada tipo de riesgo, de acuerdo al riesgo potencial a que esta expuesto el Instituto; VIII. Definir áreas o zonas de seguridad interna y externa; 9

10 IX. Realizar simulacros en el Instituto de acuerdo a los planes de emergencia y procedimientos metodológicos elaborados para cada desastre; X. Elaborar y distribuir materiales de difusión y concientizacion para el personal que labora en el Instituto; XI. Evaluar el avance y eficacia del programa interno de Protección Civil; XII. Elaborar directorios e inventarios; XIII. Programar, supervisar y evaluar ejercicios y simulacros; XIV. Cuando se trate de la realización de un simulacro de desalojo, deberá convocar a los cuerpos de seguridad y de vigilancia con el objeto de dar apoyo a la población involucrada; XV. Establecer mecanismos de coordinación con las instituciones responsables de la detección, monitoreo y pronostico de los diferentes agentes perturbadores; XVI. Establecer acciones permanentes de mantenimiento de las diferentes instalaciones del Instituto; XVII. Promover la colocación de señalamientos de acuerdo a los lineamientos establecidos en las Normas Oficiales Mexicanas; XVIII. Aplicar las normas de seguridad que permitan reducir al mínimo la incidencia de riesgos del personal y los bienes del inmueble en general; XIX. Elaborar un plan de reconstrucción inicial, para restablecer las condiciones normales de operación del Instituto en caso de desastres; XX. Proponer Programas de Trabajo en la materia., y XXI. Las demás que señale la Dirección General del Instituto Nacional de Medina Genómica en el ámbito de su competencia. CAPÍTULO V Lineamientos Específicos Artículo 11. La unidad tendrá carácter permanente y sesionará una vez al año de manera ordinaria y también podrá incluir sesiones extraordinarias, previa convocatoria por escrito firmada por el Presidente. Las convocatorias serán enviadas a los miembros permanentes cuando menos cinco días hábiles antes de la fecha propuesta para la sesión. Artículo 12. Las sesiones de la unidad sólo podrán celebrarse con el quórum autorizado, refiriéndose a la asistencia de la mayoría de sus miembros permanentes. Artículo 13. Los acuerdos alcanzados durante las sesiones se asentarán en el acta respectiva, que consignará los nombres de los asistentes, los asuntos tratados y los acuerdos alcanzados. Artículo 14. Las disposiciones establecidas en los presentes lineamientos serán de observancia obligatoria. Cualquier asunto no previsto en este documento será resuelto por la Unidad. Artículo 15. Las sesiones de la Unidad sólo podrán celebrarse con la asistencia de la mayoría de sus integrantes; es decir, el cincuenta por ciento más uno de ellos, entre los cuales deberá estar necesariamente el Presidente y el Secretario o sus suplentes. 10

11 Artículo 16. Los asuntos que se presenten ante la Unidad, serán conocidos por sus integrantes a través de una carpeta electrónica con la información correspondiente que será enviada cinco días hábiles antes de que se celebre la sesión. Artículo 17. Las sesiones de la Unidad se realizarán mediante convocatoria por oficio de parte del Presidente de la unidad, la cual deberá ser entregada a los miembros de la unidad al menos con cinco días hábiles de anticipación a la fecha de la sesión que corresponda. Artículo 18. Todas las convocatorias a las sesiones de la Unidad incluirán el orden del día con los asuntos que se analizarán, así como el lugar, fecha y hora en que se llevará a cabo la sesión. Artículo 19. El registro y seguimiento de los acuerdos estará a cargo del Secretario Ejecutivo de la Unidad. Artículo 20. Con base en la información presentada en el pleno de las sesiones, se deberá emitir una propuesta de acuerdo que promueva la resolución positiva o negativa sobre los asuntos analizados, cada uno de los cuales será revisado por la unidad a efecto de acordar en definitivo cuál quedará asentado en el Acta. Capítulo VI Del Acta de las Sesiones Artículo 21. Invariablemente, por cada sesión de la Unidad se levantará un Acta en la que se consignen los nombres y cargos de los asistentes, los asuntos analizados, y los acuerdos tomados. Artículo 22.Las Actas no deberán ser trascripción de lo que se comente en la sesión. Sólo por excepción y cuando la situación así lo amerite, se asentarán comentarios relevantes vertidos en el transcurso de la sesión y los acuerdos que se tomen al respecto. Artículo 23.El Secretario Ejecutivo remitirá por correo electrónico a los miembros permanentes la propuesta de acta en un plazo no mayor a quince días hábiles contados a partir de la fecha en que se haya celebrado la sesión. Los miembros aprobarán el acta o mandarán sus observaciones por el mismo medio, en un plazo no mayor a cinco días hábiles a partir de la fecha en que les fue enviada. De no recibirse respuesta en el plazo señalado, el acta se dará por aprobada. Artículo 24. El Secretario Ejecutivo mantendrá el control y seguimiento de las Actas. Transitorios Primero. El presente Manual de Integración y Funcionamiento de la Unidad de Protección de Civil del Instituto Nacional de Medicina Genómica será aprobado una vez que se cuente con el dictamen favorable de la Junta de Gobierno. Segundo. El presente Manual de Integración y Funcionamiento de la Unidad de Protección de Civil del Instituto Nacional de Medicina Genómica, entrará en vigor una vez que sea publicado en la Normateca Interna del Instituto Nacional de Medicina Genómica. Tercero. Las modificaciones al presente manual, así como los casos no previstos en los mismos, se 11

12 someterán en primera instancia a la Unidad de protección civil, y de requerirse alguna modificación, se someterá a la junta de gobierno del instituto para su aprobación. 12