REGLAMENTO DE OPERACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA DELEGACIÓN TLALPAN

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1 1 de 12 REGLAMENTO DE OPERACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA DELEGACIÓN TLALPAN

2 INDICE Página. 2 de 12 Objetivo y Funciones 3 Capítulo I. Disposiciones Generales. 3 Capítulo II. De la integración del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la (COTECIAD-DTLALPAN). 4 Capítulo III. De las Funciones de los miembros del COTECIAD- TLALPAN. 6 Funciones del Presidente. Funciones del Secretario Técnico Funciones del Secretario Ejecutivo Funciones de los es Funciones de los Representantes Capítulo IV. De las atribuciones del COTECIAD- DTLALPAN. 8 Capítulo V. Políticas y Criterios para la celebración de las Sesiones del COTECIAD- DTLALPAN. 9

3 Objetivo y funciones del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la (COTECIAD-DTLALPAN). 3 de 12 Objetivo. Establecer los mecanismos de integración, operación y funcionamiento del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la, así como el ejercicio a dichas atribuciones conforme a lo establecido en la Ley de Archivos del Distrito Federal. Funciones. Proporcionar el desarrollo de medidas y acciones permanentes de coordinación y concertación entre sus miembros que favorezcan la implantación de las normas archivísticas para el mejoramiento integral de los archivos. Aprobar los Instrumentos de Control Archivístico establecidos en la Ley de Archivos del Distrito Federal Vigilar el cumplimiento de la normatividad en materia de archivos. Realizar los Programas de Valoración Documental. Capítulo I. Disposiciones Generales. Artículo 1. EL presente Reglamento es de observancia obligatoria e interés general, tiene por objeto establecer la organización y funcionamiento del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la (COTECIAD-DTLALPAN) y se emite de conformidad con lo establecido en el artículo 21, fracción V de la Ley de Archivos del Distrito Federal. Artículo 2. Además de los conceptos establecidos en la Ley de Archivos del Distrito Federal, para efectos del presente Reglamento se entenderá por: Ley: Ley de Archivos del Distrito Federal.

4 Reglamento: El Reglamento de Operación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la ; Archivo: Conjunto orgánico de documentos organizados y reunidos por una persona o institución pública o privada, en el desarrollo de sus competencias, el cual sirve de testimonio y fuente de información a las personas o instituciones que los produjeron, a los ciudadanos o para servir de fuente de estudio de la historia e investigación; 4 de 12 Catálogo de Disposición Documental: Registro general y sistemático elaborado por la unidad coordinadora de archivos y aprobado por el COTECIAD de cada ente público, en el que se establece en concordancia con el Cuadro General de Clasificación Archivística, los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de la información pública o de acceso restringido ya sea reservada o confidencial y su destino; Sistema: El Sistema Institucional de Archivos de la ; Unidad Coordinadora de Archivos: Unidad Responsable del Sistema Institucional de Archivos de la, conformada por un grupo de servidores públicos designados por la. Delegación:. Contraloría: Órgano de Control Interno en la. COTECIAD: Órgano técnico consultivo de instrumentación y retroalimentación de la normatividad aplicable en materia de archivos del ente público, integrado por los titulares de los archivos de trámite, concentración e histórico y por aquellas personas que por su experiencia y función dentro del ente público se consideren necesarias para promover y garantizar la correcta administración de documentos y para la gestión de los archivos de cada institución. Capítulo II. De la integración del de la (COTECIAD-DTLALPAN). Artículo 3. Para el debido ejercicio de sus atribuciones y de acuerdo a lo establecido en el artículo 17, de la Ley de Archivos, en el numeral de la Circular Uno Bis 2014, Normatividad en Materia de Administración de Recursos para las Delegaciones de la Administración Pública del Distrito Federal, el COTECIAD-DTLALPAN, estará integrado de la siguiente forma:

5 Titular Director General de Administración Responsable de la Unidad Coordinadora de Archivos. Director de Recursos Materiales y Servicios Generales. Responsable de la Oficina de Información Pública Secretaria Particular de la Jefatura Delegacional Director General Jurídico y de Gobierno Director General de Administración Director General de Obras y Desarrollo Urbano Director General de Desarrollo Económico y Fomento Cooperativo Director General de Cultura Director General de Ecología y Desarrollo Sustentable Director de Desarrollo Social Director General de Servicios Urbanos Director General de Participación y Concertación Ciudadana Director Ejecutivo de Mejora Comunitaria Jefe de Unidad Departamental de Seguimiento a Consejos y Comités Jefe de Unidad Departamental de Servicios Generales y Apoyo Logístico Dirección General Jurídica y de Gobierno Cargo Presidente Secretario Técnico Secretario Ejecutivo Representante 5 de 12 Contralor Interno en la Representante

6 Director de Recursos Financieros y Presupuestales Representante Director de Modernización Administrativa e Informática Servidores Públicos de la Delegación que participen en razón de su experiencia sobre los temas a tratar. Representante Invitados 6 de 12 A los titulares de los mencionados cargos, les corresponderá, ejercer y cumplir con las atribuciones y funciones establecidas en este Reglamento. Capítulo III. De las Funciones de los miembros del COTECIAD- TLALPAN. Artículo 4. Funciones del Presidente. I. Asistir puntualmente a las Sesiones Ordinarias y Extraordinarias del COTECIAD- DTLALPAN y participar en ellas con derecho a voz y voto. II. Coordinar y dirigir las Sesiones del COTECIAD- DTLALPAN. III. Autorizar el Orden del Día de las Sesiones Ordinarias y Extraordinarias. IV. Ejercer el voto de calidad en caso de empate en la votación de resoluciones. V. Presentar a consideración y resolución del COTECIAD-DTLALPAN, los casos y asuntos a tratar. VI. Dar a conocer los acuerdos y acciones del COTECIAD- DTLALPAN, así como procurar su cabal y estricto cumplimiento. VII. Asegurar que las resoluciones y acciones del COTECIAD-DTLALPAN atiendan las necesidades planteadas por la Delegación en materia archivística. VIII. Promover las medidas para dar operatividad a los acuerdos que adopte el COTECIAD- DTLALPAN. IX. Promover los medios y recursos necesarios para mantener la operación regular, constante y permanente del COTECIAD-DTLALPAN. X. Firmar las Actas de las Sesiones. Artículo 5. Funciones del Secretario Técnico.

7 I. Asistir puntualmente a las Sesiones Ordinarias y Extraordinarias del COTECIAD- DTLALPAN y participar en ellas con derecho a voz y voto. II. En ausencia del Secretario Ejecutivo, asumir las atribuciones y funciones dl mismo. III. Preparar el Orden del Día de las Sesiones conjuntamente con el Secretario Ejecutivo, y someterlo a aprobación del Presidente del COTECIAD-DTLALPAN. IV. Enviar las convocatorias y carpetas con los asuntos que serán sometidos al COTECIAD-DTLALPAN. V. Llevar el registro de asistencia de los miembros del COTECIAD-DTLALPAN. VI. Proveer la logística para las Sesiones del COTECIAD-DTLALPAN. VII. Recabar las firmas en las Actas de las Sesiones, de los miembros del COTECIAD- DTLALPAN VIII. Resguardar el Expediente de documentos de las Sesiones Ordinarias y Extraordinarias del COTECIAD-DTLALPAN, y mantenerlo actualizado, cuidando su conservación por el tiempo mínimo establecido por las disposiciones en la materia. IX. Solicitar y registrar la designación de los suplentes de los titulares. X. Coordinar, integrar y presentar al Pleno del COTECIAD-DTLALPAN el Programa de Desarrollo Institucional de Desarrollo Archivístico. XI. Elaborar y presentar al Pleno del COTECIAD-DTLALPAN el Informe Anual de Cumplimiento. XII. Firmar las Actas de Sesiones. XIII. Informar al Presidente del Comité, por medio de oficio, los casos de ausencia de titulares y suplentes. XIV. Evaluar que las acciones del COTECIAD-DTLALPAN, se realicen en apego a la normatividad y para el mejoramiento y organización de los archivos. 7 de 12 Artículo 6. Funciones del Secretario Ejecutivo I. Asistir puntualmente a las Sesiones Ordinarias y Extraordinarias del COTECIAD- DTLALPAN, y participar en ellas con derecho a voz y voto. II. Suplir al Presidente en atribuciones y funciones. III. Registrar los Acuerdos del COTECIAD-DTLALPAN, y verificar en informar su cumplimiento en siguiente Sesión. IV. Realizar el conteo de la votación de los acuerdos tomados. V. Elaborar las Actas del COTECIAD-DTLALPAN. VI. Firmar las Actas de las Sesiones. VII. Cumplir con las funciones que le correspondan de conformidad con la normatividad aplicable y aquéllas que le sean encomendadas por el presidente del COTECIAD_TLALPAN. Artículo 7. Funciones de los es.

8 I. Asistir puntualmente a las Sesiones Ordinarias y Extraordinarias del COTECIAD- DTLALPAN. II. Ejercer el derecho a voz y voto. III. Designar a sus suplentes. IV. Enviar al Secretario Técnico la propuesta de asuntos a tratar, acompañada de la documentación soporte, para incluirlos en el Orden del Día. V. Vigilar que se aplique la normatividad archivística en los procesos y actuaciones del COTECIAD-DTLALPAN. VI. Apoyar a la Unidad Coordinadora de Archivos en la integración del Programa Institucional de Desarrollo Archivístico. VII. Participar en la elaboración del Programa Institucional de Desarrollo archivístico. VIII. Designar a un Enlace entre el COTECIAD-DTLALPAN y el área de adscripción a la que pertenece. IX. Firmar las actas de las Sesiones. X. Justificar ante el Presidente del Comité, por medio de Oficio su ausencia, y en su caso la del suplente. 8 de 12 Artículo 8.- Funciones de los Representantes I. Asistir puntualmente a las Sesiones Ordinarias y Extraordinarias del COTECIAD-DTLALPAN. II. Participar en las Sesiones del COTECIAD-DTLALPAN, con derecho a voz. III. Brindar asesoría al COTECIAD-DTLALPAN, y a los equipos de trabajo en el ámbito de su competencia, respecto de los asuntos que se traten en las Sesiones. IV. Designar a sus suplentes. V. Firmar las Actas de las Sesiones. VI. Justificar ante el Presidente del Comité, por medio de Oficio su ausencia, y en su caso la del suplente. Capítulo IV. De las atribuciones del COTECIAD- DTLALPAN. Artículo 10. Compete al COTECIAD- DTLALPAN. I. Constituirse como el órgano técnico consultivo, de instrumentación y retroalimentación de la normatividad aplicable en la materia dentro de los archivos de la.

9 II. Constituir el Sistema Institucional de Archivos de la y vigilar que se cumpla con la normatividad aplicable en la materia. III. Promover y difundir la normatividad en materia de archivos en las áreas que integran a la. IV. Realizar los Programas de Valoración Documental. V. Formar grupos de trabajo para llevar a cabo el proceso de Valoración Documental VI. Emitir el Dictamen de Valoración Documental y la Declaratoria de Inexistencia de Valores Primarios y Secundarios, en el caso de la documentación que causará Baja Definitiva. VII. Enviar a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal, el Dictamen y el Expediente de Baja Documental (Solicitud, Inventarios, Informe, Dictamen, Declaratoria y otros documentos) para su registro. VIII. Propiciar el desarrollo de medidas y acciones permanentes de coordinación y concertación entre sus miembros que favorezcan la implantación de las normas archivísticas para el mejoramiento integral de los archivos. IX. Participar en los eventos técnicos y académicos que en la materia se efectúen o los que sean convocados por el Consejo General de Archivos del Distrito Federal y los que lleven a cabo otras Instituciones Nacionales o Internacionales. X. Fomentar la capacitación del Personal que labora en los Archivos de la. XI. Aprobar el Programa Anual de Desarrollo Archivístico y el Informe Anual de Cumplimiento. XII. Emitir, actualizar y en su caso, aprobar las modificaciones, reformas, derogaciones o adiciones al Reglamento de Operación del COTECIAD- DTLALPAN. XIII. Analizar y autorizar los Instrumentos de Control Archivístico y, en su caso, las modificaciones correspondientes. XIV. Las demás que establezcan las disposiciones aplicables en materia de archivos. 9 de 12 Capítulo V. Políticas y Criterios para la celebración de las Sesiones del COTECIAD- DTLALPAN. Artículo 11. Las Sesiones del COTECIAD-DTLALPAN podrán ser Ordinarias y Extraordinarias.

10 I. Serán Ordinarias aquellas Sesiones que se celebren conforme al calendario de Sesiones aprobadas por el Comité en la Primera Sesión Ordinaria Anual. II. Serán Extraordinarias aquellas Sesiones que se convoque para tratar asuntos que por su urgencia no puedan esperar para ser desahogadas en la siguiente Sesión Ordinaria. 10 de 12 Artículo 12. Para la celebración de las Sesiones Ordinarias se convocará a cada uno de los miembros del Comité, por lo menos con tres días hábiles de anticipación a la fecha que se fije para la celebración de las Sesiones, por medio del Secretario Técnico, mediante Oficio; debiendo observar los Lineamientos que deben observar las Dependencias, Órganos Políticos Administrativos y Entidades de la Administración Pública, para la integración y remisión electrónica de carpetas, información o documentos con relación a los Órganos Colegiados, Comisiones o Mesas de Trabajo. Tratándose de las Sesiones Extraordinarias, las convocatorias deberán realizarse por lo menos con un día de anticipación. La convocatoria a Sesiones Ordinarias o Extraordinarias deberá incluir día, hora, lugar de la celebración y Orden del Día, así como documentos y anexos necesarios para discusión de los temas a tratar. Artículo 13. Las Sesiones Ordinarias podrán ser canceladas cuando no existan asuntos a tratar, debiendo el Secretario Técnico notificar a los miembros titulares dos días hábiles antes de la fecha programada. Artículo 14. Para ser válidas las Sesiones del COTECIAD-DTLALPAN deberán contar con la asistencia mínima de la mitad más uno de los miembros titulares o suplentes con derecho a voz y voto, de no ser así, se declarará suspendida por falta de Quórum, levantando el Acta respectiva. Artículo 15. Los miembros del COTECIAD_TLALPAN, podrán solicitar en las Sesiones Ordinarias la incorporación y discusión de temas en Asuntos Generales que no requieran análisis previo. Artículo 16. Las resoluciones respecto a los asuntos tratados tendrán carácter de Acuerdos. Artículo 17. Los Acuerdos tomados en el Pleno del COTECIAD-DTLALPAN, serán obligatorios para sus miembros y para las unidades administrativas de la Delegación Tlalpan.

11 Artículo 18. Los Acuerdos sólo mediante resolución unánime del propio COTECIAD- DTLALPAN, se podrán suspender, modificar o cancelar su contenido y efectos. Artículo 19. En caso de que el Presidente del COTECIAD-DTLALPAN se ausente momentáneamente de la Sesión, el Secretario Ejecutivo lo suplirá en la conducción con el propósito de no interrumpir su desarrollo. 11 de 12 Artículo 20. Los acuerdos y las resoluciones se tomarán por unanimidad o mayoría de votos de los miembros presentes. Artículo 21. Los casos que requieran de la consideración y resoluciones del COTECIAD- DTLALPAN en Sesión Ordinaria, deben remitirse al Secretario Técnico, por escrito y en medio electrónico, cuando menos con diez días hábiles de anticipación a la fecha de celebración de la misma, mientras que en el caso de asuntos a tratar en Sesión Extraordinaria, la información deberá remitirse con no menos de tres días hábiles de anticipación. Artículo 22. El Presidente del COTECIAD-DTLALPAN deberá remitir el Programa Institucional de Desarrollo Archivístico e Informe Anual de Cumplimiento respecto de los resultados obtenidos derivados de su actuación a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal de conformidad a la normatividad aplicable en la materia. Artículo 23. Lo no previsto en el presente Reglamento será resuelto por acuerdo del COTECIAD-DTLALPAN.