COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS REGLAMENTO DE OPERACIÓN

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1 COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS REGLAMENTO DE OPERACIÓN Capítulo I GENERALIDADES Artículo 1. El presente Reglamento es de observancia obligatoria para los miembros del COTECIAD de la y tiene por objeto establecer las disposiciones generales para la organización y funcionamiento del mismo. Artículo 2. Es responsabilidad del COTECIAD coadyuvar con la Unidad Coordinadora de Archivos en la detección de las necesidades existentes en la en materia de normatividad y desarrollo documental, determinando los aspectos y áreas por cubrir para la correcta regulación de la producción, circulación, uso, selección, control y destino final de los documentos manejados a nivel institucional. Artículo 4. El COTECIAD apoyará a la Unidad Coordinadora de Archivos en la definición e instrumentación de los programas de normalización documental de la Delegación adecuando institucionalmente las disposiciones de la Ley y las estrategias establecidas a nivel normativo en la materia de administración de documentos, y efectuando la promoción y el seguimiento de tales programas dentro del Sistema Institucional de Archivos y, en general, dentro de las unidades administrativas de la Delegación. Artículo 5. Todo asunto no contemplado en el presente Reglamento será resuelto por el COTECIAD. Capítulo II ESTRUCTURA ORGÁNICA Y FUNCIONES DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS Artículo 6. El COTECIAD Iztacalco estará integrado de acuerdo con lo estipulado en el artículo 17 de la Ley de Archivos del Distrito Federal en concordancia con las necesidades técnicas-estructurales de la Delegación, por lo que se conformará únicamente por un representante propietario, quién fungirá como vocal de las siguientes áreas: -Secretaría Particular de la Jefatura Delegacional -Coordinación de Asesores -Subdirección de Ventanilla Única Delegacional -Coordinación de Modernización y del Centro de Servicios y Atención Ciudadana -Coordinación de Comunicación Social -Coordinación General del Deporte -Coordinación del Centro Deportivo Siglo XXI Magdalena Mixihuca -Dirección de Desarrollo Sustentable y Fomento Cooperativo -Coordinación de Seguridad Pública -Dirección General Jurídica y de Gobierno -Dirección Jurídica -Dirección de Gobierno -Dirección General de Administración -Dirección de Finanzas -Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales -Dirección de Recursos Humanos -Dirección General de Obras y Desarrollo Urbano -Dirección de Desarrollo Urbano y Licencias -Dirección de Obras y Mantenimiento

2 -Dirección General de Servicios Urbanos -Dirección General de Desarrollo Social -Dirección de Educación y Cultura -Dirección de Salud y Vivienda -Dirección General de Participación Ciudadana La Presidencia del Comité estará a cargo del Titular de la Dirección General de Administración. La Secretaría Técnica estará a cargo del Titular de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales quién a su vez funge como Titular de la Coordinación de Archivos La Secretaría Ejecutiva estará a cargo del Responsable de la Oficina de Información Pública Delegacional. Representantes de: -La Dirección General Jurídica y de Gobierno -La Contraloría Interna -La Subdirección de Informática -La Dirección de Finanzas -La Subdirección de Protección Civil Artículo 7. En caso de ausencia definitiva de alguno de los integrantes del COTECIAD se deberá nombrar inmediatamente al nuevo integrante, haciéndolo del conocimiento al Secretario Técnico del mismo. Artículo 8. El COTECIAD tiene como funciones las establecidas en el artículo 21 de la Ley de Archivos del Distrito Federal y en el Manual Específico de Operación del COTECIAD Iztacalco: I. Constituirse como el órgano técnico consultivo, de instrumentación y retroalimentación de la normatividad aplicable en la materia archivo de la Delegación. II. Realizar los programas de valoración documental de la Delegación. III. Propiciar el desarrollo de medidas y acciones permanentes de coordinación y concertación entre sus miembros que favorezcan la implantación de las normas archivísticas para el mejoramiento integral de los archivos de la institución. IV. Participar en los eventos técnicos y académicos que en la materia se efectúen en la ; en los que sean convocados por el Consejo General de Archivos del Distrito Federal y los que lleven a cabo otras instituciones nacionales e internacionales. V. Emitir su reglamento de operación, su programa anual de trabajo, la normatividad necesaria para el funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos de la Delegación. VI. Presentar anualmente al Pleno del COTECIAD, para su aprobación, el Programa Institucional de Desarrollo Archivístico (PIDA) del año que corresponda, Informe Anual del

3 Cumplimiento del PIDA del año inmediato anterior, Catálogo de Disposición Documental que se elabora cada año y del Catálogo de Series Documentales que se reporta trimestralmente. VII. Aprobar los instrumentos de control archivístico, establecidos en el artículo 35 de la Ley de Archivos del Distrito Federal. VIII. Modificar su Reglamento de Operación del cuando lo juzgue pertinente. IX. Las demás que establezcan las disposiciones aplicables y las que sean requeridas. Artículo 9. Son funciones del Presidente del COTECIAD: I. Representar al COTECIAD en todos los eventos y gestiones oficiales en la materia. II. Celebrar reuniones de trabajo previas a las sesiones programadas a fin de analizar la problemática y viabilidad de los casos donde participen el Secretario Técnico y el Secretario Ejecutivo del COTECIAD. III. Autorizar el Orden del Día de las sesiones ordinarias y extraordinarias del Comité y presidir las reuniones del COTECIAD. VI. Coordinar y dirigir las sesiones del Comité. V. Ejercer el voto de calidad en caso de empate en la votación de resoluciones. VI. Orientar y promover las medidas necesarias para dar operatividad a los acuerdos que adopte el COTECIAD en el ejercicio de sus funciones, supervisando el cumplimiento de éstas. VII. Asegurar que las resoluciones y acciones del Comité, sean para el mejoramiento de la normatividad en beneficio de la organización, administración y gestión de los archivos delegacionales. VIII. Promover ante las instancias correspondientes, a solicitud del Secretario Técnico del Comité, la integración de grupos de apoyo del propio COTECIAD, con las modalidades y composición que se estimen convenientes. IX. Proveer los medios, recursos necesarios y suficientes para mantener en operación regular, constante y permanentemente al Comité. Artículo 10. Son funciones del Secretario Técnico: I. Asistir a las Sesiones del COTECIAD Iztacalco. II. Suplir en caso de inasistencia al Secretario Ejecutivo III. Recibir y revisar de cada unidad administrativa técnica operativa de la Delegación, las propuestas para integrar el Orden del Día de los asuntos a tratar en cada sesión. IV. Someter a consideración del Presidente y Secretario Ejecutivo del COTECIAD, la propuesta del Orden del Día.

4 V. Organizar las reuniones del COTECIAD, para lo cual define para cada sesión el Orden del Día, así como la Carpeta de Trabajo y la documentación que soporte los asuntos a tratar, previo acuerdo con el Presidente y Secretario Ejecutivo del COTECIAD, solicita apoyo a las áreas correspondientes la logística de las sesiones, controla el registro de asistencia. VI. Coordinar las tareas del COTECIAD para la integración y normalización de Archivos de la Delegación en cumplimiento a lo previsto por la Ley de Archivos del D.F. y la normatividad en la materia, y los acuerdos establecidos en las sesiones del COTECIAD. V. Promocionar, retroalimentar, capacitar y asesorar a la áreas delegacionales en la normatividad sobre Archivos y Administración de Documentos con apoyo de los miembros del COTECIAD. VI. Apoyar al Presidente del COTECIAD en la conducción de las reuniones. VII. Vigilar y apoyar la instrumentación de las medidas acordadas por el COTECIAD en el ejercicio de sus funciones. VIII. Informar con la periodicidad necesaria al Presidente del COTECIAD acerca de las necesidades, avances y proyectos en la normalización de los archivos de la institución. IX. Elaborar y presentar al pleno del Comité un informe anual de cumplimiento de las acciones previstas en el programa de trabajo del COTECIAD. X. Custodiar las actas ya firmadas, acuerdos y demás documentos originales, en audio, impresos y electrónicos resultantes de las reuniones y trabajos del COTECIAD. XI. Las demás que en el ámbito de su competencia le sean encomendadas expresamente por el Presidente del COTECIAD. Artículo 11. Son funciones del Secretario Ejecutivo: I. Asistir a las sesiones del COTECIAD Iztacalco II.Suplir en caso de inasistencia al Presidente del COTECIAD III.Revisar y proponer en su caso modificaciones al Orden del Día de las sesiones del Comité. IV. Elaborar y enviar la convocatoria de las sesiones ordinarias y extraordinarias del COTECIAD. V. Orientar, promover y vigilar, en el ámbito de su competencia, la instrumentación de las normas y lineamientos sobre archivos y administración de documentos que sean emitidos por los órganos competentes en la materia a nivel de Gobierno del Distrito Federal, contando con la supervisión y el apoyo del Coordinador de Archivos. VI. Apoyar al Secretario Técnico en la coordinación de las tareas del COTECIAD. VII. Realizar todas las anotaciones necesarias para la elaboración del Acta de la sesión incluyendo los acuerdos establecidos, y envía máximo con cinco días hábiles posteriores a la

5 sesión celebrada, al Secretario Técnico del COTECIAD el Acta de la Sesión ya redactada para que la misma se integre en la carpeta de la siguiente sesión ordinaria. VIII. Realizar y registrar el conteo de la votación de los acuerdos de la sesión. IX. Coadyuvar con el Secretario Técnico en la publicación de la información de oficio que debe divulgarse en la página de Transparencia de la Delegación X. Las que dentro del ámbito de su competencia le sean encomendadas expresamente por el Presidente del COTECIAD. Artículo 12. Son funciones de los Vocales: I. Asistir a las sesiones del COTECIAD. II. Enviar al Secretario Técnico la propuesta de asuntos acompañada de la documentación soporte para incluirlos en el Orden del Día. III. Proponer estrategias de trabajo para la mejoría de los archivos delegacionales. IV. Integrarse y participar en los trabajos de los grupos de apoyo que se requieren para coadyuvar en la elaboración de propuestas de solución para los temas en la materia y en su caso de la difusión de los mismos al interior de sus áreas. V. Dar seguimientoa la normatividad archivística en los procesos y actuaciones del Comité. VI. Promover, difundir y capacitar sobre los acuerdos establecidos en las sesiones del COTECIAD en sus respectivas áreas. VII. Promover y gestionar el enriquecimiento del patrimonio documental de la Delegación. VIII. Recibir y proporcionar capacitación permanente en materia de archivos. IX. Participar en los programas de difusión para hacer extensivo a su área de adscripción el conocimiento y aprovechamiento del acervo documental de la Delegación. X. Intervenir en el destino de los documentos de archivo de su área de adscripción en apego a la normatividad aplicable. XI. Realizar anualmente un diagnóstico archivístico y los informes de los fondos documentales de su área de adscripción de acuerdo con la normatividad aplicable. XII. Organizar, proteger y conservar los archivos de la Delegación. XIII. Participar en los programas de modernización archivística integral de la Institución con el fin de posibilitar la calidad del servicio a la ciudadanía en el Acceso a la Información y la toma de decisiones. XIV. Elaborar y difundir guías, inventarios, catálogos, índices, registros, censos y otros instrumentos de descripción que faciliten la organización, consulta y acceso de los fondos documentales de la Delegación.

6 XV. Realizar todas las acciones tendientes a la conservación del acervo documental que se encuentra bajo el resguardo de su área de adscripción de manera coordinada con el titular del Área. XVI. Participar en la planeación e instrumentación de los proyectos de normalización desarrollados por el propio COTECIAD, asesorando al Presidente y al resto de los Integrantes del COTECIAD en los aspectos que le sean requeridos en materia de logística administrativa, normatividad jurídica y uso de tecnología. XVII. Las que dentro del ámbito de su competencia les sean encomendadas expresamente por el Presidente del COTECIAD. Artículo 13. Son funciones de los representantes, las siguientes: I. El representante de la Dirección General Jurídica y de Gobierno emitirá opinión jurídica respecto de los proyectos de manuales, lineamientos, políticas y demás normatividad archivística; II. El Representante de la Contraloría Interna, vigilará el cumplimiento de la normatividad archivística en el ámbito de su competencia y emitirá opinión respecto de los proyectos de manuales, lineamientos, políticas y demás normatividad archivística; III. El representante de la Subdirección de Informática emitirá opinión técnica en materia de documentos electrónicos y de los sistemas automatizados para la administración de documentos y archivos en el ámbito de sus funciones; IV. El representante de la Dirección de Finanzas emitirá opinión respecto de los recursos financieros para el funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos.; y V. El representante de la Subdirección de Protección Civil, emitirá opinión técnica sobre los mecanismos y prácticas de prevención de accidentes y riesgos relacionados con los archivos existentes en la Delegación. Capítulo III DE LAS SESIONES DEL COTECIAD Artículo 14. El COTECIAD se reunirá bimestralmente de manera ordinaria de acuerdo con el calendario que se apruebe en la primera reunión del año y, de manera extraordinaria, cuando la importancia del asunto a tratar lo amerite, a consideración previa del Presidente. Cualquier integrante del Comité podrá solicitar de manera formal al Presidente para que se convoque a reunión extraordinaria, indicando el o los asuntos a tratar, quedando a consideración del mismo la decisión final. Artículo 15. La convocatoria a las reuniones se realizará con base en lo establecido en el Manual Específico de Operación del Comité. Artículo 16. El Quórum necesario para la celebración de las reuniones del COTECIAD será por mayoría simple, es decir, será declarado con la presencia de la mitad más uno de sus integrantes.

7 Si llegada la hora prevista para la reunión no se reúne el quórum, se dará un término de espera máximo de quince minutos. Si transcurrido ese término aún no se logra la integración del quórum, dicha situación se plasmará en un acta circunstanciada y se citará de nueva cuenta a todos los integrantes, quedando notificados los que estuvieran presentes para el día y la hora fijados para la realización de la sesión, la cual deberá realizarse dentro de las 72 horas siguientes; fecha en la que el Presidente declarará instalada la misma con los miembros del COTECIAD presentes. Artículo 17. Los integrantes del COTECIAD tienen derecho a voz y voto en las reuniones y podrán intervenir para comentar, opinar, o refutar sobre los aspectos tratados en el Orden del Día. Los integrantes del COTECIAD solo podrán hacer uso de la palabra con la autorización previa del Presidente. Ninguno podrá ser interrumpido cuando se encuentre en uso de la palabra, salvo el Presidente para solicitarle que precise su intervención al tema que se encuentra en desahogo. Artículo 18. Una vez que el Presidente considere suficientemente discutido un asunto del Orden del Día, lo pondrá a consideración de los integrantes del COTECIAD para darlo por atendido o, en su caso, para su aprobación mediante votación. Artículo 19. Todas las decisiones se tomarán por mayoría simple. Los integrantes del COTECIAD tendrán derecho a emitir un voto a favor o en contra de los asuntos sometidos a votación; en caso de empate, el Presidente ejercerá su voto de calidad.. Artículo 20. Una vez agotados los puntos de la sesión el Presidente declarará el cierre de la misma y posteriormente el Secretario Ejecutivo elaborará el acta de la sesión, la cual debe ser aprobada y firmada por los integrantes del COTECIAD. En dicha acta se deberá señalar el sentido de las propuestas de los participantes del COTECIAD, especificar claramente los acuerdos determinados. I. El acta será enviada a los integrantes del COTECIAD por el Secretario Ejecutivo del mismo dentro de los quince días hábiles siguientes y será sometida a aprobación en la siguiente reunión ordinaria del COTECIAD. II El COTECIAD podrá, siempre y cuando se justifique el caso, declarar un receso en el desahogo de la reunión que se trate, estableciendo día, lugar, fecha y hora de reanudación de dicha reunión, para lo cual el Secretario Técnico informará a los integrantes del COTECIAD de tal reanudación. El receso constará en el acta correspondiente. Artículo 21. Los acuerdos emitidos por el COTECIAD y las actas de las reuniones, deberán constar por escrito y estar debidamente firmados, en todas sus fojas, por los integrantes del COTECIAD que aprobaron dichos documentos. Artículo 22. Los acuerdos y actas del COTECIAD deberán estar disponibles para consulta de la persona que lo solicite por lo que su resguardo quedará bajo custodia del Secretario Técnico del mismo. Artículo 23. Las modificaciones al presente Reglamento deberán ser presentadas y sometidas a su análisis, discusión y, en su caso, aprobación, dentro de una sesión del COTECIAD.

8 TRANSITORIOS PRIMERO. El Reglamento entrará en vigor al día siguiente de su aprobación por el COTECIAD- Iztacalco. SEGUNDO. El Presidente del COTECIAD instruye al Secretario Técnico gestione la publicación del presente Reglamento en la Página Electrónica Delegacional.