APLICACIÓN GESTIÓN DE AUDITORÍAS

Transcripción

1 MANUAL DE USO APLICACIÓN GESTIÓN DE AUDITORÍAS Vicerrectorado para la Garantía de la Calidad Secretariado de Evaluación de Servicios

2 INDICE Acceso a la aplicación... 3 Descripción General... 5 Información de la sesión actual... 5 Información de los procesos de auditorías abiertos actualmente... 5 Zona de gestión de procesos abiertos... 5 Consulta de procesos de auditorías cerrados... 6 Normas de funcionamiento... 7 Definición de la fecha del proceso... 7 Gestión de los datos/información del proceso... 9 Finalización del proceso Página 2 de 14

3 1. Acceso a la aplicación Para acceder a la plataforma de Gestión de Auditorías basta con escribir desde un navegador web la siguiente URL: e ir siguiendo los enlaces a través del Secretariado de Evaluación de Servicios hasta dar con la parte relacionada con la Gestión de Auditorías, o bien seguir el enlace directo: Una vez haya cargado la pantalla inicial, para acceder a la aplicación tendremos que insertar nuestro usuario/contraseña que nos habrán suministrado previamente: Una vez autentificados, podremos visualizar el área principal de trabajo de la aplicación: Página 3 de 14

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5 2. Descripción General Podemos visualizar cuatro áreas principales: - Información de la sesión actual Podemos ver nuestro nombre de usuario en la aplicación, el Servicio de la Universidad de Granada que gestionamos, y el botón para desconectarnos de la aplicación. - Información de los procesos de auditorías abiertos actualmente Cuando tengamos procesos abiertos, podremos ver una lista de los mismos, con sus fechas límite de entrega. - Zona de gestión de procesos abiertos Al principio sólo se podrá ver la pestaña para definir las fechas límite de los diferentes tipos de procesos que podemos gestionar (Certificación, Primera Auditoría, Segunda Auditoría y Renovación, tanto Interna como Externa de Fase I y Fase II). Conforme Página 5 de 14

6 tengamos procesos abiertos, podremos ver las pestañas para gestionarlos, y para finalizar el proceso, guardando sus datos en el histórico del Servicio en una base de datos interna. - Consulta de procesos de auditorías cerrados En esta zona, al pulsar sobre el botón Acceder, accederemos a otra página en la que podremos ver el histórico de procesos de nuestro Servicio. En cada pestaña aparecerán los datos de los procesos asociados. Página 6 de 14

7 3. Normas de funcionamiento Vamos a explicar el procedimiento que tendremos que llevar a cabo para gestionar los procesos de auditorías de nuestros Servicios Definición de la fecha del proceso Es el primer paso que tenemos que dar para crear nuestro proceso de auditoría en la aplicación. Para ello, estando en la zona de gestión de los procesos abiertos, pulsaremos sobre la opción deseada y rellenaremos una fecha a partir del selector de fechas: Pulsaremos en el botón Guardar, Página 7 de 14

8 y recargaremos la página para ver la nueva pestaña: Ahora vemos las 2 nuevas pestañas, necesarias para gestionar el proceso de Certificación Interna que hemos creado. Como característica, podemos modificar la fecha límite de la auditoría que hemos definido cuantas veces queramos, siempre y cuando no finalicemos el proceso (pestaña Finalizar). Página 8 de 14

9 3.2. Gestión de los datos/información del proceso Por un lado, la pestaña Fase Interna, que contendrá los formularios necesarios para gestionar todos los procesos de Fase Interna que creemos: Al sólo haber un proceso de Fase Interna abierto, y no contener ninguna información, sólo visualizaremos el formulario para insertar dicha información en dicho proceso, a saber: - El documento del informe (*.doc o *.pdf) - Las observaciones o notas del proceso Si subimos la información necesaria (los 2 campos; la aplicación no deja guardar información incompleta o inválida), veremos: Página 9 de 14

10 Al pulsar sobre el botón Guardar : Vemos que todo ha ido correctamente, informando el sistema de cualquier eventualidad en la grabación de la información, volvemos hacia el panel general, y vemos ya la información guardada en la misma pestaña: Página 10 de 14

11 Podemos ver, antes del formulario de inserción de datos, la información que ya existe guardada en la base de datos con relación al proceso. Como comentario (aviso en color verde), podremos volver a subir información para el mismo proceso, sobrescribiendo los datos que tengamos anteriormente. En el caso de que tengamos más procesos de Fase Interna abiertos (creamos, a modo de ejemplo igual que antes, un proceso de Primera Auditoría de seguimiento Interna con fecha de ), veremos en la pestaña la información de todos los procesos (ordenados por cercanía en el tiempo a la fecha actual): Página 11 de 14

12 3.3. Finalización del proceso En la pestaña de Finalizar tendremos las herramientas necesarias para cerrar el proceso y que pase a formar parte del histórico de procesos del Servicio: Página 12 de 14

13 Si entendemos que el proceso de Certificación Interna ha finalizado y los datos que inserté son los correctos, podemos pulsar sobre el botón Guardar, Vemos que todo se ha guardado correctamente, y volviendo a la pantalla general: Vemos que el proceso de Certificación ha desaparecido de los procesos actuales, formando parte del histórico: Página 13 de 14

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