REF.: TRABAJADORES TEMPOREROS AGRICOLAS, LEY N , PUBLICADA EN EL DIARIO OFICIAL DE FECHA 18 DE DICIEMBRE DE MODIFICA CIRCULARES N S.

Transcripción

1 CIRCULAR N 86 VISTOS: Las facultades que confiere la ley a esta Superintendencia, se imparten las siguientes instrucciones de cumplimiento obligatorio para la Sociedad Administradora de Fondos de Cesantía. REF.: TRABAJADORES TEMPOREROS AGRICOLAS, LEY N , PUBLICADA EN EL DIARIO OFICIAL DE FECHA 18 DE DICIEMBRE DE MODIFICA CIRCULARES N S. 1, 2 Y 3 DE ESTA SUPERINTENDENCIA. Superintendencia de Administradoras de Fondos de Pensiones

2 ÍNDICE GENERAL I. INTRODUCCIÓN....3 II. RECAUDACIÓN DE SALDOS DE REMUNERACIÓN...3 III. IV. CUENTA INDIVIDUAL Y BASE DE DATOS DE AFILIADOS...5 RETRIBUCIÓN A LA SOCIEDAD ADMINISTRADORA...7 V. RETIROS...8 VI. CARTOLA...10 VII. MODIFICACIONES A LA CONTABILIDAD DE LOS FONDOS DE CESANTÍA...11 VIII. VIGENCIA...12 ANEXO: MODIFICACIONES AL PLAN Y MANUAL DE CUENTAS DE LOS FONDOS DE CESANTÍA13 Superintendencia de Administradoras de Fondos de Pensiones 2

3 I. INTRODUCCIÓN. La Ley N , publicada en el Diario Oficial de fecha 18 de diciembre de 2004, que modifica el Código del Trabajo, en materia de remuneraciones por jornada extraordinaria y de trabajadores temporeros agrícolas, por medio de su letra D) del artículo único, agregó en el artículo 94, el siguiente inciso tercero nuevo: En el caso de existir saldos de remuneración que no hayan sido pagados al trabajador, los empleadores deberán depositarlos, dentro del plazo de 60 días, contado desde la fecha de término de la relación laboral, en la cuenta individual del seguro de desempleo creado por la Ley N , salvo que el trabajador disponga por escrito de otra forma. Los mandantes responderán de estos pagos de conformidad a lo establecido en los artículos 64 y 64 bis. En virtud de tal disposición legal, la presente Circular imparte las instrucciones y procedimientos que deberá cumplir la Sociedad Administradora para la recaudación de los saldos de remuneraciones, su acreditación y actualización tanto en las cuentas individuales de los trabajadores como en la Base de Datos de Afiliados, el procedimiento para pagar a los trabajadores los citados saldos de remuneración y la retribución a la cual tiene derecho por administrarlos. Los saldos de remuneración depositados por los empleadores en las cuentas individuales de los trabajadores, deberán tratarse de acuerdo a las normas de la presente Circular y supletoriamente se aplicarán las instrucciones y procedimientos definidos en la Circulares Nos. 1, 2, 3 y 6 de esta Superintendencia. II. RECAUDACIÓN DE SALDOS DE REMUNERACIÓN 1. Los empleadores deberán pagar en la Sociedad Administradora los saldos de remuneración que no hayan sido pagados al trabajador, dentro del plazo de 60 días, contado desde la fecha de término de la relación laboral, salvo que el trabajador haya dispuesto por escrito de otra forma. 2. Los empleadores podrán efectuar los pagos de los saldos de remuneración en formularios en papel o electrónicos. 3. Para los pagos que se efectúen en formularios en papel, la Sociedad Administradora podrá optar por colocar a disposición de los empleadores los mismos formularios disponibles para el pago de las cotizaciones previsionales del seguro de cesantía u otro de libre diseño que deberá crear para tales efectos. En ambos casos, el formulario de pago deberá contener al menos la información necesaria para identificar al empleador con nombre o razón social y RUT; nombre del representante legal de la empresa; identificación del trabajador con su nombre completo y RUT; número total de trabajadores informados; el valor de cada remuneración pagada y su total, separados de sus reajustes e intereses, si corresponden; la fecha de inicio y de término de la relación laboral; fecha de pago de la remuneración (día, mes y año en que efectivamente se realiza el pago); timbre de caja; período informado donde se registrará el mes y año en que se devengaron las remuneraciones adeudadas. Superintendencia de Administradoras de Fondos de Pensiones 3

4 4. Cualquiera sea el formato de los formularios implementados por la Sociedad Administradora para que los empleadores paguen los saldos de remuneración, éstos deberán contener impresos en su reverso las instrucciones necesarias para su correcto llenado. Los empleadores podrán realizar el pago en formularios computacionales, siempre que éstos se ajusten estrictamente a los formatos diseñados por la Sociedad Administradora. 5. La Sociedad Administradora podrá celebrar contratos de prestación de servicios con entidades externas para recaudar los saldos de remuneración. Asimismo, deberá mantener a disposición de los empleadores en todos sus centros de atención de afiliados, una cantidad suficiente de formularios de pago de saldos de remuneración Ley N En todos sus centros de atención de afiliados, la Sociedad Administradora deberá disponer de mecanismos que permitan calcular los reajustes e intereses de los pagos efectuados con posterioridad al plazo de los 60 días, contado desde la fecha de término de la relación laboral. En tal caso, los reajustes e intereses que se aplicarán sobre los saldos pagados, serán los establecidos en el artículo 63 del Código del Trabajo, esto es, reajustadas en el mismo porcentaje en que haya variado el Indice de Precios al Consumidor determinado por el Instituto Nacional de Estadísticas, entre el mes anterior a aquel en que debió efectuarse el pago y el precedente a aquel en que efectivamente se realice, adicionándosele el máximo interés permitido para operaciones reajustables a partir de la fecha en que se hizo exigible la obligación. 7. La Sociedad Administradora deberá controlar la integridad y consistencia de la información registrada en el formulario destinado al pago de saldos de remuneración, en base a la comparación del total pagado que se registra en él con la sumatoria de las líneas de detalle a nivel de cada trabajador con sus respectivos reajustes e intereses. Las diferencias resultantes se tratarán de la misma forma que se tratan las diferencias detectadas en los formularios de pago de cotizaciones previsionales del seguro de cesantía. 8. La contabilización de los saldos de remuneración depositados por los empleadores seguirá los mismos procedimientos, plazos y secuencia contable que sigue la recaudación y registro de las cotizaciones previsionales en los Fondos de Cesantía, con las siguientes salvedades: a) Los movimientos de cargos y abonos que se realizan en la cuenta contable de pasivo exigible Recaudación Clasificada, deberán registrarse en la subcuenta contable denominada Recaudación de Saldos de Remuneración. b) Los movimientos de cargos y abonos en el Patrimonio de los Fondos de Cesantía se registrarán en las cuentas contables Recaudación en Proceso de Acreditación; Cuentas Individuales por Cesantía, subcuenta Cuentas Individuales de Saldos de Remuneración; Rezagos de Cuentas Individuales por Cesantía, subcuenta Rezagos de Saldos de Remuneración y; Rentabilidad no Distribuida, según corresponda. Superintendencia de Administradoras de Fondos de Pensiones 4

5 La función de las nuevas subcuentas contables, con sus movimientos de cargos y abonos, se encuentran incluidas en las Modificaciones a la Contabilidad de los Fondos de Cesantía, que se establecen en el capítulo V de la presente Circular. 9. En el cálculo del porcentaje de recaudación que se debe traspasar a más tardar el último día hábil de cada mes, desde la cuenta Recaudación del Mes hacia la cuenta Recaudación Clasificada de los Fondos de Cesantía, la Sociedad Administradora debe incluir los saldos de remuneración recaudados en el respectivo mes. 10. El pago electrónico de saldos de remuneraciones, se realizará en base a los mismos formularios que se utilizan para el pago de las cotizaciones previsionales del seguro de cesantía, esto es, en los formularios de Declaración, Orden de Pago, Débito, Crédito, Confirmación y Comprobante de Pago, según corresponda. 11. El formulario electrónico Declaración, deberá incorporar por separado en sus registros de detalle y de resumen, la información referida a los saldos de remuneración pagados, reajustes, intereses y el valor total a pagar a los Fondos de Cesantía, según corresponda. 12. En los formularios electrónicos Crédito, Débito y Confirmación, deberán informarse separadamente los valores pagados a los Fondos de Cesantía por concepto de cotizaciones previsionales y saldos de remuneración, cuando corresponda. 13. El formulario Comprobante de Pago, deberá incorporar en su sección resumen de cotizaciones, la suma total de los saldos de remuneración pagados con sus respectivos reajustes e intereses, cuando corresponda. III. CUENTA INDIVIDUAL Y BASE DE DATOS DE AFILIADOS 1. Los movimientos referidos a saldos de remuneración deberán registrarse en la cuenta individual de cesantía, con códigos que permitan identificar claramente su naturaleza y tipo, conforme con lo que defina la Sociedad Administradora. Sin perjuicio de ello, a lo menos los siguientes movimientos de abonos y cargos deben disponer de su respectivo código: Abonos: - Pago de saldos de remuneración. - Reajustes de pago de saldos de remuneración. - Intereses de pago de saldos de remuneración. - Reintegro de saldos de remuneración no cobrados. - Recuperación de saldos de remuneración rezagados. - Aportes regularizadores de la Sociedad Administradora por saldos de remuneración. Superintendencia de Administradoras de Fondos de Pensiones 5

6 Cargos: - Comisiones por saldo de remuneración. - Pago de saldos de remuneración. 2. La Sociedad Administradora, en el proceso de actualización de la Base de Datos de Afiliados y de las cuentas individuales por cesantía, deberá considerar los formularios de pago de saldos de remuneración Ley N , recibidos hasta el último día del mes anterior al de la actualización. 3. Dentro de la sección de la Base de Datos de Afiliados que contiene la información de saldos de la cuenta individual por cesantía, la Sociedad Administradora deberá incorporar los siguientes saldos: a) Saldo Remuneración Ley N , en pesos y cuotas: Está conformado por los saldos de remuneración pagados por el empleador en virtud de la Ley N Se tendrán tantos saldos como empleadores registre, los cuales se eliminarán una vez que estén agotados (en cero). b) Saldo total en pesos y cuotas. Esta conformado por la suma del saldo definido en la letra anterior más el saldo señalado en la letra d), 1.4, capítulo IV de la Circular N 1 de esta Superintendencia. 4. Los saldos señalados en el número 3 anterior también deberán detallarse separadamente en las cuentas individuales por cesantía. 5. Previo a la acreditación de las cuentas individuales por cesantía y la determinación de los rezagos, la Sociedad Administradora deberá controlar que los saldos de remuneración estén correctamente pagados aplicando a la recaudación las verificaciones y controles establecidos en el número 8 del Capítulo II de la presente Circular. 6. A continuación deberá verificar para cada línea de detalle de los formularios de pago, si los saldos de remuneración corresponden a un trabajador registrado en la Base de Datos de Afiliados, con el objeto de determinar si su imputación será realizada a las subcuentas Cuentas Individuales de Saldos de Remuneración o a la subcuenta Rezagos de Saldos de Remuneración. Si los saldos pertenecen a un trabajador que se encuentra afiliado, su imputación deberá hacerla en la cuenta individual por cesantía. Si los saldos pertenecen a un trabajador no afiliado y el formulario de pago registra correctamente la información referida a los apellidos y nombres completos del trabajador, su número de cédula nacional de identidad y el Rut del empleador, deberá incorporar al trabajador en la Base de Datos de Afiliados, crear su cuenta individual y acreditar las remuneraciones. En caso contrario, su imputación deberá hacerla a rezago. Superintendencia de Administradoras de Fondos de Pensiones 6

7 7. La Sociedad Administradora deberá emitir mensualmente un archivo computacional denominado Listado de Saldos de Remuneración, el cual tendrá el carácter de registro auxiliar de la subcuenta Cuentas Individuales de Saldos de Remuneración. 8. En la misma oportunidad en que se emita el archivo Listado de Saldos de Remuneración, la AFC deberá emitir un archivo computacional con el registro de los rezagos, que tendrá la calidad de registro auxiliar de la subcuenta Rezagos de Saldos de Remuneración. Este archivo se denominará Listado de Rezagos de Saldos de Remuneración. 9. Los archivos computacionales mencionados en los números 7 y 8 anteriores, deberán emitirse y respaldarse conforme a los mismos procedimientos, plazos y especificaciones que se señalan en el capítulo VIII de la Circular N 1 de esta Superintendencia. 10. Mensualmente la Sociedad Administradora deberá efectuar la conciliación de estos archivos con los saldos de las respectivas cuentas de patrimonio. IV. RETRIBUCIÓN A LA SOCIEDAD ADMINISTRADORA 1. Por los saldos de remuneración, la Sociedad Administradora tendrá derecho al mismo tipo de retribución y tasa establecida para la administración de las cotizaciones previsionales del Seguro de Cesantía. 2. La comisión porcentual aplicada sobre los saldos de remuneración Ley N , se entiende devengada cuando la cuenta individual por cesantía haya mantenido saldo de remuneración en un mes determinado y se hubiere acreditado en ella remuneraciones durante dicho mes. 3. La comisión porcentual, se cobrará en forma separada de los saldos de la cuenta individual por cesantía provenientes de las cotizaciones previsionales, aplicándose exclusivamente a aquellos saldos que se acreditaron remuneraciones. 4. La Sociedad Administradora para efectos de determinar la comisión porcentual sobre el saldo de remuneración Ley N , deberá aplicar la misma fórmula que se utiliza para el resto de los saldos de la cuenta individual por cesantía, la cual se encuentra definida en el número 13 del capítulo IX de la Circular N 1 de esta Superintendencia. 5. La comisión porcentual en pesos determinada de la forma anterior, se deducirá de la cuenta individual por cesantía en forma separada de los demás saldos que constituyen el saldo total por cada saldo de remuneración Ley N , convertida a cuotas utilizando el valor de cuota de cierre del día hábil anterior al de actualización de cada mes. Superintendencia de Administradoras de Fondos de Pensiones 7

8 6. El cobro de esta comisión porcentual se deducirá de la cuenta individual por cesantía el día 15 de cada mes o el día hábil anterior, cuando el día 15 fuese festivo o inhábil. Este cobro deberá realizarse junto al resto de las comisiones porcentuales que son aplicadas, cargando la cuenta de patrimonio Cuenta Individual por Cesantía y con abono a la cuenta de pasivo exigible Comisiones Devengadas. 7. La cuenta individual por cesantía del trabajador, no podrá quedar con saldo negativo por el cobro de comisiones. 8. En el caso de aquellas cuentas individuales por cesantía que al inicio del mes no disponen de saldo de remuneración Ley N , la comisión porcentual de igual forma se entenderá devengada y el cobro se hará sobre el valor del saldo de remuneración acreditado. 9. En el caso de los saldos de remuneración retirados por los trabajadores antes de la fecha de actualización de la cuenta individual por cesantía, la Sociedad Administradora realizará el cobro de la comisión el mismo día en que realice el cargo en la cuenta individual del trabajador por los saldos de remuneración retirados, considerando en su determinación la proporción de días en que administró dichos saldos. 10. En el registro auxiliar de la cuenta de pasivo Comisiones Devengadas, denominado Listado de Comisiones Devengadas, la Sociedad Administradora por cada afiliado deberá incorporar el monto en pesos y cuotas de las comisiones cobradas a su cuenta individual por cesantía, por concepto de saldos de remuneración Ley N En el caso que el afiliado registre más de un pago de saldos de remuneración para un mismo mes, se incorporará una línea adicional por cada RUT pagador. V. RETIROS 1. Para que los trabajadores puedan solicitar los retiros de saldos por remuneraciones, la Sociedad Administradora deberá disponer en sus Centros de Atención de Afiliados de los mismos formularios que son utilizados para el pago de las prestaciones del seguro de cesantía u otro de libre diseño que la Sociedad Administradora deberá crear para tales efectos. En ambos casos, el formulario de retiro de saldos de remuneraciones deberá contener al menos la siguiente información: identificación del trabajador con su nombre completo, RUT y domicilio; identificación del empleador con nombre o razón social, RUT y domicilio; mecanismo del pago solicitado (efectivo, cheque nominativo, giro postal, depósito en cuenta a la vista cuenta de ahorro o cuenta corriente, con la identificación del banco y número de cuenta, según corresponda); fecha de suscripción de la solicitud; firma del trabajador y timbre y firma del funcionario responsable de la AFC. Superintendencia de Administradoras de Fondos de Pensiones 8

9 2. La Sociedad Administradora deberá pagar a los trabajadores los saldos de remuneraciones solicitados en un solo giro, dentro del plazo de 10 días hábiles contado desde la fecha de recepción de la solicitud y de acuerdo al mismo calendario aplicado para el pago de las prestaciones de cesantía con cargo exclusivo a la cuenta individual. 3. Conjuntamente con el pago la Sociedad Administradora deberá entregar al interesado su liquidación de pago, que podrá ser el mismo formulario que se utiliza para la liquidación del seguro de cesantía u otro de libre diseño que la AFC deberá crear para tales efectos. En ambos casos, el formulario de liquidación de saldos de remuneración deberá contener al menos la siguiente información: identificación del trabajador con su nombre completo, RUT y fecha de disponibilidad del pago; identificación del empleador con nombre o razón social y RUT; modalidad de pago (efectivo, cheque nominativo, giro postal, depósito en cuenta a la vista cuenta de ahorro o cuenta corriente, con la identificación del banco y número de cuenta, según corresponda); períodos de remuneraciones considerados en el retiro; unidad de pago, cálculo del monto a pagar (número de cuotas * valor de la cuota = monto en pesos) y firma de la persona que recibe el retiro como señal de conformidad. 4. La Sociedad Administradora para efectos de estos Retiros deberá atenerse al siguiente tratamiento contable: a) En este procedimiento, se deberá considerar el valor cuota del día anteprecedente al de la fecha del cargo en la subcuenta Cuenta Individual de Saldos de Remuneración y el de su respectivo registro auxiliar, todo lo cual deberá realizarse dentro de los tres días hábiles anteriores a la fecha de disponibilidad de los pagos. b) Luego de realizado el cargo señalado en la letra a) anterior deberá abonar el monto en pesos determinado, en la cuenta Retiros de Saldos de Remuneración, subcuenta Retiros de Remuneración. c) Seguidamente, deberá cargar el valor de los Retiros a pagar, de la cuenta Banco Pago de Saldos de Remuneración y abonarlo a la cuenta Banco Inversiones subcuenta Banco Inversiones Nacionales. d) Finalmente, se deberán traspasar a la Sociedad Administradora los recursos provisionados en la cuenta Banco Pago de Saldos de Remuneración, girando para ello el respectivo cheque con abono a dicha cuenta por el valor de los Retiros y con cargo a la cuenta Retiros de Saldos de Remuneración, subcuenta Retiros de Remuneración. Superintendencia de Administradoras de Fondos de Pensiones 9

10 5. En los casos en que el cheque girado por la Sociedad Administradora en pago del Retiro de Remuneraciones, no sea cobrado dentro del plazo de 60 días corridos desde la fecha de su emisión, éste caducará y se deberá efectuar su reintegro a la contabilidad de los Fondos de Cesantía, a más tardar el día de la actualización del patrimonio de los fondos de cesantía del mes siguiente a aquél en que se produjo la caducidad del cheque, cargando para ello la cuenta Banco Pago de Saldos de Remuneración con abono a la cuenta Retiros de Saldos de Remuneración, subcuenta Saldos de Remuneración no Cobrados. Posteriormente, deberá cargar la cuenta Retiros de Saldos de Remuneración, subcuenta Saldos de Remuneración no Cobrados, y abonar la subcuenta Cuentas Individuales de Saldos de Remuneración. Para esta operación deberán generarse cuotas al valor que resulte de considerar para la conversión, el valor de cierre de la cuota del día anteprecedente a la fecha del abono. Similar procedimiento se aplicará para los pagos en efectivo y que no hayan sido cobrado por los trabajadores dentro del plazo de 60 días, contado desde la fecha en que quedaron disponibles. 6. Para reactivar el pago de un Retiro no cobrado, el trabajador deberá concurrir a cualquier Centro de Atención al Afiliado de la Sociedad Administradora, con su cedula de identidad. La Administradora deberá efectuar el nuevo pago, en un plazo máximo de diez días hábiles, contado desde la fecha del requerimiento. Para efectos de poner a disposición el cheque correspondiente, la Administradora deberá proceder a rebajar de la respectiva cuenta individual de Saldos de Remuneración el mismo número de cuotas abonado a dicha cuenta con ocasión de la caducidad. Para determinar el monto en pesos a pagar, se deberá considerar el valor de la cuota del día anteprecedente al cargo. Este procedimiento deberá realizarse dentro de los tres días hábiles anteriores a la fecha de disponibilidad de los documentos de pago. 7. En el evento que se constate que el no cobro del Retiro se debe al fallecimiento del trabajador, la Sociedad Administradora lo entregara conjuntamente con el saldo restante de la cuenta individual, cuando se solicite el retiro de fondos por fallecimiento del trabajador. VI. CARTOLA 1. La Sociedad Administradora deberá informar todos los movimientos relacionados con saldos de remuneración en la Cartola Anual Resumida de la Cuenta Individual por Cesantía y en la Cartola Anual Detallada, en forma separada de los movimientos referidos a las cotizaciones previsionales. 2. Para cumplir con lo señalado en el número precedente, la AFC deberá efectuar los ajustes necesarios en el diseño y formato de ambas cartolas. Superintendencia de Administradoras de Fondos de Pensiones 10

11 VII. MODIFICACIONES A LA CONTABILIDAD DE LOS FONDOS DE CESANTÍA 1. La contabilización de saldos de remuneración deberá seguir el mismo tratamiento contable que las cotizaciones previsionales del seguro de cesantía, con excepción de las incorporaciones, modificaciones y reemplazos en el plan y manual de cuentas de los Fondos de Cesantía que a continuación se indican. 2. Incorporase en el Activo Disponible la cuenta Banco Pago de Saldo de Remuneración 3. Incorporase en el Pasivo Exigible las siguientes cuentas y subcuentas: a) En la cuenta Recaudación del Mes, la subcuenta Recaudación de Saldos de Remuneración. b) En la cuenta Recaudación Clasificada, la subcuenta Recaudación de Saldos de Remuneración. c) La cuenta Retiro de Saldos de Remuneración y sus subcuentas Retiros de Remuneración y Saldos de Remuneración no Cobrados. 4. Eliminase en el Patrimonio las cuentas Cuentas Individuales por Cesantía y Rezagos de Cuentas Individuales por Cesantía. 5. Incorporase en el Patrimonio la cuenta Cuentas Individuales y sus respectivas subcuentas Cuentas Individuales por Cesantía y Cuentas Individuales de Saldos de Remuneración. 6. Incorporase en el Patrimonio la cuenta Rezagos y sus respectivas subcuentas Rezagos de Cuentas Individuales por Cesantía y Rezagos de Saldos de Remuneración. 7. La descripción y contenido de las láminas a las cuentas y subcuentas señaladas en los números 2, 3, 4, 5 y 6 anteriores, se presenta en el Anexo N 2, de esta Circular. 8. Reemplazase las láminas de las siguientes cuentas y subcuentas, según corresponda, por las que se establecen en el Anexo N 2, de la presente Circular: a) La cuenta Banco Recaudaciones. b) La cuenta Recaudación Clasificada. c) Las subcuentas Recaudación por Aclarar sin Documentación y Recaudación por Aclarar con Documentación Incompleta. d) La cuenta Recaudación en Proceso de Acreditación. Superintendencia de Administradoras de Fondos de Pensiones 11

12 VIII. VIGENCIA. La presente Circular entrará en vigencia a contar del 01 de diciembre de GUILLERMO LARRAÍN RÍOS Superintendente de A.F.P. Santiago, 16 de septiembre de Superintendencia de Administradoras de Fondos de Pensiones 12

13 ANEXO MODIFICACIONES AL PLAN Y MANUAL DE CUENTAS DE LOS FONDOS DE CESANTÍA Superintendencia de Administradoras de Fondos de Pensiones 13

14 NOMBRE CLASIFICACIÓN NIVEL Banco Recaudaciones. Activo Disponible. Cuenta de Mayor. FUNCIÓN Registrar la recaudación depositada en las cuentas bancarias de recaudación de los Fondos de Cesantía, incluido el aporte estatal destinado a la misma finalidad y su traspaso a las cuentas bancarias de inversiones al momento de hacerse disponibles esos recursos. CARGOS 1. Por la recaudación de cotizaciones, aportes estatales y saldos de remuneración, con sus reajustes e intereses cuando corresponda, destinada al patrimonio de los Fondos de Cesantía. 2. Por la recaudación de reajustes e intereses pagados por los empleadores, derivados de pagos equivocados. 3. Por las compras de cheques protestados. 4. Por la transferencia de valores desde la subcuenta Valores por Depositar Nacionales. ABONOS 1. Por las transferencias de fondos disponibles hacia las cuentas bancarias de inversiones. 2. Por cualquier deducción registrada en las cartolas de las cuentas bancos recaudaciones, tales como: - Compra de talonarios de cheques. - Cobro de comisión por mantención de saldo de la cuenta corriente bancaria. - Cargos justificados o no. 3. Por los cheques protestados recibidos en pago de recaudación. 5. Por los depósitos realizados por la Sociedad Administradora en conformidad con la normativa vigente, para financiar cualquier deducción registrada en cartolas de las cuentas bancos recaudaciones, tales como: 4. Por todo otro abono no considerado en los números anteriores, que cuente con la debida autorización de la S.A.F.P. - Compra de talonarios de cheques. - Cobro de comisión por mantención de saldo de la cuenta corriente bancaria. - Cargos justificados o no. Superintendencia de Administradoras de Fondos de Pensiones 14

15 6. Por todo otro cargo no considerado en los números anteriores, siempre que cuente con la debida autorización de la S.A.F.P. SALDO Deudor. Representa el monto recaudado y depositado que aún no se encuentra disponible. SUBCUENTAS Para esta cuenta de mayor deberá abrirse una subcuenta por cada cuenta corriente bancaria habilitada, en la que se deberán registrar separadamente y en forma detallada, todos los movimientos de cargo y abono consignados en las respectivas cartolas. A lo menos una de las cuentas corrientes bancarias abiertas deberá destinarse en forma exclusiva, al registro de los fondos cuyo ingreso corresponda al Fondo de Cesantía Solidario y otra a los Saldos de Remuneración. INSTRUCCIONES ESPECIALES 1. Desde las cuentas bancarias de recaudación deberá girarse diariamente a las cuentas bancarias de inversiones de los Fondos de Cesantía, el total de los saldos disponibles en ellas, de tal manera que en las cuentas bancarias de recaudación sólo permanezcan los montos correspondientes a depósitos que aún no se encuentran disponibles. 2. Los cheques protestados deberán rebajarse con cargo a las cuentas Recaudación del Mes, Recaudación por Aclarar o Recaudación Clasificada, según corresponda. Si el protesto ocurre posteriormente, cuando ya se ha producido el abono al patrimonio, la Sociedad Administradora deberá adquirir el documento al contado con recursos propios. 3. Se prohíbe a la Sociedad Administradora traspasar fondos entre cuentas bancarias de recaudación, ya sea del mismo banco o entre bancos. 4. La Sociedad Administradora deberá disponer de procedimientos para que diariamente, se contabilice la totalidad de los nuevos movimientos consignados en las cartolas de las cuentas bancarias de recaudación, preparando complementariamente las correspondientes conciliaciones diarias entre los saldos bancarios y contables. 5. Las operaciones efectuadas diariamente por los Fondos de Cesantía en bancos e instituciones financieras, que corresponden generalmente a recaudación de fondos o a cargos bancarios, deberán registrarse siempre en la contabilidad en el mismo período contable en que éstas se realicen. Para tal efecto, la Sociedad Administradora deberá realizar todas las gestiones necesarias ante las instituciones financieras, de manera de obtener la cartola bancaria y la documentación de respaldo correspondiente. Superintendencia de Administradoras de Fondos de Pensiones 15

16 Si la Sociedad Administradora, después de haber agotado todas las gestiones necesarias se encuentra ante la imposibilidad de obtener la cartola bancaria definitiva para un día hábil determinado, podrá contabilizar los movimientos bancarios teniendo como antecedente cartolas provisorias obtenidas de la institución financiera respectiva. Esto último, en el entendido de que dichas cartolas contienen, para ese día, gran parte de los movimientos definitivos. En el evento que la información contenida en la cartola provisoria difiera de la cartola definitiva, la Sociedad Administradora deberá rectificar los Informes Financieros que correspondan. 6. Por cada institución bancaria en que se mantenga abierta una o más cuentas corrientes, se deberán abrir subcuentas contables con el nombre de la institución bancaria; además, deberán habilitarse auxiliares por cada cuenta corriente bancaria, en los cuales el registro de la información deberá ser también detallado, con todos los movimientos de cargo y abono consignados en las respectivas cartolas bancarias y una glosa que explique el origen de cada movimiento. Estos registros auxiliares deberán estar emitidos y disponibles a más tardar el día 10 de cada mes. 7. Las entidades recaudadoras y la Sociedad Administradora, deberán depositar a la brevedad en las cuentas corrientes bancarias de recaudación, las cotizaciones y aportes recaudados con sus reajustes e intereses, cuando corresponda, considerando cuando proceda, un plazo máximo de 24 horas después de su recepción. Superintendencia de Administradoras de Fondos de Pensiones 16

17 NOMBRE CLASIFICACIÓN NIVEL Banco Pago de Saldos de Remuneración. Activo Disponible. Cuenta de Mayor. FUNCIÓN Registrar el movimiento de fondos destinados a pagar los saldos de remuneración. CARGOS 1. Por los fondos transferidos desde las cuentas bancarias de inversiones nacionales, para financiar los pagos de saldos de remuneración. 2. Por la transferencia de valores desde la subcuenta Valores por Depositar Nacionales. 3. Por los depósitos realizados por la Sociedad Administradora en conformidad con la normativa vigente, para financiar cualquier deducción registrada en cartolas de las cuentas bancarias para pago de saldos de remuneración, tales como: - Compra de talonarios de cheques. - Cobro de comisión por mantención de saldo de la cuenta corriente bancaria. - Cargos justificados o no. 4. Por todo otro cargo no considerado en los números anteriores, que cuente con la debida autorización de la S.A.F.P. ABONOS 1. Por el traspaso a la Sociedad Administradora de los fondos destinados a pagar a los afiliados los saldos de remuneración autorizadas por la ley. 2. Por el traspaso a la subcuenta Banco Inversiones Nacionales de los valores devueltos por la Sociedad Administradora por concepto de saldos de remuneraciones no cobrados. 3. Por la devolución a la Sociedad Administradora de los aportes que hubiese efectuado para financiar cargos bancarios, una vez demostrada la procedencia de los mismos. 4. Por cualquier deducción registrada en las cartolas de las cuentas bancarias para pagos de saldos de remuneración a los trabajadores, tales como: - Compra de talonarios de cheques. - Cobro de comisión por mantención de saldo de la cuenta corriente bancaria. - Cargos justificados o no. 5. Por todo otro abono no considerado en Superintendencia de Administradoras de Fondos de Pensiones 17

18 los números anteriores, que cuente con la debida autorización de la S.A.F.P. SALDO Saldada. SUBCUENTAS Para esta cuenta de mayor deberá abrirse una subcuenta por cada cuenta corriente bancaria habilitada, en la que se deberán registrar separadamente y en forma detallada, todos los movimientos de cargo y abono consignados en las respectivas cartolas. INSTRUCCIONES ESPECIALES 1. La Sociedad Administradora deberá disponer los procedimientos, para que diariamente se contabilice la totalidad de los nuevos movimientos consignados en las cartolas de las cuentas corrientes bancarias para pago de saldos de remuneración, preparando complementariamente las correspondientes conciliaciones diarias entre los saldos bancarios y contables. 2. Las operaciones efectuadas diariamente por los Fondos de Cesantía en instituciones financieras, deberán registrarse siempre en la contabilidad en el mismo período contable en que éstas se realicen. Para tal efecto, la Sociedad Administradora deberá realizar todas las gestiones necesarias ante las instituciones financieras, de manera de obtener la cartola bancaria y la documentación de respaldo correspondiente. Si la Sociedad Administradora después de haber agotado todas las gestiones necesarias, se encuentra ante la imposibilidad de obtener la cartola bancaria definitiva para un día hábil determinado, podrá contabilizar los movimientos bancarios teniendo como antecedente cartolas provisorias obtenidas de la institución financiera respectiva. Esto último, en el entendido que dichas cartolas contienen para ese día, gran parte de los movimientos definitivos. En el evento que la información contenida en la cartola provisoria difiera de la cartola definitiva, la Sociedad Administradora deberá rectificar los Informes Financieros que correspondan. 3. Cuando en la misma institución bancaria haya habilitada más de una cuenta corriente, podrá optarse por abrir subcuentas contables con el nombre de la institución bancaria; en este caso, deberán habilitarse auxiliares por cada cuenta corriente bancaria en los cuales el registro de la información deberá ser también detallado, con todos los movimientos de cargo y abono consignados en las respectivas cartolas bancarias. Estos registros auxiliares deberán estar emitidos y disponibles a más tardar el día 10 de cada mes. Superintendencia de Administradoras de Fondos de Pensiones 18

19 NOMBRE CLASIFICACIÓN NIVEL Recaudación del Mes. Pasivo Exigible. Cuenta de Mayor. FUNCIÓN Registrar diariamente toda la recaudación destinada al patrimonio de los Fondos de Cesantía, que conste en las cartolas de las cuentas bancarias de recaudación y de inversiones nacionales o en los comprobantes de depósito bancario, según cual sea la información que primero se disponga; además, de aquella recaudación que deba registrarse en la subcuenta Valores por Depositar Nacionales y los movimientos que no tengan contrapartida financiera. No se incluirán en esta cuenta los ingresos asociados a la cartera de inversiones. ABONOS Por los mismos conceptos definidos para las subcuentas. SALDO CARGOS Por los mismos conceptos definidos para las subcuentas. Acreedor y saldada. Representa el valor consolidado de sus respectivas subcuentas. SUBCUENTAS Para esta cuenta de mayor deberán habilitarse las siguientes subcuentas: a. Recaudación de Cotizaciones de Empleadores y Trabajadores. b. Recaudación de Aportes Estatales. c. Recaudación de Saldos Remuneración Superintendencia de Administradoras de Fondos de Pensiones 19

20 NOMBRE CLASIFICACIÓN NIVEL Recaudación de Saldos de Remuneración. Pasivo Exigible. Subcuenta de la cuenta de Mayor Recaudación del Mes. FUNCIÓN Registrar diariamente toda la recaudación destinada al patrimonio de los Fondos de Cesantía, que conste en las cartolas de las cuentas bancarias de recaudación y de inversiones nacionales o en los comprobantes de depósito bancario, según cual sea la información que primero se disponga; además, de aquella recaudación que deba registrarse en la subcuenta Valores por Depositar Nacionales. No se incluirán en esta cuenta los ingresos asociados a la cartera de inversiones. CARGOS ABONOS 1. Por el traspaso de la recaudación de los saldos de remuneración a la cuenta Recaudación Clasificada, cuando se ha verificado que dispone de su documentación de respaldo, incluyendo el monto de las descuadraturas negativas mayores a 0,15 U.F., que se hayan financiado con recursos de la Sociedad Administradora y por las descuadraturas positivas menores o iguales a 0,15 U.F., que deben registrarse con abono a la cuenta de pasivo Descuadraturas Menores en Formularios de Pago. 2. Por el traspaso a la subcuenta Recaudación por Aclarar con Documentación Incompleta, de la diferencia existente entre el valor del abono bancario y la sumatoria de sus formularios de pago disponibles. 3. Por el traspaso a la subcuenta Recaudación por Aclarar con Documentación Incompleta, del valor de los formularios de pago que en la etapa de conciliación con el comprobante de depósito y el abono bancario, se ha comprobado que carecen de la totalidad o de parte de sus hojas de detalle. 1. Por la recaudación diaria destinada al patrimonio de los Fondos de Cesantía, que conste en las cartolas de las cuentas bancarias de recaudación y de inversiones nacionales o en los comprobantes de depósito bancario, según cual sea la información que primero se disponga y por aquélla que deba registrarse en la subcuenta Valores por Depositar Nacionales. Se excluyen los ingresos asociados a la cartera de inversiones. 2. Por la contabilización de los aportes efectuados por la Sociedad Administradora para financiar las descuadraturas negativas mayores a 0,15 U.F. 3. Por la contabilización de los aportes efectuados por la Sociedad Administradora para financiar la compra de cheques de recaudación protestados o devueltos. Superintendencia de Administradoras de Fondos de Pensiones 20

21 4. Por el traspaso a la subcuenta Recaudación por Aclarar con Documentación Incompleta, de los abonos bancarios para los cuales sólo se disponga del comprobante de depósito, o bien, además de éste, se cuente con las hojas de detalle, por no haberse recibido ningún resumen de los formularios de pago. 5. Por el traspaso a la subcuenta Recaudación por Aclarar con Documentación Incompleta de los abonos bancarios por los que se carece del comprobante de depósito, no obstante haberse recibido la totalidad de sus formularios de pago. 6. Por la devolución a la Sociedad Administradora de los aportes que hubiese efectuado para financiar cargos registrados en las cartolas de las cuentas bancarias de recaudación y de inversiones nacionales de los Fondos de Cesantía, que no correspondían a cheques emitidos por el respectivo Fondo, previa comprobación de que tales cargos finalmente no requerían ser financiados y que los fondos a devolver se encuentran acreditados en esta cuenta. 7. Por el traspaso el último día hábil de cada mes a la subcuenta Recaudación por aclarar sin documentación, de los abonos bancarios que carecen de documentación de respaldo. 8. Por los cheques protestados por los cuales se hayan efectuado pagos destinados al patrimonio de los Fondos de Cesantía. SALDO Acreedor o Saldada. Superintendencia de Administradoras de Fondos de Pensiones 21

22 AUXILIARES 1. Corresponderá habilitar un registro auxiliar por cada institución bancaria en el caso de existir más de una cuenta corriente que reciba recaudación. En caso contrario, se deberán habilitar subcuentas por cada cuenta corriente. 2. El auxiliar que se habilite deberá registrar por separado los movimientos de cargos y abonos correspondientes a cada cuenta corriente bancaria, con su correspondiente total, comenzando con las cuentas bancarias de recaudación, continuando con las cuentas bancarias de inversiones nacionales y finalizando con un gran total por institución bancaria. 3. Este auxiliar deberá estar emitido y disponible a más tardar el día 10 de cada mes. INSTRUCCIONES ESPECIALES Esta subcuenta podrá presentar saldo acreedor durante el mes, pero al cierre del mismo mes deberá encontrarse saldada. Superintendencia de Administradoras de Fondos de Pensiones 22

23 NOMBRE CLASIFICACIÓN NIVEL Recaudación Clasificada. Pasivo Exigible. Cuenta de Mayor. FUNCIÓN Registrar el traspaso desde la cuenta Recaudación del Mes y de las subcuentas Recaudación por Aclarar sin Documentación o Recaudación por Aclarar con Documentación Incompleta, según corresponda, de la recaudación destinada al patrimonio de los Fondos de Cesantía, para la cual se haya recibido su documentación de respaldo y comprobantes de depósito bancario. CARGOS Por los mismos conceptos definidos para las subcuentas. ABONOS Por los mismos conceptos definidos para las subcuentas. SALDO Acreedor. Representa el valor consolidado de sus respectivas subcuentas. SUBCUENTAS Para esta cuenta de mayor deberán habilitarse las siguientes subcuentas: a. Recaudación de Cotizaciones de Empleadores y Trabajadores. b. Recaudación de Aportes Estatales para el Fondo de Cesantía Solidario. c. Recaudación de Saldos de Remuneración. d. Recaudación de Aportes Regularizadores de la Sociedad Administradora. Superintendencia de Administradoras de Fondos de Pensiones 23

24 NOMBRE CLASIFICACIÓN NIVEL Recaudación de Saldos de Remuneración. Pasivo Exigible. Subcuenta de la cuenta de Mayor Recaudación Clasificada. FUNCIÓN Registrar el traspaso desde la cuenta Recaudación del Mes y de las subcuentas Recaudación por Aclarar sin Documentación o Recaudación por Aclarar con Documentación Incompleta, según corresponda, de la recaudación de saldos de remuneración con sus reajustes e intereses, cuando corresponda, destinada al patrimonio de los Fondos de Cesantía, para la cual se haya recibido su documentación de respaldo y de las descuadraturas negativas menores o iguales a 0,15 U.F., que deben registrarse con cargo a la cuenta de pasivo Descuadraturas Menores en Formularios de Pago. CARGOS 1. Por el traspaso a la cuenta de patrimonio Recaudación en Proceso de Acreditación, de la recaudación de saldos de remuneración con sus reajustes e intereses, cuando corresponda, y de las descuadraturas negativas mayores a 0,15 U.F. financiadas por la Sociedad Administradora. 2. Por los cheques protestados con los cuales se hayan efectuado pagos destinados al patrimonio de los Fondos de Cesantía. 3. Por el reembolso a la Sociedad Administradora de los aportes regularizadores enterados una vez superada la irregularidad. 4. Por las descuadraturas positivas mayores a 0,15 U.F., que deben registrarse en la cuenta Recaudación Clasificada simultáneamente y en forma separada del registro de la recaudación de origen, para su posterior traspaso a la cuenta de patrimonio Rezagos de Saldos de Remuneración. ABONOS 1. Por el traspaso desde la cuenta Recaudación del Mes y desde las subcuentas Recaudación por Aclarar sin Documentación o Recaudación por Aclarar con Documentación Incompleta, según corresponda, de la recaudación de saldos de remuneración con sus reajustes e intereses, cuando corresponda, destinada al patrimonio de los Fondos de Cesantía, para la cual se haya recibido su documentación de respaldo y de las descuadraturas negativas menores o iguales a 0,15 U.F., que deben registrarse con cargo a la cuenta de pasivo Descuadraturas Menores en Formularios de Pago. 2. Por la recuperación de saldos de remuneración pagados en exceso. 3. Por la recaudación de reajustes, intereses y aportes compensatorios derivados de pagos equivocados. 4. Por las descuadraturas positivas mayores a 0,15 U.F., que deben contabilizarse simultáneamente y en forma separada de la contabilización de la recaudación de origen Superintendencia de Administradoras de Fondos de Pensiones 24

25 SALDO Acreedor. Representa el monto de la recaudación de saldos de remuneración que no ha sido transferido a la cuenta Recaudación en Proceso de Acreditación, no obstante haberse recibido su documentación de respaldo. Superintendencia de Administradoras de Fondos de Pensiones 25

26 NOMBRE CLASIFICACIÓN NIVEL Recaudación por Aclarar sin Documentación. Pasivo Exigible. Subcuenta de la cuenta de Mayor Recaudación por Aclarar. FUNCIÓN Registrar las transferencias de recaudación que al último día hábil del mes permanezca como saldo en la cuenta Recaudación del Mes, para la cual no se haya recibido documentación de respaldo, o bien, que habiéndose recibido no alcanzó a ser revisada. CARGOS 1. Por el traspaso a la cuenta Recaudación Clasificada de la recaudación contabilizada en esta cuenta, una vez que se ha recibido su correspondiente documentación de respaldo. 2. Por el traspaso a la subcuenta Recaudación por Aclarar con Documentación Incompleta de la recaudación contabilizada en esta cuenta, una vez que se ha comprobado que la documentación de que se dispone está incompleta. 3. Por los cheques protestados con los cuales se hayan efectuado pagos destinados al patrimonio de los Fondos de Cesantía. ABONOS 1. Por el traspaso el último día hábil del mes desde la cuenta Recaudación del Mes, de los abonos bancarios para los cuales no se dispone de su documentación de respaldo. 2. Por el traspaso el último día hábil del mes desde la cuenta Recaudación del Mes, de la recaudación cuya documentación se recibió en los últimos tres días hábiles del mes y no alcanzó a ser revisada. 4. Por el reembolso a la Sociedad Administradora de los aportes regularizadores enterados, una vez superada la irregularidad. 5. Por la devolución a la Sociedad Administradora de los aportes que hubiese efectuado para financiar cargos en las cartolas de las cuentas bancarias de recaudación y de inversiones nacionales de los Fondos de Cesantía, que no correspondían a cheques emitidos por los respectivos Fondos. Previamente deberá comprobarse que tales cargos no requerían ser financiados y que los fondos a devolver se encuentran acreditados en esta cuenta. Superintendencia de Administradoras de Fondos de Pensiones 26

27 SALDO Acreedor. Representa el monto de la recaudación para la cual no se ha recibido su documentación de respaldo, o bien, que habiéndose recibido no alcanzó a ser revisada. AUXILIARES Para esta subcuenta deberá habilitarse como registro auxiliar, un listado mensual en el que se informen las partidas (abonos o fracciones de abonos bancarios) que carecen de documentación. Este listado deberá emitirse clasificado cronológicamente por abono bancario (monto registrado en la cartola), con su correspondiente gran total, en el que conste el agente recaudador, nombre del banco, número de la cuenta corriente y fecha de registro del abono bancario. Este auxiliar deberá estar disponible dentro de los primeros 10 días hábiles de cada mes, con su información referida al último día hábil del mes anterior. INSTRUCCIONES ESPECIALES 1. La Sociedad Administradora dispondrá de un plazo de 5 días hábiles contado desde la fecha de contabilización en esta subcuenta, para efectuar gestiones personales y por escrito ante las entidades recaudadoras, con el objeto de obtener la documentación faltante (comprobante de depósitos bancarios y formularios de pago) que impide la normal imputación de la recaudación a la cuenta Recaudación Clasificada. En los 10 días siguientes al vencimiento del plazo antes señalado, deberán existir antecedentes que demuestren la realización de nuevas gestiones con igual propósito, que podrán consistir en una reiteración de las ya realizadas. 2. Queda prohibido a la Sociedad Administradora traspasar recaudación registrada en esta subcuenta, directamente a la cuenta Recaudación en Proceso de Acreditación o hacia las cuentas Cuentas Individuales y a Rezagos, sin haber efectuado previamente el abono a la cuenta Recaudación Clasificada. 3. Cada Agencia de la Sociedad Administradora que recaude, se entiende que constituye un Agente Recaudador para los efectos de habilitar el registro auxiliar definido para esta subcuenta. Superintendencia de Administradoras de Fondos de Pensiones 27

28 NOMBRE CLASIFICACIÓN NIVEL Recaudación por Aclarar con Documentación Incompleta. Pasivo Exigible. Subcuenta de la cuenta de Mayor Recaudación por Aclarar. FUNCIÓN Registrar la transferencia de recaudación desde la cuenta Recaudación del Mes o de la subcuenta Recaudación por Aclarar sin Documentación, según corresponda, para la cual se haya recibido documentación incompleta. CARGOS 1. Por el traspaso a la cuenta Recaudación Clasificada, de la recaudación contabilizada en esta subcuenta una vez que se ha recibido su respectiva documentación de respaldo. 2. Por la devolución a la Sociedad Administradora de los aportes que hubiese efectuado para financiar cargos en las cartolas de las cuentas bancarias de recaudación y de inversiones nacionales, que no correspondían a cheques emitidos por los respectivos Fondos. Previamente deberá comprobarse que tales cargos no requerían ser financiados y que los fondos a devolver se encuentran acreditados en esta subcuenta. 3. Por los cheques protestados con los cuales se hayan pagado cotizaciones o saldos de remuneraciones. 4. Por el reembolso a la Sociedad Administradora de los aportes regularizadores enterados, una vez superada la irregularidad. ABONOS 1. Por el traspaso desde la cuenta Recaudación del Mes, de las fracciones de abonos bancarios que no se encuentran respaldados con los formularios de pago respectivos. 2. Por el traspaso desde la cuenta Recaudación del Mes, del valor de los formularios de pago que en la etapa de conciliación con el comprobante de depósito y el abono bancario, se comprueba que carecen de la totalidad o de parte de su detalle. 3. Por el traspaso desde la cuenta Recaudación del Mes, de los abonos bancarios por los que se carece del comprobante de depósito, no obstante haberse recibido la totalidad de sus formularios de pago. 4. Por el traspaso desde la cuenta Recaudación del Mes, de los abonos bancarios por los cuales sólo se dispone del comprobante de depósito, o bien, además de éste se cuenta con los detalles, pero no se ha recibido ninguno de los resúmenes. 5. Por el traspaso desde la subcuenta Recaudación por Aclarar sin Documentación, de la recaudación registrada en esa subcuenta por la cual se ha recibido una parte de su documentación de respaldo. Superintendencia de Administradoras de Fondos de Pensiones 28