REF.: MODIFICA CIRCULARES NO 3 SERVICIOS Y FISCATIZAqóN DE LA SOCIEDAD

Transcripción

1 CIRCULAR N" 1ft, {} VISTOS: Lo dispuesto en la Ley N" L9.728 y las facultades que confiere la ley a esta Superintendencia, se imparten las siguientes instrucciones de cumplimiento obligatorio para la Sociedad Administradora de los Fondos de Cesantía. REF.: MODIFICA CIRCULARES NO 3 SERVICIOS Y FISCATIZAqóN DE LA SOCIEDAD ADMTNTSTRADORA DE FONDOS DE CESANT A, N' 1593 NORMAS Y PROCEDTMTENTOS PARA OTORGAR Y PAGAR tas PRESTACIONES DE CESANTíN Y NETIRO DE FONDOS Y N" 1650 NORMAS SOBRE LA ADMINISTRACIóN DE LAS CUENTAS INDIVIDUATES POR CESANTíA Y DEL FONDO DE CESANTíR SOT ORRIO.

2 Modificaciones a la Circular N'3. L. Agregase, en el Capítulo l. CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS, el siguiente número 24, nuevo: "24. Asimismo, la Administradora deberá establecer estándares mínimos de control, como políticas aprobadas por el Directorio y procedimientos formales para la selección, contratación, controly monitoreo del servicios que se externalicen.". Agréganse, en el capítulo lll. centros DE ATENCIÓN A LOS AFIL ADOS Y SERVICIOS DE RECAUDACIÓN Y PAGO, a continuación del número 34, los siguientes números 35 al 40 nuevos: "Procedimiento para el uso de huella dactilar en los Centros de Atención a los Afiliados 35. La Sociedad Administradora podrá implementar el uso de la huella dactilar como firma electrónica simple en la suscripción de documentos o solicitudes de trámites que los afiliados, trabajadores o beneficiarios realicen en sus CAA, tales como solicitudes de prestaciones y solicitudes de afiliación, entre otros La huella dactilar como firma electrónica simple podrá ser implementada por la Sociedad Administradora en la suscripción de los documentos electrónicos que se efectúen en los CAA. El mecanismo de huella dactilar como firma electrónica simple, deberá cumplir con los requisitos que establece la Ley N" , en especial lo dispuesto en la letra f) del artículo 2", relativo a que debe permitir al receptor de un documento electrónico identificar al menos formalmente a su autor. Además, la huella dactilar deberá quedar registrada en formato electrónico junto con los demás datos que conforman el respectivo documento electrónico. Los registros electrónicos formarán el respaldo de la documentación en lo que respecta a la constitución del respectivo expediente La huella dactilar implementada como firma electrónica simple por la Sociedad Administradora deberá cumplir, en lo que proceda, con lo establecido en el subtítulo clave de seguridad del capítulo vl. servlclos PoR INTERNET Y centro DE ATENCTÓ U rtrcromca (CALL CENTER), de la presente circular. El contrato que la Sociedad Administradora suscriba con el proveedor del servicio de identificación a través de la huella dactilar, se deberá sujetar a las normas sobre CONTRATOS DE PRESTACTÓN DE SERV\C\OS. En dicho contrato, la Sociedad Administradora deberá exigir del proveedor procedimientos de verificación de la identidad o autenticación, que garanticen que se está acreditando correctamente

3 al solicitante. Adicionalmente, se deberán exigir procedimientos seguros para la obtención de la huella, el almacenamiento de la información que se genera y el tratamiento de estos datos, de forma tal que se garantice su confidencialidad y se impida su uso indebido para fines distintos de aquellos para los cuales el afiliado, trabajador o beneficiario los autorizó. 40. La Sociedad Administradora podrá implementar la huella dactilar como firma electrónica simple, sin perjuicio de mantener alternativamente el sistema de firma en soporte de papel, esto es, la firma del solicitante registrada en el documento físico (papel), en caso que no sea posible el uso de la huella dactilar.". il. Modificaciones a la Circular N'1593. Modificase el Capítulo l. ASPECIOS GENERALES, de la siguiente forma: a) Agrégase, como penúltimo párrafo del numeral2.t Requisitos paro tener derecho o las prestaciones con cdrgo o lo ClC, elsiguiente: "Tratándose de un trabajador que habiendo desempeñado dos o más empleos paralelos, hubiera obtenido prestaciones por cesantía en uno de ellos y quedara cesante respecto de otro de los empleos paralelos, para impetrar en forma independiente el derecho al beneficio de cesantía por este último, el requisito de 6 ó t2 cotizaciones mensuales continuas o discontinuas, a que se refiere el artículo 12 de la Ley N"19.728, se contará sin considerar los giros a que tuvo derecho por eltérmino del primer empleo paralelo.". b) En el numeral3.1. Recepción de la Solicitud: Reemplázase la segunda oración del primer párrafo de la letra b., por la siguiente: "Para ello, el trabajador deberá suscribir la "Solicitud de Prestación de Seguro de Cesantía" en un Centro de Atención a los Afiliados con su Cédula Nacional de ldentidad vigente o mediante el uso de la huella dactilar, según corresponda, y el finiquito del contrato de trabajo.".!t. Reemplázase en la letra e., la expresión "la CAA deberá remitir a nivel central de la AFC, el original de la Solicitud de la Prestación", por la expresión "el CAA deberá remitir a nivel central de la AFC, la Solicitud de la Prestación". c) En el numeral3.2. Expediente de Trámite: i. Reemplázase el primer párrafo por el siguiente: "Por cada solicitud de?

4 prestac ón aceptada, la Administradora deberá abrir un expediente de trámite, que podrá ser físico o electrónico.". i. Reemplázase en la tercera viñeta del segundo párrafo, la expresión "Fotocopias" por la expresión "Copia".. Reemplázase el último párrafo por el siguiente: "En caso que la Superintendencia así lo requiera, la AFC deberá poner a su disposición, el Expediente de Trámite, en un plazo máximo de un día hábil contado desde su requerimiento.". d) lntercálase entre la primera y segunda oración de la segunda viñeta del numeral 3.3. Verificación de requisitos, la siguiente oración: "Cualquiera sea la opción del afiliado, los pagos se efectuarán en las fechas establecidas en el número 6. del Capitulo lll., de esta Circular, tal como si el afiliado hubiera optado por recibir el pago de sus prestaciones con cargo al Fondo de Cesantía Solidario.". e) En el número 4. OTORGAMIENTO DE LA PRESTACIÓN: Elimínase en la segunda oración la expresión ", original y copia," que aparece entre las expresiones "(Formulario N"L)" e "y en cualquier otro...". i. Reemplázase en la tercera oración la expresión "La copia se entregará al solicitante" por la expresión "La solicitud se entregará al afiliado". 2. Modifícase el capítulo t. PRESTACTONES POR CESANTíA EN BASE AL SALDO DE LA CUENTA INDIVIDUAL, de la siguiente forma: a) Intercálase en el número 6. SUSPENSIÓN O CESE DE LA PRESTACIÓN, el siguiente párrafo quinto nuevo, pasando el actual quinto párrafo a ser párrafo sexto: "Será responsabilidad de la Sociedad Administradora dar debido y oportuno cumplimiento a las instrucciones establecidas en los párrafos anteriores, para lo cual deberá verificar la existencia de pagos o reconocimiento de deudas previsionales utilizando los medios que tenga disponibles y considere efectivos para este propósito, tales como: archivos de recaudación electrónica puestos a su disposición por las entidades recaudadoras, archivos de rezagos aclarados en el proceso de actualización de los Fondos de Cesantía y archivos de movimientos de personal que comuniquen el inicio de una nueva relación laboral.". b) Agrégase elsiguiente numero 7. nuevo: "Cuando el afiliado concurra a un CAA a objetar el cese o suspensión de la prestación producida por el entero de cotizaciones informadas erróneamente por el empleador como correspondientes a remuneraciones percibidas con

5 poster oridad al término de la relación laboral, la Sociedad Administradora estará obligada a efectuar las gestiones necesarias ante dicho empleador tendientes a corregir el período informado. Adicionalmente, el afiliado podrá aportar la documentación entregada por el empleador en la que se aclare el período al que efectivamente corresponden las cotizaciones pagadas. Verificada la información recabada anteriormente, la Sociedad Administradora deberá reactivar el pago, si corresponde. Este pago se realizará en el siguiente ciclo de pago del Fondo de Cesantía. Modifícase Capítulo lll. PREsTAcloNEs PoR CESANTÍA EN BASE AL FoNDO DE CESANTíA SOLIDARIO, de la siguiente forma: a) Agrégase en la letra a. Cese de la prestación por cotizaciones posteriores alfiniquito, del numeral8.2., el siguiente cuarto párrafo nuevo: "Será responsabilidad de la Sociedad Administradora dar debido y oportuno cumplimiento a las instrucciones establecidas en los párrafos anteriores, para lo cual deberá verificar la existencia de pagos o reconocimiento de deudas previsionales utilizando los medios que tenga disponibles y considere efectivos para este propósito, tales como: archivos de recaudación electrónica puestos a su disposición por las entidades recaudadoras, archivos de rezagos aclarados en el proceso de actualización de los Fondos de Cesantía y archivos de movimientos de personal que comuniquen el inicio de una nueva relación laboral.". b) Reemplázase la letra c. Reactivación del pago, del numeral 8.2., por la siguiente: "cuando el afiliado concurra a un caa a objetar el cese o suspensión de la prestación producida por el entero de cotizaciones informadas erróneamente por el empleador como correspondientes a remuneraciones percibidas con posterioridad al término de la relación laboral, la Sociedad Administradora estará obligada a efectuar las gestiones necesarias ante dicho empleador tendientes a corregir el período informado. Adícionalmente el afiliado podrá aportar la documentación entregada por el empleador en la que se aclare el período al que efectivamente corresponden las cotizaciones pagadas. Verificada la información recabada anteriormente, la Sociedad Administradora deberá reactivar el pago, si corresponde. Este pago se realizará en el siguiente ciclo de pago del FCS, en el que se acumularán si corresponde el pago del mes y el giro del pago suspendido.". il. Reemplázanse la tercera y cuarta oración del número 5. del Capítulo x. COBRANZA DE corlzaclones PREVlsloNALES, de la circular N" 1650, por las siguientes: "Adicionalmente enviará al domicilio postal o a la dirección de correo electrónico de dichos deudores avisos escritos recordándoles la deuda previsional pendiente, los que contendrán el

6 monto adeudado, los intereses y reajustes a esa fecha. La Sociedad Administradora deberá mantener a disposición de esta Superintendencia, por un período no inferior a 5 años, los antecedentes de respaldo del aviso escrito al empleador, en cualquier medio que permita acreditar fehacientemente su envío.". tv. VIGENCIA Las modificaciones introducidas por la presente Circular rigen a contar del 2 de enero de REGUI Santiago 6