FORMULARIO DE VALORACIÓN Y EXPURGO DE SERIES DOCUMENTALES A. DATOS DE LA SERIE DOCUMENTAL 1. Denominación de la serie Expediente de Competiciones Deportivas Externas. 2. Unidad productora Servicio de Información Juvenil y Actividades Culturales y Deportivas. 3. Objeto de la gestión administrativa Facilitar la representación de la Universidad en las distintas competiciones universitarias de Madrid y/o de España. 4. Años que abarca la serie 1989-2000. 5. Tipo de soporte Papel. Fotográfico. Vídeo. 6. Volumen de la serie 9,5 metros lineales en todo el período. 7. Documentos que integran la serie Subprocedimiento de participación en los Campeonatos Universitarios de Madrid y/o España. 1ª Fase. Campeonatos Universitarios de Madrid;. Normativa de las selecciones de la Universidad Carlos III Formulario de inscripción de equipos y deportistas participantes. Listados de Selecciones por equipos. Certificado del Secretario General de la Universidad haciendo constar la condición de alumnos de los deportistas que forman parte de las distintas selecciones de la Universidad. Carné Selección Universidad Carlos III de Madrid. Recibo préstamo de material deportivo. Calendario del Campeonato Universitario particular del equipo de la Universidad (copia enviada por fax). Inscripción de jugadores en cada partido (copia). Acta de partido (copia). En caso de Recurso ante el Comité de Competición: 1
Reclamación de las actas de los jueces y árbitros ante el Comité de Competición. Resolución del Comité de Competición. Comunicación de la resolución al Jefe del Servicio de Deportes y Educación Física de la Universidad de que se trate. Traslado de la comunicación al interesado. En caso de Recurso ante el Comité de Apelación: Recurso presentado contra el acuerdo adoptado por el Comité de Competición. Resolución del Comité de Apelación. Acta de aplazamiento (copia). Clasificaciones y resultados (copia). Encuestas sobre las Selecciones Universitarias. 2ª Fase. Campeonatos Universitarios de España; Declaración de intención de participar en los Campeonatos Universitarios de España (copia). Listados de Universidades participantes en las distintas modalidades. Formulario de inscripción nominativa de participantes representantes de la universidad. Formulario de inscripción cuantitativa de participantes representantes de la universidad. Calendario y relación de universidades organizadoras de las distintas competiciones deportivas. Certificado del Secretario General de la Universidad haciendo constar la condición de alumnos de los deportistas que forman parte de las distintas selecciones de la Universidad. Justificante de falta de asistencia a clase de los alumnos participantes en los campeonatos universitarios de España. Documentos de solicitud de anticipos y pagos a través de caja fija (copia). Acta del Comité de Competición y resultados de las jornadas (copia enviada por fax). Comunicación de envío de la Memoria del Campeonato por parte de la Universidad organizadora. Memoria del Campeonato Universitario remitida por la Universidad organizadora. Encuesta sobre los deportes en las competiciones nacionales. Subprocedimiento de organización de un Campeonato Universitario (de Madrid de Voley Playa). Cartel anunciador del campeonato. Nota Interna de comunicación de organización del Campeonato Universitario a varias entidades colaboradoras. Comunicaciones a los distintos servicios de deportes de las Universidades de Madrid de la información más relevante de la celebración y organización del campeonato, así como del reglamento que rige la competición. Formulario de Inscripción de las universidades participantes. Comunicación de modificación en las inscripciones. Listado de Universidades inscritas en la competición y relación de parejas participantes por cada universidad. Calendario de la competición. Documentos contables (facturas, recibos, etc.). Actas de partidos. Comunicación de aplazamiento de partidos por causas diversas. Contestación a la comunicación de aplazamiento de partidos. Comunicación a distintos medios de comunicación (prensa y televisión) de los resultados y clasificaciones del Campeonato para su difusión. Comunicación de invitación a distintas personalidades/entidades a la entrega de trofeos del Campeonato y clausura del mismo. Encuestas sobre la organización del Campeonato. 2
Otros Torneos no Reglados.. Reglamentos de competición del Torneo Comunicación de la celebración del Torneo. Inscripción de equipos en la competición.. Listados de participantes Actas de partidos. Resultados y clasificaciones de la competición. 8. Ordenación Cronológica por curso académico y alfabética por competición. 9. Legislación - Convocatoria anual de los Campeonatos de Madrid. - Reglamento de los Campeonatos de Madrid Universitarios - Normas de Disciplina Deportiva para los Campeonatos Universitarios de Madrid. - Ley 10/1990, de 15 de octubre, del Deporte. - Real Decreto 1591/1992, de 23 de Diciembre, sobre Disciplina Deportiva. - Real Decreto 2069/1985, de 9 de Octubre, sobre articulación de competencias en materia de actividades deportivas universitarias. - Orden de 20 de Diciembre de 1998, por la que se crea el Comité Español de Deporte Universitario. 10. Procedimiento administrativo Subprocedimiento de participación en los Campeonatos Universitarios. 1ª Fase. Campeonatos Universitarios de Madrid. Las Universidades de Madrid (Alcalá de Henares, Alfonso X El Sabio, Antonio de Nebrija, Autónoma, CEU-San Pablo, Carlos III, Complutense, Europea, Politécnica, Pontificia Comillas, UNED) organizan, anualmente, a través de sus Servicios de Deporte y E.F. los Campeonatos Interuniversitarios de Deportes de Equipo e Individuales de Madrid en los siguientes deportes; Deportes de Equipo; Baloncesto (masculino y femenino) Balonmano (masculino) Fútbol (masculino) Fútbol Sala (masculino y femenino) Rugby (masculino) Voleibol (masculino y femenino) Tenis (por equipos masculino y femenino) Volei-playa Deportes individuales: Ajedrez Atletismo Badminton BTT Campo a través Esquí 3
Golf Judo Karate Natación Padel Squah Taekwondo Tenis Tenis de mesa Tiro con arco El sistema de competición se establece cada temporada y deporte según el número de equipos inscritos, y pueden tomar parte, a través de los Servicios de Deportes de las Universidades convocantes, los alumnos de 1º, 2º y 3 er Ciclo, así como el personal docente y de administración y servicios con un año de antigüedad en las mismas antes de la fecha de inicio de las competiciones. En esta competición y para los deportes de equipo, le corresponde a la Secretaría Técnica de la competición tramitar las inscripciones de los equipos, fijar calendarios, recepción de actas, tramitación de resultados y clasificación, convocar al Comité de Competición y/o Apelación cuando sea necesario, publicar las resoluciones del Comité de Competición y/o Apelación, convocar los árbitros y tramitar los aplazamientos, reservando a los Servicios de Deportes y Educación Física de las Universidades (en este caso, el SIJA), a través de su Delegado de Equipo, la formalización de las inscripciones de los equipos, así como la presentación de los documentos acreditativos de la identidad de los jugadores (DNI, pasaporte o carnet de conducir originales) a los árbitros en cada partido; velar por el cumplimiento de las normas, anotando en el acta o enviando por escrito dentro de las 48 horas siguientes, cualquier irregularidad que se produzca en el partido concerniente al equipo contrario, al árbitro, la instalación,... ; representar al equipo ante los diferentes Comités; responsabilizarse del buen uso del material que se utilice en los encuentros en que su equipo participe; y el delegado del equipo que juegue en casa debe comunicar el resultado por teléfono y remitir el acta por fax a la Secretaría Técnica el día siguiente o el lunes antes de las 12 horas si se juega en viernes o fin de semana. También, las Universidades, en calidad de interesados, pueden realizar las oportunas reclamaciones, en el plazo improrrogable de hasta 24 horas después de finalizado el encuentro deportivo de que se trate. El Comité de Competición, una vez oídos los interesados, acuerda, en el plazo de 48 horas a contar desde la presentación de la reclamación de las actas de los jueces y árbitros y en todo caso procurando que sea antes de la iniciación del siguiente encuentro, de forma motivada, el archivo de las actuaciones impondrá la correspondiente sanción. A efecto de notificaciones, y más en concreto, de la audiencia del interesado las mismas se realizarán a través del Jefe del Servicio de Deportes y Educación Física de la Universidad de que se trate, que asumirán la responsabilidad del debido traslado a los directamente interesados o en su caso, actuarán en representación de los mismos. Ante los acuerdos adoptados por el Comité de Competición, los implicados pueden recurrir en última instancia ante el Comité de Apelación, cuyas resoluciones disciplinarias agotan la posibilidad de recurso. El recurso ante dicho Comité se hará por escrito presentado en la sede de este Comité, antes de las 72 horas siguientes a la publicación del fallo del Comité de Competición, y deberán ir firmados por el Director del Servicio de Deportes de la Universidad que corresponda. Una vez celebrados los Campeonatos Universitarios de Madrid y en función de la clasificación general, los equipos de las distintas universidades pueden obtener plaza para jugar los Campeonatos Universitarios de España. 2ª Fase. Campeonatos Universitarios de España. 4
A partir del Real Decreto 2069/1985, de 9 de octubre, que atribuye al Consejo Superior de Deportes (C.S.D.) la organización de competiciones y demás actividades deportivas de carácter nacional e internacional, y de la Orden de 20 de Diciembre por la que se crea el Comité Español de Deporte Universitario (C.E.D.U.), el cual somete al Consejo Superior de Deportes un plan de competiciones y actividades deportivas de carácter nacional, éste (C.S.D.), mediante Resolución del Secretario de Estado- Presidente del C.S.D. convoca anualmente los campeonatos universitarios de España. Para aquellas Universidades que se integren en los Campeonatos sólo como participantes, deben formalizar la participación de sus equipos en los distintos deportes de los Campeonatos de España Universitarios al Consejo Superior de Deportes; para ello, un mes antes del comienzo de cada Campeonato las Universidades deben remitir, tanto a la Secretaría de Organización de la Universidad sede como al Consejo Superior de Deportes, la notificación del número de participantes de cada deporte y modalidad; del mismo modo, deben realizar una inscripción nominativa de las representaciones universitarias participantes en los distintos deportes que debe tener entrada, tanto en la Secretaría de Organización de la Universidad Sede como en el Consejo Superior de Deportes, diez días antes del comienzo del Campeonato. Las universidades podrán formalizar estos trámites utilizando la página web que el Consejo Superior de Deportes ha creado a estos efectos. En relación a los participantes, cada uno de ellos debe acreditar su identificación personal ante la Comisión de Control correspondiente, mediante la presentación de: a) Documento Nacional de Identidad o Pasaporte. b) Certificado del Secretario General de la Universidad, o del Centro académico correspondiente, haciendo constar la condición del participante (estudiante de 1º, 2º o 3 er Ciclo, PAS o profesor). c) Tarjeta de participación cumplimentada en todos sus apartados. En cuanto al Sistema de competición, cada deporte desarrolla los sistemas establecidos en los correspondientes Reglamentos Técnicos. Subprocedimiento de organización de un Campeonato Universitario. Las Universidades que así lo soliciten, pueden organizar los Campeonatos de España Universitarios en las modalidades deportivas que aparecen en la convocatoria; dichas solicitudes de Organización de un Campeonato de España deben estar formuladas por los Rectores de las universidades interesadas, dirigidas al Secretario de Estado-Presidente del Consejo Superior de Deportes y presentadas por el Registro del mismo. La solicitud debe ir acompañada de: a) Proyecto de Organización general. b) Proyecto de Organización deportiva con datos relativos al calendario de las competiciones, programa de pruebas y competiciones, instalaciones deportivas, etc. El sistema y procedimiento de competición es el mismo que el explicado en el subprocedimiento anterior (remisión de actas, resultados de partidos, Comité de Competición/Apelación, etc.), con la salvedad de que en este caso la Universidad, al ser parte activa de la organización, desarrolla más actividades administrativas y de organización. Otros Torneos no Reglados. Asimismo la Universidad Carlos III organiza y participa en otras competiciones deportivas de carácter no reglado y de periodicidad no fijada y que pueden variar cada año en función de las necesidades o intereses de la Universidad. Se trata de unos torneos especiales que tienen lugar bien en la propia universidad bien en el exterior con la participación de equipos de la Universidad. Entre estos los que más importancia tienen son los siguientes: 5
- Torneo Institutos-Multideporte - Fase Interacademias - Semana Cultural y Deportiva INEF - Torneo Internacional de Voleibol mixto de Lisboa. Estos torneos, aunque presenten alguna particularidad propia, mantienen el mismo procedimiento de competición explicado para los casos anteriores. 11. Ubicación de la serie Servicio de Información Juvenil y Actividades Culturales y Deportivas. 12. Series antecedentes o relacionadas Expedientes de Competiciones deportivas internas. Expedientes de Reportajes fotográficos. Expedientes de Reportajes de imágenes en movimiento. Expedientes del procedimiento de difusión de las actividades del SIJA. 13. Documentos recapitulativos Memoria elaborada por la propia unidad en la que se recogen estadísticas y datos de participación. Programa de actividades. Servicio de Información Juvenil y Actividades Culturales y Deportivas (Área de Deportes y Educación Física). 14. Documentos duplicados Documentos contables (Servicio de Gestión Económica). 15. Propuesta de evaluación que se presenta a la Comisión Período de permanencia en los archivos de gestión: 2 cursos académicos Valor administrativo: coincide con el período de permanencia en los archivos de gestión, salvo para los documentos contables y cualesquiera otros de carácter económico que es de 7 años. Valor histórico: a partir de dos años para los documentos considerados de conservación permanente. 16. Propuesta de accesibilidad por parte de los usuarios que se presenta a la Comisión X Libre Restringido 17. Propuesta de resolución que se presenta a la Comisión Eliminación Muestreo Conservación permanente X Conservación parcial Conservación permanente únicamente de los siguientes tipos documentales: 6
Subprocedimiento de participación en los Campeonatos Universitarios de Madrid y/o España 1ª Fase: Campeonatos Universitarios de Madrid - Listados de selecciones por equipos - Acta de partidos - Resolución del Comité de Competición (en caso de reclamación) - Resolución del Comité de Apelación (en caso de reclamación) 2ª Fase: Campeonatos Universitarios de España - Memoria del Campeonato Universitario remitida por la universidad organizadora Subprocedimiento de organización del Campeonato Universitario - Comunicación a otras universidades con la información más relevante de la organización y celebración del campeonato y el reglamento de la competición - Listados de universidades inscritas y relaciones de participantes - Calendario de competición - Comunicación a los medios de comunicación de los resultados y clasificaciones para su difusión. Otros torneos no reglados - Reglamentos de competición - Relaciones de participantes - Resultados y clasificación de la competición 18. Observaciones Para los documentos generados en soporte audiovisual se aplicarán las normas de conservación especificadas en la Serie de 6/97 Reportajes Fotográficos y en la Serie 6/99 de Imágenes en Movimiento. B. DATOS A CUMPLIMENTAR POR LA COMISIÓN 19. Resolución de evaluación Período de permanencia en los archivos de gestión: Valor administrativo: Valor histórico 20. Resolución de accesibilidad por parte de los usuarios Libre Restringido 21. Resolución de disposición final Eliminación Muestreo Conservación permanente 7
Conservación parcial 22. Observaciones C. DATOS DEL EXPEDIENTE DE VALORACIÓN Y EXPURGO 23. Número del expediente: 24. Sesión: 25. Asistentes 26. Fecha del dictamen de la Comisión 27. Firmas 28. Fecha de aprobación por la Comisión de Gobierno D. DATOS COMPLEMENTARIOS 29. Fecha de remisión al órgano competente 30. Número de expediente del órgano competente 31. Fecha de resolución del órgano competente 32. Observaciones 8