f] #ffiffiffi RESOLUCION No. SEPS-IGG-IGJ-SGE-DNDAN-2016-0 7 5 HUGo Áconnn ESTRELLA SUPERINTENDENTE DE ECoNoMÍa popular Y SoLDARIA CONSIDERANDO: el artículo 10 de la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública, establece que "es responsabilidad de las instituciones públicas, personas jurídicas de derecho público y demás entes señalados en el artículo I de la presente Ley, crear y mantener registros públicos de manera profesional, para que el derecho a la idormación se pueda ejercer a plenitud, por lo que, en ningún caso se justificará la ausencia de normas técnicas en el maneio y archivo de la idormación y documentación para impedir u obstaculizar el ejercicio de acceso a la información pública, peor aún su destrucción (...) "; dentro de las normas de control interno para las entidades, organismos del sector público y de las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos, consta la número 405-04 expedida por la Contraloría General del Estado que en su parte pertinente dispone que "La máxima autoridad, deberá implantar y aplicar políticas y procedimientos de archivo para la conservación y mantenimiento de archivos fisicos y magnéticos, con base en las disposiciones técnicas y jurídicas vigentes.- ( ) Corresponde a la administración financiera de cada entidad establecer los procedimientos que aseguren la existencia de un archiyo adecuado para la conseryación y custodia de la documentación sustentatoria, que será archivada en orden cronológico y secuencial y se mantendrá durante el tiempo que fijen las disposiciones legales vigentes.- Los documentos de carácter administratiyo estarán organizados de conformidad al sistema de archivo adoptado por la entidad, el que debe responder a la realidad y a las necesidades institucionales. Es necesario reglamentar la clasificación y conservación de los documentos de uso permanente y eventual, el calificado como histórico y el que ha perdido su valor por haber dejado de tener incidencia lega'\, técnica, financiera, estadística o de otra índole La evaluación de toda la documentación y la destrucción de aquella que no se la utiliza se hará de conformidad a las disposiciones legales, con la intervención de una comisión que se encargue de analizar, calificar y evaluar toda la información existente y determinar los procedimientos a seguir, los períodos de conservación de la documentación, los datos relacionados con el
f] #mffih# mediante Resolución CNA-001-2005, publicada en el Registro Oficial No. 67 de 25 de julio de 2005, el Consejo Nacional de Archivos expide el Instructivo de Organización Básica y Gestión de Archivos Administrativos para cumplir con lo dispuesto en la Ley Orgánica y Reglamento General de Transparencia y Acceso a la Información Pública, con la finalidad de establecer procedimientos técnicos que permitan estandarizar la aplicación de los procesos archivísticos, desde el ingreso del documento hasta la custodia de todos los documentos de propiedad de las instituciones públicas; la Secretaría General de la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria, tiene como misión el controlar, supervisar, establecer lineamientos y directrices para la administración y ejecución de la gestión documental y archivística, así como las certificaciones de los actos administrativos y normativos expedidos por la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria, impulsando los principios de eficiencia y eficacia en la atención a los usuarios externos e internos, rindiendo cuentas a la sociedad y a la autoridad; la misión de la Dirección Nacional de Documentación, Archivo y Notificaciones, es administrar la gestión documental, custodiar el archivo y gestionar las notificaciones de la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria, bajo el cumplimiento de la normativa archivística vigente, consolidando de manera eficiente los componentes del proceso de atención de trámites, archivo y notificaciones, a fin de garantizar la preservación, digitalización, control y difusión del acervo documental Institucional; mediante Resolución Nro. SEPS-IGT-IGG-IGPJ-2016-014 de 3 de febrero de 2016, se expide el Reglamento Interno para el Funcionamiento de los Comités Institucionales de la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria; en el Comité de Seguridad de la Información, llevado a cabo el martes 2l de marzo de 2016, se aprobó la conformación del Comité Institucional encargado de emitir lineamientos para la conservación, evaluación y eliminación documental de los archivos fisicos y digitales de la SEPS; En ejercicio de las facultades establecidas Orgánica de Economía Popular y Solidaria. letra e) del artículo 151 de la Ley
* #ffihffi RESUELVE: Artículo 1.- Reformar el Reglamento Interno para el funcionamiento de los Comités Institucionales de la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria, emitido mediante Resolución No. SEPS-IGT-IGG-IGPJ-2016-014 de 3 de febrero de 2016, agregando a continuación del artículo 41, el siguiente Capítulo: CAPÍTULO INNUMERADO COMITÉ RESPONSABLE DE EMITIR LINEAMIENTOS PARA CONSERVACIÓN, EVALUACIÓN Y ELIMINACIÓN DOCUMENTAL LOS ARCHIVOS FÍSICOS Y DIGITALES DE LA SEPS LA DE Artículo 41. A.- ObjetoEl Comité tiene a su cargo la emisión de lineamientos para la conservación, valoración y eliminación documental, de acuerdo a los plazos de conservación y la tipología documental; así como los procesos de toma de decisiones respecto a los aspectos críticos, cruciales o relevantes de la actuación institucional materia de catalogación de la documentación fisica y digital, en el marco de la normativa de archivística aplicable a la institución. Artículo 41.8.- Conformación: Estará integrado por: a. La o el Superintendente de Economía Popular y Solidaria o su delegado, quien lo presidirá; b. La o el Intendente General Técnico, Intendentes del área técnica e Intendentes Zonales, cuando se vayan a tratar asuntos relativos a la información atinente al área técnica; c. La o el Intendente General de Gestión y las o los Intendentes que conforman el área de gestión, cuando se trate de información del área de sus competencias; d. Las o los Directores Nacionales de servicio al ciudadano y de comunicación social e imagen institucional, cuando se vayan a adoptar decisiones referentes a la información de dichas áreas; e. La o el Intendente General Jurídico; f. La o el Secretario General; árg. La o el Intendente de Tecnologías de la Información y Comunicacionps; y, eh La o el responsable ' l_y de la Unidad de Seguridad de la información. //,K,/ (l
SUPERINTENDENCIA óleconomñtoputarv soudarra La o el Director Nacional de Documentación, Archivo y Notificaciones acítará como secretario del comité. Artículo 41.C.-Funciones: El Comité tendrá como funciones las siguientes: a. Emitir los lineamientos para la conservación, evaluación y eliminación documental de los archivos fisicos y digitales de la SEPS, de conformidad con las normas archivísticas vigentes; b. c. Aprobar las Tablas de Plazos de Conservación Documental; así como sus reformas; y, Analizar las solicitudes de ampliación de plazos de conservación documental y aprobarlas cuando sea del caso. Artículo 41.D.- Comisiones: Las comisiones para la presentación de las Tablas de Conservación Documental; así como para la valoración y eliminación documental, estarán conformadas por los integrantes que se detallan a continuación, quienes actlarán dentro de los plazos y los lineamientos establecidos por el Comité: a. b. c. d. e. f. La o el delegado del Secretario General, quien la presidirá; La o el responsable de la unidad administrativa, sea del área técnica o de gestión, a la cual pertenecen los documentos fisicos ylo digitales que se analizarán; La o el delegado del Intendente General Jurídico; La o el delegado del Intendente de Tecnologías de la Información y Comunicaciones; La o el responsable de la Unidad de Seguridad de la Información; y, La o el Director Nacional de Documentación, Archivo y Notificaciones, quien actuará como secretario de la comisión. Artículo 41.8.- Reuniones: El Comité sesionará de manera ordinaria al menos dos veces al año. Prtdrá sesionar de manera extraordinaria apetición de cualquiera de sus intesrantes. l / I
A] #mffiffi DISPOSICIÓN ffxal.- La presente reforma entrará en vigenci a a partir de su suscripción y se publicará en el portal institucional. Comuníquese y Publíquese. /)Dado en la Ciudad de San Francisco de Quito, Distrito Metropolitano, alos! 0 UAfl 2016 (-/ ñ; É NTENDENT