FONDO DE PREINVERSION Formulario e instructivo Solicitud de Financiamiento Junio 2010
I. MARCO LEGAL INFORMACION GENERAL El Fondo de Preinversión es un instrumento financiero del Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica, que se rige por la Ley Nº 7376 de 23 de febrero de 1994 y su Reglamento, Decreto Ejecutivo Nº 24658-PLAN. II. TIPOS DE ESTUDIOS FINANCIABLES Con recursos del Fondo de Preinversión podrán financiarse estudios según los tipos que se indican a continuación, compatibles con las prioridades establecidas en el Plan Nacional de Desarrollo y los planes institucionales; además, el solicitante debe demostrar que se cumple con los requisitos que se indican para cada caso: 1. Estudios Específicos: a) Estudios de prefactibilidad y factibilidad, técnica y económica, de programas o proyectos específicos. Para financiar estudios de prefactibilidad deberá estar explícitamente identificado el problema al igual que las alternativas de solución al mismo, sus probables beneficios, costos, beneficiarios, problemas institucionales y financieros y otros aspectos pertinentes, los cuales deberán ser cuantificados, al menos en forma preliminar, en términos de indicadores apropiados. Para los estudios de factibilidad debe haber quedado demostrado, que el proyecto objeto del estudio, es en principio, económicamente rentable, técnica y financieramente viable y que todos los aspectos que requieren ser analizados con mayor profundidad están identificados. b) Estudios de ingeniería, incluyendo planos, especificaciones y diseño final previos a la etapa de ejecución. Debe haber quedado demostrado, mediante un estudio completo de factibilidad, incluida una evaluación económica, que la ejecución del proyecto es factible en sus aspectos técnicos, financieros, institucionales y económicos. c) Estudios específicos complementarios para mejorar la formulación o completar requisitos para la obtención del financiamiento externo o interno de proyectos. Debe existir, con carácter previo, un estudio de factibilidad, parcial o totalmente elaborado y que requiere ser complementado o actualizado. 2. Estudios Generales a) Estudios básicos de carácter regional, sectorial o subsectorial, incluyendo estudios de cuencas, de recursos naturales y humanos, investigaciones aerofotogrametrías, y otros que tengan por finalidad la identificación de posibles proyectos y programas específicos o la cuantificación de requerimientos de inversión de una región, sector o subsector económico. b) Estudios preliminares destinados a analizar alternativas desde el punto de vista técnico y económico para adoptar una decisión respecto de la conveniencia y oportunidad de analizar un programa, proyecto o grupo de proyectos en forma más amplia o detallada.
c) Estudios orientados hacia la investigación sobre procesos tecnológicos específicos o la adaptación de los mismos al país, dentro del marco de la política nacional de transferencia y adaptación de tecnología. d) Estudios que contribuyan a mejorar la capacidad institucional de entidades que puedan ser beneficiarias del Fondo de Preinversión. Requisitos que deben cumplir Para el financiamiento de estudios generales se debe demostrar que: Existe suficiente evidencia técnica y económica que justifique su realización. Han sido investigados los antecedentes de carácter técnico-económico o social que requieren ser analizados con mayor profundidad mediante el estudio propuesto. Se han analizado las implicaciones prácticas y las posibles aplicaciones de los resultados esperados con el estudio propuesto. 3. Instrucciones para llenar el formulario Todas las Entidades del Gobierno Central, las Entidades Públicas Descentralizadas y Empresas del Estado, como las demás personas jurídicas de Derecho Público que deseen obtener financiamiento deben completar el Formulario de Solicitud al Fondo de Preinversión, tomando en cuenta los aspectos que se indican en el presente documento. La solicitud debe ser presentada formalmente mediante nota suscrita por el jerarca de la institución interesada, indicando el nombre del estudio, el monto, una breve justificación y la mención de que se adjunta el documento de solicitud elaborado por la institución. La solicitud de financiamiento está conformada por la información contenida en el formulario que presenta a continuación y los términos de referencia, el cronograma y el presupuesto del estudio, los cuales deben ser presentados como Anexos 1, 2 y 3 del formulario. De requerirse información o aclaraciones adicionales, el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica podrá brindar la colaboración necesaria para lo cual puede dirigirse a: Fondo de Preinversión de MIDEPLAN Edifico Adriático, Boulevard Barrio Dent, San Pedro de Montes de Oca, San José, Costa Rica. Apartado Postal Nº 10127-1000. Teléfono y fax Nº 2281-2755. Dirección electrónica: preinversion@mideplan.go.cr 3
FORMULARIO DE SOLICITUD DE FINANICAMIENTO AL FONDO DE PREINVERSION I. IDENTIFICACIÓN DE LA INSTITUCIÓN: 1. Nombre de la Institución: 2. Naturaleza Jurídica y legislación básica que la rige: II. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO DE INVERSIÓN O DEL PROGRAMA OBJETO DEL ESTUDIO: 1. Nombre del proyecto: 2. Objetivo del proyecto: 3. Descripción y justificación del proyecto; su relación con el Plan Nacional de Desarrollo, importancia del proyecto, razones fundamentales o beneficios que justifican su realización: Breve descripción del proyecto con el objeto de explicar la necesidad del mismo y de emprender el estudio, debe contener la descripción de los problemas que pretende solucionar, el impacto, las necesidades que vendría a satisfacer, su relación con el Plan Nacional de Desarrollo, y la situación actual del programa o proyecto. 4. Atribuciones legales y competencia de la institución para gestionar el programa o proyecto. 5 Código de inscripción en el Banco de Proyectos de Inversión Pública de MIDEPLAN (Requisito indispensable):.. 6 Información sobre los estudios previos realizados. (De considerarse necesario se solicitará la documentación). 7. Costo estimado del proyecto y fuentes de recursos previstas: 4
8. Plan de ejecución del proyecto: III. DESCRIPCION DEL ESTUDIO 1. Nombre del estudio requerido: Es la denominación que identifica el estudio. Debe ser conciso. 2. Objetivo General: 3. Objetivos Específicos 4. Costo estimado del estudio e indicación del monto del financiamiento solicitado en números y letras: El Fondo podrá financiar hasta un cien por ciento del costo total. El monto mínimo de financiamiento será el equivalente a US$20.000. Debe indicarse el monto requerido y la moneda o monedas en que se ha efectuado la estimación. Fondo de Preinversión Institución Solicitante Fuente % Colones Total 100 5. Modalidad de financiamiento solicitada y justificación financiera de la institución: IV SELECCIÓN DEL CONSULTOR La institución debe indicar el procedimiento que utilizará para seleccionar y contratar el consultor que debe realizar el estudio. Los procedimientos a utilizar corresponden a concurso privado o concurso público cuando el costo del estudio supera el equivalente a US$ 100 mil, según se establece en los artículos 61, 61 Bis, 62 y 62 Bis del Reglamento (Decretos 214658-PLAN y 34724-PLAN) Los consultores serán escogidos por el beneficiario quién asumirá la responsabilidad de su selección y requerirá la aprobación del Fondo. Se considerarán consultores elegibles las firmas consultoras, las instituciones especializadas y los expertos individuales debidamente inscritos en el Registro de Consultores y que hayan cancelado los derechos de inscripción correspondientes. 5
V. ADMINISTRACIÓN DEL FINANCIAMIENTO Y EL ESTUDIO 1. Acreditación del Jerarca o persona responsable de representar a la institución en la firma del contrato. Indicar nombre completo, número de cédula, estado civil, ocupación, domicilio, cargo, instrumentos legales que lo acreditan y atribuciones, nombramiento (Nº de acuerdo, publicación en La Gaceta, etc.) 2. Nombre y cargo del funcionario que representará a la institución en todos los actos administrativos relacionados con la gestión del financiamiento del estudio: La persona designada debe conocer sobre la materia del estudio y los problemas que la institución desea solucionar,, dado que posteriormente actuará ante MIDEPLAN, en todo lo relacionado con la dirección y ejecución del estudio. 3. Nombre, cargo y formación profesional del personal que actuará como contraparte técnica del estudio y las medidas propuestas para el control y seguimiento del mismo: 4- Plan de ejecución del estudio. Actividad Aprobación del financiamiento por el Fondo Elaboración Borrador de Cartel y Formalización del Convenio o Contrato (MIDEPLAN Beneficiario) Proceso de selección de firma consultora Formalización y Refrendo Contrato de Consultaría Ejecución del estudio Revisión y aprobación del Informe Final Duración en meses Desembolso Final. VI. INFORMACIÓN FINANCIERA DE LA INSTITUCIÓN SOLICITANTE Fecha Inicio La entidad solicitante debe presentar un análisis e información sobre su situación financiera. Fecha Conclusión Las entidades presentarán una certificación de su respectiva unidad financiera, en que se detalla las medidas presupuestarias y administrativas adoptadas para atender oportunamente el crédito que se les otorgue. 1. Análisis de situación financiera y medidas presupuestarias y administrativas adoptadas para atender oportunamente el crédito que se les otorgue. 2. Detalle del Presupuesto de Ingresos y Egresos Vigente y liquidación de los últimos tres períodos. 3. Estados financieros preferiblemente certificados, de los últimos tres períodos. 6
4 Garantías ofrecidas. Para las operaciones de crédito se pueden ofrecer garantías de tipo fiduciaria, prendaria o hipotecaria aceptable para el Fondo. En caso de financiamientos en la modalidad de transferencia no reembolsable los solicitantes deberán ofrecer como garantía de cumplimiento una letra de cambio a favor del Fondo de Preinversión de MIDEPLAN, las instituciones. ANEXOS N 1. Términos de referencia del estudio. N 2. Cronograma de las actividades del estudio. N 3. Presupuesto detallado del estudio. 7
ANEXO N 1. TÉRMINOS DE REFERENCIA (Indicar el nombre del estudio.) Los términos de referencia corresponden al detalle de actividades necesarias para lograr los objetivos propuestos, deben contener la indicación del alcance, limitaciones, metodologías e investigaciones mínimas requeridas, los resultados buscados, productos esperados y la forma de presentarlos de manera que se pueda contar con suficientes elementos de juicio para tomar de decisiones más adecuadas, en relación con la posible inversión requerida o las acciones a realizar Corresponde a un listado ordenado y específico de los diferentes aspectos a considerar en cada una de las etapas del estudio y que deben ejecutar los consultores contratados para formularlo. Deben cumplir con las siguientes características: estar redactados en una forma clara y sin ambigüedades, ser coherentes, viables y razonablemente flexibles. Para configurar los términos de referencia se debe consultar la Guía metodológica general para la identificación, formulación y evaluación de proyectos de inversión pública dada por MIDEPLAN, especialmente en cuanto a los aspectos ambientales y el análisis de riesgos. Objetivo General: Corresponde al objetivo u fin principal que se pretende alcanzar mediante la ejecución del estudio. Debe corresponder con las características generales del proyecto que se pretende desarrollar (nivel del estudio, producto, ubicación o región que abarca, escala y otros). Objetivos Específicos: Se definen como los logros parciales que se desea alcanzar y que sirven para determinar el estudio con mayor claridad y precisión. Marco de Referencia: Especificaciones generales sobre el ámbito de acción establecido para el desarrollo del proyecto (Ejemplo: producto, mercado, zona de ubicación, tecnología, etc). Actividades: Detalle de las actividades ordenadas en forma secuencial, que deben ser desarrolladas por el consultor que resulte contratado para elaborar el estudio. Productos Esperados: 8
ANEXO N 2. CRONOGRAMA DE LAS ACTIVIDADES DEL ESTUDIO. El cronograma de las actividades del estudio debe indicar el tiempo estimado de cada actividad y el personal asignado a cada actividad. Se debe presentar en forma de un diagrama de barras (Gráfico de Gantt). Actividad Profesionales p/ actividad Meses Meses 1 2 3 4 5 Nombre actividad 1 Profesional 1 2 Nombre actividad 2 Profesional 2 1 Nombre actividad 3 Profesional 3 3 Total meses 6 9
ANEXO N 3. PRESUPUESTO DETALLADO DEL ESTUDIO El presupuesto es el resultado de la estimación del costo de todos los insumos necesarios para la realización del estudio, se configura por componentes, actividades y rubros, según fuente de financiamiento, incluyendo el monto de contrapartida; considerando los términos de referencia, los plazos estimados para cada tarea y el equipo profesional que debe participar en las mismas, según se indica en el siguiente modelo. (cifras en colones) ACTIVIDAD UNIDAD COSTO UNITARIO PERSONAL APOYO PROFESIO- NALES COSTO TOTAL SERVICIOS PERSONALES (Incluye las cargas sociales) Coordinación Profesionales Director Proyecto Personal apoyo Actividad 1 Profesionales Profesional a.. Profesional b.. Personal apoyo Actividad 2 Profesionales TOTAL SERVICIO PERSONALES SERVICIOS NO PERSONALES Pasajes Viáticos Papelería Combustibles y lubricantes Otros TOTAL SERVICIO NO PERSONALES GASTOS ADMINISTRATIVOS Alquiler Depreciación Equipos Servicios (Luz, agua, teléfono) TOTAL GASTOS ADMINISTRATIVOS OTROS Imprevistos (%de II y III ) Utilidad (% del total personal profesional ) TOTAL GENERAL 10