Francisco Jesús García García Departamento de Tecnologías de la Información Responsable técnico de Administración Electrónica paco.garcia@uam.es
1. Introducción Antecedentes (Derecho derivado) Europe 2020 La estrategia de crecimiento de la Comisión Europea hasta 2020, identifica que la digitalización y la automatización de procesos administrativos es un factor clave en la mejora de la productividad de las economías. La Comisión Europea publica en 2010 la Comunicación Aprovechar en Europa las ventajas de la facturación electrónica argumentando que un uso generalizado de la facturación electrónica es un paso esencial para construir un mercado único digital en Europa (Agenda Digital para Europa). Posteriormente se incluye en la Agenda Digital para España, que es el plan estratégico de desarrollo de la Economía y Sociedad digital para los años 2013-2015.
1. Introducción Estado del arte en Europa en cuanto implantación
1. Introducción Marco normativo básico Ley 25/2013 de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público RD 635/2014 por el que se desarrolla la metodología de cálculo del periodo medio de pago a proveedores de las AAPP Orden HAP/492/2014 por la que se regulan los requisitos funcionales y técnicos del registro contable de facturas Orden HAP/1074/2014 por la que se regulan las condiciones técnicas y funcionales del punto general de entrada de facturas electrónicas
2. Ley 25/2013 Objetivos Reducción de la morosidad de las Administraciones Públicas Promoción de la factura electrónica en el sector empresarial español Mejorar la competitividad de las empresas a través de la protección del proveedor Fiscalización
2. Ley 25/2013 Ámbito en cuanto a las AAPP s Las Administraciones Públicas referidas en el artículo 3.2 del texto refundido de la Ley de Contratos del Sector Público Aplicación: Facturas emitidas en el marco de las relaciones jurídicas entre proveedores de bienes y servicios y las Administraciones Públicas según artículo 3.2 de Texto Refundido de la Ley de Contratos del Sector Público. La Administración General del Estado, las Administraciones de las Comunidades Autónomas y las Entidades que integran la Administración Local. Las entidades gestoras y los servicios comunes de la Seguridad Social Organismos autónomos Universidades públicas Las entidades de derecho público que, con independencia funcional o con una especial autonomía reconocida por la Ley, tengan atribuidas funciones de regulación o control de carácter externo sobre un determinado sector o actividad.
2. Ley 25/2013 Ámbito en cuanto a los proveedores Obligación a proveedores Sociedades anónimas Sociedades de responsabilidad limitada Personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad española Establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes en territorio español en los términos que establece la normativa tributaria Uniones temporales de empresas
2. Ley 25/2013 Obligación de facturar en electrónico - Importes La ley en su supuesto general obliga a todas las empresas que presenten sus facturas a todas las administraciones públicas. Existe la posibilidad de excluir reglamentariamente de obligación de factura electrónica a las facturas cuyo importe sea de hasta 5.000 euros y a las emitidas por los proveedores a los servicios en el exterior de las Administraciones Públicas hasta que dichas facturas puedan satisfacer los requerimientos para su presentación a través del Punto general de entrada de facturas electrónicas. La posibilidad de exclusión reglamentaria se permite al Estado, las Comunidades Autónomas y los municipios de Madrid y Barcelona, ya que podrán excluir de obligación de anotación en el registro contable a las facturas cuyo importe sea de hasta 5.000 euros
2. Ley 25/2013 Obligación de facturar en electrónico - Dudas Se va a aplicar este nuevo procedimiento de facturación también a productos especiales con un procedimiento especial más complejo que el resto (marcapasos, prótesis de cadera, )? Se aplica a todos los productos, no hay especialidades por razón del producto en la Ley 25/2013 Para facturas de menos de 5.000, aunque el proveedor pueda y quiera enviar esta factura de forma electrónica, podrá alguna Administración exigir su envío en papel? El artículo 4 de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público establece el derecho del proveedor a la presentación de factura electrónica siempre que quiera y la obligación para determinados tipos de proveedores.
2. Ley 25/2013 Obligación de facturar en electrónico - Dudas Las facturas menores de 5.000 enviadas en formato electrónico a través del punto general de entrada pueden ser excluidas por las CCAA de su incorporación al registro contable? Únicamente y con carácter excepcional, pueden excluirse por normativa autonómica por vía reglamentaria Facturas en papel, Se pueden enviar las facturas a cualquier registro administrativo de cualquier Administración hasta el 15 de Enero de 2015? Sí, es aplicable la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
2. Ley 25/2013 Cambios para las AAPP s Flujo interno ANTES: Unidad proponente del contrato Unidad financiera Oficina Contable PGEFe Registro Administrativo AHORA: RCF Oficina Contable Control interno previo Unidad financiera Unidad proponente del contrato
2. Ley 25/2013 Cambios con respecto a quién va dirigida la factura Cód. Oficina contable Unidad o unidades que tienen atribuida la función de contabilidad en el organismo y que también son competentes para la gestión del registro contable de facturas. ANTES: CIF AHORA: CIF + Orden HAP/1074/2014 por la que se regulan las condiciones técnicas y funcionales del punto general de entrada de facturas electrónicas De dónde saco estos códigos? Oficina contable Órgano gestor Unidad tramitadora Cód. Órgano gestor Centro directivo, delegación, subdelegación territorial u organismo de la Administración General del Estado, Comunidad Autónoma o Entidad Local a que corresponda la competencia sobre la aprobación del expediente de gasto. Cód. Unidad tramitadora Órgano administrativo al que corresponda la tramitación de los expedientes, sin perjuicio de a quien competa su aprobación. Qué es el DIRECTORIO COMÚN?
2. DIRECTORIO COMUN Qué es y qué información contiene? DIR3 es una base de datos CO-RESPONSABLE de uso general con los organigramas de todas las AAPP (AGE, CCAA, EELL), Universidades y Otras Instituciones. Qué información se introduce en DIR3? Unidades Orgánicas Oficinas de registro UGEP-Unidades Gestión Económico-Presup.
2. DIRECTORIO COMUN Estructura jerárquica y relaciones Estructura DIR3 Si cada uno de nosotros hace eso, qué Oficinas se de consigue? registro Unidades orgánicas AGE CCAA s UGEP EELL s Universidades
2. Ley 25/2003 (OC, OG, UT) y DIR3 (UO, OR, UGEP)? Ley 25/2003 Oficina contable Órgano gestor Unidad tramitadora Dónde los relaciono? No lo entiendo! Unidades Orgánicas Oficinas de registro UGEP Mi Punto General de Entrada de Facturas
2. Ley 25/2013 Figuras referidas(3) Las administraciones públicas están obligadas a disponer de un punto general de entrada de facturas electrónicas, éste puede ser de la comunidad autónoma, de la administración central o uno propio. AGE AGE EELL CCAA Diputación CCAA AGE Universidad CCAA Toda factura que entre en la entidad ha de ser registrada en el registro oficial de entrada, bien sea una factura entregada en papel o una factura electrónica que ha entrado por el Punto General de Entrada de Facturas. Cada uno de los sujetos incluidos en el ámbito de aplicación de esta Ley, dispondrán de un registro contable de facturas que facilite su seguimiento, cuya gestión corresponderá al órgano o unidad administrativa que tenga atribuida la función de contabilidad
2. Ley 25/2013 Cuál es la situación que se nos plantea? Reconoce un derecho a los proveedores Genera una obligación a las AAPP s Quien nos ayuda? Genera una obligación a los proveedores Quién les ayuda?
3. FACe Funcionalidades (1/2) Formato de factura Facturae 3.2 y 3.2.1 Sistema de seguimiento de las facturas en su proceso interno Dota a la presentación de la factura de un asiento en el registro administrativo. Posibilidad de solicitud de anulación de las facturas para el proveedor
3. FACe Funcionalidades (2/2) Remisión automática de las facturas a los sistemas de los RCFs de los organismos adscritos a FACe Descarga de facturas Gestión del directorio Plataforma de facturación (custodia de facturas)
3. FACe Configuración previa Oficinas de registro Unidades orgánicas UGEP
3. FACe Esquema general de funcionamiento Proveedor (p) Punto General de entrada de facturas Registro Cont. Facturas HUB Plataforma Facturación Organismo (p) Registro Adm. Facturas Proveedor (G) Organismo RCF propio Registro Cont. Facturas
3. FACe Adhesiones de CCAA s a FACe (14)
3. FACe Adhesiones de Universidades a FACe (25) UNIVERSIDADES ADHERIDAS A FACE (a Martes 10/02/15) UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE MADRID UNIVERSIDAD DE ZARAGOZA UNIVERSIDAD DE ALICANTE UNIVERSIDAD DE SALAMANCA UNIVERSIDAD DE BURGOS UNIVERSIDAD DE VALLADOLID UNIVERSIDAD DE CANTABRIA UNIVERSIDAD DEL PAÍS VASCO UNIVERSIDAD DE CASTILLA-LA MANCHA UNIV. MIGUEL HERNÁNDEZ DE ELCHE UNIVERSIDAD DE GRANADA UNIV.NACIONAL DE EDUCACIÓN A DISTANCIA UNIVERSIDAD DE LA LAGUNA UNIVERSIDAD POLITÉCNICA DE CARTAGENA UNIV. DE LAS PALMAS DE GRAN CANARIA UNIVERSIDAD PÚBLICA DE NAVARRA UNIVERSIDAD DE LEÓN UNIVERSIDAD REY JUAN CARLOS UNIVERSIDAD DE MURCIA UNIVERSIDAD ROVIRA I VIRGILI UNIVERSIDAD DE OVIEDO UNIVERSITAT POLITÈCNICA DE VALÈNCIA
4. Retos que plantea la Factura Electrónica Firma electrónica SI El circuito interno que sigue la factura electrónica va a quedar refrendado por una firma electrónica de la UT (Unidad Tramitadora) cuando se da la conformidad y del OG (Órgano Gestor) cuando se aprueba el gasto? Qué tipo de firma se quiere recabar? a) Firma electrónica b) Firma electrónica avanzada c) Firma electrónica reconocida a), b) Se hace necesario: Emisión masiva de certificados electrónicos Portafirmas (MINHAP) Gestor documental Integración la aplicación Económico y el Portafirmas Política de firmas en la organización
4. Retos que plantea la Factura Electrónica Archivo facturas SI FACe custodia por defecto todas las facturas, pero queremos custodiarlas nosotros también? Queremos custodiar también en caso de que así lo hayamos decidido los documentos contables que han sido firmados por la UT y por el OG para la conformidad y aprobación del gasto? Se hace necesario: Archivo electrónico (MINHAP) Política de gestión de documentos electrónicos Integración entre la aplicación de económico y el archivo
5. Agradecimientos Miguel A. Amutio Gómez Subdirector Adjunto Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones Pablo de Amil Villarrubia Jefe de Área de Planificación y Explotación en MINHAP (FACe) por extensión a: Aitor Cubo Contreras Subdirector General de Programas, Estudios e Impulso de la Administración Electrónica del MINHAP Mª Dolores Hernández Maroto Jefe del Área de Tecnología en Subdirección General de Impulso de la Administración digital y Servicios al Ciudadano (DIR3) por extensión a: Manuel Ruiz del Corral Vocal asesor. Subdirección General de Programas de Atención al Ciudadano