Estatuto de Auditoría Interna Empresa Energía de Bogotá S.A ESP Aprobado el 16 de junio de 2014 Estatuto de Auditoría Interna Empresa Energía de Bogotá S.A ESP Página 1 de 13
I. OBJETIVO El objetivo del presente Estatuto es establecer el propósito, autoridad y responsabilidad de la función de auditoría interna con el fin de que la Dirección de Auditoría Interna de la Empresa de Energía de Bogotá S.A. E.S.P., en adelante EEB, cumpla con las metas establecidas y que dentro de sus actividades independientes y objetivas de aseguramiento y consulta, agregue valor y contribuya al cumplimiento de los objetivos estratégicos de la Empresa. Adicionalmente, el objetivo de este Estatuto es proporcionar: Independencia en el ejercicio de la función por parte de la Dirección de Auditoría Interna. Disponibilidad de personal de auditoría con las competencias requeridas (conocimientos, habilidades, actitudes y experiencia). Confidencialidad de la información auditada. Confiabilidad de los resultados de las auditorías realizadas. Apoyo de la alta dirección en la implementación de las acciones de mejora necesarias. II. MISIÓN Y ALCANCE La misión de la Dirección de Auditoría Interna de EEB, es proporcionar servicios de aseguramiento (auditoría) y consultoría independientes y objetivos, concebidos para agregar valor y mejorar las operaciones de la compañía. Igualmente, contribuir al cumplimiento de sus objetivos, aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la efectividad y eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno corporativo. Teniendo en cuenta que todas las actividades, las operaciones y los procesos pueden someterse a un examen de auditoría interna, el alcance del trabajo de la Dirección de Auditoría Interna será determinar si los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno corporativo de EEB, son adecuados y funcionan, asegurando que: Los riesgos están apropiadamente identificados y manejados Existe interacción entre los diferentes grupos de dirección de acuerdo con las necesidades La información financiera, de gestión y operativa significativa es precisa, confiable y oportuna Las acciones de los empleados cumplen con las políticas, normas, principios, procedimientos, leyes y regulaciones aplicables a EEB Los recursos se adquieren en forma económica, se utilizan eficientemente, y están adecuadamente protegidos Se cumplen los programas, planes y objetivos de la Empresa Estatuto de Auditoría Interna Empresa Energía de Bogotá S.A ESP Página 2 de 13
Se establecen políticas, principios, modelos y metodologías en materia de la función de auditoría interna y su cumplimiento para EEB y las filiales del Grupo. Las leyes o regulaciones aplicables a EEB están siendo aplicadas apropiadamente Durante las diferentes auditorías se identifican mejoras a la gestión del control, a los rendimientos y a la imagen de la Empresa. Las mejoras de impacto alto y medio se comunican al Comité de Presidencia y al Comité de Auditoría. Adicionalmente, la Dirección de Auditoría Interna participará en el fortalecimiento del Sistema de Control Interno Institucional, contribuyendo a fomentar la cultura de autocontrol y autoevaluación en la organización. Los servicios prestados por la Dirección de Auditoría Interna, se clasifican en: Servicios de Aseguramiento, que comprenden las actividades de evaluación objetiva de las evidencias, para expresar una opinión independiente respecto a los sistemas de Gobierno Corporativo, Gestión de Riesgos y de control interno de EEB. La naturaleza y alcance del trabajo estarán determinados por la DIrección de Auditoría Interna. Servicios de Consultoría, son por naturaleza consejos, y son desempeñados a pedido de la administración. La naturaleza y el alcance del trabajo está sujeto al acuerdo suscrito con la administración. La Dirección de Auditoría asume el rol de carácter consultivo, sin asumir responsabilidades de diseño, ejecución, supervisión o aprobación de operaciones o procesos. En las contrataciones que realice la Dirección de Auditoría Interna tendientes a ejecutar tareas que se encuentren dentro de su marco de actuación (aseguramiento y consultoría), actuará como interventor o supervisor en los contratos u órdenes de servicios, donde el auditor interno debe ejercer su debido cuidado profesional en dichas actividades. III. ROLES Y RESPONSABILIDADES EN EL CONTROL INTERNO El Sistema de Control Interno de EEB es responsabilidad de la Junta Directiva, Presidente, Vicepresidentes, Directores, Gerentes, Jefes de oficina y en general de todo el personal de la Empresa. Sin embargo, es necesario identificar roles y responsabilidades en dicho sistema, así: Administración. El Presidente es el responsable último y debe asumir la propiedad del Sistema de Control Interno. En EEB, el Presidente cumple este deber proporcionando liderazgo y orientación a los directivos principales y revisando la manera como ellos están controlando la operación de la Empresa. Los directivos principales, por su parte, asignan responsabilidades por el establecimiento de políticas y procedimientos de control interno más específicos al personal responsable de las funciones de las áreas. Estatuto de Auditoría Interna Empresa Energía de Bogotá S.A ESP Página 3 de 13
Comité de Auditoría. Entre las principales funciones de este comité se resaltan: Supervisar el cumplimiento del programa de auditoría interna, el cual deberá tener en cuenta los riesgos del negocio y evaluar integralmente la totalidad de las áreas de la empresa. Velar porque la preparación, presentación y revelación de la información financiera se ajuste a lo dispuesto en la Ley. Revisar los estados financieros de cierre de ejercicio, antes de ser presentados a consideración de la Junta Directiva y de la Asamblea de Accionistas. Contratar especialistas independientes en los casos específicos en que lo juzgue conveniente, de conformidad con el Estatuto de Contratación de la empresa. Emitir concepto, mediante un informe escrito, respecto de las posibles operaciones que se planean celebrar con vinculados económicos, para lo cual deberá verificar que las mismas se realicen en condiciones de mercado y que no vulneran la igualdad de trato entre los accionistas. Definir los mecanismos para consolidar la información de los órganos de control de la Sociedad, para la presentación de la misma a la Junta Directiva. Auditores internos. Los auditores internos contribuyen a medir la efectividad del Sistema de Control Interno. En razón a su posición organizacional y su autoridad en la Empresa, la función de la Dirección de Auditoría Interna juega un papel de monitoreo significativo. Demás personal. Todos los empleados producen o monitorean información que se usa en el Sistema de Control Interno o realiza otras acciones necesarias relacionadas con el control. También, todo el personal es responsable de informar los problemas en las operaciones a la Alta Gerencia, del no cumplimiento con los Códigos de Buen Gobierno y de Ética, y de otras violaciones de las políticas o acciones ilegales. Empresa Energía de Bogotá: Quien establece las políticas corporativas relacionadas con servicios de aseguramiento y de consultoría para las Empresas controladas. Los auditores externos, ofrecen una visión independiente y objetiva, mediante la auditoría asisten mediante la auditoría de los estados financieros y la auditoría externa de gestión y resultados e indirectamente proporcionan información útil para la administración y para la Junta Directiva, en orden de cumplir sus responsabilidades. Las partes externas, sin embargo, no son responsables del Sistema de Control Interno de la Empresa puesto que no constituyen parte del mismo. IV. RESPONSABILIDAD DEL DIRECTOR DE AUDITORÍA INTERNA El Director de Auditoría Interna, en el cumplimiento de sus obligaciones, será responsable ante la Presidencia de EEB y el Comité de Auditoría de: Estatuto de Auditoría Interna Empresa Energía de Bogotá S.A ESP Página 4 de 13
Informar los problemas significativos relacionados con los procesos para controlar las actividades de la Empresa, incluyendo las mejoras potenciales a aquellos procesos, y proporcionar información requerida a dichos problemas y sus soluciones. Informar cualquier dificultad o restricción presentada en el curso del trabajo de auditoría, incluyendo limitaciones al alcance de las actividades o el acceso a la información necesaria. Proporcionar una evaluación de la adecuación y eficacia de los procesos de EEB para controlar sus actividades y gestionar sus riesgos en las áreas establecidas según su misión y alcance del trabajo. Elaborar el plan anual de auditoría de la Dirección de Auditoria Interna y presentar periódicamente información sobre el estado y los resultados de ese plan y la suficiencia de los recursos de la Dirección de Auditoria Interna. Coordinar y proporcionar vigilancia de otras funciones de control y revisión (gestión de riesgos, cumplimiento, seguridad, legales, ética, medioambiente, auditoría externa, contralorías, entre otras). Analizar y recomendar al Comité de Auditoría y al Presidente las políticas, principios, modelos y metodologías relacionadas con la actividad de auditoría interna para EEB y las filiales del Grupo de Energía de Bogotá. Prestar servicio de consultoría para los que la Dirección de Auditoria Interna esté calificada. Elaborar y poner a consideración del Presidente de EEB y del Comité de Auditoría la evaluación de riesgos que de manera independiente realiza la Dirección de Auditoría Interna. Preparar y poner a consideración del Presidente de EEB y del Comité de Auditoría, el plan anual de auditoría (su cobertura, su correlación con el nivel de riesgo, la estructura y competencias del equipo auditor), los recursos humanos, tecnológicos y financieros necesarios para la ejecución del plan, éste se desarrollará sobre la base de una priorización del universo de auditoría utilizando la metodología basada en riesgos. Presentar al Presidente de EEB y del Comité de Auditoría las modificaciones significativas del plan anual de auditoria. Controlar y supervisar el cumplimiento del programa anual de trabajo de la Dirección de Auditoría Interna aprobado, promover la coordinación de las funciones del área con los auditores externos y revisores fiscales. Estatuto de Auditoría Interna Empresa Energía de Bogotá S.A ESP Página 5 de 13
Dirimir en primera instancia las aceptaciones de riesgo superiores a las definidas con los administradores ante las observaciones y hallazgos propuestas por la Dirección de Auditoría Interna y en segunda instancia presentarlas al Comité de Auditoría para su consideración y resolución. Anualmente efectuar una manifestación ante el Comité de Auditoría de que la actividad de Auditoría Interna gozó de independencia dentro de la organización para construir, realizar y ejecutar su plan anual de auditoria. Presentar al Presidente de EEB y al Comité de Auditoría los resultados de la evaluación del (PAMC) programa de aseguramiento y mejora de la calidad, ejecutado por la Dirección de Auditoría Interna por lo menos anualmente y de las evaluaciones externas realizadas por lo menos cada 5 años de acuerdo con el Marco para la práctica profesional de auditoría interna. Hacer seguimiento a los planes de mejora originado en las observaciones formuladas por los organismos externos y las entidades de vigilancia y control, tales como la Superintendencia de Servicios Públicos, Contraloría de Bogotá, Comisión de Regulación de Energía y Gas (CREG), Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), entre otras. Recae exclusivamente sobre el Director de Auditoria Interna, la responsabilidad de la decisión definitiva que se adopte respecto del contenido de los informes de auditoría, consultoría o de evaluaciones que expida la Dirección de Auditoria Interna. Revisar y proponer la actualización anualmente, si fuere necesario, de este Estatuto y del Reglamento del Comité de Auditoría para su análisis y aprobación por parte del Presidente de EEB y del Comité de Auditoría. Informar periódicamente al Comité de Auditoría y a la Presidencia sobre el estado y los resultados del plan anual de auditoría y la suficiencia de los recursos de la Dirección. Vigilar otras funciones de control y supervisión (gestión de riesgos, cumplimiento, seguridad, cuestiones legales, éticas, ambientales y de auditorías externas). Considerar el alcance del trabajo de los auditores externos y de los reguladores, si corresponde, a fin de dar una cobertura de auditoría optima a la Empresa a un costo razonable. Solicitar, revisar y efectuar seguimiento sobre los planes de acción resultado de cada auditoría realizada. V. INDEPENDENCIA Para mantener la independencia de la Dirección de Auditoria Interna de EEB, reportará: Estatuto de Auditoría Interna Empresa Energía de Bogotá S.A ESP Página 6 de 13
I. Funcionalmente a la Junta Directiva a través del Comité de Auditoría que implica que esté: Aprueba el Estatuto de Auditoría Interna Aprueba la evaluación de riesgos y el plan de auditoría interna y sus modificaciones Aprueba el presupuesto de auditoría interna y el plan de recursos Evalúa el desempeño del Director de Auditoría Interna. Recibe comunicaciones del Director de Auditoría Interna respecto de los resultados de las tareas que realiza la Dirección u otros asuntos que considere necesarios. Realiza las averiguaciones necesarias con la administración y la Dirección para determinar si existen limitaciones al alcance o de presupuesto que impidan la capacidad de la actividad de auditoría interna para cumplir con sus responsabilidades. Recibir comunicaciones periódicas sobre los resultados de la actividad de auditoría interna, cuando fuese preciso, mantener reuniones privadas con él, sin la presencia del Presidente de EEB. El Director de Auditoría Interna con una periodicidad mínima anual, comunicara al Comité de Auditoría una manifestación de la independencia que ha tenido en la definición ejecución y comunicación del Plan anual de Auditoría. II. Administrativamente al Presidente de EEB El reporte administrativo es la relación de reporte dentro de la estructura administrativa de la organización que facilita las operaciones del día a día que lleva a cabo la actividad de auditoría interna. El reporte administrativo incluye: El presupuesto y la gestión contable. Brindar respaldo a la actividad de auditoría interna posicionándola dentro de la empresa a un nivel apropiado. Crear flujos de información adecuados que le permitan mantenerse actualizado respecto a las actividades, planes e iniciativas de la Empresa. La administración de los recursos humanos, incluyendo las evaluaciones del personal y sus retribuciones. Las comunicaciones y flujos internos de información. La administración de las políticas y procedimientos de la actividad de auditoría interna. Estatuto de Auditoría Interna Empresa Energía de Bogotá S.A ESP Página 7 de 13
Aprobar en primera instancia, el estatuto de la actividad de auditoría interna, el plan anual de auditoría y los recursos financieros y humanos requeridos para el desarrollo de las actividades. El Director de Auditoría Interna, en los comités donde sea invitado permanente con derecho a voz, pero sin voto., actuará como consultor de estos, sin asumir responsabilidades de diseño, ejecución, supervisión y aprobación y su participación no lo hará responsable de las decisiones que se tomen en los mismos, ni inhabilitará a la Dirección de Auditoría Interna para realizar procesos de auditoría posteriores, o, a objetar las decisiones que tomen los comités. La Dirección de Auditoría Interna no tendrá responsabilidad operacional directa o autoridad sobre las operaciones que revisa, no podrá desarrollar ni instalar sistemas o procedimientos, elaborar registros o participar en otras actividades que normalmente serían objeto de auditoría, sin el consentimiento expreso del Comité de Auditoría. Los miembros del equipo de auditoría deben reportar al Director de Auditoría sobre cualquier situación en la que se pueda inferir sobre su independencia u objetividad. Si el Director de Auditoría Interna determina que el impedimento existe, o se puede inferir que existe, deberá reasignar al auditor a los auditores que corresponda. En caso en que esta misma situación se le presente al Director de Auditoria, este deberá reportarlo al Comité de Auditoría para que decida sobre tal situación. Ningún auditor puede aceptar, dinero, regalos o agasajos de parte de un empleado o cliente o personal relacionada con la auditoría que pueda crear la apariencia que la objetividad se ha perdido o se vea afectada. VI. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN DE AUDITORIA INTERNA La Dirección de Auditoria Interna tiene las siguientes responsabilidades: Desarrollar un plan de auditoría anual y flexible de cobertura ideal a dos (2) años, utilizando una adecuada metodología basada en riesgos. Dicho plan debe ser presentado al Presidente de EEB, y al Comité de Auditoría para su revisión y aprobación, así como sus modificaciones. Ejecutar el plan de auditoría anual, incluyendo auditorías integrales (evaluaciones simultáneas sobre el sistema de control interno, cumplimiento normativo, razonabilidad de cifras, operación de los sistemas tecnológicos y de la gestión de resultados de una unidad auditable), cualquier trabajo o proyecto especial, si corresponde, solicitado por la alta dirección y el Comité de Auditoría. Monitorear la política de control de Grupo de Energía de Bogotá. Estatuto de Auditoría Interna Empresa Energía de Bogotá S.A ESP Página 8 de 13
Realizar y documentar una evaluación de riesgos de la organización de manera independiente. Ejecutar el (PAMC) programa de aseguramiento y mejora de la calidad. Solicitar y efectuar seguimiento a cada uno de los planes de acción resultado de las auditorias efectuadas. Mantener personal de auditoría profesional con suficientes conocimientos, habilidades y experiencias, y certificaciones profesionales, para alcanzar los requerimientos de este Estatuto. Emitir informes periódicos al Presidente y al Comité de Auditoría, sobre los resultados y asuntos significativos de las actividades de las auditorías ejecutadas. Colaborar con la investigación de presuntas actividades fraudulentas dentro de la Empresa y notificar los resultados a la Presidencia. La Empresa definirá las estrategias necesarias para la prevención, detección y respuesta a riesgos de fraude interno o externo. Cuando sea necesario para mejorar la eficacia de sus actuaciones, podrá intercambiar información con los auditores externos, actuando de forma coordinada con la aprobación de la Presidencia de EEB. Proporcionar una entendimiento y evaluación de los procesos asociados al cumplimiento de los siguientes objetivos: Efectividad y eficiencia de las operaciones Razonabilidad de la información financiera Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables Salvaguarda de los activos VII. AUTORIDAD La Dirección de Auditoría Interna tiene acceso pleno, libre y sin restricción a todo y cualquier registro, bienes y personal de la compañía relativo a cualquier función bajo revisión. Todos los colaboradores deben asistir a la Dirección de Auditoría Interna en el cumplimiento de sus funciones. El Director de Auditoría Interna también tendrá acceso libre y sin restricción al Presidente de EEB y al Presidente del Comité de Auditoría. El Director de Auditoria interna y los auditores de la Dirección de Auditoria Interna están autorizados a: Estatuto de Auditoría Interna Empresa Energía de Bogotá S.A ESP Página 9 de 13
Acceder a toda la información y bases de datos que sean necesarias y que estén relacionadas con las auditorías incluidas en el correspondiente plan anual. Asignar recursos, establecer frecuencias, seleccionar temas, determinar alcances de trabajo, y aplicar las técnicas requeridas para cumplir los objetivos de auditoría. Solicitar la colaboración necesaria del personal en las áreas de la Empresa en las cuales se desempeñan las auditorías, así como de otros servicios especializados propios y ajenos a la organización. El Director de Auditoria interna y los auditores de la Dirección de Auditoria Interna no están autorizados a: Desempeñar ningún tipo de tareas operativas para la Empresa. Iniciar o aprobar transacciones contable ajenas a la Dirección de Auditoria Interna. Realizar auditoría alguna en la que pudieran tener un conflicto de intereses. Dirigir las actividades de ningún empleado de la organización que no sea empleado por la Dirección de Auditoria Interna, con la excepción de que dichos empleados hayan sido asignados apropiadamente a los equipos de auditoría o a colaborar de alguna forma con los auditores internos. VIII. NORMAS PARA EL EJERCICIO DE LA AUDITORIA La Dirección de Auditoria Interna cumplirá o excederá las Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna y el Código de Ética del Instituto de Auditores Internos The IIA. IX. CÓDIGO DE ÉTICA DE LA DIRECCIÓN DE AUDITORIA INTERNA Con el presente Estatuto, también se adopta el Código de Ética de la Dirección de Auditoria Interna de EEB, cuyo propósito es promover una cultura ética en el ejercicio de la auditoría interna en la empresa. Este Código no reemplaza, ni modifica el Código de Ética de la compañía. La auditoría interna es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de la Empresa, ayuda a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno corporativo. Por lo anterior, es necesario y apropiado contar con un código de ética para la Dirección de Auditoria Interna, ya que ésta se basa en la confianza que se imparte a su aseguramiento objetivo. El Código de Ética abarca mucho más que la definición de auditoría interna, llegando a incluir tres componentes esenciales: Estatuto de Auditoría Interna Empresa Energía de Bogotá S.A ESP Página 10 de 13
1. Principios que son relevantes para la profesión y práctica de la auditoría interna en EEB. 2. Reglas de Conducta que describen las normas de comportamiento que se espera sean observadas por los auditores internos de EEB. Estas reglas son una ayuda para interpretar los principios en aplicaciones prácticas. Su intención es guiar la conducta ética de los auditores internos. 3. No propiciar conductas de corrupción derivadas de sus responsabilidades. A. Aplicación y Cumplimiento Este Código de Ética se aplicará a los profesionales que proveen servicios de auditoría interna en EEB. El incumplimiento del Código de Ética será evaluado y administrado de conformidad con los Estatutos, Reglamento Interno de Trabajo y demás Reglamentos Administrativos de la Empresa. El hecho de que una conducta particular no se halle contenida en las Reglas de Conducta no impide que ésta sea considerada inaceptable o como un descrédito, y en consecuencia, puede hacer que se someta a un proceso de acción disciplinaria, sin que se desconozcan o vulneren el derecho de defensa y el debido proceso. B. Principios Se espera que los auditores internos de EEB apliquen y cumplan los siguientes principios: a) Integridad La integridad de los auditores internos establecerá confianza y, consiguientemente, proveerá la base para confiar en su juicio. b) Objetividad Los auditores internos exhibirán el más alto nivel de objetividad profesional al reunir, evaluar y comunicar información sobre la actividad o proceso a ser examinado. Los auditores internos harán una evaluación equilibrada de todas las circunstancias relevantes y forman sus juicios sin dejarse influir indebidamente por sus propios intereses o por otras personas. c) Confidencialidad Los auditores internos respetarán el valor y la propiedad de la información que reciben y no divulgarán información sin la debida autorización a menos que exista una obligación legal o profesional para hacerlo. Estatuto de Auditoría Interna Empresa Energía de Bogotá S.A ESP Página 11 de 13
d) Competencia Los auditores internos aplicarán el conocimiento, aptitudes y experiencia necesarios al desempeñar los servicios de auditoría interna. C. Reglas de Conducta Integridad Los auditores internos de EEB: a) Desempeñarán su trabajo con honestidad, diligencia y responsabilidad. b) Respetarán las leyes y divulgarán lo que corresponda de acuerdo con la ley y la profesión. c) No participarán a sabiendas de una actividad ilegal ó de actos que vayan en detrimento de la profesión de auditoría interna o de la Empresa Objetividad Los auditores internos de EEB: a) No participarán en ninguna actividad o relación que pueda perjudicar su evaluación imparcial. Esta participación incluye aquellas actividades o relaciones que puedan estar en conflicto con los intereses de la Empresa. b) No aceptarán nada que pueda perjudicar su juicio profesional. c) Divulgarán todos los hechos materiales que conozcan y que, de no ser divulgados, pudieran distorsionar el informe de las actividades sometidas a revisión. Confidencialidad Los auditores internos de EEB: a) Serán prudentes en el uso y protección de la información adquirida en el transcurso de su trabajo. b) No utilizarán información para lucro personal o de alguna manera que fuera contraria a la ley o en detrimento de los objetivos legítimos y éticos de la Empresa. c) Los auditores de la Dirección de Auditoria Interna responderán por los perjuicios causados por el uso inapropiado de la información que conozcan. Competencia Los auditores internos de EEB: a) Participarán sólo en aquellos trabajos para los cuales tengan los suficientes conocimientos, aptitudes y experiencia. b) Desempeñarán todos los servicios de auditoría interna de acuerdo con las Normas para la Práctica Profesional de Auditoría Interna. c) Mejorarán continuamente sus habilidades y la efectividad y calidad de sus servicios. Estatuto de Auditoría Interna Empresa Energía de Bogotá S.A ESP Página 12 de 13
X. APROBACIÓN Este Estatuto de Auditoría fue: Revisado y aprobado por el Comité de Auditoría en su sesión del día 11 de diciembre de 2008. Modificado por la Comité de Auditoría en su sesión del día 19 de junio de 2014 Estatuto de Auditoría Interna Empresa Energía de Bogotá S.A ESP Página 13 de 13