Subproducto Congresos, Ferias y Eventos Corporativos Términos y Condiciones El subproducto Congresos, Ferias y Eventos Corporativos de Aerovías del Continente Americano S.A. Avianca (Avianca) y de las aerolíneas del Grupo Taca 1, en adelante Taca, colectivamente denominadas Los Transportistas (cada una individualmente considerada actuando de manera conjunta pero no solidaria), consiste en un conjunto de beneficios dirigidos a entidades que organicen congresos, ferias, eventos corporativos, diseñados para los viajes que realicen los asistentes y organizadores hacia nuestros destinos. Por medio del presente documento Los Transportistas informan los términos y condiciones aplicables a su subproducto de Congresos, Ferias y Eventos Corporativos. Glosario Para efectos de este documento, cuando los siguientes términos se utilicen tendrán el siguiente significado: La Empresa: Será cualquier entidad, bien sea que se trate de sociedad civil o comercial, entidad estatal, sociedad industrial y comercial del Estado, empresa de economía mixta, organización no gubernamental, entidad sin ánimo de lucro, agremiación, asociación, entidad educativa, comunidad religiosa, cooperativa, caja de compensación familiar, fondo de empleados, que organice un Evento. Evento: Es el congreso, feria o Evento corporativo que organiza La Empresa, que implique la realización de viajes por parte de los participantes a nuestros destinos o a cualquier lugar del mundo. Carta Oferta: Se refiere a la oferta de beneficios comerciales por medio de la cual Los Transportistas presentan las condiciones generales y particulares de los beneficios otorgados para los viajes de organizadores y participantes del Evento. Compromiso de Movilización: Es el número de personas que La Empresa propenderá se transporten vía aérea con Los Transportistas para reunirse en el lugar de realización del Evento. Dicho número será establecido por Los mismos en la Carta Oferta con base en la información suministrada por La Empresa. 1 Las aerolíneas miembros del Grupo TACA hasta esta fecha incluyen sin limitaciones: TACA International Airlines, S.A., Aviateca, S.A., Nicaragüense de Aviación, S.A.,, Líneas Aéreas Costarricenses, S.A., Trans American Airlines, S.A., Transportes Aéreos Inter, S.A., Isleña de Inversiones, S.A. de C.V., y Servicios Aéreos Nacionales, S.A.
1. Generalidades Los beneficios que se describen a continuación serán otorgados a los organizadores y participantes del Evento, siempre y cuando La Empresa acepte las condiciones establecidas en estos términos y condiciones y en la Carta Oferta. La Empresa será responsable de informar oportunamente y por escrito a Los Transportistas, los cambios que se lleguen a presentar tales como cambio de fecha o lugar del Evento, nombre del mismo y cualquier otro cambio que pueda afectar su desarrollo. Después de recibir la aceptación de las condiciones de la Carta Oferta, Los Transportistas enviarán a La Empresa un código de identificación (GNXXX: donde GN es constante y XXX es un número consecutivo asignado), el cual servirá para identificar el Evento y permitirá a participantes y organizadores acceder a los beneficios dispuestos para el mismo. Por tal razón, La Empresa será responsable de informar oportunamente a los participantes inscritos, el código asignado. Los contratos de transporte que sean celebrados con ocasión del Evento se regirán por las reglas aplicables a dicho contrato conforme la legislación aplicable y especialmente las condiciones del contrato de transporte de Los Transportistas, disponibles para consulta en http://www.avianca.com/es-co/contrato-transporte.aspx El Compromiso de Movilización deberá cumplirse en un porcentaje mínimo de 50%. En caso que este compromiso no se cumpla Los Transportistas se reservan el derecho de no negociar una siguiente edición del Evento. En caso que La Empresa no entregue exclusividad total a Los Transportistas, solo se aceptará compartir dicho Evento con aerolíneas que no compitan directamente con Los Transportistas. 2. Beneficios para los participantes y organizadores del Evento Se otorgarán descuentos a los participantes y organizadores sobre las tarifas aéreas de boletos en rutas nacionales e internacionales que operen Los Transportistas directamente, bajo las siguientes condiciones: No aplican para rutas en código compartido con excepción de las rutas voladas por Los Transportistas. No aplican para tarifas que contengan trayectos con otras aerolíneas. Los descuentos aplican sobre tarifa aérea únicamente. El valor de los impuestos, tasas aeroportuarias, tarifa administrativa, sobrecargo por combustible y demás cargos aplicables, deberán ser pagados en su totalidad y directamente por el viajero al momento de expedición de los boletos. Los Transportistas no son responsables del pago de ningún impuesto. Descuentos no acumulables con otros descuentos o promociones.
Aplican para todas las clases disponibles al momento de realizar la reserva, excepto clases que pertenezcan a la familia tarifaria Promo, Super Promo, tarifas privadas o netas. Aplican para viajes ida y regreso realizados dentro de los cinco (5) días antes y cinco (5) días después del Evento. Aplican para rutas con único destino a la ciudad del Evento. Descuentos no aplicables para viajes a puntos comunes (Aeropuertos alternos). Ej: Si el evento es en Armenia no aplica para Pereira ni Manizales siendo estos puntos comunes. Los asistentes de congresos que utilicen los descuentos ofrecidos, tendrán la posibilidad de acumular millas con el programa de viajero frecuente LifeMiles 2 y acceder a las salas VIP siempre y cuando se encuentren en los niveles del programa LifeMiles que lo permitan. El descuento en cabina económica desde o hacia Colombia (CO) y Norte América (NAM) es del 10% en alta temporada y del 15% en baja temporada. Las rutas e itinerarios están sujetos a cambios sin previo aviso. Aplican las condiciones de la tarifa adquirida. Condiciones para realizar la reserva: El asistente al evento podrá realizar la compra del boleto por canales directos (call center, avianca.com, puntos de venta Avianca). El viajero deberá mencionar el código de identificación o GN del Evento en el lugar de compra o ingresarlo en el campo código promocional de Avianca.com (cuando el descuento aplique por internet), al momento de realizar la reserva. El asistente al evento podrá realizar la compra a través de cualquier agencia de viajes informando el GN del evento y presentado un documento que acredite que el motivo del viaje será asistir al evento, tal como, inscripción, invitación, escarapela, o la e-card oficial proporcionada por Los Transportistas. Éste no será solicitado en canales directos de Los Transportistas. La agencia de viajes podrá aplicar el descuento cumpliendo las condiciones del descuento arriba descritas. 3. Bono Backend 3 El Bono Backend es un beneficio adicional que ofrecen Los Transportistas a La Empresa, que consiste en retornar un porcentaje de la venta de boletos de los asistentes al Evento identificada con el GN asignado. Para la carga del Bono Backend, será necesario que La Empresa alcance un mínimo de cinco mil dólares ($5000 USD) en venta debidamente identificada con el código del Evento 2 Aplican los Términos y Condiciones del Programa LifeMiles disponibles para consulta en https://www.lifemiles.com/esp/abo/wnb/wnbtercond.aspx 3 La cuenta corporativa será una cuenta perteneciente al programa PREFERENCIA - Programa para viajes Empresariales, por tal razón el uso de este beneficio deberá realizarse conforme a los términos y condiciones de dicho programa.
y que esté vinculada a través de un Convenio de afiliación a Preferencia - Programa para viajes empresariales. La vigencia del Bono Backend será de un año a la fecha del abono. En caso que La Empresa no se encuentre vinculada al programa se le habilitara un Convenio con nivel de Rango 2 Plus y permitirá acceso a descuentos sobre la tarifa aérea sobre los viajes de negocios que realice siempre y cuando sean comprados por los canales autorizados por periodo de un año, según los Términos y Condiciones del programa. Si La Empresa se vincula en el primer semestre del año, el convenio tendrá vigencia hasta marzo 31 del siguiente año. En caso que La Empresa se vincule en el segundo semestre del año, el Convenio tendrá vigencia hasta septiembre 30 del siguiente año. 4. Beneficios Asociados a la difusión del Evento: E-Card Oficial Para efectos de la difusión del Evento por medio de correo electrónico, Los Transportistas suministrarán una E-card diseñada para promover los beneficios dispuestos por éstas para el Evento. Esta será la e-card oficial del Evento y no podrá ser enmendada o modificada. La promoción del Evento a las cuentas comerciales de Los Transportistas será realizada por éstas a través de correo electrónico, con el uso de la E-card promocional oficial de Los Transportistas para el Evento. Difusión a través de la revista Abordo Avianca en Revista Los Transportistas podrán ofrecer una alternativa de publicación (enunciado, mención o artículo) en la revista Abordo Avianca en Revista. Esta publicación se realizará siempre y cuando La Empresa envíe la aceptación de la Carta Oferta de beneficios con mínimo 85 días calendario de anticipación a la fecha de inicio del Evento y según disponibilidad de espacio en la revista. Para dicho efecto, Los Transportistas seleccionarán el mes de la edición y la alternativa de publicación del Evento en Avianca en Revista. Esta publicación se realizará de acuerdo a parámetros establecidos previamente por Los Transportistas y por los editores de la revista. En ningún caso la información que se publique podrá estar acompañada de logos, símbolos o similares. La Empresa podrá suministrar material gráfico de apoyo, pero su uso se hará conforme al criterio de los editores. Así mismo, los editores se encargarán de la redacción de la mención o artículo cuyo contenido podrá ser modificado a discreción de los editores. Difusión a través de la página www.avianca.com
Los Transportistas podrán ofrecer la difusión del Evento a través de la página web www.avianca.com. La publicación en la página web se realizará en la sección Congresos y Convenciones y permanecerá publicada hasta el primer día del Evento. Para este efecto, La Empresa debe enviar el archivo del logo del Evento con mínimo 85 días de antelación a la fecha de inicio del Evento. El archivo del logo de cumplir con las siguientes condiciones: Archivo editable del logo en alguna de las siguientes extensiones:.ai,.eps,.psd o.png. No enviar Corel Draw ni JPG. No enviar posters, flyers o comunicación con demasiados elementos donde se encuentra el logo. Logos Horizontales: Ancho mínimo de 700 pixeles, alto proporcional, resolución de 150 dpi, en caso de formato PNG enviar con fondo transparente. Logos Verticales: Alto mínimo de 500 pixeles, ancho proporcional, resolución de 150 dpi, en caso de formato PNG enviar con fondo transparente. En esta publicación también se podrá incluir página web del evento, notas breves del evento, y datos de contacto (correo electrónico y teléfono con código de área respectivo). Esta información deberá ser enviada junto con el archivo del logo. La publicación en la página web se realizará conforme a las directrices definidas por Los Transportistas. Difusión a través de puntos de Venta directos (únicamente en Colombia) Para la difusión del Evento en puntos de venta directos de Los Transportistas, La Empresa deberá hacer entrega del material promocional conforme lo definido por Los Transportistas en la Carta Oferta de beneficios. Importante: En caso que La Empresa designe a Los Transportistas como la Aerolínea Oficial del Evento para el transporte aéreo de participantes y organizadores, en la difusión o divulgación del mismo, deberá incluir en todas las piezas publicitarias el siguiente texto: Avianca y Taca como aerolíneas oficiales no son responsables de la organización, ejecución o de cualquier otra actividad relacionada con el Evento, con excepción del transporte aéreo de los asistentes que adquieran sus servicios y bajo las condiciones del contrato de transporte respectivo.
ÚNICAMENTE PARA COLOMBIA, CENTRO AMÉRICA, ECUADOR Y PERÚ: De acuerdo al compromiso de movilización acordado entre La Empresa y Los Transportistas, La Empresa podrá recibir una cantidad de boletos domésticos o internacionales (excepto rutas desde o hacia Europa, Chile, Argentina, Miami, Fort Lauderdale) con 100% de descuento sobre el valor de la tarifa aérea, en rutas operadas directamente por Los Transportistas. Estos boletos son otorgados para los viajes de inspección, promoción y asistencia al Evento. Para solicitar los boletos de descuento ofrecidos, La Empresa deberá enviar una carta con el membrete de la empresa o del Evento, a la Gerencia Regional o Local de Los Transportistas encargada de atender el Evento por correo electrónico dirigido al asesor comercial responsable, con quince (15) días hábiles de anterioridad a la fecha estimada de viaje, la cual deberá incluir: nombre del evento, ruta, código GN asignado, fecha programada de viaje, motivo del viaje (promoción, inspección o asistencia al evento), nombre completo y documento de identificación de las personas que viajan. Condiciones aplicables Estos boletos podrán utilizarse a partir de la aceptación de la Carta Oferta de beneficios hasta los 15 días después de terminado El Evento. Los boletos son personales e intransferibles, las reservas para estos boletos deben ser realizadas en clase N. Sujetos a disponibilidad para las fechas de viaje solicitadas por La Empresa. Los pasajeros que viajen con estos boletos tendrán derecho a reserva confirmada. En caso que por algún evento no sea posible abordar a todos los pasajeros por causas internas o externas, de encontrarse otros pasajeros con una mayor prioridad los pasajeros podrán ser desembarcados. Si por algún motivo alguno de los beneficiarios de estos boletos no se puedan embarcar no tendrá derecho a compensaciones por parte de Los Transportistas. Los cargos por impuestos aplicables, tasas aeroportuarias y demás cargos diferentes de la tarifa, correrán por cuenta de La Empresa y deberán ser pagados a Los Transportistas al momento de la emisión de los boletos en mención. Aplican para rutas con único destino la ciudad del evento. Descuentos no aplicables para viajes a puntos comunes (Aeropuertos alternos). Ej: Si el evento es en Armenia no aplica para Pereira ni Manizales siendo estos puntos comunes. Los descuentos ofrecidos no podrán ser utilizados por menores de edad. El viaje debe completarse máximo 30 días después del inicio del mismo.