CONCLUSIONES Las dificultades que existen en la recuperación de información de las revistas, se deben a la falta de herramientas mecánicas (catálogos) y automatizadas de acceso directo por los usuarios en la Hemeroteca y a la incidencia de los factores relativos a la organización de los servicios, falta de recursos de información y presupuesto que impiden un servicio de acceso a la información óptimo. Dificultades que debido a su importancia, a continuación, detallamos.. 1. El sistema para la recuperación de la información es el Micro CD ISIS 3.07, instalado en Red, software gratuito y de uso común en la mayoría de las bibliotecas universitarias; así mismo se utiliza para la indización el sistema de Clasificación DEWEY y el Macrotesauro de la OCDE. El formato de ingreso de datos es el utilizado por el Centro de Documentación de la CEPAL. 2. Los mecanismos o herramientas de difusión de los servicios de Hemeroteca no son los adecuados (El sistema de difusión utilizado es un panel de avisos) en el exterior de la Hemeroteca. 3. Los usuarios que utilizan mayormente los servicios de la Hemeroteca son estudiantes, que constituyen el 90% de las consultas realizadas, los docentes, investigadores y personal administrativo de la Universidad constituyen el 10% de los usuarios de Hemeroteca. Lo cual se debe a la inexistencia de una colección mínima y en su mayoría desactualizada. 4. El servicio de acceso a la información está restringido por:
- Falta de personal que permita ampliar el horario de atención, el horario actual de la Hemeroteca es de lunes a viernes de 8:30 a 3:30 p.m. (El horario de la biblioteca Central es de 8:30 am a 21.30 de lunes a viernes y los sábados de 8:30 a 1:00 p.m.) - Los usuarios no pueden acceder directamente al Catálogo de la Hemeroteca desde su propio local, solo se puede acceder desde las Salas de Lectura de la Biblioteca Central, por falta de una terminal de red. Las consultas también se pueden realizar con restricciones ante la Bibliotecóloga, quien opera la Base de datos alojada en su Computadora la cual es de uso interno, con las molestias consecuentes. - No se tiene acceso remoto a la Base de Datos de la Hemeroteca (a través de Internet). Página WEB en construcción. - Debido al escaso número de publicaciones periódicas existe gran demanda, situación que impide el acceso oportuno ya que los usuarios para obtener copias de los artículos de las revistas tiene que salir fuera del local de la Hemeroteca. - La Hemeroteca se encuentra incomunicada pues no cuenta con servicio telefónico, como las otras Salas de Lectura de la Biblioteca Central, que permita realizar consulta internas o externas sobre sus colecciones. - No existe información acerca de los servicios que ofrece la Hemeroteca, los recursos de información que posee y el uso de los mismos.
5. La colección solo se incrementa a través de donaciones en un 90% y solo existe suscripciones para 35 títulos de revistas, de un total de 270 títulos (de la cual un 50% es colección histórica, no se han renovados sus suscripciones o se a discontinuado si eran donativos). La Hemeroteca no tiene presupuesto específico asignado para la adquisición de publicaciones periódicas, ni equipamiento. El presupuesto asignado para la Biblioteca Central es para la adquisición de libros. 6. La pertinencia de las colecciones no es la adecuada, pues no hay un equilibrio entre la información ofrecida para las diferentes carreras que ofrece la Universidad. 7. En INTERNET existe información hemerográfica gratuita de libre acceso, a texto completo, abstracs y bases de datos de otras unidades de información, que no son aprovechados por la Hemeroteca a fin de ampliar su oferta de servicios. 8. El local es reducido. Para la atención de usuario solo se cuenta con 30 asientos para una población total de 10,000 alumnos de la Universidad y no se dispone de ambientes de consulta para docentes e investigadores; de igual manera el área de almacenamiento para las colecciones es reducida y no hay espacio para la libre circulación del personal. Tampoco se cuenta con un ambiente mínimo para trabajo interno. 9. Otra de las características limitantes es la falta de un Plan Estratégico, propio, para la Hemeroteca, que permita mejorar su gestión. 10. La situación actual de la recuperación y acceso a la información en la Hemeroteca y Biblioteca Central, repercute negativamente en la imagen institucional de la universidad, ya que las unidades de información
académicas, son el espejo del nivel de calidad de la educación que se imparte en la URP. RECOMENDACIONES 1. El sistema para la recuperación de la información Micro CD ISIS 3.07 utilizado funciona en el sistema operativo DOS, teniendo en cuenta que el estándar de los sistemas operativos es el Windows, se debería migrar al WINISIS, que funciona en el sistema operativo Windows, que es de libre uso y que permite mejorar la gestión de la Base de datos y su integración a Internet, con los sistemas de búsqueda que también son gratuitos. Se recomienda el uso del formato MARC, por ser este el estándar que esta siendo utilizado en el país en las Hemerotecas universitarias y académicas. Los sistemas de indización son estándares y opcionales.. 2. Se deben mejorar los sistemas de difusión de los servicios de la biblioteca, utilizando los siguientes mecanismos que están al alcance del bibliotecólogo: Mejorar la difusión de los servicios hacia los docentes, investigadores y personal administrativo de la universidad Fotocopia de índices de las revistas más importantes que se reciben en la Hemeroteca y ponerlas a disposición de los usuarios tanto en la Sala de Lectura como en la página WEB de la Universidad. Elaborar una Alerta informativa de las adquisiciones recientes de Hemeroteca y difundirlas a través de la página Web de la Universidad y a través del servicio de correo electrónico de los usuarios de la Universidad. Instalar una línea telefónica para consultas internas y externas. Elaborar una Guía de Servicios para dar a conocer su organización y localización de sus colecciones
Organización de un Programa de formación de usuarios en coordinación con la Biblioteca Central al principio del año académico 3. Dotar de personal a la Hemeroteca o pagar horas extras a fin de que se amplíe el horario de servicio de la Hemeroteca, al igual que el horario ofrecido por las otras Salas de Lectura de la Biblioteca Central. 4. Adquirir o destinar una Computadora para uso de los usuarios en la Sala de Lectura de la Hemeroteca a fin de instalar la Base de Datos y se pueda realizar las consultas desde su propio local; así como la adquisición de una fotocopiadora, que permitiría obtener copias en el mismo local de la Hemeroteca, permitiendo acortar el tiempo que se demora el usuario en acceder a la información. 5. Apoyar la pronta conclusión de la página WEB de la Biblioteca Central a fin de obtener un espacio dedicado a la Hemeroteca y solicitar la adquisición de un sistema de búsqueda remoto, a través de Internet en la Base de Datos de la Hemeroteca. 6. Solicitar al Responsable de la Biblioteca Central la inclusión de presupuesto para la compra de publicaciones periódicas; éste debe ser significativo, de acuerdo a la situación actual de las colecciones, ya que este es un recurso de información que debe estar permanentemente actualizado a fin de proporcionar información sobre la ciencia y tecnología de punta y la investigación académica. Se debe impulsar y promover las donaciones de publicaciones periódicas entre las instituciones que las ofrecen y fomentar el canje, dirigido desde la Hemeroteca, entre las publicaciones periódicas de la Universidad y las publicaciones de otras universidades. 7. Propugnar el ingreso de la Universidad a los Consorcios Universitarios, donde participe la Biblioteca y sus usuarios puedan acceder a los servicios y recursos de información de otras Bibliotecas y Hemerotecas, de las
cuales participan. Estos consorcios también realizan adquisiciones conjuntas de recursos de información hemerográficos electrónicos, que rebajan sustancialmente los costos. 8. Mejorar los niveles de selección de la colección diseñando un Documento de Políticas de Selección de las publicaciones periódicas y procurando la participación de los docentes en la selección de las mismas. Propugnar un desarrollo de las colecciones equilibrado de acuerdo que beneficie a todos los alumnos que cursan las diferentes carreras que ofrece la Universidad. 9. Desarrollar una Hemeroteca digital con la información sobre revistas electrónicas, bases de datos hemerográficas, abstracts de artículos de publicaciones gratuitas que existen en INTERNET, a fin de ampliar la oferta de recursos de información hemerográfica, con que actualmente no cuenta la Biblioteca. Desarrollar una Biblioteca Virtual escaneando los contenidos de las publicaciones periódicas que produce la Universidad, a fin de difundir sus contenidos y mejorar la imagen institucional. 10. Procurar interesar, a mediano plazo, la ampliación hacia los jardines del local de la Hemeroteca, a fin de disponer de ambientes adecuados para la atención a mayor cantidad de usuarios, determinando los ambientes respectivos para los investigadores; y la ampliación del espacio para el almacenamiento de las colecciones. 11. Elaborar un Plan Estratégico de la Hemeroteca que contemple el integral, dando solución a todos los problemas que impiden la prestación mejoramiento, a mediano plazo, de los sistemas de acceso a la información en forma óptima de los servicios de acceso a la información. 12. La implementación de alternativas de solución a la problemática del acceso y recuperación de la información, podrían mejorar los niveles académicos de formación del alumno, actualización docente y la investigación científica de la URP contribuyendo de manera significativa al mejoramiento de la imagen institucional.