REGLAMENTO DE EXHIBICIÓN CONDICIONES GENERALES El Salón de Exhibición se llevará a cabo en las instalaciones del Swissôtel Lima, segundo piso SALÓN RADLA, sede central del evento, del 1 al 4 de mayo del 2015. Dirección: Av. Santo Toribio 173, San Isidro, Lima 27. Tel (511 ) 4219888 1.- STANDS 1.1.- CARACTERÍSTICAS DE LOS STANDS Estructura de aluminio sistema octanorm, con paneles y cenefa de melamine color blanco. Altura de 3.00 metros (salón principal 1) y 2.40 m (salón 2) CATEGORÍA UBICACIÓN MEDIDA Auspiciador Diamante Salón principal 32 m² (8 m de largo) 1 2 3 (4 m de ancho) Auspiciador Platino Salón principal 15 m² (5 m de largo) 1-2 3 4 (3 m de ancho) 5 12 m 2 (4 m de largo x 3m de ancho) Auspiciador Oro Salón principal 7 m² (3.5 x 2 m) 1 2 3 4 5 Nº 8 10 m 2 (5 x 2 m) Auspiciador Plata Salón principal 6 m² (3 x 2 m) 1 2-3 - 4-5 6-7 8 Nº 16/17 10 m 2 (5 x 2 m) Salón 2 6 m² (3 x 2 m) 10 11 12 13 Salón 2 8 m 2 (4 x 2 m) Nº 9 Especiales Salón 2 4 m² (2 x 2 m) A B C - D Especiales Salón principal 8 m² (5.4 x 2 m) 1 2 Salón principal 6 m 2 (2.5 x 2 m) Nº 3 Salón 2 Nº 4 5 9.5 m 2 (4.75 x 2 m) 1
Superficie cubierta con alfombra o tapizón. Instalación eléctrica compuesta por un tomacorriente doble de 20 amperios/1 Kw. Iluminación interna. Mobiliario por módulo: 1 mesa y 2 sillas, 1 counter, 1 mini credenza Conexión wifi. 1.2. STANDS ESPECIALES El Salón de Exhibición está preparado para la instalación de stands modulares standard. Aquellas empresas que deseen construir stands especiales, de diseño libre, deberán solicitar autorización a los Organizadores, enviando información detallada y planos a escala del proyecto, así como el requerimiento de energía eléctrica, al menos 40 días antes del comienzo del montaje. Sólo se autorizará el montaje de aquellos stands especiales que hayan recibido la aprobación de los Organizadores. 1.3. FECHAS Y HORARIOS DE MONTAJE Y DESMONTAJE 1.3.a 1.3.b 1.3.c Los auspiciadores que deseen construir su stand con diseño propio, lo podrán hacer desde el día martes 28 de abril del 2015, desde las 09:00 hasta las 22.00 horas. Los trabajos de instalación, montaje y decoración deberán estar concluidos el jueves 30 de abril a las 22:00 horas. Para aquellos auspiciadores que no deseen construir su stand con diseño propio, la Organización les proveerá un módulo básico consistente en una estructura con molduras octanorm y paneles de melamine. Contarán, asimismo, con un friso en el que se colocará el nombre de la empresa o producto. Se agradecerá que las empresas interesadas en tomar el stand modular de la organización comuniquen tal decisión a la Secretaría RADLA LIMA 2015, exhibicion@radlalima2015.org Este módulo estará a disposición de los exhibidores el día 30 de abril desde las 09:00 horas. Los trabajos de instalación, y montaje y decoración deberán estar concluidos el mismo día jueves 30 de abril a las 22:00 horas. El desmontaje se podrá empezar a partir de las 12:30 horas del lunes 4 de mayo y deberá quedar finalizado antes de las 20.00 horas del martes 5 de mayo. 2.- CONDICIONES TÉCNICAS La altura de los stands y sus componentes habrán de ser igual o inferior a 3 metros en el salón principal y a 2.40 metros en el salón 2. Las señalizaciones, carteles, fotografías, luces y otros objetos de decoración no podrán sobresalir del espacio adjudicado, ni sobrepasar la altura máxima permitida; ante cualquier duda se consultará a la Organización. Se respetará la ubicación y accesos del material contra incendios: mangueras, extintores, alarmas, salidas de emergencia, cámaras de seguridad, etc. 2
Instalación eléctrica Características del suministro: Iluminación: 220v 60Hz Monofásico Fuerza: 220v 60Hz Monofásico XXXIII RADLA Toda la energía eléctrica será suministrada por la Organización. La conexión o desconexión de los puntos de luz y tomacorrientes se efectuará siempre por personal de los servicios técnicos, quedando absolutamente prohibido el acceso a las cajas de control de la red general a cualquier otra persona. 3.- RESTRICCIONES Queda terminantemente prohibido afectar las instalaciones del Salón de Exhibición, no permitiéndose pintar, agujerear, atornillar, clavar, fijar tacos, ni hacer hendiduras de ninguna clase en ningún elemento estructural o mobiliario. No se permitirá perforar la superficie ni fijar en ella pernos o tornillos sujetadores o elementos de construcción con cola sintética o pegamentos similares. Sólo se permitirá el uso de cinta adhesiva para fijar elementos decorativos en los paneles o para fijar cables diversos sobre la superficie. Aquellos auspiciadores que cuenten con diseño propio de sus stands deberán usar material protector de alfombra al momento de instalar/anclar sus estructuras. Quedarán excluidos de toda participación, exhibición y permanencia en el Salón de Exhibición cualquier clase de mercancías o materiales explosivos, detonantes y en general todas las materias nocivas. En el interior del Salón de Exhibición queda prohibido utilizar las distintas partes que componen las estructuras de la construcción para apoyo o suspensión de carteles, emblemas y otros materiales de decoración o exposición. Todo ingreso y/o salida de material y demás objetos/equipos deberá estar acompañado de una guía de remisión por triplicado. El personal encargado del montaje y desmontaje de los stands deberá estar debidamente identificado con su DNI, para lo cual las empresas exhibidoras deberán enviar anticipadamente la nómina del personal a cargo de la construcción, con nombres completos y DNI por correo electrónico a la Sra. Ericka Alavena, Gerente de Eventos del Swissôtel, e-mail: ericka.alavena@swissotel.com El ingreso de materiales y equipos se efectuará por la puerta Nº 5 del Swissotel, en el horario de 8:00 am a 6:00 pm. Todo material y/o equipos deberá ingresar con guía de remisión en triplicado. Las personas a cargo del transporte y traslado de materiales y equipos deberán identificarse con su DNI. Durante el período de desmontaje del stand, es obligatorio proceder al retiro del material sobrante. Transcurrido el periodo de desmontaje, el expositor o el montador/decorador no tendrá derecho a reclamar pérdidas o daños del material no retirado en el plazo estipulado. A partir de las 06.00 horas del viernes 1 de mayo, no se permitirá trabajar en la construcción de stands, ni el acceso de materiales o equipos a las zonas de exposición. Las empresas auspiciadoras/exhibidoras no podrán ingresar alimentos o bebidas al Salón de Exhibición. En caso deseen ofrecer algún tipo de alimentos o bebidas, deberá ser solicitado directamente al Swissôtel, Gerencia de Eventos, Sra. Ericka Alavena, por e-mail: ericka.alavena@swissotel.com. Los consumos serán pagados directamente al Swissôtel Lima. 3
Es de carácter obligatorio el uso permanente de la credencial de identificación durante el Evento. Todo el personal que estará atendiendo en los stands deberá haber sido acreditado con la debida anticipación y por escrito ante la Oficina de Inscripciones de la RADLA LIMA. Personal de Seguridad de la Organización hará cumplir este requerimiento por razones de su propia seguridad. 4.- RESPONSABILIDAD La entidad participante (auspiciador/exhibidor) será responsable de cualquier desperfecto que se origine a las instalaciones generales del salón comercial, tanto en el montaje, durante el período de exhibición, como en el desmontaje de los stands, y en la carga, descarga y traslado del material de exposición, quedando obligada a abonar a la Organización, el importe de los daños. La Organización no asume la responsabilidad por los materiales u objetos dejados en los stands. Se recomienda a los expositores, contratar o extender su seguro contra todo riesgo y/o desperfectos, por el tiempo que dure su participación en el Salón de Exhibición. 5.- SERVICIOS ADICIONALES En caso de requerir elementos adicionales para la instalación y/o decoración de su stand, o para construir un stand con diseño propio, puede dirigirse directamente a: SKYLINE Administradora de Espacios y Exhibiciones S.A.C. Contacto: Srta. Magali Del Savio, Consultora Senior San Patricio 439 Urb. Villa Marina Chorrillos Lima 9 Teléfonos (51-1) 254 6262 anexo 16-997 590 067-997 507 129-989 370 049 www.skylineperu.com 6.- TRÁMITES DE ADUANA AGENCIA GENERAL DE CARGA Si la empresa auspiciadora desea ingresar al país algún material, equipo o muestra(s) para la exhibición, deberá contactarse con: SICSAC OPERADOR LOGISTICO consultas@sicsacperu.com Contacto: Srta Saidy Silva, E-mail: ssilva@sicsacperu.com Teléfono: (51 1) 719 2505 www.sicsacperu.com 4
7.- INFORMACIÓN GENERAL Los stands serán adjudicados según el orden de recepción de la solicitud de reserva de espacio y de acuerdo con la disponibilidad existente. No se aceptarán cambios una vez que el stand haya sido asignado. El pago correspondiente garantiza la asignación del espacio en forma definitiva. Todos los espacios regulares así como los espacios adjudicados como parte de los beneficios por participación corporativa en alguna de las categorías DIAMANTE, PLATINO, ORO y PLATA, deberán estar pagados en su totalidad, a más tardar 30 días antes del inicio del evento. Para consultas o mayor información, dirigirse a: Exhibición RADLA LIMA 2015 ROSMAR & Asociados Sr. Mario Stoll Tel. (51 1) 4778693 4778694-998672824 E-mail: exhibicion@radlalima2015.org www.radlalima2015.org HORARIO DE EXHIBICIÓN Desde el viernes 1 al domingo 3 de mayo Lunes 4 de mayo 09:00 18:00 hrs. 09:00 12:00 mediodía Lima, Enero 2015 5