TERMINOS DE REFERENCIA PARA COTIZAR SOFTWARE PARA LA GESTION DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO DE LA UNIDAD DE PLANEACION MINERO ENERGÉTICA-UPME 1. INTRODUCCION La Unidad de Planeación Minero Energética UPME requiere cumplir con los requerimientos legales establecidos en la ley 594 de julio 24 del 2000, por medio de la cual se establecen las reglas y principios generales para la regulación de la función archivística del Estado en todas las jerarquías institucionales. Por lo tanto, la UPME esta interesada en adquirir una solución tecnológica para el manejo electrónico de la correspondencia y archivo, que disminuya la utilización de papel, agilice la respuesta a las comunicaciones, y garantice el almacenamiento, seguimiento y recuperación de todos los documentos al interior de la Unidad. 2. OBJETIVO El objetivo es adquirir una solución tecnológica de software comercial con características cliente servidor que garantice la gestión eficiente de los documentos y correspondencia en formato digital y que se adapte a las necesidades particulares de la UPME. 3. ALCANCES Suministrar las licencias de uso del software para el manejo y la administración eficiente de los documentos en formato digital. o Instalar las licencia del software en todos los equipos de la UPME de tal forma que operen correctamente. o Suministrar como mínimo 2 licencias clientes y mínimo 15 licencias de consulta en forma simultanea vía intranet. o Dar la capacitación en la configuración y el manejo del software a un número de mínimo 20 usuarios para consulta y 6 usuarios administradores. o Dar el mantenimiento y el soporte durante 12 meses a la UPME en la operación del software de tal forma que garanticen el correcto funcionamiento, con tiempos de respuesta inferiores a 8 horas. o Dar la asesoría en la implementación de la tablas de retención definidas por ley. Dar el acompañamiento profesional necesario en la implementación del software y la puesta en marcha.
4. CARACTERÍSTICAS TECNICAS DEL SOFTWARE El software debe tener la capacidad, de recepcionar, almacenar, indexar, consultar, marcar, adicionar comentarios, reproducir, ubicar físicamente y reenviar documentos a otro(s) destinatario(s) dentro de la red interna de computadores de la UPME. El software debe permitir como mínimo el almacenamiento de 20.000.000 de documentos o imágenes digitalizadas. El software debe soportar formatos de imágenes TIF, JPG, BMP, GIF, WMF; además, debe soportar el manejo de formatos electrónicos para hojas de calculo, procesadores de palabra, sonido y vídeo. El software debe permitir la incorporación de documentos digitalizados con equipos escáner compatibles con TWAIN. El software ofrecido debe cumplir con las normas de tablas de retención colombianas. La solución de software debe permitir imprimir la etiqueta al momento de recepciona documentos de entrada y salida. El software debe permitir que varios usuarios trabajen simultáneamente sobre el mismo documento groupware. El software debe permitir que un documento pase de un puesto de trabajo a otro desencadenando diversas acciones y permitiendo su seguimiento work flow. El software debe trabajar con documentos MULTITIFF Que sea una solución web enable al menos en ambiente de consulta El software debe trabajar con motor de base de datos relacionales y lenguajes de cuarta generación. En la Unidad se encuentra implementado el SQL server. Si el software requiere otra base de datos el proveedor debe entregar la respectiva licencia. El software debe estar basado en la tecnología de indexamiento por palabra. El software debe proveer seguridad como mínimo a nivel de carpeta, y a nivel de documento 5. CONFIGURACION EN RED Los equipos operan en red local conectados a servidores Windows NT con protocolo de comunicaciones TCP/IP, el software estándar en la UPME es Windows95/98, Office97/2000, antivirus Multivac SEQTECH.
6. PROPONENTES El régimen de contratación aplicable será el de derecho privado, con base en el régimen interno de la Unidad. 7. PROPUESTA El proponente deberá elaborar una oferta de suministro del software. La propuesta técnica deberá contener todos los formatos del anexo No. 1, 2, 3 y 4 debidamente diligenciados. Se pueden ampliar aquellos aspectos que a juicio del contratista sean necesarios para asegurar la calidad del servicio. La propuesta deberá presentarse en original y una (1) copia por escrito, cada una de ellas firmadas por el representante de la firma y en un sobre sellado. Esta deberá acompañarse de los siguientes documentos: Certificado de existencia y representación de la sociedad proponente. Cuando el representante legal tenga restricciones para contraer obligaciones en nombre la persona jurídica deberá adjuntar el documento de autorización expresa del órgano social competente, en el cual conste que este facultado para presentar oferta y firmar el contrato por el valor. Formulario de la propuesta (anexo 1) Formulario de identificación de la firma (anexo 2) Formulario de entidades con el software propuesto, relacionando al menos una entidad Estatal anexo(3) Formulario de soporte externo. Indicar claramente las condiciones específicas en las que se dará el soporte, tanto durante el período de garantía, como fuera de él. (Anexo 4) Propuesta económica (en pesos colombianos, únicamente), incluyendo el valor del IVA cuando a ello haya lugar. Indicar expresamente en su propuesta no hallarse en causal de inhabilidad y/o incompatibilidad frente a su eventual contratación. Garantía de seriedad de la oferta a favor de entidades estatales, debidamente suscritas por el tomador, por el 10% del valor total de la oferta y vigencia de 2 meses contados a partir de la fecha de presentación de la propuesta. La falta de suscripción (firma ) de la póliza será subsanable, en el momento de apertura de las propuestas, en la fecha y hora fijada para el efecto, siempre y cuando se encuentre presente el proponente o su representante. La propuesta debe entregarse debidamente foliada. Todas las ofertas deberán ser realizadas en pesos colombianos. No se aceptaran ni evaluaran ofertas en otra moneda. Las ofertas deberán tener una validez de sesenta (60) días como mínimo.
8. ENTREGA DE PROPUESTAS La propuesta deberá ser colocada en una urna en la Secretaría General de la UPME, Avenida 40 A Nº 13-09 piso 14, en sobre sellado, claramente marcado. Vencido el plazo de presentación de las ofertas indicado en la carta de invitación enviada a los proponentes, se abrirá la urna y las propuestas presentadas, se levantará un acta del contenido de las mismas. Las propuestas se deberán entregar a más tardar en el día y a la hora indicada en la carta de invitación en Secretaría General de la UPME, piso 14, avenida 40 A No.13-09. 9. METODOLOGÍA DE EVALUACIÓN La evaluación se realizará con base en los documentos constitutivos de la propuesta. Durante este proceso se podrá verificar la información suministrada por los oferentes, así como solicitar aclaraciones sobre la misma, sin que esta implique que el proponente puede modificar, mejorar o adicionar su propuesta una vez presentada. EVALUACION TECNICA ITEM PUNTAJE PUNTOS CARACTERISTICAS TÉCNICAS DEL 500 SOFTWARE TRES CERTIFICADOS EXITOS DE 200 INSTALACION DEL SOFTWARE; AL MENOS UNO CON EL ESTADO. SERVICIOS POSTVENTA 100 TOTAL PUNTAJE TECNICO 800 TOTAL PUNTAJE ECONOMICO 200 La evaluación se realizará de la siguiente manera: Las propuestas que no cumplan las especificaciones técnicas, no serán tenidas en cuenta para el mismo.
PUNTAJE TÉCNICO 800 PUNTOS Características técnicas 500 puntos, La Oferta que cumpla con todas las especificaciones técnicas exigidas, recibirá la máxima puntuación. Las propuestas que no cumplan con las especificaciones técnicas quedarán descartadas. Experiencia exitosa 200 puntos, ver anexo No. 3 Se evaluará la experiencia exitosa de hasta 3 entidades en la implementación del software propuesto. Se le asignará el mayor puntaje a quién cumpla con las 3, incluida la entidad del Estado. Servicio Postventa 100 puntos: Ver anexo N 4 PUNTAJE ECONOMICO 200 PUNTOS: Puntaje = Mínima Valor Oferta / valor oferta * 200 Se verificará la moneda de la cotización. Las ofertas que no coticen en pesos colombianos serán rechazadas. Así mismo deberá cotizar sin IVA y con IVA, este ultimo cuando aplique.. 10. PRESUPUESTO ASIGNADO El presupuesto con que cuenta la Unidad es de $40.000 Millones de pesos. 11. ADJUDICACION De la aplicación de los criterios anteriormente descritos se hará un consolidado de la puntuación técnica y económica de cada una de las ofertas consideradas, para definir, conforme lo establecen los principios de transparencia, economía y responsabilidad consagrados en la Ley, la propuesta o propuestas más convenientes para la Entidad. La Unidad de Planeación Minero Energética, con base en la evaluación de la propuesta técnica y económica, adjudicará la contratación. El proponente seleccionado deberá firmar el contrato respectivo dentro de los tres (3) días calendario, siguientes a la notificación de adjudicación, entregando los documentos que se indiquen en el contrato. 12. CELEBRACIÓN DEL CONTRATO Para la celebración del contrato se requiere que el proponente elegido no se encuentre incurso en algunos de los causales de inhabilidad e incompatibilidad previstos en la Ley. De acuerdo con la ley 143 de 1994, el contrato se elaborará entre el proponente seleccionado y la Fiduciaria que en ese momento manejen los recursos presupuéstales de la UPME. El mismo se sujetará a las normas del derecho privado, conforme al artículo 13, Inciso 2, de la ley 143 de 1994. Los trámites respectivos para
el contrato se iniciarán una vez la Fiduciaria haya recibido la solicitud oficial del Director General de la UPME. 13. EJECUCIÓN Y SUPERVISIÓN DEL CONTRATO La Unidad de Planeación Minero-Energética realizará el control y supervisión del trabajo mediante un funcionario designado para tal fin y tendrá pleno acceso al proyecto cuando se desee recibir y/o suministrar información y comentarios. 14. REQUISITOS A CUMPLIR EN CASO DE SER ESCOGIDA LA PROPUESTA - Personas naturales y jurídicas: Constitución de la(s) garantía(s exigida(s) en el contrato Publicación del contrato en el Diario Oficial Cancelar el valor del impuesto de timbre, si hay lugar a ello Suministrar los certificados de las empresas que utilizan el software Anexar copia de la certificación donde conste que el desarrollo es propio, o distribuidor autorizado y respaldado por el fabricante. El contratista ganador responderá por el cumplimiento de estos requisitos, en caso contrario se le adjudicará al segundo en la lista de elegibilidad.
ANEXO N 1 FORMULARIO DE PROPUESTA Fecha: Doctor JULIAN VILLARRUEL TORO Director General Unidad de planeación Minero Energética Avenida 40A No. 13-09-Piso 14, Edificio UGI, Bogotá D.C., Colombia Asunto: Invitación a presentar propuestas para adquisición de SOFTWARE PARA EL MANEJO ELECTRÓNICO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO Cordial Saludo Luego de haber examinado los términos de referencia para la citada invitación y de conformidad con los mismos, los suscritos presentamos esta propuesta. Entendemos que ustedes no están obligados a aceptar esta propuesta ni ninguna otra propuesta que reciban. Debidamente autorizado para firmar por y en nombre de el día del mes de de [firma] [en calidad de]
ANEXO 2. FORMULARIO DE IDENTIFICACIÓN DE LA FIRMA Fecha: RAZON SOCIAL PAIS SEDE CASA MATRIZ OFICINA MATRIZ DIRECCION TELEFONO FAX e-mail FECHA DE CONSTITUCION TIPO DE SOCIEDAD O CONSORCIO NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL OFICINAS SUCURSALES DIRECCION TELEFONO FAX e-mail INFORMACION ADICIONAL:
ANEXO 3, EMPRESAS DONDE ESTE INSTALADO LA SOLUCION TECNOLÓGICA OFRECIDA Fecha: Nombre, dirección y Teléfono y contacto de la entidad Actividad de la entidad Numero de usuarios con el software instalado Numero de documentos digitalizados Numero licencias software instaladas de de
ANEXO 4. FORMULARIO DE SOPORTE EXTERNO Fecha: ITEM Valor GARANTIA por fallos (10 puntos) No. (Años) No. de actualizaciones al año (10 puntos) No. Tiempo de atención a fallos (30 puntos) Horas Condiciones de soporte técnico (30 Puntos) Valor del mantenimiento a partir del segundo año (20) Especificar Porcentaje del valor total