PLIEGO DE CONDICIONES TECNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DE UN SERVICIO DE SEGUIMIENTO DE NOTICIAS PARA LA FUNDACION ESPAÑOLA PARA LA CIENCIA Y LA TECNOLOGÍA (FECYT) Ref. PL/FECYT/2013/001 21/03/2013
INDICE 1. INTRODUCCION Y ANTECEDENTES...- 3-2. OBJETO...- 3-3. DURACION DEL CONTRATO...- 3-4. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y EJECUCIÓN DEL SERVICIO...- 3-5. CONTENIDO PROPUESTA TECNICA...- 5 - - 2 -
1. INTRODUCCION Y ANTECEDENTES La Fundación Española para la Ciencia y la Tecnología (FECYT) es una fundación pública, dependiente del Ministerio de Economía y Competitividad que, bajo los principios de racionalización, transparencia y eficiencia, trabaja para convertirse en un referente métrico de la I+D+i española; desarrollar instrumentos de participación privada a favor de la ciencia; ser el canal de comunicación con la comunidad de científicos españoles en el exterior y una herramienta adecuada para la divulgación de la ciencia y el incremento de la cultura científica. Es precisamente en éste último punto donde se enmarca la actividad que desarrolla el Servicio de Información y Noticias Científicas (SINC). Nacido en febrero de 2008, es un servicio de información a través de internet (http://www.agenciasinc.es/) especializado en noticias de investigación, ciencia y tecnología españolas, cuyo objetivo fundamental es fortalecer el intercambio de este tipo de información entre los medios de comunicación y la ciudadanía. Para la FECYT es importante hacer un buen seguimiento del impacto de la actividad de la Fundación en los medios de comunicación, así como de la presencia y el uso que están haciendo los medios de comunicación de la información y noticias generadas por SINC. 2. OBJETO El objeto del presente documento es fijar las condiciones técnicas sobre las que se realizará la selección y contratación de una empresa que realice los trabajos necesarios para un servicio de seguimiento de noticias (Clipping) que cubra las necesidades tanto de la FECYT como del Servicio de Información y Noticias Científicas (SINC). Asimismo, el clipping recogerá las noticias de la Secretaría de Estado de I+D+i, de la que depende directamente FECYT. 3. DURACION DEL CONTRATO La vigencia del contrato se iniciará a la fecha de formalización del mismo, y se extenderá por un periodo de 12 meses de duración. No obstante, la FECYT podrá acordar la prórroga del contrato por 12 meses adicionales. En tal caso, la prórroga del contrato se formalizará mediante la correspondiente adenda que se adjuntará al contrato principal. 4. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y EJECUCIÓN DEL SERVICIO El objetivo principal es detectar, de forma rápida y efectiva, aquella información relevante referida a la FECYT, que puede influir en decisiones, estrategias, actuaciones o servir de ampliación del conocimiento para empleados y miembros de la FECYT. El licitante deberá ofrecer una atención rápida y eficaz ante posibles incidencias técnicas con la herramienta y ante solicitudes puntuales que surjan por parte de FECYT. A estos efectos deberá de designarse por la entidad adjudicataria un interlocutor que se responsabilice de la gestión diaria del servicio, resolución de incidencias, dudas, peticiones. Los servicios que se requerirán al adjudicatario serán los siguientes: - 3 -
4.1. Gestión y análisis de información específica para FECYT: 4.1.a) Detectar información difundida por distintas fuentes informativas (digitales, electrónicas, analógicas e impresas), a través de los descriptores que establezca la FECYT, exigiéndose a tales efectos un mínimo de 15 descriptores al mes. Se valorará la proporción en la oferta económica de un mayor número de descriptores a los 15 mínimos exigidos. El adjudicatario debe garantizar filtros para no incluir noticias que, aunque incluyan palabras clave correspondientes a la búsqueda que le interese a la FECYT, no se correspondan con los temas de interés de la misma. El adjudicatario debe posibilitar la inclusión de nuevos descriptores o su eliminación en cualquier momento. 4.1.b) Proveer las herramientas necesarias a la FECYT para la consulta, gestión y análisis de la información. Específicamente proveerá a la FECYT de una herramienta que permita realizar un e-mailing diario del resumen de prensa sin necesidad de utilizar usuarios y contraseñas y que dispondrá de una imagen propia acorde con el logo e imagen institucional de la Fundación. Imprescindible la posibilidad de poder descargárselo en PDF. Además, la visualización del Resumen de Prensa se deberá ajustar a una reclasificación de la información que FECYT facilitará al adjudicatario. 4.1.c) Seguimiento en prensa escrita (nacional y regional) y digital, con carácter diario. Las noticias nacionales en prensa escrita (ABC, LA RAZÓN, EL MUNDO, EL PAÍS, LA GACETA, LA VANGUARDIA, EXPANSIÓN, CINCO DÍAS) deberán estar disponibles en la herramienta antes de las 8:15 horas del día en el que se publican y las noticias on line en el mismo momento en el que se publican. 4.1.d) Seguimiento en Agencias de las noticias en las que se mencione a FECYT y a SINC. Se entiende que en Agencias quedarán incluidas: EFE, EUROPA PRESS, SERVIMEDIA y COLPISA, en el ámbito nacional y regional. 4.1.e) Seguimiento en Radio y Televisión de las noticias en las que se mencione a FECYT y a SINC. Se entiende que en televisiones quedarán incluidas: La 1, La 2, Antena 3, Cuatro, Telecinco, La Sexta, así como todos los canales públicos autonómicos. En cuanto a radios, incluirá Radio Nacional (1 y 5), Cadena Ser, Onda Cero, ABC Punto Radio, Cadena Cope y Onda Madrid. FECYT podrá avisar, de forma anticipada al adjudicatario, de la información en radios o televisiones locales que será emitida o bien solicitárselo a posteriori, cuando dicha información ya haya sido publicada. 4.1.f) El adjudicatario deberá almacenar todas las noticias que se recojan en su herramienta on line de clipping por un periodo mínimo de un año para que la FECYT pueda acceder a ellas en cualquier momento. 4.1.g) El adjudicatario proveerá de una herramienta que permita realizar informes sobre proyectos concretos de FECYT que recoja tanto el detalle de la noticia, como el número de impactos del proyecto y la repercusión económica que ha tenido en medios. Estos informes se podrán hacer eligiendo las fechas. - 4 -
4.2. Gestión y análisis de información específica para el Servicio de Información y Noticias Científicas (SINC): 4.2.a) Detectar información difundida por distintas fuentes informativas (medios digitales, en papel y audiovisuales Radio y Televisión ), a través de los descriptores que establezca SINC, exigiéndose a tales efectos un mínimo de 10 descriptores al mes, además de aquellos en los que no se cite a la agencia de noticias. Para ello se les enviará con antelación dicha información (ítems) para el seguimiento en todas la fuentes anteriormente citadas. Estos descriptores e ítems deberán ser como mínimo 10 al mes. Se valorará la proporción en la oferta económica de un mayor número de descriptores a los 10 mínimos exigidos El adjudicatario debe garantizar filtros para no incluir noticias que, aunque incluyan palabras clave correspondientes a la búsqueda que le interese a SINC, no se correspondan con los temas de interés de la misma. El adjudicatario debe posibilitar la inclusión de nuevos descriptores o su eliminación en cualquier momento. 4.2.b) El adjudicatario proveerá de una herramienta, con un usuario independiente a FECYT, que recoja tanto el detalle de la noticias, como el número de impactos y la repercusión económica que ha tenido en medios. Estos informes se podrán hacer eligiendo las fechas. 4.2.c) Seguimiento en Radio y TV de las noticias en las que se mencione a SINC o a los ítems que SINC envíe semanalmente. Se entiende que en televisiones quedarán incluidas: La 1, La 2, Antena 3, Cuatro, Telecinco, La Sexta, así como todos los canales públicos autonómicos. En cuanto a radios, incluirá Radio Nacional (1 y 5), Cadena Ser, Onda Cero, ABC Punto Radio, Cadena Cope y Onda Madrid. SINC podrá avisar, de forma anticipada al adjudicatario, de la información en radios o televisiones locales que será emitida o bien solicitárselo a posteriori, cuando dicha información ya haya sido publicada. Asimismo, se incluirán todos aquellos programas en los que SINC colabore habitualmente como A hombros de Gigantes de RNE 5, Nunca es tarde de Canal Extremadura Radio (miércoles 16:45), Efervesciencia de Radio Galega (intermitentemente), Eureka de Radio Exterior (los viernes) y Sapiència de Xarxa Radio. Si a lo largo del periodo adjudicado, surge alguna nueva colaboración de Radio o TV se incluirá también sin coste adicional. En cualquier caso, se podrá solicitar la búsqueda e inclusión de cortes de prensa escrita, digital, Radio y TV de forma gratuita a posteriori de que hayan sido publicados en los dos servicios. 5. CONTENIDO PROPUESTA TECNICA Se presentará en el Sobre nº 2 una copia en soporte papel y dos copias en formato electrónico (CD), tal y como se establece en el Anexo I al Pliego de Condiciones Jurídicas. La Propuesta Técnica deberá estar estructurada de la siguiente manera: I.- Índice. II.- Descripción técnica de la oferta de servicios: Se incorporará al comienzo de este apartado el resumen de los aspectos más significativos y relevantes de la oferta. 1. Descripción de la propuesta del servicio que deberá incluir los siguientes aspectos: - 5 -
Metodología del proceso de selección de noticias, con indicación de los criterios empleados para la misma y del sistema que garantice filtros para no incluir noticias que, aunque incluyan palabras clave correspondientes a la búsqueda que le interese a la FECYT o a SINC, no se correspondan con los temas de interés. Funcionalidades de la herramienta que gestiona el seguimiento de noticias. En este apartado el licitador deberá especificar la usabilidad de la herramienta y detallar el número de medios específicos sobre los que se realiza el seguimiento. También se deberá especificar la usabilidad de la herramienta para el envío de e-mailing. Descripción de medidas dispuestas por el licitador, medios materiales, seguridad y confidencialidad, así como aquellas otras que se prevea aplicar para vigilar y garantizar el adecuado cumplimiento del contrato. 2. Plan de atención del usuario. De conformidad con lo establecido en el apartado cuarto, el licitador deberá ofrecer una atención rápida y eficaz ante posibles incidencias técnicas con la herramienta y ante solicitudes puntuales que surjan por parte de FECYT, debiendo designarse a un responsable de la gestión diaria del servicio En este apartado el licitador deberá describir el sistema y plan de atención a usuarios, equipo que llevará a cabo la atención al mismo, con indicación expresa de interlocutor responsable, plazos de respuestas, sugerencias. En este apartado, el licitador deberá proporcionar información de la composición y descripción del equipo de trabajo destinado a prestar los servicios ofrecidos. 3. Propuesta de mejoras adicionales, incluida en la oferta económica Mejoras en el plazo de almacenamiento de dos años. Mejoras en la cobertura de radio y televisión (inclusión de otros canales de TV y radio, como canales de TDT, emisoras locales, etc.) respecto a las establecidas en los apartados 4.2.C y 4.1. C. Se valorará aquellas propuestas que recojan además medios de ámbito internacional para la Agencia SINC. Proporción de descriptores adicionales a los 15 mínimos exigidos para FECYT y los 10 para el servicio SINC de conformidad con lo dispuesto en el apartado 4 4. Dossier informativo sobre la empresa licitadora: Se incluirán los datos de contacto, una lista de las principales empresas subcontratistas si las hubiera y detalle de su participación en este tipo de proyectos realizados desde el año 2009 así como méritos e informaciones que se desee destacar, infraestructuras de la empresa y detalle de la organización logística poseída/prevista para su ejecución. La empresa licitante podrá aportar cualquier otra documentación que estime conveniente para la definición y calificación de su oferta, según los criterios de adjudicación de este Pliego. - 6 -