REGLAMENTO DEL CONSEJO HOGAR Y ESCUELA DEL COLEGIO CALASANZ (Según enmendado y aprobado en la Asamblea del 1 de mayo de 2013. INTRODUCCIÓN El Colegio Calasanz (el Colegio ) es una escuela católica, fundada en 1968 en San Juan, Puerto Rico por los Padres Escolapios, que lo dirigen desde entonces. Los Escolapios son una orden religiosa fundada por San José de Calasanz para dedicarse a la educación integral de los niños y jóvenes en la fe y la cultura (Piedad y Letras). El Colegio Calasanz lo dirige un Director nombrado por el Superior Mayor de la Provincia de Estados Unidos y Puerto Rico de los Padres Escolapios. El Director tiene la autoridad en cuanto a los asuntos pedagógicos, administrativos y académicos del Colegio. Como parte integrante del Colegio, los Padres Escolapios crearon el Consejo Hogar y Escuela para asociar a su labor a los padres y maestros del Colegio. ARTICULO I. Nombre y domicilio. El nombre de la asociación será Consejo Hogar y Escuela del Colegio Calasanz, en adelante "el CHE", y tendrá su domicilio en el Colegio Calasanz, San Juan, Puerto Rico. ARTICULO II. Objetivos. Sección 1. El Consejo trabajará en cooperación con la Dirección del Colegio para: a. Promover, estimular y fomentar la comunicación, cordialidad y armonía entre los padres, maestros, estudiantes y la dirección del Colegio, por medio de actividades culturales, educativas, espirituales, sociales y deportivas. b. Elaborar el Proyecto Educativo del Colegio, cada año escolar, de conformidad con el Ideario Educativo Escolapio.
c. Servir de enlace entre la Dirección del Colegio, los padres y los maestros, y recibir y canalizar sus inquietudes e iniciativas. d. Generar fondos para utilizarlos en mejoras permanentes del Colegio y otros fines cónsones con este Reglamento. e. Asesorar a la Dirección del Colegio en asuntos técnicos, económicos y profesionales que requiera y que el CHE tenga disponible. ARTICULO III. Membresía del CHE, sus derechos y deberes. Sección 1. Miembros. Son miembros del CHE: a. los padres, tutores o encargados de alumnos matriculados en el Colegio y que ostenten la patria potestad y/o custodia; serán reconocidos por núcleos familiares; b. los maestros y personal administrativo del Colegio; y c. el personal religioso del Colegio. Sección 2. Derechos y deberes. Los miembros del CHE tendrán derecho a: a. Participar en las asambleas tanto ordinarias como extraordinarias del CHE. b. Presentar, exponer y ofrecer sugerencias, ideas y puntos de vista a tono con los objetivos del CHE. Como Asociación, ya sea en asamblea o por delegación de esta, podrán: c. Elegir las personas que ocuparán los cargos de la Directiva del CHE ( Directiva ). d. Recibir y actuar sobre las peticiones, inquietudes y solicitudes que los miembros del CHE formulen, que sean cónsonas con este Reglamento. e. Aprobar el presupuesto de ingresos y gastos del CHE para el próximo año fiscal y el estado de cuentas correspondiente al año terminado. f. Contribuir a la ejecución de obras y mejoras permanentes para el Colegio y recaudar fondos para su realización. g. Imponer cuotas para fines conformes a este Reglamento. h. Entender y decidir en los demás asuntos de interés general para el CHE y acordar las medidas necesarias y convenientes para cumplir sus objetivos. -2-
i. Aprobar o enmendar este Reglamento, siguiendo el proceso debido. (Ver Art. IX) j. Destituir, por causa justa, a los funcionarios electos de la Directiva. Sección 3. De las cuotas. a. Con excepción de los maestros, y del personal administrativo y religioso del Colegio, todas las familias pagarán la cuota anual "Consejo Hogar y Escuela", durante el primer mes del año escolar, para sufragar los gastos del CHE. b. El monto de la cuota podrá ser revisado en Asamblea General. c. El CHE podrá aprobar en Asamblea el establecimiento de una cuota especial para desarrollar algún proyecto extraordinario debidamente aprobado. ARTICULO IV. De las Asambleas. Sección 1. Asambleas ordinarias. a. El CHE celebrará una primera asamblea ordinaria dentro de los primeros 60 días de comenzado el año escolar, para aprobar el presupuesto anual, el estado de cuentas del año anterior y cualquier otro asunto de interés que la Directiva estime pertinente. b. Asimismo el CHE celebrará una segunda asamblea ordinaria, antes de concluir el año escolar, para elegir los miembros de la Directiva del nuevo curso, y tratar cualquier otro asunto de interés que la Directiva estime pertinente. Sección 2. Asambleas extraordinarias. a. El Presidente convocará a una asamblea extraordinaria cuando: 1. lo estime necesario; 2. se lo solicite por escrito dos terceras (2/3) partes de la Directiva; 3. se lo pida por escrito una quinta parte (1/5) de los miembros del CHE; 4. a petición del Director del Colegio. b. Del Presidente no tomar acción al respecto de los tres últimos casos, dentro de diez (10) días de presentada la solicitud a la Directiva, entonces los solicitantes podrán convocar la asamblea directamente. -3-
Sección 3. Convocatoria. a. Toda convocatoria a asamblea ordinaria o extraordinaria se notificará por escrito a los miembros del CHE, con no menos de diez (10) días de antelación a la fecha señalada para la asamblea. b. La convocatoria estará firmada por el Presidente o, si llegase el caso, por las personas que representen a los solicitantes de asamblea extraordinaria, según se establece en el Artículo IV, Sección 2. c. En la convocatoria se indicará el lugar de la misma, el día y la hora. Se incluirá, además, la agenda de los asuntos a tratarse. Cualquier asunto nuevo no notificado en la convocatoria, podrá tratarse, pero ninguna resolución o acuerdo sobre el mismo tendrá validez, salvo que estuvieran presentes la mayoría simple de los miembros del CHE, es decir, el cincuenta por ciento de los miembros más uno, y estos opten por decidir sobre el asunto. d. No será necesaria una asamblea para los propósitos determinados si todos aquellos con derecho al voto renunciasen a la misma y consintieran por escrito a que se tome la acción propuesta. Sección 4. Voz y voto. Todos los miembros del CHE tienen derecho a voz y voto. Sección 5. Uso de la palabra. En cualquier asamblea, el Presidente podrá fijar el número de turnos y limitar la duración de los debates, teniendo en cuenta el derecho de los miembros a ser oídos y los mejores intereses del CHE. Sección 6. Poder. El miembro que no pueda asistir a las asambleas del CHE podrá nombrar un representante de entre los miembros del CHE, acreditándolo por poder escrito con la firma del representado. Ninguna persona podrá, sin embargo, ejercer el derecho al voto por delegación en representación de más de un miembro. Sección 7. Quórum. a. El quince (15%) por ciento de los miembros constituirá quórum para comenzar las asambleas del CHE. b. Si transcurridos treinta (30) minutos de la hora señalada para empezar la asamblea no hubiera quórum todavía, el CHE queda convocado automáticamente para una próxima asamblea que deberá celebrarse en no más de 52 horas. Para esta asamblea no será necesario el requisito de quórum, sino que los allí presentes constituirán quórum, independientemente del número de miembros que haya. c. Los acuerdos del CHE requerirán para su aprobación el voto de la mayoría simple de los miembros que constituyan el quórum de la asamblea, excepto cuando se especifique lo contrario en este Reglamento. -4-
Sección 8. Libro de Actas. a. Toda asamblea del CHE y los acuerdos tomados en las mismas se harán constar en un Libro de Actas que contendrá: la fecha, hora y lugar de la asamblea; la convocatoria y forma de notificación de la convocatoria; la hoja de asistencia y el por ciento de participación; la constitución del quórum; la agenda; el texto de las resoluciones adoptadas; los votos por poder, a favor y en contra, y los hechos en forma explicativa; las declaraciones que cualquier miembro interese se deje constancia en el acta; la firma del Presidente y del Secretario de la Directiva y el visto bueno del Director. b. Se guardará el Libro de Actas, así como otros documentos de la asociación, en el Archivo del CHE. Las actas constarán en archivos físicos y electrónicos. Sección 9. Obligatoriedad. Las resoluciones y acuerdos del CHE tomados con el quórum y demás formalidades legales, una vez ratificadas por el Director del Colegio, son de ineludible e inexcusable cumplimiento por parte de todos y cada uno de los miembros del mismo. ARTICULO V. La Directiva del CHE Sección 1. La Directiva constituye el órgano ejecutivo del CHE y se reunirá tantas veces como los asuntos para el buen gobierno del mismo lo requiera. Todos los acuerdos serán tomados por la mayoría simple de los miembros de la Directiva presentes en las reuniones. El quórum será la mayoría absoluta. Sección 2. Composición. a. La Directiva del CHE estará constituida por miembros electos, otros adicionales y ex officio, todos los cuales tendrán voz y voto. b. Los miembros electos serán: Presidente, Vicepresidente, Secretario, Secretario Auxiliar, Tesorero, Tesorero Auxiliar y seis (6) vocales. c. Los miembros adicionales serán: Dos representantes de la facultad, uno de nivel elemental y otro de nivel secundario, los cuales serán designados por sus respectivas facultades. Los miembros ex officio serán el Director del Colegio, los Principales y el Presidente del Consejo de Estudiantes de la Escuela Superior. Sección 3. Derechos y deberes. La Directiva tendrá plenas facultades y autoridad, durante intervalos entre las asambleas, para realizar y desempeñar cuantas funciones corresponda a los asuntos del CHE, siempre y cuando sus actuaciones estén en armonía con este Reglamento, los -5-
mandatos de la Asamblea y los objetivos del Colegio. Entre otros, la Directiva debe: a. Atender todo lo relacionado con el buen gobierno y administración de los asuntos del CHE. b. Cumplir y hace cumplir las disposiciones y acuerdos del CHE. c. Aprobar y someter al CHE para su aprobación el presupuesto anual de ingresos y gastos, fijando las cuotas correspondientes. d. Aprobar y someter al CHE para su aprobación el estado de cuentas correspondiente al curso terminado. e. Cubrir las vacantes que surjan en la Directiva. f. Hacer las oportunas advertencias y apercibimiento a los miembros para cumplir los acuerdos del CHE. g. Llamar la atención por escrito, si fuere necesario, a cualquier miembro que infringiera las disposiciones de este Reglamento o las normas del CHE y la dirección escolar. h. Atender todo lo demás indicado por este Reglamento o por el CHE. i. Procesar debidamente, aprobar o denegar, en lo que esté facultada para ello, cualquier petición de los miembros del CHE. Sección 4. Elección. a. La Directiva quedará constituida mediante elección celebrada en la segunda asamblea ordinaria del curso. (Ver Art. IV, Secc. 1. b.) b. Podrán ser nominados y elegidos para los cargos electivos personas individuales o matrimonios que quieran o puedan trabajar como pareja en el mismo cargo, entendiéndose que si fuera seleccionado un matrimonio, ambos emitirían un solo voto en la decisión de la Directiva. De uno estar ausente, entonces el que esté presente votará por el matrimonio. Sección 5. Toma de posesión. La nueva Directiva tomará posesión de su cargo inmediatamente después de ser electa. Sección 6. Duración del cargo. a. Los miembros de la Directiva serán electos por un (1) año, pudiendo ser reelegidos por otro año consecutivo al mismo cargo. -6-
b. Ningún miembro será electo por tercera vez consecutiva al mismo cargo. c. Los miembros de la Directiva ejercerán su cargo hasta tanto sea electo su sustituto, aunque ya no sean miembros del CHE. Sección 7. De las reuniones. a. La Directiva se reunirá por lo menos cada tercer jueves de mes, en la fecha y hora acordada, o según convocatoria del Presidente. b. A principio del curso, el Presidente con su Directiva confeccionará un calendario de reuniones. c. El Presidente presidirá las reuniones; en su ausencia, el Vicepresidente; y en ausencia de éste, el Secretario. d. Una mayoría absoluta de los miembros de la Directiva constituirá quórum para las reuniones. Sección 8. Asistencia. a. Será deber de todo miembro de la Directiva asistir a todas las reuniones de la misma. b. En caso de ausencia, deberá notificarse con anticipación razonable al Presidente o Secretario. c. Quedará vacante la posición de quien falte a tres (3) reuniones sin haber mostrado causa razonable. Sección 9. Vacantes. a. En caso de que cese por renuncia, muerte, incapacidad o destitución el Presidente, el Secretario o el Tesorero, ocuparán sus cargos el Vicepresidente, el Secretario Auxiliar o Tesorero Auxiliar respectivamente, hasta la próxima asamblea electiva. b. Las vacantes que surjan en la Directiva serán cubiertas por votación de los restantes miembros de la Directiva, en reunión ordinaria o extraordinaria, no más tarde de 30 días de surgir la vacante. c. De quedar vacante más de la mitad de la Directiva, se convocará a una asamblea extraordinaria para que el CHE elija los sustitutos. d. Cualquier sustituto nombrado ejercerá por el período de tiempo que restaba a su antecesor. -7-
ARTICULO VI. Deberes de los Oficiales de la Directiva del CHE Sección 1. Presidente. Será deber del Presidente: a. Representar al CHE en todos los asuntos pertinentes. b. Convocar y presidir las asambleas del CHE y las reuniones de la Directiva tomando las medidas parlamentarias necesarias para su mejor desarrollo. c. Firmar las actas de cada reunión, y todos los papeles y correspondencia del CHE. d. Crear los comités que juzgue necesario, para mejor cumplir los planes del CHE o de la Directiva. e. Ser miembro de todo comité, salvo aquel que pudiera constituirse para investigar su conducta o ejecutoria como miembro de la Directiva. f. Consultar con el Director del Colegio todos los asuntos pertenecientes al CHE. g. Firmar contratos o autorizar el desembolso de fondos del CHE, conjuntamente con el Tesorero. h. Emitir su voto en caso de empate. i. Cumplir cualquier otro deber confiado a él por la Directiva o el CHE. j. Llevar a cabo todas las demás funciones y deberes de su competencia, como Presidente. Sección 2: Vicepresidente. El Vicepresidente sustituirá al Presidente en caso de ausencia, renuncia o incapacidad. Ayudará al Presidente en el cumplimiento de sus deberes según este se lo requiera o delegue. Sección 3. Secretario. Será deber del Secretario: a. Convocar a las reuniones del CHE y de la Directiva mediante comunicación escrita, electrónica, o llamada telefónica. b. Verificar el quórum y realizar el pase de lista de los miembros presentes. c. Redactar y archivar las actas de las reuniones del CHE y de la Directiva. d. Certificar conjuntamente con el Presidente las actas de cada reunión del CHE y de la Directiva. e. Informar a los miembros ausentes todas las resoluciones aprobadas en asamblea en un -8-
término de treinta (30) días siguientes a la misma. f. Custodiar y poner a la disposición de los miembros del CHE que lo soliciten, la documentación concerniente a las reuniones del CHE y la Directiva. Sección 4.Secretario Auxiliar. El Secretario Auxiliar sustituirá al Secretario en caso de ausencia, renuncia o incapacidad. Ayudará al Secretario en sus funciones por común acuerdo, o según este se lo requiera o delegue. Sección 5. Tesorero. Será deber del Tesorero: a. Establecer e implementar sistemas y procedimientos relativos a los ingresos y egresos de los fondos del CHE. b. Supervisar la contabilidad y administración de los fondos del CHE, que se llevará a través de la oficina de Tesorería del Colegio. c. Autorizar que la oficina de Tesorería del Colegio haga los pagos correspondientes del CHE. d. Preparar con la debida antelación y someter a la Directiva y al CHE el presupuesto anual de ingresos y gastos. e. Recomendar a la Directiva y al CHE la aprobación de las cuotas anuales. f. Informar a la Directiva mensualmente sobre el estado financiero del CHE. g. Someter para aprobación de la Directiva y del CHE el estado de cuentas detallado correspondiente al curso finalizado. h. Mantener el archivo de documentos relacionados con sus funciones. i. Cumplir todas las demás funciones y atribuciones que sean de su competencia, por la naturaleza de su cargo y aquellas que le sean asignadas por este Reglamento, el CHE o la Directiva. Sección 6. Tesorero Auxiliar. El Tesorero Auxiliar sustituirá al Tesorero en caso de ausencia, renuncia o incapacidad. Ayudará al Tesorero en sus funciones, según este se lo requiera o delegue. Sección 7. Vocales. Los vocales atenderán aquellos asuntos que les encomiende el Presidente o el CHE. -9-
ARTICULO VII. Comités. Sección 1. Del establecimiento de los Comités. a. La Directiva podrá realizar parte de sus funciones a través de los comités permanentes, establecidos por Reglamento, y de aquellos otros comités que el CHE o el Presidente estimen necesario crear. b. El Presidente de la Directiva designará un miembro de la Directiva o del CHE para presidir cada uno de los comités. c. El Presidente de la Directiva podrá nombrar los restantes miembros de cada comité o delegar dicha tarea en sus respectivos presidentes. d. Por su cargo, el Presidente de la Directiva es miembro de todos los comités, y puede asistir a sus reuniones, si lo cree conveniente. Sección 2. Del funcionamiento de los comités. a. Cada comité realizará su trabajo en la forma que se juzgue más conveniente. Sin embargo, ningún comité por sí o en representación del CHE, podrá asumir compromisos o responsabilidades legales o económicas que no le hayan sido delegadas formalmente, por escrito, por el Presidente o por la Asamblea del CHE. b. Los presidentes de los comités informarán mensualmente al Presidente del CHE sobre la marcha de sus comités respectivos. c. Al finalizar el curso, los presidentes rendirán un informe escrito, que será parte del informe anual del Presidente a la Asamblea. d. Si algún comité necesitase fondos para cumplir sus funciones, deberá solicitarlos a la Directiva del CHE, que aprobará o no su petición. Sección 3. Comités permanentes. Se establece los siguientes comités con carácter permanente: Ejecutivo, Becas, Deportes y Nominaciones. Sección 4. Comité Ejecutivo. a. El Comité Ejecutivo tiene como propósito asesorar al Presidente y dirigir la Directiva del CHE, velando por sus mejores intereses, cuando circunstancias urgentes o la naturaleza del caso así lo requiera. b. El Comité Ejecutivo lo forman: Presidente, Vicepresidente, Secretario, Secretario Auxiliar, Tesorero, Tesorero Auxiliar y Director del Colegio. c. En la reunión mensual, el Presidente informará a la Directiva de las decisiones tomadas -10-
por la mayoría del Comité Ejecutivo, si alguna, desde la reunión anterior, para su ratificación por la Directiva. Sección 5. Comité de Becas. a. El Comité de Becas tiene la responsabilidad de promover y desarrollar el programas de asistencia económica para beneficio de aquellos estudiantes que cualifiquen para la misma, según los criterios establecidos por la Dirección escolar; evaluar las solicitudes de beca que se reciba y recomendar al Director la concesión o no de la ayuda económica solicitada y su cuantía; darle seguimiento a los estudiantes becados, durante el curso, para asegurarse de que cumplen con los requisitos debidos para mantener la beca. b. Podrán ser miembros de este comité, preferiblemente, aquellas personas nombradas por la Directiva o por el CHE que cuenten con preparación o experiencia en el campo del trabajo social y la educación. Sección 6. Comité de Deportes. a. El Comité de Deportes tiene como objetivos: fomentar el deporte en el Colegio; ayudar en la organización y desarrollo de actividades deportivas; presentar ideas y planes para mejorar el programa atlético o las facilidades deportivas existentes; y colaborar con el Comité de Desarrollo para realizar actividades de recaudación de fondos para fines deportivos. b. Podrán ser miembros de este comité aquellas personas, nombradas por la Directiva o por el CHE, que tengan un interés genuino de participar y puedan contribuir de alguna forma a lograr sus metas. Sección 7. Comité de Nominaciones. a. El Comité de Nominaciones tiene como objetivo buscar candidatos a someter a la asamblea para la elección anual de la Directiva del CHE; y tener una lista de personas interesadas en formar parte de la Directiva, para cubrir las vacantes que surjan durante el año. b. Podrán ser miembros de este comité aquellas personas nombradas por la Directiva o por el CHE, que tengan un interés genuino en dicho comité y puedan ayudar de alguna forma a lograr sus metas. ARTICULO VIII. Disposiciones generales. Sección 1. Archivo. Se guardará todo material, Libro de Actas, sello, correspondencia y demás documentos relacionados con el CHE en un archivo físico que para este fin se obtenga y se ubique en la oficina del CHE y al que tengan acceso únicamente los miembros de la Directiva del CHE. Para aquellos documentos que existan electrónicamente, el Secretario deberá tener un -11-
resguardo en el medio de almacenamiento que esté disponible. El Secretario del CHE será responsable y custodio de los archivos electrónicos. Sección 2. Erogación de fondos. a. El Tesorero no autorizará compra o pago alguno de equipo, materiales o servicios sin la previa autorización del Presidente. b. Toda erogación de fondos mayor de doscientos cincuenta ($250) dólares deberá ser aprobada antes por el Comité Ejecutivo de la Directiva del CHE e informado a la Asamblea en la próxima reunión. Sección 3. Bien común. En la determinación y ejercicio de los derechos y deberes enumerados en este Reglamento y de los miembros propios, se tendrá siempre presente lo que mejor convenga al bien común. Sección 4. No discrimen. El Colegio Calasanz y, por consiguiente, el CHE, no discrimina contra ninguna familia ni persona alguna por motivos de raza, sexo, color, edad, nacionalidad u origen étnico, credo religioso o político, o impedimento físico, en los programas, actividades educativas u otros servicios administrados por el Colegio o el CHE. ARTICULO IX. Del Reglamento. Sección 1. Enmiendas. a. Todo miembro del CHE podrá proponer enmiendas a este Reglamento, sometiéndolas por escrito a la Directiva del CHE. La Directiva estudiará las enmiendas recibidas y dará su opinión, sobre su conveniencia o no a los miembros del CHE. b. La Directiva del CHE o una asamblea pueden recomendar las enmiendas que fuere pertinentes. c. El CHE revisará periódicamente el Reglamento para actualizarlo a tono con las necesidades del CHE y la experiencia en la aplicación del mismo. Sección 2. a. El CHE preparará las enmiendas que fuesen convenientes hacer y las someterá por escrito a la Directiva del CHE para su visto bueno o enmienda. b. Una vez que la enmienda haya sido revisada por la Directiva del CHE, se circulará a los miembros del CHE con la convocatoria y agenda de la Asamblea, al menos con quince (15) días (calendario) de antelación -12-
Sección 3. a. Para enmendar el Reglamento se requiere el voto afirmativo de dos terceras partes de los miembros del CHE presentes en asamblea debidamente constituida. b. Toda enmienda al Reglamento, una vez aprobada por la Asamblea General, entrará en vigor inmediatamente. c. La Directiva notificará prontamente a todos los miembros del CHE la acción tomada con las enmiendas al Reglamento sometidas a la Asamblea. Sección 4. Separabilidad de las disposiciones. La invalidez de cualquier artículo, sección o inciso de este Reglamento no invalida el resto del mismo. Sección 5. Este Reglamento estará disponible en las oficinas del CHE, del Colegio y el mismo está disponible en la página del colegio (www.calasanz.cc) ARTICULO X. Autoridad Parlamentaria. Para resolver cualquier cuestión parlamentaria no prevista en este Reglamento, el CHE se regirá por el manual de Procedimientos Parlamentarios de Bothwell. -13-