1. CARTA DE BIENVENIDA Estimado/a compañero/a, Es un placer informarle la puesta en marcha del XVII Congreso Internacional de Medicina y Cirugía Equina que tendrá lugar en el Palacio de Exposiciones y Congresos de Sevilla (FIBES I) los días 18 y 19 de noviembre de 2016. Esta reunión anual e internacional, organizada por el Consejo Andaluz de Colegios Oficiales de Veterinarios, reúne cada año a más de 300 participantes de todo el mundo en sesiones especializadas, en las que se abordan las novedades médicas a nivel internacional sobre la salud del caballo. Este encuentro con carácter científico y de investigación girará en torno a los Avances en rehabilitación y terapias regenerativas en caballos, permitiendo aunar los criterios entre veterinarios de esta temática. Es importante resaltar que se está elaborando el programa científico que incluirá una variedad de temas en el que las actividades de la profesión se verán representadas. Por ello contaremos con ponentes de alto conocimiento y reconocimiento científico y profesional. En esta edición nos acompañarán el cirujano D. Antonio Cruz y la veterinaria fisioterapeuta Dña. Narelle Stubbs. Como saben, el Salón Internacional del Caballo (SICAB) se celebrará simultáneamente y en las mismas instalaciones, permitiendo el acceso a los asistentes del congreso. Deseamos contar con la presencia de cuantas entidades estén relacionadas con la actividad equina y conseguir así el éxito del congreso. Un cordial saludo, Dr. Fidel Astudillo Navarro Presidente del Comité Organizador Página 2/9
2. CARTA DE LA SECRETARÍA TÉCNICA DEL CONGRESO Estimado Expositor, Con el fin de facilitar su participación en la exposición comercial, nos complace presentarles el Manual del Expositor para la contratación del espacio,otros patrocinios y servicios extras. Para cumplimentar su solicitud es necesario rellenar el documento Boletines de reserva y enviarlo a la Secretaría Técnica del Congreso a la siguiente dirección: secretaria@congresoequino.com Esperando que el presente Manual le sea de ayuda, le saluda cordialmente, ADRIANO GRUPO Secretaría Técnica Calle Adriano, 26-28 41001 Sevilla secretaria@congresoequino.com www.congresoequino.com Telf.: +34 954 21 59 00 Página 3/9
3. DATOS GENERALES FECHA 18 y 19 de noviembre de 2016 LUGAR Sevilla, España SEDE Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla Avda. Alcalde Luis Uruñuela, 1 ORGANIZA Consejo Andaluz de Colegios Oficiales de Veterinarios y el Ilustre Colegio Oficial de Veterinarios de Sevilla SECRETARÍA TÉCNICA ADRIANO GRUPO C/ Adriano, 26-28 41001 - Sevilla (Spain) Telf.: +34 954 21 59 00 secretaria@congresoequino.com www.congresoequino.com HORARIO DE EXPOSICIÓN APROXIMADO Viernes 18 de noviembre de 9.00 a 20.30 horas Sábado 19 de noviembre de 9.00 a 20.30 horas ENVÍO DEL MATERIAL Fecha de envío: Recepción todo el día 16 de noviembre Horario: 10.00 a 18.00 horas Todo el material se enviará a la atención de: Dña. Patricia Villa Nombre comercial y número de stand reservado Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla (FIBES) Av. Alcalde Luis Uruñuela, 1, 41020 Sevilla, España Telf.: +34 954 47 87 00 DÍA DE MONTAJE Jueves 17 de noviembre de 10.00 a 20.00 horas. Los stands deberán estar montados como muy tarde a la hora indicada. DÍA DE DESMONTAJE Sábado 19 de noviembre desde que finalicen las sesiones científicas. El material se podrá recoger el lunes día 21 noviembre desde las 10.00 a 20.00 horas. Dicho material debe quedar embalado y perfectamente identificado para la recogida de la correspondiente mensajería. Página 4/9
4. PROCEDIMIENTO A SEGUIR PARA LA RESERVA Primer paso: No se aceptarán pre-reservas si la secretaría técnica NO RECIBE el boletín correctamente completado por parte de la casa comercial a la siguiente dirección: secretaria@congresoequino.com Segundo paso: La secretaría técnica una vez recibido el boletín, comprobará si el espacio está disponible, en caso afirmativo emitirá una factura a nombre de la casa comercial y enviará una pre-confirmación. Tercer paso: La reserva quedará confirmada una vez se haya recibido el pago del 100% del total de la factura. *ROGAMOS QUE TENGAN EN CUENTAN ESTA NORMATIVA DE PAGOS. EL COMITÉ SERÁ MUY ESTRICTO EN ESTE ASPECTO. 5. PLANO DE EXPOSICIÓN COMERCIAL La organización se reserva el derecho de efectuar modificaciones según las medidas del plano definitivo. Página 5/9
6. TARIFAS Espacio expositivo en el Hall Planta... 1.200,00 IVA Vigente NO incluido (se aplicará el vigente a la hora de la reserva) Estructura Modular de 6 m 2... 300,00 IVA Vigente NO incluido (se aplicará el vigente a la hora de la reserva) Incluye: * Stand modular según elección. (En caso de que traigan su propio stand, éste debe caber en los metros cuadrados del espacio contratado). - Suelo: Moqueta ferial - Tabiquería: Paneles de melanina blanco 1 m. - Altura: 2.70 m. - Iluminación: 50 w/m - Rotulación proporcional al número de metros (8 dígitos) - Techo descubierto - Transporte, montaje y desmontaje - Limpieza - 1 toma de corriente 220V. Consumo eléctrico - Alquiler de stand durante 2 días Página 6/9
7. COMPENSACIÓN POR ALQUILER DE ESPACIO El alquiler de un espacio para la exposición comercial da derecho a: Dos acreditaciones completas para invitados de la casa comercial (Éstas podrán ser sustituidas por una acreditación de un trabajador de la casa comercial). Incluye por acreditación de persona invitada: Sobre-bolsa con la documentación del Congreso Servicios de coffee breaks indicados en el programa que tendrán lugar en el área expositiva Cóctel-cena de gala Tres acreditaciones para representantes de la casa comercial (Que serán aquellas personas que se encarguen de atender el stand). Incluye por acreditación de expositor: Acceso a la zona expositiva Servicios de coffee break indicados en el programa (Éstos se extenderán 15 minutos pasada la hora de cierre para que los comerciales puedan hacer uso de los mismos y dedicar el tiempo establecido en el programa para sus gestiones con los participantes) Cóctel-cena de gala (Superando este número, el resto serán de pago) El acceso a salas y restauración estará controlado por personal de seguridad. Aquella persona que no disponga de su acreditación correspondiente no podrá acceder a la zona de expositiva. * Se aplicará un descuento en el número de congresistas pagados por laboratorios según la política de gratuidades que aparece a continuación: - A partir de las 30 inscripciones... 1 gratuita - Entre 31-45 inscripciones... 2 gratuitas - Entre 46-55 inscripciones... 3 gratuitas - En adelante cada 10 inscripciones... 1 gratuita Las acreditaciones incluidas en el precio del stand no son acumulables para la aplicación del descuento. Página 7/9
8. PATROCINIOS REF. 001 PATROCINIO GOLDEN 5.000 El precio incluye: stand modular, encarte comercial, cartelería en sala permanente, inclusión destacada del logo en web y reparto de material promocional. No implica exclusividad. REF. 002 CENA DE GALA 1.500 Se instalará en el lugar de la cena de gala todo el material publicitario que la casa comercial desee. Pudiendo realizar alguna presentación de un producto durante la cena. REF. 003 BOLÍGRAFOS Y BLOC DE NOTAS 800 Aparecerá el logotipo de la empresa en los bolígrafos y bloc de notas del congresista. REF. 004 PRESENTACIÓN DE UN PRODUCTO 750 10 minutos de ponencia comercial dentro del programa científico, reservándose éste el derecho a incluirla en el espacio adecuado, para exponer o presentar algún producto. REF. 005 EXPOSICIÓN CARTELERÍA EN SALA 600 La cartelería se ubicará en el lugar que la organización decida siempre frente a los asistentes en la media jornada elegida. No hay exclusividad para este patrocinio. REF. 006 COFFEE BREAK 500 Colocación de cartelería durante el coffee break. REF. 007 ACREDITACIONES 400 Aparecerá el logotipo de la empresa en las acreditaciones de los congresistas. REF. 008 ENCARTE COMERCIAL 400 Encarte de un folleto comercial (tamaño máximo: A4 y 4 páginas) en cada cartera de documentación de los congresistas. REF. 009 REPARTO MATERIAL PROMOCIONAL 400 Reparto del material el primer día del congreso durante la recogida de la documentación. La organización se reserva el derecho de limitación de material por volumen de éste. REF. 010 PATROCINIO DE PONENCIA 400 Durante la ponencia que la casa comercial seleccione aparecerá el logo de la marca en la pantalla y en el programa. REF. 011 BUS CENA DE GALA 300 Inclusión de cartelería lateral y frontal en los autobuses. REF. 012 PUBLICIDAD EN LIBRO DEL CONGRESO 120 Inclusión de información del laboratorio en el libreto que se proporcionará a los congresistas donde aparecerá el contenido del congreso: programa, ponentes El espacio incluido es de una carilla. El orden se hará alfabéticamente tomando como referencia el nombre comercial. Página 8/9
9. PAGOS Y POLÍTICA Se debe rellenar el boletín que proceda y enviarlo al e-mail: secretaria@congresoequino.com Pago del 100% del total del stand en el momento de la reserva. Se procederá a la confirmación y formalización de la reserva una vez recibido el justificante del pago. En caso de que deseen un stand de diseño, las políticas de pago y cancelación serán las mismas que en los stands modulares. Se admitirán las reservas por riguroso orden de llegada de los boletines. El mobiliario deberá ser abonado tres semanas antes del comienzo del congreso como tiempo límite. En caso de solicitar mobiliario una vez pasada la fecha, Adriano Grupo no se compromete a poder ofrecerles el mismo mobiliario y al mismo precio que aparece en los manuales. Las cancelaciones realizadas antes del 29 de septiembre serán abonadas una vez finalizado el congreso y se descontará un 10% en concepto de gastos de gestión. Las cancelaciones realizadas después del 29 de septiembre no tendrán reembolso. La política de cancelación y pago se aplicará a stand, mobiliario y patrocinios, así como servicios relacionados con éstos. Página 9/9