LA TRAZABILIDAD DE LA INFORMACIÓN UN CONOCIMIENTO BÁSICO Luis Muñiz l.muniz@sitemacontrolgestion.com La información de que disponemos en nuestros sistemas ERP y otras bases de datos que se utilizan en cualquier organización están llenas de datos que precisan de dos requisitos básicos, el primero es conocer el contenido y significado de los datos y el segundo conocer como relacionar esto datos para que nos proporcionen información útil para la toma de decisiones en nuestra gestión diría. Tendremos así tres tipos de datos que soportan el sistema de información: Temporales nos expresan la unidad de tiempo en que nos encontraremos los datos. Cualitativos nos expresan cualidades de los datos de diferente tipo. Valor nos expresan datos en formato numérico, normalmente podemos agruparlos o sumarlos, contarlos o hacer promedios por ejemplo. Veamos a continuación un caso práctico, Información de que disponemos inicialmente en la base de datos:
Tal como se presenta la información es difícil interpretar los datos y poder analizar entre ellos la relación existente. Podemos dar un paso más que es definir el significado de cada campo y contenido partiendo de la clasificación anterior: TIPO DATO SIGNIFICADO Temporal AÑO Año Temporal MES Mes en número Temporal NOMBRE_MES Mes en texto Cualitativa ZONA Zona de venta Cualitativa JEFE ZONA Nombre del jefe de zona Cualitativa COD_PROVINCIA Código de la provincia Cualitativa NOMBRE_PROVINCIA Nombre de la provincia Cualitativa VENDEDOR Nombre del vendedor Cualitativa COD_CIUDAD Nombre de la ciudad Cualitativa NOMBRE_CIUDAD Nombre de la Ciudad Cualitativa TIENDA Nombre de la tienda Valor VENTAS PREV. Ventas previstas Valor COSTES PREV. Costes de las ventas previstas En este ejemplo a partir de las ventas y costes previstos nos podríamos hacer las siguientes preguntas: Cómo agrupamos las ventas por zona y jefe de zona? Cómo relacionamos las zonas de venta con las provincias? Qué vendedores tienen ventas asignadas por zona, o provincia? Qué distribución de ventas por tiendas están asignadas a los vendedores? Y por último Qué rentabilidad o margen tendremos por zonas, provincias, vendedores o tiendas? 2
Como veremos a continuación en el siguiente esquema los datos utilizados se presentan de la siguiente forma: Y de forma esquemática tenemos los datos de la siguiente forma: Vemos así como existe una trazabilidad y relación entre los diferentes tipos de datos. Pero necesitamos una herramienta que nos permita de forma rápida, fácil y eficaz resumir y relacionar los datos según sus características, veamos un ejemplo: 3
Las ventas por zonas y por mes podrían expresarse de la siguiente forma: Las ventas para cada jefe de zona según la zona podrían expresarse de la siguiente forma: Las ventas asignadas pos provincia, zona y jefe de zona o bien las ventas sólo por Provincia pero con los filtros correspondientes de zona o jefe de zona, que nos permitirá determinar por ejemplo sólo las ventas por provincia de un jefe de zona. 4
Si filtramos la información y tenemos que para el Jefe de Zona 2 sólo se muestran las ventas de las provincias asignadas a sus zonas: A continuación tenemos toda la información integrada y observamos la perfecta trazabilidad desde el jefe de zona hasta la tienda la evolución de las ventas. 5
Si quisiéramos relacionar dos variables las ventas del primer trimestre del año 2009 entre las tiendas y los vendedores podríamos expresarlo de la siguiente forma: Pero sería mucho mejor conocer en % del total ventas que vendedor y para que tienda venderá más por ejemplo: 6
Y por último si quisiéramos relacionar las ventas por vendedor y tienda por ejemplo: O simplemente al revés analizar según el vendedor de cada tienda la rentabilidad que obtenemos al trimestre por ejemplo: 7
O también para cada ciudad y tienda analizar la rentabilidad o margen obtenido: 8