Objetos. Gestión Documental. Tomo 3. Firma Digital

1 BPMS 2 Intranet 3 Document Management 4 Content Management 5 Online Commerce 6 Business Rules Modelización Objetos. Gestión Documental. Tomo 3. Firma Digital (1 Septiembre 2015) Esta publicación pertenece al Servicio de Documentación de AuraPortal (SDAP) y todos los derechos están reservados. La reproducción total o parcial de este documento, así como la entrega a terceras partes sin el permiso escrito del SDAP quedan prohibidas. www.auraportal.com info@auraportal.com Skype: AuraPortal Tel: +34 962 954 497 Internacional: +18 572 390 070

ÍNDICE FIRMA DIGITAL... 4 1. FIRMA EN PDF... 5 1.1. REQUISITOS... 5 1.2. FIRMAR UN DOCUMENTO... 6 2. FIRMA CERTIFICADA EN PDF... 8 2.1. REQUISITOS... 9 2.2. FIRMAR UN DOCUMENTO... 9 3. FIRMA GARANTIZADA (FORMULARIOS Y DOCUMENTOS... 13 3.1. FIRMA GARANTIZADA EN FORMULARIOS DE TAREAS PERSONALES Y... 13 3.1.1. Requisitos... 13 3.1.2. Firmar un Formulario... 15 3.2. FIRMA GARANTIZADA EN LÍNEAS DE GRUPOS DE CAMPOS... 16 3.3. FIRMA GARANTIZADA EN DOCUMENTOS BASE MS WORD... 16 3.3.1. Preparación del Documento Base... 16 3.3.2. Ejecución del Documento Base... 17 3.4. FIRMA GARANTIZADA EN DOCUMENTOS INTEGRADOS MS WORD... 18 3.4.1. Requisitos... 18 3.4.2. Preparación del Documento. Ubicar Firma Garantizada... 19 3.4.3. Firmar un Documento... 21 4. FIRMA CERTIFICADA EN DOCUMENTOS WORD... 24 4.1. REQUISITOS... 24 4.2. FIRMAR UN DOCUMENTO... 24 4.3. LÍNEAS DE FIRMA EN MS WORD 2007-2010... 27 4.3.1. Preparar un Documento... 27 4.3.2. Firmar un Documento... 29 5. CONFIGURACIÓN DEL TÉRMINO BIBLIOTECA EN EL... 32 5.1. SELLO... 34 5.2. CERTIFICADA / GARANTIZADA... 38 5.2.1. Ubicación Firma según tipo de documento... 39 5.2.2. Lista de Certificados del Servidor... 43 5.2.3. Texto... 43 5.3. ACEPTA FIRMAS POSTERIORES... 43 6. PERSONALIZACIÓN DEL CAMPO BIBLIOTECA EN EL FORMULARIO... 43 7. EJEMPLO DE PROCESO DE APROBACIÓN DOCUMENTOS... 45 7.1. MENSAJE DE INICIO... 47 7.2. REVISIÓN DATOS PROPUESTOS (TP.9)... 47 7.3. COMPUERTA DX... 47 7.3.1. Realizar Correcciones (TP.13)... 48 MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 3. FIRMA DIGITAL Página 2 de 69

7.4. DOCUMENTO BASE CON FIRMA DIGITAL GARANTIZADA (TS.81)... 48 7.5. APROBACIÓN DEL DOCUMENTO FINAL (TP)... 49 7.5.1. Eliminar Firma del Formulario (TP.86)... 53 7.6. INGRESO EN BIBLIOTECAS... 53 ANEXO - CONFIGURACIÓN DE CERTIFICADO EN SERVIDOR... 54 1. INSTALAR EL CERTIFICADO... 54 2. EXPORTAR EL CERTIFICADO... 57 3. IMPORTAR EL CERTIFICADO AL EQUIPO LOCAL... 64 MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 3. FIRMA DIGITAL Página 3 de 69

FIRMA DIGITAL El tratamiento de los documentos, así como su almacenamiento, se organiza en AuraPortal a través de su Gestión Documental, la cual se ha distribuido en tomos para mayor comodidad: TOMO 1. Bibliotecas en AuraPortal TOMO 2. Documentos Base TOMO 3. Firma Digital TOMO 4. Bibliotecas con Almacenamiento Distribuido AuraPortal incorpora la funcionalidad de Firma Digital en formularios, documentos y en cualquier tipo de fichero. En este documento de la serie Gestión Documental se muestran todas las posibilidades de configuración y ejecución. Independientemente de que en AuraPortal siempre se pueden almacenar documentos con cualquier tipo de Firma Digital, AuraPortal incluye todo lo necesario para firmar digitalmente los siguientes elementos: - Formularios de Tareas de Proceso y Mensajes (de Inicio e Intermedios). - Documentos (y cualquier tipo de ficheros), integrados en los Procesos. - Documentos en Bibliotecas (Documentos Automáticos). AuraPortal incluye los siguientes mecanismos de Firma Digital: Tipo de Firma Digital Disponibilidad Requerimientos Firma en PDF Firma Certificada en PDF de Servidor Firma Certificada en PDF de PC Cliente Firma Garantizada en Formularios Cualquier tipo de fichero o documento Integrado en Procesos. Cualquier tipo de fichero o documento Integrado en Procesos. Cualquier tipo de fichero o documento Integrado en Procesos. Formularios de Tareas Personales y Mensajes (Inicio e Intermedio) de AuraPortal. Todo incluido en Aura- Portal Certificado Digital en Servidor Certificado Digital en Cliente Todo incluido en AuraPortal Firma Garantizada en Grupos de Campos Líneas de Grupo de Campos en Tareas Personales y Mensajes (Inicio e Intermedio) de AuraPortal. Todo incluido en AuraPortal Firma Garantizada en Documentos Automáticos Firma Garantizada en documentos Word Documentos Base Word, tanto Integrados en Procesos como en Bibliotecas. Documentos Word Integrados en Procesos. Todo incluido en AuraPortal Todo incluido en AuraPortal Firma Certificada en documentos Word Documentos Word Integrados en Procesos. Certificado Digital en Cliente MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 3. FIRMA DIGITAL Página 4 de 69

Nota. En los Dispositivos Móviles y Tablets se admiten los siguientes tipos de firma: Sello Certificada / Garantizada: o MS Word Sin Certificado o MS Word Con Certificado de Servidor o PDF Sin Certificado o PDF Con Certificado de Servidor En definitiva, las firmas que se permiten son aquellas que se efectúan en el Servidor, es decir, que no requieren de ningún complemento en el móvil o Tablet (Utilidades, Java, ) Las Firmas Digitales realizadas desde AuraPortal quedarán integradas en el propio documento, ventaja muy importante frente a otros sistemas en donde la firma está separada del documento, necesitando herramientas específicas para ser comprobada. De esta manera, cualquier documento firmado puede ser enviado al exterior (por ejemplo por Email) conservando su integridad. Nota. Con la Firma Digital de AuraPortal se puede firmar todo tipo de documento y fichero sin importar su formato, tanto sean de texto, imágenes, código de programación, o cualquier otro contenido. Cuando un documento integrado se ha firmado desde AuraPortal, se muestra el icono característico, según el tipo de firma utilizado: = Firma en PDF (sin Sello ni Certificado). = Firma en PDF con Sello (sin Certificado). = Firma Certificada en PDF (con o sin Sello). = Firma Garantizada en documento MS Word. = Firma Certificada en documento MS Word. 1. FIRMA EN PDF El tipo de Firma Digital en PDF es la configuración por defecto para los documentos que no sean MS Word. Para utilizarla no hay que instalar nada, AuraPortal incluye todo lo necesario. 1.1. Requisitos AuraPortal incluye todo lo necesario para utilizar la Firma Digital en PDF, no hay que añadir nada más. Este tipo de firma puede incluir un Sello personalizado en el documento, con diversas posibilidades de configuración, como una imagen, el nombre del firmante y la fecha y hora de la firma. La configuración que permite este tipo de firma es la siguiente (y es la predeterminada al crear un término de tipo Documento): - Firma Digital: Sí MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 3. FIRMA DIGITAL Página 5 de 69

- Sello: Sí (para la Firma en PDF no es necesario Sello. Si está en No, la firma consistirá en la creación de un documento PDF, sin Sello, que no se podrá modificar. Ver las posibilidades de configuración en los Capítulos CONFIGURACIÓN DEL TÉRMINO BIBLIOTECA EN DIC- CIONARIO y CONFIGURACIÓN DEL CAMPO BIBLIOTECA EN FORMULARIO de este documento. 1.2. Firmar un documento Para firmar un documento con Firma Digital en PDF, proceder de la siguiente manera: 1. Al abrir el campo biblioteca en el formulario de una Tarea de Proceso de AuraPortal se verán los documentos disponibles, la posibilidad de integrar nuevos y firmarlos (botón Firmar): 2. Si antes de firmar se desea ver el documento, hay que pulsar sobre el icono Editar (la segunda columna izquierda de la lista) y el documento se abrirá en modo sólo lectura. Al pulsar sobre el icono Firmar el sistema automáticamente firmará el documento con la configuración indicada. Una vez firmado, el documento adquiere la extensión pdf, en la columna Firmado se mostrará el icono característico de esta firma. Al situar el puntero del ratón sobre el icono, se muestra el usuario que lo ha firmado (AP2) y la Fecha y Hora. Los iconos característicos de esta firma son los siguientes: = Firma en PDF (sin Sello ni Certificado). MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 3. FIRMA DIGITAL Página 6 de 69

= Firma en PDF con Sello (sin Certificado). 3. Al pulsar ahora sobre el documento firmado, se abrirá un documento PDF (el original era un.docx) y en el borde inferior izquierdo de todas las páginas se mostraría el Sello (una imagen con el nombre del firmante y la fecha y hora del momento de la firma): Otro ejemplo con un documento que contiene una imagen sería el siguiente: MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 3. FIRMA DIGITAL Página 7 de 69

4. Normalmente el documento quedará convertido a PDF directamente, pero si por algún motivo el sistema no puede convertirlo correctamente, igualmente se creará un documento PDF con la firma digital y con el documento original integrado. En este caso, al abrir el documento firmado, tendrá el aspecto siguiente: Al pulsar sobre el link junto a Acceso al Documento se accedería al documento original. Nota. El tipo de Firma Digital en PDF es la configuración predeterminada para los documentos que no sean MS Word. También podría utilizarse para documentos MS Word, pero la configuración por defecto indica que se firmen con Firma Certificada y/o Garantizada. Ver las posibilidades de configuración en los Capítulos CONFIGURACIÓN DEL TÉRMINO BIBLIOTECA EN EL DICCIONARIO y CONFIGURACIÓN DEL CAMPO BIBLIOTECA EN EL FORMULARIO de este documento. 2. FIRMA CERTIFICADA EN PDF AuraPortal puede gestionar Firma Digital con Certificado en dos casos, que el certificado esté en el Servidor, en cuyo caso se trata de la firma Corporativa, ya que es la misma para cualquier firmante, o que el certificado esté en el PC del Cliente. En ambos casos AuraPortal gestiona la firma completamente sin necesidad de ninguna otra herramienta a instalar en el PC cliente. Nota. La primera vez que se utilice la firma Certificada en el PC del Cliente, se instalará la Máquina Virtual de Java si no estaba ya instalada. Seguir las instrucciones para instalarla por defecto. Una vez instalada, un Applet se encarga de gestionar la firma. Así pues, si se dispone de un Certificado digital, es posible añadirlo a la Firma Digital en PDF. Los Certificados digitales son emitidos por entidades certificadoras oficiales, que garantizan, con validez legal, dos cosas: MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 3. FIRMA DIGITAL Página 8 de 69

Que el documento no ha sido modificado desde su firma. Que la firma es auténtica. 2.1. Requisitos Firma en Servidor (.pdf) Para añadir la característica de Certificado en Servidor a la Firma en PDF son necesarios dos requerimientos: Configurar el Término de Diccionario Biblioteca o el Campo Biblioteca en el Formulario con las opciones siguientes: Firma Digital: Sí Certificada / Garantizada: Sí UBICACIÓN FIRMA SEGÚN TIPO DOCUMENTO Otros Formatos: Servidor (.pdf) (Desmarcado por defecto.) Seleccionar un Certificado que se habrá obtenido de una entidad certificadora oficial, por ejemplo de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, Cámara de Comercio, el propio DNI Electrónico, y un largo etcétera. Firma en PC del Ejecutor (.pdf) Para añadir la característica de Certificado en PC del Ejecutor a la Firma en PDF son necesarios dos requerimientos: Configurar el Término de Diccionario Biblioteca o el Campo Biblioteca en el Formulario con las opciones siguientes: Firma Digital: Sí Certificada / Garantizada: Sí UBICACIÓN FIRMA SEGÚN TIPO DOCUMENTO Otros Formatos: PC del Ejecutor (.pdf) (Desmarcado por defecto.) Cuando el usuario vaya a firmar documentos, el sistema le solicitará que seleccione un Certificado que se habrá obtenido de una entidad certificadora oficial, por ejemplo de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, Cámara de Comercio, el propio DNI Electrónico, y un largo etcétera. Ver las posibilidades de configuración en los Capítulos CONFIGURACIÓN DEL TÉRMINO BIBLIOTECA EN EL DICCIONARIO y CONFIGURACIÓN DEL CAMPO BIBLIOTECA EN EL FORMULARIO de este documento. 2.2. Firmar un documento Firma en Servidor (.pdf) El procedimiento para firmar un documento será el mismo comentado en el apartado anterior (Firma en PDF). La diferencia es que el documento firmado incluirá el Certificado, lo cual se mostrará de la siguiente manera: MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 3. FIRMA DIGITAL Página 9 de 69

En el Grid de documentos integrados el icono representativo de la firma será: Al abrir el documento, la firma con Certificado se verá en el panel Firma tal como se muestra en la siguiente imagen: Nota. Es posible añadir Sello a la Firma Certificada en PDF. Firma en PC del Ejecutor (.pdf) La diferencia es que antes de firmar, el sistema solicitará que el usuario elija el certificado con el que desea firmar de entre los disponibles en su ordenador. Nota. La primera vez que se utilice la firma Certificada en el PC del Cliente, se instalará la Máquina Virtual de Java si no estaba ya instalada. Seguir las instrucciones para instalarla por defecto. Una vez instalada, un Applet se encarga de gestionar la firma. En la siguiente imagen se puede ver un documento (Snap1.jpg) que no está firmado. Pulsar el botón Más Información, MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 3. FIRMA DIGITAL Página 10 de 69

y luego el botón Firmar de la Barra de Acciones. Aparecerá una ventana como la siguiente, solicitando el certificado local. MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 3. FIRMA DIGITAL Página 11 de 69

Seleccionar el certificado deseado, en el ejemplo Braulio Osorio, y pulsar el botón Firmar. La siguiente ventana muestra que se ha firmado correctamente. Ahora, la ventana Más Información muestra el documento ya firmado y convertido a pdf. MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 3. FIRMA DIGITAL Página 12 de 69

3. FIRMA GARANTIZADA (FORMULARIOS Y DOCUMENTOS WORD) AuraPortal dispone de un nuevo concepto de Firma Digital, la llamada Firma Garantizada, que se puede aplicar en los siguientes casos: Firmar Formularios de Tareas Personales y Mensajes de Inicio e Intermedios. Firmar líneas de un Grupo de Campos para que no puedan ser modificadas por otros usuarios. Firmar Documentos Automáticos, tanto desde Tareas Personales (botón con acción Documento Base) como desde la Tarea de Sistema INGRESADOR del tipo Crear Documentos Base. Firmar Documentos MS Word Integrados en Procesos. A continuación se detalla cada caso. 3.1. Firma Garantizada en Formularios de Tareas Personales y Mensajes En un Formulario de una Tarea Personal o Mensaje (de Inicio o Intermedio) de AuraPortal, un empleado puede añadir su Firma Digital. 3.1.1. Requisitos Para firmar un Formulario de Tarea Personal o Mensaje (Inicio o Intermedio, proceder de la siguiente manera: MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 3. FIRMA DIGITAL Página 13 de 69

Cada usuario que vaya a firmar, debe antes haberse configurado su PIN (Personal Identification Number) y adicionalmente, puede introducir una imagen de su firma manual escaneada. En caso contrario se utilizará una imagen predeterminada. Si el usuario es un empleado, la configuración del PIN se realiza editando la sección Datos Privados de su Ficha de Empleado. Si el usuario es un externo, la configuración del PIN se realiza a través del Portal Externo. Pulsando el botón Mi Cuenta, y, en el Grid de Roles de Cuenta, pulsando en el botón PIN de su Rol. Nota. Si se desea que no se solicite el PIN al usuario cuando vaya a firmar, basta con dejar el campo vacío. Esto afecta a todas las opciones de Firma Garantizada. Agregar un campo del tipo Firma Digital (Término de Diccionario) en el formulario deseado. En el Grid de Campos del diseño del formulario, se pueden configurar ciertos detalles: Pulsar sobre el OJO en el campo de Firma Digital (FD) y se abrirá una ventana como la siguiente: MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 3. FIRMA DIGITAL Página 14 de 69

Las opciones de configuración son las siguientes: Tamaño: se puede determinar qué reducción porcentual tendrá, en este formulario, la imagen de la Firma Digital que cada empleado haya introducido en los Datos Privados de su Ficha de Empleado). Pie de Firma: Se puede indicar si incluirá Pie de Firma o no. El Pie incluye el nombre completo del ejecutor y la Fecha-Hora del momento de firmar. Fuente Pie de Firma: En caso de indicar Sí en el Pie de Firma, se puede especificar el tamaño de la letra, por defecto 7 puntos. 3.1.2. Firmar un Formulario Cuando el usuario esté en un Mensaje o Tarea del Proceso de AuraPortal, y pulse sobre el OJO en el campo de Firma en el formulario, el sistema le solicitará su PIN: Si se introduce el PIN correcto, al pulsar Aceptar automáticamente se añadirá la imagen de la firma del Ejecutor, su nombre completo y la fecha y hora del momento de firmar: MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 3. FIRMA DIGITAL Página 15 de 69

Sólo el usuario que firmó puede quitar la firma. Para ello, pulsar sobre el icono X. 3.2. Firma Garantizada en Líneas de Grupos de Campos Si el campo de Firma Digital se ha añadido a un Grupo de Campos, cuando se firme, la línea quedará en modo Sólo Lectura de manera que ningún otro usuario podrá modificarla ni eliminarla. Nota. Para que la firma actúe bloqueando la edición y eliminación de la línea del Grupo de Campos, tiene que estar visible. Sólo el usuario que firmó la línea puede quitar la firma. 3.3. Firma Garantizada en Documentos Base MS Word Cuando un Documento Base MS Word tiene un campo de Firma Digital, y en el momento de crear el documento final el campo está relleno, es decir, firmado, el documento se creará ya firmado con Firma Garantizada, de forma que ya no podrá ser modificado. Sólo se podrán añadir más firmas si así se configura el campo, pero no modificarlo. 3.3.1. Preparación del Documento Base Para que la Firma Digital de un Formulario se utilice en el Documento Base, simplemente hay que ubicar el campo correspondiente en la zona deseada del Documento. En la siguiente imagen se ve un ejemplo donde se ha ubicado el campo de Panel 3_FirmaDigital_Responsable (en el Documento Base queda como [PNL_3_FirmaDigital_Responsable]. Estos caracteres quedarán sustituidos por el contenido de la Firma Digital del Formulario (imagen y pie) cuando se cree el documento final al ejecutar el Documento Base: MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 3. FIRMA DIGITAL Página 16 de 69

Ver todos los detalles de creación de Documentos Base en el Tomo 2 Documentos Base- de este documento. 3.3.2. Ejecución del Documento Base El Documento Automático se puede crear de dos maneras: Desde el Formulario, pulsando el botón Documento Automático a elección del ejecutor de la tarea o mensaje. Tiene la ventaja de que permite correcciones en el documento antes de crearlo definitivamente. Desde una Tarea de Sistema del tipo INGRESADOR (Crea Documentos Base), cuando la corriente del workflow pase por ella. Tiene la ventaja de que no requiere intervención del usuario, el documento se crea automáticamente cuando la corriente del workflow pasa por la Tarea de Sistema. En los dos casos el resultado es el mismo. El documento final se creará, y en el Grid de Documentos se mostrará con el Icono característico de la Firma Garantizada, si la firma está rellena. Si estuviera vacía, se crearía un documento MS Word normal, sin firma, ni icono. En el caso de estar firmado, el documento se podrá ver e imprimir, pero no modificar. También se podrán añadir más firmas. MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 3. FIRMA DIGITAL Página 17 de 69

Al abrir el documento se verá la firma en la ubicación elegida en el diseño del Documento Base: 3.4. Firma Garantizada en Documentos Integrados MS Word Adicionalmente a la Firma Garantizada automática que se inserta en documentos MS Word a través de la ejecución de Documentos Automáticos, comentada en el apartado anterior, también es posible introducir la Firma Garantizada en documentos que ya estén Integrados en Procesos de AuraPortal. De esta manera, en tareas sucesivas del workflow se le pueden añadir nuevas firmas, tanto Garantizadas como Certificadas. 3.4.1. Requisitos Para utilizar esta opción, son necesarios cuatro requisitos: Cada usuario que vaya a firmar, debe antes haberse configurado su PIN (Personal Identification Number) y adicionalmente, puede introducir una imagen de su firma manual escaneada. En caso contrario se utilizará una imagen predeterminada. Si el usuario es un empleado, la configuración del PIN se realiza editando la sección Datos Privados de su Ficha de Empleado. Si el usuario es un externo, la configuración del PIN se realiza a través del Portal Externo. Pulsando el botón Mi Cuenta, y, en el Grid de Contactos, pulsando en el botón PIN de su Contacto. Nota. Si se desea que no se solicite el PIN al usuario cuando vaya a firmar, basta con dejar el campo vacío. Esto afecta a todas las opciones de Firma Garantizada. En el ordenador del ejecutor ha de instalarse AuraPortal Utilities (Utilidades de AuraPortal). En el ordenador del ejecutor ha de estar instalado MS Word 2003, 2007 o 2010. El campo biblioteca tiene que estar configurado así (es la configuración por defecto): MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 3. FIRMA DIGITAL Página 18 de 69

- Firma Digital: Sí - Certificada / Garantizada: Sí - UBICACIÓN FIRMA SEGÚN TIPO DOCUMENTO MS Word: PC del Ejecutor (.doc,.docx). 3.4.2. Preparación del Documento. Ubicar Firma Garantizada Para firmar manualmente un documento con Firma Garantizada, el documento tiene que tener al menos una Ubicación de Firma Garantizada. Para ello proceder de la siguiente manera: 1. Abrir un documento MS Word no firmado y pulsar en la zona donde se desee ubicar la Firma Garantizada (1). Nota. Las opciones de la Firma Digital pueden variar dependiendo de la versión de MS Word utilizada. Como se ve en la siguiente imagen, en este ejemplo se está utilizando el mismo Documento Base del ejemplo anterior, que ya tiene preparado un campo de Panel de Firma Garantizada que se rellenará automáticamente con la firma introducida en el campo del formulario [PNL_3_FirmaDigital_Responsable]. Ahora vamos a añadir una Ubicación de Firma Garantizada (1) para que un usuario pueda añadir su Firma Garantizada cuando el documento esté en el Grid de documentos Integrados en un Proceso: MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 3. FIRMA DIGITAL Página 19 de 69

2. Para agregar una Ubicación de Firma Garantizada dirigirse a AuraPortal (2), en la Sección Firma Digital pulsar sobre Ubicar Firma Garantizada (3) y aparecerá un diálogo para añadir la Referencia de la Firma: 3. En este ejemplo se ha añadido Director Calidad y pulsar el botón Aceptar: 4. El documento quedará así: Las dos firmas ubicadas son Garantizadas, pero nótese la diferencia entre ambas: 1. Es un Campo de Panel y se rellenará automáticamente en el Documento Automático. Esta ubicación de Firma Garantizada está determinada por unos caracteres con el formato [PNL_3_FirmaDigital_Responsable] que son introducidos automáticamente durante el diseño del Documento Base. 2. Es una Ubicación de Firma Garantizada que se rellenará cuando el documento final esté integrado en AuraPortal y un ejecutor utilice la opción Firmar desde el Grid de Documentos Integrados. Esta Ubicación de la Firma Garantizada está determinada por unos caracteres con el formato [[Frm_1_Director Calidad]] los cuales se introducen automáticamente como hemos visto. MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 3. FIRMA DIGITAL Página 20 de 69

En este ejemplo, para poder ubicar dos firmas en la misma línea se ha creado previamente una tabla con tres celdas, y la firma se ha ubicado en las dos de los extremos. 3.4.3. Firmar un Documento Una vez el documento está preparado con todas las ubicaciones de firma garantizada deseadas, para firmarlo proceder de la siguiente manera: 1. El documento tiene que estar integrado en un campo biblioteca de un proceso de AuraPortal. En este ejemplo el documento fue integrado por la ejecución de un Documento Base y ya contiene una Firma Garantizada proveniente del Panel: 2. Para firmarlo de nuevo, pulsar sobre el botón Firmar del documento deseado y pulsar Abrir en la pregunta que aparecerá: 3. Se abrirá MS Word mostrando el documento. Pulsar Aceptar. MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 3. FIRMA DIGITAL Página 21 de 69

En este ejemplo, la firma del Responsable Procedimiento se rellenó automáticamente con la ejecución del Documento Base. Queda pendiente la del Director Calidad. 4. Una vez revisado el documento, para firmarlo, dirigirse a AuraPortal (1). En la Sección Firma Digital pulsar sobre Firma Garantizada (2) y aparecerá la lista de ubicaciones de Firma Garantizada pendientes de firmar, en este caso solo la del Director Calidad: MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 3. FIRMA DIGITAL Página 22 de 69

Nota. En la pestaña Documentos Base de la configuración de un Proceso se puede encontrar la opción Firma. Aquí se definen Condiciones para que el firmante no tenga que conocer la ubicación de su firma. Para más información, ver el Tomo 2 - Documentos Base- de este documento. Elegir la ubicación deseada señalando el marcador correspondiente (1) y pulsar sobre Aceptar Selección (2). El sistema solicitará el PIN del ejecutor: Introducir el PIN y pulsar Aceptar. El PIN lo configura cada empleado en la Edición de los Datos Privados de su Ficha en AuraPortal. 5. Si el PIN introducido es el del empleado que está firmando, la imagen de su firma (ubicada en los Datos Privados de su Ficha en AuraPortal) se insertará automáticamente en el documento. En el pie se añadirá su nombre completo y la fecha y hora de la firma: Mientras el documento tenga más Ubicaciones de Firma Garantizada disponibles se podrán añadir Firmas Garantizadas. Cuando ya no disponga de más ubicaciones sin firmar, podrá continuar siendo firmado con Firmas Certificadas. Ver apartado siguiente: Nota. En un documento MS Word se pueden Ubicar Firmas Garantizadas mientras no es- MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 3. FIRMA DIGITAL Página 23 de 69

té firmado, tanto si es un Documento Automático como un documento normal, esté o no integrado en AuraPortal. Pero en cuanto se firme una vez, se podrá firmar de nuevo, pero no añadir nuevas ubicaciones para firmas futuras. 4. FIRMA CERTIFICADA EN DOCUMENTOS WORD AuraPortal ofrece facilidades para Firmar documentos MS Word con Certificado digital. Los Certificados digitales son emitidos por entidades certificadoras oficiales, que garantizan, con validez legal, dos cosas: Que el documento no ha sido modificado desde su firma. Que la firma es auténtica. 4.1. Requisitos Para firmar un documento Word con Certificado, únicamente es necesario disponer de MS Word y un Certificado, pero si se desean las facilidades que añade AuraPortal para utilizar este tipo de firma en documentos Integrados, además son necesarios los siguientes requisitos: En el ordenador del ejecutor ha de instalarse AuraPortal Utilities (Utilidades de AuraPortal). La versión de MS Word ha de ser 2003, 2007 o 2010. La Firma Digital del campo biblioteca tiene que estar configurada así (es la configuración por defecto): - Firma Digital: Sí - Certificada / Garantizada: Sí - UBICACIÓN FIRMA SEGÚN TIPO DOCUMENTO MS Word: PC del Ejecutor (.doc,.docx). Nota. Una vez un documento está firmado con Certificado, podrá ser firmado con más Firmas Certificadas, pero no con Firma Garantizada. 4.2. Firmar un Documento Para firmar con Certificado un Documento Word que esté integrado en AuraPortal proceder de la siguiente manera: 1. Dirigirse al campo documentos y pulsar Firmar en el documento deseado. Siguiendo con el ejemplo anterior podríamos firmar un documento que ya tenga Firma Garantizada: MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 3. FIRMA DIGITAL Página 24 de 69

2. De forma similar a la Firma Garantizada, se abrirá el documento con Word. Dirigirse a AuraPortal (1) y en la sección Firma Digital pulsar sobre Firma Certificada (2): 3. En este caso, como el documento ya está firmado con Firma Garantizada, aparecerá el siguiente mensaje: Pulsar Sí. 4. Si no se dispone de ningún Certificado instalado en Word aparecerá el siguiente mensaje (esta ventana puede variar ligeramente dependiendo de la versión de MS Word utilizada): MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 3. FIRMA DIGITAL Página 25 de 69

Lo lógico es utilizar la primera, ya que es la que tiene validez legal, pero ha de ser proporcionada por una entidad certificadora oficial, por ejemplo la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, la Cámara de Comercio, el propio DNI Digital, o un largo etcétera. Si no se dispone de certificado oficial, se puede utilizar la segunda opción, lo cual garantizará que el documento no ha sido modificado después de la última firma, pero no la validez de la firma. 5. Suponiendo que se dispone de un Certificado, saldrá la siguiente ventana: Pulsar Firmar para utilizar el Certificado por defecto. Si hay más de uno se podrá elegir pulsando el botón Cambiar. Opcionalmente se puede indicar la Razón para firmar este documento. Una vez firmado aparecerá el siguiente mensaje: 6. La firma Certificada quedará integrada en el documento y será visible pulsando en el icono característico en la barra inferior de Word (1) y, si se pulsa sobre él, se abrirá el panel derecho (2) donde se podrán ver más detalles: MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 3. FIRMA DIGITAL Página 26 de 69

En el Grid de documentos se verá que el icono de firma ha cambiado: 4.3. Líneas de Firma en MS Word 2007-2010 Desde la versión 2007, MS Word dispone de un mecanismo, llamado Líneas de Firma, parecido a la Firma Garantizada, con el que se pueden preparar las zonas del documento en donde, en el momento de la firma, será insertada la imagen y el Certificado del firmante. 4.3.1. Preparar un Documento Igual que con la Firma Garantizada, para que se puedan ubicar Líneas de Firma en un documento, no puede estar firmado. Proceder de la siguiente manera (seguiremos el mismo documento de ejemplo que para la firma Garantizada): 1. Ubicar el cursor en el punto donde se desee ubicar la Línea de Firma (1), dirigirse al menú Insertar (2). Línea de Firma y elegir su opción Línea de Firma de Microsoft Office (3): MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 3. FIRMA DIGITAL Página 27 de 69

2. Se abrirá una ventana como la siguiente: Indicar los datos deseados, pulsar Aceptar y la Línea de Firma quedará ubicada. Repetir la misma operación para todas las deseadas. El resultado será el siguiente: MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 3. FIRMA DIGITAL Página 28 de 69

En este ejemplo las Líneas de Firma están ubicadas dentro de una tabla con tres celdas sin bordes. 4.3.2. Firmar un Documento El procedimiento de Firmar con Certificado un Documento Word integrado en AuraPortal es parecido con o sin Líneas de Firma. Proceder de la siguiente manera: Dirigirse al campo documentos y pulsar Firmar en el documento deseado: Se abrirá el documento con Word. Dirigirse a Complementos (1) AuraPortal (2) y en la sección Firma Digital pulsar sobre Firmar Certificada (3): MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 3. FIRMA DIGITAL Página 29 de 69

El sistema detectará que hay Líneas de Firma disponibles por lo que aparecerá el siguiente mensaje: Si se pulsa No, no se utilizarán las Líneas de Firma pero igualmente se podrá firmar con Certificado. Pulsar Sí. El sistema solicitará el PIN del empleado que está firmando: Introducir el PIN correcto y pulsar Aceptar (si el que está firmando no es un Empleado, no aparecerá esta pregunta, ya que no dispone de Ficha en AuraPortal donde configurar un PIN). Aparecerá una lista con las Líneas de Firma disponibles: MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 3. FIRMA DIGITAL Página 30 de 69

Seleccionar la Línea de Firma deseada (1) y pulsar Aceptar Selección (2). Suponiendo que se dispone de un Certificado, saldrá la siguiente ventana. La imagen se habrá obtenido automáticamente de los Datos Privados de la Ficha de Empleado del ejecutor. Si el ejecutor no es un empleado, se podrá elegir una imagen en este momento: Pulsar Firmar para utilizar el Certificado por defecto. Si hay más de uno se podrá elegir pulsando el botón Cambiar. Una vez firmado aparecerá el siguiente mensaje: MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 3. FIRMA DIGITAL Página 31 de 69

La firma Certificada quedará integrada en el documento. En el panel derecho se mostrarán las firmas ya insertadas (Firmas válidas) y las pendientes (Firmas requeridas): 5. CONFIGURACIÓN DEL TÉRMINO BIBLIOTECA EN EL DICCIONARIO Cuando se crea un término de Tipo Biblioteca en el Diccionario, la configuración predeterminada de la Firma Digital activa todos los tipos de Firma Digital que no necesiten la instalación de Certificado, ya que éste ha de ser expedido por una entidad certificadora oficial y es específico para cada empresa o usuario: MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 3. FIRMA DIGITAL Página 32 de 69

Con la configuración por defecto se pueden utilizar los siguientes tipos de Firma Digital: Firma en PDF (incluido Sello) para todo tipo de documentos y ficheros excepto MS Word, Firma Garantizada para Formularios de AuraPortal y documentos MS Word. Como veremos a lo largo de este capítulo, si además se dispone de Certificado digital se podrán utilizar el resto de opciones: Firma Certificada en PDF (el certificado estará en el Servidor o en el Cliente), Firma Certificada con MS Word (el certificado estará en el ordenador del firmante) Nota. Por omisión, la configuración de la Firma Digital de un Término de Biblioteca en Diccionario es heredada por todos los campos que lo utilicen en los Formularios de las Tareas. Sin embargo, si se desea puede personalizarse para cada formulario, es decir, se puede realizar una configuración general en el diccionario que será utilizada en la mayoría de formularios, pero luego personalizar algunos con otra configuración. Si la opción Firma Digital está en Sí, pulsar sobre el icono de acceso y se abrirá la siguiente ventana: MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 3. FIRMA DIGITAL Página 33 de 69

Hay 3 opciones de configuración, Sello, Certificada/Garantizada y Acepta Firmas Posteriores. Según las opciones configuradas el documento firmado tendrá unas características u otras, tal como se explica en los apartados siguientes. 5.1. Sello El Sello se insertará automáticamente en los documentos con los siguientes tipos de Firma Digital: Firma en PDF y Firma Certificada en PDF. Marcar Sí en la opción Sello (es la configuración predeterminada), Al pulsar sobre el icono de acceso aparecerá la siguiente ventana: Posición Sello. Indica en qué esquinas de cada página del documento firmado se añadirá el Sello. Páginas Sello. Permite seleccionar la/las páginas donde se imprimirá el sello. Distancia desde Esquina. Distancia (en píxeles) Vertical y Horizontal, desde la esquina, a la que se añadirá el Sello. Diseño. Al pulsar sobre el icono de acceso aparecerá la siguiente ventana para diseñar el Sello: MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 3. FIRMA DIGITAL Página 34 de 69

IMAGEN. Hay una opción, Seleccionar Imagen: Por defecto se muestra la imagen del León de AuraPortal, pero puede cambiarse pulsando sobre el OJO. Esta imagen es la que será utilizada en el Sello por todos los ejecutores al firmar documentos con los tipos de Firma en PDF. Nota. La posibilidad de que cada ejecutor elija su imagen al firmar, sólo está disponible para la firma de documentos MS Word con Firma Certificada y Firma Garantizada. TEXTO. Tiene cuatro opciones: Añadir Ejecutor. Si se marca Sí, automáticamente se añadirá el nombre completo del firmante en el pie del Sello. Añadir Fecha. Si se marca Sí, automáticamente se añadirá la Fecha y Hora del momento de la firma en el pie del Sello. Añadir Otro Texto. Si se marca Sí, se puede escribir un texto que se añadirá al Sello, por ejemplo, el motivo de la Firma. MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 3. FIRMA DIGITAL Página 35 de 69

Formato del Texto. Formato que tendrá el texto del Sello (Ejecutor, Fecha y Texto). SELLO. En este panel hay dos opciones de configuración: Aplicar Borde. Si se desea que el Sello tenga un Borde marcar las opciones deseadas. Color Fondo. Se trata del color del fondo del Sello. Nota. El Sello siempre quedará en segundo plano para no ocultar el contenido del documento aunque coincidan en la posición. Con la configuración mostrada hasta ahora, la Firma Digital se aplicaría a todos los documentos que no sean MS Word. Veamos el siguiente ejemplo con un fichero de texto: 1. Al abrir el campo documento en el formulario de una Tarea de Proceso (o Mensaje) se verán los documentos disponibles, la posibilidad de integrar nuevos y firmarlos (botón Firmar): 2. Si se desea ver el documento antes de firmarlo, pulsar sobre su nombre (columna Ver Documento). Cuando se desee firmar, desde el Grid de documentos integrados pulsar sobre el icono Firmar y el sistema automáticamente firmará el documento con la configuración indicada, apareciendo un icono característico en la columna Firmado: En este caso el Icono del tipo de firma es que indica Firma en PDF con Sello. Al situar el puntero del ratón sobre el Icono, se muestra el usuario que lo ha firmado y la Fecha y Hora. El Icono que representa el documento firmado varía según el tipo de Firma Digital utilizado: = Firma en PDF (sin Sello ni Certificado). = Firma en PDF con Sello (sin Certificado). = Firma Certificada en PDF (con o sin Sello). = Firma Garantizada en documento MS Word. = Firma Certificada en documento MS Word. MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 3. FIRMA DIGITAL Página 36 de 69

3. Al pulsar sobre el documento se abrirá y se verá su firma. Con las opciones predeterminadas, en un documento de texto como el del ejemplo, el documento se habrá convertido a PDF con el Sello en el borde inferior izquierdo de todas las páginas: Otro ejemplo con un documento que contiene una imagen sería el siguiente: MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 3. FIRMA DIGITAL Página 37 de 69

4. Normalmente el documento firmado quedará convertido a PDF directamente, pero si por algún motivo el sistema no puede convertirlo correctamente, se creará un documento PDF con la firma digital y con el documento original integrado. En este caso, al abrir el documento firmado, tendrá el aspecto siguiente: Al pulsar sobre el link junto a Acceso al Documento se accederá al documento original. Nota. El tipo de Firma Digital en PDF es la configuración predeterminada para los documentos que no sean MS Word. También podría utilizarse para documentos MS Word, pero la configuración por defecto contempla que se firmen con Firma Certificada y/o Garantizada. 5.2. Certificada / Garantizada En esta opción se configuran las posibilidades de las firmas Certificada y Garantizada. La Firma Garantizada está disponible sólo para documentos MS Word, y como se verá, su configuración coincide con la de la Certificada. El Certificado es emitido por una entidad certificadora oficial, que garantiza, con validez legal, dos cosas: Que el documento no ha sido modificado desde su firma. Que la firma es auténtica. Hay muchas entidades certificadoras, por ejemplo la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, la Cámara de Comercio, el propio DNI Digital, etc. Para cualquiera de las opciones de Firma Garantizada o Certificada marcar Sí en la opción Certificada / Garantizada y pulsar sobre el OJO, apareciendo una ventana como la siguiente: MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 3. FIRMA DIGITAL Página 38 de 69

Según la ubicación de las Firmas que se desea utilizar hay varias posibilidades de configuración: 5.2.1. Ubicación Firma según tipo de documento MS Word Hay una configuración específica para los documentos de MS Word (.doc y.docx). Es la siguiente: Sin Certificado. Con esta opción, la firma de documentos MS Word se realizará desde AuraPortal con el tipo de Firma en PDF. El documento MS Word quedará convertido en un PDF que tendrá Sello pero no Certificado. Servidor (.pdf). Con esta opción, la firma de documentos MS Word se realizará desde AuraPortal con el Certificado seleccionado en la LISTA DE CERTIFICADOS DEL SERVIDOR. El documento MS Word quedará adjunto a un fichero PDF que es el que tendrá la Firma Certificada. Para poder elegir un Certificado en esta lista, es necesario instalarlo siguiendo los pasos indicados en el Anexo - Instalación de Certificados de Servidor al final de este documento. PC del Ejecutor (.pdf). Con esta opción, la firma de documentos MS Word se realizará en AuraPortal pero obteniendo el Certificado que se habrá instalado previamente en el PC Cliente. Al marcar esta opción aparece un icono configurador. Al pulsarlo se muestra la ventana de configuración Avanzada, como la de la siguiente imagen, MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 3. FIRMA DIGITAL Página 39 de 69

en la que se pueden definir las siguientes características: Comprobar revocación (OCSP). Permite indicar si se aceptan o no Certificados Revocados. Estos son certificados técnicamente válidos pero han sido anulados por su autoridad certificadora, por denuncia de robo, pérdida o similar. La comprobación se realiza a través del protocolo OCSP. Aceptar Certificados caducados. Se parametriza si se aceptan o no certificados caducados. Fecha/Hora de la Firma. Se configura si la Fecha y Hora de la firma será la del Servidor de AuraPortal o la del ordenador Cliente. PC del Ejecutor (.doc,.docx). Con esta opción se permitirá firmar los documentos MS Word desde el ordenador del ejecutor con dos posibilidades: - Firma Certificada: Se utilizará el Certificado que el Ejecutor disponga en su ordenador (DNI Digital, USB, Tarjeta Magnética, Software, ). - Firma Garantizada: Ver apartado dedicado a la Firma Garantizada. Nota. Para utilizar estas dos opciones con todas sus facilidades y características, es necesario que en el ordenador del ejecutor se instale AuraPortal Utilities (Utilidades de AuraPortal y MS Word 2003, 2007 o 2010. Los documentos MS Word firmados con las opciones Servidor (pdf) o Sin Certificado quedarán adjuntos a un documento PDF. Al abrirlos tendrán el aspecto parecido al siguiente: MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 3. FIRMA DIGITAL Página 40 de 69

Al pulsar sobre el link junto a Acceso al Documento se accede al documento original. Si el documento tuviera Certificado, se verán sus detalles en la pestaña Firma situada en el margen izquierdo (ver más detalles en apartado siguiente). Otros Formatos Para cualquier otro tipo de formato diferente de MS Word, las opciones de Firma Digital son las siguientes: Sin Certificado. Seleccionar esta opción si no se desea utilizar Certificado. Los documentos firmados se convertirán a PDF e incluirán el Sello si está configurado. Servidor (.pdf). Con esta opción, la firma de todos los tipos de documentos (excepto MS Word que tiene configuración específica) se realizará desde AuraPortal con el Certificado seleccionado en la LISTA DE CERTIFICADOS DEL SERVIDOR. Para poder elegir un Certificado en esta lista, es necesario instalarlo siguiendo los pasos indicados en el Anexo - Instalación de Certificados de Servidor al final de este documento. PC del Ejecutor (.pdf). Con esta opción, la firma de otros documentos no MS Word se realizará en AuraPortal pero obteniendo el Certificado que se habrá instalado previamente en el PC Cliente. Nota. Cuando se firma un documento con PDF, el Sello sólo se puede aplicar una vez por documento. Para añadir más firmas en documentos PDF han de ser con Certificado. En este caso, las firmas con Certificado quedan ubicadas en una pestaña lateral dentro del documento tal como se muestra a continuación: MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 3. FIRMA DIGITAL Página 41 de 69

Normalmente el documento quedará convertido a PDF directamente, pero si por algún motivo el sistema no puede convertirlo correctamente, se creará un documento PDF con la firma digital, pero y con el documento original integrado. En este caso, al abrir el documento firmado, tendrá el aspecto parecido al siguiente: Al pulsar sobre el link junto a Acceso al Documento se accedería al documento original. MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 3. FIRMA DIGITAL Página 42 de 69

5.2.2. Lista de Certificados del Servidor Esta opción se muestra cuando se selecciona alguna de las firmas de Servidor (.pdf), tanto de MS Word o de otros formatos. Si la LISTA DE CERTIFICADOS DE SERVIDOR está vacía no se podrá utilizar un Certificado de Servidor. Para instalar uno, seguir los pasos indicados en el Anexo - Instalación de Certificados de Servidor al final de este documento. 5.2.3. Texto También es posible añadir información adicional junto a la Firma Certificada: Añadir Ejecutor. Se incluirá el nombre del firmante junto a los datos del Certificado. Añadir Texto. Se incluirá el nombre del firmante junto a los datos del Certificado. 5.3. Acepta Firmas Posteriores En la opción Acepta Firmas Posteriores hay dos posibilidades: No. El documento quedará protegido después de ser firmado y no aceptará más firmas. Sí. El documento no se podrá modificar pero sí permitirá añadir más firmas. Nota. Por defecto, la configuración del Término Biblioteca en Diccionario se transmite a los campos Biblioteca cuando éstos se agregan a los Formularios, pero puede personalizarse, de manera que las diferentes opciones estén disponibles u ocultas según cada necesidad. Por ejemplo, durante un flujo de aprobación de documentos puede permitirse añadir múltiples firmas en los documentos, hasta llegar a una tarea determinada en donde se firmaría por última vez. En este caso, las tareas intermedias tendrían la opción Acepta Firmas Posteriores en Sí para permitir añadir más firmas, y la última tarea en No, para dejar el documento protegido después de la última firma del último aprobador. En el siguiente capítulo se muestra cómo personalizar las opciones en cada Formulario. 6. PERSONALIZACIÓN DEL CAMPO BIBLIOTECA EN EL FORMULARIO Cuando se agrega un campo de tipo Biblioteca en un formulario, por defecto hereda la configuración de la Firma Digital de su Término del Diccionario, pero se puede personalizar por separado para cada Formulario. Además de la configuración de la Firma Digital, que se puede o no heredar del Diccionario, hay configuración relativa a Filtros y Permisos que sólo se realiza en el Formulario en donde se agrega el campo Biblioteca. Para cualquiera de los dos casos, dirigirse al diseño del Formulario, y en Grid de Campos al pie del diseño del Formulario, pulsar sobre el icono de acceso de configuración del campo Biblioteca, tal como se muestra en la imagen siguiente: MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 3. FIRMA DIGITAL Página 43 de 69

Al pulsar sobre el icono de acceso aparecerá la ventana de configuración: Nota. En el Tomo 1 Bibliotecas de AuraPortal- de este documento se explican con detalle todas las opciones de configuración del campo. Aquí solo se trata lo relativo a la Firma Digital. Firma Digital Cuando se agrega un campo de tipo Biblioteca en un formulario, se aplica la configuración de la Firma Digital que está indicada en el diccionario, pero si se desea se puede personalizar en cada formulario. Las opciones son las siguientes: MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 3. FIRMA DIGITAL Página 44 de 69

Firma Digital. Por defecto está marcado Sí, pero se puede cambiar a No. En ese caso no se podrían firmar documentos desde este formulario. Configuración. En el caso de que Firma Digital: Sí, se podrá elegir si la configuración se hereda del Término en el Diccionario o se personaliza: Heredar del Diccionario. Personalizar. En este caso, al pulsar sobre el OJO se verá la configuración que el Término Biblioteca tenga en ese momento en el Diccionario, y se podrá modificar y personalizar para este formulario. Firmar Documentos. Tiene dos opciones: Todos. El ejecutor podrá firmar todos los documentos. Sólo los Creados por el Ejecutor. El ejecutor únicamente podrá firmar los documentos que él ha integrado. Nota. La Firma Digital de un documento sólo podrá ser eliminada por el usuario que firmó. Para ello, pulsar sobre el icono Firmado. Si se tiene permiso aparecerá una ventanita como la siguiente: Pulsar sobre Quitar Firma Digital para que el documento deje de estar firmado. 7. EJEMPLO DE PROCESO DE APROBACIÓN DOCUMENTOS A continuación se muestra un ejemplo sencillo de Proceso de Aprobación de Documentos, para mostrar algunas combinaciones interesantes de las opciones de Firma Digital. Esquemáticamente sería así: MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 3. FIRMA DIGITAL Página 45 de 69

1. IM - En el Mensaje de Inicio se introducen todos los datos de la propuesta en campos en el formulario, no en un documento. 2. TP.9 Se revisa la propuesta y si es aceptada se firma el formulario y la corriente pasa a TS.81. Si los datos no son correctos, la corriente vuelve al Autor del Mensaje de Inicio (TP.13) para corregir. 3. TS.81 Con la ejecución de una Tarea de Sistema del tipo INGRESADOR (Crear Documento Base) se crea un documento con el formato prediseñado, que incluirá todos los datos de la propuesta y automáticamente incluirá la Firma Garantizada. La corriente llega al aprobador final. 4. TP - Si el aprobador está de acuerdo con el documento propuesto, añade su Firma Garantizada y Certificada y la corriente llega a la TS para su ingreso en la biblioteca. Si hay datos incorrectos, la corriente vuelve a la TP.9 pasando por una Tarea de Sistema INGRESADOR (Ingresa en Panel Información o Valor Calculado) TS.86 para eliminar la Firma Digital del Formulario. 5. TS Una Tarea de Sistema del tipo INGRESADOR (Ingresa Documentos Integrados en Bibliotecas) se ocupa de ingresar el documento en la biblioteca correspondiente y clasificarlo traspasando datos del Panel a columnas de la biblioteca. En este ejemplo se contemplan 3 tipos de Firma Digital: Firma Garantizada en un Formulario (TP.9). Firma Garantizada en Documento Base (TS.81). Firma Certificada en MS Word (TP). MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 3. FIRMA DIGITAL Página 46 de 69

A continuación se comentan los detalles más relevantes de los Objetos de este Proceso. 7.1. Mensaje de Inicio En el Mensaje de Inicio se introducen todos los datos de la propuesta en campos del formulario. No tiene campo biblioteca. De esta manera el usuario no tiene que preocuparse por la creación del documento ni de su formato, ya que se creará automáticamente en la TS.81. 7.2. Revisión Datos Propuestos (TP.9) En esta tarea se revisan los datos propuestos y si son correctos se firma el formulario en un campo de Firma Digital: Tampoco hay campo biblioteca. El revisor puede introducir sus comentarios en el Histórico. 7.3. Compuerta DX La Compuerta DX examinará si el campo Firma Digital está relleno para dirigir la corriente hacia una de sus dos salidas: Propuesta Revisada. El campo Sí está firmado. La corriente irá a TS.81. Necesaria Corrección. El campo No está firmado. La corriente irá a TP.13. MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 3. FIRMA DIGITAL Página 47 de 69

Detalle de la configuración de la Compuerta DX (obsérvese que la condición evalúa si hay contenido o no en el campo de Firma Digital). 7.3.1. Realizar Correcciones (TP.13) Si el revisor (TP.9) no da su conformidad, es decir, deja el campo de Firma Digital vacío, el Autor del Mensaje de Inicio recibirá la tarea TP.13 para corregir su propuesta según instrucciones proporcionadas por el revisor en la TP.9. 7.4. Documento Base con Firma Digital Garantizada (TS.81) Cuando el revisor (TP.9) de su conformidad (rellenando el campo de Firma Digital), la corriente llegará a la TS.81. Con la ejecución de esta Tarea de Sistema del tipo INGRESADOR (Crear Documento Base) automáticamente se crea un documento con todos los datos de la propuesta incluyendo la Firma Garantizada. La corriente llega al aprobador final TP. En este caso la ejecución del Documento Base se realiza a través de una Tarea de Sistema, pero también es posible configurar un botón en el formulario para que se cree cuando el usuario pulse sobre él. Cada sistema tiene sus ventajas y se puede decidir uno u otro según se desee. MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 3. FIRMA DIGITAL Página 48 de 69

Ver más detalles de la creación de Documentos Base en el Tomo 2 -Documentos Base- de esta serie y en la documentación sobre Tareas de Sistema Tomo 1. 7.5. Aprobación del Documento Final (TP) El aprobador verá el documento final creado por la TS.81 en un campo de tipo biblioteca en su formulario: Para ver el contenido del documento y firmarlo, pulsar sobre el icono Firmar. El documento se abrirá y se verá su contenido incluyendo la Firma Garantizada del revisor. Si está de acuerdo, dirigirse a AuraPortal (1) y en la sección Firma Digital pulsará sobre Firmar Garantizada (2): Aparecerá la lista de ubicaciones de Firma Garantizada pendientes de firmar, en este caso sólo la del Director Calidad: MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 3. FIRMA DIGITAL Página 49 de 69

Nota. Si solo hay una firma disponible, el sistema propone directamente el campo PIN para Firmar. También se puede condicionar la firma Garantizada utilizando la Firma Condicional que se explica en el Tomo 1 Bibliotecas- de este documento. Elegir la ubicación deseada señalando el marcador correspondiente (1) y pulsar sobre Aceptar Selección (2). El sistema solicitará el PIN del ejecutor: Si introduce el PIN correcto su firma se añadirá en el documento: MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 3. FIRMA DIGITAL Página 50 de 69

Adicionalmente, este documento podría volverse a firmar con Certificado para que el documento tenga validez legal. Para ello dirigirse a AuraPortal (1) y elegir la opción Firma Certificada (3): Como en este caso no hay Líneas de Firma, directamente aparecerá el diálogo para elegir el Certificado: MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 3. FIRMA DIGITAL Página 51 de 69

Pulsar el botón Firmar y la Firma Certificada se añadirá en el documento. El Certificado se podrá ver pulsando sobre el icono (1) en el pie del documento y en el panel (2). En el campo documento habrá cambiado el Icono característico de la Firma Certificada: La corriente llegará a la TS. MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 3. FIRMA DIGITAL Página 52 de 69

Si el documento no se hubiera aprobado, en lugar de firmarlo la corriente vuelve a la TP.9 pasando por una Tarea de Sistema (TP.86) que eliminará la Firma del Formulario para empezar el ciclo de nuevo. 7.5.1. Eliminar Firma del Formulario (TP.86) Si el aprobador no está de acuerdo con el documento, la corriente enviará la tarea al revisor (TP.9) pero antes pasará por una Tarea de Sistema de tipo INGRESADOR (Ingresa en Panel Información o Valor Calculado) que eliminará la Firma que introdujo el revisor en el Formulario. De esta manera el ciclo de aprobación empezará de nuevo. A continuación se muestra el detalle de la configuración de esta Tarea de Sistema: Obsérvese que al elegir un campo de Firma Digital en un Ingreso Directo, la única acción es eliminar la firma del campo seleccionado. Se pueden definir Condiciones para efectuar o no el ingreso. 7.6. Ingreso en Bibliotecas Cuando finalmente el documento es aprobado, la corriente llega a una Tarea de Sistema del tipo INGRE- SADOR (Ingresa Documentos Integrados en Bibliotecas) que se ocupa de ingresar el documento en la biblioteca de SharePoint correspondiente y clasificarlo traspasando datos del Panel a columnas de la biblioteca: MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 3. FIRMA DIGITAL Página 53 de 69

En este ejemplo se ve cómo el documento ha sido ingresado automáticamente rellenando el Motivo (texto) y Aprobado (Fecha y Hora de Aprobación) con los datos introducidos en el Panel a lo largo del Proceso. Ver todos los detalles de la configuración de esta Tarea de Sistema en la documentación sobre Tareas de Sistema - Tomo 1. ANEXO - CONFIGURACIÓN DE CERTIFICADO EN SERVIDOR Para instalar un Certificado en el servidor de AuraPortal para que esté disponible para la firma digital hay que realizar los pasos siguientes: 1. Instalar el Certificado (por defecto se instala en Certificados de usuario local) 2. Exportar el Certificado. 3. Importar el Certificado a equipo local. 1. Instalar el Certificado Iniciar sesión en el Servidor de AuraPortal con un usuario que pertenezca al Grupo de Administradores de Windows, y hacer doble clic del ratón sobre el fichero que contiene el Certificado (o bien, pulsar el botón alternativo del ratón y elegir Instalar PFX. Aparecerá el asistente de instalación de Certificados: Pulsar en Siguiente, MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 3. FIRMA DIGITAL Página 54 de 69

Pulsar en Siguiente, Introducir el PIN o contraseña de activación, señalar Marcar esta clave como exportable., y pulsar en Siguiente, MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 3. FIRMA DIGITAL Página 55 de 69

Marcar Seleccionar automáticamente el almacén de certificados y pulsar en Siguiente, Pulsar en Finalizar, MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 3. FIRMA DIGITAL Página 56 de 69

El Certificado se habrá importado correctamente. Pulsar en Aceptar. 2. Exportar el Certificado Dirigirse al MMC (Microsoft Management Console) y abrir el AlmacenCertificados.msc. Para ello proceder de la siguiente manera: Desde Inicio, Ejecutar, escribir MMC, pulsar Aceptar y se abrirá el Microsoft Management Console: Para agregar el Almacén de Certificados pulsar sobre Archivo Agregar o quitar complemento, Pulsar sobre Agregar, MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 3. FIRMA DIGITAL Página 57 de 69

Seleccionar Certificados, Seleccionar Mi cuenta de usuario y repetir lo mismo para Agregar la Cuenta de equipo: MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 3. FIRMA DIGITAL Página 58 de 69

Pulsar en Siguiente, Pulsar Aceptar para volver al árbol raíz de la consola, desplegar la carpeta Personal de los Certificados: usuario actual donde se mostrarán los certificados instalados, MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 3. FIRMA DIGITAL Página 59 de 69

Seleccionar el certificado que se desea utilizar en AuraPortal, pulsar botón alternativo del ratón sobre él, seleccionar Todas las tareas y Exportar, apareciendo una ventana como la siguiente, MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 3. FIRMA DIGITAL Página 60 de 69

Pulsar Siguiente, Seleccionar Exportar la clave privada y pulsar Siguiente, MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 3. FIRMA DIGITAL Página 61 de 69

Dejar opciones por defecto y pulsar Siguiente, Introducir un Password cualquiera y pulsar en Siguiente, y aparecerá una ventana como la siguiente: MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 3. FIRMA DIGITAL Página 62 de 69

Seleccionar una ubicación y nombre para exportar el certificado y pulsar en Siguiente, Pulsar en Siguiente, MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 3. FIRMA DIGITAL Página 63 de 69

Pulsar en Finalizar, La exportación se habrá realizado con éxito. Pulsar en Aceptar. 3. Importar el Certificado al Equipo Local Para importar este certificado a los Certificados del equipo local y así estar disponible para AuraPortal, realizar lo siguiente: Desde árbol Raíz de consola, desplegar la carpeta Personal de los Certificados (equipo local), pulsar botón alternativo del ratón, elegir Todas las tareas Importar: MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 3. FIRMA DIGITAL Página 64 de 69

Pulsar en Siguiente, MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 3. FIRMA DIGITAL Página 65 de 69

Seleccionar el certificado exportado en el apartado anterior y pulsar Siguiente, Introducir el Password deseado y pulsar Siguiente, MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 3. FIRMA DIGITAL Página 66 de 69

Pulsar en Siguiente, Pulsar en Finalizar, MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 3. FIRMA DIGITAL Página 67 de 69

La importación se ha realizado. Pulsar Aceptar. Para comprobar que está disponible, dirigirse al almacén de Certificados (equipo local) en el MMC, entrar en la Carpeta Personal Certificados y pulsar doble clic del ratón sobre el certificado. En la ventana que se abrirá comprobar que al final de la descripción aparece una línea diciendo Tiene una clave privada correspondiente a este certificado: El Certificado está listo para ser utilizado desde AuraPortal. MODELIZACIÓN. OBJETOS. GESTIÓN DOCUMENTAL. TOMO 3. FIRMA DIGITAL Página 68 de 69

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