PRESENTACIÓN DE ESTRUCTURAS DE TRANSACCIONES Manual de Usuario Externo Versión: 02 Fecha de aprobación: 02/10/2015
CONTROL DE CAMBIOS Versión Sección y/o página 02 6-9 Descripción de la modificación Nueva Forma de Ingreso al Sistema de Recepción Validación y Carga Fecha de la Modificación 02/10/2015 2
ÍNDICE OBJETO...4 ALCANCE...4 REQUISITOS TÉCNICOS...4 CONSIDERACIONES...4 PLAZO DE ENVÍO DE ESTRUCTURAS...5 GLOSARIO...5 PROCEDIMIENTO PARA PRESENTACIÓN DE ESTRUCTURAS DE INFORMACIÓN...6 1. PRESENTACIÓN DE ESTRUCTURAS...6 2. ESTRUCTURAS DE INFORMACIÓN... 15 2.1. ESTRUCTURA E04 TRANSACCIONES REPORTADAS - UAF... 15 3. CONTROL DE VALIDACIONES... 19 3.1. ESTRUCTURA E04 TRANSACCIONES REPORTADAS UAF... 19 4. TABLAS DE REFERENCIA... 21 RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS... 23 3
OBJETO El objeto del presente manual de usuario es facilitar el procedimiento para el envío de las estructuras de información de transacciones internacionales. ALCANCE El manual incluye el procedimiento para presentación de la estructura de información E04 a través del portal web institucional, la descripción del contenido de la estructura, los controles de validación y las tablas que se deben utilizar. REQUISITOS TÉCNICOS Para poder acceder a la aplicación web se requiere cumplir con los siguientes requerimientos: Una computadora con acceso a internet. Un navegador de internet que puede ser: o Mozilla Firefox Versión 40.0.3 o superior o Google Chrome Versión 44.0.2403.157 o superior. o Internet Explorer 10 o superior CONSIDERACIONES Para realizar el envío de las estructuras, las empresas de seguros y reaseguros autorizadas a operar deben obtener su clave de acceso a través del proceso de Actualización de Información General. Las estructuras deben ser remitidas por las empresas de seguros y reaseguros autorizadas a operar a través del Sistema de Recepción, Validación y Carga (RVC). Las estructuras no deberán tener espacios ni columnas en blanco. El separador de decimales a utilizar será el punto (.). NO deben existir separadores de miles. Una vez recibida la información a través del sistema, el resultado de la validación será notificado a los correos electrónicos de la compañía y del usuario responsable del envío de las estructuras. 4
Es obligación de las empresas de seguros y reaseguros autorizadas a operar efectuar la corrección inmediata de las estructuras que reporten errores, y transmitirlas para que sean nuevamente validadas. Aquellas estructuras que mantengan errores en la validación serán consideradas como información no recibida. La falta de envío de la información en los tiempos y formatos establecidos, o si está incompleta o adolece de errores de forma que impidan su aceptación o validación, será sujeto de sanción de acuerdo a lo previsto en la normativa correspondiente. PLAZO DE ENVÍO DE ESTRUCTURAS Las empresas de seguros y reaseguros autorizadas a operar deberán remitir las estructuras de información, de acuerdo a lo siguiente: CÓDIGO ESTRUCTURA PERIODICIDAD PLAZO DE ENTREGA SCVS ENTIDADES QUE DEBEN REPORTAR E04 Transacciones Internacionales - UAF Mensual 22 días calendario contados a partir de la fecha de corte (periodo) Compañías de Seguros y Reaseguros Tabla 1 Plazos de envío de información GLOSARIO Sistema de Recepción, validación y carga de información (RVC).- Aplicación institucional que permite la recepción, validación y carga de estructuras de información. Estructura de Información.- Archivo plano tipo texto por medio del cual se transmite la información del ente controlado, de acuerdo a las especificaciones establecidas en los diferentes manuales de usuario. 5
PROCEDIMIENTO PARA PRESENTACIÓN DE ESTRUCTURAS DE INFORMACIÓN 1. PRESENTACIÓN DE ESTRUCTURAS 1.1. Ingrese al portal web de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros www.supercias.gob.ec. 1.2. Seleccione la opción PORTAL DE TRÁMITES EN LÍNEA. (Ver figura 1) Figura 1 Portal de Trámites 1.3. El sistema presentará la pantalla que se muestra en la figura 2. Presione la opción SEGUROS. Figura 2 Menú Portal de Trámites 6
1.4. Ingrese el nombre de usuario (RUC) y la contraseña de la compañía (clave de acceso) en la pantalla Ingreso al Sistema. 1.4.1. Si desea ingresar al perfil del Usuario responsable del envío de las Estructuras, ingrese su número de cédula y su clave. Figura 3 Pantalla Ingreso al Sistema 1.5. Presione el botón INICIAR SESIÓN. 1.5.1. En el caso de no poseer la contraseña (clave de acceso) de la compañía, deberá realizar el procedimiento de Actualización de Información General. 1.6. El sistema presentará la pantalla principal de la Red Empresarial Supercias. Presione el botón INICIO. Figura 4 Red Empresarial Supercias 7
1.7. Del menú que se muestra en la sección izquierda de la pantalla, seleccione la opción MI PÁGINA. Figura 5 Página Inicio - Opción Mi Página 1.8. El sistema presentará el menú empresarial con la opción Recepción, Validación y Carga. (Ver figura 6) Figura 6 Menú Empresarial 8
1.8.1. Si el menú empresarial no se muestra, presione la opción PERSONALIZAR. Figura 7 Opción Personalizar 1.8.2. Añada la opción Menú Empresarial, presionando el signo +. Figura 8 Añadir Menú Empresarial 9
1.9. Presione el botón Recepción, Validación y Carga para acceder a los diferentes sistemas de envío de información. 1.9.1. Del menú que se presenta en la parte izquierda, seleccione la opción Archivos a la Fecha. (Ver figura 9) Figura 9 Sistema RVC 1.10. Se mostrará el menú de los sistemas de envío de estructuras. (Ver figura 10) 1.11. Seleccione la opción NTI TRANSACCIONES. 10
Figura 10 Sistema de Transacciones Internacionales 1.12. Se presentará el listado de las estructuras correspondientes al sistema seleccionado. (Ver figura 11) Figura 11 Estructura E04 1.13. Cargue el archivo comprimido de la estructura, presionando el botón EXAMINAR. El sistema verificará el formato del archivo cargado. El nombre del archivo debe conformarse de la siguiente manera: 11
EXXPEEEEDDMMAAAA.zip XXX Identificación de la estructura de datos enviada P Periodicidad EEEE Número de entidad DD Día MM Mes AAAA Año ZIP Extensión del archivo comprimido 1.14. Si la estructura correspondiente al periodo actual ya fue enviada no podrá adjuntar archivos y se presentará la leyenda indicando que La estructura fue validada para el corte actual (Ver figura 12) Figura 12 Estructura enviada para el corte actual 1.15. Si la estructura correspondiente al periodo actual ya fue enviada no podrá adjuntar archivos y se presentará la leyenda indicando que La estructura fue validada para el corte actual. 1.16. Si al cargar las estructuras se muestra en la columna Status una X de color rojo, presione el icono + ubicado en el extremo izquierdo de la pantalla, para visualizar el error encontrado en el formato del archivo. 12
Figura 13 Error en formato de envío 1.17. Si al cargar las estructuras se muestra en la columna Status un Visto de color azul, el formato del archivo se encuentra correcto. (Ver figura 14). Figura 14 Formato correcto 1.18. Presione el botón Enviar para remitir las estructuras. En ese momento las estructuras serán pre-validadas y validadas por el sistema. 1.19. El sistema enviará una notificación electrónica con el resultado de la revisión. Revise su correo electrónico. 13
1.20. Si durante la pre-validación o validación del contenido de las estructuras se encontraron errores, el sistema enviará una notificación de error y adjuntará un ACUSE que contendrá el detalle de los errores. (Ver figura 15) Figura 15 Notificación con error 1.20.1. Para corregir la estructura repita los pasos descritos desde el numeral 1.11. 1.21. Si durante la pre-validación o validación del contenido de las estructuras no se encontraron errores, el sistema enviará una notificación de envío exitoso. (Ver figura 16) Figura 16 Notificación de envío exitoso 14
2. ESTRUCTURAS DE INFORMACIÓN 2.1. ESTRUCTURA E04 TRANSACCIONES REPORTADAS - UAF La institución controlada remitirá de manera consolidada el número de transacciones y el monto que ellas representan, con base al reporte que haya enviado a la Unidad de Análisis Financiero (UAF), en base a las siguientes consideraciones: Número de transacciones realizadas por cantidades superiores a los umbrales. Esta estructura tiene relación a los reportes mediante los cuales las compañías de seguro privado y reaseguros envían la información de las operaciones y/o transacciones económicas a la Unidad de Análisis Financiero cuya cuantía sea igual o superior a diez mil dólares de los Estados Unidos de América o su equivalente en otras monedas, así como las operaciones y transacciones múltiples que, en conjunto, sean iguales o superiores a dicho valor, cuando sean realizadas en beneficio de una misma persona y dentro de un período de un mismo mes calendario. Número de transacciones inusuales, no justificadas. Además, en este mismo archivo reportará, de haber existido las notificaciones, sobre transacciones inusuales, no justificadas. La remisión de esta información al organismo de control, deberá ser entregada consolidando los datos a nivel de tipo de identificación, tipo de transacción y código de agencia en la que se realizó la transacción, y se la efectuará en una sola estructura. Registro de Cabecera No. CAMPO TIPO DE DATO OBLIGATORIEDAD TABLA 1 Código de la estructura Carácter (3) X 2 Código de entidad Numérico (4) X 3 Fecha de corte Fecha (dd/mm/aaaa) X 4 Número total de registros Numérico (8) X 1. Código de la estructura.- Codificación asignada a la estructura Transacciones reportadas - UAF : E04. 15
2. Código de entidad.- Codificación otorgada a cada entidad controlada. 3. Fecha de corte.- Fecha de corte de la información enviada en el formato dd/mm/aaaa, y que corresponde al último día del mes. 4. Número total de registros.- Número de líneas que contiene el archivo incluido el registro de cabecera. Registro de Detalle No. CAMPO TIPO DE DATO OBLIGATORIEDAD 1 Tipo de notificación Carácter (2) X Tabla 150 2 Tipo de identificación Carácter (1) X Tabla 4 3 Tipo de transacción Carácter (3) X Tabla 151 4 Código de oficina Carácter (4) X Tabla 3 5 Número de transacciones en efectivo 6 Valor (dólares) de las transacciones en efectivo Numérico (6) Numérico (15,2) X X 7 Número total de transacciones Numérico (6) X 8 Valor total (dólares) de las transacciones Numérico (15,2) X 1. Tipo de Notificación.- Código que corresponde al tipo de notificación que la entidad hubiera efectuado a la Unidad de Análisis Financiero, durante el mes de reporte. o Número de transacciones realizadas por cantidades iguales o superiores a los umbrales, código: SU. o Número de transacciones inusuales, no justificadas, intentadas código IN. o Número de transacciones inusuales, no justificadas, ejecutadas código IE. 2. Tipo de identificación.- Corresponde al código que agrupa las transacciones por tipo de identificación de las personas que realizaron las operaciones en la entidad. Se consideran como tales los siguientes: o C : para transacciones realizadas a título personal; 16
o R : para transacciones efectuadas a nombre de una persona jurídica; o P : para los extranjeros que operaron en la entidad. 3. Tipo de transacción.- Código que representa al tipo de transacción ejecutada en la entidad, sobre la cual se reportan el número y el monto en valor, que representan. Este código agrupará en forma consolidada todas las transacciones de cada tipo, tanto en efectivo como totales, consolidadas a nivel de tipo de notificación, tipo de identificación y código de oficina, que han sido reportadas a la Unidad de Análisis Financiero en el mes correspondiente a la fecha de corte. Cuando el registro refiera la transacción con código 04 TRANSFERENCIA ENVIADA (DENTRO O FUERA DEL PAÍS) ó 05 TRANSFERENCIA RECIBIDA (DENTRO O FUERA DEL PAÍS), se considerará como transacción en efectivo, sin importar cuál fue la forma de pago de dicha transferencia. Solo deben reportarse los tipos de transacciones que fueron remitidas a la Unidad de Análisis Financiero. 4. Código de oficina.- Codificación asignada a la matriz, sucursales y agencias de la entidad controlada, en las cual se efectuaron las transacciones que se reportan. 5. Número de transacciones en efectivo.- Representa el número de transacciones en efectivo que recibiera la entidad, agrupadas por tipo de notificación, tipo de identificación y por tipo de transacción, de cada oficina, que han sido reportadas a la Unidad de Análisis Financiero en el mes correspondiente a la fecha de corte. Además, en este campo deben reportarse todas las transacciones, que con el código 05 Transferencia recibida, se hayan efectuado en el período de reporte. Para el caso de los registros por notificaciones tanto de TRANSACCIONES INUSUALES NO JUSTIFICADAS, INTENTADAS, como TRANSACCIONES INUSUALES NO JUSTIFICADAS, EJECUTADAS, si el ROI no determina si fueron en efectivo, este campo registrará cero (0). 6. Valor (dólares) de las transacciones en efectivo.- Corresponde al valor acumulado de todas las transacciones que, agrupadas por tipo de notificación, por tipo de identificación y por tipo de transacción, se realizaron en cada oficina, y han sido reportadas 17
a la Unidad de Análisis Financiero en el mes correspondiente a la fecha de corte. Debe reportarse, también considerándose el valor consolidado de las transacciones que con el código 05 Transferencia recibida, se hayan efectuado en el período de reporte. Cuando el registro refiera a notificaciones por TRANSACCIONES INUSUALES NO JUSTIFICADAS, INTENTADAS, como TRANSACCIONES INUSUALES NO JUSTIFICADAS, EJECUTADAS, se registrará el valor de la inusualidad reportada como efectivo en el ROI a la UAF, si dicho formulario no considera transacción en efectivo, deberá reportar en este campo cero (0). 7. Número total de transacciones.- Representa el número total de transacciones que fueron reportadas a la UAF, agrupadas por tipo de notificación), por tipo de identificación y por tipo de transacción, de cada oficina, que han sido reportadas a la Unidad de Análisis Financiero en el mes correspondiente a la fecha de corte, en las que se deberá incluir los movimientos en efectivo ya considerados en el campo anterior. Este campo, cuando corresponda a registros por TRANSACCIONES INUSUALES NO JUSTIFICADAS, INTENTADAS, o TRANSACCIONES INUSUALES NO JUSTIFICADAS, EJECUTADAS, registrará el número total de ROI's reportados a la UAF en el mes, para cada caso, independiente del instrumento monetario usado. Por lo tanto siempre será superior a cero. 8. Valor total (dólares) de las transacciones.- Corresponde al valor acumulado de todas las transacciones que, agrupadas por tipo de notificación, por tipo de identificación y por tipo de transacción, de cada oficina en donde fueron realizadas, y han sido reportadas con valor en el décimo campo (Valor Total) del reporte Detalle de Transacciones a la Unidad de Análisis Financiero, en el mes correspondiente a la fecha de corte. Si el reporte de los ROI's mantiene valores, este campo registrará el valor total de los ROI's, independiente del instrumento monetario usado en las transacciones, podrá registrar cero (0) solamente en los casos que el reporte refiera a TRANSACCIONES INUSUALES NO JUSTIFICADAS, INTENTADAS y que no se conozca el valor y en consecuencia no se haya incluido en el ROI valor alguno. 18
3. CONTROL DE VALIDACIONES 3.1. ESTRUCTURA E04 TRANSACCIONES REPORTADAS UAF Si la entidad no ha reportado a la UAF ninguna transacción en la fecha de corte, deberá remitir la estructura únicamente con el registro de cabecera. Se verificará que la información de esta estructura del reporte inmediato anterior haya sido enviada y validada satisfactoriamente. Registros duplicados El archivo no debe contener registros duplicados. Se considera un registro duplicado cuando se repiten los siguientes datos: o Tipo de notificación o Tipo de identificación o Tipo de transacción o producto o Código de oficina Tipo de identificación Solo puede tener los valores: C, R o P. Tipo de transacción Cuando el campo tipo de notificación tenga el código SU, el valor del campo tipo de transacción deberá tener un código de la tabla 151 (excepto el código 99 ). Si el valor del campo tipo de notificación tiene un código diferente de SU, el valor del campo tipo de transacción deberá tener el código 99. El código 109 de la tabla tipo de transacción sólo será de uso exclusivo de la Corporación Financiera Nacional (código: 1054). Número de transacciones en efectivo Si el campo tipo de notificación es SU, entonces: o Debe ser mayor o igual a cero. o Debe ser menor o igual al número total de transacciones Si el campo tipo de notificación es IN, entonces: o Debe ser mayor o igual a cero. o Debe ser menor o igual al número total de transacciones 19
Si el campo tipo de notificación es IE, entonces: o Debe ser mayor o igual a cero. o Debe ser menor o igual al número total de transacciones Valor (dólares) de las transacciones en efectivo Si el campo tipo de notificación es SU, entonces: o Debe ser mayor o igual a cero. o Debe ser menor o igual al valor total (dólares) de las transacciones Si el campo tipo de notificación es IN, entonces: o Debe ser mayor o igual a cero. o Debe ser menor o igual al valor total (dólares) de las transacciones Si el campo tipo de notificación es IE, entonces: o Debe ser mayor o igual a cero. o Debe ser menor o igual al valor total (dólares) de las transacciones Número total de transacciones Si el campo tipo de notificación es SU, entonces: o Debe ser mayor a cero. Si el campo tipo de notificación es IN, entonces: o Debe ser mayor a cero. Si el campo tipo de notificación es IE, entonces: o Debe ser mayor a cero. Valor total (dólares) de las transacciones Si el campo tipo de notificación es SU, entonces: o Debe ser mayor a cero. Si el campo tipo de notificación es IN, entonces: o Debe ser mayor o igual a cero. Si el campo tipo de notificación es IE, entonces: o Debe ser mayor a cero. 20
4. TABLAS DE REFERENCIA TABLA 3 CÓDIGO DE LA OFICINA CODIGO DE OFICINA 1000 1001 1002 1003 TIPO DE OFICINA MATRIZ SUCURSAL OTROS OTROS TABLA 4 TIPO DE IDENTIFICACIÓN CODIGO C R E P I N X DESCRIPCION-TIPO DE IDENTIFICACION Para personas naturales identificadas con la cédula de identidad o ciudadanía. Para personas naturales o jurídicas identificadas con el número de RUC. Para personas naturales o jurídicas identificadas como extranjeras (asignado por la SB). PASAPORTE (Artículo 12, Ley de Extranjería) aplica cuentas corrientes y UAF. Para personas extranjeras que adquieren el SOAT (para la estructura S13). Para personas de las cuales no se disponga un documento de identificación (S03, S07, S08 y S09), víctimas no identificadas (para la estructura S14). Personas Jurídicas del exterior. (Para las estructuras de Inversiones). TABLA 150 TIPO DE NOTIFICACIÓN CODIGO SU IN IE DESCRIPCION TIPO NOTIFICACION TRANSACCIONES REALIZADAS POR CANTIDADES SUPERIORES AL UMBRAL. TRANSACCIONES INUSUALES INTENTADAS. TRANSACCIONES INUSUALES EJECUTADAS. TABLA 151 TIPO DE TRANSACCIÓN O PRODUCTO CODIGO DESCRIPCIÓN TRASACCION O PRODUCTO 01 COMPRA DE DIVISAS 02 VENTA DE DIVISAS 03 DEPÓSITO EN CUENTA (CORRIENTE, AHORROS 04 TRANSFERENCIA ENVIADA (DENTRO O FUERA DEL PAÍS) 05 TRANSFERENCIA RECIBIDA (DENTRO O FUERA DEL PAÍS) 21
CODIGO DESCRIPCIÓN TRASACCION O PRODUCTO 06 INVERSIONES O CAPTACIONES DENTRO DEL PAÍS 08 PAGO TARJETA DE CRÉDITO (USO EXCLUSIVO TARJETAS DE CRÉDITO) 10 CANJE 13 CANCELACIÓN / ABONO AL PRÉSTAMO 16 COMPRA DE TRAVEL CHECKS 17 VENTA DE TRAVEL CHECKS 23 PRECANCELACIÓN DEL PRÉSTAMOS 24 EMISIÓN CHEQUE DEL EXTERIOR 25 EMISIÓN CHEQUE DE GERENCIA 26 GIROS ENVIADOS 27 GIROS RECIBIDOS 71 RETIRO DE EFECTIVO (cajeros automáticos, corresponsales no bancarios y retiro de libretas de ahorro) 72 PAGO DE CHEQUE (en ventanilla) 99 NO ESPECIFICADA (Puede ser usado por IFIS y Seguros pero exclusivamente con los códigos IN e IE tipo de transacción) 109 REVERSOS (para uso exclusivo de la CFN) PARA USO EXCLUSIVO DE LAS COMPAÑÍAS DE SEGUROS Y REASEGUROS 53 PAGO DE PRIMAS 54 PAGO ANTICIPADO DE PRIMAS 55 PAGO COMPLEMENTARIO DE PRIMAS 56 DEVOLUCIÓN DE PRIMAS 57 RETIRO VOLUNTARIO DE VALORES EN PÓLIZAS DE VIDA 58 CANCELACIÓN ANTICIPADA DE PÓLIZAS DE SEGUROS 59 PAGO DE INDEMNIZACIONES 60 PAGO DE INDEMNIZACIONES "EX GRATIA" 61 VENTA DE SALVAMENTO 62 PAGO DE DEDUCIBLE 99 NO ESPECIFICADA (Puede ser usado por IFIS y Seguros pero exclusivamente con los códigos IN e IE tipo de transacción) 22
RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS Si Usted tiene algún problema con el sistema, desea realizar una consulta o dar una sugerencia, puede contactarse con la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, a través del botón NECESITA AYUDA. 1. El botón aparecerá en la esquina superior derecha de la pantalla para publicación de la composición de los portafolios, tal como se muestra a continuación: Figura 17 Botón Necesita Ayuda 2. En la ventana emergente (Ver figura 18), ingrese la siguiente información: Identificación (Cédula o RUC)* Razón social Nombres* Apellidos* Email* Teléfonos Motivo (inquietud, problema o sugerencia)* Descripción* Recuerde: Los campos señalados con asterisco (*) son obligatorios. 23
Figura 18 Registro de consulta 3. Presione el botón ENVIAR. El sistema mostrará un mensaje indicando que los datos fueron enviados exitosamente. Figura 19 Mensaje de Confirmación 4. Presione el botón OK. Usted recibirá un correo electrónico que confirma la recepción de su inquietud. 24