MÓDULO 4 TRÁMITES PARA LA CREACIÓN DE EMPRESAS MERCANTILES CON FORMA SOCIETARIA (SOCIEDADES LIMITADAS, SOCIEDADES LABORALES Y COOPERATIVAS) TEMA 1 QUÉ ES LA CERTIFICACIÓN NEGATIVA DE LA DENOMINACIÓN SOCIAL? Cuando se va a poner en marcha un negocio hay que ponerle un nombre. Para ello, a la vez que se redacta la escritura, los promotores de la sociedad, una vez elegido el nombre, deberán comprobar que el que han elegido no coincide con el de ninguna otra existente, debido a que la legislación mercantil prohíbe la coincidencia del nombre de dos o más sociedades. Así, debes solicitar un certificado de no coincidencia en el Registro Mercantil Central las sociedades mercantiles y en el registro de cooperativas de la CCAA de tu comunidad autónoma, en el caso de las cooperativas. En la solicitud se pueden indicar hasta tres denominaciones sociales, y se concederá a la primera que no aparezca registrada. En la solicitud deben constar los datos personales del solicitante y hasta 3 denominaciones sociales para la sociedad que se quiere constituir. En cuanto a los requisitos del nombre, te indicamos que puede estar formado por todas las letras del abecedario y números y debe incluir la abreviatura de la sociedad jurídica adoptada. Por ejemplo, si se trata de una sociedad cooperativa, deberá incluir Soc. Cooperativa, si es una Sociedad Limitada, constará Soc. Ltda. Por lo que respecta al Plazo, el registro emite, en una semana, el Certificado Negativo de la denominación social y te reserva el nombre. 1
La solicitud hay que realizarla por correo ordinario al Registro Mercantil Central, o bien a través de internet en la siguiente dirección: http://www.rmc.es 2
Si se trata de una cooperativa, la solicitud de denominación negativa puede realizarse vía online a través de internet en el Registro de Cooperativas de Castilla La Mancha El coste aproximado es de unos 20 euros y, cuidado, porque debe ser renovado cada 3 meses (6 para cooperativas), en el caso de que, durante ese período de tiempo, no se haya constituido la sociedad ante notario. Caduca definitivamente a los 6 meses. TEMA 2 APERTURA DE LA CUENTA BANCARIA Para constituir algunas sociedades, tal y como te hemos explicado en los primeros módulos de este PAT, es necesario depositar un capital social mínimo que puede estar depositado en una cuenta bancaria. 3
La cuenta la debe abrir la persona responsable de la sociedad y, si hay más de un socio, es necesaria la presencia de todos ellos, o bien de uno sólo, siempre que presente por escrito la cesión de poderes de los demás socios y su calidad de representante de la empresa. La apertura de la cuenta bancaria se realiza al momento, aunque a menudo la oficina bancaria puede tardar unas 24 horas en entregarnos el Certificado. Para efectuar la apertura nos exigirán el Certificado de Denominación Social al que hemos hecho referencia en el tema anterior. Una vez abierta, el banco emite un certificado de depósito que se entregará al notario para que pueda otorgar la escritura pública. Indicarte que el capital social que ingresas en la cuenta bancaria puede estar compuesto por aportaciones no dinerarias (por ejemplo, bienes inmuebles, maquinaria, fondos de comercio, etc.). En este caso, se deberá aportar el informe de un experto independiente (se trata de profesionales que aparecen en una lista del propio Registro Mercantil) que certifique el valor de las aportaciones. En determinados casos, el propio órgano de administración de la sociedad a constituir puede realizar dicha valoración, respondiendo, eso sí, por la posible falta 4
de veracidad en la valoración, junto con el socio aportante del bien. Ten en cuenta que si se realiza la valoración a través de experto independiente, es él quién responde. TEMA 3 CÓMO SE CONSTITUYE UNA SOCIEDAD MERCANTIL? Una sociedad mercantil se constituye a través del otorgamiento de escritura pública y estatutos de la sociedad. Se trata de un acto por el cual los socios fundadores proceden a la firma de Escritura Pública de constitución de la sociedad. Se hace ante un notario, libremente elegido por los promotores El primer paso en la constitución de una sociedad supone que los promotores redacten la escritura de constitución de la misma, que será la que determine sus relaciones. Normalmente se encarga su redacción a profesionales cualificados (abogados) o al propio notario, y se deberá ajustar a las normas que regulen el tipo de sociedad concreta, pudiéndose establecer, además, todos los pactos lícitos que los promotores estimen convenientes. Insistimos en que es conveniente que los estatutos sean redactados por el notario o un experto para evitar problemas de última hora y retrasar la puesta en marcha de la sociedad. En las cooperativas, los estatutos deben ser aprobados por la Asamblea Constituyente, compuesta por todos los socios promotores. En esta asamblea se designará a aquellos que han de realizar las gestiones necesarias para la legalización de la sociedad y los que ocuparán los cargos del primer Consejo Rector. Para este trámite, el notario te va a exigir la presentación de la siguiente documentación: - Certificado referente a la no coincidencia del nombre propuesto - DNI de cada socio fundador - Los Estatutos 5
- El certificado bancario que acredite el desembolso del capital social mínimo o el informe de tasación de los bienes no dinerarios aportados. Una vez que se ha firmado la escritura, el notario lo comunica al Registro, con lo que el nombre de la sociedad queda inscrito en el mismo. Las escrituras se firman en el acto y la notaría puede tardar alrededor de una semana en tenerlo todo preparado. En qué consiste la liquidación del impuesto de transmisiones patrimoniales y actos jurídicos documentados (TPAJD)?. Una vez que el notario ha realizado el otorgamiento de escritura pública y estatutos de la sociedad que vas a constituir, el siguiente paso consistirá en abonar el pago del Impuesto de transmisiones patrimoniales y actos jurídicos documentados. Este impuesto grava la constitución, aumento de capital, fusión, transformación o disolución de una sociedad, siendo el tipo impositivo aplicable del 1% sobre el capital. Las Sociedades Laborales y las cooperativas tienen una bonificación del 99% de la cuota que resulte a ingresar. Para la constitución de una sociedad es necesario pagar este impuesto dentro de los treinta días hábiles siguientes a fecha del otorgamiento de la escritura. En Castilla La Mancha, el pago se realiza en las Oficinas liquidadoras de Distrito Hipotecario y Servicios Periféricos de la Consejería de Economía y Hacienda. 6
La liquidación de este impuesto se realiza mediante el modelo 600 que se acompañará del original y copia simple del documento notarial de otorgamiento de escritura. Indicarte que puedes realizar este trámite online a través del Portal Tributario de la Consejería de Hacienda de Castilla La Mancha Qué es Solicitud de calificación del proyecto de estatutos? La solicitud de calificación del proyecto de estatutos es un trámite que sólo la deben solicitar las sociedades laborales, tanto limitadas como anónimas y las cooperativas. Se presentará ante el órgano correspondiente de la correspondiente comunidad autónoma que, en el caso de Castilla La Mancha es la Consejería de Empleo y Economía. Por lo que respecta a la documentación, deberás aportar lo siguiente: 7
- La certificación negativa del nombre. - El acta de la asamblea constituyente. - El proyecto de estatutos La relación de los promotores. TEMA 4 SEGUIMOS CON LOS TRÁMITES NECESARIOS, NO DESESPERES Todavía nos quedan algunos trámites más, pero ya estamos cerca, no desesperes. Así, el próximo paso que debes acometer para seguir con los trámites de creación de tu sociedad nos llevará a la Delegación de Hacienda. En dicha delegación tendrás que proceder a la Obtención del código de identificación fiscal Qué es la obtención del código de identificación fiscal? Una vez que la sociedad está constituida legalmente, debes proceder a solicitar el Código de Identificación Fiscal (CIF) en un plazo de 30 días. Con él la sociedad queda identificada a efectos fiscales. Esta solicitud se efectúa, como ya te hemos adelantado, en la Agencia Estatal de la Administración Tributaria de la provincia en la que la sociedad tenga su domicilio, para lo que habrá de presentar los siguientes documentos: - Impreso oficial (Modelo 036). - Fotocopia del DNI del firmante de la solicitud - Fotocopia de la escritura de constitución de la sociedad. El CIF obtenido es provisional, con validez por seis meses. Antes de finalizar este plazo se deberá retirar el CIF definitivo. 8
Qué es la legalización de libros obligatorios? La legalización de libros obligatorios consiste en registrar todos los libros obligatorios que la contabilidad de tu empresa te va exigir y debe realizarse en el Registro Mercantil de tu provincia. Mediante la legalización, el Registro sella los libros con la finalidad de que su información no se pueda manipularse con posterioridad. En cuanto a los libros que obligatoriamente hay que presentar para su sellado, son los siguientes: - Todas las sociedades deben legalizar el Libro de Actas, en el que se reflejan los acuerdos de las Juntas Generales de la Asamblea General. - Las sociedades limitadas deben legalizar el Libro de Registro de Socios o Participaciones, en el que constan la titularidad original de las participaciones y las sucesivas transmisiones. Se indica la identidad y el domicilio del titular. - Las sociedades anónimas deben legalizar el libro de Acciones al Portador: en él se indican las acciones emitidas de las que no se conoce al titular; el Libro de Acciones Nominativas, en el que se reflejan las acciones nominativas, si existen, indicando la identidad y domicilio del titular. - Por su parte, las Cooperativas deben legalizar el Libro Registro de Socios, el Libro Registro de Asociados y el Libro Registro de Aportaciones de Capital. Por lo que respecta a la Documentación Contable, deberás presentar los siguientes documentos: - Libro Diario: en él se anotan todas las operaciones contables de la sociedad cronológicamente, de acuerdo al Plan General de Contabilidad. - Libro de inventarios y Cuentas Anuales: figura en él el Balance inicial detallado y el Inventario de cierre del ejercicio y las cuentas anuales. 9
Los libros contables pueden legalizados por cualquiera de los siguientes procedimientos: Presentación presencial en papel: Debes adquirir una instancia oficial suministrada por el Registro, en la cual detallará los libros que presentes a legalizar. Deberás además abonar la tarifa correspondiente, que variará en función del número de libros que se presenten. Presentación presencial en Soporte Magnético (CD): La elaboración de los ficheros se realiza mediante los programas contables que posean esa utilidad o bien utilizando el programa "Legalia". El programa elabora una instancia de presentación en la cual figuran los datos registrales de la sociedad, presentante y las huellas digitales de cada libro que se presenta a su legalización. Se presentan dos copias, una se queda en el Registro y la otra se la lleva el interesado sellada por el Registro. 10
Presentación Telemática mediante Firma Electrónica: Para la presentación telemática se requiere ser usuario abonado del Colegio de Registradores y ser titular de Firma Electrónica expedida por el Servicio de Certificación de los Registradores. En este caso, no es necesario aportar nada al Registro, el pago se hace mediante banco y las facturas se expiden por correo electrónico a su buzón de notificaciones. Mas información: https://www.registradores.org/mercantil/jsp/home.jsp Por último, indicarte que el Código de Comercio exige que los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a tu negocio, debidamente ordenados, se deben conservar durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros. Cuál es el último paso que debo dar para crear mi sociedad?. Bueno, pues ya estás acabando, te queda un único paso para terminar de legalizar tu ansiada sociedad. El próximo paso es la Inscripción en el registro mercantil de la provincia, en el de Cooperativas o en el de Sociedades Laborales La inscripción debe solicitarse en el Registro Mercantil de la provincia dentro del mes siguiente a la fecha de otorgamiento de escritura pública, salvo las sociedades limitadas y las cooperativas, que tienen 2 meses de plazo, presentando los siguientes documentos: - Original de la escritura pública de constitución después de haber pagado el Impuestos de Transmisiones Patrimoniales. - CIF provisional. - Certificación del Registro General de Sociedades Mercantiles relativo a la no coincidencia del nombre. - Documento que justifique el pago del Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados. 11
El Registro Mercantil tiene como propósito dar publicidad de las situaciones jurídicomercantiles, de tal manera que, cuando se realice la inscripción, estas situaciones puedan ser conocidas por todas las personas interesadas. Una sociedad no tendrá personalidad jurídica mientras que no se inscriba en el Registro Mercantil. De oficio, se inscribirá la sociedad en el Boletín Oficial del Registro Mercantil. Cuáles son los trámites específicos para las Sociedades Laborales y las Sociedades Cooperativas en cuestión de registro? Las Sociedades laborales han de inscribirse previamente en al Registro Administrativo de Sociedades Laborales de la Dirección General de Trabajo de la Consejería de Empleo y Economía de la Comunidad de Castilla La Mancha, y certificado acreditativo de la calificación, expedido por dicho registro. 12
Por su parte, las Cooperativas han de inscribirse en el Registro de Cooperativas de la Dirección General de Trabajo de la Consejería de Empleo y Economía de la Comunidad de Castilla La Mancha. Estos registro pueden hacerse vía online a través de la página web del portal electrónico del gobierno de Castilla La Mancha. Indicarte en este punto, que, desde el gobierno regional se ha puesto en marcha unas iniciativa que supone la constitución de empresas cooperativas en 24 horas, gracias al programa CONSTITUYE TU EMPRESA COOPERATIVA EN 24 HORAS", propiciado por la Consejería de Trabajo y Empleo para facilitar a los promotores de Cooperativas de Trabajo Asociado la elaboración de sus Estatutos Sociales, minimizando los trámites burocráticos para que una vez presentada la documentación pertinente, en el plazo de 24 horas pueda ponerse en marcha, con todos los parabienes legales, una cooperativa. El programa hace viable que una vez elegida una de las dos modalidades de Estatutos Sociales, confeccionados de acuerdos con las prescripciones legales, se puedan obtener los Estatutos Sociales de la entidad previa introducción de los datos básicos societarios en el formulario que el programa articula. TEMA 5 QUÉ OTROS TRÁMITES SON NECESARIOS PARA LA PUESTA EN MARCHA DE MI EMPRESA DE CARÁCTER SOCIETARIO? Hasta ahora, en este módulo, te hemos dado cuenta de los trámites que tienes que gestionar para poner en marcha una empresa societaria de carácter mercantil (sociedad limitada o anónima, sociedades laborales y sociedades cooperativas). Así, te hemos dado las pautas para realizar proceso previo de constitución y adquisición de personalidad jurídica antes de iniciar los trámites de puesta en marcha de la actividad. Sin embargo, aún no hemos finalizado, ya que quedan aún pendientes los trámites necesarios, de carácter general, para la puesta en marcha de cualquier tipo de empresa. 13
Estos trámites son los que te indicábamos en el Módulo 3, cuando hacíamos referencia a las gestiones necesarias para la constitución de los trabajadores autónomos. Por ello, te remitimos a dicho módulo, indicándote en el cuadro resumen que te presentamos a continuación, puedes visionar dichos trámites: 1. Alta en el I.A.E. Trámites en el Ministerio de Hacienda 2. Declaración Censal y opción del IVA 3. Presentación de los libros en Hacienda 4. Declaración previa al inicio de la actividad. Trámites de Trámites en 1. Licencia de obras el carácter Ayuntamiento general para la puesta en marcha de 2. licencia de Actividades e instalaciones 1. inscripción de la Empresa en la SS cualquier tipo Trámites en el 2. Alta en el Régimen de Autónomos de empresa Ministerio de Trabajo y 3. Comunicación de Apertura del centro de Seguridad Social o trabajo Consejería de la Comunidad 4. Afiliación y Alta de Trabajadores (si contrata) Autónoma correspondiente 5. Legalización del Libro de Visita 2. Documentación contable Y, por último, tal y como hicimos en el anterior módulo, te recordamos la conveniencia de comprobar, en cada caso particular, que la actividad de la empresa que tienes pensado iniciar no tiene otros trámites pendientes de gestionar, debido a su actividad específica. 14