Pliego de Prescripciones Técnicas para la prestación del Servicio denominado: "Estadísticas de Causas de Muerte de Andalucía". 1
INDICE 1. Introducción------------------------------------------------------------------------------------- 3 2. Objeto de contratación-----------------------------------------------------------------------4 2.1. Objeto del proyecto.------------------------------------------------------------------------ 4 2.2. Etapas, Fases, Actividades y relación de productos a realizar por la empresa adjudicataria.--------------------------------------------------------------------------4 2.3. Organización de los equipos de campo ---------.------------------------------------5 2.4. Plazo de realización del trabajo y entrega de los documentos-----------------5 2.5. Material y documentación facilitada por el IECA ----------------------------------6 2.6. Inspección del trabajo---------------------------------------------------------------------6 2.7. Ámbito de Actuación-----------------------------------------------------------------------6 2.7.1. Unidades Administrativas, Organismos y Entidades Implicadas------------6 2.7.2. Relación con otras Sistema de Información--------------------------------------7 3. Especificaciones Técnicas-----------------------------------------------------------------7 4. Cláusulas Generales ------------------------------------------------------------------------7 4.1. Organización y Ejecución de los Trabajos ------------------------------------------7 4.1.1. Organización del equipo de trabajo ------------------------------------------------7 4.1.2. Horarios------------------------------------------------------------------------------------8 4.1.3. Medios materiales y lugar de realización------------------------------------------8 4.1.4. Confidencialidad--------------------------------------------------------------------------8 2
1. Introducción. Dentro del campo de la información sanitaria, conocer de un modo detallado las causas de muerte de la población y su distribución geográfica, así como la tendencia a lo largo del tiempo es un factor básico en la planificación y organización de los servicios sanitarios. Históricamente la información sobre la mortalidad ha sido gestionada por el Instituto Nacional de Estadística (INE), a partir de los Boletines Estadísticos de Defunción, para cada una de las provincias españolas. Esta información, sin embargo adolecía de un gran retraso y poca especificidad por lo que desde 1992 la información relativa a Andalucía se obtiene por equipos propios. Mediante convenio de colaboración se creo el Registro de Mortalidad de Andalucía (RMA), unidad formada entre el Instituto de Estadística de Andalucía (IECA) y la Consejería de Igualdad, Salud y Políticas Sociales. A partir de esta fecha, se desarrollan diferentes operaciones por la Consejería de Igualdad, Salud y Políticas Sociales de la Junta de Andalucía, entre las que se incluyen la Codificación de la causa de muerte dentro de la operación estadística Movimiento Natural de la Población (M.N.P.), realizada en colaboración con el Instituto de Estadística y Cartografía de Andalucía. La finalidad es obtener mayor información de forma mas rápida y más desagregada territorialmente, a la vez que se mejora la calidad de la información obtenida. El equipo de trabajo, de modo general, se encarga de la recogida de datos de las fuentes de información primaria y de la codificación de los mismos, según las reglas establecidas por la Clasificación Internacional de Enfermedades (CIE) y con las modificaciones que se van acordando. Previo a la grabación de los datos, se procede a la verificación de su calidad, y a su validación durante el procedimiento, de modo que se puedan detectar errores y proceder a su corrección. A partir del año 2014 se dispone de un sistema de codificación automática de la causas de muerte (IRIS) desarrollado por Eurostat con la colaboración del INE, que una vez superada la fases de prueba facilitará la codificación de las causa de muerte y unificará la selección de las causas básicas de defunción en el ámbito de la Unión Europea. En el presente documento se establecen los criterios técnicos fundamentales que regirán el concurso, adjudicación y posterior desarrollo del contrato para la elaboración de las estadísticas de casas de muerte de la Comunidad Autónoma de Andalucía. En Andalucía se producen anualmente alrededor de 65.000 defunciones que son declaradas mediante los correspondientes Certificados Médicos de Defunción-Boletines Estadísticos de Defunción (CMD-BED) al sistema estadístico andaluz. En las oficinas del Instituto de Estadística y Cartografía de 3
Andalucía se reciben las imágenes de los CMD-BED cumplimentado por los médicos declarantes de las causas de defunción. El objeto de la contratación es la recepción de los CMD-BED y documentos acompañantes, la grabación de los diagnósticos médicos de las causas de defunción, búsqueda de información complementaria en los casos que sea necesaria y clasificación de los diagnósticos siguiendo las reglas y criterios de la CIE mediante el sistema de codificación automática para la causa de muerte (IRIS) y posterior depuración de los datos. Al finalizar el proceso de elaboración del trabajo se dispondrá de una base de datos informatizada que contendrá toda la información que contiene el CMD- BED, depurada y con los controles de calidad establecidos. 2. Objeto de Contratación 2.1. Objeto del proyecto. En la actualidad existe un circuito de información bien establecido de los documentos y ficheros para la declaración de las causas de muerte. Además a partir del 2014 se dispone de un sistema de codificación automática de causa de defunción desarrollado por Eurostat con la colaboración del INE que junto con una aplicación informática elaborada por el IECA permite realizar la mayoría de las actividades que se llevarán a cabo dentro del IECA. El objetivo principal es la elaboración de las estadísticas de causas de defunción de la Comunidad Autónoma de Andalucía. 2.2. Etapas, Fases, Actividades y relación de productos a realizar por la empresa adjudicataria. Mensualmente con los Certificados Médicos de Defunción-Boletines Estadísticos de Defunción se realizaran las siguientes actividades: Recepción, se recibe cada mes en las oficinas del IECA un DVD con las imágenes digitalizadas de los CMD-BED y a través de una web se obtienen (bajan) los ficheros informatizados con los datos grabados por el INE de cada uno los CMD-BED, que permite continuar con las siguientes fases de trabajo dentro de las actividades del Registro de Mortalidad de Andalucía. Grabación en soporte informático los diagnósticos médicos de causas de muerte declarados por los médicos certificadores. Codificación, automática mediante IRIS de cada uno de los diagnósticos médicos de los CMD-BED y selección automática también de la Causa Básica de Defunción según las reglas y criterios de las Clasificación Internacional de Enfermedades establecidas en IRIS. Codificación manual de los CMD-BED rechazados por IRIS que en el estado actual suponen más del 20% de todos los boletines. Además la recuperación de información necesaria para conocer en qué circunstancias se ha producido la muerte. 4
Mediante un control de calidad se compararan la selección de la Causa Básica de Defunción obtenida por el sistema IRIS con codificación manual de una muestra estadísticamente representativa de los CMD- BED de los lotes mensuales de cada una de las provincias. Se mostrara un informe con las coincidencias y discrepancias existentes entre la codificación de la muestra seleccionada y los correspondientes boletines codificados con IRIS, indicando los boletines cuya codificación no concuerda. Los boletines discrepantes se revisaran por el equipo de codificación del RMA conduciendo dicha revisión a dos posibilidades: confirmar la codificación IRIS, ó confirmar la codificación manual. En el caso de que se confirme la codificación manual, este código será finalmente la causa básica de defunción, sustituyendo al código que IRIS asignó y si el porcentaje de discrepancias cierto umbral del 10%, será necesario codificar el lote completo de forma manual. Así mismo se impartirá formación específica sobre la utilización de la Clasificación Internacional de Enfermedades para la elaboración de las estadísticas de causas de defunción. Esta formación irá dirigida en particular estudiantes del ciclo formativo superior de administración sanitaria, en número de al menos 3 estudiantes en periodo de tres meses. 2.3. Organización de los equipos de campo Dimensión del equipo Para la realización de las funciones objeto de contratación que aparecen mencionadas en el apartado anterior, se considera imprescindible un equipo de campo, con dedicación exclusiva, que cuente con al menos dos personas, uno de ellas con experiencia certificada de dos años en el uso de la Clasificación Internacional de Enfermedades décima revisión y otra con experiencia en grabación de diagnósticos médicos de causas de defunción. El equipo de trabajo en conjunto deberá contar con experiencia en trabajos donde se haya utilizado las Clasificaciones de Estadísticas de Enfermedades para clasificar diagnósticos médicos. 2.4. Plazo de realización del trabajo y entrega de los documentos La distribución temporal del trabajo de campo se ajustará a directrices generales que en esta operación es la siguiente: - La recepción de los CMD-BED es mensual, y deben devolverse en el plazo máximo de 6 semanas, a partir de la fecha de recepción. 5
- La codificación de los CMD-BED es continua, así como la depuración, extendiéndose a lo largo de todos los meses del año. - A las dos semanas de recibir los CMD-BED, se habrán codificado. - A las cuatro semanas, a partir de la fecha de recepción de los CMD- BED, se habrá completado la codificación, depuración y recuperación de lagunas de información y se entregarán al IEA. - Una vez validados los CMD-BED por el IECA, se hará entrega a la empresa adjudicataria del listado de errores para que se proceda a su corrección en el plazo de dos semanas. - 2.5. Material y documentación facilitada por el IEA Con carácter puntual el IEA facilitará a la empresa adjudicataria la siguiente documentación: -Tareas de cada uno de los miembros del equipo. - Modelos y materiales para el control y seguimiento de la operación. - Codificador automático IRIS. 2.6. Inspección del trabajo La Consejería de Igualdad, Salud y Políticas Sociales se reserva el derecho de realizar inspecciones en cualquiera de las fases de la operación. La empresa adjudicataria está obligada a hacer partícipe a los técnicos de la Consejería de la situación e incidencias del trabajo en todo el proceso del mismo, y en particular a la entrega de partes de control y seguimiento del trabajo con cadencia mensual. Se mantendrán reuniones periódicas entre los técnicos de la Consejería de Igualdad, Salud y Políticas Sociales y la empresa adjudicataria, con el fin de informar del desarrollo de los trabajos, y eventualmente, de introducir posibles modificaciones que sirvan para mejorar la calidad del trabajo de campo. 2.7. Ámbito de Actuación 2.7.1. Unidades Administrativas, Organismos y Entidades Implicadas Están implicados directamente en este sistema de información: Todos los médicos con ejercicio profesional en Andalucía que certifiquen las causas que han provocado las defunciones. Consejería de Igualdad, Salud y Políticas Sociales - Servicio de Información y Evaluación: Este servicio podrá realizar análisis de la información recibida, distribución de datos a otros organismos tanto públicos como privados. Instituto de Estadística y Cartografía de Andalucía que será la 6
institución responsable de recibir, custodiara y velar por la confidencialidad de los datos según la legislación vigente. Otros departamentos: la información recogida de forma centralizada se convertirá en una fuente de información que podría ser utilizada por otros servicios de la Consejería de Igualdad, Salud y Políticas Sociales u organismos dependientes. 2.7.2. Relación con otras Sistema de Información La existencia de bases de datos administrativos en las que se recoge información sobre la población andaluza hace necesario que el Registro de Mortalidad de Andalucía, se relacione con estos sistemas de información. Estas relaciones son derivadas de la Operación Estadística Mejora de la Calidad de las Estadísticas Sanitarias, e incluye entre otros: Registro continuo de población Registro poblacional de cáncer de Andalucía Base de datos de usurarios Etc. 3. Especificaciones Técnicas Para la realización del trabajo el IECA dispone de un codificador automático y una aplicación informática realizada por el propio instituto que ayuda en todas las fases del proceso, aunque una parte de la codificación se realizará de forma manual. 4. Cláusulas Generales 4.1. Organización y Ejecución de los Trabajos 4.1.1. Organización del Equipo de Trabajo La organización del equipo de trabajo propuesto por el contratista contará con un Jefe de Proyecto, responsable ante la Administración de la ejecución de los trabajos y del cumplimiento tanto en objetivos, plazos como calidad de los trabajos ejecutados. Además tendrá como objetivos específicos los siguientes: Organizar la ejecución del proyecto de acuerdo con el Programa de realización de los trabajos. Ostentar la representación del equipo técnico contratado en sus relaciones con la Junta de Andalucía en lo referente a la ejecución de los trabajos. Proponer las modificaciones que estime necesarias, surgidas durante el desarrollo de los trabajos. Asegurar el nivel de calidad de los trabajos. 7
Presentar, para su aprobación, los resultados parciales y totales de la realización del proyecto. El Equipo de trabajo constituido estará formado por técnicos del contratista, y bajo la supervisión y control del Jefe de Proyecto, efectuará las tareas que este le encomiende para la consecución de los objetivos del contrato. Para el correcto desempeño de sus tareas, el equipo de desarrollo deberá aportar los conocimientos y la experiencia que le acredite como solvente, según el apartado de solvencia técnica. 4.1.2. Horario La actividad del proyecto estará sometida al horario vigente en el Instituto de Estadística y Cartografía de Andalucía y la Consejería de Igualdad, Salud y Políticas Sociales, según proceda. 4.1.3. Medios materiales y lugar de realización Los trabajos se desarrollarán en las dependencias del Instituto de Estadística y Cartografía de Andalucía o de la Consejería de Igualdad, Salud y Políticas Sociales. 4.1.4. CONFIDENCIALIDAD Secreto estadístico De acuerdo con los artículos 9 al 13 de la Ley 4/1989, de 12 de diciembre, de Estadística de la Comunidad Autónoma de Andalucía, todo el personal que asigne la empresa adjudicataria quedará obligado a preservar el secreto estadístico, y por ello habrá de quedar inscrito en el Registro de Agentes Estadísticos, de conformidad con lo establecido en el Decreto 345/2011, de 22 de noviembre, por el que se regula la organización y el funcionamiento del Registro General de Agentes Estadísticos de Andalucía. Dicho carácter de Agente Estadístico se perderá al finalizar el contrato, sin perjuicio de lo establecido en el artículo 13 de la Ley 4/1989. Tratamiento de los datos de carácter personal (DCP) De conformidad con lo estipulado en el artículo 12 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, la empresa adjudicataria, como encargada del tratamiento de cualquier fichero proporcionado por el IECA para la realización del trabajo objeto del contrato, queda obligada a tratar los datos conforme a las instrucciones del IECA en su calidad de responsable del tratamiento, a no aplicarlos o utilizarlos con un fin distinto al fijado en el contrato, y a no comunicarlos, ni siquiera para su conservación, a terceros. La empresa adjudicataria deberá establecer procedimientos y mecanismos internos adecuados para el mantenimiento de ficheros, programas, equipos y locales, primando siempre las condiciones de seguridad al objeto de garantizar 8
la confidencialidad de la información, en los términos establecidos en el artículo 9 de la Ley 15/1999. Además, la empresa adjudicataria deberá cumplir las medidas técnicas y organizativas estipuladas en el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de dicha Ley Orgánica 15/1999 y que establece el Reglamento de Medidas de Seguridad de los ficheros automatizados que contengan datos de carácter personal. En el caso de que la empresa, o cualquiera de sus miembros, destinen los datos a otra finalidad, los comunique, o los utilice incumpliendo las estipulaciones del contrato, será responsable de las infracciones cometidas. Asimismo, se deberá definir con concreción al personal responsable de la seguridad de esta información. Una vez finalizado el trabajo y cuando haya sido aceptado por el Instituto mediante conformidad expresa, la empresa adjudicataria deberá destruir o entregar al Instituto toda la información que obrase en su poder (ficheros originales u obtenidos durante el desarrollo del trabajo). La empresa adjudicataria dará fe de la entrega y destrucción de la información mediante declaración jurada firmada por los responsables de esta información. 9