Código: PA-GA-5.1-PR-3 Versión: 2 Fecha de actualización: 04-09-2015 Página 1 de 15 1. PROCESO/SUBPROCESO RELACIONADO: 2. RESPONSABLE(S): 3. OBJETIVO: 4. ALCANCE: 5. MARCO NORMATIVO: Gestión Administrativa/Gestión del Talento Humano. Especializado (Jefe División de Gestión de Talento Humano),,. Liquidar los emolumentos laborales, prestacionales y pensionales causados y las contribuciones inherentes a la nómina. Inicia con la parametrización del periodo de liquidación de nómina en el SRH y termina realizando el proceso de interfaz contable (parametriza, ejecuta y revisa) del sistema SRH para el paso al sistema FPL de la autoliquidación de aportes. Acuerdo 105 de 1993: Estatuto Orgánico de la Universidad del Cauca. 6. CONTENIDO: No. Actividad / Descripción Cargo Responsable Punto de control 1 Parametriza el periodo de liquidación de nómina en el SRH. Verifica SRH, cada vez que sea necesario 2 Realiza el cálculo de salario de acuerdo al registro de los puntos de docentes vinculados en el periodo a liquidar, disponible en el SRH como resultado de la legalización de la vinculación de los mismos. Verifica que el cálculo este correcto. Verifica SRH, cada vez que sea necesario 3 Registra valor salario de administrativos vinculados en el periodo a liquidar, de acuerdo a su contratación. Verifica SRH, cada vez que sea necesario 4 Recibe de parte de las diferentes dependencias de la universidad y entidades externas, documentos de Secretaria Ejecutiva Verifica documentos de novedades que afectan la nómina radicados,
Código: PA-GA-5.1-PR-3 Versión: 2 Fecha de actualización: 04-09-2015 Página 2 de 15 novedades que afectan la nómina. Entrega al Especializado (Jefe División de Gestión de Talento Humano). formatos PA-GA-5.1-FOR- 12 Solicitud de descuentos por nómina PA-GA-5.1-FOR-20 Registro de Horas nocturnas PA-GA-5.1-FOR-9 Registro incapacidades PA-GA-5.1-FOR-26 Reporte horas extras PA-GA-5.1-FOR-32 Renuncia cargo laboral desempeñado PA-GA-5.1-FOR-28 Solicitud y registro de días compensatorios y vacaciones pendientes de disfrutar para administrativos PA-GA-5.1-FOR-30 Solicitud y registro de días compensatorios y vacaciones pendientes de disfrutar para profesores y/o PA-GA-5.1-FOR-39 Registro de asistencia y seguimiento para el reconocimiento de hora extras, recargos nocturnos, dominicales festivos y compensatorios. cada vez que sea necesario, Especializado (Jefe División de Gestión de Talento Humano) 5 Revisa las novedades recibidas y determina las que se incluirán para la liquidación de la nómina del respectivo periodo. Entrega al y a los respectivos. Especializado (Jefe División de Gestión de Talento Humano)
Código: PA-GA-5.1-PR-3 Versión: 2 Fecha de actualización: 04-09-2015 Página 3 de 15 NOTA: Las novedades que no sean aprobadas para la liquidación de la nómina del respectivo periodo, se devuelven a la dependencia respectiva con oficio remisorio. 6 Recibe novedades de descuento y las revisa; devuelve aquellas novedades que no sean procedentes con oficio remisorio. NOTA: Las novedades de descuento incluyen: pago de matrículas, seminarios y cursos, mandatos judiciales, créditos bancarios y de fondos, afiliaciones, responsabilidades fiscales, entre otros. Técnico Administrativo (con funciones de descuentos) Verifica oficio remisorio con firma del Especializado (Jefe División de Gestión de Talento Humano), cada 7 Recibe novedades de afiliación y de traslados y las revisa; devuelve con oficio remisorio aquellas novedades que no sean procedentes. Técnico Administrativo (con funciones de seguridad social) Verifica oficio remisorio con firma del Especializado (Jefe División de Gestión de Talento Humano), cada 8 Recibe novedades de devengos y traslados de afiliación a fondo de cesantías y las revisa; devuelve aquellas novedades que no sean procedentes con oficio remisorio. NOTA: Las novedades de devengos incluyen: liquidación de horas extras, dominicales y festivos, recargos nocturnos, renuncias, vacaciones. Técnico Administrativo (con funciones de novedades de devengos) Verifica oficio remisorio con firma del Especializado (Jefe División de Gestión de Talento Humano), cada 9 Recibe novedades de deducción y devengos y las revisa; devuelve aquellas novedades que no sean procedentes, con oficio remisorio. Verifica oficio remisorio con firma del Especializado (Jefe División de Gestión de
Código: PA-GA-5.1-PR-3 Versión: 2 Fecha de actualización: 04-09-2015 Página 4 de 15 NOTA: Las novedades de devengos incluyen: renuncias, traslados de dependencia, traslados de vinculación, modificación de cargos, fallecimiento, incapacidades, licencias, suspensiones, auxilios, descuentos, reintegros, bonificaciones, ajustes y demás novedades extra legales, entre otras. Talento Humano), cada 10 Define la aplicabilidad que se dará a la novedad, teniendo en cuenta si esta es fija u ocasional. 11 Registra la novedad en el SRH. Verifica registro en el SRH, cada vez que sea necesario 12 Revisa el registro de las novedades y realiza las modificaciones pertinentes en el SRH. Verifica registro en el SRH, cada vez que sea necesario Realiza la parametrización y ejecución de la pre liquidación de nómina. 13 NOTA: En el SRH ejecuta la liquidación de nómina en diferentes procesos y periodos: Proceso 1: nomina general.
Código: PA-GA-5.1-PR-3 Versión: 2 Fecha de actualización: 04-09-2015 Página 5 de 15 Proceso 2: vacaciones. Proceso 3: liquidación definitiva. Proceso 17: liquidación retroactivos incremento salarios administrativos. Proceso 18: liquidación retroactivos por reconocimiento de puntos. Proceso 21: liquidación retroactivos incremento salarios docentes. Proceso 24: liquidación retroactivos por reconocimiento de puntos liquidación definitiva docentes. Proceso 30: nominas adicionales. Verifica en el SRH, cada 14 Revisa los reportes que se extraen del SRH con las novedades fijas y ocasionales y los datos que ya reposaban en el sistema. Realiza correcciones pertinentes y re liquida la nómina. Verifica en el SRH, cada 15 Realiza liquidación definitiva de nómina, una vez se hayan revisado todos los reportes. Verifica en el SRH, cada 16 Realiza revisión general (por cada concepto aplicado) de la liquidación de la nómina. Si se requieren modificaciones las realiza. NOTA: La revisión incluye: salarios, incapacidades, auxilios, novedades, bonificación por servicios, prima de servicios, descanso y prima vacacional, aporte de empleados a la seguridad social, entre otras.
Código: PA-GA-5.1-PR-3 Versión: 2 Fecha de actualización: 04-09-2015 Página 6 de 15 17 Realiza cuadre de valores arrojados y copia de seguridad. 18 Imprime y firma reportes para pagos y registros financieros. NOTA: El reporte de descuentos tiene visto bueno del Técnico Administrativo responsable. Especializado (Jefe División de Gestión de Talento Humano) Verifica reportes con firma de, Especializado (Jefe División de Gestión de Talento Humano), Vicerrector Académico, Vicerrector Administrativo, Decanos, Presupuesto y Tesorería. 19 Efectúa el cierre de procesos de nómina. Verifica en el SRH, cada 20 Realiza proceso de interfaz contable (parametriza, ejecuta y revisa) del sistema SRH para el paso al sistema FPL. Verifica en el SRH, cada AUTOLIQUIDACIÓN DE APORTES 1 Realiza parametrización y ejecución de procesos de autoliquidación de aportes a la seguridad social y demás contribuciones inherentes a la nómina en el SRH. Verifica en el SRH,
Código: PA-GA-5.1-PR-3 Versión: 2 Fecha de actualización: 04-09-2015 Página 7 de 15 NOTA: En el SRH ejecuta la autoliquidación de aportes en diferentes procesos y periodos: Proceso 100: Autoliquidación de aportes a seguridad social. Proceso 101: aportes a parafiscales. Proceso 103: aportes a fondos de cesantías. cada vez que sea necesario 2 Registra novedades de traslados, variaciones y retiros, entre otras. Verifica registro en el SRH, cada vez que sea necesario 3 Revisa los reportes que se extraen del SRH con las novedades fijas y ocasionales y los datos que ya reposaban en el sistema. Realiza correcciones pertinentes y liquida de nuevo los procesos. Verifica en el SRH, cada vez que sea necesario 4 Realiza unificación manual de vinculación en el SRH. Para funcionarios que tengan doble vinculación (empleado público y docente cátedra). 5 Realiza liquidación definitiva de aportes a la seguridad social y demás contribuciones inherentes a la nómina, una vez se hayan revisado todos los reportes. Verifica en el SRH, cada vez que sea necesario 6 Realiza revisión general (por cada concepto
Código: PA-GA-5.1-PR-3 Versión: 2 Fecha de actualización: 04-09-2015 Página 8 de 15 aplicado) de la liquidación de aportes. Si se requieren modificaciones las realiza. 7 Genera Planilla de Autoliquidación de aportes y archivos planos, y formatos para las entidades externas. 8 Realiza cuadre de valores arrojados y copia de seguridad. 9 Imprime y firma reportes para pagos y registros financieros. Especializado (Jefe División de Gestión de Talento Humano) Verifica reportes con firma de Área de y Especializado (Jefe División de Gestión de Talento Humano)
Código: PA-GA-5.1-PR-3 Versión: 2 Fecha de actualización: 04-09-2015 Página 9 de 15 10 Elabora planilla manual para pago de aportes y genera reportes en línea de información a entidades externas. Verifica planillas con firma del Especializado (Jefe División de Gestión de Talento Humano) 11 Efectúa el cierre del proceso de autoliquidación de aportes a la seguridad social y demás contribuciones inherentes a la nómina, en el SRH. Verifica en el SRH, cada vez que sea necesario 12 Realiza proceso de interfaz contable (parametriza, ejecuta y revisa) del sistema SRH para el paso al sistema FPL. Verifica en el SRH, cada vez que sea necesario 7. FORMATOS: 8.ABREVIATURAS Y DEFINICIONES: PA-GA-5.1-FOR-12 Solicitud de descuentos por nómina PA-GA-5.1-FOR-20 Registro de Horas nocturnas PA-GA-5.1-FOR-9 Registro incapacidades PA-GA-5.1-FOR-26 Reporte horas extras PA-GA-5.1-FOR-32 Renuncia cargo laboral desempeñado PA-GA-5.1-FOR-28 Solicitud y registro de días compensatorios y vacaciones pendientes de disfrutar para administrativos PA-GA-5.1-FOR-30 Solicitud y registro de días compensatorios y vacaciones pendientes de disfrutar para profesores PA-GA-5.1-FOR-39 Registro de asistencia y seguimiento para el reconocimiento de hora extras, recargos nocturnos, dominicales festivos y compensatorios. VoBo: Visto Bueno. SRH: Sistema de Recursos Humanos. FPL: Finanzas Plus. Emolumento: Cantidad de dinero que cobra una persona por el ejercicio de un cargo o un profesional por un servicio o un trabajo.
Código: PA-GA-5.1-PR-3 Versión: 2 Fecha de actualización: 04-09-2015 Página 10 de 15 9. REGISTRO DE MODIFICACIONES: Fecha Versión: No. Código Modificaciones 21-05 0 RH-PR-003 Elaboración Nómina Administrativa y Docente 02-02-2010 1 MA-GT-5.1-PR-03 04-09-2015 2 PA-GA-5.1-PR-3 Modificación: Ajustes a las actividades y codificación del procedimiento. Cambio en el código y nombre del procedimiento, responsable, objetivo y alcance, actualización de las actividades del procedimiento, formatos, abreviaturas y definiciones, diagrama de flujo y formato de caracterización del procedimiento. Creación de las actividades correspondientes a la autoliquidación de aportes. 10. ANEXOS: Anexo A: Convenciones del Diagrama de Flujo Anexo B: Diagrama de Flujo del procedimiento ELABORACIÓN REVISIÓN Nombre: Nombre: Responsable Subproceso Cargo: Cargo: Especializado (Jefe División de Gestión de Talento Humano) Fecha: 14-08-2015 Fecha: 15-08-2015 REVISIÓN APROBACIÓN Nombre: Responsable Proceso Cargo: Vicerrector (a) Administrativo (a) Rector Fecha: Fecha: 04-09-2015 Nota: La firma en el espacio revisión - responsable de subproceso, aplica cuando el subproceso exista.
Código: PA-GA-5.1-PR-3 Versión: 2 Fecha de actualización: 04-09-2015 Página 11 de 15 Anexo A: Convenciones del Diagrama de Flujo SIMBOLO Inicio SIGNIFICADO Identifica el inicio del proceso. Representa la preparación de un documento en original. Representa la preparación de un documento que se elabora en original y varias copias. Representa la toma de decisiones. Representa una operación. Conector de páginas. Conector interno. Permite conectar actividades o formatos con otras actividades dentro del Flujograma. Indica el sentido de la información. Las flechas se utilizan para conectar los diferentes símbolos y con ello se representa el recorrido de la información entre las diferentes actividades o dependencias. Fin Representa el final del procedimiento/proceso.
Código: PA-GA-5.1-PR-3 Versión: 2 Fecha de actualización: 04-09-2015 Página 12 de 15 Anexo B: Diagrama de Flujo del procedimiento PROFESIONAL UNIVERSITARIO (COORDINADOR ÁREA DE NÓMINA) SECRETARIA EJECUTIVA JEFE DIVISIÓN DE GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO TÉCNICO ADMINISTRATIVO (Con funciones de descuentos) TÉCNICO ADMINISTRATIVO (Con funciones de seguridad social) TÉCNICO ADMINISTRATIVO (Con funciones de novedades de devengos) INICIO Parametriza el periodo de liquidación de nómina en el SRH Realiza el cálculo de salario de acuerdo al registro de los puntos de docentes vinculados en el periodo a liquidar, disponible en el SRH Verifica que el cálculo este correcto Registra valor salario de administrativos vinculados en el periodo a liquidar, de acuerdo a su contratación Recepciona de parte de las diferentes dependencias de la universidad y entidades externas, documentos de novedades que afectan la nómina Entrega al Especializado (Jefe División de Gestión de Talento Humano) Revisa las novedades recibidas y determina las que se incluirán para la liquidación de la nómina del respectivo periodo Devuelve a la dependencia las novedades que no sean aprobadas para la liquidación de la nómina del respectivo periodo Recibe novedades que no fueron aprobadas para la liquidación de la nómina del respectivo periodo Oficio remisorio 1 Recibe novedades de deducción y devengos y las revisa; devuelve aquellas novedades que no sean procedentes, con oficio remisorio Entrega al Coordinador Nomina y a los respectivos las novedades a incluir Recibe novedades de descuento y las revisa; devuelve aquellas novedades que no sean procedentes con oficio remisorio Recibe novedades de afiliación y de traslados y las revisa; devuelve con oficio remisorio aquellas novedades que no sean procedentes Recepciona novedades de devengos y traslados de afiliación a fondo de cesantías y las revisa; devuelve aquellas novedades que no sean procedentes con oficio remisorio Define la aplicabilidad que se dará a la novedad, teniendo en cuenta si esta es fija u ocasional Define la aplicabilidad que se dará a la novedad, teniendo en cuenta si esta es fija u ocasional Define la aplicabilidad que se dará a la novedad, teniendo en cuenta si esta es fija u ocasional Define la aplicabilidad que se dará a la novedad, teniendo en cuenta si esta es fija u ocasional Registra la novedad en el SRH Registra la novedad en el SRH Registra la novedad en el SRH Registra la novedad en el SRH A A A A
Código: PA-GA-5.1-PR-3 Versión: 2 Fecha de actualización: 04-09-2015 Página 13 de 15 PROFESIONAL UNIVERSITARIO (COORDINADOR ÁREA DE NÓMINA) SECRETARIA EJECUTIVA JEFE DIVISIÓN DE GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO TÉCNICO ADMINISTRATIVO (Con funciones de descuentos) TÉCNICO ADMINISTRATIVO (Con funciones de seguridad social) TÉCNICO ADMINISTRATIVO (Con funciones de novedades de devengos) A A A A Revisa el registro de las novedades y realiza las modificaciones pertinentes en el SRH Revisa el registro de las novedades y realiza las modificaciones pertinentes en el SRH Revisa el registro de las novedades y realiza las modificaciones pertinentes en el SRH Revisa el registro de las novedades y realiza las modificaciones pertinentes en el SRH Realiza la parametrización y ejecución de la pre liquidación de nómina Realiza la parametrización y ejecución de la pre liquidación de nómina Realiza la parametrización y ejecución de la pre liquidación de nómina Realiza la parametrización y ejecución de la pre liquidación de nómina Revisa los reportes que se extraen del SRH con las novedades fijas y ocasionales y los datos que ya reposaban en el sistema. Realiza correcciones pertinentes y re liquida la nómina Revisa los reportes que se extraen del SRH con las novedades fijas y ocasionales y los datos que ya reposaban en el sistema. Realiza correcciones pertinentes y re liquida la nómina Revisa los reportes que se extraen del SRH con las novedades fijas y ocasionales y los datos que ya reposaban en el sistema. Realiza correcciones pertinentes y re liquida la nómina Revisa los reportes que se extraen del SRH con las novedades fijas y ocasionales y los datos que ya reposaban en el sistema. Realiza correcciones pertinentes y re liquida la nómina Realiza liquidación definitiva de nómina, una vez se hayan revisado todos los reportes Realiza liquidación definitiva de nómina, una vez se hayan revisado todos los reportes Realiza liquidación definitiva de nómina, una vez se hayan revisado todos los reportes Realiza liquidación definitiva de nómina, una vez se hayan revisado todos los reportes Realiza revisión general de la liquidación de la nómina. Si se requieren modificaciones las realiza Realiza revisión general de la liquidación de la nómina. Si se requieren modificaciones las realiza Realiza revisión general de la liquidación de la nómina. Si se requieren modificaciones las realiza Realiza revisión general de la liquidación de la nómina. Si se requieren modificaciones las realiza Realiza cuadre de valores arrojados y copia de seguridad Realiza cuadre de valores arrojados y copia de seguridad Realiza cuadre de valores arrojados y copia de seguridad Realiza cuadre de valores arrojados y copia de seguridad Imprime y firma reportes para pagos y registros financieros Reportes Envía reportes para firma del Jefe División de Gestión de Talento Humano, Vicerrector Académico, Vicerrector Administrativo, Decanos, Presupuesto y Tesorería Efectúa el cierre de procesos de nómina Realiza proceso de interfaz contable (parametriza, ejecuta y revisa) del sistema SRH para el paso al sistema FPL FIN
Código: PA-GA-5.1-PR-3 Versión: 2 Fecha de actualización: 04-09-2015 Página 14 de 15 Autoliquidación de Aportes PROFESIONAL UNIVERSITARIO (COORDINADOR ÁREA DE NÓMINA) TÉCNICOS ADMINISTRATIVOS JEFE DIVISIÓN DE GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO INICIO Parametriza el periodo de liquidación de nómina en el SRH Realiza parametrización y ejecución de procesos de autoliquidación de aportes a la seguridad social y demás contribuciones inherentes a la nómina en el SRH Realiza parametrización y ejecución de procesos de autoliquidación de aportes a la seguridad social y demás contribuciones inherentes a la nómina en el SRH Registra novedades de traslados, variaciones y retiros, entre otras Registra novedades de traslados, variaciones y retiros, entre otras Revisa los reportes que se extraen del SRH con las novedades fijas y ocasionales y los datos que ya reposaban en el sistema Revisa los reportes que se extraen del SRH con las novedades fijas y ocasionales y los datos que ya reposaban en el sistema Realiza correcciones pertinentes y liquida de nuevo los procesos Realiza correcciones pertinentes y liquida de nuevo los procesos Realiza unificación manual de vinculación en el SRH, para funcionarios que tengan doble vinculación Realiza liquidación definitiva de aportes a la seguridad social y demás contribuciones inherentes a la nómina, una vez se hayan revisado todos los reportes Realiza liquidación definitiva de aportes a la seguridad social y demás contribuciones inherentes a la nómina, una vez se hayan revisado todos los reportes Realiza revisión general de la liquidación de aportes. Si se requieren modificaciones las realiza Realiza revisión general de la liquidación de aportes. Si se requieren modificaciones las realiza A A
Código: PA-GA-5.1-PR-3 Versión: 2 Fecha de actualización: 04-09-2015 Página 15 de 15 PROFESIONAL UNIVERSITARIO (COORDINADOR ÁREA DE NÓMINA) TÉCNICOS ADMINISTRATIVOS JEFE DIVISIÓN DE GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO A A Genera Planilla de Autoliquidación de aportes y archivos planos, y formatos para las entidades externas Genera Planilla de Autoliquidación de aportes y archivos planos, y formatos para las entidades externas Realiza cuadre de valores arrojados y copia de seguridad Realiza cuadre de valores arrojados y copia de seguridad Imprime y firma reportes para pagos y registros financieros Reportes Envía reportes para firma del Jefe División de Gestión de Talento Humano Recibe reportes y firma Elabora planilla manual para pago de aportes y genera reportes en línea de información a entidades externas Planilla Recibe planilla y la firma Efectúa el cierre del proceso de autoliquidación de aportes a la seguridad social y demás contribuciones inherentes a la nómina, en el SRH Efectúa el cierre del proceso de autoliquidación de aportes a la seguridad social y demás contribuciones inherentes a la nómina, en el SRH Realiza proceso de interfaz contable (parametriza, ejecuta y revisa) del sistema SRH para el paso al sistema FPL FIN