MUNICIPALIDAD DE OROTINA

MUNICIPALIDAD DE OROTINA El Concejo Municipalidad de Orotina, en la sesión ordinaria Nº 208 bajo el artículo V, Dictámenes de Comisión, aparte 1, celebrada el día 23 de octubre de 2008 aprobó el siguiente: REGLAMENTO DE LA MUNICIPALIDAD DE OROTINA PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL FONDO DE CAJA CHICA CAPÍTULO PRIMERO Disposiciones generales Artículo 1º Definiciones. Cuando en este reglamento se empleen los términos definiciones, debe dárseles las acepciones que señalan a continuación: a. Arqueo de Caja Chica: Verificación del cumplimiento de la normativa y reglamentación que rige la Caja Chica. Es la constatación de que la documentación que da soporte a los egresos, concuerda con los montos autorizados por Caja Chica. b. Bienes y Servicios de Uso Común: Son los bienes y servicios de un período repetitivo, utilizados en las operaciones regulares y normales de la Municipalidad. Las dependencias deben asegurarse de tener siempre en existencia este tipo de artículos o prever con suficiente anticipación sus necesidades. c. Caso Fortuito: Llámese así al suceso que sin poder preverse o que, prevista no pudo 1 / 14

evitarse, puede ser producido por la naturaleza o por hechos del hombre. c. Compra menor: Es la adquisición de bienes y servicios que no superen los límites preestablecidos para los vales de Caja Chica y cuya necesidad sea urgente y requiera atención inmediata. e. Dependencia Usuaria del Servicio: Se denomina como tal la Dirección, Departamento, Sección y Unidad. f. Encargado de Caja Chica: Tesorero Municipal, quien según el artículo 109 y artículo 17 inciso b, del Código Municipal vigente, es quien se le asignará el fondo de las Cajas Chicas. g. Fuerza Mayor: Acontecimiento, que no ha podido ser previsto ni impedido y que libera al deudor de cumplir su obligación frente al acreedor, o exonera al autor de un daño, frente al tercero víctima de éste por imposibilidad de evitarlo. h. Fondo de Caja Chica: Fondo que contiene recursos para la adquisición de bienes y servicios que no son de uso común o que no hay en existencia en el Almacén Municipal. Las adquisiciones son de uso exclusivo de las dependencias administrativas y operativas que las gestionan, utilizando también criterios de compra emergente y compra menor. i. Liquidación: Reintegro de fondos: Solicitud de reintegro de dinero que se tramitaría a través da la Tesorería Municipal al fondo de Caja Chica para cubrir los gastos efectuados. j. Municipalidad: La Municipalidad del Cantón de Orotina. k. Tesorero Municipal: El Jefe del Área de Tesorería, en la persona de su titular, o bien, en la persona que le sustituya en ese mismo cargo por motivo de vacaciones, incapacidad, permiso con o sin goce de salario o cualesquiera otro motivo. 2 / 14

l. Reintegro de Fondos: Solicitud de reintegro de dinero que efectúa la Tesorería Municipal al fondo de Caja Chica para cubrir los gastos efectuados. m. Viáticos: Son los gastos de viaje en el interior del país y se pagarán por medio de este fondo, siempre y cuando no supere el monto máximo establecido para el vale de caja chica; también pueden conceptuarse como tales, los gastos de viajes fuera del país; referente al pago de timbres de salida y los gastos menores como la compra de presentes que deban llevar los funcionarios en tales viajes. Artículo 2º Este reglamento tiene por objeto regular la organización y el funcionamiento de los Fondos de Caja Chica que la Municipalidad tenga establecidos o establezca en sus dependencias. Corresponde al Despacho del Alcalde Municipal, fijar el procedimiento de trámite interno que deben seguir los vales que se emplean para utilizar estos fondos. Artículo 3º Se establece un fondo de caja chica, cuyo monto será.500.000,00 (quinientos mil colones netos) y su custodia será responsabilidad del Tesorero Municipal, quien deberá actuar de conformidad con lo que al efecto disponga la normativa vigente y aplicable en la materia y este reglamento, correspondiéndole a este funcionario revisar anualmente ese fondo y proponer ante el Concejo Municipal, el aumento que se estime conveniente para satisfacer las necesidades institucionales de los bienes y servicios que deben adquirirse por este medio. Artículo 4º El monto máximo de vale de caja chica. Será la suma de.50.000,00 (cincuenta mil colones exactos). Artículo 5º Corresponde al Concejo Municipal, mediante el correspondiente acuerdo que emane de su seno, variar el monto establecido para este fondo, según solicitud escrita y justificada que le haga e1 Tesorero Municipal o el Director Financiero. Artículo 6º La Caja Chica funcionará mediante el sistema de cuenta corriente y mantendrá dinero en efectivo para atender exclusivamente la adquisición de bienes y servicios, así como para pagar viáticos y gastos de viaje, según lo dispone este Reglamento y cuando la situación así lo amerite, por razones emergentes y necesarias para una determinada obra o servicio. 3 / 14

Artículo 7º La Caja Chica mantendrá siempre el total del monto asignado, el cual estará integrado de la siguiente forma: dinero en efectivo, y vales en trámite de reintegro. En ningún momento ni por motivo alguno, se podrán sustituir esos valores por otros de naturaleza distinta al de Caja Chica. Artículo 8º La Caja chica recibirá devoluciones de dinero, únicamente en efectivo, sin excepción de ninguna clase. Artículo 9º La compra de bienes y/o servicios se tramitará por el fondo de Caja Chica, solamente cuando se den las siguientes condiciones: a. Si en el Almacén Municipal no hay existencia del bien que se solicita. b. Si ninguna dependencia o funcionario de la Municipalidad, según sus funciones, está en posibilidad de prestar el servicio de que se trate. c. Si el bien o servicio son de urgente necesidad. d. Si existe contenido económico con cargo a la respectiva Partida Presupuestaria. Artículo 10. Este reglamento y los funcionarios que involucra, quedan sujetos a las disposiciones dadas por la Ley de Administración Financiera de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, Ley de Contratación Administrativa. Reglamento de Gastos de Viaje para Funcionarios del Estado, el Reglamento de Viaje y Transportes para Miembros del Concejo Municipal, Código Municipal, Reglamento de Organización y Servicios, el Reglamento de Vehículos y cualesquiera otra normativa conexa con la materia. CAPÍTULO SEGUNDO 4 / 14

Del vale Artículo 11. El vale de caja chica debe de emitirse en original, el formulario debidamente prenumerado en forma consecutiva, que será suministrado a los solicitantes por la Tesorería de la Municipalidad. Artículo 12. El vale se tramitará únicamente, cuando cumpla con todos y cada uno de los siguientes requisitos: (vale de viáticos, vale por transporte de los regidores y síndicos, pasajes y adquisición de bienes) a. Se presente debidamente lleno, indicando el monto exacto y los artículos o servicios que se comprarán, el cual no debe contener borrones ni tachaduras. b. En el se consigne la firma del Proveedor, como garantía de la inexistencia en stock de los artículos a adquirir y la del encargado de presupuesto, validando la existencia del contenido presupuestario necesario para hacer frente a la adquisición. c. Venga acompañado de la firma de autorización del gasto por parte del Alcalde Municipal o del funcionario en quien él haya delegado tal función, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 17, inciso b) del Código Municipal. d. Deberá ser acompañado de la firma y nombre del funcionario que hará retiro del efectivo. e. Deberá contener el visto bueno de la jefatura inmediata. f. Se detalle en el formulario la compra de los bienes y servicios por adquirir que por este reglamento se autorizan y con la correspondiente justificación. 5 / 14

CAPÍTULO TERCERO De la liquidación Artículo 13. Los vales de caja chica deberán ser liquidados dentro del tercer día siguiente a la entrega del efectivo correspondiente. Artículo 14. Cuando por algún motivo la compra no se lleve a cabo, el funcionario que ha recibido el dinero del vale, deberá hacer el reintegro inmediato del dinero entregado. Para tal efecto, deberá ese funcionario aportar una justificación escrita, avalada con la firma de la jefatura superior inmediata. Artículo 15. Los comprobantes (facturas o recibos) de las adquisiciones o servicios que se hagan con fondos de la Caja Chica y que son el sustento del egreso, deberán cumplir con los siguientes requisitos: a) Ser documentos originales, estar timbrados, membreteados o dispensados del mismo por la Dirección General de la Tributación y del Ministerio de Hacienda y estar emitidos en favor de la Municipalidad. b) Detallar claramente la compra o servicio recibido, la cual deberá ser igual o posterior a la fecha de emisión del vale. c) Indicar claramente y con detalle la compra o servicio recibido, la cual debe coincidir con lo estipulado en el vale y traer impreso el sello de cancelado de la casa proveedora o tiquete de caja y por ningún motivo, deben contener tachaduras ni borrones. d) Venir firmados por el reverso, por la Jefatura inmediata, como requisito de comprobación 6 / 14

de, la adquisición y recepción del bien o servicio correspondiente. Artículo 16. El monto de lo gastado no podrá exceder el monto autorizado en el vale de caja chica. De presentarse esta situación, el funcionario a nombre de quien se giró el vale debe asumir el gasto diferencial resultante, sin que la municipalidad quede obligada a reintegrarle esa suma. Artículo 17. Para el trámite de compra por el fondo de caja chica, el funcionario que lo gestione para la adquisición de bienes y servicios, deberá solicitar ante la Tesorería Municipal, un comprobante de exoneración del pago del impuesto de ventas. No se reconocerá, el importe por concepto de impuesto de ventas, cuando éste sea cancelado por el usuario del vale, ya que la Municipalidad de conformidad, con lo establecido en el artículo 8 del Código Municipal, está exenta del pago de toda clase de tributos. Artículo 18. No se entregará otro vale de caja chica a un funcionario que tenga pendiente la liquidación de un vale anterior. Artículo 19. La liquidación del vale queda formalizada cuando el responsable de la caja chica revisa todos los requisitos y entrega el efectivo conforme y será responsabilidad de la jefatura que firma el vale, constatar el ingreso de los bienes y servicios adquiridos. Artículo 20. Los comprobantes de pago que se utilizarán por caja chica, estarán prenumerados y se llevará para esos efectos, una numeración individual para cada caja chica que exista en la Municipalidad. CAPÍTULO CUARTO De los arqueos Artículo 21. Se procederá a realizar arqueos en forma sorpresiva al fondo fijo de caja chica, 7 / 14

con el propósito de verificar, supervisar y controlar la aplicación de las normas y principios de auditoria vigentes y de las sanas prácticas de Administración. Artículo 22. Si realizado el arqueo, resulta una diferencia, ésta debe ser justificada por el responsable de la caja chica, quién además deberá en forma inmediata depositar el sobrante o reintegrar el faltante, según corresponda. Artículo 23. Todo arqueo de caja chica se realizará en presencia del Tesorero Municipal, según lo dispuesto en el numeral 109 del Código Municipal o en presencia del funcionario que él designe para tales efectos. Este funcionario tendrá el derecho de pedir una segunda verificación, si mantiene dudas sobre el resultado obtenido. Artículo 24. Cuando el Tesorero Municipal sea sustituido por otra persona que ocupe temporalmente ese cargo, por vacaciones, incapacidad, permiso con o sin goce de salario o cualesquier otro motivo, se realizará un arqueo del cual se dejará constancia escrita, con la firma del tesorero y de la persona que la sustituirá. Igual procedimiento se utilizará cuando el titular de la Tesorería Municipal se reintegre a su Puesto. Así mismo se realizarán los trámites de autorización de la firma de la cuenta corriente a la hora de hacer la sustitución, la cual deberá reversarse al momento en que el titular se reintegre a su puesto. Artículo 25. Cuando se presente faltante o sobrantes de caja chica, como resultado del arqueo, el encargado deberá responder con su propio peculio con el caso de los faltantes y depositando al Municipio en el caso de sobrantes de dinero. CAPÍTULO QUINTO De los reintegros Artículo 26. Los egresos que se realicen por caja chica se tramitarán a través del correspondiente reintegro de caja chica, que preparará el Tesorero Municipal como encargado del fondo fijo, en original y copia. 8 / 14

Artículo 27. Se confeccionarán reintegros de caja chica cuando se haya gastado el 50%, fondo fijo. CAPÍTULO SEXTO De las prohibiciones Artículo 28. Por ningún motivo se tramitarán las adquisiciones o compras de bienes y servicios, cuando el Almacén Municipal mantenga en existencia los artículos solicitados o cuando la administración por medio de sus dependencias, se encuentre en capacidad de suministrar el artículo o servicio requeridos a la dependencia que lo necesite. Artículo 29. No se tramitará por medio del fondo fijo de caja chica las compras que se hayan definido como artículo de uso común, los que deberán ser adquiridos por medio de los sistemas convencionales de compra que existan en la Municipalidad, según las disposiciones establecidas en la Ley de Contratación Administrativa y en el Reglamento General de Contratación Administrativa. Artículo 30. Por ninguna razón se aceptará el fraccionamiento ilícito en las compras de caja chica. Artículo 31. No podrán hacer uso del fondo de caja chica. Las personas que se encuentren en calidad de interinas o no presten servicio regular en la Municipalidad, mediante el sistema de planillas. Artículo 32. Por ningún motivo se podrá variar el objeto inicial de una compra. Artículo 33. El fondo de caja chica no podrá ser utilizado para el cambio de cheques 9 / 14

personales ni usarse para fines distintos para el que fue creado ni disponerse para actuaciones distintas a las autorizadas por la ley y este reglamento. Artículo 34. Los encargados de las cajas chicas, no podrán guardar documentos, efectivo o cheques de propiedad particular, en los lugares destinados para tal fin y por ningún motivo podrán suplir con su dinero, compras o pagos que corresponda a la Municipalidad, salvo en casos emergentes, debiendo justificarse y razonarse el caso con el aval del director de la dependencia de que se trate. Artículo 35. Ningún funcionario de la Municipalidad, con la excepción de los que tengan en custodia la reserva de caja chica, podrá mantener en su poder fondos de caja chica por más de tres días posteriores a la solicitud del dinero. CAPÍTULO SÉTIMO De las sanciones Artículo 36. Todo funcionario que haga uso del fondo de caja chica, tiene la obligación de conocer el presente reglamento, el incumplimiento del mismo será sancionado conforme a lo dispuesto en artículo 97 y además conducentes del Reglamento Autónomo de Servicios de esta Municipalidad. Artículo 37. Las sanciones que correspondan, según lo dispuesto en el artículo anterior, serán aplicadas por el Despacho del Alcalde Municipal, a través del área de Recursos Humanos, conforme lo establece, el código Municipal, el Código de Trabajo y el Reglamento Autónomo de Organización y Servicio de esta Municipalidad. CAPÍTULO OCTAVO De la derogatoria y vigencia 10 / 14

Artículo 38. El presente reglamento deroga cualquier disposición de la misma naturaleza que haya emitido esta Municipalidad, con anterior al presente. Artículo 39. Rige a partir de su publicación. Jéssica Solano Sánchez, Secretaria Municipal. 1 vez. (116178). SEPARACIÓN DE PATENTES DE LICORES La Municipalidad de Orotina, con fundamento establecido en los numerales 169 y 170, de la Constitución Política, artículos 13, inciso c), 43, 79 y 83 del Código Municipal, así como la Ley de Licores y su reglamento, aprueba por acuerdo firme, artículo VII, de la sesión ordinaria Nº 205 celebrada por la Corporación Municipal de Orotina, el día 9 de octubre del 2008, el Reglamento para la Separación de Patentes de Licores que se regirá por las siguientes disposiciones: Artículo1º Requisitos para el trámite de separación de patente. La solicitud para la separación de una patente de licores deberá contener: 1. Solicitud por escrito y dirigida a., con indicación del nombre y de las calidades completas del solicitante, debidamente firmada y autenticada por abogado, con indicación expresa del número de la patente, de cual de las patentes desea se mantenga activa, nombre del negocio y dirección del local. 2. Si se tratare de personas físicas, copia de la cédula de identidad o de residencia, o del pasaporte. 3. Si se tratare de personas jurídicas, copia de la cédula jurídica y de la personería jurídica del 11 / 14

representante. 4. Copia de la patente de licores. 5. Copia del Permiso Sanitario de Funcionamiento vigente. 6. Nombre del negocio, dirección y actividad comercial. 7. Comprobante de estar al día en el pago de las patentes de licores al día (artículo 36 de la Ley de Licores y 10 del reglamento). 8. Comprobante de estar al día del pago del impuesto de la cerveza (artículo 36 de la Ley de Licores). 9. Comprobante de estar al día en el pago de impuestos municipales, tanto el dueño de la propiedad donde se ubica la patente y del patentado o solicitante. 10. Debe indicar lugar o medio para recibir notificaciones. 11. En todos aquellos requisitos que se solicite copia se debe aportar el original para constatar el mismo o en su defecto debe presentar una copia certificada. Artículo 2º Procedimiento para la separación de patente de licores. 1. Presentada la solicitud a la Alcaldía Municipal, certificará el día y la hora de su presentación. Si esta solicitud no cumpliere con los requisitos correspondientes, se le prevendrá para dentro 12 / 14

del plazo de ocho días, que el interesado subsane los defectos u omisiones, o que complete los antecedentes que en tal caso le indicará, para lo cual por una sola vez, le concederá un plazo de hasta diez días, de conformidad con el artículo 264 de la Ley General de la Administración Pública, transcurrido el plazo sin que el interesado cumpla con lo ordenado, la solicitud se tendrá por no presentada y se archivarán los antecedentes. 2. Debido a que no hay una diferenciación al origen del licor, lo más conveniente, por ser dos autorizaciones distintas, es que se numere de la siguiente forma genérica: - El número de licencia de licores que le corresponde en la actualidad, si es nacional, asignarle la letra A. - El número de licencia de licores que le corresponde en la actualidad, si es extranjera, asignarle la letra B. 3. La activación de una nueva patente, se dará de conformidad con el mismo orden de solicitud planteada. 4. De previo a resolver debe verificarse que se han cancelado los impuestos de la patente de licores de manera separada y que se encuentra al día. 5. Verificar si la patente que quedará activa, se ubica en el mismo local para el que fue otorgada. 6. La patente disponible quedará inactiva y para su activación y traslado debe cumplir con lo establecido en el artículo 11 de la Ley de Licores y en el artículo 9 del Reglamento a la Ley de Licores (Decreto Ejecuto 17757-G) respecto a las distancias, y demás requisitos establecidos al efecto. Su activación se dará de conformidad con el mismo orden de solicitud planteada. 13 / 14

7. Para la activación de una patente esta Municipalidad se basará única y exclusivamente en el dato de censo poblacional más actualizado que registre el Instituto Nacional de Estadística y Censo (INEC), para el cantón de Orotina, no siendo válidas proyecciones de población. Lo anterior por cuanto mediante Ley Nº 7839 del 5 de noviembre de 1998, se tiene que es ese ente legalmente facultado para emitir los datos poblacionales oficiales en la República. 8. Una vez se haya cumplido con todos los requisitos la dependencia administrativa correspondiente, mediante estudio razonado y motivado remitirá el expediente al Concejo Municipal con el dictamen correspondiente, donde se demuestre que se cumple con las condiciones necesarias para la separación, el funcionamiento o activación de la patente, para que tome el acuerdo respectivo. 9. El Concejo Municipal tomará el acuerdo al respecto, y una vez que esté firme, se le comunicará al patentado, con indicación que procederán los recursos ordinarios de revocatoria y apelación, de conformidad con el artículo 156 del Código Municipal. Publíquese. Rige a partir de su publicación Jéssica Solano Sánchez, Secretaria Municipal. 1 vez. (116180). 14 / 14