Microsoft PowerPoint 2007 Elaboración de materiales didácticos TEMA 5 Trabajar con diapositivas Juan Felipe Carreres Jiménez Juan Felipe Carreres Jiménez Daniel Hernández Cárceles Lucía López Garzón Daniel Hernández Cárceles Lucía Lourdes López Garzón
Nueva diapositiva Al iniciar PowerPoint y crear una presentación, nos aparece una diapositiva en la que ya podemos ir trabajando, pero normalmente una presentación no consta de una sola diapositiva, por lo que veremos cómo podemos insertar nuevas o modificar, copiando o eliminando, otras. El número de diapositivas y el orden de las mismas será lo que permita que el mensaje que queremos transmitir llegue correctamente. INSERTAR UNA NUEVA DIAPOSITIVA Si nos encontramos en modo de Vista normal es preferible seleccionar la pestaña Diapositiva, ya que, esta visión de nuestra presentación, permite hacernos una mejor idea de la organización y de cómo va a quedar nuestro trabajo. Otra opción, también muy recomendable, es trabajar directamente desde la vista CLASIFICADOR DE DIAPOSITIVAS de la que hemos hablado en el tema 4. Para añadir una nueva diapositiva podemos o bien pinchar en el botón Nueva diapositiva que encontramos en la pestaña de INICIO, o bien podemos utilizar la combinación de teclas Ctrl + M. Si realizamos la acción con el botón Nueva diapositiva, vemos como este botón está dividido en dos zonas, haciendo clic sobre la superior nos inserta una diapositiva con el mismo formato del patrón que tenemos elegido, si hacemos clic en la parte inferior del botón nos despliega una nueva ventana donde podemos escoger un patrón diferente 2
. Una vez hecho esto, podremos apreciar que en el área de esquema aparece, al final, una nueva diapositiva. Si teníamos una diapositiva seleccionada, se insertará la nueva después de ésta. Más adelante en este tema, hablaremos de cómo crear nuestro propio patrón de diapositivas, esto será un buen punto de partida a la hora de realizar una presentación bien elaborada. Diseño y configuración Antes de empezar a trabajar directamente sobre una presentación, lo más recomendable es dejar preparado un diseño y configuradas ciertas opciones de las diapositivas. DISEÑO Si creamos un nuevo documento, inicialmente disponemos de una primera diapositiva para empezar a trabajar. Vamos a aplicar un diseño rápido a esta diapositiva, para ello vamos a la pestaña DISEÑO Podemos elegir un tema para la diapositiva, de forma que, automáticamente, se va a aplicar un estilo de texto, colores, fondo, etc., a la diapositiva. En el subgrupo Temas, vamos a elegir uno para aplicarlo a nuestra diapositiva, por ejemplo, el tema Opulento. 3
En caso de no encontrar un tema que nos guste, siempre podemos recurrir a la opción Buscar más temas en Microsoft Office Live (en la parte inferior del menú desplegable). Como se observa, todo lo relativo al diseño de la diapositiva se ha modificado. Es posible personalizar el tema modificando los colores, fuentes y efectos que se utilizarán para las diapositivas. Por ejemplo, si seleccionamos en COLORES la combinación llamada Técnico, vemos que el fondo de la diapositiva se mantiene, pero cambiamos la gama de colores: 4
Al añadir una nueva diapositiva, se mantiene el diseño del tema seleccionado. Vamos a añadir una nueva diapositiva de diseño En blanco y ahora seleccionamos el tema Solsticio, observaremos que se ha modificado el tema para todas las diapositivas: Si lo que queremos es poder utilizar varios temas en diapositivas distintas, entonces tendremos que añadir nuevos patrones al documento desde PATRÓN DE DIAPOSITIVAS. En el siguiente ejemplo, hemos mezclado los temas de Solsticio y Módulo en diferentes diapositivas: 5
Por otra parte, podemos modificar el fondo de la diapositiva, desde la pestaña DISEÑO > FONDO Al seleccionar un Estilo de fondo, por defecto, se aplicará a todas las diapositivas de la presentación. Si sólo deseamos modificar el fondo de la diapositiva actual, lo mejor es abrir la ventana Formato de fondo (haciendo clic sobre la fecha en la parte inferior derecha del subgrupo Fondo). Desde esta ventana podemos modificar el aspecto del fondo con un color sólido, un degradado, una textura o una imagen. Finalmente, podemos decidir si queremos aplicarlo únicamente a la diapositiva seleccionada (botón cerrar) o a todas ellas (botón Aplicar a todo). Veamos un ejemplo, creamos una nueva diapositiva completamente en blanco (que no tenga ningún tema aplicado) y abrimos la ventana Formato de fondo. Seleccionamos la opción de Relleno con imagen o textura y seleccionamos una imagen en nuestro ordenador. Por último, aplicamos una transparencia de 60% de forma que el fondo no moleste a la hora de leer el texto. 6
Aquí vemos el resultado final, con un texto que se ha añadido para ver cómo queda el fondo: CONFIGURACIÓN Otra cosa a tener en cuenta, antes de empezar nuestra presentación, es la configuración de las diapositivas. Se pueden colocar de forma horizontal o vertical, pero también podemos indicar su tamaño. Desde la pestaña DISEÑO > CONFIGURAR PÁGINA podemos realizar estos ajustes: 7
Al hacer clic sobre Configurar página se nos abre la siguiente ventana: En general las opciones por defecto son adecuadas en la mayoría de los casos. Quizás, una de las decisiones más delicadas es seleccionar el formato de la pantalla. Decimos delicado porque, aunque se puede seleccionar un formato panorámico para crear nuestra presentación (las diapositivas serán más anchas), tendremos que tener en cuenta las posibilidades del proyector que vamos a utilizar para proyectar nuestra presentación. No obstante, en el peor de los casos, lo único que ocurrirá es que nos aparezcan unas franjas negras horizontales si el proyector no es panorámico (tal y como se ven la mayoría de las películas panorámicas en televisores convencionales de formato 4:3). Si no nos importa que la presentación no ocupe la totalidad del área proyectada por nuestro proyector, entonces no debemos preocuparnos por esto, por el contrario, si queremos optimizar esa área, lo más recomendable es utilizar un formato 4:3 que es compatible con casi cualquier tipo de proyector. A continuación, podemos observar una captura de pantalla de nuestra presentación actual en formato panorámico (16:9) 8
Como siempre, lo mejor es experimentar con los distintos formatos para entender cómo se visualizan en nuestro ordenador. Gestión de las diapositivas Una diapositiva es un objeto más de los disponibles en PowerPoint, por lo que como cualquier objeto podemos crear, copiar, eliminar y duplicar. Tal y como hemos comentado en el punto anterior, para realizar la gestión de las diapositivas es preferible trabajar desde el Área de diapositiva (en el lateral izquierdo) o en la vista CLASIFICADOR DE DIAPOSITIVAS. COPIAR UNA DIAPOSITIVA Para copiar una diapositiva en una misma presentación (esto sería lo mismo que duplicar) o en otra, puedes hacerlo de varias formas: Una forma rápida de hacerlo es a través de los atajos del teclado utilizando las combinaciones de teclas Ctrl + C (copiar) una vez marcada la diapositiva y Ctrl + V (pegar) señalando el destino. Muchos estamos acostumbrados a usar el menú emergente, es decir, el botón derecho del ratón, para copiar y pegar. Haz clic sobre la diapositiva que quieres copiar con el botón derecho (sabrás qué diapositiva tienes seleccionada porque alrededor de ella aparece un marco negro), selecciona la opción copiar. Después haz clic con el botón derecho del ratón sobre la diapositiva detrás de la cual se insertará la diapositiva a copiar y selecciona la opción pegar. 9
O bien, selecciona la diapositiva que quieres copiar y pulsa en el botón copiar que se encuentra en la pestaña INICIO. Después selecciona la diapositiva detrás de la cual se insertará la diapositiva a copiar y pulsa el botón pegar. Si quieres copiar más de una diapositiva selecciónalas haciendo clic con el botón izquierdo del ratón y manteniendo pulsada la tecla CTRL, si las diapositivas son consecutivas puedes seleccionarlas todas seleccionando la primera y, manteniendo pulsada la tecla SHIFT, seleccionando la última diapositiva. Una vez elegidas, sigue los mismos pasos de copiar, posicionar y pegar. DUPLICAR UNA DIAPOSITIVA Tenemos la opción de hacer un duplicado de una diapositiva seleccionada, en este caso sólo se nos permite hacer la copia dentro de la misma presentación, es decir, no podemos duplicar hacia otra presentación. Desde el desplegable que hemos indicado en el apartado de Insertar nueva diapositiva se nos da la opción de duplicar una diapositiva seleccionada. En este caso, duplica la diapositiva y la coloca a continuación de la seleccionada. 10
Nuevamente la opción de utilizar el menú emergente es, quizás, la más rápida y efectiva. MOVER UNA DIAPOSITIVA Para mover las diapositivas de un lugar a otro, dentro de una misma presentación, tienes que seleccionar la diapositiva que quieras mover y sin soltar el botón izquierdo del ratón arrastrarla hasta la posición donde quieres situarla. Al desplazarla, verás que el puntero del ratón es una flecha con un rectángulo debajo y aparece una línea entre diapositiva, esta línea indica en qué posición se situará la diapositiva. Una vez te hayas situado en la posición donde quieres poner la diapositiva, suelta el botón del ratón y, automáticamente, la diapositiva se desplazará a esa posición. Al mover las diapositivas automáticamente se reenumerarán en función del nuevo orden que pasan a ocupar. Por supuesto que también es posible mover una diapositiva recortando y pegándola donde queramos colocarla, esto nos permite también mover una diapositiva de una presentación a otra, mientras que, con el método anterior sólo podemos mover las diapositivas en la presentación en las que están creadas. 11
ELIMINAR UNA DIAPOSITIVA Para trabajar esta nueva acción, podemos hacerlo desde cualquiera de las vistas de las diapositivas, tan solo debemos asegurarnos que tenemos seleccionada la diapositiva que queremos eliminar. Del mismo modo que hemos visto para copiar una diapositiva, antes de eliminar, podemos seleccionar varias diapositivas a la vez con las combinaciones de teclas ya comentadas anteriormente. Una vez seleccionadas, la eliminación se puede realizar de distintas formas. Desde la pestaña INICIO pulsando eliminar Otra forma de eliminar diapositivas es utilizando el menú que aparece al pulsar sobre una diapositiva con el botón derecho y seleccionando Eliminar diapositiva. Por último, simplemente pulsando la tecla SUPR de nuestro teclado. 12
Configurar un patrón El proceso lógico que debería seguirse a la hora de crear una presentación es: 1. Configurar la presentación 2. Diseño 3. Insertar contenido 4. Añadir animaciones Claro que no tenemos por qué seguir este orden (aunque se recomienda). En este apartado vamos a centrarnos en una parte del diseño creando un Patrón. Ya hemos visto como crear nuevas diapositivas y, seguramente, ya se habrá dado cuenta de que la nueva diapositiva puede estar completamente vacía (en blanco) o puede tener un formato y diseño preestablecido. Utilizar diseños preestablecidos nos permite crear de forma más rápida nuestras presentaciones, ya que, las nuevas diapositivas ya vienen preparadas para incorporar rápidamente texto, imágenes, tablas, etc., pero además nos permiten tener un diseño similar en cada diapositiva, lo que resulta más agradable visualmente. Por otra parte, con el afán de realizar una presentación lo más atractiva posible para atraer la atención de su público, seguramente querrá crear un diseño personal y mantenerlo cada vez que crea una nueva diapositiva. Esto es lo que llamamos Patrón de diapositiva y podemos tener varios diseños de diapositiva en cada patrón y varios patrones en cada presentación Vamos a crear una nueva presentación en blanco, por defecto la primera diapositiva está preparada con dos cajas de texto, una para el título y otra para el subtítulo. 13
Si seleccionamos Nueva diapositiva en la pestaña INICIO, veremos un desplegable con todos los diseños del patrón actual: Vamos a seleccionar el diseño Dos objetos 14
Como se puede observar este diseño divide la diapositiva en tres partes: Un cuadro de texto superior para añadir el título y dos cuadros paralelos en la parte central en los que podemos añadir textos, imágenes, tablas, etc. Vamos a escribir el título Tema 5 : Curso de PowerPoint, y en el cuadro de la izquierda escribiremos un índice: En el cuadro de la derecha, en lugar de introducir texto, vamos a añadir una imagen. Si nos fijamos vemos unos iconos en la parte central del cuadro, pasando el ratón por encima nos aparecerá un texto indicando qué tipo de contenido vamos a poder añadir a ese cuadro. En nuestro caso, seleccionamos Insertar imagen desde archivo (primer icono de la fila dos) y se nos abrirá una ventana para seleccionar un archivo de nuestro ordenador. 15
Una vez seleccionada una imagen, la diapositiva queda terminada con un título, un texto (índice) y una imagen. Ahora que sabemos cómo se utilizan estos diseños preestablecidos, vamos a crear uno propio. Para ello nos vamos a VISTA > PATRÓN DE DIAPOSITIVAS y pasaremos a trabajar con los distintos diseños. A primera vista parece que hemos abandonado la presentación que estábamos creando. En realidad, la vista Patrón es como una nueva presentación en el que las distintas diapositivas se corresponden a un diseño distinto, y cada una de ellas tiene asociada un nombre. En cualquier momento podemos salir de la vista patrón desde el subgrupo Cerrar 16
Vamos a crear nuestro propio diseño para el patrón actual. En la pestaña PATRÓN DE DIAPOSITIVAS, seleccionamos Insertar diseño Así, observamos cómo se añade una nueva diapositiva en la parte izquierda y queda seleccionada para que podamos empezar a trabajar con ella. Lo primero que vamos hacer es cambiar el nombre a nuestro diseño, para ello haremos clic con el botón derecho sobre la miniatura de la diapositiva y seleccionaremos Cambiar nombre al diseño (lo llamaremos Mi diseño personal) Ahora vamos a quitar el cuadro de texto para el título y los cuadros de pie de página (número de diapositiva, fecha, etc.), por lo que desde el subgrupo Diseño del patrón desmarcamos las casillas: Título y Pies de página Desde el subgrupo Fondo, vamos a modificar el fondo de la diapositiva, para ello seleccionamos Estilos de fondo y elegimos el estilo 11 17
A continuación, vamos a añadir una imagen, desde la pestaña INSERTAR > IMAGEN seleccionamos alguna que tengamos en nuestro ordenador y la colocamos a modo de cabera de diapositiva: Por último, vamos a dejar preparado el diseño para que se pueda insertar un texto cuando creemos una nueva diapositiva aplicando este diseño. En la pestaña PATRÓN DE DIAPOSITIVAS, seleccionamos Insertar marcador del subgrupo Diseño del patrón. En este caso, escogemos TEXTO: 18
Con esto, la forma del cursor del ratón cambiará a una cruz para que podamos definir el área dentro de la diapositiva donde se tiene que situar el cuadro de texto. Hacemos clic con el botón izquierdo del ratón sobre la diapositiva y, sin soltar, arrastramos hasta la esquina opuesta, luego soltamos, quedando nuestro diseño de la siguiente forma: Con esto daremos nuestro diseño personal por acabado. Por supuesto que podemos estilizarlo mucho más, de momento solo hemos visto el proceso básico, queda en mano de cada uno el diseñar a su gusto, mejorando los predefinidos de PowerPoint. Cerramos la vista Patrón y, de nuevo, hemos vuelto a nuestra presentación inicial. Ahora insertamos una nueva diapositiva seleccionando nuestro diseño Mi diseño personal y estaremos listos para empezar a trabajar. 19
Trabajar con obketos En la elaboración de nuestras diapositivas, les iremos incorporando lo que denominamos, de forma genérica, objetos, con este término nos referimos a gráficos, imágenes, textos, vídeos, sonidos, Estos objetos tienen sus propias características y propiedades que iremos viendo con más detalle, pero hay una serie de funciones generales que podemos aplicar de igual forma a cada uno de ellos, pasamos a describirlas: Seleccionar objetos Para seleccionar un objeto en una diapositiva tan solo debemos hacer clic sobre él, nos aparecerá un marco que nos indica que el objeto está seleccionado. Si aparece el marco del objeto con este aspecto haz clic sobre el marco y el objeto pasará a estar seleccionado. El marco tomará un aspecto diferente Para quitar la selección haz clic en cualquier parte fuera del marco. Si tienes que seleccionar varios objetos mantén pulsada la tecla SHIFT (mayúsculas) y con el ratón selecciona los objetos. Si quieres dejar de seleccionar uno de los objetos que tienes seleccionados manteniendo pulsada la tecla CTRL selecciona el objeto que quieras quitar de la selección. Copiar objetos Para copiar un objeto o varios de una diapositiva, lo primero que debemos hacer es seleccionarlo, después tenemos distintas opciones para realizar la copia: con las teclas (Ctrl + C), con la opción Copiar del menú contextual (clic con el botón derecho del ratón), o con el icono desde la pestaña INICIO. A continuación, posicionarse en la diapositiva donde queremos pegar el objeto. Podemos copiar el objeto en la misma diapositiva o en otra. 20
Por último dar la orden de pegar. Al igual que antes, lo podemos hacer de varias formas: con las teclas (Ctrl + V), con la opción Pegar del menú contextual (clic con el botón derecho del ratón), o con el icono. Verás que en la diapositiva aparecerá el nuevo objeto, pero lo más probable es que se sitúe encima del objeto que has copiado por lo que tendrás que moverlo hasta su posición definitiva. Si queremos copiar de forma idéntica el objeto en la misma diapositiva podemos utilizar el método de duplicar objetos que consiste en hacer una copia exacta del objeto u objetos que tenemos seleccionado/s. Para duplicar un objeto primero tienes que seleccionarlo, después desplegar el menú Pegar de la pestaña Inicio y seleccionar la opción Duplicar. También puedes utilizar las teclas Ctrl+Alt+D. Al duplicar el objeto aparece su copia casi encima del mismo. Mover objetos Pasamos a ver dos opciones para mover objetos: Mover arrastrando: Para mover un objeto, lo primero que tienes que hacer es seleccionar el objeto, aparece un marco a su alrededor, sitúate sobre él (pero no sobre los círculos que hay en el marco) y verás que el cursor toma aspecto de cruz, pulsa el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo pulsado arrastra el objeto, cuando hayas situado el objeto donde quieres suelta el botón del ratón y verás que el objeto se sitúa automáticamente en la posición que le has indicado. Mover cortando: Esta opción la utilizaremos cuando queramos mover un objeto de una diapositiva a otra. En este caso, una vez seleccionado debemos cortarlo, después pegarlo en la nueva diapositiva. Para realizar estas dos operaciones tenemos distintas vías: 21
o Cortar: Pulsar Ctrl + X, cortar de la pestaña inicio o del menú contextual o Pegar: Pulsar Ctrl + V, pegar de la pestaña inicio o del menú contextual Modificar el tamaño de los objetos Para modificar el tamaño de un objeto, bien sea para aumentar o disminuir, tienes que visualizar el marco del objeto seleccionándolo, en este marco tenemos ocho círculos o puntos. Estos puntos sirven para modificar el tamaño del objeto, si te sitúas en los puntos de las esquinas verás que el puntero del ratón se convierte en una flecha de dos direcciones que te permitirán modificar al mismo tiempo el ancho y alto del objeto, para ello tienes que hacer clic en el círculo cuando aparece la flecha, mantener pulsado el botón izquierdo del ratón y arrastrarlo hasta darle el tamaño deseado, después suelta el botón del ratón. Si queremos modificar independientemente el ancho o el largo de nuestro objeto, podemos utilizar los puntos que tenemos en mitad de la diapositiva. Girar y voltear Para girar o voltear un objeto primero tienes que seleccionarlo, una vez seleccionado despliega el menú Girar de la pestaña FORMATO. A continuación selecciona el tipo de giro que quieras realizar entre los que se proponen. Si seleccionas la opción Girar 90º a la izquierda, automáticamente el objeto experimenta un giro de 90 grados a la izquierda. Si seleccionas la opción Girar 90º a la derecha, automáticamente el objeto experimenta un giro de 90 grados a la derecha. Si seleccionas la opción Voltear horizontalmente, automáticamente se obtiene el simétrico del objeto cogiendo como eje de simetría la vertical. 22
Si seleccionas la opción Voltear verticalmente, automáticamente se obtiene el simétrico del objeto cogiendo como eje de simetría la horizontal. Observa que, manteniendo el cursor sobre la opción deseada, el objeto gira para que veamos el resultado (vista previa). Pero el cambio no será real si finalmente no hacemos clic. Si prefieres girar el objeto libremente sólo tendrás que hacer clic sobre el punto verde que aparece alrededor del objeto seleccionado, el cursor del ratón se transforma en una flecha en forma de circunferencia y, arrastrando el ratón, observarás como la figura gira. Una vez conseguido el giro deseado suelta el botón del ratón. Alinear y distribuir Desde la pestaña FORMATO podemos alinear y distribuir de forma sencilla y rápida el contenido de una diapositiva. Estas opciones son interesantes una vez que hayamos terminado de incluir todos los objetos en una diapositiva y queremos que queden perfectamente colocados. Distribuir objetos dentro de una diapositiva consiste en desplazar los objetos para que haya la misma distancia entre ellos bien sea distancia horizontal o vertical. 23
Alinear objetos consiste en hacer que todos se ajusten a una misma línea imaginaria. En los dos casos hay que seleccionar primero los objetos y desplegar el menú Alinear de la pestaña FORMATO. Después elegimos el tipo de alineación o distribución que deseamos de la lista siguiente: Ordenar objetos. Puede suceder que insertes varios objetos unos encima de otros (por ejemplo, insertar una imagen y, después, insertar una flecha) y que alguno de ellos oculte al otro, para solucionar ese problema tenemos la opción Ordenar que permite desplazar los objetos a planos distintos. Por ejemplo, traer a primer plano un objeto que estaba detrás de otro y que, por eso, no se veía. Para ordenar objetos, primero tienes que seleccionar el objeto al que quieras cambiar su orden. Una vez seleccionado, haz clic en la pestaña Formato y despliega uno de los dos menús: Traer al frente o Enviar al fondo. Si seleccionas la opción Traer al frente, el objeto que tengas seleccionado pasará a ser el primero, por lo que, si lo pone encima de otros éste tapará a los demás. 24
Si seleccionas la opción Traer adelante, el objeto que tengas seleccionado subirá una posición hacia adelante respecto a su posición anterior. Si seleccionas Enviar al fondo, este objeto pasará a ser el último por lo que cualquier objeto que haya encima de él lo tapará. Si seleccionas Enviar atrás, este objeto pasará una posición atrás. También disponemos de un Panel de selección que nos permite entender mejor cuál es el orden de todos los elementos de la diapositiva. Al hacer clic sobre esa opción se nos mostrará en el lateral derecho del programa un listado con todos los objetos en la diapositiva actual. Los elementos de la tabla están colocados en orden, de forma que, el que está más arriba tapa a todos los que tiene por debajo. Podemos alterar ese orden utilizando los botones de Reordenar. También podemos ocultar/mostrar un objeto en la diapositiva haciendo clic sobre el icono en forma de ojo. Eliminar objetos. Para borrar un objeto (o varios) tan solo tienes que seleccionarlo y pulsar la tecla SUPR del teclado. Si por error has borrado algún elemento sin querer (diapositivas, imágenes, dibujos, etc.) no te preocupes, siempre podemos volver hacia atrás con la opción de Deshacer. La forma más sencilla y rápida es utilizando la combinación de teclas CTRL + Z, pero también puedes acudir al menú de OFFICE y hacer clic sobre el icono en forma de flecha. Aparecerán hasta las 20 últimas acciones para que puedas indicar desde dónde quieres deshacer los cambios. 25
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