MINISTERIO DE AGRICULTURA, ALIMENTACIÓN Y MEDIO AMBIENTE S.G. DE SISTEMAS INFORMATICOS Y COMUNICACIONES Manual de Usuario del Portafirmas electrónico del Ministerio. Enero 2015
Índice 1. Introducción... 3 2. Requisitos... 3 3. Tipos de documentos admitidos... 3 4. Acceso a la Aplicación... 4 5. Firma Electrónica de Documentos... 7 5.1. Firma de documentos PDF... 8 5.2. Firma de documentos ODT y DOCX... 10 6. Validación de Firma Electrónica... 12 7. Compatibilidad con otros servicios de firma y validación... 14 7.1. Valide... 14 7.2. Acrobat Reader.... 15 8. Salir de la Aplicación... 15 2
1. Introducción Este documento explica las funcionalidades del Portafirmas Electrónico del Ministerio de Agricultura, Alimentación y Medio Ambiente. Esta nueva aplicación, incluida en el Portal Interno de Aplicaciones del Ministerio (iportal) permite la firma y validación de documentos utilizando cualquiera de los dispositivos de firma reconocidos como los Certificados de Usuario de la FNMT o el DNI electrónico. Se incorpora, además, un servicio de verificación de documentos firmados electrónicamente, par comprobar la validez de los documentos firmados, y de las firmas utilizadas al efecto. Y como medida de seguridad adicional, se ofrece una copia en formato PDF para facilitar la lectura de los documentos firmados, incluyendo una marca de agua certificando que el documento electrónico ha sido firmado, si bien, toda validación o verificación de la validez de la firma debe realizarse sobre el documento original electrónico firmado, o sus copias electrónicas. 2. Requisitos Disponer de un certificado de firma de la FNMT, DNI electrónico, o cualquier otro reconocido por el portal de aplicaciones instalado o conectado al ordenador. Tener un usuario personal dado de alta en el portal de aplicaciones IPORTAL. En caso de no disponer de ese usuario, se puede solicitar el alta por correo electrónico a bzn-cau-desarrollo@magrama.es, indicando: nombre, apellidos, NIF y dirección de correo electrónico. La última versión de Java instalada y habilitada. 3. Tipos de documentos admitidos El sistema está preparado para la firma directa de los documentos en formato:.pdf,.docx (por defecto en suites informáticas como Ms Office 2007).odt (por defecto en suites informáticas como OpenOffice o LibreOffice). En los dos últimos casos, el portafirmas generará un documento PDF para firmar. Los documentos.doc no se admiten en el portafirmas. Si necesita firmar un documento.doc, primero conviértalo a.docx o.pdf 3
4. Acceso a la Aplicación Recuerde que es necesario tener un usuario personal dado de alta en el portal de aplicaciones IPORTAL. En caso de no disponer de ese usuario, se puede solicitar el alta por correo electrónico a bzn-cau-desarrollo@magrama.es, indicando: nombre, apellidos, NIF y dirección de correo electrónico. El Portafirmas Electrónico es una aplicación de accesos restringidos, pero todos los usuarios con acceso al portal de aplicaciones pueden acceder a la misma. A continuación se indican los pasos a realizar para entrar al Portafirmas Electrónico: 1) En un navegador Web (Internet Explorer) debe ir escribirse la dirección (URL) del portal de aplicaciones del Ministerio de Agricultura, Alimentación y Medio Ambiente: https://iportal.magrama.gob.es 2) Aparecerá la página de bienvenida: En esta página, en Entrar. 3) Aparecerá la página de acceso: 4
Ahora puede usar dos formas de identificación distintas: Indicando el nombre el nombre de usuario (que es el DNI con la letra en minúscula, y los ceros a la izquierda) y la contraseña. La contraseña le habrá llegado por correo al autorizarle el acceso 1 y pulsando en Acceso. O bien, pulsando el botón Acceso mediante certificado digital / dni electrónico que le mostrará los certificados disponibles para identificarse. Elija el suyo. 4) Aparece la página de usuario del portal: 1 Si no dispone de contraseña o no ha sido dado de alta, consulte al responsable de la Unidad Tramitadora de la tasa. 5
Pulse en la opción Escritorio Funcionario y Portafirmas. 5) A continuación se presenta la página de inicio de la aplicación: Tiene disponibles las siguientes opciones: 1. Manual de aplicación. Este manual. 2. Firma Electrónica de documento, para firmar los documentos electrónicamente. 3. Validación de Firma Electrónica, para validar las firmas de los documentos electrónicos. 6
5. Firma Electrónica de Documentos Desde esta opción podrá firmar digitalmente los documentos electrónicos en formato PDF, DOCX u ODT. Los documentos.doc no se admiten en el portafirmas. Si necesita firmar un documento.doc, primero conviértalo a.docx o.pdf Al abrir esta página, puede que le aparezcan varias advertencias de seguridad y de java, que variarán según la versión de java y el navegador que tenga instalada. Siempre debe aceptar la instalación y ejecución, confiar en el publicador del componente, o no bloquear la ejecución. Si impide la ejecución de los componentes en cualquiera de las pantallas, no podrá firmar el documento. Las opciones disponibles son: 1. Volver al menú, para volver al menú anterior 2. Examinar, para elegir el documento que se quiere firmar, no se garantiza que se pueda firmar el documento si su tamaño es mayor de 8 Mb. Pulse en el botón Examinar para elegir el documento que se va a firmar. Le aparecerá una ventana de navegación de Windows, vaya a la carpeta dónde tiene el fichero, y selecciónelo y pulse en abrir. 7
Al seleccionar el fichero, se cargará la pantalla informando del nombre del fichero a firmar. Las opciones disponibles ahora son: 1. Limpiar, para quitar el fichero seleccionado 2. Firmar, para proceder a la firma Debe pulsar en el botón (2) Firmar para continuar. 5.1. Firma de documentos PDF Si el documento elegido es del formato PDF, nos solicitará que elijamos el certificado con el que vamos a firmar. 8
Elija el certificado con el que va a firmar y pulse aceptar. Automáticamente nos aparecerá una ventana para Guardar el nuevo fichero PDF firmado digitalmente. Ahora se muestra una pantalla informando del resultado de la firma, y nos ofrece las accesos directos a firmar otro documento, validación o volver al menú principal. En cualquier caso, el proceso de firma ha finalizado. 9
5.2. Firma de documentos ODT y DOCX Si el documento elegido es del formato DOCX o DOC, se cargará la pantalla informando del nombre del fichero a firmar. Las opciones disponibles ahora son: 1. Limpiar, para quitar el fichero seleccionado 2. Firmar, para proceder a la firma Debe pulsar en el botón (1) Firmar para continuar, y se muestra una pantalla informativa de que se está transformando el documento a PDF. Durante este proceso, la aplicación estará bloqueada. Cuando finalice la conversión, se muestra una pantalla con la previsualización del documento formato PDF, que no está firmado. Debe pulsar en Firmar (1) para firmar el documento. 10
Elija el certificado con el que desea firmar Elija el certificado con el que va a firmar y pulse aceptar. Automáticamente nos aparecerá una ventana para Guardar el nuevo fichero PDF firmado digitalmente. 11
Ahora se muestra una pantalla informando del resultado de la firma, y nos ofrece las accesos directos a firmar otro documento, validación o volver al menú principal. El proceso de firma ha finalizado. 6. Validación de Firma Electrónica En la pantalla principal elija la opción (3) Validación de Firma Electrónica Le aparecerá una pantalla para elegir el fichero 12
Pulse en Seleccionar Archivo Elija el archivo y pulse Abrir. Se le muestra una pantalla informando del fichero elegido. Pulse en el botón (1) Validar. 13
La aplicación se bloquea mientras se comprueba la firma electrónica. Finalmente se le muestra un resumen con el resultado de la validación. 7. Compatibilidad con otros servicios de firma y validación 7.1. Valide Los documentos firmados a través de la plataforma Valide, se pueden validar a través del Portafirmas Electrónico, sin limitación ningún tipo de limitación. 14
Recíprocamente, los documentos firmados por el Portafirmas Electrónico pueden ser validados a través de la plataforma Valide. La plataforma Valide está disponible en la dirección: https://valide.redsara.es/valide/inicio.html 7.2. Acrobat Reader. Los documentos PDF que se firmen con certificado a través de Acrobat Reader se pueden validar a través del Portafirmas Electrónico. Igualmente, los documentos firmados por el Portafirmas Electrónico se puede validar con Acrobat Reader, sin embargo, esta validación no realiza tantas comprobaciones como hacen el Portafirmas Electrónico o Valide. En cualquier caso, la compatibilidad entre Acrobat Reader queda fuera del mantenimiento del Portafirmas Electrónico 8. Salir de la Aplicación Para salir de la aplicación deberá pulsar sobre el botón Desconectar situado en la esquina superior derecha. 15