CORPME Presentación telemática de Libros Autor/es: Colegio de Registradores Última modificación: 23 de junio de 2009
ÍNDICE 1 INTRODUCCIÓN... 3 2 ACCESO A LA APLICACIÓN... 4 2.1 ACCESO PRIVADO... 4 2.2 ACCESO PÚBLICO... 5 2.3 ZONA DE DESCARGAS... 6 3 DESCRIPCIÓN DE LA APLICACIÓN... 8 3.1 PANTALLA PRINCIPAL... 9 3.2 MENÚ... 10 3.3 ICONOS... 13 3.4 ENLACES... 15 4 PRESENTACIÓN TELEMÁTICA DE LIBROS... 16 4.1 CREAR PRESENTACIÓN DE LIBROS... 16 4.2 GUARDAR PRESENTACIONES... 20 4.3 FIRMAR Y ENVIAR PRESENTACIONES... 21 4.4 FIRMAS... 26 4.5 CARGA DE PRESENTACIONES... 30 5 HISTÓRICO DE PRESENTACIONES... 33 5.1 ACCESO A LA PANTALLA... 34 5.2 DESCRIPCIÓN... 34 5.3 ACUSE DE RECIBO... 37 CORPME Página 2 de 37
1 INTRODUCCIÓN El presente documento describe el funcionamiento del portal Web Presentación telemática de Libros, que es un servicio interactivo del Registro virtual que permite a los usuarios tramitar el envío de documentos telemáticos a los Registros. Las principales funcionalidades de la aplicación son las siguientes: o Creación de presentaciones o Carga y edición de presentaciones ya creadas o Firma de documentos o Envío de presentaciones al Registro o Depósito de cuentas o Legalización de libros o Histórico de presentaciones o Gestión de notificaciones del Registro CORPME Página 3 de 37
2 ACCESO A LA APLICACIÓN El acceso a Presentación telemática de documentos se realiza desde el Registro virtual. Existen dos maneras de entrar en la aplicación: 2.1 ACCESO PRIVADO El acceso privado se lleva a cabo identificándose a través de un certificado en el Registro virtual. Figura 2.1 Listado de Servicios Interactivos sujetos a identificación Para poder hacer los envíos telemáticos se necesitan dos requisitos. 1. El primero es estar abonado a la página del Colegio de _Registradores, ya que a través de este usuario se facturan los envíos. https://www.registradores.org/registrovirtual/init.do 2. El segundo es poseer un certificado. Autoridades de Certificación actualmente configuradas en la VA: CORPME Página 4 de 37
1. Colegio Registradores 2. DNI electrónico.(no recomendado por su lentitud) 3. Generalitat Valenciana 4. Ancert. Notarios.(Certificados Notariales Personales) 5. Catcert. Agencia Catalana de Certificación 6. Firma Profesional. 7. ACA. Certificado del Colegio de Abogados. 8. El Certificado de la Fabrica de la Moneda y Timbre (FNMT) 2.2 ACCESO PÚBLICO El acceso público no está sujeto a identificación del cliente. En este caso el servicio pasa a llamarse Editor de presentaciones telemáticas, puesto que permite la creación y edición de presentaciones pero nunca el envío a los Registros. Figura 2.2 Listado de Servicios Interactivos no sujetos a identificación Tanto en la modalidad pública como en la privada, la aplicación se inicia con la pantalla Carga de presentaciones. CORPME Página 5 de 37
Figura 2.3 Carga de presentaciones 2.3 ZONA DE DESCARGAS Los programas 1 para la presentación telemática de documentos que ofrece la página del Colegio de Registradores https://www.registradores.org/registrovirtual/init.do dentro de Descargas son: 1. Legalización digital de libros (Legalia versión 2.1.3) 28/02/2006 2. Validación de legalización de libros (RLegalia versión 2.1.3) 08/03/2006 3. Depósito digital de cuentas anuales (D2 versión 2.1.4) 28/02/2006 (válido para ejercicios iniciados antes del 1-1-2008) 4. Validación del depósito de cuentas anuales (RD2 versión 2.1.3) 28/02/2006 5. Nuevo Depósito digital de cuentas anuales (D2 versión 2.12) 26/05/2009 (válido para ejercicios iniciados a partir del 1-1- 2008) 1 Para más información acerca de la instalación y preparación de los archivos ver el manual de cada programa. CORPME Página 6 de 37
En esta misma zona de descargas pueden obtener los formularios para la presentación en papel de aquellas cuentas que se adaptan al plan contable nuevo. 1. Formulario depósito de cuentas abreviado 2. Formulario depósito de cuentas normal 3. Formulario depósito de cuentas pymes Figura 2.4 Listado de descargas CORPME Página 7 de 37
3 DESCRIPCIÓN DE LA APLICACIÓN La aplicación Presentación telemática de documentos se componen de los siguientes elementos: Pantalla principal, Menú, Iconos y Enlaces Figura 3.1 Presentación Telemática CORPME Página 8 de 37
3.1 PANTALLA PRINCIPAL Situada en la parte central de la aplicación, la pantalla principal contiene toda la información y los componentes necesarios para operar con las distintas funcionalidades del servicio. Al contrario que el resto de elementos, que son comunes, la pantalla principal es diferente dependiendo del apartado de la Web en el que se encuentre el usuario. Figura 3.2 Pantalla Principal CORPME Página 9 de 37
La ventana está estructurada en las siguientes pestañas: Documento Contiene todos los datos de la presentación además de los botones que permiten realizar las principales funcionalidades (Guardar, Firmar y Enviar). Firmas Contiene tanto la información de la firma asociada al envío como de las firmas de cada uno de los archivos de la presentación. Además, a lo largo del ciclo de vida de la presentación, el resultado de las diferentes operaciones que el usuario vaya realizando se visualizará en un mensaje junto a las pestañas. Figura 3.3 Estructura de la pantalla principal y mensaje de resultado de la operación de envío 3.2 MENÚ El menú de la parte izquierda de la pantalla permite acceder a los distintos apartados de la Web. Se trata de un menú de tipo desplegable, de manera que al seleccionar cada una de las opciones se muestran a su vez las distintas subopciones de las que consta. CORPME Página 10 de 37
Figura 3.4 Menú de la Presentación CORPME Página 11 de 37
El menú tiene la siguiente estructura: 1. Registro Electrónico Servicios 2. Test de configuración 3. Presentación Nueva Presentar libros Presentar cuentas Cargar Histórico de presentaciones 4. Notificaciones Pendientes Notificadas Caducadas 5. Facturas 6. Política de privacidad CORPME Página 12 de 37
3.3 ICONOS En la parte superior derecha de la pantalla hay una serie de iconos que corresponden a funcionalidades generales. Figura 3.5 Iconos Vuelve a la página de inicio del Registro Virtual. Abre la aplicación de correo electrónico predeterminada para enviar un email a la dirección soporte@registradores.org Abre una ventana que incluye enlaces para descargar algunos programas útiles para la utilización del servicio. CORPME Página 13 de 37
Figura 3.6 Zona de descargas Abre una ventana desde la cual se puede elegir el idioma Figura 3.7 Idiomas CORPME Página 14 de 37
3.4 ENLACES En la parte inferior de la pantalla se encuentran los siguientes enlaces: Figura 3.8 Enlaces o www.registradores.org Link a la página oficial del Colegio de Registradores. o Aviso legal Abre una ventana que recoge las condiciones generales que rigen el acceso y uso del sitio Web www.registradores.org (privacidad, protección de datos, propiedad industrial e intelectual, etc.) o Política de privacidad Abre una ventana que incluye toda la información relativa a la confidencialidad de los datos del usuario. CORPME Página 15 de 37
4 PRESENTACION TELEMATICA LIBROS Existen dos Tipos de operación del Registro mercantil para los que la Presentación Telemática de documentos se lleva a cabo de una manera diferente. Dichas operaciones son: Depósito de cuentas y Legalización de libros. Este comportamiento particular se debe a que, para estos tipos de operación, en lugar de crear manualmente la presentación, el usuario únicamente especifica una carpeta que incluye todos los archivos relativos al libro o la cuenta y a partir de ellos el trámite se genera de manera automática. Todos los ficheros relativos al Depósito de cuentas o a la Legalización de libros que se presenten deberán cumplir los requisitos que respecto al formato y contenido se especifican en el Boletín Oficial del Estado. 4.1 CREAR PRESENTACION DE LIBROS Para el envío telemático de libros, lo primero es crear la presentación. Para ello debemos acceder al portal de envíos con un certificado válido. Figura 4.1 Acceso a los servicios sujetos a identificación CORPME Página 16 de 37
Una vez que ha accedido con su certificado aparece la siguiente ventana: Figura 4.2 Listado de Servicios Interactivos Dentro del apartado de Servicios de Tramitación Telemática seleccionamos Presentación Telemática de documentos dando paso al siguiente menú. Figura 4.3 Carga de presentaciones CORPME Página 17 de 37
Hay dos formas de acceder a las operaciones de Legalización de libros: Seleccionar las opciones de menú Presentación Presentar libros o Presentación Hacer clic en los enlaces Presentar libros de la pantalla Carga de presentaciones En cualquiera de las dos modalidades citadas se da paso a un explorador donde el usuario puede seleccionar la carpeta que contiene el libro que desea presentar. Figura 4.4 Selección de fichero Seleccionada la carpeta, se carga en la pantalla Presentación un nuevo trámite con los datos correspondientes al libro, incluyendo los archivos contenidos en el directorio. Hay que tener en cuenta que al realizar esta operación, la aplicación bloquea todos los campos de la pantalla (exceptuando Fecha y CORPME Página 18 de 37
Referencia del documento), puesto que estos se rellenan automáticamente al añadir el directorio. Figura 4.5 Presentación Creada la presentación, se debe rellenar el campo Referencia de documento, el cual es una referencia interna para el usuario, que quedará reflejado en el acuse de recibo del envío. En esta referencia se puede poner por ejemplo el nombre de la sociedad de la que están enviando los Libros. CORPME Página 19 de 37
4.2 GUARDAR PRESENTACIONES Las presentaciones se guardan en archivos XML con el nombre que desee el usuario. La aplicación permite salvar una presentación en cualquier momento del proceso, sin necesidad de haberla completado íntegramente. De esta manera el usuario puede retomarla más adelante a través de la opción Cargar para terminar de rellenarla y enviarla al Registro Es importante señalar que para poder enviar una presentación es imprescindible haberla guardado en un archivo XML. De no ser así, se exige al usuario que la salve antes de proceder con el envío. Para llevar a cabo la operación Guardar, la pantalla Presentación dispone de los siguientes botones: Da paso a un explorador de archivos que permite seleccionar una carpeta y el nombre con el que se desea guardar el trámite. Es importante que el usuario se fije bien en qué carpeta salva sus presentaciones para que luego no tenga problemas en localizarlas a la hora de cargarlas. Figura 4.6 Selección del directorio donde se desea salvar la presentación CORPME Página 20 de 37
Una vez introducido el nombre del fichero XML, el usuario tiene que pulsar el botón Guardar del explorador de ficheros para que la presentación se salve correctamente. Este botón sólo está disponible para las presentaciones cargadas a partir de un archivo XML. La diferencia respecto a Guardar como es que en este caso la aplicación no muestra ningún explorador de ficheros porque la presentación se guarda directamente en el archivo XML correspondiente. En cualquiera de las dos modalidades, al finalizar el proceso la aplicación muestra un mensaje en pantalla indicando la hora exacta en la que se ha guardado la presentación. Figura 4.7 Mensaje indicativo de la hora exacta de la presentación guardada 4.3 FIRMAR Y ENVIAR PRESENTACIONES La última fase del proceso de tramitación telemática es la firma de los documentos y el envío de la presentación al Registro. Figura 4.8 Opciones de la Presentación CORPME Página 21 de 37
Esta doble operación de firmar y enviar se lleva a cabo mediante el botón de la pantalla Presentación. Para poder enviar el trámite al Registro se requiere que todos los campos obligatorios estén correctamente completados. Además, en el proceso únicamente se firmarán los archivos incluidos en la presentación cuyo check Firmar tenga la marca. Figura 4.9 Firma de documentos El campo de de Certificados muestra una lista de certificados disponibles. Por defecto sale seleccionado e certificado con el que se accedió al portal. Figura 4.10 Lista de Certificados disponibles CORPME Página 22 de 37
Se selecciona el certificado con el que se quiere firmar, y al pulsar el botón da paso a un explorador de archivos para que el usuario salve el trámite, guardando la presentación en archivo XML Figura 4.11 Selección de directorio donde salvar la presentación Una vez guardada la presentación, comienza la firma y el envío. Durante el proceso se van visualizando en pantalla una serie de mensajes que indican el estado de la operación: Figura 4.12 Progreso de la presentación Una vez terminado el proceso de firma, comienza el proceso de envío en el que se muestra el tiempo de envío dependiendo del tamaño de los ficheros y de la velocidad de subida de la línea ADSL CORPME Página 23 de 37
Figura 4.13 tiempo estimado del envío Al finalizar el proceso, se muestra un mensaje en pantalla indicando que la presentación ha sido enviada correctamente Figura 4.14 Mensaje resultante de un envío correcto Al aceptar, se muestra un mensaje en pantalla indicando que la presentación ha sido enviada correctamente y se le asigna un identificativo. Mediante este código identificativo el usuario puede localizar el trámite en el Histórico de presentaciones enviadas. Figura 4.15 ID Tramite obtenido CORPME Página 24 de 37
Hay que tener en cuenta que, una vez enviada una presentación, el usuario ya no podrá modificar sus datos, aunque sí consultarlos. Es por ello que los trámites enviados tienen la pestaña Documento deshabilitada Además, los archivos que han sido firmados quedan marcados con el icono que al pulsarlo da paso a la pestaña Firmas, donde se puede consultar la información relativa a la firma del archivo y el sello de tiempo. Figura 4.15 Detalle de la firma de los archivos Por último, es importante señalar que en el caso de las presentaciones de Libros, la aplicación también permite llevar a cabo la firma y el envío como procesos independientes. Para ello, además del botón, la pantalla Presentación dispone de los botones, y que realizan cada una de las operaciones por separado. CORPME Página 25 de 37
4.4 FIRMAS La información relativa a las firmas asociadas a un trámite puede consultarse en la pestaña Firmas de la pantalla Presentación. Figura 4.16 Firma de la Presentación Por cada firma se incluye su estado (si es válida o no) y el detalle del certificado con el que se ha llevado a cabo. Además toda firma viene acompañada de su correspondiente sello de tiempo. Es importante señalar que un mismo archivo puede firmarse con varios certificados distintos. CORPME Página 26 de 37
Figura 4.17 Detalle de un documento firmado con certificados diferentes CORPME Página 27 de 37
Seleccionando el campo Detalle certificado firma podemos visualizar el detalle de la firma y del sellado de tiempo. Figura 4.18 Detalle del certificado firma y el de sellado de tiempo Mientras la presentación no haya sido enviada el Registro, la aplicación permite que el usuario elimine las firmas asociadas a los archivos. CORPME Página 28 de 37
Figura 4.20 Eliminar Firma Para ello, cada firma dispone de un botón que da paso a un listado con todos los certificados instalados en el sistema. Esto se debe a que para borrar una firma es necesario que el usuario se identifique mediante un certificado: Figura 4.21 Selección del certificado para eliminar la firma Una vez seleccionado el certificado, el usuario tiene que volver a pulsar para que la firma se borre. Si por el contrario desea detener la operación, basta con hacer clic en. Una vez que se ha enviado la presentación Registro las firmas no pueden ser modificadas. CORPME Página 29 de 37
4.5 CARGA DE PRESENTACIONES La carga de presentaciones permite retomar trámites previamente guardados en archivos XML para que el usuario realice sobre ellos las acciones que considere oportunas (cambios, firma de archivos o envío al Registro). Si el trámite ya ha sido enviado al Registro, la aplicación permite cargarlo pero no llevar a cabo modificaciones. Hay dos formas de acceder a la operación de carga: Seleccionar la opción de menú Presentación Cargar. Hacer clic en el enlace Cargar presentaciones de la pantalla Carga de presentaciones. Esta pantalla es la primera a la que accede el usuario al entrar en la aplicación. Figura 4.22 Carga de presentaciones CORPME Página 30 de 37
La carga de presentaciones se lleva a cabo mediante un explorador de archivos donde el usuario puede seleccionar el fichero XML que contiene el trámite. Figura 4.23 Selección fichero XML Una vez seleccionado el archivo XML, la aplicación da paso a la pantalla Presentación con los datos correspondientes al trámite cargado. En la parte superior de la pantalla se muestra el nombre del fichero XML que contiene la presentación. CORPME Página 31 de 37
Figura 4.24 Presentación Adicionalmente, la pantalla Carga de presentaciones dispone de accesos directos a otras funcionalidades anteriormente descritas: Creación de nuevas presentaciones. Legalización de libros Legalización de libros CORPME Página 32 de 37
5 HISTÓRICO DE PRESENTACIONES La pantalla Histórico de presentaciones permite al usuario consultar los trámites que ya han sido enviados a los Registros. Figura 5.1 Histórico de presentaciones CORPME Página 33 de 37
5.1 ACCESO A LA PANTALLA Seleccionar la opción de menú Presentación Histórico de presentaciones. 5.2 DESCRIPCIÓN La pantalla consta de los siguientes elementos: Listado de presentaciones enviadas Muestra un resumen de todas las presentaciones que ya han sido enviadas al Registro, incluyendo por cada trámite el Identificativo, el Acuse de entrada, el Registro de destino y la Fecha y Número de documento. El listado está ordenado por fecha de envío (de más y reciente a menos) y se presenta estructurado en páginas de 5 presentaciones cada una. Para navegar por las diferentes páginas se utilizan las etiquetas y. CORPME Página 34 de 37
Figura 5.2 Listado de presentaciones enviadas Iconos y botones Además, la pantalla contiene una serie de componentes con sus respectivas funcionalidades: Cada trámite de la lista tiene su propio icono Acuse de recibo. Al hacer clic sobre el icono se da paso a la pantalla Acuse de recibo donde se puede consultar la información del trámite correspondiente CORPME Página 35 de 37
Da paso a la pantalla Búsqueda de presentaciones enviadas, que permite localizar un trámite fácilmente filtrando el listado en base a diferentes criterios. Búsqueda de Presentaciones. La pantalla Búsqueda de presentaciones enviadas permite localizar un trámite fácilmente filtrando el listado en base a diferentes criterios: Figura 5.3 Búsqueda de presentaciones. CORPME Página 36 de 37
1. Búsqueda por ID de trámite I. Por ID de trámite 2. Búsqueda por número de entrada en Registro I. Tipo de Registro. Seleccionamos el tipo de Registro: 1. R. Propiedad 2. R. Mercantil 3. R. Bienes Muebles II. Año III. Número de entrada 3. Búsqueda por ID de trámite I. Tipo de Registro 1. R. Propiedad 2. R. Mercantil 3. R. Bienes Muebles II. Provincia de Registro III. Fecha de envío 1. Filtro por Meses 2. Rango por fechas 5.3 ACUSE DE RECIBO. Los acuses de recibo muestran los siguientes datos: Identificador Web Quien lo envía y su DNI El número de entrada en el Registro La referencia de documento El Registro que recibe el documento así como la fecha y la hora El Certificado con el que lo ha firmado junto con el DNI y la fecha y la hora Figura 5.4 Acuse de Recibo. CORPME Página 37 de 37