Asunto: CONTRATACION DEL SERVICIO DE MIGRACION E INTEGRACION DE DATOS E IMAGENES DE LAS COLECCIONES DE LOS MUSEOS MUNICIPALES DE GIJON/XIXON AL SISTEMA INTEGRADO DE DOCUMENTACION Y GESTION MUSEOGRAFICA (DOMUS). PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TECNICAS 1.- OBJETO DEL CONTRATO. El presente pliego tiene por objeto la contratación del servicio de migración e integración de datos e imágenes de las colecciones de los museos dependientes de la Fundación Municipal de Cultura, Educación y Universidad Popular, al sistema integrado de documentación y gestión museográfica (DOMUS). El mencionado contrato se ejecutara en los equipamientos municipales de dicha Fundación que se indican a continuación: 1. Museo Casa Natal de Jovellanos sito en Plaza de Jovellanos s/n 2. Museo Nicanor Piñole, sito en Plaza de Europa nº 28 3. Muséu Pueblu d Asturies Pº de Dr. Fleming, 877. La Güelga. Gijón/Xixón 4. Museo del Ferrocarril de Asturias, plaza de la Estación del Norte s/n. Gijón/Xixón La mencionada contratación deberá ajustarse a las condiciones detalladas de ejecución señaladas, y no se admiten variantes ni alternativas 2.- DURACION DEL CONTRATO. 2.1.- El plazo de vigencia del contrato será de OCHO MESES. 2.2.- Las fechas y horarios concretos en que se desarrollará el servicio objeto del contrato serán comunicados anualmente por la Administración contratante al adjudicatario, que serán fijados de acuerdo con las necesidades del servicio público. 3.- CONDICIONES DE EJECUCION: 3.1.-TAREAS GENERALES A DESARROLLAR El servicio se desarrollará atendiendo a las siguientes etapas: 1. Análisis funcional detallado de la información a migrar a DOMUS a partir de los datos informatizados de cada museo. 2. Análisis técnico, programación y migración de datos a DOMUS. 3. Integración de los datos migrados con las bases de datos DOMUS disponibles en cada museo. 4. Implantación de las bases de datos integradas en las instalaciones habilitadas en cada museo para la gestión de la información o en los servicios centrales de la administración gestora. 1
El conjunto de acciones a realizar para cada museo conlleva asimismo la realización de una migración global de los fondos museográficos y documentales donde existe información auxiliar, a migrar al resto de módulos DOMUS: Fondos museográficos Fondos documentales Conservación Documentación Gráfica Fondos bibliográficos referencias Directorios Conjuntos Gestión de reproducciones Autoridades Dataciones Tesauros y listas normalizadas Imágenes archivos digitales (jpg. o tiff) 3.2.-TAREAS ESPECÍFICAS A DESARROLLAR 1. Análisis funcional detallado de la información a migrar a DOMUS a partir de los datos informatizados de cada museo. Los datos objeto de migración serán los referidos a inventario y catálogo de fondos museográficos, conservación y restauración, e imágenes de los fondos museográficos y documentales de los siguientes museos: Muséu del Pueblu d Asturias: a.- Catálogo General Fototeca mdb Ca. Registros de colección con sus correspondientes imágenes: 42.000 Fondo de la Voz de Asturias Ca. Registros de colección y y sus correspondientes imágenes: 24.000 b.- Fondos museográficos Mdb Ca. Registros de colección: 11.000 Ca. Fotos de los registros de colección: 600 c.- Documentación Ca. Registros documentales: 17.000 Ca. Fotos de los registros documentales: 3.000 Museo Casa Natal Jovellanos: Ca. Registros de colección museográfica: 4847 Ca. Fotos de los registros de colección: 4847 b.- Catálogo documental Ca. Registros documentales: 1.802 Museo Nicanor Piñole: Ca. Registros de colección museográfica: 3.688 Ca. Fotos de los registros de colección: 1.000
Museo del Ferrocarril de Asturias: Ca. Registros de colección museográfica: 1.675 registros b.- Catálogo documental Ca. Registros documentales: 6.776 registros Registro de fototeca: 9.710 registros Imágenes en formatos digitalizados La entrega de los resultados del análisis funcional de las colecciones se realizará en la fase inicial y deberán ser validados por la Fundación Municipal de Cultura, Educación y Universidad Popular de Gijón/Xixón (FMCE y UP). La FMCE y UP suministrará al adjudicatario las bases de datos objeto de la migración que no serán modificadas durante el transcurso de la misma. 2. Análisis técnico, programación y migración de datos a DOMUS A partir del análisis funcional, el adjudicatario deberá realizar los análisis técnicos y los cuadernos de carga necesarios para la programación y ejecución de los procesos de migración de cada una de las fuentes de datos e imágenes de los museos. La migración de datos e imágenes deberá ser validada por la FMCE y UP antes de ser integrada con las bases de datos DOMUS de los museos. El adjudicatario estará obligado a realizar las correcciones necesarias en la migración siempre que se ajuste a los requerimientos desarrollados y validados en el análisis funcional. 3. Integración de los datos migrados con las bases de datos DOMUS disponibles en cada museo. La FMCE y UP, facilitará la consulta al adjudicatario de las bases de datos DOMUS de cada uno de los museos que no se modificarán hasta el final del proceso de migración. El adjudicatario realizará la integración de datos e imágenes ya migrados con los datos e imágenes ya registrados por los museos en las bases de datos DOMUS. En caso de coincidencia de registros con el mismo número de inventario en ambos entornos prevalecerán los registros dados de alta por los museos en el sistema DOMUS. La integración de datos deberá ser validada por la FMCE y UP previamente a su instalación en las dependencias de los usuarios. 4. Implantación de las bases de datos El adjudicatario realizará la implantación de las bases de datos integradas en las instalaciones habilitadas para la gestión de la información de cada museo en los servicios centrales del. Los museos dispondrán de 20 días hábiles para la revisión de la migración de datos e imágenes. Si se detectan errores en relación con lo estipulado en el documento de análisis funcional, estos deberán ser subsanados por el adjudicatario. 3
Asimismo, si los museos detectaran errores de datos y/o imágenes derivados del proceso de migración, en relación con lo estipulado en el documento de análisis funcional, estos deberán ser subsanados por el adjudicatario durante todo el periodo que se establece como plazo de garantía. El adjudicatario deberá garantizar la conservación de las bases de datos migradas, por medio de copias de seguridad que deberá tener cada uno de los museos, durante al menos un año a partir de la implantación. El adjudicatario deberá proporcionar al menos dos copias de seguridad para cada museo en soportes de estado sólidos; estas copias deberán incluir la base migrada y sus actualizaciones. El adjudicatario deberá entregar los siguientes materiales: Soporte de estado sólido (lápices de memoria o equivalentes) con los documentos de análisis funcional detallado de la migración Soporte de estado sólido (lápices de memoria o equivalentes) con las bases de datos migradas Soporte de estado sólido (lápices de memoria o equivalentes) con las imágenes de los fondos Análisis y migración de datos: el análisis y migración, corrección y ejecución de los programas necesarios para la migración y la integración de datos se llevará a cabo en las instalaciones del adjudicatario La validación de la migración por la FMCE y UP será posterior a la instalación de las bases de datos e imágenes resultantes en los servidores del. Implantación: la instalación de las bases de datos DOMUS, resultado de la integración de los datos migrados con las bases de datos DOMUS de los museos, se llevará a cabo en los servicios centrales del de Gijon/xixón. Junto con la implantación física de las bases de datos se entregarán: - Los documentos de análisis funcional detallado de la migración en soporte digital - Soporte digital con la base de datos migrada. - Informe estadístico con el resultado de la migración que recoja los registros nuevos que se han incorporado en cada modulo procedente de la migración La Fundación Municipal de Cultura, Educación y Universidad Popular (FMCE y UP), facilitará la consulta al ofertante a las fuentes de datos objeto de la migración con el fin de que realice un estudio detallado de dichas fuentes. En cada museo habrá una persona de contacto para resolver cuantas dudas surjan sobre dichas fuentes y distintas alternativas de migración. 4.- MEDIOS PERSONALES PARA ADSCRIBIR A LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO 4.1 El adjudicatario, además de las acciones no descritas en el apartado 3 que sean necesarias para la adecuada prestación del servicio, se compromete a: a) Designar un coordinador del servicio, responsable de las actuaciones necesarias para el cumplimiento del contrato y el interlocutor del adjudicatario con el equipo técnico de la FMCE y UP para el seguimiento general del servicio y los responsables de los museos en aquellos asuntos derivados de la implantación de Domus y migración de datos en cada centro. b) Proporcionar apoyo y presencia personal cuando se precise para determinar los problemas que se produzcan durante el desarrollo del servicio y su solución. c) Facilitar información puntual acerca de la evolución del servicio cuando la administración lo requiera. 5.- PLANIFICACIÓN, DIRECCIÓN Y SEGUIMIENTO DEL CONTRATO. El adjudicatario deberá realizar una propuesta con la planificación del desarrollo del servicio con un
cronograma de actuaciones que lleven a cabo. Deberá contemplar los hitos de entrega en cuanto a recepción e instalación de los datos migrados. Asimismo la administración municipal designara un equipo técnico que tendrá entre sus fines ser responsable de: Velar por el cumplimiento del contrato. Actuar como intermediario entre los museos y el adjudicatario. Certificar los servicios prestados antes de proceder a la facturación y abono de los servicios realizados. 6.- CALIDAD DEL SERVICIO: El adjudicatario asume el compromiso, fundamental e ineludible, de garantizar el 100% del servicio contratado en los términos comprometidos en todos sus extremos. 7.-PROPIEDAD INTELECTUAL, SEGURIDAD SOCIAL Y CONFIDENCIALIDAD. Sin perjuicio de lo dispuesto en la legislación vigente en materia de propiedad intelectual y de protección jurídica de los programas de ordenador, el adjudicatario acepta expresamente que los derechos de explotación de los programas desarrollados para la migración de datos de los museos a Domus al amparo del presente contrato corresponden a la FMCE y UP del de Gijón/Xixón, a la que se hará entrega de dichos programas y sus fuentes. 8.-CONFIDENCIALIDAD: El adjudicatario queda expresamente obligado a mantener absoluta confidencialidad y reserva sobre cualquier dato que pudiera conocer con ocasión del cumplimiento del contrato, tanto en lo que se refiere a resultados de carácter científico, como a los de carácter personal, que no podrá copiar o utilizar con fin distinto al que figura en este pliego, ni tampoco ceder a otros ni siquiera a efectos de conservación. 9.-TRANSFERENCIA TECNOLÓGICA Durante la ejecución de los trabajos objeto del contrato, el adjudicatario se compromete a facilitar en todo momento a las personas designadas por la administración municipal toda la información y documentación que éstas soliciten para disponer de un pleno conocimiento técnico de las circunstancias en que se desarrollan los trabajos, así como de los eventuales problemas que puedan plantearse y de las tecnologías, métodos y herramientas utilizadas para resolverlos Gijón/Xixón, a 16 de octubre de 2013 LA JEFA DE LA DIVISION DE CULTURA Fdo.: Raquel Huergo Rodríguez 5