Oficina Virtual para el Registro de Asociaciones de Consumidores (RCOV) Julio de 2014 Queda prohibido cualquier tipo de explotación y, en particular, la reproducción, distribución, comunicación pública y/o transformación, total o parcial, por cualquier medio, de este documento sin el previo consentimiento expreso y por escrito de la Consejería de Administración Local y Relaciones Institucionales.
HOJA DE CONTROL Proyecto Registro de Asociaciones de Consumidores RCON Documento Nombre del Fichero RCOV-D-MUS-MANUALUS00-0100 Autor UTE Ayesa-Everis Versión/Edición 01.00 Aprobado por Fecha Versión Fecha Aprobación REGISTRO DE CAMBIOS Versión Causa del Cambio Responsable del Cambio 1.00 Versión Inicial AYESA Área Fecha del Cambio 28/07/2014 CONTROL DE DISTRIBUCIÓN Nombre y Apellidos Cargo Área Nº Copias
ÍNDICE 1INTRODUCCIÓN... 4 1.1Objeto... 4 2FUNCIONALIDADES... 5 3OPERATIVA GENERAL DEL SISTEMA... 6 1.2Acceso a la aplicación... 6 1.3Nueva solicitud... 8 1.3.1Creación de Anexo... 9 1.3.2Adjuntar documentación... 10 1.3.3Firma y Presentación... 11 1.4Subsanación... 12 Página 3 de 24
1 INTRODUCCIÓN 1.1 Objeto El objeto del presente documento es servir de guía al usuario para la utilización de la oficina virtual del Registro de Asociaciones de Consumidores. Este documento pretende servir de manual, desarrollando todas y cada una de las funcionalidades que permite la herramienta, de manera clara y concisa, atendiendo a las necesidades del usuario.
2 FUNCIONALIDADES La característica principal de RCOV es la posibilidad de presentar solicitudes en los 3 procedimientos relacionados con el Registro de Consumidores: Inscripción, Modificación y Baja. Adicionalmente a la característica anterior, algunas otras características son: Identificación y autenticación en el acceso a la ofician mediante Certificado Digital. Presentación de documentación en los distintos trámites. Apertura de expediente electrónico (Trew@) para su tramitación en el Escritorio de Tramitación (RCOE). Firma Electrónica de documentos mediante integración con de Centro de Firmas (Portafirmas). Soporte para el Registro Electrónico mediante integración con @ries. Soporte para la generación de documentos PDF con Plantill@. Página 5 de 24
3 OPERATIVA GENERAL DEL SISTEMA 1.2 Acceso a la aplicación Para acceder a la aplicación debemos hacerlo a través de nuestro navegador web introduciendo en la barra de direcciones la URL de la aplicación. La pantalla de inicio será la siguiente: Como se puede observar, para acceder a la aplicación es necesario tener instalado en el ordenador el certificado digital. El acceso se hace pulsando en el icono de la pantalla. Una vez seleccionado el certificado digital, la aplicación muestra la siguiente pantalla de inicio:
La información que se muestra en esta página es la siguiente: Datos del usuario y fecha actual: nombre y apellidos del usuario autenticado y fecha actual. Nueva solicitud: permite crear una nueva solicitud de alguno de los procedimientos relacionados con el Registro de Asociaciones: Búsqueda de solicitudes: campo que permite realizar la búsqueda de solicitudes filtrando por el texto introducido: Página 7 de 24
Listado de solicitudes: sección donde se muestran todas las solicitudes que el usuario tiene en tramitación o pendientes de publicar. De cada una de las solicitudes se muestra la siguiente información: o Quién debe dar el siguiente paso: icono que indica si el expediente está en el tejado del usuario y el expediente está esperando a que realice alguna acción o, por el contrario, es la consejería la que debe seguir tramitando el expediente. o Código: número identificativo de la solicitud que le da la oficina virtual. o Solicitante: nombre de la entidad solicitante de la solicitud. o Denominación: denominación de la solicitud. o Estado: situación en la que se encuentra la solicitud. Éste será Borrador mientras no se haya presentado la misma y una vez se haya presentado se mostrará el nombre de la metafase en la que se encuentre el expediente. o Trabajos pendientes: indica si el usuario debe realizar alguna tarea sobre el expediente. o Fecha de caducidad: fecha límite para la realización de la tarea que se indica en el campo anterior.
o Acciones: desplegable con las distintas acciones que se pueden hacer sobre la solicitud. Estas acciones dependerán del estado en el que se encuentre dicha solicitud. Algunos ejemplos podrían ser: En borrador: Editar Solicitud Eliminar Solicitud. En subsanación: Consultar Solicitud. Editar subsanación en curso. Eliminar subsanación en curso. En tramitación: Consultar solicitud. Página 9 de 24
1.3 Nueva solicitud Cuando el usuario desea presentar una nueva solicitud debe acceder a la aplicación con su certificado digital y pulsar en el botón de Nueva Solicitud : Una vez hecho esto, la aplicación mostrará el Asistente de Presentación de Solicitudes donde se dan algunas pautas para la realización de una presentación. Además, se indica en qué estado se encuentra la solicitud y la posibilidad de empezar con la creación del Anexo. Así, el siguiente paso que debe hacer el usuario es dirigirse a la sección de Solicitud de Inscripción en Registro de Asociaciones y pulsar sobre Acciones para luego hacerlo en Crear Anexo : En siguiente paso, aparecen los 3 procedimientos relacionados con la inscripción en el registro: Inscripción en el registro público de asociaciones y organizaciones de personas consumidoras y usuarias de Andalucía. Modificación en el registro público de asociaciones y organizaciones de personas consumidoras y usuarias de Andalucía. Baja en el registro público de asociaciones y organizaciones de personas consumidoras y usuarias de Andalucía.
El usuario deberá seleccionar el trámite que desea iniciar y pulsar en Continuar. Se debe tener en cuenta que para los procedimientos de Modificación y Baja se deberá seleccionar la entidad de la que el usuario es representante sobre la que realizar el trámite. Además, para el procedimiento de modificación, existen diferentes tipos de modificaciones, por lo que deberá especificar cual o cuales de ellas desea realizar. Estas opciones se muestran de la siguiente manera: Página 11 de 24
1.3.1 Creación de Anexo Una vez hecho esto, aparecerá el formulario a completar. Hay que tener en cuenta que dependiendo del procedimiento seleccionado los campos a completar serán unos u otros. Así, por ejemplo, si se ha seleccionado el procedimiento de Inscripción deberán completarse todos los datos obligatorios de la entidad, pero si lo que se ha seleccionado es el de Baja el único campo a completar sería el de Causa de la Baja y los demás campos ya vendrán rellenos con la información que se tenga consolidada por última vez. Lo mismo ocurrirá con los documentos a incorporar, que dependiente del tipo de procedimiento habrá que adjuntar unos u otros. El formulario a completar vendrá de la siguiente manera:
Página 13 de 24
Como se puede observar, el usuario debe completar al menos todos los datos obligatorios (marcados con * en el formulario) e indicar qué documentos va a adjuntar y qué documentos ya han sido entregados a otras administraciones. Una vez hecho esto, se debe pulsar en Guardar para pasar al siguiente paso. Si todo ha ido correctamente, la solicitud pasa el estado de Borrador. En el caso de que se produjese algún error con los datos introducidos, la aplicación lo mostrará de la siguiente manera: Página 15 de 24
Una vez guardado todo correctamente, se pulsa en Volver para continuar con la presentación de la solicitud donde ya se indica que el anexo ha sido guardado correctamente:
1.3.2 Adjuntar documentación Los documentos que el usuario ha indicado en la sección 12.3 Documentación Presentada deben ser adjuntados en este paso. Estos documentos aparecerán en la parte de Documentos Adjuntos : El usuario deberá pulsar en Acciones para seguidamente hacerlo en Adjuntar : El usuario deberá seleccionar el fichero a adjuntar e introducir una pequeña descripción antes de pulsar en Adjuntar : Página 17 de 24
Una vez completado el anexo y adjuntada toda la documentación necesaria se debe pasar al proceso de envío a firma. Para ello se pulsar en Acciones y dentro de esto en Enviar para su firma como se muestra en la siguiente imagen:
1.3.3 Firma y Presentación Al hacer esto, aparece una nueva ventana en la que se muestra a quién o quiénes es se les va a enviar la documentación para su firma. El usuario deberá hacer clic en Enviar a firmar para que la documentación llegue al Centro de Firmas de los firmantes: Al realizar el envío, el estado de la solicitud será Pendiente de firma hasta que todos los firmantes de la solicitud no la hayan firmado: Página 19 de 24
Para saber si la solicitud ha sido firmada, el usuario debe pulsar en Acciones Globales y aparecerá la opción de Actualizar estado firma. Al hacer esto, si ya ha sido firmada la solicitud el estado de ésta aparecerá como Firmado : Una vez firmada la solicitud solamente queda la presentación. Para ello se deberá pulsar en el botón Presentar y a continuación en SÍ en la ventana de avisa que aparece:
En este momento la solicitud ha sido presentada y los usuario tramitadores ya pueden empezar con la tramitación desde el Escritorio: La aplicación da la posibilidad de descargar el recibo de presentación pulsndo en Acciones globales y luego en Descargar recibo : Página 21 de 24
Como se muestra en la siguiente imagen, en la pantalla de inicio de la aplicación ya se muestra la nueva solicitud creada donde se indica la fase en la que se encuentra y que es la Consejería la que debe realizar los siguientes pasos:
1.4 Subsanación Puede darse el caso en el que una solicitud presentada debe ser subsanada. Si ocurre esto, el estado de solicitud será Subsanación de las solicitudes y como trabajo pendiente aparecerá el de Subsanación. Además, se indicará que el próximo paso lo tiene que realizar el usuario en lugar de la Administración: Cuando se accede, el usuario deberá subsanar algún campo del formulario, alguna documentación o ambas cosas. Para adjuntar documentación se haría de la misma forma como se hace en la creación del anexo, que ya se explicó en un punto anterior. Respecto a la edición del formulario, los campos a subsanar vendrán señalados en color naranja como se puede ver en la siguiente imagen: Página 23 de 24
Además, como se puede ver en la imagen, se mostrará un mensaje al inicio de la subsanación donde el usuario tramitador podrá indicar lo que crea conveniente de la subsanación. Podrán subsanarse secciones completas, campos sueltos de una sección o tablas. En este último caso, vendrá señalado de la siguiente manera: Una vez modificado el anexo, los pasos a seguir son los mismos que en la creación inicial del anexo: Guardar el anexo, adjuntar la documentación necesaria, firmar y presentar la solicitud.