Política Antisoborno y Anticorrupción (ABAC) Página 1 de 7
Historial del documento Versión Fecha Autor Breve descripción V1.0 15/01/2015 Luis Sanchez Versión inicial Aprobaciones Departamento Puesto Nombre Fecha Legal GC Salvador Escalon Marzo 2015 Financiero CFO Tim Julio 2015 Asuntos externos EVP EA Rachel Samren Febrero 2015 Comercial VP Comercial Victor Unda Enero 2015 Validez Todos los Directores, Responsables y Gestión. Todos los empleados de la empresa. Aquellas terceras partes con las que la empresa realice actividades o mantenga una relación contractual u otro tipo de afiliación. Lista de notificación El Comité Ejecutivo de Millicom. Todos los empleados de la Sede y las Oficinas Regionales. La Dirección de las Operativas locales. Todos los empleados de la empresa. Aquellas terceras partes con las que la empresa realice actividades o mantenga una relación contractual u otro tipo de afiliación. Página 2 de 7
I. ÍNDICE I. Índice... Error! Bookmark not defined. II. Introducción... 4 III. Aplicabilidad... Error! Bookmark not defined. IV. Objetivo... Error! Bookmark not defined. V. Definiciones... 4 VI. Normal general... Error! Bookmark not defined. VII. Responsabilidad... 7 Página 3 de 7
II. INTRODUCCIÓN Todas las empresas de Millicom, sus filiales, afiliadas, empresas conjuntas, socios locales o cualquier otra entidad sobre la que Millicom tenga control (en conjunto y en adelante, la Empresa ) están estrechamente comprometidos con los más altos estándares de ética corporativa y cumplimiento. La Empresa cuenta con un espíritu de tolerancia cero para todo tipo de corrupción y sobornos. Reconocemos que ambos son riesgos globales que pueden perjudicar la salud y la viabilidad de la Empresa y de los entornos en los que realiza su actividad, que pueden dañar nuestra reputación y que pueden tener como resultado graves multas y procedimientos judiciales. La Empresa está comprometida con el respecto a la Ley contra el Soborno de Reino Unido, la Ley sobre Prácticas Corruptas en el Extranjero y las leyes y normativas correspondientes de Suecia, Luxemburgo y el resto de territorios que están relacionados con la Empresa. La Empresa y los miembros de su Consejo, Comité Ejecutivo, directivos y empleados de todos los niveles (ya se trate de empleados temporales o permanentes), así como sus proveedores, contratistas, agentes, asesores, representantes o brokers y cualquier otra persona o entidad que actúe en nombre de la Empresa (en conjunto, las Partes Comprendidas), están sujetas a nuestro Código de Conducta o al Código de Conducta para Proveedores (al que corresponda), además de a nuestras políticas internas y a todas las leyes nacionales e internacionales que correspondan en relación con la prevención de la corrupción y de los sobornos. Nos esforzamos para tomar todas las medidas necesarias para impedir que se produzcan sobornos o corrupción y para gestionar de manera eficaz este tipo de riesgos. III. APLICABILIDAD Esta Política es aplicable a la Empresa o a las Partes Comprendidas, tal y como se definen en el apartado introductorio. IV. OBJETIVO El objetivo de la presente Política es el de establecer las normas adecuadas para identificar los principales riesgos de corrupción y soborno para la Empresa o las Partes Comprendidas, así como el de garantizar que dichos tipos de riesgo se prevengan y gestionen de manera correcta. V. DEFINICIONES Las siguientes definiciones deben servir para facilitar la comprensión de las disposiciones de la presente Política: 1. Soborno. Puede tratarse de (A) una oferta que promete o proporciona algo de valor a otra persona, realizada de forma directa o indirecta, con la intención de conseguir que dicha persona actúe de manera inapropiada en la realización de sus deberes (es decir, soborno activo); o de (B) una solicitud para recibir o aceptar algo de valor proporcionado por otra persona, de forma directa o indirecta, con la intención de conseguir que el receptor actúe de forma inapropiada en la realización de sus tareas (es decir, soborno pasivo o cohecho). 2. Funcionario público. Se define como: i) Todo agente o empleado de un gobierno o departamento local, agencia o entidad (lo que incluye a empresas propiedad del gobierno, así como a organizaciones del sector público); ii) Todo representante de una organización internacional pública; iii) partidos o candidatos políticos y sus representantes; iv) todo aquel que actúa de forma oficial en nombre de un gobierno, departamento, agencia, entidad u organización internacional pública. Página 4 de 7
3. Aportaciones políticas. Toda donación a partidos políticos, políticos, campañas, candidatos o causas políticas. VI. NORMAL GENERAL La Empresa apoya las convenciones internacionales adoptadas contra el soborno y la corrupción. Debemos respetar las leyes locales anticorrupción en los países en los que realizamos actividades comerciales, así como la aplicabilidad territorial de ciertas normativas extranjeras incluyendo, sin limitación, la Ley sobre Prácticas Corruptas en el Extranjero de los EE. UU. (FCPA) y la Ley contra el Soborno de Reino Unido (UKBA). La Empresa o las Partes Comprendidas no tienen permitido prometer, ofrecer, solicitar, autorizar, aceptar, recibir, proporcionar o pagar con nada de valor a ningún individuo, especialmente Funcionaros Públicos, con la intención de: i) influenciar los actos o decisiones de un individuo para que actúe de manera inapropiada en el ejercicio de sus deberes; ii) conseguir que un Funcionario Público actúe o deje de actuar incumpliendo así sus funciones; iii) conseguir que un Funcionario Público influencie un acto o decisión gubernamental para garantizar así una ventaja injusta o para obtener o reservar oportunidades comerciales. Como parte de la actividad comercial habitual, existen distintas interacciones legítimas con los gobiernos y otros trabajadores públicos. Algunos ejemplos son la emisión y renovación de licencias o la celebración de concursos públicos. Regalos y entretenimiento El intercambio de regalos y entretenimiento es un protocolo de negocios y una costumbre en la mayoría de los países en los que operamos. Sin embargo, cuando se realizan de manera inapropiada, estas acciones pueden ser consideradas como una infracción de la legislación anticorrupción. En estos casos, pueden resultar aceptables los presentes o el entretenimiento de precio razonable y culturalmente adecuados, pero deben en todos los casos deben: i) ser legales; ii) estar dentro de los límites aplicables de la política; iii) ser realizados de buena fe; iv) estar dentro de los estándares y costumbres locales. El efectivo o los cheques regalo no están permitidos en ningún caso. La Empresa ha adoptado controles adecuados, con supervisiones regulares y revisiones periódicas, que incluyen los umbrales de valor y los procedimientos de realización de informes adecuados en conformidad con la Política de Regalos y Entretenimiento de la Empresa y otras políticas aplicables y correspondientes. Todo viaje o alojamiento abonado por un vendedor o por una tercera parte en nombre de la Empresa o de las Partes Comprendidas deberá cumplir con las políticas anteriormente mencionadas. Viajes En algunas ocasiones, es posible que invitemos a las Partes Comprendidas o a otros socios comerciales extranjeros a visitar nuestras oficinas, instalaciones o eventos patrocinados por la Empresa. Todos los gastos de desplazamiento y alojamiento deben realizarse siguiendo las políticas sobre viajes corporativos y de acuerdo con una motivación comercial legítima. La Empresa no pagará gastos de dietas, excursiones adicionales o gastos de desplazamiento para familia o amigos de los invitados. Patrocinios y donaciones La Empresa está seriamente comprometida con la calidad de vida de las personas. Estamos convencidos de que las donaciones pueden marcar la diferencia y mejorar la comunidad y el medio Página 5 de 7
ambiente. Solemos recibir solicitudes de donación, así como para el patrocinio de eventos o para grupos, equipos y el público general. Todos los patrocinios y donaciones deben realizarse con un objetivo legítimo y por los motivos adecuados. Son necesarios los procedimientos correctos y las autorizaciones internas apropiadas, tal y como establecen las políticas internas correspondientes, para así garantizar que este tipo de desembolsos no se utilicen de forma ilegal o inadecuada. Aportaciones políticas Las aportaciones políticas pueden ser un método legítimo de apoyo a las responsabilidades o papeles de los procesos o partidos políticos locales. Sin embargo, las normativas y las prácticas habituales varían en función del país. El alto riesgo de soborno asociado a este tipo de acciones es una carga muy pesada. Por lo tanto, los empleados de la Empresa no podrán aprobar aportaciones políticas en nombre de la Empresa o como representantes de la Empresa, sin importar el nivel de autoridad en la operativa local, regional o en la sede global. Todo empleado que desee realizar aportaciones a nivel privado podrá hacerlo, siempre y cuando no dé la impresión de estar representando a la Empresa. Uso de intermediarios Los acuerdos con agentes, terceros e intermediaros que actúan en nombre de la Empresa (en conjunto, Intermediarios ) deben tener sopor escrito, describir de forma clara y precisa la naturaleza de la relación existente y contar con la aprobación previa del departamento Legal de la Empresa. Toda compensación debe ir en proporción a los servicios negociados, para los que se precisa una prueba de entrega o finalización de servicios antes de realizar el pago final. El ejercicio del lobby es una práctica útil, aceptable y habitual siempre y cuando se cumplan con todas las disposiciones legales aplicables. Las actividades de lobby pueden informar a los legisladores acerca de nuestras habilidades e intereses legítimos. Toda actividad relacionada con el gobierno realizada en nombre de la Empresa debe conducirse con la diligencia debida y siguiendo las políticas correspondientes, además de con la previa aprobación del departamento de Relaciones Gubernamentales. Bajo ninguna circunstancia debe realizarse pago alguno a un Intermediario cuando las Partes Comprendidas sepan o deban haber sabido que la totalidad o parte de dicho importe se entregará con intenciones corruptas a un individuo o Funcionario Público. Pagos realizados bajo coacción La coacción es un término que define situaciones graves en las que existe una amenaza de violencia o encarcelamiento clara (o bien violencia o encarcelamiento reales) con el objetivo de forzar a una persona a actuar en contra de su voluntad. Es posible que surjan situaciones excepcionales en las que se exijan pagos bajo coacción a empleados o terceros que actúan en nombre de la Empresa. La Empresa se toma muy en serio la seguridad de sus empleados y colaboradores, por lo que no espera que se pongan en peligro en caso de encontrarse en una circunstancia semejante. Los empleados y terceros que actúan en nombre de la Empresa, en caso de vivir este tipo de situación grave no recibirán penalización alguna en caso de ser forzados a realizar pagos exigidos bajo coacción. En otras circunstancias en las que no exista coacción, no se permitirán en ningún caso las solicitudes de aceleración o facilitación de pagos más allá del proceso estándar. Los empleados deberán comunicar por escrito de manera inmediata a su responsable directo todos aquellos incidentes en los que ellos mismos o un terceros hayan estado implicados en una situación en la que se les ha solicitado la realización de un pago bajo coacción, se haya realizado dicho pago o no. El responsable directo deberá entonces informar de inmediato al miembro correspondiente del departamento Legal local, por escrito, para asegurarse de que todo pago realizado se haya Página 6 de 7
documentado y registrado en los libros y registros de la Empresa de manera adecuada. El responsable directo también deberá consultar al asesor Legal correspondiente sobre la comunicación de dichos incidentes a las autoridades correspondientes y los pasos que deben darse para impedir una repetición de esa situación. Libros, registros y controles internos La Empresa se compromete a mantener libros, cuentas y registros completos y exactos, así como al desarrollo de controles internos para los procedimientos contables y financieros. Dichos procedimientos incluyen, sin limitación, la autorización adecuada antes de realizar pagos, la selección correcta de vendedores y proveedores, la supervisión en función de riesgos de relaciones y pagos a terceros y, por último, la revisión de listas de comprobación y alertas sobre manipulaciones o elusiones en procesos financieros. Estos controles y procedimientos se aplican para garantizar que los libros, cuentas y registros de la Empresa no faciliten, promuevan, hagan posible u oculten sobornos o corrupción. Además, están totalmente prohibidos los registros o cuentas que no aparezcan reflejados en los libros. VII. RESPONSABILIDAD Es responsabilidad y obligación de todos los que participan en la Empresa o en las Partes Comprendidas el conocer, cumplir, exigir el cumplimiento y comunicar cualquier violación de: i) nuestro Código de Conducta; ii) la Política Antisoborno y Anticorrupción (ABAC); iii) las normas y leyes locales e internacionales correspondientes; iv) otras políticas y procedimientos aplicables. Además, todos los trabajadores de la Empresa con puestos de Dirección deben garantizar que sus empleados conozcan y comprendan a la perfección todas las disposiciones de la presente Política. Acciones disciplinarias El incumplimiento de normativas locales e internacionales, de nuestro Código de Conducta, de la Política Antisoborno y Anticorrupción, o de nuestras políticas y procedimientos puede resultar en consecuencias disciplinarias. En algunos casos, la Empresa o las Partes Comprendidas pueden estar sujetas a sanciones penales o civiles. Preguntas y comentarios No se puede anticipar cada posible situación que pueda surgir en la rutina diaria, por lo que en caso de duda o comentario sobre esta política, le rogamos que se comunique con su responsable/supervisor directo o con el departamento de Ética Corporativa y Cumplimiento. Transmisión de inquietudes En caso de que tenga alguna inquietud o un incumplimiento que desee comunicar, no dude en ponerse en contacto con su responsable/supervisor directo, el departamento de Ética Corporativa y Cumplimiento o el departamento Legal. También puede ponerse en contacto directo con la Línea Ética de Millicom en www.millicom.ethicspoint.com y enviar un informe a través de internet, o bien llamar al número de teléfono que ahí se indica. La Empresa no permite represalias contra ninguna Parte Comprendida que, de buena fe, comunique sus sospechas de conducta ilegal o poco ética. Página 7 de 7