XIII Conferencia Internacional de Arroz para América Latina y el Caribe 15 al 18 de mayo de 2018 Piura, Perú
CARTA DE BIENVENIDA Alianzas para la sostenibilidad de la producción arrocera El sector arrocero tiene una nueva cita. Del 15 al 18 de mayo de 2018, el Auditorio de la Universidad Nacional de Piura en Perú será el espacio que acogerá a los participantes de la XIII Conferencia Internacional de Arroz para América Latina y el Caribe. El Fondo Latinoamericano para Arroz de Riego (FLAR), Hacienda El Potrero (miembro del FLAR en Perú), el Centro Internacional de Agricultura Tropical (CIAT) y el Research Program on Rice (Programa de Investigación en Arroz del CGIAR), organizan este decimotercer encuentro dirigido a estudiantes, productores, agricultores, técnicos, agrónomos, fitomejoradores, industriales e investigadores, interesados en conocer los principales avances del sector arrocero en la región. Con el lema Alianzas para la sostenibilidad de la producción arrocera queremos llamar la atención sobre los temas clave de nuestro quehacer, acompañados de un grupo de expertos que nos guiarán a través de cinco áreas temáticas: - Mejoramiento Genético para la Sostenibilidad - Sostenibilidad en la Producción Arrocera - La Calidad del Arroz al Servicio de la Sostenibilidad - Mercados y Negocios Sostenibles para el Arroz - Arroz y Sociedad Nos entusiasma que nos acompañen en esta cita que comprenderá tres días de conferencias, paneles, presentación de posters, exposición técnica y comercial, además de una gran jornada de campo por el valle arrocero de Piura. Esperamos contar con vuestra valiosa presencia en tan importante evento para la industria. Será una oportunidad única de mostrar sus productos y servicios al mundo arrocero. Los saludan muy atentamente, Eduardo Graterol Director Ejecutivo FLAR Jonatan Requejo Gerente Hacienda El Potrero Fernando Correa Líder del Programa de Arroz CIAT
PROGRAMA TEMÁTICA Mejoramiento genético para la sostenibilidad Sostenibilidad en la producción arrocera La calidad del arroz al servicio de la sostenibilidad Mercados y negocios sostenibles para el arroz Arroz y sociedad METODOLOGÍA DE TRABAJO Conferencias Paneles Presentación de Posters (recepción hasta el 15.MAR.18) Exposición técnica y comercial Jornada de campo
OPCIONES DE PATROCINIO SPONSORS DIAMANTE 1 espacio para Stand en lugar preferencial en el área de Exposición 10 Inscripciones completas a las conferencias 4 Acreditaciones para atención de Stand Promoción audiovisual entre conferencias (Logo de Empresa o Producto) Espacio de 30 minutos en el programa oficial para presentación técnica/académica Contratapa, retiración de contratapa o retiración de tapa en el Programa Oficial Contratapa, retiración de contratapa o retiración de tapa en el Programa de la Gira Aviso de 2 páginas en el Programa Oficial Aviso de 2 páginas en el Programa de la Gira 3 Roll ups o banners institucionales Folletería en el bolso de la Conferencia Logo en la categoría de Sponsor en el Programa Oficial y en boletines electrónicos Logo en cartel de bienvenida y locaciones de la Gira Logo en la página web de la Conferencia, con link a su sitio web USD 20,000 (veinte mil dólares americanos) SPONSORS ORO 1 espacio para Stand en lugar preferencial en el área de Exposición 5 Inscripciones completas a las Conferencias 2 Acreditaciones para atención de Stand Aviso de 2 páginas centrales en el Programa Oficial Aviso de 2 páginas centrales en el Programa de la Gira 2 Roll ups o banners institucionales Folletería en el bolso de la Conferencia Co-auspicio de actividad social (cóctel bienvenida, cena de clausura o en almuerzo) (logo en invitación promotoras folletería - video institucional o presentación de 10 mins. de la empresa) Logo en la categoría de Sponsor en el Programa Oficial y en boletines electrónicos Logo en cartel de bienvenida y locaciones de la Gira Logo en la página web de la Conferencia, con link a su sitio web USD 15,000 (quince mil dólares americanos)
SPONSORS PLATA 1 espacio para Stand en lugar preferencial en el área de Exposición 3 Inscripciones completas a las Conferencias 2 Acreditaciones para atención de Stand Aviso de 1 página en el Programa Oficial Aviso de 1 página en el Programa de la Gira 1 Roll up o banner Institucional Folletería en el bolso de la Conferencia Auspicio de Coffee Break (cartelería, promotoras, folletería, etc.) Logo en la categoría de Sponsor en el Programa Oficial y en boletines electrónicos Logo en cartel de bienvenida y locaciones de la Gira Logo en la página web de la Conferencia, con link a su sitio web USD 10,000 (diez mil dólares americanos) SPONSORS BRONCE 1 espacio para Stand en lugar preferencial en el área de Exposición 2 Inscripciones completas a las Conferencias 2 Acreditaciones para atención de Stand Aviso de ½ página en el Programa Oficial Aviso de ½ página en el Programa de la Gira 1 Roll up o banner Institucional Folletería en el bolso de la Conferencia Logo en la categoría de Sponsor en el Programa Oficial y en boletines electrónicos Logo en cartel de bienvenida y locaciones de la Gira Logo en la página web de la Conferencia, con link a su sitio web USD 5,000 (cinco mil dólares americanos)
OTRAS OPCIONES DE PATROCINIO EXCLUSIVIDAD EN BOLSOS Impresión de logo o nombre de la empresa en el bolso de la Conferencia. La selección y realización del mismo será responsabilidad del Comité Organizador, con previa aprobación de la empresa auspiciante. USD 4,500 (cuatro mil quinientos dólares americanos) EXCLUSIVIDAD BLOCKS Y BOLÍGRAFOS Impresión de logo o nombre de la empresa en block y bolígrafos. El diseño del block y modelo del bolígrafo realizado por el Comité Organizador con previa aprobación de la empresa auspiciante. USD 3,000 (tres mil dólares americanos) ACREDITACIONES (ACREDITACIONES + COLLARINES/CINTAS) Impresión de logo o nombre de la empresa en acreditaciones y cintas. El diseño será realizado por el Comité Organizador con previa aprobación de la empresa auspiciante. USD 2,500 (dos mil quinientos dólares americanos) AVISO PUBLICITARIO EN EL PROGRAMA OFICIAL ½ Página USD 250 1 Página USD 350 Aviso retiración de tapa (*) USD 500 Aviso retiración de contratapa (*) USD 700 Contratapa (*) USD 1,000 (*) Se dará prioridad a estos ítems marcados dentro de los paquetes de patrocinio AVISO PUBLICITARIO EN PROGRAMA DE LA GIRA ½ Página USD 250 1 Página USD 350 Aviso retiración de tapa (*) USD 500 Aviso retiración de contratapa (*) USD 700 Contratapa (*) USD 1,000 (*) Se dará prioridad a estos ítems marcados dentro de los paquetes de patrocinio
COFFEE BREAK (*) El servicio se realizará durante los tres días del evento, siendo uno en la mañana y uno en la tarde (30 c/u). El servicio incluirá: café, té, leche, agua mineral, y bocados salados y dulces. Cantidad de asistentes estimados: 500 por cada Coffee Break Dicho servicio será contratado por el Comité Organizador a la empresa de catering seleccionada. Incluye: 1 Roll up o banner o material publicitario en las mesas, servilletas con logo, etc. Azafatas de atención Logo en la categoría de Sponsor en el Programa Oficial Logo en cartel de bienvenida y locaciones de la Gira Logo en el Website del evento, con link a su webpage USD 1,500 (mil quinientos dólares americanos) CADA UNO (*) Se dará prioridad a estos ítems marcados dentro de los paquetes de patrocinio CO-AUSPICIO CÓCTEL DE APERTURA (*) Fecha: Lunes 14 de mayo de 2018 Lugar: A definir Cantidad de Participantes: 500 aprox. Dicho servicio será contratado por el Comité Organizador a la Empresa de Catering seleccionada Incluye: Publicidad en el área del Cóctel (Roll Ups o banners) Promotoras o azafatas Material promocional u obsequios Logo en la Categoría de Sponsor en el Programa Oficial Logo en Cartel de Bienvenida y locaciones de la Gira Logo en la página web de la Conferencia, con link a su sitio web USD 5,000 (cinco mil dólares americanos)
CO-AUSPICIO CENA DE CLAUSURA (*) Fecha: Jueves 17 de mayo de 2018 Lugar: A definir Cantidad de Participantes: 500 aprox. Dicho servicio será contratado por el Comité Organizador a la Empresa de Catering seleccionada. Incluye: Publicidad en el área de la Cena (Roll ups o banners) Promotoras o azafatas Material promocional u obsequios Logo en la categoría de Sponsor en el Programa Oficial Logo en cartel de bienvenida y locaciones de la Gira Logo en la página web de la Conferencia, con link a su sitio web USD 8,000 (ocho mil dólares americanos) (*) Se dará prioridad a estos ítems marcados dentro de los paquetes de patrocinio
PATROCINIOS INDEPENDIENTES TRASLADO DE LA GIRA - 18 DE MAYO Cartel y/o banderas del patrocinador en los buses USD 2,500 (dos mil quinientos dólares americanos) TRASLADOS ENTRE HOTELES OFICIALES Y LA UNIVERSIDAD (IDA Y VUELTA) Cartel y/o banderas del patrocinador en los buses USD 3,500 (tres mil quinientos dólares americanos) PASAJES Y ESTADÍA CONFERENCISTAS Pasajes y estadía de los invitados especiales. El costo del pasaje dependerá del origen de los invitados. Costo estimado: USD 2,500 (dos mil quinientos dólares americanos) CARTELERÍA/BANDERAS EN GIRA Cartelería en predio y ruedo 6 X 1 m. USD 500 Cartelería en predio y ruedo 3 x 1 m. USD 300 Banderas en gira USD 300 c/u NOTAS Consultar por impuestos según origen de factura requerida. Se podrán contemplar otras propuestas o paquetes de patrocinios a ser consideradas por el Comité Organizador o incluir cambios de los propuestos. Se podrán incluir otros rubros de patrocinio como ser Simposios Satélites fuera de horario central o sea al mediodía o en la tarde al finalizar sesiones, talleres o workshops de temáticas específicas o presentaciones de productos o servicios, entre otros a proponer por la empresa interesada. Los paquetes de patrocinio se adjudicarán según disponibilidad y en orden de confirmación. Se contemplarán opciones de paquetes como Sponsors categoría Diamante, Oro, Plata y Bronce y serán nominados como tales en el programa oficial y en la cartelería indicatoria general. Sólo se aceptarán reservas de stands o rubros con depósito del 50% para hacer efectiva la misma, pudiendo pagar el saldo en cuotas siempre que el valor total esté pago un mes antes del inicio de la Conferencia. Sólo se aceptarán reservas con el contrato debidamente firmado por un representante autorizado de su empresa y con el envío de la seña correspondiente. Previo al inicio del armado del/los stands se deberá presentar memoria descriptiva para aprobación por la organización y Sede. El Organizador se reserva el derecho de hacer cambios en el plano de la exposición según lo crea conveniente para una mejor logística o presencia de las empresas expositoras. Solicitar plano de la Exposición a la Secretaría: expo@conferenciaarrozalc2018.org
INFORMACIÓN GENERAL Las empresas o instituciones que deseen inscribir participantes para la Conferencia, deberán enviar a la Secretaría (mail: info@conferenciaarrozalc2018.org), la nómina de inscriptos con sus datos personales (Nombre, Apellido, Ciudad, País, Categoría y Costo de la Inscripción y Forma de Pago). CATEGORÍA Hasta 30.NOV.17 Hasta 15.ABR.18 En Sede Profesionales USD 350 USD 400 USD 450 Estudiantes USD 100 USD 150 USD 200 INSCRIPCIONES DE EXPOSITORES Todos los expositores deberán registrarse como tales en la Secretaría, donde se les entregará la identificación correspondiente. Cada Stand tendrá 2 inscripciones sin costo de categoría Expositor. Esta inscripción no es válida para el ingreso a las Conferencias. Se podrán inscribir otros participantes en Categoría Expositor a USD 20 c/u o dependiendo del tipo de paquete de patrocinio acordado. FECHAS DE ARMADO FECHA DE ARMADO 13 y 14 de mayo de 2018 FECHA DE DESARMADO 18 de mayo de 2018 HORARIO DE LA EXPOSICION La exposición comercial permanecerá abierta durante la actividad del martes 15 al viernes 18 de mayo de 2018, en el horario de las actividades académicas (08.00 a 18.30 hrs.).-
REGLAMENTO DE LA EXPOSICIÓN COMERCIAL SEGURIDAD Los expositores son responsables de la propia seguridad de sus pertenencias y equipamiento durante el período de armado y desarmado. Durante la Conferencia habrá guardia de seguridad en el área de Exposición pero el Comité Organizador no se hace responsable de cualquier daño o robo sufrido. Independientemente de la contratación de seguridad general por el Comité Organizador, se recomienda retirar cualquier ítem valioso durante las horas que la exposición se encuentra cerrada, y no dejar el stand desatendido durante el horario de exposición. Mientras el área de Exposición esté cerrada por la noche, no se permitirá acceso alguno. El área de Exposición se mantendrá cerrada luego que finalicen las actividades oficiales de la Conferencia. DISEÑOS PROPIOS DE STANDS Los diseños especiales de stands o con altura de más de 2.5 metros deberán ser aprobados por la Secretaría del Evento, con una antelación de por lo menos dos semanas a la Conferencia. REGLAMENTO OPERATIVO El expositor está obligado a mantener personal de atención del stand, durante el horario de exhibición. Los expositores no deberán causar molestias a los otros expositores, con música o audiovisuales de alto volumen y las actividades deberán estar confinadas al área de su stand. No se permitirá sub-arrendar los espacios asignados sin el consentimiento previo de la organización. La Organización se reserva el derecho de realizar aquellos cambios en el área de Exposición que considere oportunos por temas de logística, condiciones climáticas o mejor presencia de las empresas expositoras. CATERING Los servicios de gastronomía, bebidas y degustaciones deberán ser contratados a través de la Secretaría del Congreso. ELECTRICIDAD La corriente en Perú es de 220 voltios.
SEGURO Y RESPONSABILIDAD El Comité Organizador no será responsable de la seguridad de ninguna mercadería o artículo de cualquier tipo que sea introducido en la Exposición de la Conferencia por los Expositores, sus empleados, agentes o contratistas, o cualquier persona. Los expositores deberán asegurar contra todo riesgo incluyendo seguro contra terceros y a su propiedad y empleados. El período de seguro deberá incluir los días desde el comienzo del armado de la exposición hasta su reembarco a origen. El Expositor deberá asegurarse, indemnizar y librar al Comité Organizador de todo costo, reclamo o demanda y gastos que puedan surgir por causa de pérdidas o daño a personas, incluyendo miembros del público, del personal de la sede de la Conferencia, de la Organización o de los Expositores, agentes o contratistas, o como resultado de daños al Salón de Exposiciones, incluyendo alfombrados, pisos, paredes, etc., así sean causados por daño o falla por el Expositor, sus empleados, agentes, contratistas o invitados. El Comité Organizador no será responsable por ningún reclamo sobre pérdidas o daños a la mercadería o Stands en exhibición. El Expositor deberá asegurar su mercadería y materiales contra todo riesgo y daño. El Comité Organizador no será responsable por ninguna restricción o circunstancia que impida la construcción, equipamiento, alteración o desarme de los stands, para la entrada al país, traslado o remoción de los stands o mercadería, o por la falla de cualquier servicio que se provea normalmente en la sede del evento, o por la cancelación o apertura parcial de la Exposición debido a cambios parciales o alteración del Reglamento de la Exposición en el Manual causado por circunstancias ajenas a su voluntad, o por la no previsión de documentación y tiempo necesario para el ingreso al país, o procedimientos impropios. COLGANTES & EQUIPAMIENTO ESPECIAL Cualquier tipo de cableado o suspensión en altura deberá ser hecho por personal debidamente calificado o del Contratista Oficial. Los Expositores que deseen suspender colgantes en altura del Salón de Exposiciones deberán presentar dibujos y descripciones de los artículos a ser suspendidos, incluyendo su posición, pesos, tipo de materiales, etc. Todo tipo de requerimientos o equipamiento, como ser elevadores, escaleras etc., deberán solicitarse al Contratista Oficial con no menos de dos semanas de antelación.
REQUERIMIENTOS ADUANEROS DE IMPORTACIÓN En caso de la que empresa realice el envío de Equipamiento y/o Materiales para la Conferencia, deberá realizar las gestiones correspondientes con su despachante y con la Aduana, a los efectos de coordinar su liberación. (Consultar en caso de no tener representante o despachante aduanero) Es importante tener en cuenta, que todo material deberá estar presente en la Universidad Nacional de Piura antes del viernes 11 de mayo de 2018. Las cargas arribadas con posterioridad a las fechas indicadas estarán sujetas a cargos extra, no siendo responsables por las llegadas tardías a la Conferencia devenidas por el incumplimiento de las fechas límites señaladas precedentemente. MATERIALES El expositor que opte por alguna de las opciones que le permita publicar su logotipo en los materiales de la Conferencia, deberá hacer entrega del mismo con la debida anticipación (como mínimo un mes antes del evento). En caso de no hacerlo, el Comité Organizador no asume la responsabilidad de su no publicación. CONTACTO Gabriela.Rohr +598 99 693 234 Info@conferenciaarrozALC2018.org - grohr@congresos-rohr.com