SUBSECRETARÍA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL PROCEDIMIENTO PARA LA REGULACIÓN DE CUENTAS DE ANTICIPOS DE FONDOS AÑO 2015 QUE NO FUERON TRASLADADOS AL MÓDULO DE ADMINISTRACIÓN DE FONDOS EN EL AÑO 2016
PROCEDIMIENTO PARA LA REGULACIÓN DE CUENTAS DE ANTICIPOS DE FONDOS AÑO 2015 QUE NO FUERON TRASLADADOS AL MÓDULO DE ADMINISTRACIÓN DE FONDOS EN EL AÑO 2016 No está permitida la reproducción total o parcial de este instructivo, ni su tratamiento o transmisión electrónica o mecánica, incluida fotocopia, grabado u otra forma de almacenamiento y recuperación de información, sin autorización escrita del MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR. DERECHOS RESERVADOS Copyright 2012 primera edición Edición: Cubierta: Composición y diagramación: Estructuración: Ministerio de Finanzas del Ecuador Ministerio de Finanzas del Ecuador Ministerio de Finanzas del Ecuador Ministerio de Finanzas del Ecuador Administración: Econ. Fausto Herrera N. Ministro de Finanzas Autor: Ing. Verónica Tambaco Analista de Estados Financieros Fecha: 11/04/2016 Actualizado por: Ing. Luis Alberto Fiallos Analista de Estados Financieros Ing. Julio Salinas B. Analista de Estados Financieros Fecha: 01/08/2016 Aprobado: Dra. Sonia Proaño V. Directora Nacional de Estados Financieros Eco. Magdalena Vicuña C. Subsecretaria de Contabilidad Gubernamental MF y logotipo MF son marcas registradas Documento propiedad de: MINISTERIO DE FINANZAS DEL ecuador
ÍNDICE Contenido BASE LEGAL.2 PROCEDIMIENTO.3 1
BASE LEGAL Artículos 152 y 158 del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas que respectivamente señalan: Art. 152.- Obligaciones de los servidores de las entidades.- Las máximas autoridades de cada entidad u organismo público, serán los responsables de velar por el debido funcionamiento del componente de contabilidad gubernamental y los servidores de las unidades financieras, de observar la normativa contable. Art. 158.- Normativa aplicable.- El ente rector de las finanzas públicas tiene la facultad privativa para expedir, actualizar y difundir los principios, normas técnicas, manuales, procedimientos, instructivos y más disposiciones contables, que serán de cumplimiento obligatorio por parte de las entidades y organismos del Sector Público no Financiero. 2
PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO PARA LA REGULACIÓN DE CUENTAS DE ANTICIPOS DE FONDOS AÑO 2015 QUE NO FUERON TRASLADADOS AL MÓDULO DE ADMINISTRACIÓN DE FONDOS EN EL AÑO 2016 Para las entidades que no visualizan los fondos creados en años anteriores en el módulo de Administración de Fondos del año 2016, y presentan saldos en las cuentas contables 112.13 Fondos de Reposición, 112.15 Fondos a Rendir se comunica que deberán ejecutar el siguiente procedimiento: Fondos de Reposición y Fondos a Rendir Cuentas Según lo establecido en el Acuerdo Ministerial 0307 Directrices de Cierre y Apertura del ejercicio fiscal 2016, las entidades que conforman el Presupuesto General del Estado para las cuentas 112.13 Fondos de Reposición, 112.15 Fondos a Rendir Cuentas se mantendrán en las mismas cuentas contables para el ejercicio fiscal 2016. Las entidades deberán proceder a liquidar los fondos de manera que el saldo contable refleje el valor de cero y crear nuevos fondos. A) Procedimiento para la liquidación de fondos 112.13 Fondos de Reposición Para los fondos creados en el año 2015 que no fueron liquidados, la entidad deberá realizar un CUR de regularización con clase de registro REG, clase de modificación NOR, y clase de gasto OGA. 1. CUR DE REGULARIZACIÓN Las entidades deberán realizar el CUR de regularización citado anteriormente afectando al presupuesto del año vigente. Para este proceso el funcionario debe ingresar por la ruta: Ejecución de Gastos / Registro de Ejecución / Comprobante de Ejecución de Gastos como se muestra en la siguiente pantalla: 3
2. RENDICIÓN DE FONDOS SIN DETALLE DE FACTURAS Y CON DETALLE DE FACTURAS. Para realizar el proceso de rendición de fondos, el funcionario debe crear la cabecera del CUR de regularización con los siguientes datos: Clase de Registro = REG Clase de Modificación= NOR Clase de Gasto= OGA Tipo Documento Respaldo = 06 Comprobante Administrativo de Gastos Clase de Documento de Respaldo= 30 Rendición de Fondos sin detalle de facturas Ruc Beneficiario= N. de cédula del custodio del fondo (Auxiliar 02) Banco = 99 Cuentas virtuales Cuenta Origen= 112.13.00 En el campo cuenta origen la entidad deberá seleccionar la cuenta contable de anticipo entregado. Para conocimiento de las entidades, se encuentra habilitada la opción para digitar el auxiliar 03 que será el número del fondo. Nota: El CUR de Regularización será con afectación al presupuesto del año vigente. 3. RENDICIÓN DE FONDOS CON DETALLE DE FACTURAS. La Entidad deberá realizar el ajuste contable de la cuenta 112.13.00 Fondos de Reposición a la cuenta 112.51 Recaudación de Fondos No Rendidos con la clase de registro ACFP por la ruta de: Contabilidad / Registro Contable / Comprobante Contable UE. Observa la siguiente dinámica contable 4
ACFP AJUSTES PARA CERRAR FONDOS PENDIENTES DEL EJERCICIO CUENTA DESCRIPCION NATURALEZA 112.51 Recaudación de Fondos no Rendidos DEBITO 112.13.XX Fondos de Reposición CREDITO Una vez que se haya realizado la reclasificación la entidad deberá ejecutar el CUR de regularización con los siguientes datos: Clase de Registro = REG Clase de Modificación= NOR Clase de Gasto= OGA Tipo Documento Respaldo = 06 Comprobante Administrativo de Gastos Clase de Documento de Respaldo= 31 Rendición de Fondos con detalle de facturas. Regularizar Pago IVA Ruc Beneficiario= RUC de la Entidad (Auxiliar 02) Banco = 99 Cuentas virtuales Cuenta Origen= 112.51.00 4.- RECAUDACIÓN (Recuperación de fondos en caso de haber un sobrante de recursos) Sí el responsable financiero del fondo no ejecutó en su totalidad, deberá registrar el depósito de los valores sobrantes; la entidad procederá con la recaudación siempre y cuando este valor se refleje en el control de ingresos. La Entidad deberá realizar el ajuste contable de la cuenta 112.13.00 Fondos de Reposición con la clase de registro ACFP por la ruta de: Contabilidad / Registro Contable / Comprobante Contable UE. Revisar la dinámica anterior. 5
Para finalizar el proceso la entidad deberá ejecutar la recaudación de la cuenta 112.51.00 por la siguiente ruta: Contabilidad / Registro de Operaciones No Presupuestarias / Recaudación y Pago de CXC y Fondos de Terceros / Recaudación.} Tipo de Transacción = 203 Clase de Registro = RFR1 Identificación / RUC / CI= Número de cédula del responsable del fondo Auxiliar 03 = Cero Nota: Es responsabilidad de la entidad mantener la cuenta contable 112.51 con saldo cero (0). Por lo tanto, la entidad debe cerrar de manera inmediata. B) Procedimiento para la liquidación de fondos 112.15 Fondos a Rendir Cuentas Para los fondos constituidos en el año 2015 y que no fueron liquidados, la entidad deberá realizar un CUR de regularización con clase de registro REG, clase de modificación NOR, y clase de gasto OGA. 1. CUR DE REGULARIZACIÓN Las entidades deberán realizar el CUR de regularización citado anteriormente afectando al presupuesto del año vigente. Para este proceso el funcionario debe ingresar por la ruta: Ejecución de Gastos / Registro de Ejecución / Comprobante de Ejecución de Gastos como se muestra en la siguiente pantalla: 2. RENDICIÓN DE FONDOS SIN DETALLE DE FACTURAS Para realizar el proceso de rendición de fondos sin detalle de facturas el funcionario debe crear la cabecera del CUR de regularización con los siguientes datos: Clase de Registro = REG Clase de Modificación= NOR Clase de Gasto= OGA 6
Tipo Documento Respaldo= 06 Comprobante Administrativo de Gastos Clase de Documento de Respaldo= 30 Rendición de Fondos sin detalle de facturas Ruc Beneficiario= No. de cédula del custodio del fondo (Auxiliar 02) Banco = 99 Cuentas virtuales Cuenta Origen= 112.15.00 3.- RENDICIÓN DE FONDOS CON DETALLE DE FACTURAS. (Otros Fondos para Fines Específicos) La Entidad deberá realizar el ajuste contable de la cuenta 112.15.00 Fondos de Reposición a la cuenta 112.51 Recaudación de Fondos No Rendidos con la clase de registro RFOR por la ruta de: Contabilidad / Registro Contable / Comprobante Contable UE. RFOR REGULACIÓN FONDOS A RENDIR CUENTAS 112.15 CON 112.51 CUENTA DESCRIPCION NATURALEZA 112.51 Recaudación de Fondos no Rendidos DEBITO 112.15.XX Fondos A Rendir Cuentas CREDITO Una vez realizada la reclasificación, la entidad deberá ejecutar el CUR de regularización con los siguientes datos: Clase de Registro = REG Clase de Modificación= NOR Clase de Gasto= OGA Tipo Documento Respaldo = 06 Comprobante Administrativo de Gastos Clase de Documento de Respaldo= 31 Rendición de Fondos con detalle de facturas. Regularizar Pago IVA Ruc Beneficiario= RUC de la Entidad (Auxiliar 02) Banco = 99 Cuentas virtuales Cuenta Origen= 112.51.00 7
Nota: Es responsabilidad de la entidad mantener la cuenta contable 112.51 con saldo cero (0). Por lo tanto, la entidad debe cerrar de manera inmediata. 4.- RECAUDACIÓN (Recuperación de fondos de año anterior) Sí el responsable del fondo no ejecutó dicho fondo en su totalidad, debe registrar el depósito de los valores sobrantes, cuando el valor se refleje en el control de ingresos de la entidad procederá con la recaudación. La Entidad deberá ejecutar la clase de registro RCVI por la ruta de: Contabilidad / Registro Contable / Comprobante Contable UE. RCVI RECAUDACIÓN CONTABLE DE VIATICOS CUENTA DESCRIPCION NATURALEZA 111.02.01 Recursos Fiscales - BCE DEBITO 112.15.XX Fondos A Rendir Cuentas CREDITO Para utilizar las clases de registro (ACFP, RFOR, RCVI) las entidades deberán enviar un oficio a la Subsecretaria de Contabilidad Gubernamental para la habilitación pertinente. Se recomienda a las entidades observar los instructivos publicados para el efecto tales como el Instructivo de Administración de Fondos y el Alcance al Instructivo de Administración de Fondos Enero 2013. Cabe señalar que para la creación de los fondos en el año 2016, las entidades deberán seguir el procedimiento normal por el módulo de administración de fondos. 8