PROYECTO DE DECRETO /2015, DE.DE., POR EL QUE SE REGULA LA HISTORIA SOCIAL ÚNICA EN CASTILLA Y LEÓN El artículo 70.1.10 del Estatuto de Autonomía de Castilla y León, atribuye a la Comunidad de Castilla y León la competencia exclusiva en materia de asistencia social, servicios sociales y desarrollo comunitario; promoción y atención a las familias, la infancia, la juventud y los mayores; prevención, atención e inserción social de los colectivos afectados por la discapacidad, la dependencia o la exclusión social, y protección y tutela de menores, de conformidad con lo previsto en el citado artículo 148.1.20 de la Constitución Española. La Ley 16/2010 de Servicios Sociales de Castilla y León, establece entre sus principios rectores el de la atención integral. De acuerdo con ello y con el artículo 7g), la intervención de los profesionales del sistema de servicios sociales de responsabilidad pública tendrá un carácter interdisciplinar, y proporcionará una respuesta integral a las necesidades de tipo personal, familiar y social, de las personas usuarias del sistema de servicios sociales de responsabilidad pública. Para ello es necesario que el sistema de servicios sociales de responsabilidad pública se organice de manera integrada y coordinada, mediante un registro único de personas usuarias, una historia social única y un uso compartido de la información. Se trata de que los diferentes profesionales que trabajen con una misma persona, compartan, de forma ordenada y proporcionada, la información relevante de la que disponen, para lograr la atención integral que la persona precisa. El artículo 43 de la Ley de Servicios Sociales de Castilla y León establece que la información relativa a cada persona usuaria sobre solicitudes y demandas de servicios sociales y sobre valoraciones para el acceso al sistema y sus prestaciones se recogerá en la historia social única, que será accesible para cada profesional del sistema de servicios sociales de responsabilidad pública habilitados para el caso, en los términos previstos en la legislación vigente. La historia social única es el instrumento documental en el que se registran los datos personales, familiares, de necesidades sociales, prestaciones y seguimientos y cualesquiera otros significativos de la situación C/. Padre Francisco Suárez, 2 47006 Valladolid Tel. 983 41 09 00 Telefax 983 41 22 66 http://www. jcyl.es 1
socio-familiar de un usuario, la demanda, el diagnóstico y subsiguiente intervención y la evolución de tal situación. La disponibilidad de la historia social permite a cada profesional tener un conocimiento más completo de la situación de la persona a la que atiende, consiguiendo una mejora en la valoración y análisis de la situación y una mayor facilidad para la toma de decisiones y la elección de las acciones a realizar. La historia social única electrónica se constituye como el soporte más adecuado para la atención social, facilitando el manejo y accesibilidad de la documentación social de la persona, teniendo el colectivo profesional que interviene el derecho y el deber de acceso y la obligación de incorporar información en su caso. En la base de la atención social está la relación de confianza que se genera entre la persona usuaria de los servicios sociales y cada profesional que le atiende, que queda sujeto a la obligación de secreto respecto de los datos que conoce en el desempeño de su actividad. El acceso de diferentes profesionales a dichos datos se limita, regula y controla con el objeto de garantizar el acceso a la información imprescindible para el cumplimiento de sus funciones, solo en el momento que sea necesaria, quedando registrado en cualquier caso el acceso para su posterior comprobación. Se regula por tanto un uso prioritario de la historia social electrónica por los y las profesionales de los servicios sociales justificado por motivos asistenciales, con diferentes niveles de acceso, y otros usos limitados, por los profesionales con funciones de inspección, evaluación, planificación y comprobación de la calidad de la asistencia, así como por quienes necesiten conocer la información que obra en la historia social con fines judiciales, de investigación o docencia. El artículo 11, apartado i) de la Ley 16/2010 reconoce por otra parte a las personas beneficiarias del sistema el derecho, entre otros, de acceso a los datos obrantes en su historia social en las condiciones y con las limitaciones previstas por la legislación vigente. Se regula por tanto el derecho de la persona interesada de acceso a su historia social. En definitiva, la necesidad de una atención integral de la persona usuaria del sistema de servicios sociales de responsabilidad pública, hace necesaria la C/. Padre Francisco Suárez, 2 47006 Valladolid Tel. 983 41 09 00 Telefax 983 41 22 66 http://www. jcyl.es 2
regulación de la historia social única electrónica y otros aspectos que ello conlleva. En su virtud, la Junta de Castilla y León a propuesta de la Consejera de Familia e Igualdad de Oportunidades, y previa deliberación del Consejo Gobierno en su reunión de de de 2015 Artículo 1. Objeto. DISPONE El presente decreto regula el contenido y uso de la historia social única electrónica. Artículo 2. Ámbito de aplicación. 1. El presente decreto es de aplicación a todo tipo de atención social que se realice en el ámbito del Sistema de Servicios Sociales de responsabilidad pública de Castilla y León. 2. La Administración de Castilla y León, las Corporaciones Locales competentes en materia de servicios sociales y las entidades privadas, titulares de servicios sociales financiados total o parcialmente con fondos públicos, sean entidades colaboradoras del tercer sector o empresas proveedoras, adoptarán las medidas necesarias para la gestión de la historia social única electrónica conforme a lo previsto en este decreto. Artículo 3. Definición y características. 1. A efectos de este decreto la historia social única es el instrumento documental dinámico que comprende el conjunto de informaciones de una persona recogidas a lo largo de su proceso de atención social, con el objetivo de orientar todo el sistema de intervención profesional. Incluye los datos identificativos, valoraciones, intervenciones, seguimientos y evaluación. 2. La historia social es única y electrónica: Todos los datos de la historia social estarán relacionados con un único número de identificación de la persona, independientemente de las Administraciones Públicas o entidades por las que sea atendido. C/. Padre Francisco Suárez, 2 47006 Valladolid Tel. 983 41 09 00 Telefax 983 41 22 66 http://www. jcyl.es 3
Se archivará en un fichero unificado y personal, en soporte electrónico, toda la información referente a la persona y a su atención por los servicios sociales de responsabilidad pública. Artículo 4. Finalidad. 1. La historia social única electrónica es el instrumento destinado fundamentalmente a: Garantizar una atención social integral a la persona y a su familia. Orientar los procesos de intervención profesional. Dar la continuidad de la atención en los cambios de circunstancias, en las transiciones vitales de la persona, y entre los diferentes servicios implicados. Facilitar el derecho del ciudadano a conocer la información que recopilan sobré él los servicios sociales. Simplificar los procedimientos de atención. Mejorar la coordinación de las entidades implicadas en la atención a las distintas facetas de las necesidades sociales de cada persona. Para ello, en la historia social única electrónica deberá quedar constancia de toda la información relevante sobre el proceso de atención social de la persona, de modo que permita el conocimiento veraz de su evolución. 2. La historia social única electrónica podrá, asimismo, utilizarse con fines de planificación, evaluación, inspección de la calidad de la atención, así como para fines judiciales, de investigación y docencia, de acuerdo con lo dispuesto en la legislación sobre protección de datos. Artículo 5. Soporte de la historia social La historia social única se elaborará en soporte informático a través del Sistema de Atención a Usuarios de Servicios Sociales, SAUSS, garantizándose su conservación, así como la autenticidad y confidencialidad de su contenido y su reproducción. La historia social única estará sometida a lo dispuesto en las normas relativas a las medidas de seguridad de los ficheros automatizados que contienen datos de carácter personal. C/. Padre Francisco Suárez, 2 47006 Valladolid Tel. 983 41 09 00 Telefax 983 41 22 66 http://www. jcyl.es 4
Artículo 6. Inicio de la historia social. Corresponderá a la Administración Pública competente en servicios sociales, el inicio de la historia social única electrónica, a instancia de la persona que acude al sistema de servicios sociales mediante la presentación de la correspondiente solicitud, o de oficio cuando la persona se encuentre en situación de desamparo y sea menor de edad, mayor incapacitada judicialmente, o en proceso de incapacitación. Artículo 7. Actualización permanente. La historia social única electrónica se actualizará de oficio y permanentemente por los servicios sociales de responsabilidad pública acumulando la información registrada por el profesional que interviene en cada momento, debidamente autorizado para ello, conforme se va desarrollando la atención a la persona. Cualquier información incorporada a la historia social única electrónica deberá ser fechada y registrada de forma que se identifique claramente a la persona que la realiza. Las anotaciones subjetivas de cada profesional que intervenga en el proceso de atención social y toda aquella información que no haya sido facilitada a la persona usuaria por afectar a la intimidad de otras personas, deberá quedar claramente identificada respecto del resto de la información contenida en la historia social, con el fin de facilitar su disociación cuando ésta sea precisa. Artículo 8. Contenido de la historia social única electrónica. La historia social única electrónica constará de: a) La ficha de identidad personal. Es el documento realizado por una Administración Pública competente en servicios sociales, que identifica a los ciudadanos como usuarios del Sistema de Servicios Sociales de responsabilidad pública de Castilla y León. En la ficha de identidad personal se recogerán los siguientes datos administrativos: Identificación y domicilio de la persona. Número y fecha de apertura de la historia social. C/. Padre Francisco Suárez, 2 47006 Valladolid Tel. 983 41 09 00 Telefax 983 41 22 66 http://www. jcyl.es 5
Identificación de la Zona de Acción Social Básica, y el Ayuntamiento o la Diputación titular del Centros de Acción Social correspondiente al domicilio. Profesional de referencia de los servicios sociales que coordina la intervención social. b) Datos relativos a la unidad de convivencia familiar, integrada por las personas que conviven con la persona interesada y guardan con ella algún tipo de parentesco o afinidad. c) Valoraciones técnicas en el ámbito de los servicios sociales. Son los juicios profesionales sobre las necesidades individuales y sociales de la persona y de su unidad de convivencia familiar, así como de las circunstancias relevantes para satisfacerlas. d) Intervenciones sociales. Incluyen el conjunto de prestaciones del catálogo de servicios sociales recibidas por la persona, y las actuaciones complementarias realizadas. e) Seguimientos. Recogen las comprobaciones de la adecuación de las prestaciones a las necesidades de la persona. Artículo 9. Acceso a la historia social única electrónica. 1. El acceso a la historia social única electrónica se producirá para los fines y conforme a lo previsto en la presente norma, y de acuerdo con lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de datos. El coordinador de caso de cada persona tendrá acceso a toda la información obrante en la historia social, y el resto de los profesionales podrán acceder al contenido que sea relevante y en la medida en que resulte necesario, para la adecuada atención de la persona. 2. Las personas que tengan acceso a la historia social única electrónica tienen el deber de respetar el derecho de los interesados a su intimidad y deberán por tanto guardar secreto sobre toda la información obtenida, la cual no podrá ser facilitada a personas no implicadas en el proceso, ni ser utilizada con fines distintos a los que motivaron el acceso a la historia social. 3. Se establecerán los mecanismos de acceso a la historia social única electrónica para la atención de las personas usuarias, así como diferentes C/. Padre Francisco Suárez, 2 47006 Valladolid Tel. 983 41 09 00 Telefax 983 41 22 66 http://www. jcyl.es 6
niveles de acceso de acuerdo con las funciones que cada profesional tenga encomendadas dentro del sistema de servicios sociales de responsabilidad pública. El sistema informático permitirá identificar en cada momento los accesos realizados. 4. La colaboración entre los diferentes servicios sociales de responsabilidad pública, ya sean de titularidad de la Administración de Castilla y León, de los Ayuntamientos con más de 20.000 habitantes o de entidades privadas para mantener actualizada la historia social única electrónica se realizará mediante los correspondientes sistemas de interoperabilidad definidos con carácter regional. El acceso a la historia social por profesionales acreditados en el sistema de servicios sociales de responsabilidad pública pertenecientes a entidades privadas, requerirá el correspondiente instrumento jurídico de colaboración. 5. Se requerirá la autorización expresa de la persona para compartir sus datos con otras Administraciones públicas, excepto cuando se compartan para los mismos fines para los que la persona facilitó la información. Artículo 10. El acceso por la persona titular de la historia social. 1. Las personas usuarias de los servicios sociales podrán acceder a los datos que figuran en su historia social única electrónica, previa solicitud formulada por escrito. En la solicitud deberán constar los datos previstos en el artículo 70 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. Si la solicitud se formula a través de representante, será necesario acreditar la representación. 2. Para acceder a los datos aportados por terceras personas, o a las anotaciones subjetivas de los profesionales, será necesario que conste la autorización expresa de esas terceras personas o profesionales. 3. En el caso de personas fallecidas sólo se podrá facilitar el acceso a los datos contenidos en su historia social a las personas vinculadas a ella por razones familiares o de hecho, previa acreditación de la relación y por motivos debidamente justificados. No se facilitará el acceso si la persona fallecida lo hubiera prohibido expresamente y así se acredita. C/. Padre Francisco Suárez, 2 47006 Valladolid Tel. 983 41 09 00 Telefax 983 41 22 66 http://www. jcyl.es 7
Artículo 11. Información compartida con otras Administraciones Públicas. Se podrá compartir la información contenida en la historia social con otras Administraciones Públicas no integradas en el sistema de servicios sociales de responsabilidad pública, en aquellas situaciones en las que la atención a una persona requiera una actuación coordinada, al objeto de proporcionar una respuesta coherente y ágil. El intercambio de información se realizará conforme a lo que se establezca en el instrumento jurídico de colaboración que lo sustente, y con las garantías que la legislación establece Artículo 12 El acceso a la historia social única electrónica con fines diferentes de la atención social. 1. En los supuestos de investigación por la autoridad judicial sólo se facilitará información relacionada con el proceso de atención social afectado que deberá especificarse claramente en la petición. 2. Cuando se utilice la historia social única electrónica con fines de investigación o de docencia, como regla general, se preservará el anonimato. 3. El personal al servicio de la Administración que lleve a cabo las funciones de planificación, inspección y evaluación en materia de servicios sociales, podrá acceder a los datos necesarios de la historia social única electrónica para el ejercicio de sus funciones. 4. En las reclamaciones que se presenten ante la Administración como consecuencia de una actuación de los servicios sociales, se entenderá implícita la autorización del usuario o usuaria para que el personal que intervenga en la tramitación y resolución del citado procedimiento acceda a los datos de la historia social única electrónica relacionados con la reclamación. Artículo 13 Gestión y custodia de la historia social única electrónica. La gestión y custodia de las historia social única electrónica estará bajo la responsabilidad de la Consejería competente en materia de servicios sociales, que establecerá las medidas de índole técnica y organizativa necesarias que aseguren la confidencialidad de los datos contenidos en ellas. C/. Padre Francisco Suárez, 2 47006 Valladolid Tel. 983 41 09 00 Telefax 983 41 22 66 http://www. jcyl.es 8
DISPOSICIONES ADICIONALES Primera. Desarrollo del soporte informático El desarrollo del soporte informático a que se refiere el artículo 5 de este Decreto y el acceso a la información, se realizará progresivamente a partir de su entrada en vigor. Entre tanto se desarrolla la historia social única electrónica la persona interesada podrá conocer la información recogida sobre ella en cada centro o departamento que le ha atendido. Segunda. Interoperabilidad para la gestión colaborativa de la historia social única electrónica En el plazo de cuatro años se desarrollarán los correspondientes sistemas regionales de colaboración en el sistema de información de la historia social única electrónica mediante la publicación en el portal web www.jcyl.es de estándares de interoperabilidad organizativa, semántica y técnica, conforme a lo previsto en el Real Decreto 4 /2010 de 8 de enero por el que se regula el esquema nacional de interoperabilidad, así como el desarrollo de una ontología o vocabulario de términos relacionados de servicios sociales que la haga posible. DISPOSICIONES FINALES Primera. Desarrollo y ejecución Se faculta a la persona titular de la Consejería competente en materia de servicios sociales, para dictar cuantas disposiciones y resoluciones sean necesarias para el desarrollo y ejecución del presente decreto. Segunda. Entrada en vigor El presente Decreto entrará en vigor a los tres meses de su publicación en el «Boletín Oficial de Castilla y León». En Valladolid a 9 de febrero de 2015 El Director General de Familia y Políticas Sociales Fdo: Carlos Raúl de Pablos Pérez C/. Padre Francisco Suárez, 2 47006 Valladolid Tel. 983 41 09 00 Telefax 983 41 22 66 http://www. jcyl.es 9