Capítulo 3: Introducir y Editar Texto 3.1. Añadir texto a la presentación 3.2. El corrector ortográfico 3.3. Editar por claridad 3.4. Añadir símbolos 3.5. Elegir texto con estilo 3.6. Añadir, borrar y reorganizar diapositivas 3.1. AÑADIR TEXTO A LA PRESENTACIÓN Previamente, hemos aprendido como añadir texto a una presentación creando un esquema. Sin embargo, podemos querer añadir texto directamente a una diapositiva. Por eso necesitamos comprender todas las formas de añadir texto a una diapositiva. Existen cuatro maneras de añadir texto a una diapositiva: Texto en marcadores de posición. Cuadro de texto utilizado como título. Texto de WordArt. Texto de una auto forma de flecha. 57 3.1.1. USAR MARCADORES DE POSICIÓN La forma más fácil de añadir texto a una diapositiva en pulsar en un marcador de posición. Siempre se puede reconocer un marcador de posición de texto porque dice, Haga clic para agregar texto. Los marcadores de posición para diapositivas de título, que también son marcadores de posición de texto, dicen, Haga clic para agregar título. Cuando pulsamos dentro de un marcador de texto, aparece un cursor, indicando donde se irá colocando el texto, tal como podemos ver en la imagen. Todo lo que necesitamos hacer es comenzar a teclear. El borde de puntos cambia a uno más grueso de selección y se visualizan los controladores de tamaño. Podemos mover el marcador entero pulsando con el ratón en el borde y arrastrando. La ventaja de los marcadores de texto es que PowerPoint formatea el texto apropiadamente para el marcador. Por ejemplo, un título normalmente está centrado y con una fuente de tamaño grande. El texto con viñetas está perfectamente alineado a la derecha de las viñetas y con una fuente de menor tamaño. La plantilla de diseño controla este formato, aunque podemos cambiarlo. Como consecuencia, siempre tenemos el texto perfectamente formateado. Para comenzar un nuevo párrafo en el área con viñetas, pulsamos INTRO. PowerPoint crea automáticamente una viñeta y podemos seguir tecleando.
58 Sólo el texto que tecleamos en un marcador de texto se visualiza en el esquema. Los otros textos, tales como los de cuadros de texto, autoformas y WordArt, no aparecen en el esquema. 3.1.2. CREAR CUADROS DE TEXTO Una forma de añadir texto a una diapositiva es crear un cuadro de texto. Utilizaremos un cuadro de texto cuando queramos colocar texto en cualquier lugar de la diapositiva. Un cuadro de texto es un objeto, lo que significa que podemos pulsar en él, moverlo y cambiarlo de tamaño. Podemos formatear el texto que tecleemos en él de la forma que queramos, pero este texto no aparece en el Panel de Esquema. Como la mayor parte de los objetos de una presentación en PowerPoint, un cuadro de texto tiene sus propiedades, incluyendo un borde, un color de fondo o efecto de relleno, y el texto. Para crear un cuadro de texto, seguiremos estos pasos: Pulsar el botón Cuadro de Texto en la barra de herramientas Dibujo. (También podemos seleccionar Cuadro de texto en el menú Insertar). Pulsar y arrastrar para crear el cuadro de texto. PowerPoint sólo tiene en cuenta la anchura del cuadro, no su longitud. Empezamos a teclear para añadir el texto. Cuando hemos tecleado suficiente texto para alcanzar el lado derecho del cuadro, PowerPoint salta automáticamente a la siguiente línea. La longitud del cuadro se expande a medida que añadimos texto. Pulsar en cualquier sitio de la diapositiva para eliminar los bordes de selección y los controladores de tamaño.
3.1.3. COLOCAR TEXTO EN AUTOFORMAS 59 PowerPoint incluye un gran número de formas que podemos añadir a una diapositiva. Se llaman Autoformas. Estas formas se pueden utilizar de muchas maneras, pero una es para insertar texto. Para ello, Pulsamos el botón Autoformas en la barra de Dibujo y en el menú que se abre seleccionamos una Autoforma. Desplazamos la forma seleccionada a la diapositiva. Para colocar texto en la Autoforma, pulsamos sobre ella para seleccionarla (si es que no está seleccionada ya) y comenzamos a teclear. Por último pulsamos en cualquier lugar de la diapositiva para ver el resultado. Vemos un ejemplo en la imagen siguiente. El texto que tecleamos en una Autoforma se une a ella. Podemos mover o girar una Autoforma, y el texto le seguirá. Como los cuadros de texto, las autoformas tienen borde, un color de relleno y efectos. Podemos usar Autoformas en vez de marcadores de posición. 3.1.4. USAR WORDART WordArt crea sofisticados efectos de texto. WordArt nos da mucho más control sobre la apariencia del texto que cualquier otro método de añadir texto a la diapositiva. En la imagen siguiente vemos un ejemplo de WordArt.
WordArt es una herramienta poderosa que añade una nueva dimensión a nuestra presentación, pero debemos tener cuidado para que las palabra sigan siendo legibles. 60 Para crear texto WordArt, pulsaremos el botón Insertar WordArt,, en la barra de Dibujo ( o en el menú Insertar seleccionamos Imagen > WordArt). Se abre el cuadro de diálogo Galería de WordArt. Para elegir un estilo, pulsaremos en una de las muestras y después Aceptar. WordArt abre ahora el cuadro de diálogo Modificar texto de WordArt, como vemos en la imagen. Comenzamos a teclear nuestro texto. Pulsaremos INTRO cuando queramos cambiar de línea. Cuando hayamos terminado, pulsaremos Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo. Ahora aparece el WordArt en nuestra diapositiva. Podemos mover y cambiar el tamaño del objeto WordArt según nuestras necesidades.
3.1.4.1 Editar Texto WordArt Cuando seleccionamos un objeto WordArt, aparece su barra de herramientas. 61 Muchos objetos WordArt también muestran un pequeño rombo amarillo cuando los seleccionamos. Pulsando y desplazando el rombo cambia las características de la forma. Aparece una frontera de puntos para ayudarnos a ver los cambios a medida que desplazamos el rombo. La Galería de WordArt hace fácil el elegir un efecto prediseñado. Sin embargo, tenemos el control total de todos los efectos, usando la barra WordArt. Las propiedades que podemos controlar son las siguientes: Forma del texto. Color de línea, tipo, y tamaño. Color de relleno y efectos. Alineación. Espaciado de caracteres. También podemos editar WordArt usando la barra de Dibujo. Por ejemplo, podemos añadir sombras y efectos 3-D.
3.2. EL CORRECTOR ORTOGRÁFICO Para usarlo haga clic en el botón Ortografía Herramientas-Ortografía. de la barra Estándar o en el menú 62 El corrector se detiene en la primera palabra que no figura en el diccionario y presenta un cuadro de diálogo con las siguientes funciones: Omitir: Ignora la palabra seleccionada y busca un nuevo error. Omitir todas: Ignora la palabra seleccionada en toda la presentación y sigue verificando. Cambiar por: Sustituye la palabra incorrecta por la seleccionada. Agregar: Incorpora al diccionario la palabra seleccionada. Sugerir: Ofrece diferentes alternativas para la palabra seleccionada. Auto corrección: Incorpora la palabra a una lista de errores frecuentes que se corregirán a medida que se escriben. Cerrar: Cierra el cuadro de diálogo. 3.3. EDITAR POR CLARIDAD Nuestro principal motivo cuando editamos texto es la claridad. Una segunda razón es la estética. Si creamos nuestra presentación usando un esquema, necesitaremos ver cada dispositiva para ver como encaja el texto. Las técnicas básicas para editar el texto son las mismas en todos los programas: Para añadir texto, colocar el cursor donde queramos añadir el texto y comenzar a teclear. Para editar texto, seleccionar el que queremos cambiar y teclear el nuevo. Para borrar texto, seleccionarlo y pulsar DEL. Para cambiar mayúsculas y minúsculas, seleccionar el texto y en el menú Formato elegir Cambiar mayúsculas y minúsculas.
3.3.1. MOVER Y COPIAR TEXTO En una presentación, si no podemos ver en la pantalla el origen y el destino del texto a la vez, usaremos el Portapapeles para mover o copiar el texto. Usaremos los comandos Cortar, Copiar y Pegar del menú Edición de la barra Estándar, o usaremos CTRL-X para cortar texto, CTRL-C para copiar y CTRL-V para pegar. 3.3.2. EDITAR TEXTO DE LOS MARCADORES DE POSICIÓN Ya que los marcadores de texto también aparecen en el Esquema, podemos editarlos directamente allí o en la diapositiva. Editar texto en el marcador es bastante similar a hacerlo en un procesador de textos. 63 3.3.3. EDITAR TEXTO EN AUTOFORMAS Y CUADROS DE TEXTO Editar texto en Autoformas es muy similar a editarlo en marcadores de posición. Cuando seleccionamos el texto, también seleccionamos el objeto que contiene el texto, y un borde de selección aparece alrededor de éste. Cuando tecleamos texto en un cuadro de texto, el cuadro de texto se expande a medida que tecleamos. El cuadro de texto se ajusta de la misma manera cuando estamos editando el texto. 3.3.4. EDITAR TEXTO WORDART Para editar texto WordArt, pulsamos dos veces sobre el texto WordArt para seleccionarlo. El cuadro de diálogo Editar WordArt se abre. Podemos reemplazar el texto entero tecleando pulsaremos Aceptar. el nuevo. Cuando hayamos terminado,
3.4. AÑADIR SÍMBOLOS Para insertar un símbolo en el nuevo texto o en el existente, en el menú Insertar elegiremos Símbolo. PowerPoint abre el cuadro de diálogo que vemos a continuación. 64 Primero, elegiremos una fuente de la lista desplegable de Fuentes. Por defecto es Texto normal. Elegimos el símbolo que queramos y pulsamos Insertar, para insertar el símbolo. El cuadro de diálogo permanece abierto por si queremos insertar más símbolos. Para cerrarlo, pulsar Cancelar. 3.5. ELEGIR TEXTO CON ESTILO Parte de la edición del texto es formatearlo. Las fuentes son un elemento importante en el formato del texto. El tipo de fuente determina la forma de las letras. También podemos cambiar el tamaño. Finalmente podemos añadir ciertos efectos a nuestro texto, subrayado, sombras, etc. 3.5.1. USAR LA FUENTE ADECUADA PARA EL MENSAJE PowerPoint nos ofrece una amplia selección de fuentes. Nuestra selección afecta al impacto del mensaje a nuestra audiencia. Para modificar la fuente de un texto, seleccionamos el texto y elegimos una nueva fuente de la lista desplegable de la barra de Formato.
Una característica muy útil de la lista desplegable es que nos muestra como son las distintas fuentes. Para reemplazar una fuente en toda la presentación, en el menú Formato elegiremos Reemplazar fuente. Seleccionaremos la nueva fuente y pulsaremos Reemplazar. El patrón de diapositivas también cambia. 65 3.5.2. HACER UNA FUENTE MAYOR O MÁS PEQUEÑA Cambiar el tamaño de la fuente es tan fácil como cambiar la fuente, seleccionamos el texto y elegimos un nuevo tamaño de la lista desplegable de la barra de Formato. (El cuadro de diálogo de WordArt tiene su propia lista) Si no estamos muy seguros de cual es el tamaño que necesitamos, usaremos los botones de la barra de Formato, Incrementar y Disminuir Fuente. También podemos para incrementar fuente, pulsar CTRL-MAYUS->, y para disminuir CTRLMAYUS-< Las fuentes se miden en puntos, un punto es 1/72 pulgadas. 3.5.2.1 Usar el cuadro de diálogo Fuente Hasta ahora, hemos descrito el modo más fácil y más común de formatear el texto. Sin embargo, hay otro modo, el cuadro de diálogo Fuente. En él están en un único lugar todas las características que se pueden formatear del texto.
66 Para cambiar el texto, seleccionarlo y en el menú Formato elegir Fuente para abrir el cuadro de diálogo Fuente. Elegiremos la fuente, el estilo, el tamaño y el color de las correspondientes listas desplegables. De la sección de Efectos, podemos elegir Subrayado, Sombra, Relieve, Superíndice o Subíndice. También podemos cambiar las características por defecto para el nuevo texto. Seguiremos estos pasos: Seleccionar Fuente en el menú Formato. Elegir las características del texto que queramos. Marcar Predeterminado para objetos nuevos. Pulsar Aceptar. 3.5.2.2 Copiar el aspecto con el botón de Copiar Formato A veces vemos un texto con un formato que nos gusta y queremos formatear otro texto igual. El botón de Copiar Formato fue creado para esto. Para formatear texto con este botón, seguiremos estos pasos: Seleccionar el texto que tiene el formato que nos gusta. Pulsar Copiar Formato. Seleccionar el texto que queremos formatear. Para formatear varias porciones de texto, doble pulsación en Copiar Formato. A partir de entonces podemos seleccionar distintas partes del texto tantas veces como queramos. Para terminar pulsar otra vez Copiar Formato o ESC.
3.6. AÑADIR, BORRAR Y REORGANIZAR DIAPOSITIVAS Otro de los aspectos de la edición de la presentación incluye añadir, borrar y reorganizar diapositivas. Hacemos esta edición en el modo Vista Clasificador de diapositivas, donde podemos ver casi todas, o todas las diapositivas a la vez. Para entrar en este modo pulsamos en el botón,, situado en la esquina inferior izquierda de la pantalla, o bien, en el menú Ver seleccionando Clasificador de diapositivas. 3.6.1. TRABAJAR EN VISTA CLASIFICADOR DE DIAPOSITIVAS En este modo de trabajo, seleccionamos una diapositiva pulsando sobre ella. La diapositiva seleccionada tiene un borde más oscuro. 67 Podemos arrastrar esta diapositiva a otro lugar cualquiera. Para copiar la diapositiva, apretaremos CTRL mientras la arrastramos. También podemos moverla de sitio mediante cortar y pegar. Seguiremos estos pasos: Seleccionaremos la diapositiva. Apretaremos CTRL-X para cortar la diapositiva y colocarla en el Portapapeles. Pulsaremos donde queramos colocar la diapositiva, entre otras dos diapositivas. PowerPoint utiliza una línea vertical larga para indicar el cursor entre diapositivas. Apretar CTRL-V para pegar la diapositiva. Para duplicar una diapositiva, la seleccionaremos y apretaremos CTRL-D. La nueva diapositiva aparece al lado de la original. Podemos borrar una diapositiva seleccionada apretando SUPR. Cuando movemos o borramos una diapositiva, POWERPOINT renumera automáticamente las diapositivas. Para añadir una nueva diapositiva, pulsaremos entre dos diapositiva. A continuación en la barra de Formato pulsaremos el botón Nueva diapositiva. Posemos elegir un diseño para la diapositiva. Automáticamente toma la plantilla de diseño del resto de la presentación.
3.6.2. IMPORTAR DIAPOSITIVAS DE OTRAS PRESENTACIONES Podemos querer usar una o varias diapositivas de otra presentación. Ya que la plantilla de diseño está unida a la presentación, y no a la diapositiva, cuando importamos ésta, toma la plantilla de diseño de la presentación a la que la estamos incorporando. 3.6.2.1 Usar el Portapapeles para Importar Diapositivas La técnica más común para importar diapositivas es el Portapapeles. Aquí veremos como se hace: Abriremos la presentación que contiene la diapositiva o diapositivas que queremos usar. Si queremos una diapositiva, pulsamos en su icono en el panel de Esquema. Si queremos una serie de diapositivas contiguas, pulsaremos en la primera de la serie, mantendremos pulsada la tecla MAYUSC, y pulsaremos la última de la serie. Y si queremos varias no contiguas, seleccionaremos la primera, luego mantendremos pulsada la tecla CTRL, e iremos pulsando el resto de diapositivas que queremos. 68 Pulsaremos CTRL-C o seleccionaremos Copiar en la barra Estándar para copiarlas al Portapapeles. Abriremos nuestra presentación. Cuando esté lista, en el panel de Esquema, pulsaremos sobre la diapositiva a continuación de la cual queremos tener las otras. Pulsaremos CTRL-V o seleccionaremos Pegar de la barra Estándar. PowerPoint coloca la diapositiva o diapositivas a continuación de la seleccionada. Puede resultar más fácil pegar la dispositivas en la Vista Clasificador porque el cursor vertical entre diapositivas hace más claro donde de van a colocar las nuevas. Podemos incluso, pulsar antes de la primera o después de la última. 3.6.2.2 Usar arrastrar y soltar para importar diapositivas Es el método que mejor funciona cuando copiamos pequeños grupos de diapositivas. Debemos asegurarnos de que tenemos las dos presentaciones abiertas y seguir los siguientes pasos: En el menú Ventana seleccionar Organizar todas. Ahora podemos ver las dos presentaciones en la pantalla. Pasar las dos presentaciones a Vista Clasificar de diapositivas. Pulsar en la presentación de donde queremos copiar las diapositivas. Apretar CTRL e ir seleccionando las diapositivas que queremos.
Arrastrar las diapositivas a la posición deseada de la otra presentación. Usar el cursor vertical como guía. 3.6.2.3 Usar el buscador de diapositivas PowerPoint ofrece aún otro método para importar diapositivas, el Buscador de Diapositivas. Usaremos este método cuando no estemos muy seguros de qué presentaciones contienen las diapositivas que necesitamos. Primero seleccionamos en nuestra presentación la diapositiva a continuación de la cual queremos insertar las nuevas. Entonces abrimos el cuadro de diálogo del Buscador de diapositivas, seleccionando Diapositivas de archivos en el menú Insertar. 69 El Buscador de diapositivas permite visualizar vistas previas de presentaciones para que podamos decidir cuales queremos importar. diapositivas de otras 3.6.2.4 Hacer ajustes en las diapositivas importadas Por defecto, las nuevas diapositivas adoptan la plantilla de diseño de nuestra presentación. Para que mantengan su propia plantilla de diseño, marcaremos en el Buscador de diapositivas. Mantener formato de origen. Para importar diapositivas individuales, las seleccionaremos y pulsaremos Insertar. Pulsando Insertar todas insertaremos todas las que estemos visualizando en el Buscador de diapositivas. Cuando hayamos terminado, pulsaremos Cerrar.