Bogotá D.C. 20 de octubre de 2017 En la ciudad de Bogotá D.C. en las instalaciones del Parque Mundo Aventura a las 10:00 am se dio inicio a la Audiencia para presentar preguntas las cuales se presentan a continuación: OBSERVACIONES TÉRMINOS INVITACIÓN A PROPONER. 1 1. Numeral 1.4 REQUISITOS PARA PARTICIPAR El literal c) de los requisitos para participar señala lo siguiente: ( ) c. No se podrán presentar ofertas bajo las modalidades de consorcio o unión temporal. Sobre el particular, respetuosamente solicitamos a CORPARQUES permitir la presentación de ofertas a través de Consorcios o Uniones Temporales, teniendo en cuenta las siguientes consideraciones: a. La presentación de ofertas a través de formas asociativas (consorcios o uniones temporales), garantiza una asesoría de mayor calidad por cuanto reúne la experiencia de dos o más firmas que aportan su conocimiento y personal para cumplir los fines del contrato a suscribir. b. Mientras el proponente líder lleva a cabo las actividades relacionadas con la colocación y el manejo del programa de seguros, el auditor revisa, apoya y sugiere todo tipo de modificaciones y aclaraciones en favor de la Entidad. c. Solicitamos tener en cuenta que la CÁMARA DE COMERCIO en la invitación No. 3000000213 de septiembre de 2015, llevó a cabo el proceso para la selección del Corredor de seguros en el cual aceptó la presentación de ofertas a través de consorcios o uniones temporales según Anexo No. 6 del cual nos permitimos adjuntar copia. 2. Numeral 2.4.14.1.4 Ejecutivo de Riesgos Establece el numeral lo siguiente: ( ) El personal ofrecido por el Corredor debe ser el que prestará el servicio durante la ejecución del contrato, en caso de que por causas de fuerza mayor o caso fortuito se deba cambiar alguno de los funcionarios asignados, el reemplazo deberá tener la misma capacidad técnica (nivel de formación, años de experiencia, vínculo con el intermediario) del funcionario ofrecido en la propuesta. Este cambio debe ser previamente autorizado por CORPARQUES. Negrilla fuera de texto.
Al respecto, solicitamos a CORPARQUES modificar el requisito y aceptar que el reemplazo del ejecutivo de Riesgos acredite una capacidad técnica similar o superior, en razón a que no todas las personas tienen la misma formación, los mismos años de experiencia y el mismo vínculo con el intermediario. 3. Numeral 3.3 CRITERIOS DE CALIFICACIÓN DE LAS PROPUESTAS Frente al criterio de Certificación de Calidad ISO 9001, establece la Entidad que se otorgarán cinco (5) puntos a quien certifique la tenencia por parte del proponente de un certificado de calidad vigente sobre el servicio objeto de esta invitación, el cual debe ser presentado junto con su propuesta. Amablemente y en aras de lograr la participación en esta importante convocatoria, solicitamos a CORPARQUES eliminar el requisito de presentar certificación de calidad por cuanto entendemos que el propósito del proceso es el de contratar un Corredor de Seguros dentro de los principios de igualdad, equidad y pluralidad para la Entidad. De otra parte, consideramos importante señalar que, para algunas entidades del sector público, la normatividad vigente establece que las certificaciones de sistemas de gestión de calidad no deben ser calificables (Ley 1150 de 2007, artículo 5 Parágrafo 2), razón por la cual corresponde evaluar la experiencia y el recurso humano puesto a su disposición. Adicionalmente, los Corredores de seguros se encuentra vigilados por la Superintendencia Financiera de Colombia, aspecto que garantiza un control sobre los lineamientos y requisitos conque deben contar para llevar a cabo su objeto social de la mejor manera, garantizando la calidad del servicio 4. Numeral 5.2.2 Principales obligaciones a cargo del Proponente Con relación a las diferentes obligaciones que le corresponde llevar a cabo al proponente seleccionado, amablemente nos referimos a las siguientes: Obligación No. 25: Tramitar los siniestros ante la compañía aseguradora, lo cual comprende entre otras actividades: el aviso del siniestro, presentación de la reclamación, presentación de los documentos requeridos, seguimiento de la reclamación y asesoría permanente para lograr la efectiva y oportuna indemnización de acuerdo con las condiciones del contrato de seguro. Tanto de las pólizas tomadas por CORPARQUES para cubrir sus riesgos, como de las tomadas por proveedores, contratistas, aliados, etc., en favor de CORPARQUES. Subrayado fuera de texto. Sobre este numeral, solicitamos eliminar el requisito de atender los siniestros derivados de las pólizas tomadas por los proveedores, teniendo en cuenta que el proponente adjudicatario del
presente proceso lo es para la Entidad y no para dichos proveedores, quienes seguramente cuentan con sus intermediarios de seguros. Obligación No 27 Fijar y actualizar los valores sujetos a amparo de común acuerdo con las compañías aseguradoras del programa de seguros y previo el visto bueno de CORPARQUES. Subrayado fuera de texto. Solicitamos ajustar la obligación en los siguientes términos, en razón a que corresponde a la entidad suministrar la información de bienes y valores asegurados. Prestar asesoría en la actualización de los bienes y valores asegurados conforme al último avalúo realizado por CORPARQUES. Obligación 39 Asesorar a CORPARQUES sobre la exigencia de la garantía única a contratistas y proveedores, sus amparos, montos, control de vencimientos y diseño de programas de control, así como la asesoría y gestión para hacerlas efectivas cuando a ella hubiere lugar. Solicitamos aclarar que la asesoría corresponderá a las garantías que se suscriban de contratos nuevos a partir de la adjudicación del presente proceso y no sobre contratos que CORPARQUES hayan suscrito con anterioridad. Igualmente, y con base en las modificaciones que sufran las obligaciones del adjudicatario, solicitamos ajustar el Anexo No. 2 Actividades Mínimas. Finalmente, y teniendo en cuenta que CORPARQUES debe analizar y responder las observaciones de los interesados en el proceso, solicitamos prorrogar la fecha de cierre para el 2 de noviembre de 2017.
OBSERVACIONES TÉRMINOS INVITACIÓN A PROPONER. 2 1. Numeral 2.4.2. Especificaciones técnicas de la propuesta de acuerdo con lo señalado en estos términos de invitación a proponer. Solicitan eliminar el texto Propuesta económica dado que el presente proceso no genera erogación alguna para CORPARQUES a razón que las comisiones serán sufragadas por las aseguradoras, tal y como lo dispone el artículo 1341del código de comercio 2. Numeral 2.4.14.1 Equipo de Trabajo Por favor confirmar el tiempo de dedicación exclusiva en la Corporación de la persona dispuesta para el rol de Asesor Satélite, como quiera que el numeral en cita se indica 1 día a la semana (4 hora) y en el numeral 5.2.2 obligación 48 se dispone 1 día a la semana (4 horas diarias) Agradecemos modificar lo correspondiente a que, en el evento de cambio del personal propuesto, el remplazo deberá ( ) Tener la misma capacidad técnica (nivel de formación, años de experiencia, vínculo con el intermediario) del funcionario ofrecido en la propuesta estableciendo que los funcionarios sustitutos deberán acreditar iguales o superiores calidades a las exigidas en el pliego, para el perfil correspondiente. Lo anterior teniendo en cuenta que, en caso de un reemplazo, encontrar profesionales de idénticas condiciones tiene un alto grado de complejidad y resulta subjetivo, pues todas las personas pueden tener diferentes calidades de formación y años de experiencia, siendo lo importante que en caso de sustitución se demuestre lo mismo que se exigió en el pliego tanto en nivel de formación como en años de experiencia con lo cual se obtuvo el máximo puntaje. 3. Numeral 4 Capitulo Especificaciones técnicas Por favor, hay que confirmar que para dar cumplimiento a lo dispuesto en el literal d) se entiende cumplido con la firma del Anexo No. 2 Actividades mínimas y una carta de compromiso firmada por el Representante Legal en la que se garantice realizar las actividades 4. Numeral 2.4.12 Programas de Seguridad y Salud en el Trabajo Requiere este numeral la presentación de un plan de asesoría en temas de seguridad industrial, así como la inspección del programa actual establecido de ARL para observaciones y comentarios Al respecto solicitamos confirmar si el intermediario seleccionado asesorará a la Corporación en la Intermediación del ramo de ARL, de no ser así, solicitamos excluir lo aquí exigido toda vez que no guarda relación con el programa de seguro objeto de la intermediación del corredor, en caso afirmativo, favor suministrar la siguiente información: Valor de los aportes o anuales a la ARL Nombre de la ARL actual y tiempo de vinculación con la misma Número de trabajadores directos y fijo por centro de trabajos, cuantos son operativos y administrativos, niveles de riesgo a los se encuentran clasificados por la ARL
Accidentalidad actual y principales riesgos que viene generando o han generado incapacidades (permanentes, total y parciales) Programa de gestión actualmente desarrollados con la ARL Programas de gestión actualmente desarrollados con la ARL 5. Numeral 5.2.2 Principales obligaciones a cargo del proponente Se establece como obligaciones del contratista entre otras las siguientes: - 15. Inspeccionar periódicamente las instalaciones y bienes asegurados de CORPARQUES, mantener actualizada la calificación de riesgo y recomendar los correctivos a que haya lugar para disminuir riesgos Amablemente se solicita a la Corporación precisar la frecuencia con la que se requiere adelantar la inspección solicitada y a los predios, la cual se sugiere sea anual, salvo si la condición del riesgo cambia, lo cual puede ameritar hacer inspección y actualizar la calificación del riesgo con anterioridad - 25 Tramitar los siniestros ante la compañía aseguradora, la cual comprende entre otras actividades: el aviso de siniestro, presentación de la reclamación (sic) Tanto para las pólizas por CORPARQUES para cubrir sus riesgos, como de las tomadas por proveedores, contratistas, aliados, etc. en favor de CORPARQUES Precisar que la asesoría en el trámite de los siniestros de las pólizas tomadas por los proveedores, contratistas, aliados etc., se limitará a las pólizas que han sido expedidas con asesoría del intermediario seleccionado, de lo contrario se constituye una actividad accesoria que no hace parte del contrato de corretaje de seguros a suscribir, cuyo objeto comprende exclusivamente a la intermediación de las pólizas que cubren los riesgos a que está expuesto la Corporación y que hacen parte de sus programa de seguros. - 33 Asesorar a CORPARQUES en la determinación y actualización de los valores asegurados, de conformidad con los conceptos de valor de reposición o valor nuevo, valor comercial, valor real y/o valor estimado. Entendemos que la labor a realizar por el intermediario se limita a una asesoría y acompañamiento en el proceso de avalúo y determinación y actualización de los valores asegurables y asegurados de los bienes e interés patrimoniales de la corporación, no obstante agradecemos confirmar el alcance de las mismas, teniendo en cuenta que 1) el objeto social exclusivo y excluyente de los corredores, no es jurídicamente posible que estos por cuenta propia o por intermediario de terceros pueda llevar a cabo avalúo de bienes pues excede el mismo y 2 el código de comercio dispone en el artículo 1087 que la determinación de los valores asegurados es un acuerdo entre asegurado y asegurador. - 39 Asesorar a CORPARQUES sobre la exigencia de la garantía única a contratistas y proveedores, sus amparos, montos, control de vencimientos y diseño de programas de control, así como la asesoría y gestión para hacerlas efectivas cuando a ella hubiere lugar Con el ánimo de aclarar el alcance de esta obligación, agradecemos se indique si la empresa cuenta con un programa de grandes beneficios que permita que exista la posibilidad de atender ese requerimiento de una forma real y cuyas pólizas sean intermediadas por el corredor de seguros al que se adjudique la cuenta. De lo contrario, favor precisar que la asesoría sobre el particular se limitará a aquellas pólizas que sean expedidas con asesoría del intermediario seleccionado - 41 Asesorar en forma permanente y dar apoyo técnico a CORPARQUES en materia de salud ocupacional y seguridad industrial, para lo cual deberá llevar a cabo las actividades que llegaré a ofrecer la propuesta
Reiteramos lo solicitado en el numeral 4 de la presente comunicación relacionado con confirmar si el intermediario seleccionado asesorará a la Corporación en la intermediación del ramo de Riesgos Laborales, de no ser así, solicitamos excluir lo aquí exigido. Por último, solicitamos eliminar la condición si CORPARUES así lo considera pertinente podrá instruir al corredor para que efectué dicho pago, como quiera que por políticas corporativas de algunos corredores estos no están facultados para realizar el pago de las primas, por lo que solo efectuaran la gestión y seguimiento del recaudo que realiza la empresa aseguradora 6. Prorroga Amablemente solicitamos conceder una prorroga a la fecha límite para presentar la oferta hasta el máximo legal permitido, con el fin de que los proponentes podamos estructurar su oferta acorde con las necesidades de la Corporación
OBSERVACIONES TÉRMINOS INVITACIÓN A PROPONER. 3 PRIMERA: Agradecemos indicar cuál es el valor anual pagado en primas del programa actual de seguros que tiene la Corporación? SEGUNDA: Con el fin de garantizar la pluralidad de oferentes en el proceso, sugerimos ampliar el rango de años, a los últimos 10 años, para la acreditación de la experiencia, toda vez que según se establece en el numeral 2.4.19., literal c, Las pólizas pertenecientes al programa de seguros que se presentan en la certificación, deben haber sido expedidas y tener vigencia a partir del 01 de enero de 2016 en adelante. Es importante tener en cuenta que la experiencia adquirida no se pierde con el transcurso del tiempo. TERCERA: Sugerimos la eliminación de uno de los cuatro (4) perfiles exigidos para la atención de Corparques, toda vez que consideramos constituye un requerimiento excesivo teniendo en cuenta que la Intermediación de Seguros se desarrolla sin generar erogación alguna para la entidad. De no ser posible lo anterior, sugerimos se unifiquen dos de ellos, así: Para el Ejecutivo de Cuenta, se está exigiendo un profesional, con experiencia de 15 años en seguros y para el Asesor en Pólizas de Todo Riesgo Daño Material, Responsabilidad Civil Extracontractual y Accidentes Personales, se está exigiendo un profesional que como mínimo tenga 12 años de experiencia en el manejo de este tipo de pólizas. Consideramos que los dos perfiles mencionados pueden unificarse de modo que se cuente con un Profesional, con especialización o posgrado en seguros, que haya sido Ejecutivo de Cuenta, por un término superior a quince (15) años y que cuente con experiencia en el manejo de todos los ramos de seguros contratados actualmente por la Corporación. CUARTA: Finalmente, a fin de estructurar una oferta adecuada a los requerimientos de la Universidad, solicitamos se amplíe el plazo para presentar oferta en por lo menos una (1) semana más.
OBSERVACIONES TÉRMINOS INVITACIÓN A PROPONER. 4 1. NUMERAL 2.4.12. Copia Registro Único Tributario El proponente deberá presentar copia del RUT Registro Único Tributario actualizado con vigencia no superior a 90 días. Agradecemos a la entidad que reconsidere el requerimiento de la actualización del RUT Registro Único Tributario con vigencia no superior a 90 días, teniendo en cuenta lo establecido en el Decreto 2460 de 2013, en su parágrafo del Artículo 6, que el RUT no pierde vigencia y solo debe actualizarse en dos casos que implican modificaciones en el formulario: Datos personales (identificación y ubicación) Datos comerciales (actividad económica, responsabilidades, entre otros). Así las cosas, esta exigencia agrega un trámite no necesario ante la DIAN. Considerado lo anterior solicitamos respetuosamente aclarar que la fecha de expedición del RUT no será objeto de requerimiento con fecha de vigencia, aspecto que no le resulta aplicable por lo expuesto. 2. NUMERAL 2.4.14.1. Equipo de Trabajo - 2.4.14.1.1. Asesor Satélite El corredor seleccionado deberá poner a disposición en las instalaciones de CORPARQUES a una persona como mínimo de nivel educativo de Tecnólogo en Seguros, con 5 años de experiencia en los ramos del programa de seguros de CORPARQUES, con dedicación exclusiva para CORPARQUES de 1 día a la semana (4 horas), cuyo puesto de trabajo estará ubicado en las instalaciones de CORPARQUES. El corredor debe asignar al funcionario un equipo de cómputo y equipo de comunicación (celular). En la propuesta deberá indicar el nombre de la persona designada, adjuntar hoja de vida, y certificaciones que acrediten los títulos y el tiempo de experiencia. - Entendemos que el requerimiento mínimo de nivel educativo Tecnólogo en seguros, puede ser cumplido igualmente por un nivel educativo superior como lo es profesional, cumpliendo con la misma. Agradecemos se precise que esta apreciación es aceptable o valida. 3. NUMERAL 2.4.14.1. Equipo de Trabajo
Con relación al tiempo de experiencia requerida en seguros, agradecemos precisar que la misma se contabilizara acorde con las certificaciones laborales que se presenten, sin que se cuente a partir de la obtención de los títulos y/o de tarjetas profesionales. 4. NUMERAL 2.4.18. Programas de Seguridad y Salud en el Trabajo Teniendo en cuenta los requerimientos del presente numeral, debemos señalar que las actividades solicitadas corresponden a los compromisos de servicios de promoción y prevención enmarcados en la Ley 1562 de 2012, Artículo 11. Servicios de Promoción y Prevención, que le corresponde desarrollar a la ARL para Corparques, actividades que deben estar consignadas dentro del retorno pactado con el cliente. Con respecto a la intervención del intermediario, se trata del seguimiento respecto del cumplimiento de estas actividades que se haya suscrito en el plan de trabajo para el SG- SST. En acompañamiento con el área correspondiente de Corparques. Una consideración capital tiene que ver con que la ARL es quien percibe el total de la prima y con base en estos recursos es que la aseguradora debe brindar los servicios de promoción y prevención, así como los de prestaciones asistenciales y económicas. El intermediario de igual manera asume compromisos de asesoría acorde con los recursos que se perciben como comisión, los cuales de ninguna manera se pueden comparar con los percibidos por la aseguradora (ARL). De manera ilustrativa en este caso específico, el valor percibido no supera $500.000 mes, valor con el que se debe sufragar las actividades de acompañamiento y asesoría con profesionales que puedan verificar el cumplimiento de los compromisos de la aseguradora. Por lo expuesto solicitamos respetuosamente precisar el alcance de los requerimientos. 5. NUMERAL 2.4.2. Especificaciones técnicas de la propuesta de acuerdo con lo señalado en estos términos de invitación a proponer El proponente debe allegar documento con especificaciones técnicas de acuerdo con el requerimiento hecho por la Corporación en el capítulo 4 de los presentes términos, indicando claramente los aspectos del servicio ofertado y su propuesta económica. Es necesario aclarar que no aplica lo que indica en este numeral en cuanto a la propuesta económica, por tratarse el contrato de intermediación de seguros, de un contrato sin valor o erogación por cuenta de la entidad. 6. NUMERAL 3.3. Criterios De Calificación De Las Propuestas - Experiencia Específica
El Proponente que acredite experiencia en el sector de Entretenimiento (Cines, Centros Comerciales, Parques de Atracciones, Parques Edurecreativos, Shows, Espectáculos, Ferias), en el sector de la Salud, Aeroportuarios y/o Aerolíneas, mediante la presentación de una (1) Certificación expedida por clientes del intermediario de Seguros, con un valor de prima de $73.771.700, obtendrá este puntaje. Agradecemos se aclare si el valor de la prima de la certificación expedida de $73.771.700 se refiere con o sin IVA. 7. Experiencia en el manejo de reclamación por siniestros La actividad de la Corporación es de características especiales y con una alta exposición a riesgos de responsabilidad civil, como la experiencia lo ha mostrado. De acuerdo con lo anterior sugerimos respetuosamente incluir en el NUMERAL 3.3. Criterios De Calificación De Las Propuestas, el aspecto de Experiencia en el manejo de reclamaciones por siniestros que se refieran específicamente a temas de Responsabilidad Civil ya que resultan de la mayor importancia en el programa de Seguros de la Entidad y de gran impacto por la actividad como parque de diversiones. 8. NUMERAL 4. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS C) Tiempos de Respuesta Revisadas algunas de las obligaciones y/o compromisos establecidos a cargo del Corredor, es importante señalar que algunas no dependen del mismo, sino que están en cabeza de la aseguradora, razón por la cual no es posible asumir el compromiso, más aun cuando el paso a seguir es precisamente la selección de una aseguradora. Los siguientes son los puntos que tienen la característica antes señalada. Teniendo en cuenta el requerimiento del numeral 1: Entrega de Cotización de pólizas: 1 día hábil después de recibir la respectiva solicitud Solicitamos reconsiderar el tiempo de respuesta para la entrega de Cotización de pólizas de un día hábil, teniendo en cuenta que no depende directamente del intermediario de seguros, sino directamente de la respuesta que la aseguradora entregue o en su defecto ampliar dicho plazo. 1. Entrega pólizas de cumplimiento 1 día hábil después de recibir la respectiva solicitud Solicitamos reconsiderar el tiempo de respuesta para la entrega de pólizas de un día hábil, teniendo en cuenta que no depende directamente del intermediario de seguros, sino directamente de la respuesta que la aseguradora entregue o en su defecto ampliar dicho plazo.
OBSERVACIONES TÉRMINOS INVITACIÓN A PROPONER. 5 1. Favor confirmar el nombre de los últimos tres intermediarios de seguros de CORPARQUES, y las vigencias de cada uno de los contratos de cada corredor. 2. NUMERAL 1.4. REQUISITOS PARA PODER PARTICIPAR Exige el pliego de condiciones: c. No se podrán presentar ofertas bajo las modalidades de consorcio o unión temporal. Al respecto solicitamos se elimine tal y condición y por el contrario se permita la participación en unión temporal o consorcio de máximo dos integrantes, siempre y cuando se garantice la solidaria de los mismos a CORPARQUES, lo anterior encuentra su justificación en que estas figuran asociativas permiten mayor participación de oferentes, ya que permiten cumplir y atender los clientes de forma conjunta, sin afectar el servicio a recibir. 3. NUMERAL 2.4.2. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE LA PROPUESTA DE ACUERDO CON LO SEÑALADO EN ESTOS TÉRMINOS DE INVITACIÓN A PROPONER Solicitamos precisar que desea obtener o verificar CORPARQUES, con el desarrollo del capítulo 4 dado que en le mismo aparecen son los ramos y tiempos de respuestas que se garantizan con la firma del Anexo 2, favor precisar si hay que entregar algo adicional. 4. NUMERAL 2.4.14.1. EQUIPO DE TRABAJO Solicitamos precisar si para la presentación de la oferta hay que presentar algún documento para este numeral, o si esto es obligación únicamente del proponente ganador. 5. CRONOGRAMA DEL PROCESO Muy comedidamente solicitamos verificar la posibilidad de prorrogar la fecha de cierre del proceso a fin de otorgar el plazo necesario a los oferentes para poder realizar su oferta. Las respuestas a las anteriores observaciones y/o preguntas se publicarán en la Pagina el día martes 24 de octubre de 2017.