CARTA CIRCULAR 3 DE 2 DE ABRIL DE 2013 SUPERINTENDENTE NACIONAL DE SALUD PARA: REPRESENTANTES LEGALES, CONTADORES PÚBLICOS Y REVISORES FISCALES DE LAS ENTIDADES VIGILADAS DE CARÁCTER PRIVADO DE: SUPERINTENDENTE NACIONAL DE SALUD (SNS) ASUNTO: PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN DEL MARCO TÉCNICO NORMATIVO DE INFORMACIÓN FINANCIERA (NIF), EN ENTIDADES VIGILADAS DEL GRUPO 3 FECHA: 2 DE ABRIL DE 2013 La Ley 1314 de 2009, "por la cual se regulan los principios y normas de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de información aceptados en Colombia, se señalan las autoridades competentes, el procedimiento para su expedición y se determinan las entidades responsables de vigilar su cumplimiento", establece la convergencia hacia las normas internacionales de información financiera y de aseguramiento de la información para todas las personas naturales y jurídicas, que de acuerdo con las normas estén obligadas a llevar contabilidad. 1. Decreto número 2706 de 2012 La Ley 1314 de 2009 fue reglamentada con el Decreto número 2706 del 27 de diciembre de 2012, el cual contiene el marco técnico normativo para los preparadores de información financiara que conforman el Grupo 3. En las consideraciones, el Decreto número 2706 de 2012 indica, que el 22 de junio de 2011, el Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP), en cumplimiento de su función, presentó al Gobierno Nacional el Direccionamiento Estratégico del proceso de convergencia de las normas de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de la información, con estándares internacionales, el cual fue ajustado el 16 de julio de 2012. En el numeral 48 del documento mencionado el CTCP propone que las normas de contabilidad e información financiera y de Aseguramiento de la información deben aplicarse de manera diferencial a tres grupos de preparadores de estados financieros: Grupo 1, Grupo 2 y Grupo 3 El Decreto número 2706 de 2012, establece un régimen simplificado de contabilidad de causación para las microempresas, tanto formales, como informales que quieran formalizarse, las cuales requieren un marco de contabilidad para la generación de información contable básica simplificada 2. Clasificación de las microempresas para la aplicación del régimen de contabilidad simplificado y de presentación de información financiera En el Capítulo 1 del Anexo al Decreto número 2706 que contiene el Marco Técnico Normativo de Información Financiera para las microempresas describe las microempresas así: "1.2 Se considera una microempresa si: a) Cuenta con una plañía de personal no superior a diez (10) trabajadores, o b) Posee activos totales por valor inferior a quinientos (500) salarios mínimos mensuales legales vigentes. De acuerdo con lo establecido en el artículo 2o de la Ley 1314, esta norma será aplicable a todas las entidades obligadas a llevar contabilidad que cumplan los parámetros de los anteriores literales, independientemente de si tienen o no ánimo de lucro.
Para la clasificación de aquellas microempresas que presenten combinación de parámetros de planta de personal y activos totales diferentes a los indicados, el factor determinante para dicho efecto será el de los activos totales. 1.3 Las microempresas que pertenecen al régimen simplificado, son aquellas que cumplen con la totalidad de los requisitos establecidos en el artículo 499 del Estatuto Tributario (o las normas que la modifiquen o adicionen), el cual establece: 1.Que en el año anterior hubieren obtenido ingresos brutos totales provenientes de la actividad, inferiores a cuatro mil (4.000) UVT. 2.Que tengan máximo un establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio donde ejercen su actividad. 3.Que en el establecimiento de come/vio, oficina, sede, local o negocio no se desarrollen actividades bajo franquicia, concesión, regalía, autorización o cualquier otro sistema que implique la explotación de intangibles. 4.Que no sean usuarios aduaneros. 5.Que no hayan celebrado en el año inmediatamente anterior, ni en el año en curso, contratos de venta de bienes o prestación de servicios gravados por valor individual y superior a 3.300 UVT. 6.Que el monto de sus consignaciones bancarias, depósitos o inversiones financieras durante el año anterior o durante el respectivo año no supere la suma de 4.500 UVT. 1.4 Si una microempresa que no cumple con los requisitos mencionados anteriormente decide utilizar esta norma, sus estados financieros no se entenderán como en conformidad con la norma para las microempresas, debiendo ajustar su información con base en su marco regulatorio correspondiente". 3. Cronograma de aplicación De acuerdo con el artículo 3o del Decreto número 2706 de 2012, el Gobierno Nacional establece el siguiente cronograma de aplicación: CONCEPTO PERIODO Período de preparación obligatoria de la Desde el 1 de enero de 2013 al 31 de diciembre de información 2013 Fecha de transición El 1 de enero de 2014 Estado de situación financiera a apertura El 1 de enero de 2014 Período de transición Desde el 1 de enero de 2014 al 31 de diciembre de 2014 Últimos estados financieros conforme a las 31 de diciembre de 2014 Resoluciones de la SNS Nos 724 y 1474 de 2008 y sus modificaciones. Fecha de aplicación 1 de enero de 2015 Primer período de aplicación Desde el 1" de enero de 2015 al 31 de diciembre de 2015 Fecha de Reporte 31 de diciembre de 2015 4. Plan de Implementación Las entidades del Grupo 3 vigiladas por la Superintendencia Nacional de Salud, deben preparar el Plan de Implementación de las Normas de Información Financiera (NIF), en el formato denominado "PLAN DE IMPLEMENTACIÓN-NIF Anexo 1 de la presente Caita Circular, incluyendo la información de los componentes esenciales de capacitación, identificación del responsable del proceso y la información
sobre las quince (15) actividades que deben adelantar, estableciendo las herramientas de control y monitoreo para su adecuado cumplimiento. El Plan de implementación debe ser remitido a la SNS máximo el 30 de abril de 2013, utilizando los formatos que se describen en el siguiente numeral, sin realizar ninguna modificación, indicando para cada actividad o grupo de actividades, la fecha de inicio y de terminación. Este plazo fue definido en forma conjunta con las demás Superintendencias, con el fin de acompañar, como entidades supervisoras, el proceso de implementación y verificar que el ente económico se encuentre debidamente preparado para iniciar la aplicación del marco técnico normativo de información financiera para las microempresas, establecido en el Decreto número 2706 de 2012. 4.1 Formatos a diligenciar La Superintendencia de Salud en el portal www.supersalud.gov.co tiene disponible, en el link Normatividad / Otras Disposiciones/ Carta Circular Plan de Implementación NIF Grupo 3, los siguientes formatos: Datos Generales Entidad Plan Implementación NIF Grupo 3 - Anexo 000 PLAN DE IMPLEMENTACIÓN NIF Grupo 3 - Anexo 001 4.2 Envío Plan de Implementación NIF La información del Plan de Implementación debe ser enviada máximo el 30 de abril de 2013, en archivo plano de los formatos mencionados en el numeral 4.1, a través del portal de internet www.supersalud.pov.co y seleccione la opción de "Recepción Datos Vigilados", "Pían de Implementación NIF Grupo 3". 4 3 Asistencia Técnica Las inquietudes que surjan en desarrollo de la adecuada aplicación del marco técnico normativo de información financiera para los Preparadores de Información Financiera del Grupo 3, en relación con la aplicación de dicho marco técnico, serán atendidas por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP), de acuerdo con el parágrafo 3o del artículo 3o del Decreto número 2706 de 2012. La Superintendencia Nacional de Salud, podrá requerirla información que considere pertinente para verificar el cumplimiento de las normas sobre la implementación de las NIF. 5. Aprobación plan de implementación El Plan de Implementación solicitado en la presente circular debe ser aprobado por la junta directiva, consejo directivo u órgano que ejerza funciones equivalentes en cada entidad. 6. Vigencia La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación. Publíquese y cúmplase. (Fdo.) GUSTAVO ENRIQUE MORALES COBO, Superintendente Nacional de Salud. Anexos: 000 Información General Entidad 01 Plan de Implementación NIF Tabla de Actividades
IMPLEMENTACIÓN NIF GRUPO 3 INFORMACIÓN GENERAL ENTIDAD ANEXO 000 Nombre del archivo: NITDVENTIDAD0.TXT Campo Dato Descripción Longitud Valor permitido máxima 1 NIT Número de NIT 16 Solo dígitos 2 Dígito Verificación Número del dígito de verificación 1 Solo dígitos del NIT 3 Código entidad Código entidad asignado por la 15 Alfanumérico Superintendencia Nacional de Salud para las EPS o Código habilitación para las IPS 5 Entidad Razón Social de la entidad 100 Alfanumérico 6 Tipo de entidad Tipo de entidad de acuerdo a 1 Solo dígitos objeto social 1 = Prestadora 2 = Otra 7 Tipo Identificación Tipo de Documento de Identidad 2 CC Cédula de del Líder del del líder del Ciudadanía. CE Cédula Extranjería NI NIT. 8 Número de Número de documento de 16 Dígitos documento de identificación del líder del Identificación del proyecto Líder del 9 Primer apellido Primer apellido del líder del 20 Alfanumérico Líder 10 Segundo Apellido Segundo apellido del líder del 30 Alfanumérico del Líder del 11 Primer Nombre del Primer nombre del líder del 20 Alfanumérico Líder del 12 Segundo Nombre del Líder del Segundo nombre del Líder del 30 Alfanumérico 13 Cargo Cargo que desempeña el líder del 20 Alfanumérico proyecto 14 Teléfono Número de teléfono de contacto 10 Numérico 15 Correo Electrónico Dirección electrónica (e_mail) 100 Alfanumérico Caracteres especiales 16 Número de Acta Número del acta de la aprobación 10 Alfanumérico Aprobación Plan del plan 17 Fecha aprobación Fecha de aprobación del acta del 10 Formato fecha del Acta plan dd/mm/aaaa 18 Valor activos A 31 diciembre de 2012 en pesos 10 Numérico 19 Valor ingresos A 31 diciembre de 2012 en pesos 10 Numérico brutos a 31 de diciembre de 2012 en pesos GRUPO 3 PLAN DE IMPLEMENTACIÓN NIF
ANEXO 01 Nombre del archivo: NITDVENTIDAD01 TXT Campo Dato Descripción Longitud Valor permitido máxima 1 NIT Número de NIT 16 Solo dígitos 2 Dígito Verificación Número del dígito de verificación 1 Solo dígitos del NIT 3 Código entidad Código entidad asignado por la 15 Alfanumérico Superintendencia Nacional de Salud para las EPS o Código de habilitación para las IPS 4 Entidad Razón Social de la entidad 100 Alfanumérico 5 Tipo de entidad Tipo de entidad de acuerdo a 1 Solo dígitos objeto social 1 = Aseguradora 2 = Prestadora 6 Actividad Corresponde a la acción a 2 Ver tabla de desarrollar para llevar a cabo la actividades. Solo implementación de las NIF deben incluir el número correspondiente a las actividades relacionadas en la Tabla de Actividades 7 Fecha de inicio Corresponde a la fecha en la cual 10 dd/mm/aaaa inicial a actividad especifica 8 Fecha de Corresponde a la fecha en la cual 10 dd/mm/aaaa terminación termina la actividad especifica 9 Observación Corresponde a los comentarios o 150 Alfanumérico información adicional relevante y relaciona con la actividad descrita PLAN DE IMPLEMENTACIÓN NIF GRUPO 3 TABLA DE ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN VALOR DESCRIPCIÓN CAMPO Actividades Plan de Implementación de las NIF 1 Conformar al interior de la organización el equipo encargado del proyecto de convergencia a NIF. 2 Analizar los estándares aplicables a la entidad, de acuerdo con la naturaleza del negocio y las características especiales de la organización. 3 Definir las etapas del proyecto de convergencia, sus actividades, el Monograma correspondiente, los responsables y los recursos que se requieren para llevarlo a cabo. 4 Obtener aprobación del proyecto y los recursos requeridos por parte del máximo órgano social. 5 Divulgar los principales aspectos del proyecto a los responsables de las áreas involucradas. 6 Capacitar en los estándares internacionales a los empleados de la compañía que tengan relación con el tema, en lo de su competencia.
Diario Oficial 48750 de 3 de abril de 2013. 7 Evaluar los impactos en el recurso humano involucrado. 8 Determinar los impactos más relevantes en los estados financieros. 9 Establecer las acciones necesarias para mitigar los impactos. 10 Obtener aprobación del plan de acción requerido para mitigar los impactos por parte del órgano social competente. 11 Evaluar el impacto operacional y tecnológico. 12 Modificar o diseñar nuevos sistemas de información y mejoras en el proceso de presentación de informes financieros. 13 Revisar y ajustar las políticas contables para adecuarlas a los principios y directrices de tas NIF. 14 Ajustar los manuales de funciones y procedimientos internos, teniendo en cuenta los efectos operacionales y funcionales en los procesos y estructuras. 15 Elaboración del balance de apertura.