Registro Mercantil En el Registro Mercantil del cantón Cañar se inscriben los hechos y actos relativos a los empresarios individuales y a las sociedades mercantiles, con el fin de dar publicidad a los mismos de forma que puedan ser conocidos por las personas que contraten con ellos. Ponemos a su consideración los diferentes servicios en el área mercantil que presta nuestra institución y los requisitos necesarios para su correcto desarrollo: Constitución de Compañías. 1. Por lo menos 3 copias certificadas de los testimonios de la escritura pública de Constitución, en las cuales deberá constar la razón de marginación de la Resolución aprobatoria en la respectiva escritura matriz, sentada por el notario ante el cual se otorgó la constitución. 2. Original de la Resolución de aprobación del acto, emitida por el juez competente, la Superintendencia respectiva ya sea la de Compañías o la de Bancos y Seguros. 3. Publicación del Extracto emitido por la autoridad competente realizada en uno de los periódicos de mayor circulación del domicilio de la compañía. 4. Si la compañía se constituye con la aportación de un bien inmueble, el usuario deberá inscribir la escritura en el registro de la propiedad de forma previa a la presentación en el registro mercantil, de no cumplirse con esta formalidad el registrador mercantil no podrá inscribir dicho acto. 5. Si los socios o accionistas fueren personas naturales o jurídicas extranjeras residentes en el Ecuador deberán presentar el RUC o el documento que emita el Servicio de Rentas Internas cuando se trate de aquellas personas naturales extranjeras residentes o no en Ecuador y sociedades extranjeras no domiciliadas en el país y que de acuerdo a la normativa tributaria vigente no tengan establecimiento permanente en Ecuador que, no estén enmarcados en los casos previstos en los numerales 1 y 3 de la Circular No. NAC- DGECCGC 12-00011; 6. Si la compañía que se está constituyendo es de aquellas cuyo objeto social sea exclusivo para actividades complementarias como (vigilancia, alimentación, mensajería y limpieza) el capital social mínimo será de 10.000,00 USD Page 1 of 8
Dólares de los Estados Unidos de Norteamérica. 7. Las compañías que formen parte del sistema de seguros privados (seguros, reaseguros, intermediarios de reaseguros y asesores productores de seguros) deben adjuntar la calificación de los accionistas emitido por la Superintendencia de Bancos, de al menos 5 personas que actúen en calidad de promotores. Cesión de Participaciones. 1. Mínimo 3 escrituras de cesión de participaciones (no es indispensable que sean la primera, segunda y tercera copias); y, 2. Razones notariales al margen de la matriz de la constitución de la compañía de la Cesión de participaciones. Inscripción de Nombramientos. 1. En caso de que la persona designada sea extranjera, deberá adjuntar el RUC o el documento que emita el Servicio de Rentas Internas cuando se trate de aquellas personas naturales extranjeras residentes o no en Ecuador y sociedades extranjeras no domiciliadas en el país y que de acuerdo a la normativa tributaria vigente no tengan establecimiento permanente en Ecuador que, no estén enmarcados en los casos previstos en los numerales 1 y 3 de la Circular No. NAC-DGECCGC 12-00011; y, 2. Tratándose de nombramientos de miembros principales o suplentes de directorios o de organismos que hagan sus veces, o de nombramientos de representantes legales o de quienes les subroguen estatutariamente, de instituciones del sistema financiero o de empresas de seguros y reaseguros, se deberá adjuntar la Resolución de calificación emitida por la Superintendencia de Bancos y Seguros. Contratos de Arrendamiento Mercantil. Page 2 of 8
1. El contrato de arrendamiento mercantil por escrito y duplicado, de acuerdo al contenido anteriormente señalado. 2. Adjuntar copia de cédula de identidad y certificado de votación de las partes intervinientes, según el Art. 110 de la Ley General de Registro Civil, Identificación y Cedulación y Art. 289 del Código de la Democracia. 3. El contrato deberá contener los números de identificación (cédula, RUC) y nacionalidad de los intervinientes, tratándose de personas jurídicas, la nacionalidad será la de éstas, no la de sus representantes legales, y la dirección exacta donde permanecerá el bien, de conformidad a lo que exige la Resolución No UAF-DG-2011-062 de la Unidad de Análisis Financiero, publicada en el Registro Oficial 555 del 13 de octubre de 2011. 4. En caso de que una de las partes sea persona jurídica, se deberá adjuntar el nombramiento del representante legal, RUC y de ser necesario, de acuerdo a los estatutos sociales, el acta del organismo correspondiente que autorice la celebración del contrato. 5. En caso de que alguno de los contratantes sea extranjero, deberá adjuntar el RUC o en su defecto el documento expedido por el Servicio de Rentas Internas que justifique que el contrato no le generará ingresos gravables en el Ecuador, conforme al Art. 3 de la Ley de Registro Único de Contribuyentes y a las Circulares NAC-DGECCGC12-0011 y NAC-DGECCGC13-00008 del Servicio de Rentas Internas, publicadas en el Registro Oficial Segundo Suplemento 735 de 29 de junio de 2012 y en el Registro Oficial 80 de 13 de septiembre de 2013, en su orden; 6. En caso de comparecencia por medio de apoderado, se deberá adjuntar copia certificada de la escritura pública de poder. 7. Pago de Aranceles. Contratos de Compra Venta con Reserva de Dominio. 1. Suscripción del contrato de reserva de dominio, por escrito y triplicado, de acuerdo al contenido anteriormente señalado. 2. Una vez suscrito el contrato por las partes, éstas pueden reconocer firmas y rúbricas ante notario público o juez competente previo a la inscripción. Este requisito no está contemplado en ninguna norma jurídica, por lo que no puede ser exigido por los registradores mercantiles a nivel nacional. Page 3 of 8
3. Adjuntar copia de cédula y certificado de votación de las partes intervinientes, de acuerdo al Art. 110 de la Ley General de Registro Civil, Identificación y Cedulación y al Art. 289 del Código de la Democracia. 4. El contrato deberá contener los números de identificación (cédula, RUC) y nacionalidad de los intervinientes (tratándose de personas jurídicas, la nacionalidad será la de éstas, no la de sus representantes legales,) y la dirección exacta donde permanecerá el bien, de conformidad a lo que exige la Resolución No UAF-DG-2011-062 de la Unidad de Análisis Financiero, publicada en el Registro Oficial 555 del 13 de octubre de 2011. 5. En caso de que una de las partes sea persona jurídica, se deberá adjuntar el nombramiento del representante legal, y de ser necesario, de acuerdo a los estatutos sociales, el acta del organismo correspondiente que autorice la celebración del contrato. 6. En caso de que alguno de los contratantes sea extranjero, deberá adjuntar el RUC o en su defecto el documento expedido por el Servicio de Rentas Internas que justifique que el contrato no le generará ingresos gravables en el Ecuador, conforme al Art. 3 de la Ley de Registro Único de Contribuyentes y a las Circulares NAC-DGECCGC12-0011 y NAC-DGECCGC13-00008 del Servicio de Rentas Internas, publicadas en el Registro Oficial Segundo Suplemento 735 de 29 de junio de 2012 y en el Registro Oficial 80 de 13 de septiembre de 2013, en su orden; 7. Pago de aranceles. Prenda Agrícola Industrial 1. Presentar al menos dos ejemplares del contrato, el mismo que podrá constar por escritura pública o por documento privado judicial o notarialmente reconocido; 2. Copia de cédula y certificado de votación de las partes intervinientes, de conformidad con el artículo 110 de la Ley General de Registro Civil, Identificación y Cedulación y 289 del Código de la Democracia; 3. En caso de que sea una persona jurídica uno de los comparecientes en el contrato, se deberá adjuntar el nombramiento inscrito que acredite dicha representación; 4. RUC de la persona jurídica que otorga la prenda; 5. De ser necesario, dependiendo al Estatuto, se adjuntará el acta del organismo competente de la persona jurídica que es parte del contrato, en la cual se Page 4 of 8
autoriza al representante legal el otorgamiento de prenda agrícola o industrial; 6. En caso de prenda sobre frutos futuros o inmuebles por destinación pertenecientes a una finca hipotecada, se deberá adjuntar la autorización expresa del acreedor hipotecario para constituir la prenda; 7. Certificado de registro de distinción de ganado, en caso de prenda agrícola constituida sobre ganado; 8. Autorización judicial en el caso de prenda de bienes de menores de edad o personas privadas de la administración de sus bienes; 9. Discernimiento o nombramiento del tutor o curador, que según el Art. 398 del Código Civil es el decreto del juez competente que autoriza al tutor o curador para administrar los bienes del pupilo, en el caso de prenda de bienes de menores o personas con incapacidad para administrar sus bienes; 10. En caso de que alguno de los contratantes sea extranjero, deberá adjuntar el RUC o en su defecto el documento expedido por el Servicio de Rentas Internas que justifique que el contrato no le generará ingresos gravables en el Ecuador, conforme al Art. 3 de la Ley de Registro Único de Contribuyentes y a las Circulares NAC-DGECCGC12-0011 y NAC-DGECCGC13-00008 del Servicio de Rentas Internas, publicadas en el Registro Oficial Segundo Suplemento 735 de 29 de junio de 2012 y en el Registro Oficial 80 de 13 de septiembre de 2013, en su orden; 11. Pago de aranceles. Si se ha establecido cuantía indeterminada, en el caso de prendas industriales o agrícolas abiertas, para el cálculo de los derechos registrales se considerará el avalúo comercial de cada bien, conforme a los valores reflejados en la factura, en la matrícula del vehículo o en lo acordado por las partes, según lo dispuesto por la Resolución No. 024-NG- DINARDAP-2013 publicada en el Registro Oficial 874 de 18 de enero de 2013. Trámites Societarios. 1. Presentar un mínimo de 3 copias certificadas de la escritura pública que contiene el acto. A la escritura pública se deben incorporar como documentos habilitantes: 2. Cada copia certificada de la escritura deberá contener la resolución aprobatoria emitida por la Superintendencia de Compañías; 3. Cada testimonio deberá contar con la razón de marginación sentada por el notario ante el cual se otorgó la escritura pública de constitución de la Page 5 of 8
compañía de acuerdo al artículo 35 de la Ley Notarial y 1724 del Código Civil. 4. Si se celebra con socios o accionistas extranjeros, se deberá indicar si son o no residentes en el Ecuador, o en su defecto se deberá adjuntar copia certificada de la visa con la finalidad de verificar si tiene o no la obligación de presentar el RUC., de acuerdo a lo que establece la Circular NAC-DGECCGC12-0011, publicada en el Registro Oficial Segundo Suplemento 735 del 29 de junio de 2012. 5. Presentar balances finales aprobados por la Junta General de socios o accionistas de las compañías transformadas, escindidas, fusionadas o absorbidas de conformidad con el artículo 343 y siguientes de la Ley de Compañías. 6. Presentar certificados de cumplimiento de obligaciones con la Superintendencia de Compañías de las sociedades transformadas, escindidas, fusionadas o absorbidas de conformidad con el artículo 336 de la Ley de Compañías. Inscripción de Poderes 1. Presentar al menos 2 copias certificadas de la escritura pública de factor o poder general; 2. Oficio emitido por el juez de lo civil que aprobó el mandato, en el cual solicita al Registrador Mercantil la inscripción del poder aprobado; 3. Copia certificada del proceso judicial de aprobación del poder en la que se incluya la publicación del extracto del acto en uno de los periódicos de mayor circulación del domicilio de la compañía o establecimiento comercial que actúa en calidad de mandante; 4. Resolución judicial que aprueba el poder con la respectiva razón de ejecutoria; 5. En caso de que la persona designada sea extranjera, deberá adjuntar el RUC o en su defecto el documento expedido por el Servicio de Rentas Internas que justifique que el contrato no le generará ingresos gravables en el Ecuador, conforme al Art. 3 de la Ley de Registro Único de Contribuyentes y a las Circulares NAC-DGECCGC12-0011 y NAC-DGECCGC13-00008 del Servicio de Rentas Internas, publicadas en el Registro Oficial Segundo Suplemento 735 de 29 de junio de 2012 y en el Registro Oficial 80 de 13 de septiembre de 2013, en su orden; 6. En el caso de poderes otorgados por compañías extranjeras que quieran Page 6 of 8
ejercer habitualmente sus actividades en el Ecuador, los mismos deberán contar con la calificación emitida por la Superintendencia de Compañías y con la prueba de su publicación por la prensa. El apoderado deberá ser ecuatoriano o en su defecto tener visa de residente en el Ecuador, según los artículos 416 y 419 de la Ley de Compañías; 7. Tratándose de apoderados de asociaciones o consorcios, se deberán observar los mismos requisitos antes indicados, pero la denominación del apoderado será la de "Procurador Común" (Art. 14.b de la Resolución INCOP-052-2011); 8. Pago de aranceles. Aumento de Capital 1. Presentar al menos 3 testimonios o protocolizaciones originales del acta de la junta general de accionistas que resolvió el aumento del capital suscrito dentro de los límites del autorizado. 2. En caso de que para el aumento de capital se aporte bienes inmuebles, la escritura de aumento deberá ser inscrita en el Registro de la Propiedad. Si la inscripción en el Registro Mercantil no se realizara en el plazo de 90 días contados desde la inscripción en el Registro de la Propiedad, aquella quedará sin efecto, de conformidad al artículo 10 de la Ley de Compañías. 3. El Notario que hubiere autorizado la escritura pública de constitución de la compañía, deberá anotar al margen de ella el aumento de capital contenido en el acta protocolizada o en la escritura, conforme lo previsto en el Art. 35 de la Ley Notarial y el Art. 11 del Reglamento sobre el Procedimiento de Aumento de Capital Suscrito dentro del Autorizado en las Compañías Anónimas y de Economía Mixta. 4. Pago de aranceles. Matrícula De Comercio 1. Oficio del juez de lo civil en el que hubiere dispuesto la inscripción en la matrícula de comercio, dirigido al Registro Mercantil del Cantón donde se vaya a ejercer la actividad; Page 7 of 8
2. Presentar dos ejemplares certificados del proceso judicial en el que se aprobó la matrícula de comercio, que deberá contener: el ruc del comerciante, el giro que va a emprender, el lugar donde va a establecerse, el nombre o razón con la que ha de girar, el modelo de la firma que usará, y si intenta ejercer por mayor o menor la profesión mercantil, el capital que destina a ese comercio de conformidad con el Art. 22 del Código de Comercio y el 13 literal d) de la Ley de Registro Único de Contribuyentes que establece que las autoridades públicas están obligadas a requerir la inscripción en el RUC para conceder la inscripción en la matrícula de comercio; 3. Copia de cédula de identidad y certificado de votación de quien solicita la inscripción de acuerdo al Art. 110 de la Ley General de Registro Civil, Identificación y Cedulación, Art. 289 del Código de la Democracia; 4. Pago de Aranceles. Source URL: http://regprocanar.gob.ec/registromercantil Page 8 of 8